BAB 3

GAMBARAN UMUM SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Sentra Usahatama Jaya (PT. SUJ) didirikan pada akhir tahun 2001

dengan awalnya status Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN) dengan Surat

Persetujuan Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM) No. 160/PMDN/2001

dan berikutnya dirubah menjadi Penanaman Modal Asing (PMA) dengan Surat

Persetujuan Perubahan Status BKPM No. 60/V/PMA/2003. Pemegang Saham

PT. SUJ terdiri dari 2 pemegang saham lokal dan 1 pemegang saham asing.

Pemegang saham lokal terdiri dari Group Bapak Kurnadi Setiawan dan Group

Bapak Yayat Priyatna; sedangkan pemegang saham asing adalah Quantum Trade

Co., Ltd.

Bapak Kurnadi dan Bapak Yayat Priyatna, dua pemegang saham lokal,

masing-masing mempunyai pengalaman lebih dari 30 tahun di Industri Gula

Nasional. Beliau-beliau ini telah menjadi distributor untuk Gula Petani dan juga

Pabrik-Pabrik Gula Nasional lainnya, gula-gula tersebut di distribusikan di

seluruh Pulau Jawa. Sedangkan pemegang saham asing PT SUJ, Quantum Trade

Co., Ltd. mempunyai pengalaman yang cukup lama dalam trading komoditas dan

juga dalam menjalankan Pabrik Rafinasi Gula.

PT. Sentra Usahatama Jaya (PT.SUJ) berkantor di Menara Thamrin.

Lantai 24. Jl. M.H. Thamrin kav.3 Jakarta Pusat 10250. Pabrik PT. SUJ berlokasi

di Krakatau Industrial Estate Cilegon (KIEC), Cilegon. Pabrik ini berdiri ditanah

72
 73

seluas 7 hektar, dengan komposisi terbesar digunakan sebagai 2 unit Raw Sugar

Warehouse (Gudang Penyimpanan Raw Sugar, bahan baku utama) dengan daya

tampung masing-masing 60.000 dan 50.000 metric ton (MT), Process House

(Gedung Pabrik Proses), Product Warehouse (Gudang Penyimpanan Double

refined/refined sugar, produk) dengan daya tampung 20.000 ton, 4 buah Boiler,

dan yang lain-lain. Total investasi PT. SUJ untuk pabrik termasuk tanah adalah

kurang lebih Rp. 550.000.000.000,- (Lima Ratus Lima Puluh Milyar Rupiah).

PT. SUJ mendapat izin untuk mengoperasikan Pabrik Gula Rafinasi

dengan kapasitas Gula Double Refined/Refined per tahunnya sebesar 540.000

(Lima Ratus Empat Puluh Ribu) ton. Produk Gula Double Refined/Refined PT.

SUJ adalah 100% untuk dikonsumsi Industri Makanan dan Minuman Nasional

ataupun Internasional. Dengan target Market/Customer tentunya adalah Industri-

Industri Makanan dan Minuman di seluruh Indonesia, antara lain yang sudah

menjalin hubungan kerjasama dengan PT. SUJ adalah:

• Coca Cola

• Frisian Flag

• Susu Bendera

• Sosro

• Indomilk

• Indofood

• Nestle

• Perfeti

• Dan lain-lain
 74

Produk spesifikasi dapat di kategorikan ke 2 grup yaitu:

1.) Refined Sugar – Grade A

a. ICUMSA < 45, dengan spesifikasi terbaik sampai ICUMSA 15.

b. Ukuran kristal dapat di atur dengan kemauan dari Customer dari 0.4

mm sampai dengan 1.2 mm.

2.) Refined Sugar – Grade B

a. ICUMSA < 80, antara ICUMSA 50-80.

b. Ukuran kristal dapat di atur dengan kemauan dari Customer dari 0.4

mm sampai dengan 1.2 mm.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

3.1.2.1 Visi PT. SUJ

Menjadi perusahaan gula rafinasi terkemuka di Indonesia sebelum

tahun 2012 yang dapat memenuhi kebutuhan gula berkualitas tinggi dan

sesuai dengan standar mutu dan keamanan pangan.

3.1.2.2 Misi PT. SUJ

1. Customer memperoleh gula produk sesuai dengan standar mutu

dan keamanan pangan.

2. Customer dapat menerima gula produk yang sesuai standar

mutu dan keamanan pangan secara tepat waktu.

3. PT. SUJ mengembangkan dan membina karyawan/karyawati

agar dapat bersaing di level internasional.

 75

4. PT. SUJ berusaha terus-menerus memperbaiki sistem

pengolahan limbah baik dalam bentuk padat, cair atau gas sebagai

wujud kepedulian untuk menjaga lingkungan bersih dari polusi.

5. PT. SUJ mengembangkan dan mengadakan program sosial

untuk keluarga karyawan/karyawati/masyarakat di sekitar pabrik

dan seluruh Indonesia guna meningkatkan standar hidup

(pendidikan, kesehatan, dll).

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Jabatan

3.2.1 Struktur Organisasi

 76

Direktur Utama

Operational Director Finance & Purchasing HRD & IT Director

Director
Internal Audit
MR/FSTL Coordinator

Factory Marketing QA & TS Accounting Finance & HRD&GA IT

Manager Manager Manager Manager Purchasing Manager Manager Manager

A Marketing Accounting Financial Corporate Purchasing HRD & IT

Spv. Spv. Analyst Finance Spv. GA Spv. Supervisor

Marketing QA & TS Accounting Purchasing Purchasing HRD Staff GA Staff IT Staff

Staff Staff Staff Staff Admin

Courier Office
Boy Driver

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Sumber : PT. Sentra Usahatama Jaya Bagian HRD (2008)
 77

Factory Manager
A

Vice Factory Manager

Process TS E&I Warehouse Laboratory Bagging&Inventory Accounting Personnel GA&Huma

Chief Chief Chief Chief Chief Chief Chief Chief s Chief

Super Super Super Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor

visor visor visor

Fore Fore Fore Foreman Foreman Foreman Foreman Foreman Foreman

man man man

Operat Operat Operat Staff Operator Staff Staff Staff Staff

or/Hel or/Hel or/Hel /Helper
per per per

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Pabrik

Sumber : PT. Sentra Usahatama Jaya Bagian HRD (2008)
 78

3.2.2 Uraian Jabatan

1. Direktur Utama

• Melakukan pengawasan terhadap kinerja dan kegiatan perusahaan.

• Bertanggung jawab secara langsung terhadap kelancaran jalannya

proses bisnis perusahaan.

2. Operational Director

• Menerima Laporan dari masing-masing Departemen yaitu : Factory,

Marketing dan QA & TS.

• Melakukan pengawasan terhadap seluruh kegiatan operasional

perusahaan.

• Bertanggung jawab kepada Direktur Utama.

3. Finance & Purchasing Director

• Menerima Laporan dari masing-masing Departemen yaitu :

Accounting dan Finance & Purchasing.

• Melakukan pengawasan terhadap seluruh aktifitas Finance dan

Purchasing.

• Bertanggung jawab kepada Direktur Utama.

 79

4. HRD & IT Director

• Menerima Laporan dari masing-masing Depatemen yaitu : HRD dan

IT.

• Melakukan pengawasan terhadap seluruh kegiatan kepegawaian serta

sistem informasi dan teknologi informasi perusahaan.

• Bertanggung jawab kepada Direktur Utama.

5. Factory Manager

• Mengawasi, mengelola dan mengkoordinasi keseluruan operasional

pabrik untuk memastikan proses produksi dan menjamin hasil

produksi yang memenuhi standard dan jumlah yang maksimal sesuai

dengan target yang ditetapkan.

• Mengkoordinasi dan memberikan pengarahan terhadap program

pengembangan / peningkatan kinerja pabrik untuk memastikan

peningkatan kinerja dan efektifitas / efisiensi pabrik secara

keseluruhan.

• Mengadakan meeting operasional harian untuk menyelesaikan

masalah yang ditemui dan menentukan action plan dan rencana

penyelesaian masalah untuk dilaporkan kepada Operation Director.

6. Vice Factory Manager

• Mengganti posisi factory manager secara keseluruhan pada saat

factory manager berhalangan tugas.

 80

• Menentukan / memutuskan tindakan yang harus diambil apabila

terdapat permasalahan yang mendesak.

7. Warehouse Chief

• Melakukan pengawasan penerimaan dan pengeluaran produksi gula di

dalam dan membuat laporan harian penerimaan gula untuk menjadi

bahan laporan kepada factory manager setiap hari dan mingguan

kepada direktur perusahaan.

• Melakukan pengawasan pengiriman raw sugar ke pabrik untuk

memastikan proses produksi dapat berjalan dengan lancer.

• Membuat persetujuan pada form loading permit.

• Meng-input data persedian gula (finished goods) ke dalam sistem

sebagai hasil produksi.

• Menandatangani surat jalan gula.

• Bertanggung jawab kepada Factory Manager.

8. Warehouse staff

• Meng-input data persediaan gula (finished goods) ke dalam sistem

sebagai hasil produksi.

• Mengeluarkan surat jalan gula.

• Menandatangani form loading permit.

• Bertanggung jawab kepada Warehouse Chief.

 81

9. Bagging & Inventory Chief

• Melakukan pengawasan pemindahan barang finished goods dari

Gedung Pabrik Proses ke Product Warehouse.

• Bertanggung jawab kepada Factory Manager.

10. Bagging & Inventory staff

• Memindahkan barang finished goods dari Gedung Pabrik Proses ke

Product Warehouse.

• Bertanggung jawab kepada Bagging & Inventory Chief.

11. Accounting Chief Site (Pabrik)

• Membuat persetujuan pada form loading permit.

• Bertanggung jawab kepada Factory Manager.

12. Accounting staff Site (Pabrik)

• Mengeluarkan form loading permit.

• Mengarsip form loading permit.

• Mengarsip lembar copy II SPPB.

• Mengarsip surat pengantar ekspedisi.

• Menandatangani surat jalan gula.

• Bertanggung jawab kepada Accounting Chief.

 82

13. Marketing Manager

• Melakukan pengawasan terhadap seluruh kegiatan pemasaran yang

berjalan.

• Menentukan action plan untuk kemudian dilaporkan kepada

Operational Director.

• Melakukan persetujuan terhadap semua dokumen yang dibuat oleh

bagian Sales & Marketing.

14. Marketing staff

• Mengeluarkan surat penawaran pada customer.

• Mengeluarkan Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB).

• Mengarsip copy III SPPB.

• Mengeluarkan Surat Pengantar Ekspedisi.

• Mengarsip lembar 5 surat pengantar ekspedisi.

• Bertanggung jawab kepada Marketing Manager.

15. QA & TS Manager

• Memberikan persetujuan terhadap bulletin atau working instruction

yang akan disebarkan kepada seluruh karyawan terkait kualitas dari

sistem.

• Menentukan tindakan perbaikan (corrective action) yang harus

dilaksanakan dari masalah-masalah yang ditemukan.

 83

• Menentukan perbaikan atau pengembangan yang dapat dilakukan

terhadap kualitas dari sistem yang ada di perusahaan.

• Menentukan jadwal pelaksanaan kunjungan langsung kepada

pelanggan dalam mengidentifikasi penyebab timbulnya keluhan

pelanggan.

• Bertanggung jawab kepada Operational Director.

16. QA & TS staff

• Menjalankan tindakan perbaikan yang telah ditentukan dari masalah-

masalah yang ditemukan.

• Melaksanakan kunjungan langsung kepada pelanggan dalam

mengidentifikasi timbulnya keluhan pelanggan.

• Bertanggung jawab kepada QA & TS Manager.

17. Accounting Manager

• Menyetujui laporan-laporan keuangan perusahaan.

• Mengelola seluruh pelaksanaan pelaporan kinerja keuangan

perusahaan dan melakukan pemeriksaan terhadap laporan rekonsiliasi

Balance Sheet, jurnal-jurnal AR dan keseluruhan laporan keuangan

perusahaan untuk memastikan bahwa seluruh laporan keuangan

perusahaan telah disusun dengan benar dan akurat.

• Melakukan koordinasi pelaksanaan eksternal audit.

• Bertanggung jawab kepada Finance & Purchasing Manager.

 84

18. Accounting staff

• Membuat berbagai macam laporan-laporan keuanagan perusahaan.

• Mengarsip 1 lembar asli SPPB.

• Mengarsip lembar 3 form loading permit.

• Mengarsip lembar 2 surat pengantar ekspedisi.

• Mengarsip copy II surat jalan gula.

• Bertanggung jawab kepada Accounting Manager.

19. Finance & Purchasing Manager

• Berhak memutuskan pembelian sampai dengan 50 juta.

• Menentukan prioritas dari pembelian barang.

• Menentukan vendor yang akan digunakan.

• Berkoordinasi dengan accounting tentang jumlah pembayaran loan

dan PIB (Pajak Impor Barang) untuk pemakaian raw sugar untuk

memastikan ketersediaan loan untuk membayar biaya pemakaian raw

sugar dan PIB.

• Bertanggung jawab kapada Finance & Purchasing Manager.

20. Finance & Purchasing staff

• Melakukan pembelian barang.

• Membuat laporan keuangan tentang pembelian barang berkoordinasi

dengan bagian accounting.

• Bertanggung jawab kepada Finance & Purchasing Manager.

 85

21. HRD & GA Manager

• Mengelola dan mengontrol aktifitas administrasi kantor,

kepersonaliaan, umum dan sistem informasi SDM untuk memastikan

tersedianya dukungan yang optimal bagi kelancaran operasional

perusahaan.

• Menyetujui rekrutmen karyawan perusahaan untuk tingkat di bawah

manajer.

• Menentukan kebutuhan pelatihan bawahan.

• Menentukan cuti dan perjalanan dinas dari bawahan.

• Bertanggung jawab kepada HRD & IT Director.

22. HRD & GA staff

• Melakukan rekrutmen karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan

untuk tingkat di bawah manajer.

• Mengeluarkan Surat Peringatan.

• Menyusun sistem manajemen kinerja karyawan.

• Bertanggung jawab kepada HRD & GA Manager.

23. IT Manager

• Memutuskan untuk merubah konfigurasi dan hardware yang

digunakan dan diinginkan user.

• Memutuskan untuk membeli barang yang di atas 1 juta terkait dengan

investasi IT.
 86

• Mengawasi pekerjaan dari web designer dan software application,

memberikan masukan untuk memastikan bahwa seluruh hasil

pekerjaan telah memenuhi persyaratan yang ditetapkan perusahaan.

• Bertanggung jawab kepada HRD & IT Director.

24. IT staff

• Menjalankan program aplikasi yang ada pada perusahaan.

• Menyusun rencana perawatan software dan hardware untuk

memastikan bahwa seluruh hardware dan software yang ada dapat

terawat dengan baik dan terencana.

• Membuat desain jaringan komputerisasi (dengan mempertimbangkan

sekuritas, kemudahan, dll) untuk menciptakan desain jaringan yang

efektif dan efisien.

• Melakukan research dan development terhadap otomatisasi proses

kerja yang ada di perusahaan untuk menciptakan proses kerja yang

lebih efektif dan efisien.

• Bertanggung jawab kepada IT Manager.

 87

3.3 Sistem Informasi Persediaan yang Berjalan

PT. Sentra Usahatama Jaya (SUJ) adalah sebuah perusahaan yang bergerak di

bidang produksi gula rafinasi (sugar refinery). Dengan customer adalah perusahaan-

perusahaan Industri Makanan dan Minuman. PT SUJ melakukan pemasaran dengan

menerbitkan surat penawaran kepada para customer. Order pesanan barang dapat

dilakukan melalui berbagai media seperti datang langsung ke perusahaan, media

telepon atau customer datang ke pabrik langsung. Persediaan gula menjadi elemen

utama dalam pemenuhan kebutuhan pesanan para customer agar tercukupi serta tepat

waktu dalam proses penyerahan barang.

3.3.1 Uraian Prosedur Barang Masuk/Stock In

1. Menerima Raw Sugar dari Supplier

Dimulai ketika barang diterima dari supplier dengan sistem pembelian on-line

dan dengan sistem kontrak. Barang ini masih berupa raw sugar yang belum

diolah ke dalam Raw Sugar Warehouse. Ketika Raw Sugar diserahkan oleh

supplier disertakan pula beberapa dokumen yaitu:

• Bill of Lading

• Certificate of Quality

• Certificate of Quantity

• Certificate of Weight

• Certificate of Analysis

• Packing List

Kemudian di-input dalam Database Direct Purchase (Pembelian Raw Sugar)

 88

2. Membuat Surat Permintaan Barang (SPB)

Bagian Laboratory akan mengecek persediann Raw sugar dan Sugar hasil

produksi. Kemudian mengentri Surat Permintaan Barang (Pemakaian Gula untuk

Produksi) menentukan quantity gula, jenis gula yang dihasilkan untuk produksi

yang disetujui oleh Chief Warehouse.

3. Mengolah Raw Sugar

Setelah SPB disetujui kemudian Raw Sugar diolah di Process Warehouse sesuai

dengan quantity yang ada pada SPB. Hasil produksi ini dibedakan menjadi 2

jenis yaitu:

1. Grade A

2. Grade B

kemudian dicatat oleh staff secara manual untuk di-input pada Database Hasil

Produksi. Setelah itu sugar hasil produksi dipindahkan ke Finished Goods

Warehouse.

4. Membuat Laporan Hasil Produksi

Setelah menerima sugar hasil produksi, kemudian bagian Finished Goods

mengecek SPB dengan data Hasil Produksi yang ada untuk mencetak Laporan

Hasil Produksi sesuai dengan jenis gula.

3.3.2 Uraian Prosedur Barang Keluar/Stock Out

1. Membuat Surat Perintah Penyerahan Barang (SSPB)

Bagian Sales & Marketing membuat Surat Perintah Penyerahan Barang (SPPB) 5

(lima) rangkap yaitu:

• Lembar asli : Finance & Accounting Pusat

 89

• Copy 1 : Customer

• Copy 2 : Finance & Accounting Pabrik

• Copy 3 : Sales & Marketing

• Copy 4 : Finished Goods Warehouse

setelah menerima PO dari customer atas surat penawaran yang telah dikirim.

2. Mengecek Dokumen

Bagian Finance & Accounting Pusat menerima SPPB untuk diarsip dan

memberikan konfirmasi untuk membuat Loading Permit ke Bagian Finance &

Accounting Pabrik. Kemudian Bagian Finance & Accounting Pabrik akan

menerima lembar 3 Loading Permit untuk dicek dan di bandingkan dengan SPPB

yang ada.

3. Membuat Loading Permit

Setelah mengecek SPPB copy 2, bagian Finance & Accounting Pabrik membuat

Loading Permit 3 (tiga) rangkap yaitu:

• Lembar 1 : Warehouse

• Lembar 2 : Finance & Accounting Pabrik

• Lembar 3 : Finance & Accounting Pusat

4. Menimbang Barang

Bagian Finished Goods Warehouse mengecek dan membandingkan SPPB dan

Loading Permit yang diterima apakah telah sesuai. Kemudian menyiapkan

barang yang diminta oleh customer. Menimbang mobil dengan berat kosong lalu

dimuat dengan barang kemudian ditimbang lagi dengan muatan. Selisih berat

tersebut akan menentukan berat netto gula dan dicatat sebagai hasil timbangan.
 90

5. Membuat Surat Jalan

Setelah menimbang barang, bagian Finished Goods Warehouse membuat Surat

Jalan Gula berdasarkan hasil timbangan tersebut sebanyak 5 (lima) rangkap

yaitu:

• Lembar Asli : Supir

• Copy 1 : Finance & Accounting Pabrik

• Copy 2 : Finance & Accounting Pusat

• Copy 3 : Administrasi Gudang

• Copy 4 : Security Warehouse

6. Mengirim Barang

Bagian Ekspedisi/Pengiriman menerima lembar asli Surat Jalan untuk Supir

kemudian mengirim barang ke Customer. Jika Customer ingin menggunakan jasa

ekspedisi maka bagian Sales & Marketing akan membuat Surat Pengantar

Ekspedisi.

7. Membuat Laporan Stock Card

Bagian Finished Goods Warehouse mengentri jenis laporan yang ingin dicetak

berdasarkan jenis gula. Kemudian mengecek Hasil Produksi masing-masing jenis

gula dan gula yang keluar dari Surat Jalan. Laporan Stock Card ini akan

didistribusikan kepada Chief Warehouse secara berkala.

 91

3.3.3 Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan pada sistem informasi persediaan PT. SUJ

adalah sebagai berikut :

1. Input:

a. Bill of Lading.

b. Certificate of Quality, Quantity, Weight dan Analysis.

c. Hasil Produksi

d. Surat Permintaan Barang (SPB)

e. Surat Perintah Penyerahan Barang (SPPB).

f. Form Loading Permit.

g. Form Hasil Timbangan

h. Surat Jalan Gula

2. Output:

a. Laporan Hasil Produksi

b. Laporan Stock Barang (Stock Card)

3. Database:

a. Database Direct Purchasing

b. Database Hasil Produksi.

c. Database Delivery Order (DO).

d. Database Sales Order.

e. Database Loading Permit.

f. Database Surat Jalan.

 92

3.3.4 Workflow Table dan Overview Activity Diagram Barang Masuk

Actor Activities
Menerima Raw Sugar
Supplier 1. Mengirim Raw Sugar, Bill of Lading, Certificates
Raw Sugar W/H 2. Mengecek kelengkapan barang Raw Sugar
3. Mengentri Raw Sugar ke Direct Purchase (Pembelian Raw Sugar)
4. Menampilkan Direct Purchase (Pembelian Raw Sugar)
Computer 5. Menyimpan Direct Purchase (Pembelian Raw Sugar)
Membuat Surat Permintaan Barang (SPB)
Laboratory 6. Mengecek Raw Sugar
7. Mengecek Sugar Hasil Produksi
8. Mengentri Surat Permintaan Barang (Pemakaian Gula untuk Produksi)
Computer 9. Menampilkan SPB
11. Menyimpan SPB
Laboratory 12. Mengirim SPB ke Chief Warehouse
Mengolah Raw Sugar
Process W/H 13. Menerima Raw Sugar
Computer 14. Menampilkan SPB
Process W/H 15. Mengolah Raw Sugar berdasarkan SPB
16. Mencatat Finished Goods yang diproduksi
17. Mengentri Hasil Produksi
18. Menyimpan Hasil Produksi
19. Mengirim Hasil Produksi ke Finished Goods W/H
Membuat Laporan Hasil Produksi
Finished Goods W/H 20. Menerima Hasil Produksi
Computer 21. Menampilkan SPB
Finished Goods W/H 22. Menampilkan report Hasil Produksi
Computer 23. Mencetak Laporan Hasil Produksi

Tabel 3.1 Workflow Table Barang Masuk

 93

Supplier Raw Sugar Laboratory Process Finished Goods Computer

Warehouse Warehouse Warehouse

Mengirim Raw Sugar Menerima Raw Sugar

Direct Purchase

{B/L}
Membuat SPB

{Certificates}

SPB

Mengolah Raw Sugar

{Hasil Produksi}

Hasil Produksi

Membuat Laporan HP

{LHP}

Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Barang Masuk

 94

3.3.5 Workflow Table dan Overview Activity Diagram Barang Keluar

Actor Activities
Membuat SPPB
Sales & Marketing 1. Mengentri SPPB
Computer 2. Menampilkan SPPB
3. Menyimpan SPPB
4. Mencetak SPPB 5 rangkap
Sales & Marketing 5. Mengirim SPPB lembar asli ke Finance and Acc. Pusat
6. Mengirim SPPB copy 1 ke Customer
7. Mengirim SPPB copy 2 ke Finance and Acc. Pabrik
8. Mengarsip copy 3
9. Mengirim SPPB copy 4 ke Finished Goods W/H
Mengecek Dokumen
Finance & Acc. Pusat 10. Mengarsip SPPB
11. Memberikan Persetujuan untuk membuat Loading Permit
Membuat Loading Permit
Finance & Acc. Pabrik 12. Mengecek SPPB
13. Mengentri Loading Permit
Computer 14. Menampilkan Loading Permit
15. Menyimpan Loading Permit
16. Mencetak Loading Permit 3 rangkap
Finance & Acc. Pabrik 17. Mengirim lembar 1 ke Warehouse
18. Mengarsip lembar 2
19. Mengirim lembar 3 ke Finance & Acc. Pusat
Menimbang Barang
Finished Goods W/H 20. Membandingkan SPPB dengan Loading Permit
21. Menyiapkan Barang Sugar Finished Goods
22. Menimbang berat mobil kosong
23. Memuat barang ke mobil
24. Menimbang berat mobil dengan muatan
25. Mencatat hasil timbangan
Membuat Surat Jalan
Finished Goods W/H 26. Mengecek form hasil timbangan
27. Mengentri Surat Jalan
Computer 28. Menampilkan Surat Jalan
29. Menyimpan Surat Jalan
30. Mencetak Surat Jalan 5 rangkap
Finished Goods W/H 31. Mengirim lembar asli ke supir
32. Mengirim copy 1 ke Finance & Acc. Pabrik
33. Mengirim copy 2 ke Finance & Acc. Pusat
34. Mengirim copy 3 ke Administrasi Gudang
35. Mengirim copy 4 ke Security W/H
Mengirim Barang
Ekspedisi 35. Mengecek Surat Jalan
36. Mengirim Barang ke Customer

Membuat Laporan Stock Card

Finished Goods W/H 37. Mengentri jenis laporan
Computer 38. Menampilkan Hasil Produksi
39. Menampilkan Surat Jalan
40. Mencetak Laporan Stock Card
Finished Goods W/H 41. Mengirim Laporan Stock Card ke Warehouse Chief

Tabel 3.2 Workflow Table Barang Keluar

 95

Sales & Marketing Finance & Acc Finance & Acc. F/G Warehouse Ekspedisi Computer
Pusat Pabrik

Membuat SPPB

Delivery
Order

Mengecek Dokumen
{}
{}
{}
{}
{SPPB} Membuat Loading Permit

Loading
{}
{} Permit
{Loading
Permit}

Menimbang Barang

{Hasil
Timbangan}

Membuat Surat Jalan

{}
{} Mengrim Barang Surat Jalan
{}
{}
{Surat
Jalan}

Membuat Laporan SC

{Lap.
Stock Card}

Hasil
Produksi

Gambar 3.4 Overview Activity Diagram Barang Keluar

 96

3.4 Spesifikasi Hardware dan Software

3.4.1 Spesifikasi Hardware

Hardware:

Database : SQL.

Motherboard : ECS945GZ/CT-M.

Processor : Intel Core 2 Duo CPU 4300 @ 1.80GHz.

Memory : 512MB DDR2 KingStone 8IC, 1 keping.

Hard disk : 80GB SATA Seagate 7200RPM.

VGA : On board Intel@82945G Express Chipset Family.

Ethernet : On board Realtek RTL8139/810x Familiy Fast Ethernet

NIC.

Sound Card : On board Realtek high Definition audio.

Keyboard : Logitech PS/2.

Mouse : Logitech Optic USB.

Monitor : ViewSonic 15” CRT.

Casing : ATX SPC 450Watt.

3.4.2 Spesifikasi Software

Software :

Operating System : Windows XP Professional Version 2002 SP1.

Ms. Office : Ms. Office 2003

(Word, Excel, Access, Outlook, Powe Point).

Antivirus : Norton Antivirus 2005.

Acrobat Reader : Adobe Reader 5.0.

 97

WinRAR : WinRAR 3.51.

Lain-lain : Magic Distribution Systems (MDS) Software

(Apex 6.0, Crystal Report 8.5, Visual Basic 6.0).

 98

3.5 Operasi Manual Aplikasi yang Digunakan

1. Direct Purchase (pembelian Raw sugar)

Gambar 3.5 Tampilan Direct Purchase

Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Klik “add” button yang berada di bawah tampilan layar Direct Purchase.

2. Memilih Departement dengan mengklik button “…” disebelah kolom

departement (ket : Windows lain akan muncul berupa pilihan beberapa

departement).seperti tampilan di bawah ini

 99

Browse Departement

Gambar 3.6 Tampilan Browse Departement

3. Klik “…” button yang ada di sebelah input-an warehouse, untuk memilih

warehouse yang ada (ket: windows lain akan muncul dengan sendirinya setelah

mengklik button tersebut). Seperti tampilan di bawah ini.

 100

Browse Warehouse

Gambar 3.7 Tampilan Browse Warehouse

4. Memilih Supplier dengan mengklik button “…” disebelah kolom Supplier (ket :

Windows lain akan muncul berupa pilihan beberapa Supplier).seperti tampilan di

bawah ini
 101

Browse Supplier

Gambar 3.8 Tampilan Browse Supplier

5. Memilih Delivered to dengan mengklik button “…” disebelah kolom Delivered

to (ket : Windows lain akan muncul berupa pilihan beberapa alamat ).seperti

tampilan di bawah ini.

 102

Browse deliver To

Gambar 3.9 Tampilan Browse deliver To

6. Klik “add” button pada tampilan awal untuk memilih item. Tampilan Add Item

akan muncul seperti tampilan di bawah ini

 103

Add Item

Gambar 3.10 Tampilan Add Item

7. Klik “…” button di sebelah kolom item untuk memilih item yang ada. Akan

muncul tampilan Browse Item seperti gambar di bawah ini

 104

Browse Item

Gambar 3.11 Tampilan Browse Item

8. Klik “…” button di sebelah kolom Cost Center untuk memilih item yang ada.

Akan muncul tampilan Cost Center seperti gambar di bawah ini

 105

Browse Cost Center

Gambar 3.12 Tampilan Browse Cost Center

9. Masukkan data-data secara manual seperti dalam kolom item name, quantity,

disc, pph, ppn, setelah data di input akan muncul Unit price, disc amount, dan

nett price secara otomatis. Lalu klik “OK” button. (ket: data-data pada tampilan

item yang telah diinput akan masuk secara otomatis ke tampilan awal).

10. Klik “Browse” button pada tampilan layar awal, akan muncul tampilan Browse

Direct Purchase seperti gambar di bawah ini.

 106

Browse Direct Purchase

Gambar 3.13 Tampilan Browse Direct Purchase

11. Pilih hasil input-an, lalu klik ”get” button untuk mengambil data Direct

Purchase yang telah di-input.

12. Data-data setelah di klik “get” button akan muncul di tampilan awal.
 107

2. Pemakaian Gula (Surat Permintaan Barang)

Gambar 3.14 Tampilan Surat Permintaan Barang

Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Klik “add” button yang berada di bawah tampilan layar Surat Permintaan Barang

2. Klik “…” button yang ada di sebelah input-an warehouse, untuk memilih

warehouse yang ada (ket: windows lain akan muncul dengan sendirinya setelah

mengklik button tersebut, seperti tampilan di bawah ini).

 108

Browse Warehouse

Gambar 3.15 Tampilan Browse Warehouse

3. Klik “…” button yang ada di sebelah input-an Departement, untuk memilih

departement yang ada (ket: windows lain akan muncul dengan sendirinya setelah

mengklik button tersebut, seperti tampilan di bawah ini).

 109

Browse Departement

Gambar 3.16 Tampilan Browse Departement

4. Klik “add” button di tampilan awal untuk memilih item. Tampilan Add Item

akan muncul seperti tampilan di bawah ini

 110

Add Item

Gambar 3.17 Tampilan Add Item

5. Klik “…” button di sebelah kolom item untuk memilih item yang ada. Akan

muncul tampilan Browse Item seperti gambar di bawah ini

 111

Browse Item

Gambar 3.18 Tampilan Browse Item

6. Quantity diisi secara manual

7. Setelah di isi kolom-kolom tersebut lalu user klik “OK” button

8. Klik “Browse” button pada tampilan awal, untuk melihat data-data yang telah di

input sebelumnya. Akan muncul tampilan seperti di bawah ini.

 112

Browse Surat Permintaan Barang

Gambar 3.19 Tampilan Browse Surat Permintaan Barang

9. Setelah memilih input-an lalu klik “Get” button,data yang dipilih masuk ke

tampilan awal.

Di input oleh : Warehouse dan Laboratory

 113

3. Hasil produksi

Gambar 3.20 Tampilan Hasil Produksi

Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Klik “add” button yang berada di bawah tampilan layar Hasil Produksi.

2. Klik “…” button yang ada di sebelah input-an warehouse, untuk memilih

warehouse yang ada (ket: windows lain akan muncul dengan sendirinya setelah

mengklik button tersebut).

 114

Add Hasil Produksi

Browse Warehouse

Gambar 3.21 Tampilan Browse Warehouse

3. Klik “add” button pada tampilan awal untuk memilih item. Tampilan Add Item

akan muncul seperti tampilan di bawah ini

 115

Add Item

Gambar 3.22 Tampilan Add Item

4. Klik “…” button di sebelah kolom item untuk memilih item yang ada. Akan

muncul tampilan Browse Item seperti gambar di bawah ini

 116

Browse Item

Gambar 3.23 Tampilan Browse Item

Setelah meng-input data-data di kolom browse tersebut lalu user kembali ke

tampilan awal,dan melakukan input-an di bawah ini:

5. Masukkan tanggal di kolom “date”.

6. Document Number dan data-data input akan keluar secara otomatis setelah

melakukan input-an tersebut diatas.

7. Klik “save” button untuk menyimpan data.

8. Klik “Browse” button untuk memunculkan tampilan Browse Hasil Produksi

seperti gambar di bawah ini.

 117

Browse Hasil Produksi

Gambar 3.24 Tampilan Browse Hasil Produksi

9. Pilih hasil input-an, lalu klik ”get” button untuk mengambil data hasil produksi

yang selanjutnya akan menjadi laporan hasil produksi. Data-data setelah di klik

“get” button akan muncul di tampilan awal.

10. Di bawah ini adalah laporan hasil produksi setelah data-data di input.
 118

Gambar 3.25 Tampilan Report Hasil Produksi

11. Setelah laporan produksi keluar, untuk membuat print-out laporannya klik

“print” button, hasil print-out yang keluar akan seperti gambar di bawah ini
 119

Print Hasil Produksi

Gambar 3.26 Tampilan Print Hasil Produksi

Print Hasil Produksi By Item

Gambar 3.27 Tampilan Print By Item Hasil Produksi

 120

Di input oleh : Chief Warehouse dan user yang dipilih oleh perusahan.

Dapat di akses oleh : Sales & Marketing, Finance & Accounting Site (pabrik) dan

Warehouse.

4. Sales Order

Gambar 3.28 Tampilan Sales Order

Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Klik “add” button yang berada di bawah tampilan layar Sales Order.

2. Masukkan tanggal input data pada kolom “Date”.

 121

3. Masukkan tanggal pengiriman yang akan dilakukan, pada kolom “Delivery

Date”.

4. Memilih Departement dengan mengklik button “…” disebelah kolom

Departement (ket : Windows lain akan muncul berupa pilihan beberapa

departement).seperti tampilan di bawah ini.

Browse Departement

Gambar 3.29 Tampilan Browse Departement

5. Memilih Customer dengan mengklik button “…” disebelah kolom Customer

diatas (ket : Windows lain akan muncul berupa pilihan beberapa customer. Dan

alamat customer akan muncul dengan sendirinya di kolom Address). Seperti

tampilan di bawah ini

 122

Browse Customer

Gambar 3.30 Tampilan Browse Customer

6. Masukkan jumlah biaya pada kolom “Biaya 1” atau “Biaya 2”, jika memang ada

biaya untuk ekspedisi. (ket : tidak perlu dilakukan input-an biaya kalau tidak ada

biaya ekspedisi). Akan keluar tampilan windows yang baru seperti tampilan di

bawah ini.
 123

Browse Biaya I & Biaya II

Gambar 3.31 Tampilan Browse Biaya I dan II

7. Klik “add” button yang berada di bawah tampilan keluar data, nanti akan keluar

pilihan “item”, “quantity”, dan “unit price”, yang akan muncul pada tampilan

keluar data tentang item, quantity, unit price dll.

8. Order Number akan keluar secara otomatis.

9. Klik “Save ” button untuk menyimpan data.(ket: setelah di save data akan masuk

ke database sales order)

10. Klik “Browse” button untuk memunculkan tampilan Browse Sales Order seperti

gambar di bawah ini.

 124

Browse Sales Order

Gambar 3.32 Tampilan Browse Sales Order

11. Pilih hasil input-an, lalu klik ”get” button untuk mengambil data sales order.

Data-data setelah di klik “get” button akan muncul di tampilan awal.

Di input oleh : Sales & Marketing.

 125

5. Delivery Order

Gambar 3.33 Tampilan Delivery Order

Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Klik “add” button yang berada di bawah tampilan layar Delivery Order.

2. Pilih Sales Order number, dengan cara mengklik “…” button yang ada di sebelah

kolom So No. (ket: akan muncul windows baru seperti tampilan di bawah ini)
 126

Browse SO No

Gambar 3.34 Tampilan Browse SO No

3. Data – data yang ada pada tampilan diatas akan keluar dengan sendirinya setelah

memilih Sales Order number.

4. Delivery Order number akan keluar sendiri dengan otomatis.

5. Klik “Save” button untuk menyimpan data.

6. Klik “Browse” button pada tampilan awal untuk memunculkan tampilan Browse

Delivery Order seperti gambar di bawah ini.

 127

Browse Delivery Order

Gambar 3.35 Tampilan Browse Delivery Order

Di input oleh : Sales & Marketing.

 128

6. Loading Permit

Gambar 3.36 Tampilan Loading Permit

Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Klik “add” button yang berada di bawah tampilan layar Loading Permit.

2. Pilih Delivery Note number, dengan mengklik “…” button yang ada disebelah

kolom DN No. Seperti tampilan di bawah ini

 129

Browse DN No

Gambar 3.37 Tampilan Browse DN No

(ket: setelah memilih Delivery Note number, data – data seperti customer, address,

dept code, akan muncul dengan sendirinya sesuai dengan input-an sebelumnya di

tampilan Delivery Order).

3. Ketik secara manual data – data diatas seperti no truk, parkir, dan driver.

4. Masukkan data Berat awal serta Berat akhir (merupakan berat awal kendaraan

pengiriman gula sebelum di isi dengan gula, serta berat akhir kendaraan setelah

di isi dengan gula). selisihnya merupakan berat Netto gula yang akan dikirim.

5. Loading Permit number akan keluar secara otomatis.

6. Meng-input no Sub DN dari customer.

7. Klik “Save” button untuk menyimpan data.

Di input oleh : Finance & Accounting Site (pabrik).

 130

7. Surat Jalan

Gambar 3.38 Tampilan Surat Jalan

Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Klik “add” button yang berada di bawah tampilan layar Surat Jalan.

2. Memilih Delivery Order number, dengan cara mengklik “…” button yang ada di

sebelah kolom Do No. (ket: akan muncul windows seperti di bawah ini)
 131

Browse DO No

Gambar 3.39 Tampilan DO No

3. Memilih Loading Permit number, dengan cara mengklik “…” button yang ada di

sebelah kolom LP No. (ket: akan muncul windows seperti di bawah ini)
 132

Browse LP No

Gambar 3.40 Tampilan DO No

4. SJ No. dan Ref No., So akan muncul secara otomatis.

5. Kolom truck, driver, dan parkir akan terisi secara otomatis setelah LP No di-

input.

6. Kolom Customer, address, dan dept code akan terisi secara otomatis setelah DO

No di-input.

7. Memilih Warehouse dengan cara mengklik “…” button yang ada di sebelah

kolom warehouse. (ket: akan muncul windows seperti di bawah ini)

 133

Browse Warehouse

Gambar 3.41 Tampilan Browse Warehouse

8. Notes di isi numerator Loading Permit.

9. Klik “Save” button untuk menyimpan data.

10. Klik “Browse” button untuk memunculkan tampilan Browse Surat Jalan yang

telah di input. Di bawah ini adalah tampilan untuk mencari Surat Jalan yang telah

di input.
 134

Browse Surat jalan

Gambar 3.42 Tampilan Browse Surat Jalan

11. Pilih hasil input-an, lalu klik ”get” button untuk mengambil data surat jalan.

12. Data-data setelah di klik “get” button akan muncul di tampilan awal.

Di input oleh : Finished Goods Warehouse

 135

8. Stock Card

Gambar 3.43 Tampilan Stock Card

Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Klik button yang ada di sebelah kolom item untuk browse item yang akan di

masukkan ke dalam Stock Card (ket: akan muncul tampilan browse item seperti

tampilan di bawah ini).

 136

Browse Item

Gambar 3.44 Tampilan Browse Item

2. Pilih item yang ada di dalam tampilan Browse Item diatas, setelah user memilih

item yang akan di masukkan ke dalam Stock Card lalu klik “Get” button untuk

memasukkan item yang dipilih ke dalam Stock Card

3. Kembali ke tampilan Stock Card setelah memilih item pada tampilan Browse

Item,lalu untuk mencetak hasil laporan Stock Card klik “print” button yang

berada di sudut kanan atas tampilan layar. (ket: hasil print out Stock Card bisa di

lihat pada gambar di bawah ini).

 137

Print Stock Card

Gambar 3.45 Tampilan Print Stock Card