MAKALAH REKAM MEDIS INFORMASI

KESEHATAN
PENDAFTARAN PASIEN

Disusun oleh : 1. Abdul Ghofar

2. Albertus Arifianto
3. Dia Alfi Agustini
4. Intan Anggraeni
5. Sella Octavia
Jurusan : D3-RMIK Semester 1
Dosen : Djoko Wahyudi, AMd.PK., SAP., MAP.

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI (STIA) MALANG

Jl. Baiduri Bulan No. 1 Malang, No tlp : (0341) 553401
Email : info@stia-malang
Website : http://www.stia-malang.ac.id

2016
 KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur kami panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena
berkat limpahan Rahmat dan Karunia-nya sehingga kami dapat menyusun makalah
ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Dalam makalah ini kami membahas
mengenai bagaimana cara melayani pendaftaran pasien dengan baik dan sesuai
kreteria pada umumnya.

Makalah ini dibuat dengan berbagai observasi dan beberapa bantuan dari
berbagai sumber untuk membantu menyelesaikan tantangan dan hambatan selama
mengerjakan makalah ini. Oleh karena itu, kami mengucapkan mohon maaf yang
sebesar-besarnya apabila ada kesalahan dan kekurangan dalam penyusunan
makalah ini.

Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar pada

makalah ini, baik dalam segi penulisan maupun pemikiran konsep dari makalah ini.
Oleh karena itu kami mengundang pembaca untuk memberikan saran serta kritik
yang dapat membangun kami. Kritik konstruktif dari pembaca sangat kami
harapkan untuk penyempurnaan makalah selanjutnya. 

Akhir kata semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi kita sekalian. 

Malang, 19 Oktober 2016

Penyusun
 DAFTAR ISI
Kata Pengantar.................................................................................................. 1
Daftar Isi............................................................................................................2

Bab I Pendahuluan
1.1 Latar Belakang Masalah………………………….……………………… 3
1.2 Tujuan…………………………………………………………………...4

Bab II
1.1Pendaftaran pasien…………………………………………………………5
1.2Pendaftaran Rawat Jalan dan Rawat Inap………………...……….......7
a. Rawat Jalan………………………………………………………..8
b. Rawat Inap………………………………………………………...10

Bab III
Tujuan/Manfaat ................................................................................................ 11

Bab IV
Penutup…. ........................................................................................................12
1.1 Kesimpulan……………………………………………………………...12
1.2 Saran…………………………………………………………………….13
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Rumah Sakit adalah suatu institusi pelayanan kesehatan yang kompleks, padat
pakar dan padat modal. Kompleksitas ini muncul karena pelayanan di rumah
sakit menyangkut berbagai tingkatan maupun jenis disiplin. Agar rumah sakit
mampu melaksanakan fungsi yang demikian kompleks, rumah sakit harus
memiliki sumber daya manusia yang profesional baik di bidang teknis maupun
pendistribusian, Rumah Sakit mempunyai tanggung jawab terhadap mutu
pelayanan diantaranya adalah rekuitmen terhadap sumber daya manusia yang
mempunyai kompetensi dan jumlah yang cukup untuk memenuhi kriteria
pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Berdasarkan PP No. 32 tahun 1996 tentang tenaga kesehatan mendefinisikan
tenaga kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam bidang
kesehatan serta memiliki pengetahuan atau keterampilan dalam pendidikan
dibidang kesehatan yang untuk jenis tertentu memerlukan kewenangan untuk
melakukan upaya kesehatan. Jenis tenaga kesehatan diantaranya terdiri atas
tenaga keteknisan medis. Di dalam unit rekam medis ada kegiatan pelayanan
rekam medis di antaranya pelayanan rawat jalan maupun rawat inap yang
didalamnya ada kegiatan dari penerimaan pasien hingga pasien pulang. Itu
merupakan salah satu kegiatan pendistribusian berkas rekam medis. Sistem
pendistribusian berkas rekam medis yang dilakukan di Rumah Sakit diawali
dengan kegiatan pendaftaran pasien yang dilakukan di tempat pendaftaran pasien
rawat jalan, atau rawat inap maupun gawat darurat.

Demikian dengan gambaran pelayanan pasien seperti diatas, kami berusaha

untuk menjelaskan secara bertahap agar kami mengetahuinya pula.
1.2Tujuan

Adapun tujuan dari makalah ini adalah selain untuk memenuhi tugas mata
kuliah Rekam Medis Informasi Kesehatan dosen pengasuh juga guna membahas
lebih dalam mengenai materi yang telah disampaikan, tetutama dalam Tempat
Pendaftaran pasien.
 BAB II

1.1 Pendaftaran Pasien

Proses pendaftaran pasien adalah awal dari keseluruhan proses rekaman

medis atau disinilah pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien
saat tiba di rumah sakit, dalam proses pendaftaran inilah pasien mendapat
kesan yang baik ataupun tidak baik dari suatu pelayanan dari rumah sakit. Oleh
karena itu, pada sistem pendaftaran ini petugas harus bersikap ramah, sopan,
tertib dan bertanggung jawab agar pasien merasa diperhatikan dan dilayani
dengan baik.

Dalam sistem pendaftaran, biasanya pasien diterima sebagai pasien rawat

jalan, rawat inap dan rawat UGD. Pasien dikatakan menjalani pengobatan
rawat jalan apabila kondisi pasien tidak begitu buruk dan keadaannya masih
normal – normal saja. Pasien dikatakan menjalani pengobatan rawat inap bila
kondisi pasien memerlukan perawatan yang intensif. Sedangkan pasien yang
menjalani perawatan UGD apabila kondisi pasien sudah benar – benar buruk,
atau dalam keadaan parah dan tidak sadarkan diri. Untuk pasien UGD biasanya
pasien rujukan dari Puskesmas atau Rumah Sakit yang lain.

Adapun Kriteria sikap pelayanan, antara lain :

a. Petugas pendaftaran berdiri tegak atau duduk dengan tegak

b. Menyapa pasien (ramah) dan menawarkan bantuan
c. Jika petugas ada kegiatan lain yang tidak bisa ditinggal (angkat telpon, dll) ,
petugas pendaftaran memberhentikan kegiatan tersebut kemudian
mempersilahkan pasien menunggu (dengan kata kata sopan)
d. Jika pasien masih bingung tentang pendaftaran sesuai keluhannya, petugas
mengarahkan poli mana yang harus dituju sesuai keluhan yang dideritanya
e. Pandangan selalu ke pasien saat berbicara ( tidak terpengaruh apabila ada
orang lewat)
f. Menjawab semua pertanyaan pasien dengan jelas dan tidak menyulitkan
pasien
g. Selama melayani pasien, petugas tidak bersendau gurau dengan petugas lain.
Perhatikan hanya pada pasien dan hanya mengerjakan segala sesuatu yang
berhubungan dengan pelayanan pasien
h. Sikap petugas ketika menginterupsi pelayanan : meminta maaf terlebih
dahulu
i. Mempersilakan pasien untuk duduk jika pendaftaran telah selesai
j. Senyum dan berpenampilan sopan.

Sikap menanggapi keluhan pasien, sebagai berikut :

a. Mendengarkan keluhan dengan menatap mata pasien dengan penuh

perhatian.
b. Reaksi pertama petugas pendaftaran menanggapi keluhan pasien :
- Meminta maaf
- Menanyakan identitas pasien
- Menanyakan detail masalah pasien
- Lakukan pencatatan di Buku Keluhan Pasien
- Waktu yang dibutuhkan dari mulai megutarakan keluhan sampai dengan
selesai (maksimal 5 menit)
Kunci Layanan Masyarakat untuk menanggulangi keluhan, sebagai berikut :

a. Menepati janji pelayanan

b. Menanggapi telepon dalam 5 detik
c. Menanggapi dokumen dalam 2 hari
d. Waktu menunggu maksimal 5 menit
e. Perilaku staf yang positif
f. Komunikasi yang proaktif
g. Kejujuran dan keterbukaan
h. System yang menunjang
i. Perbaikan yang cepat
j. Wawasan yang luas tentang produk
k. Petugas garis depan yang mempunyai rasa memiliki
l. Pemberian ekstra
m. Perhatian kepada hal hal yang kecil / detail
n. Citra yang positif

Langkah efektif menanggapi keluhan pasien

a. Aturlah emosi, jangan sampai terjebak amarah pasien. Kita harus tau kapan
saatnya kita harus marah. Karena keluhan sendiri adalah bagian dari marah ,
maka jangan sampai kita menghadapi keluhan dengan rasa marah juga. Itu
tidak menyelesaikan masalah.
b. Jangan sampai menanggapi emosional, karena kita akan ikut emosi. Hal ini
jelas tidak baik dalam menyelesaikan complain secara professional, kita
harus mendengarkan pasien mengeluarkan semua unek uneknya. Karena
begitu dia akan merasa diperhatikan dan dihargai
c. Dengarkan keluhan pasien untuk mengerti persoalannya. Pandai bicara bagi
para petugas pendaftaran namun lebih penting lagi pandai mendengarkan
keluhan termasuk complain dari pasien
d. Jawablah keluhan pasien dengan kata kata positif, misalnya dengan
mengatakan “ saya akan membantu anda “
e. Aturlah suara anda dalam menjawab complain. Sebisa mungkin menunjukan
rasa yang simpatik. Selain itu juga dengan nada tenang, buka dengan nada
membela diri
f. Kita harus berusaha memecahkan, mencari solusinya dan juga harus
berusaha sekreatif mungkin untuk mencari penyelesaian. Karena dengan
begitu, kita akan memberikan banyak alternative kalau satu gagal kita
gunakan alternative lain
g. Berilah surprise kepada pasien yang melakukan complain
h. Beberapa hari setelah pasien melakukan complain kita follow up dan tidak
lupa mengucapkan terimakasih.
1.2 Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Rawat Inap

Penekanan pelayanan Rawat jalan adalah pada pengelolaan Poliklinik. Pada

pembahasan ini jumlah Poliklinik yang dapat ditangani fleksibel sesuai dengan
kebutuhan Rumah Sakit. Pelayanan Rawat Jalan meliputi pendaftaran pasien,
transaksi tindakan pasien, kasir penerimaan pembayaran serta transaksi
pemakaian obat/alat kesehatan.

Penekan Rawat Inap merupakan pengelolaan data pasien inap, yang

berfungsi untuk manajemen dan pengolahan data pelayanan pasien di instalasi
rawat Inap. pengelolaan tersebut meliputi pendaftaran pasien, transaksi
tindakan pasien, transaksi kamar/mutasi kamar perawatan, pemakaian fasilitas
RS serta pemakaian obat/alat kesehatan. Setiap tindakan dan fasilitas yang
diberikan kepada pasien sejak masuk (masuk UGD/Rawat Jalan) hingga keluar
Rumah Sakit dicatat dari unit-unit yang dipergunakan oleh pasien, sehingga
apabila pasien akan meninggalkan Rumah Sakit, maka tagihannya sudah
meliputi tagihan dari unit-unit tersebut.

Sistem pendaftaran pasien ini dapat dibedakan menjadi pendaftaran pasien

baru dan pasien lama.

1. Pasien Baru
Pendaftaran pasien baru akan dilaksanakan dengan mengisi formulir
pendaftaran pasien baru untuk mendapatkan data sosial pasien yang akan
dimasukkan dalam komputer. Setiap pasien baru akan memperoleh nomor
pasien, kemudian pasien akan diberi kartu berobat yang harus dibawa setiap
kali pasien tersebut datang kembali untuk berobat kerumah sakit.

2. Pasien Lama
Sedangkan untuk pendaftaran pasien lama, dilakukan dengan mencari berkas
rekam medis pasien sesuai dengan Nomor RM yang tercantum dalam kartu
berobat.
 RAWAT JALAN

Fungsi Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

1. Pencatatan identitas pasien dalam formulir rekam medis rawat jalan,

sebagai data dasar identitas pasien. Untuk pencarian data pasien jika pasien
sudah pernah berkunjung agar pencarian lebih mudah, tepat dan cepat, kita
motivasi atau bimbing pasien untuk mengisi identitas dengan lengkap saat
awal berkunjung.
2. Memberi dan mencatat nomor rekam medis sesuai dengan
kebijakan penomoran yang ditetapkan, dan memberikan kartu control
kepada pasien sebagai bukti jika pasien tersebut adalah pasien rumah sakit
yang bersangkutan dan sebagai tanda jika pasien sudah terdaftar dalam
rekam medis di rumah sakit tersebut
3. Penyediaan dokumen rekam medis baru untuk pasien baru
4. Penyedia dokumen rekam medis lama untuk pasien lama melalui
bagian filing
5. Penyimpanan dan penggunaan KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien).
6. Penditribusian dokumen rekam medis untuk pelayanan rawat jalan.
7. Penyedia informasi jumlah kunjunagan pasien rawat jalan.

Adapun tugas pokok Pendaftaran Rawat Jalan yaitu:

1. Melakukan pencatatan pendaftaran (registrasi).

2. Menyediakan formulir-fomulir rekam medis dalam folder/ dokumen
rekam medis bagi pasien yang baru pertama kali berobat (pasien baru) dan
yang datang pada kunjungan berikutnya (pasien lama).
3. Mengarahkan pasien ke unit rawat jalan (URJ) atau poliklinik yang
sesuai keluhannya.
4. Memberi informasi tentang pelayanan-pelayanan di rumah sakit
atau puskesmas yang bersangkutan.

Adapun deskripsi pokok kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan adalah:

1. Menanyakan kepada pasien yang datang, apakah sudah pernah berobat

atau belum. Apabila belum berarti pasien baru dan bila sudah berarti pasien
lama.
2. Pelayanan kepada pasien baru, meliputi:
a. Menanyakan identitas pasien secara lengkap untuk dicatat pada
formulir rekam medis rawat jalan, KIB (Kartu Identitas Berobat) dan
KIUP.
b. Menyerahkan KIB kepada pasien dengan berpesan untuk dibawa
kembali bila datang berobat berikutnya.
c. Menyimpan KIUP sesuai urut abjad (alfabetik).
d. Menanyakan keluhan utama pasien guna mengarahkan pasien
pada poliklinik yang sesuai.
e. Menanyakan apakah membawa surat rujukan. Apabila membawa:
* Surat rujukan ditempelkan pada formulir rekam medis pasien
rawat jalan.
* Membaca isi surat tersebut ditujukan kepada dokter siapa
atau diagnosisnya guna mengarahkan pasien menuju ke poliklinik
yang sesuai.
 f. Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu poliklinik
yang sesuai.
g. Mengirimkan dokumen rekam medis pasien ke poliklinik yang
sesuai, dengan menggunakan buku ekspedisi TPPRJ (Tempat
Pendaftaran Pasien Rawat Jalan).
3. Menyiapkan formulir, catatan serta nomor rekam medis yang
diperlukan dalam pelayanan, yaitu:
a. KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien)
b. KIB/ KTPP (Kartu Identitas Berobat/ Kartu Tanda Pengenal Pasien).
c. Formulir-formulir dokumen rekam medis rawat jalan baru yang
telah diberi nomor rekam medis.
d. Kartu petunjuk (tracer).
e. Buku ekspedisi sebagai bukti serah terima antar unit pelayanan.
f. Karcis pendaftaran pasien.
4. Pelayanan kepada pasien lama, meliputi:
a. Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau tidak.
b. Bila membawa KIB, petugas mencatat nama dan nomor rekam
medis pasien pada tracer untuk dipinjamkan dokumen rekam medis
lama ke bagian filing.
c. Bila tidak membawa KIB, maka tanyakanlah nama dan alamatnya
untuk dicari nomor rekam medis pada KIUP.
d. Mencatat nama dan nomor rekam medis dari KIUP kedalam tracer
untuk meminjam dokumen rekam medis lama ke bagian filing.
5. Mempersilahkan pasien membayar di loket pembayaran.
6. Pelayanan bagi pasien asuransi sesuai dengan peraturan dan
prosedur asuransi sebagai penanggung biaya pelayanan kesehatan.
7. Setelah akhir pelayanan, kegiatan yang dilakukan adalah:
a. Mencatat identitas pasien pada buku register pendaftaran pasien
rawat jalan.
b. Mencocokkan jumlah pasien dengan jumlah pendapatan antara
bagian pendaftaran rawat jalan dengan kasir rawat jalan.
c. Membuat laporan harian tentang:
 Penggunaan nomor rekam medis, untuk menghindari terjadi
duplikasi nomor rekam medis.
 Penggunaan formulir rekam medis, untuk mengendalikan
pengunaan setiap formulir rekam medis.
 Merekapitulasi jumlah kunjungan pasien baru dan pasien lama,
untuk keperluan pembuatan laporan internal rumah sakit.
RAWAT INAP

Fungsi Pendaftaran Pasien Rawat Inap

1. Merupakan tempat pengaturan pasien rawat inap

2. informasi tempat tidur yang digunakan pasien di kelas tertentu serta tempat
tidur yang kosong menjadi bagian terpenting di Tempat Pendaftaran Pasien
Rawat Inap

Adapun tugas pokok pendaftaran rawat inap , yaitu :

1. Menunggu Intrupsi dari dokter pemeriksa, apakah pasien dinyatakan rawat

inap atau rawat jalan.
2. Jika dinyatakan rawat inap, kita siapkan Status (dokumen) Rawat Inap
sesuai dengan identitas pasien.
3. Mengisi identitas pasien pada Dokumen rawat inap, memasukan jam dan
tanggal datang pasien, memasukan data apakah pasien masuk rawat inap
melalui Poliklinik atau Instalasi Gawat Darurat.
4. Menyerah kan dokumen rawat inap kepada dokter untuk pengisian status
pasien.
5. Meminta keluarga pasien untuk mengisi surat persetujuan bahwa pasien
bersedia dirawat inapkan.
6. Meminta keluarga pasien untuk mengisi surat ijin perawatan terhadap
pasien.
7. Meminta keluarga pasien untuk mengisi persetujuan kesanggupan biaya
perawatan rawat inap.
8. Memesankan kamar rawat inap sesuai permintaan pasien atau keluarga
pasien
9. Mengambil kembali dokumen rawat inap jika sudah diisi dokter, dan
memberikan sampul pada dokumen.
10.Jika perawatan sudah diberikan dan dokumen lengkap, pasien dikirim ke
ruang rawat inap.
 BAB III

TUJUAN / MANFAAT

1. Dapat melayani pasien dengan baik, benar, tepat, dan cepat.

2. Pasien merasa puas dengan pelayanan yang diperoleh
3. Dapat meminimalisir complain pasien
4. Dapat meredakan rasa sakit pasien dengan keramahan petugas
5. Pasien tidak enggan untuk kembali berobat ke rumah sakit karena pelayanan
yang baik
6. Menciptakan nama baik rumah sakit melalui pelayanan
 BAB IV
PENUTUP

1.1 Kesimpulan

Rumah sakit adalah suatu organisasi yang melalui tenaga medis profesional
yang terorganisasi serta sarana kedokteran yang permanen menyelenggarakan
pelayanan kedokteran, asuhan perawatan yang berkesinambungan, diagnosis, serta
pengobatan yang diderita oleh pasien. Rumah sakit mempunyai fungsi utama
menyelenggarakan kesehatan bersifat penyembuhan dan pemulihan penderita serta
memberikan pelayanan yang tidak terbatas pada perawatan di dalam rumah sakit
saja, tetapi memberikan pelayanan rawat jalan, serta perawatan di luar rumah sakit.

Indikator berupa dimensi mutu pelayanan kesehatan dapat membantu pola

pikir dalam menetapkan masalah yang ada untuk mengukur sampai sejauh mana
telah dicapai  standar dan efektivitas pelayanan kesehatan yang ada. Terdapat lima
dimensi silang yang berhubungan dengan efektivitas pelayanan kesehatan yaitu:
1.      Kompetensi dari petugas
2.      Kontinuitas dari pelayanan
3.      Manajemen informasi yang mendukung kearah pengambilan keputusan.
4.      Pendidikan dan pelatihan untuk mutu
5.      Akreditasi dan penyelenggaraan pelayanan kesehatan.

Untuk mencapai hasil yang optimal, faktor petugas kesehatan tidak luput dari
hal ini. Seorang petugas kesehatan yang ideal adalah mereka yang memiliki ability
(kemampuan), performance (kinerja), personality (kepribadian), credibility
(kepercayaan) dan maturity (kematangan).
1.2 SARAN

Salah satu efektivitas Pelayanan Rumah Sakit Umum harus menciptakan dan
meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit agar dapat melayani
kebutuhan dan keinginan serta memberikan kepuasan kepada pasien yang
penerapannya harus dilaksanakan oleh semua elemen organisasi rumah sakit secara
komprehensif dan berkelanjutan termasuk pula pasien sebagai pihak pemakai.