BAB 3

ANALISIS KEBUTUHAN SDM

3.1 Tujuan Pembelajaran
Setelah pembahasan bab ini, mahasiswa diharapkan mampu:
1) Menghitung beban kerja untuk suatu unit kerja dalam suatu organisasi;
2) Menghitung jumlah tenaga kerja yang seharusnya dibutuhkan untuk
suatu unit kerja dalam suatu organisasi;
3) Menghitung tingkat absensi untuk suatu unit kerja dalam suatu
organisasi;
4) Menghitung tingkat perputaran tenaga kerja untuk suatu unit kerja
dalam suatu organisasi;
5) Menghitung jumlah tenaga kerja yang senyatanya dibutuhkan untuk
suatu unit kerja dalam suatu organisasi.

3.2 Pendahuluan
Analisis kebutuhan SDM merupakan suatu analisa yang didasarkan pada
peramalan kondisi perusahaan di masa yang akan datang. Banyak
sedikitnya karyawan yang dibutuhkan akan tergantung pada prospek
ekonomi perusahaan dan kebijakan investasi perusahaan dalam melakukan
ekspansi usaha. Oleh karena itu untuk meramalkan kebutuhan tenaga kerja,
biasanya dimulai dari ramalan penjualan. Berdasarkan ramalan penjulan
tersebut disusunlah rencana produksi/operasional. Dari rencana
produksi/operasional tersebut bisa diperkirakan beban kerja untuk suatu
periode. Setelah itu bisa ditentukan kebutuhan karyawan.
Berdasarkan hasil analisis kebutuhan SDM yang dilakukan maka
akan dapat diketahui jumlah tenaga kerja yang optimal yang dibutuhkan
untuk masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Dengan demikian
maka akan dapat diketahui apakah diperlukan penambahan karyawan atau
pengurangan karyawan pada suatu unit kerja. Apabila terjadi kekurangan
karyawan maka perlu dilakukan perekrutan untuk mengisi kekurangan
karyawan tersebut. Sedangkan apabila terjadi kelebihan karyawan pada
suatu unit kerja, maka perlu diambil kebijakan dalam rangka efisiensi kerja
perusahaan, seperti misalnya mutasi, rasionalisasi atau pensiun dini.

3.3 Langkah-langkah dalam Analisis Kebutuhan SDM

1) Melakukan Analisis Beban Kerja (Work Load Analysis)
Work load analysis adalah suatu analisis untuk mengetahui jumlah
tenaga kerja yang seharusnya dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu
beban kerja dalam periode tertentu. Untuk menentukan beban kerja
maka perlu diadakan penelitian waktu (time study) untuk menentukan
waktu standar dalam menyelesaikan satu unit produk, memproses suatu
formulir, melayani seorang pelanggan, dan sebagainya. Beban kerja

Manajemen SDM BAB 3 31

 adalah merupakan hasil perkalian dari waktu standar untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan dengan volume pekerjaan.
Langkah-langkah dalam analisis beban kerja untuk suatu unit
kerja dalam suatu organisasi adalah sebagai berikut:
a) Menghitung waktu standar untuk menyelesaikan satu unit
produk/pekerjaan
Perhitungan waktu standar adalah berdasarkan pada studi waktu
untuk menyelesaikan satu unit produk/pekerjaan, dengan langkah-
langkah sebagai berikut:
(1) Mengukur waktu siklus (cycle time)
Waktu siklus adalah waktu yang benar-benar digunakan dalam
menyelesaikan pekerjaan yang dilakuan secara berulang-ulang.
Untuk menentukan waktu siklus ini, maka harus dilakukan
pengukuran terhadap waktu untuk menyelesaikan pekerjaan
tersebut secara berulang-ulang sesuai dengan frekuensi
pengukuran yang diinginkan.
(2) Menghitung waktu siklus rata-rata (average cyclical time)
Waktu siklus rata-rata dapat ditentukan dengan jalan membagi
jumlah waktu siklus dengan frekuensi pengukuran yang
dilakukan.
(3) Menentukan waktu cadangan (allowance time)
Waktu cadangan adalah waktu yang diperlukan oleh karyawan
untuk kegiatan-kegiatan yang tidak berhubungan dengan
pekerjaan, seperti misalnya waktu untuk keperluan pribadi
(personal time), waktu untuk menghilangkan kelelahan dan
penundaan-penundaan pekerjaan yang tidak dapat dihindarkan.
Waktu cadangan biasanya ditentukan dalam persentase dari
waktu siklus rata-rata.
(4) Menentukan watu standar {standard time)
Waktu standar untuk menyelesaikan suatu unit pekerjaan adalah
merupakan hasil penjumlahan dari waktu siklus rata-rata dengan
hasil perkalian dari proporsi waktu cadangan dengan waktu
siklus rata-rata.
b) Menghitung beban kerja
Setelah diketahui waktu standar untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan maka selanjutnya dapat dihitung beban kerja untuk suatu
periode, yaitu dilakukan dengan mengalikan volume pekerjaan
(jumlah unit produk yang diproduksi) dengan waktu standar untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan (satu unit produk).
c) Menghitung tenaga kerja yang seharusnya dibutuhkan
Berdasarkan hasil perhitungan beban kerja untuk suatu periode maka
dapat ditentukan jumlah tenaga kerja yang seharusnya dibutuhkan
untuk periode tersebut, dengan formulasi sebagai berikut:

Manajemen SDM BAB 3 32

 Tenaga kerja Jumlah beban kerja dalam suatu periode
yang seharusnya =
dibutuhkan Jumlah jam kerja seorang tenaga kerja
dalam periode tersebut

Contoh
PT. Surya Kencana yang bergerak dalam bidang industri sepatu olah
raga merencanakan untuk meningkatkan volume produksinya dari
9.000 pasang sepatu perbulan menjadi 12.000 pasang sepatu
perbulan, untuk memenuhi permintaan yang semakin meningkat.
Pimpinan perusahaan ingin mengetahui berapa sebenarnya jumlah
tenaga kerja yang seharusnya dibutuhkan untuk memproduksi 12.000
pasang sepatu perbulan. Untuk itu pimpinan perusahaan
memerintahkan kepada Manajer SDM untuk menghitungnya. Dari
hasil pengukuran waktu yang dilakukan untuk memproduksi
sepasang sepatu secara berulang-ulang, maka diperoleh data waktu
untuk memproduksi sepasang sepatu sebagai berikut:
Nomor Waktu Nomor Waktu Nomor Waktu
Siklus (Menit) Siklus (Menit) Siklus (Menit)
1 48 11 43 21 50
2 50 12 44 22 46
3 49 13 45 23 47
4 44 14 47 24 43
5 48 15 49 25 46
6 47 16 45 26 43
7 45 17 46 27 46
8 48 18 45 28 45
9 46 19 40 29 44
10 42 20 46 30 47

Jumlah 1.374

Data lainnya yaitu: jam kerja seorang tenaga kerja perhari adalah 8
jam dan satu bulan diasumsikan 25 hari kerja. Waktu untuk
keperluan pribadi, menghilangkan kelelahan dan penundaan-
penundaan dalam proses roduksi yang tidak bias dihindari rata-rata
selama 70 menit perhari. Berdasarkan data di atas maka hitungan
jumlah tenaga kerja yang seharusnya dibutuhkan.
Jawab :
1.374
Waktu siklus rata-rata = = 45,8 menit
30

Manajemen SDM BAB 3 33

 Waktu cadangan = 70 menit. Ini berarti waktu yang benar-benar
digunakan dalam proses produksi adalah : (8 x 60) - 70 = 410 menit,
sehingga proporsi waktu cadangan dari waktu siklus rata-rata adalah
70
= = 0,1707 dari waktu siklus rata-rata.
410
Waktu standar = 45,8 + (0,1707 x 45,8)
= 53,62 menit
Beban kerja perbulan = 53,62 menit x 12.000 = 643.440 menit
= 10.724 jam
10.724
Jumlah tenaga kerja yang seharusnya dibutuhkan adalah =
8 x 25
= 53,62 = 54 orang
2) Melakukan Analisis Angkatan Kerja (Work Force Analysis)
Work force analysis adalah suatu analisis untuk menentukan jumlah
tenaga kerja yang senyatanya dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu
beban kerja tertentu.
Untuk menghitung jumlah tenaga kerja yang senyatanya dibutuhkan
maka harus diperhitungkan tingkat absensi dan tingkat perputaran
tenaga kerja (labour turnover), yang ditambahkan pada hasil work load
analysis. yang dapat dinyatakan dengan formulasi sebagai berikut:

Tenaga yang senyatanya dibutuhkan = tenaga kerja yang seharusnya

dibutuhkan + (% absensi + % labour turnover) x tenaga kerja yang
seharusnya dibutuhkan.

a) Menghitung tingkat ansensi

Tingkat absensi adalah merupakan perbandingan antara hari-hari
kerja yang hilang dengan keseluruhan hari kerja yang seharusnya
ada, yang dapat dinyatakan dengan formulasi sebagai berikut:

Jumlah hari kerja yang hilang

Tingkat absensi = x 100 %
Jumlah seluruh hari kerja yang seharusnya ada

Manajemen SDM BAB 3 34

 Contoh
Data hari kerja, jumlah karyawan, jumlah hari karyawan tidak
bekerja (absen) dan jumlah hari kerja yang seharusnya ada dalam
satu tahun terakhir adalah sebagai berikut:
Hari Jumlah Jumlah hari karyawan Jumlah hari kerja yang
Bulan
Kerja Karyawan absen seharusnya ada
(1) (2) (3) (4) (2) x (3)
1 24 50 32 1.200
2 23 50 35 1.150
3 26 48 28 1.248
4 25 48 23 1.200
5 25 52 34 1.300
6 24 52 30 1.248
7 25 52 42 1.300
8 25 51 21 1.275
9 26 51 25 1.326
10 26 54 29 1.404
11 26 54 23 1.404
12 25 54 40 1.350
362 15.405

Berdasarkan data di atas maka hitunglah tingkat absensi karyawan

pada dalam satu tahun terakhir tersebut !
Jawab :
Hari kerja yang hilang (jumlah hari karyawan absen) : 362 hari
Hari kerja yang seharusnya ada : 15.405 hari
Jadi tingkat absensi karyawan dalam satu tahun terakhir
362
= x 100% = 2,35% = 0,0235
15.405
b) Menghitung tingkat perputaran tenaga kerja (labour turover)
Tingkat perputaran tenaga kerja adalah aliran karyawan yang masuk
dan keluar dari perusahaan. Untuk menghitung tingkat perputaran
tenaga kerja dapat digunakan formulasi sebagai berikut:
Jumlah penggantian
% Labour turnover = x 100 %
Rata-rata jumlah tenaga kerja
dalam suatu periode
Yang dimaksud dengan jumlah penggantian adalah jumlah tenaga
kerja yang dipakai mengisi jabatan dari karyawan yang keluar atau
memutuskan hubungan kerja dengan perusahaan.
Apabila jumlah tenaga kerja yang kerluar lebih banyak dari pada
jumlah tenaga kerja yang masuk, maka jumlah pengantian adalah
jumlah tenaga kerja yang masuk, sedangkan apabila jumlah tenaga

Manajemen SDM BAB 3 35

 kerja yang keluar lebih sedikit dari pada jumlah tenaga yang yang
masuk, maka jumlah penggantian adalah jumlah tenaga kerja yang
keluar.
Sedangkan yang dimaksud dengan rata-rata jumlah tenaga kerja
adalah jumlah tenaga kerja yang ada pada awal periode ditambah
dengan jumlah tenaga kerja pada akhir periode, lalu dibagi dua.
Contoh
Data jumlah karyawan, karyawan yang masuk dan karyawan yang
keluar dalam satu tahun terakhir adalah sebagai berikut:
Bulan Jumlah Karyawan yang Karyawan yang
karyawan masuk keluar
1 50 - -
2 50 - -
3 48 - 2
4 48 - -
5 52 4 -
6 50 - 2
7 50 - -
8 51 1 -
9 51 - -
10 54 3 -
11 54 - -
12 54 - -
Jumlah - 8 4

Berdasarkan data di atas, maka hitunglah tingkat perputaran tenaga

kerja pada perusahaan tersebut!

Jawab:
Jumlah penggantian = 4 orang
Rata-rata jumlah tenaga kerja untuk satu tahun terakhir adalah
50  54
= = 52 orang
2
4
Tingkat perputaran tenaga kerja (% Labour turnover) = x 100 %
52
= 7,69 % = 0,0769
c) Menghitung jumlah tenaga kerja yang senyatanya dibutuhkan
Berdasarkan hasil perhitungan jumlah tenaga kerja yang seharusnya
dibutuhkan, tingkat absensi, dan tingkat perputaran tenaga kerja,
maka selanjutnya dapat dihitung jumlah tenaga kerja yang
senyatanya dibutuhkan, yaitu sebagai berikut:
Jumlah tenaga kerja yang senyatanya dibutuhkan adalah
= 54 + (0,0235 + 0,0769) x 54 = 59,42 = 59 orang (dibulatkan)

Manajemen SDM BAB 3 36

3.4 Rangkuman
 Analisis kebutuhan SDM merupakan suatu analisis untuk mengetahui
jumlah tenaga kerja yang benar-benar dibutuhkan pada masing-masing
unit kerja dalam suatu organisasi yang dilakukan melalui work load
analysis dan work force analysis.
 Work load analysis (analisis beban kerja) adalah suatu analisis untuk
mengetahui jumlah tenaga kerja yang seharusnya dibutuhkan untuk
menyelesaikan suatu beban kerja dalam periode tertentu.
 Langkah-langkah analisis beban kerja yaitu: Menghitung waktu standar
untuk menyelesaikan satu unit produk/pekerjaan, menghitung beban
kerja, menghitung tenaga kerja yang seharusnya dibutuhkan.
 Work force analysis adalah suatu analisis untuk menentukan jumlah
tenaga kerja yang senyatanya dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu
beban kerja tertentu.
 Tenaga kerja yang senyatanya dibutuhkan adalah sama dengan tenaga
kerja yang seharusnya dibutuhkan ditambah dengan hasil perkalian dari
tingkat absensi dan tingkat perputaran tenaga kerja dengan tenaga kerja
yang seharusnya dibutuhkan.

3.5 Bacaan Lebih Lanjut

1) Heidjrachman dan Husnan, Suad. 1990. Manajemen Personalia. Edisi 4.
Yogyakarta: BPFE. Bab III, halaman 19-36.
2) Simamora, Henry. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi III.
Yogyakarta: STIE YKPN. Bab 4, halaman 135-166.
3) Winaya, Kuna. 1989. Manajemen Sumber Daya Manusia (Lanjutan). Edisi
III. Denpasar: Fakultas Ekonomi Universitas Udayana. Bab III, halaman
22-31.

3.6 Soal Latihan

1) Sebuah perusahaan yang khusus memproduksi sepatu olah raga
mengalami peningkatan pesanan dalam beberapa tahun terakhir ini.
Akibat peningkatan volume produksi mengakibatkan karyawan di
Bagian Produksi seringkali harus lembur. Hal ini mengakibatkan banyak
karyawan mengeluh karena terlalu seringnya mereka harus lembur
sehingga produktivitas karyawan semakin menurun. Melihat kondisi
tersebut maka pimpinan perusahaan mengambil kebijakan untuk
menambah karyawan pada bagian produksi. Pimpinan perusahaan
meminta kepada Manajer SDM untuk menghitung jumlah kebutuhan
tenaga kerja yang optimal pada bagian produksi. Dari hasil pengukuran

Manajemen SDM BAB 3 37

 waktu secara berulang-ulang untuk memproduksi sepasang sepatu dan
perhitungan lainnya maka diperoleh data sebagai berikut :
 Rata-rata waktu proses produksi adalah selama 85,35 menit.
 Rata-rata waktu untuk keperluan pribadi, istirahat dan persiapan-
persiapan dalam proses produksi adalah 1,35 jam perhari.
 Rata-rata volume produksi per bulan adalah 22.000 pasang sepatu.
 Rata-rata hari kerja per bulan adalah 25 hari kerja dan satu hari kerja
adalah 8 jam kerja.
Data jumlah karyawan dan absensi pada bagian produksi dalam satu
tahun terakhir adalah sebagai berikut :
JUMLAH JUMLAH HARI
BULAN KARYAWAN HARI KERJA KARYAWAN ABSEN
Januari 152 24 hari 160
Pebruari 152 23 hari 156
Maret 148 25 hari 135
April 140 25 hari 178
Mei 157 24 hari 132
Juni 157 26 hari 105
Juli 154 26 hari 178
Agustus 151 26 hari 144
September 145 25 hari 160
Oktober 145 26 hari 186
Nopember 158 24 hari 148
Desember 158 26 hari 185

Berdasarkan data di atas maka hitunglah jumlah tenaga kerja yang

senyatanya dibutuhkan pada bagian produksi !

2) Perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa perhotelan akan membuka

cabang baru di Pulau Lombok. Untuk itu perusahaan akan melakukan
perekrutan karyawan untuk semua posisi. Khusus untuk kebutuhan
karyawan pada House Keeping Department belum dilakukan
perhitungannya. Jumlah kamar untuk masing-masing kelas kamar pada
hotel tersebut adalah: kamar Suite sebanyak 25 kamar, kamar Deluxe
sebanyak 50 kamar, dan kamar Superior sebanyak 100 kamar.
Berdasarkan hasil pengukuran waktu untuk membersihkan dan menata
kamar untuk masing-masing jenis kamar pada cabang yang lainnya,
diperoleh waktu siklus rata-rata sebagai berikut: kamar Suite = 34,35
menit, kamar Deluxe = 28,46 menit, dan kamar Superior = 22,68 menit.
Rata-rata waktu cadangan untuk keperluan pribadi, istirahat, dan
persiapan-persiapan untuk pelaksanaan pekerjaan dalam satu hari kerja
(8 jam) adalah selama 85 menit. Rata-rata hari kerja perbulan adalah 25
hari. Rata-rata tingkat absensi pada cabang lainnya adalah sebesar 1,5%
dan rata-rata tingkat perputaran tenaga kerjanya adalah sebesar 12,5%.
Berdasarkan data tersebut hitunglah jumlah tenaga kerja yang
senyatanya dibutuhkan pada House Keeping Department di hotel tersebut !

Manajemen SDM BAB 3 38

3) “CV JAYASINDO KONVEKSI” yang memproduksi pakaian pria untuk pasar
nasional dan internasional mengalami pertumbuhan permintaan yang terus
meningkat dalam beberapa tahun terakhir ini. Oleh karena itu perusahaan
memaksimalkan volume produksinya sehingga seringkali karyawan harus
bekerja lembur. Apabila kondisi ini dibiarkan dalam jangka waktu yang relatif
lama maka akan berpengaruh buruk kepada karyawan karena banyak
karyawan yang mengalami kelelahan akibat terlalu seringnya mereka harus
bekerja lembur. Dengan melihat perkembangan yang terjadi, maka impinan
perusahaan memutuskan untuk menambah jumlah karyawan khususnya di
bagian produksi. Untuk itu pimpinan perusahaan memerintahkan kepada
Manajer SDM untuk menghitung jumlah karyawan yang optimal pada bagian
produksi.
Manajer SDM melakukan pengukuran waktu untuk menyelesaikan masing-
masing jenis produk secara berulang-ulang untuk menentukan standar waktu
untuk memproduksi masing-masing jenis produk. Berdasarkan hasil
pengukuran waktu proses produksi yang dilakukan secara berulang-ulang,
maka diperoleh waktu siklus rata-rata proses produksi masing-masing jenis
produk pada masing-masing sub bagian produksi yaitu sebagai berikut :

RATA-RATA WAKTU PROSES PRODUKSI

NO. JENIS PRODUK PEMOTONGAN PENJAHITAN PENYELESAIAN
(Menit) (Menit) AKHIR (Menit)
1 Kemeja lengan pendek 9,4 62,3 13,5
2 Kemeja lengan panjang 10,7 67,8 15,4
3 Celana panjang 15,6 78,5 10,6
4 Celana pendek 8,2 53,7 8,9
5 Polo shirt 8,7 38,6 7,4

Data lainnya yaitu rata-rata waktu untuk menghilangkan kelelahan, keperluan

pribadi dan penundaan-penundaan proses produksi yang tidak bisa dihindari
rata-rata selama 52 menit perhari (8 jam kerja) dan satu bulan diasumsikan 25
hari kerja. Proyeksi volume produksi perbulan untuk tahun yang akan datang
berdasarkan data volume produksi perbulan pada tahun-tahun sebelumnya
adalah sebagai berikut :

RATA-RATA VOLUME PRODUKSI

NO. JENIS PRODUK PERBULAN (Pcs)
1 Kemeja lengan pendek 8.850
2 Kemeja lengan panjang 7.450
3 Celana panjang 8.400
4 Celana pendek 6.250
5 Polo shirt 10.350

Manajemen SDM BAB 3 39

 Data jumlah karyawan dan absensi karyawan pada bagian produksi dalam satu
tahun terakhir adalah sebagai berikut :

BULAN JUMLAH HARI KERJA JUMLAH HARI

KARYAWAN KARYAWAN ABSEN
Januari 254 24 90
Pebruari 260 24 136
Maret 268 26 140
April 268 25 88
Mei 268 24 102
Juni 262 25 105
Juli 262 26 98
Agustus 262 26 84
September 265 25 152
Oktober 265 26 86
Nopember 260 25 168
Desember 260 24 85
Berdasarkan data di atas maka hitunglah jumlah tenaga kerja yang senyatanya
dibutuhkan pada “CV Jayasindo Konveksi” untuk masing-masing sub bagian
produksi (pemotongan, penjahitan, dan penyelesaian akhir)!

Manajemen SDM BAB 3 40