SENARAI SEMAK

SISTEM FAIL PENGURUSAN ASRAMA

NO. FAIL NAMA FAIL NAMA SUB FAIL KETERANGAN

A. PENGETUA/GURU BESAR
A1 KEPIMPINAN DAN 1. Perancangan Strategik Pengurusan Asrama
PENGLIBATAN 2. PInTaS Pengurusan Asrama
3. Jawatankuasa Induk Pengurusan Asrama
4. Jawatankuasa Kerja Pengurusan Asrama
5. Jadual dan Instrumen Pemantauan Pemantauan oleh Guru Besar serta
Penolong Kanan
6. Penglibatan Ibubapa/Waris Dalam Pembangunan/Program Asrama
B. GURU PENOLONG KANAN PENTADBIRAN (GPK 1)
B1 PENGURUSAN 1. Pengurusan Personel
PERSONEL & 2. Peningkatan Profesionalisme Personel
KEWANGAN 3. Tugas Warden Jadual Waktu Warden/Senarai Tuga-
tugas Warden
4. Pengurusan Kewangan Rekod Perolehan Kewangan Asrama
5. Laporan Audit Laporan Audit Tahun Lepas
B2 PENGURUSAN 1. Perancangan Strategik Penjanaan Kejayaan
AKADEMIK Akademik.
2. Head Count Murid Asrama
3. Audit Akademik Prestasi
4. Kelas Persediaan Siang
5. Kelas Persediaan Malam (Berfokus)
6. Kelas berfokus Mata Pelajaran Kritikal
7. Laporan Pencapaian Peperiksaan Sekolah
8. Laporan Pencapaian Peperiksaan Awam
C. GURU PENOLONG KANAN PENTADBIRAN (GPK HEM)
C1 PENGURUSAN 1. Misi, Visi, Moto, Piagam Pelanggan
PENTADBIRAN ASRAMA 2. Carta Organisasi Induk Pengurusan Asrama
3. Jawatankuasa Kerja Pengurusan Asrama
4. Perancangan Strategik Pembangunan Dan
Sahsiah
5. Penetapan Sasaran dan KPI
6. Amalan Best Practices
7. Hubungan dengan Agensi Luar
8. Penerokaan Aktiviti & Program Baharu
9. Papan Tanda & Penunjuk Arah Gambar
C2 PENGURUSAN 1. Pembudayaan Penghayatan Kerohanian Solat Berjemaah, Pengisian
PEMBANGUNAN Keagamaan, Majlis Bacaan Ya’asin dll.
SAHSIAH & DISIPLIN 2. Program Kerohanian & Moral Aktiviti Kerohanian
3. Program ”HOMEROOM”
4. Pembudayaan Peningkatan Tahap
Pengurusan Diri Murid Kertas Kerja dan Laporan Program

5. Program Budaya Penyayang & Kekeluargaan Kertas Kerja dan Laporan Program

6. Pembudayaan ”Esprit De Corps” Kertas Kerja dan Laporan Program

7. Program Bahasa Integrasi (Komunikasi) Ketas Kerja dan Laporan Program

8. Rekod dan Analisis Kesalahan Disiplin SSDMa

9. Sambutan Kemerdekaan Kertas Kerja dan Laporan Program

10. Program Penghayatan kemerdekaan Kertas Kerja dan Laporan program

D. GURU PENOLONG KANAN KOKURIKULUM (GPK KOKO)
D1 PENGURUSAN 1. Perancangan Strategik Penjanaan Kejayaan
KOKURIKULUM DAN Kokurikulum & SUkan
SUKAN 2. Kemudahan, Tempat dan Peralatan Gambar

3. Analisis Penyertaan Aktiviti Program Di peringkat Daerah, Negeri,

Kokurikulum Kebangsaan dan Antarabangsa

4. Pertandingan Peringkat Dalaman Asrama

5. Pertandingan Antara Asrama Dalam Kokurikulum/Sukan
6. Kebitaran Asrama
7. Jurulatih/Pembimbing.
E. GURU PEMBIMBING DAN KAUNSELING (KAUNSELOR)
E1 PENGURUSAN 1. Program Suaikenal Asrama
BIMBINGAN DAN 2. Khidmat Kaunseling Individu atau Kelompok
KAUNSELING 3. Seminar/Bengkel dan Motivasi Kertas Kerja dan Laporan
4. Program Kemahiran Cara Belajar Kertas Kerja dan Laporan
5. Kemahiran Kepimpinan “Soft Skills” Kertas Kerja dan Laporan
6. Pembimbing Rakan Sebaya Kertas Kerja dan Laporan
F. WARDEN ASRAMA
F1 PENGURUSAN 1. Minit Mesyuarat Lembaga Tadbir Asrama
PROGRAM & 2. Carta Organisasi Pengurusan Asrama
KEBAJIKAN MURID 3. Senarai Tugas Jawatankuasa
4. Mesyuarat Lembaga Pengawas
5. Laporan Harian Pengawas
Disemak Oleh Warden Setiap Hari
6. Carta Organisasi Biro Kamar
7. Mesyuarat Biro Kamar
8. Laporan Harian Warden
9. Program dan Aktiviti Disemak Oleh Guru Besar
 10. Rekod Penggunaan Bilik dan Informasi
11. Maklumat dan Profil Murid Asrama
12. Program dan Aktiviti Masa Senggang
13. Sambutan Hari Lahir
14. Pelan laluan kecemasan dan latihan kawad Kertas Kerja dan Laporan
kebakaran Kertas Kerja dan Laporan
15. Rekod Keluar masuk
16. Lawatan Interaksi antara asrama
17. Kamar, bilik-bilik Khas, bangunan dan
Persekitaran asama
18. Gotong royong
19. Program Bahasa Integrasi (KOMUNIKASI) Kertas Kerja dan Laporan
20. Hari Terbuka Asama Kertas Kerja dan Laporan
21. Aktiviti Khidmat Masyarakat Kertas Kerja dan Laporan
22. Program gotong-royong dilaksanakan setiap Kertas Kerja dan Laporan
minggu Kertas Kerja dan Laporan
23. Penglibatan ibu bapa / Waris Kertas Kerja dan Laporan

G. PENYELIA ASRAMA
G1 PENGURUSAN 1. Carta Organisasi dan Senarai Tugas Terkini
PENTADBIRAN DAN 2. Fail Meja Semua Personel Asrama
FIZIKAL ASRAMA 3. Papan Tanda, Pelan Tunjuk Arah, Pelan Gambar
Kebakaran
4. Surat Pekeliling, Surat Siaran, Buku Panduan,
Modul dan Lain-lain rujukan.
5. Buku Peraturan Asrama.
6. Sistem Fail, Daftar Fail & Tempat Simpanan Gambar
Fail
7. Laporan Harian Penyelia Asrama Rujuk Fail Catatan Harian Penyelia
Asrama
 8. Pengurusan Data SMA/SSDMa/APDM Cetakan
9. Pengurusan Kad Kew PA Salinan Dokumen
10. Melabel Nombor Siri Rujukan Aset Salinan Kew PA Aset
11. Pemohonan, Kelulusan dan Pelupusan Aset Surat-Menyurat
12. Tandas, Bilik Mandi dan Bilik Basuh. Gambar
13. Bilik-bilik Khas contoh: Stor, Bilik Rawatan, Gambar
Surau, Bilik Kaunseling
14. Dewan Makan & Dapur Asrama Gambar
15. Gelanggang Permainan dan Tempat Riadah Gambar
16. Buku Rekod / Pas Keluar Masuk Gambar
17. Laporan Pondok Pengawal Instrumen Laporan Jaga
18. Sistem Pencegahan Kebakaran Pelan Laluan Kebakaran
19. Pagar Asrama Gambar Dan Laporan
20. Tempat-Tempat Berisiko Laluan Kebakaran
21. Pendawaian Elektrik Gambar
22. Saluran Paip Air Dan Perparitan Gambar & Laporan
23. Saluran Gas Di Dapur Asrama Gambar & Laporan

H. PEMBANTU PENGURUSAN MURID ASRAMA (PPM)

H1 PENDIDIKAN 1. Perancangan Program dan Aktiviti Meningkatkan Kemahiran Pengurusan
PENGURUSAN DIRI Diri Murid Asrama
MURID Kertas Kerja dan laporan Program
2. Jadual Latihan dan Bimbingan Rutin Harian Pelajar Asrama
3. Kamar/Dorm Carta Organisasi Dorm, Gambar Dorm
4. Tandas, Bilik Mandi, Bilik Basuh dan Bilik Gosok Gambar & Laporan
5. Dewan Makan Gambar
6. Tempat Pembelajaran Di Asrama Gambar
7. Gelanggang Permainan dan Tempat Riadah Gambar
8. Bilik Rawatan, Bilik Rehat dan Pantri. Gambar
I. FAIL PBMA
I1 PENGURUSAN 1. Surat Setuju Terima (SST)
DOKUMEN 2. Minit Curai Perjumpaan dan Taklimat Perjumpaan dan Taklimat kepada
pembekal baru.
3. Salinan Dokumen Jaminan Bank Pembekal
4. Dokumen Perjanjian Kontrak
5. Rekod Tawaran Teknikal Lampiran G dan F
6. Jawatankuasa Makanan Asrama
7. Maklumat Pekerja dan Sijil Kesihatan Pekerja
8. Buku Pesanan Makanan Format 8
9. Buku / Fail Laporan Harian Lampiran A
10. Buku / Fail Laporan Bulanan Lampiran B
11. Laporan Prestasi Kontraktor 3 kali setahun
Lampiran C

12. Borang Kaji Selidik Kepuasan Pelanggan Lampiran F

13. Kebenaran Pertukaran Menu
14. Rekod / Fail Amaran / Dendaan / Pembelian
Darurat
15. Pemeriksaan Bulanan Bahan Mentah Kering.
16. Jadual Pencucian Peralatan Dapur dan
Premis Dewan Makan Harian, Mingguan, Bulanan
17. Panduan Pelaksanaan Kontrak Bekalan
Makanan Bermasak
18. Garis Panduan Penilaian Prestasi Kontraktor
Perkhidmatan BMA, KBK, KK
19. Laporan Kendiri Dewan Makan.
I2 PENGURUSAN DEWAN 1. Menu a) Di pamerkan di dewan makan.
DAN DAPUR ASRAMA b) Pematuhan Prosedur Borang
Pesanan.

2. Pengurusan Pekerja a) Mengikut Norma Di Tetapkan

b) Tawaran Teknikal Dipamerkan
c) Carta Organisasi Syarikat Dan
Jadual Tugas Pekerja Dewan Makan
d) Etika Pemakaian
e) Pemeriksaan Kesihatan
f) Kehadiran Kursus Pekerja

3. Penyimpanan Bahan Mentah a) Bahan Mentah Kering (Lampiran G)

b) Bahan Mentah Basah

a) Kebersihan, Keselamatan, Peralatan

4. Ruang Dapur dan Perkakasan
b) Tempat Penyediaan
c) Sajian
d) Tempat Pembuangan Sisa Makanan
dan Sampah (Bertutup)
e) Perangkap Serangga Perosak

5. Dewan Makan Dan Dapur Asrama a) Perabot

b) Keperluan Asas (Pejabat, Tandas,
Bilik Rehat)

J. FAIL PENDAFTARAN KEMASUKAN MURID ASRAMA