RANCANGAN AKTUALISASI

PENINGKATAN KEEFEKTIFAN MANAJEMEN

PENGARSIPAN DOKUMEN KEUANGAN MELALUI
GOOGLE DRIVE DI BADAN PENDAPATAN,
PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET DAERAH
KABUPATEN GRESIK

Disusun Oleh:

ANGGRAENI SURYANANDA, S.A

NIP. 19970508 202203 2 009
NDH : L / 07

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III

ANGKATAN L
KABUPATEN GRESIK
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
PROVINSI JAWA TIMUR
TAHUN 2022
 LEMBAR PERSETUJUAN
RANCANGAN AKTUALISASI

Peningkatan Tingkat Manajemen Pengarsipan Dokumen Keuangan Melalui

Google Drive di Badan Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah
Kabupaten Gresik

Telah Dievaluasi Rancangan Aktualisasi

Pelatihan Dasar (Latsar) CPNS Golongan III Angkatan L

Pada hari Rabu, tanggal 29 Juni 2022

di

Kabupaten Gresik, 29 Juni 2022.

Menyetujui :

Coach, Mentor,

Dr. Ir. I Made Sukartha, CES Rosidin, S.E.

Widyaiswara Ahli Madya Analis Keuangan Pusat dan
NIP. 19590123 198903 1 004 Daerah Ahli Muda
NIP. 19680428 199602 1 001

2
 BERITA ACARA
RANCANGAN AKTUALISASI

Pada hari ini Rabu, 29 Juni 2022, telah dilaksanakan Evaluasi Rancangan Aktualisasi
Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil Golongan III Angkatan L Tahun 2022 :

Nama : Anggraeni Suryananda, S.A

NDH : 07

NIP : 19970508 202203 2 009

Jabatan : Penata Laporan Keuangan

Instansi/Unit Kerja : Badan Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset

Daerah Kabupaten Gresik

Judul Rancangan : Peningkatan Keefektifan Manajemen Pengarsipan

Dokumen Keuangan Melalui Google Drive

di Badan Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan

Aset Daerah Kabupaten Gresik

Demikian berita acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya dan ditanda tangani
oleh:

Penguji, Peserta,

Dr. Sutardji, M.Si Anggraeni Suryananda, S.A

NIP. 19970508 202203 2 009

Pembimbing, Mentor

Dr. Ir. I Made Sukartha, CES Rosidin, S.E

NIP. 19590123 198903 1 004 NIP. 19680428 199602 1 001

3
 KATA PENGANTAR
Puji syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta
karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan rancangan aktualisasi
dengan judul “Peningkatan Keefektifan Manajemen Pengarsipan Dokumen
Keuangan Melalui Google Drive di Badan Pendapatan, Pengelolaan
Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Gresik” yang menjadi salah satu syarat
mutlak untuk kelulusan Pendidikan Pelatihan Dasar (Latsar) CPNS Golongan III
angkatan 50, 51, dan 52 tahun 2022.
Dalam kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. I Made Sukartha, CES. sebagai pembimbing (coach) yang telah
banyak meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, masukan, dan
arahan kepada penulis dalam menyelesaikan rancangan aktualisasi ini.
2. Bapak Rosidin, S.E. selaku Analis Keuangan Pusat dan Daerah Ahli Muda
sekaligus mentor yang telah memberikan kritik dan saran guna
memperbaiki tulisan ini agar menjadi lebih baik.
3. Bapak Dr. Sutardji, M.Si selaku penguji yang telah banyak membagi
ilmunya melalui kritik dan saran yang membangun.
4. Para Widyaiswara, Pendamping, dan segenap Panitia yang dengan sabar
memberikan pengetahuan dan pengarahan selama kegiatan diklat
pelatihan dasar.
5. Rekan-rekan seperjuangan pelatihan dasar CPNS golongan III angkatan
50, 51 dan 52 tahun 2022.

Penulis menyadari bahwa penyusunan rancangan aktualisasi ini masih jauh dari
kata sempurna. Oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun dari pembaca
sangat diharapkan untuk penyempurnaan rancangan aktualisasi ini.
Gresik, 29 Juni 2022

Penulis

4
 DAFTAR ISI

Halaman Judul .................................................................................................... i

Lembar Persetujuan ........................................................................................... ii

Berita Acara ........................................................................................................ iii

Kata Pengantar ................................................................................................... iv

Daftar Isi .............................................................................................................. v

Daftar Tabel ........................................................................................................ vii

Daftar Gambar ................................................................................................... viii

BAB I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ............................................................................................ 1

1.2 Maksud dan Tujuan .................................................................................... 2
1.2.1 Maksud ............................................................................................... 2
1.2.2 Tujuan ................................................................................................. 3
1.3 Manfaat ........................................................................................................ 3
1.4 Sistematika Penulisan .................................................................................. 3

BAB II. PENDAHULUAN

2.1 Gambaran Umum Organisasi ......................................................................... 5

2.2 Visi, Misi Organisasi ....................................................................................... 6

2.3 Struktur Organisasi ........................................................................................ 6

2.4 Tugas Pokok dan Fungsi ............................................................................... 8

2.5 Sumber Daya Organisasi ............................................................................... 8

BAB III. DESKRIPSI RANCANGAN AKTUALISASI

3.1 Identifikasi Isu, Validasi Isu, Penetapan Isu ................................................... 10

3.1.1 Identifikasi Isu ..................................................................................... 10

3.1.2 Validasi Isu ......................................................................................... 10

3.1.3 Penetapan Isu .................................................................................... 14

3.2 Dampak Isu dan Gagasan Pemecahan Isu ................................................... 15

5
 3.2.1 Dampak dan Penyebab Isu ............................................................... 15

3.2.2 Gagasan Pemecahan Isu .................................................................. 15

3.3 Deskripsi Judul .............................................................................................. 15

3.4 Batasan Masalah .......................................................................................... 16

3.5 Indikator Capaian .......................................................................................... 16

3.5.1 Indikator Capaian .............................................................................. 16

3.5.2 Indikator Penilaian ............................................................................. 16

3.6 Matrik Rancangan Aktualisasi ....................................................................... 17

3.7 Bagan Alur Tahapan ..................................................................................... 24

3.8 Time Line Tahapan Rancangan Aktualisasi ................................................. 25

3.9 Stakeholder ................................................................................................... 26

3.10 Kendala yang dihadapi dan solusi .............................................................. 26

Daftar Pustaka ............................................................................................. 28

6
 DAFTAR TABEL

Tabel 3.1. Penilaian Isu Menggunakan Metode APKL ........................................ 11

Tabel 3.2. Penilaian Isu Menggunakan Metode USG ......................................... 13
Tabel 3.3. Penetapan Isu .................................................................................... 14
Tabel 3.4. Matriks Rancangan Kegiatan Aktualisasi ........................................... 17
Tabel 3.5. Jadwal Rencana Kegiatan ................................................................. 25

7
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Kantor Badan Pendapatan, Pengelolaan Keuangan

dan Aset Daerah (BPPKAD) Kab Gresik ......................................... 5
Gambar 2.2. Struktur Organisasi Badan Pendapatan, Pengelolaan
Keuangan dan Aset Daerah (BPPKAD) Kab. Gresik ....................... 7

8
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Menurut UU No. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara
menjelaskan bahwa aparatur sipil negara yang selanjutnya disingkat ASN
adalah profesi bagi pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan
perjanjian kerja yang berkerja pada instansi pemerintah. Tugas dan fungsi
ASN adalah melaksanakan kebijakan publik yang dibuat oleh pejabat
pembina kepegawaian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan, memberikan pelayan publik yang profesional dan berkualitas,
serta mempererat persatuan dan kesatuan dalam bingkai Negara Republik
Indonesia (NKRI). Agar dapat mewujudkan tugas dan fungsi ASN dengan
baik, apartatur sipil negara harus mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN
yakni Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal,
Adaptif, dan Kolaboratif.
Sesuai dengan tuntutan nasional dan tantangan global, untuk
mewujudkan kepemerintahan yang baik, diperlukan sumber daya manusia
aparatur yang memiliki kompetensi jabatan dalam penyelenggaraan negara
dan pembangunan. Oleh karena itu diperlukan pelaksanaan Pelatihan Dasar
(Latsar). Berdasarkan peraturan LAN No. 1 Tahun 2021, Latsar adalah
pendidikan dan pelatihan dalam masa prajabatan yang dilakukan secara
terintegrasi untuk membangun integritas moral, kejujuran, semangat dan
motivasi nasionalisme, kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan
bertanggung jawab, dan memperkuat profesionalisme, serta kompetensi
bidang. Latsar CPNS golongan III angkatan L yang diselenggarakan oleh
pemerintah Kabupaten Gresik bekerjasama dengan Badan Pengembangan
Sumberdaya Manusia Provinsi Jawa Timur dilaksanakan dengan model
Blended Learning dengan tahapan kegiatan distance learning secara daring,
habituasi, dan pembelajaran klasikal. Pelatihan ini bertujuan untuk
meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan, dan sikap untuk dapat
melaksanakan tugas jabatan secara profesional, dengan dilandasi

9
 kepribadian dan etika PNS sesuai kebutuan instansi. Selain itu juga
menanamkan nilai-nilai dasar profesi ASN agar peserta dapat
mengaktualisasikan nilai tersebut sehingga terbentuk ASN yang profesional
di bidangnya.
Dalam Peraturan Pemerintah No. 17 tahun 2020 juga turut
membahas tentang Manajemen Aparatur Sipil Negara. Manajemen Aparatur
Sipil Negara adalah pengelolaan ASN untuk menghasilkan pegawai ASN
yang profesional, memiliki nilai dasar, etika profesi, bebas dari intervensi
politik, bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme. Manajemen ASN
lebih menekankan kepada pengaturan profesi pegawai sehingga diharapkan
agar selalu tersedia sumber daya Apratur Sipil Negara yang unggul selaras
dengan perkembangan jaman. Dimana perkembangan jaman saat ini
sangatlah dinamis, sehingga ASN dituntut untuk dapat mengikuti
perkembangan tersebut dengan tetap berpegang teguh kepada nilai-nilai
dasar ASN. Berdasarkan arahan presiden terkait pembangunan Sumber
Daya Manusia dan persiapan kebutuhan Sumber Daya Manusia talenta
digital, literasi digital berperan penting untuk meningkatkan kemampuan
kognitif agar keterampilan yang ada tidak hanya sebatas mengoperasikan
gawai. Kerangka kerja literasi digital terdiri atas digital skill, digital safety,
digital culture, dan digital ethics, Kerangka kerja ini yang digunakan sebagai
metode pengukuran tingkat kompetensi kognitif dan afektif ASN dalam
menguasai teknologi digital yang nantinya sebagai penunjang kegiatan
sehari-hari.
Berdasarkan hal di atas, penulis memutuskan untuk mengambil judul
rancangan aktualisasi Peningkatan Tingkat Manajemen Pengarsipan
Dokumen Keuangan Melalui Google Drive di Badan Pendapatan,
Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Gresik.

1.2 MAKSUD DAN TUJUAN

Setiap penelitian yang dilakukan tentunya memiliki maksud dan
tujuan yang jelas. Adapun maksud dan tujuan dari penelitian ini yaitu :
1.2.1 MAKSUD

10
 Maksud dari penelitian ini adalah untuk meningkatkan tingkat
keefektifan manajemen pengarsipan dokumen Surat Permintaan
Pembayaran, Surat Perintah Membayar, Surat Permintaan Pencairan
Dana, dan Surat Pertanggungjawaban.
1.2.2 TUJUAN
Tujuan dalam rancangan aktualisasi nilai-nilai dasar ASN ini
adalah sebagai berikut :
1. Mampu menggabungkan manajemen pengarsipan dokumen secara
fisik dan digital dengan memanfaatkan teknologi yang ada.
2. Mampu membuat manajemen pengarsipan dokumen menjadi lebih
terpusat, mudah diakses oleh pihak-pihak yang berkepentingan
sehingga pencarian dokumen menjadi lebih mudah dan cepat
3. Memiliki dokumen cadangan (Backup) untuk meminimalisir
kehilangan, kerusakan, dan hal-hal yang tidak diinginkan lainnya.

1.3 MANFAAT
Manfaat yang diperoleh dari peningkatan tingkat keefektifan
manajemen pengarsipan ini yakni dapat membantu memudahkan
pengelolaan dan penyimpanan dokumen agar mudah diakses oleh pihak
yang berkepentingan.

1.4 SISTEMATIKA PENULISAN

Sistematika penulisan Rancangan Aktualisasi ini adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Berisi latar belakang masalah yang ada, maksud dan tujuan dari
peningkatan tingkat keefektifan manajemen pengarsipan dokumen, dan
manfaat yang diperoleh dari pelaksanaan aktualisasi serta sistematika
penulisan.
BAB II DESKRIPSI ORGANISASI
Berisi tentang gambaran umum organisasi, visi dan misi organisasi,
profil organisasi, struktur organisasi, sumber daya organisasi, serta tugas
pokok dan fungsi organisasi

11
BAB III RANCANGAN AKTUALISASI

Berisi tentang proses penetapan isu, dampak dan penyebab isu

serta solusinya dari isu yang dipilih, matrik rancangan aktualisasi, tahapan
kegiatan, timeline tahapan kegiatan, perkiraan kendala dan cara mengatasi.

BAB IV CAPAIAN AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR PNS

Berisi tentang pelaksanaan aktualisasi dan menyusun laporan

kegiatan aktualisasi selama masa habituasi oleh peserta di dinas masing-
masing.

BAB V PENUTUP

Berisi kesimpulan dari sistem informasi yang dibuat dan saran bagi
pengembang sistem pengarsipan yang dibuat kedepannya.

12
 BAB II

DESKRIPSI ORGANISASI

2.1. GAMBARAN UMUM ORGANISASI

Gambar 2.1. Kantor Badan Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan

Aset Daerah (BPPKAD) Kab Gresik
Badan Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah
Kabupaten Gresik adalah Organisasi Perangkat Daerah di bawah
Pemerintahan Kabupaten Gresik yang terletak di Jl. Wahidin Sudiro Husodo
No. 245 Gresik. Dalam kedudukannya sebagai perangkat daerah, BPPKAD
merupakan unsur penunjang pelaksana urusan pemerintahan daerah di
bidang Keuangan. Berikut akan dijelaskan secara lengkap profil Badan
Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Gresik.
Nama : Badan Pendapatan, Pengelolaan Keuangan
Organisasi dan Aset Daerah
Alamat : Jl. Dr. Wahidin Sudirohusodo No. 245
Kecamatan Kebomas, Kabupaten Gresik
Kepala Badan : Dra. NURI MARDIANA, M.M.
Jumlah Bidang : 6 Bidang
Bidang : 1. Bidang PBB dan BPHTB
2. Bidang Pajak Daerah Lainnya
3. Bidang Penagihan dan Pelayanan

13
 4. Bidang Anggaran
5. Bidang Perbendaharaan
6. Bidang Pengelolaan Aset
Telp. / Fax : (031) 3930729 / (031) 3937028
Website : http://bppkad.gresikkab.go.id
E-mail : bppkad@gresikkab.go.id

2.2. VISI DAN MISI ORGANISASI

1. Visi
Mewujudkan Gresik Baru Mandiri, Sejahtera, Berdayasaing dan
berkemajuan berlandaskan Akhlakul karimah.
2. Misi
a. Menyediakan kebutuhan sarana dan prasarana pelayanan dengan baik.
b. Menyediakan informasi perencanaan dan pelaporan keuangan SKPD.
c. Menyediakan informasi perencanaan dan pelaporan keuangan daerah
yang akuntabel dan tepat waktu.
d. Melaksanakan pengelolaan aset daerah dengan transparan, akuntabel
dan tertib.
e. Meningkatkan pendapatan asli daerah.

2.3. Struktur Organisasi

Menurut Peraturan Bupati Gresik Nomor 68 Tahun 2016, Struktur
organisasi Badan Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah
Kabupaten Gresik disajikan dalam bagan sebagai berikut:

14
Gambar 2.2. Struktur Organisasi Badan Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPPKAD) Kab Gresik

15
2.4. TUGAS POKOK DAN FUNGSI ANALIS KEUANGAN PUSAT DAN
DAERAH AHLI MUDA
Peraturan Bupati Gresik Nomor 68 Tahun 2016 tentang kedudukan
Susunan Organisasi. Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja BADAN
PENDAPATAN,PENGELOLALAAN KEUANGAN DAN ASET DAERAH
(BPPKAD) KABUPATEN GRESIK Analis Keuangan Pusat dan Daerah Ahli
Muda khususnya jabatan Penata Laporan Keuangan, telah terdapat uraian
tugas jabatan , sebagai berikut :
1. menyusun rencana usulan kebutuhan anggaran keuangan
2. mempersiapkan dan menyusun kelengkapan administrasi keuangan
3. mengelola pembukuan dan perbendaharaan
4. melaksanakan verifikasi kelengkapan bukti administrasi keuangan
5. menyusun rekapitulasi penyerapan keuangan sebagai bahan evaluasi
kinerja keuangan
6. melaksanakan pengelolaan tertib administrasi keuangan di lingkungan
BPPKAD
7. melaksanakan penyelesaian biaya perjalanan dinas dan pembayaran hak
lainnya; dan
8. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai
dengan bidang tugasnya

2.5. SUMBER DAYA ORGANISASI

Dalam menghadapi era globalisasi saat ini, suatu organisasi instansi
pemerintah baik pusat maupun daerah dituntut untuk memberikan
kemampuan yang terbaik bagi suatu organisasi dalam melaksanakan fungsi
organsasi demi terwujudnya tujuan organisasi. Demi terwujudnya tujuan
organsisi tersebut, diperlukan sumber daya organisasi yang andal, baik
sumber daya manusia, sarana prasarana, dan sumber daya lainnya. Dalam
hal sarana prasarana yang ada di kantor BPPKAD sudah cukup mengikuti
perkembangan jaman. Sedangkan untuk sumber daya manusia pada kantor
BPPKAD cukup mumpuni dalam mengikuti perkembangan jaman ini, namun
masih perlu untuk dilakukan pengembangan skill terkait digitalisasi. Jumlah

16
pegawai di kantor BPPKAD total pegawai 150 orang pegawai, dengan rincian
sebagai berikut :

1. Pegawai Negeri Sipil sebanyak 117 orang

2. Tenaga Harian Lepas sebanyak 33 orang

17
 BAB III
DESKRIPSI RANCANGAN AKTUALISASI

3.1 IDENTIFIKASI ISU, VALIDASI ISU, PENETAPAN ISU

3.1.1 IDENTIFIKASI ISU
Instansi :
Badan Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah
(BPPKAD) Kabupaten Gresik
Jabatan :
Penata Laporan Keuangan
Berdasarkan pengalaman penulis selama melaksanakan tugas
di Subbag Umum dan Kepegawaian pada Badan Pendapatan,
Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Gresik terdapat
beberapa isu yang yang harus diselesaikan. Adapun isu-isu tersebut
adalah sebagai berikut:
1. Rendahnya manajemen pengarsipan dokumen Surat Permintaan
Pembayaran, Surat Perintah Membayar, Surat Perintah Pencairan
Dana, dan Surat Pertanggungjawaban
2. Masih minimnya informasi mengenai pajak daerah melalui media
sosial instansi
3. Rendahnya tingkat kesadaran pegawai dalam pelaporan pajak
sesuai masanya.
4. Belum efektifnya pelaksanaan rekonsiliasi pendapatan antar bidang
5. Absensi apel pagi yang masih menggunakan cara manual

3.1.2 VALIDASI ISU

Dari beberapa isu diatas, langkah selanjutnya adalah
menentukan isu yang menjadi prioritas untuk dicarikan solusi
pemecahan masalahnya. Penentuannya dapat dilakukan dengan
menggunakan metode AKPL yakni A (Aktual), K (Kekhalayakan), P
(Problematik), dan L (Kelayakan). Penilaian isu menggunakan metode
AKPL dapat disajikan seperti tabel dibawah ini.

18
 Tabel 3.1 Penilaian Isu menggunakan Metode APKL

No Isu A P K L Total

Rendahnya manajemen 5 5 4 5 19
pengarsipan dokumen Surat
Permintaan Pembayaran, Surat
1.
Perintah Membayar, Surat Perintah
Pencairan Dana, dan Surat
Pertanggungjawaban
Masih minimnya informasi 5 5 4 4 18
2. mengenai pajak daerah melalui
media sosial instansi
Rendahnya tingkat kesadaran 5 4 4 3 16
3. pegawai dalam pelaporan pajak
sesuai masanya.

Belum efektifnya pelaksanaan 5 4 3 3 15

4. rekonsiliasi pendapatan antar
bidang

Absensi apel pagi masih 5 3 3 2 13

5. menggunakan cara manual

Dengan kriteria penetapan sebagai berikut :

1. Aktual (A), yaitu isu tersebut masih dibicarakan atau belum
terselesaikan hingga masa sekarang;
1 : Pernah benar-benar terjadi
2 : Benar-benar sering terjadi
3 : Benar-benar terjadi dan bukan menjadi pembicaraan
4 : Benar-benar terjadi terkadang menjadi bahan pembicaraan
5 : Benar-benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan
2. Problematik (P), yaitu isu yang menyimpang dari harapan standar,
ketentuan yang menimbulkan kegelisahan yang perlu segera dicari
penyebab dan pemecahannya;
1 : Masalah sederhana
2 : Masalah kurang kompleks

19
 3 : Masalah cukup kompleks dan tidak perlu dicarikan solusi
4 : Masalah kompleks
5 : Masalah sangat kompleks sehingga perlu dicarikan segera
solusinya
3. Kekhalayakan (K), yaitu isu yang diangkat secara langsung
menyangkut hajat hidup orang banyak dan bukan hanya untuk
kepentingan seseorang atau sekelompok kecil orang;
1 : Tidak menyangkut hajat hidup orang banyak
2 : Sedikit menyangkut hajat hidup orang banyak
3 : Cukup menyangkut hajat hidup orang banyak
4 : Menyangkut hajat hidup orang banyak
5 : Sangat menyangkut hajat hidup orang banyak
4. Layak (L), yaitu isu yang masuk akal (logis), pantas, realistis dan
dapat dibahas sesuai dengan tugas, hak, wewenang dan tanggung
jawab hingga akhirnya diangkat menjadi isu yang prioritas.
1 : Masuk akal
2 : Realistis
3 : Cukup masuk akal dan realistis
4 : Masuk akal dan realistis
5 : Masuk akal, realistis, dan relevan untuk dimunculkan inisiatif
pemecahan masalahnya
Berdasarkan hasil seleksi menggunakan metode AKPL, dapat
dikerucutkan lagi menjadi tiga masalah isu yang dapat dipilih kembali
untuk menjadi isu prioritas. Penetapan isu prioritas dari ketiga isu
terpilih dapat menggunakan metode USG yakni U (Urgency), S
(Seriousness), G (Growth) atau yang biasa disebut identifikasi USG,
yang dapat dijelaskan sebagai berikut:.
1. Urgency: Berarti seberapa mendesaknya masalah tersebut untuk
diselesaikan berkaitan dengan dimensi waktu;
1 : Tidak penting
2 : Kurang penting
3 : Cukup penting
4 : Penting

20
 5 : Sangat penting
2. Seriousness: Mengacu pada penyelesaian masalah dikaitkan
dengan akibat, bisa menimbulkan masalah baru; dan
1 : akibat yang ditimbulkan tidak serius
2 : akibat yang ditimbulkan kuran serius
3 : akibat yang ditimbulkan cukup serius
4 : akibat yang ditimbulkan serius
5 : akibat yang ditimbulkan sangat serius
3. Growth: Berkaitan dengan kemungkinan berkembang memburuk
kalau tidak diselesaikan
1 : tidak berkembang
2 : kurang berkembang
3 : cukup berkembang
4 : berkembang
5 : sangat berkembang
Penilaian isu menggunakan metode USG dapat disajikan seperti tabel
dibawah ini.
Tabel 3.2 Penilaian Isu Menggunakan Model USG
No Isu U S G Total
1 Rendahnya manajemen 5 5 5 15
pengarsipan dokumen Surat
Permintaan Pembayaran, Surat
Perintah Membayar, Surat Perintah
Pencairan Dana, dan Surat
Pertanggungjawaban
2 Masih minimnya informasi 4 5 4 13
mengenai pajak daerah melalui
media sosial instansi
3 Rendahnya tingkat kesadaran 4 4 4 11
pegawai dalam pelaporan pajak
sesuai masanya.

21
3.1.3 PENETAPAN ISU
Setelah dilakukan analisa menggunakan metode APKL dan
dikerucutkan menggunakan metode USG maka ddiperoleh satu isu
teratas yang akan digunakan sebagai penetapan isu utama, seperti
tabel berikut :
Tabel 3.3 Penetapan Isu
No Isu Analisis Prioritas
APKL USG
1 Rendahnya manajemen 19 15 1
pengarsipan dokumen Surat
Permintaan Pembayaran,
Surat Perintah Membayar,
Surat Perintah Pencairan
Dana, dan Surat
Pertanggungjawaban
2 Masih minimnya informasi 18 13 2
mengenai pajak daerah
melalui media sosial instansi
3 Rendahnya tingkat kesadaran 16 11 3
pegawai dalam pelaporan
pajak sesuai masanya.

Berdasarkan tabel 3.3 Penetapan isu, maka kesimpulan yang

didapatkan adalah mengarah pada isu utama : “Rendahnya manajemen
pengarsipan dokumen Surat Permintaan Pembayaran, Surat Perintah
Membayar, Surat Perintah Pencairan Dana, dan Surat
Pertanggungjawaban”.

22
3.2 DAMPAK ISU DAN GAGASAN PEMECAHAN ISU
3.2.1 DAMPAK DAN PENYEBAB ISU
Dampak apabila tidak ada pemecahan isu atas permasalahan
tersebut, maka permasalahan tersebut akan memiliki dampak sebagai
berikut :
1. Penumpukan dokumen Surat Permintaan Pembayaran, Surat
Perintah Membayar, Surat Perintah Pencairan Dana, dan Surat
Pertanggungjawaban.
2. Proses pencarian dokumen secara manual membutuhkan waktu
yang lebih lama.
3. Tidak adanya dokumen cadangan (back-up) jika terjadi adanya
kehilangan, kerusakan, dan hal-hal yang tidak diinginkan lainnya.
Penyebab isu adalah karena belum adanya aplikasi penyimpanan
dokumen SPP, SPM, SP2D, dan SPJ yang berbasis online.

3.2.2 GAGASAN PEMECAHAN ISU

Merujuk pada permasalahan di atas, maka penulis
mengusulkan terkait gagasan pemecahan isu dengan membuat sistem
penyimpanan berbasis onine menggunakan google drive.

3.3 DISKRIPSI JUDUL

Tingkat surat menyurat di Kantor Badan Pendapatan, Pengelolaan
Keuangan dan Aset Daerah (BPPKAD) Kabupaten Gresik cukup tinggi,
menjadikan sistem penyimpanan berbasis online google drive sangat
diperlukan dalam kegiatan operasional sehari-hari. Dokumen keuangan yang
dimaksud adalah Surat Permintaan Pembayaran (SPP), Surat Perintah
Membayar (SPM), Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) dan Surat
Pertanggungjawaban (SPJ). Oleh karena itu berdasarkan pada proses
identifikasi isu, validasi isu, penetapan isu hingga tahap pemecahan isu,
maka penulis mengusulkan judul rancangan aktualisasi sebagai berikut :
“Peningkatan Keefektifan Manajemen Pengarsipan Dokumen Keuangan
Melalui Google Drive di Badan Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan
Aset Daerah Kabupaten Gresik.

23
3.4 BATASAN MASALAH
Hal-hal yang menjadi batasan dalam penilitian ini, adalah sebagai
berikut:
1. Pemanfaatan sistem penyimpanan dokumen berbasis online
menggunakan google drive di Kantor Badan Pendapatan, Pengelolaan
Keuangan dan Aset Daerah.
2. Sistem penyimpanan dokumen berbasis online digunakan Bidang
Keuangan.

3.5 INDIKATOR CAPAIAN

3.5.1 Indikator Capaian
Meningkatnya keefektifan manajemen pengarsipan dokumen
keuangan. Kriteria efektif adalah cepat, mudah, dan aman dalam
proses pencarian dokumen ketika dibutuhkan.
3.5.2 Indikator Penilaian
Penilaian indikator menggunakan kuisioner sebelum dan setelah
kegiatan, serta melakukan observasi.

24
3.6 Matriks Rencana Kegiatan Aktualisasi
Tabel 3.4 Matriks Rancangan Kegiatan Aktualisasi

Penguatan
Tahap Output/ Kontribusi Terhadap
No Rincian Kegiatan Nilai-Nilai Dasar Nilai-Nilai
Kegiatan Hasil Kegiatan Visi Misi Organisasi
Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
1 Membuat 1. Menyiapkan dan Rancangan 1. Harmonis : Dalam membuat isu, Mewujudkan
Rancanga mengumpulkan berhasil dibuat konsultasi dengan gagasan dan nilai kolaboratif
n referensi terkait sebagai dasar coach sebagai rancangan aktualisasi melalui
Aktualisasi rancangan pembuatan bentuk menghormati sesuai dengan visi konsultasi
aktualisasi sistem dan membangun organisasi yakni dengan mentor
2. Membuat draft lingkungan kerja “Mewujudkan Gresik untuk bertukar
gagasan ide yang kondusif Baru Mandiri, pendapat terkait
tatacara 2. Kolaboratif : Sejahtera, gagasan yang
sistematika melakukan Berdayasaing dan dibuat.
berdasarkan sinergitas dengan berkemajuan
pengampu/coach memadukan ide berlandaskan
yang yang dimiliki dan Akhlakul Karimah”.
mengandung menerima masukan-
unsur bela negara masukan dari coach
dan nilai dasar 3. Akuntabel :
ASN tanggung jawab,
3. Melakukan yaitu bersedia dan
konsultasi dengan siap untuk
pengampu/coach menjalankan dan
untuk memilih isu menyelesaikan

25
 Penguatan
Tahap Output/ Kontribusi Terhadap
No Rincian Kegiatan Nilai-Nilai Dasar Nilai-Nilai
Kegiatan Hasil Kegiatan Visi Misi Organisasi
Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
utama dengan aktualisasi yang
teknik APKL dan sudah menjadi
USG tugas

2 Mengorga 1. Menghubungi Mendapatkan 1. Harmonis : Dalam membuat isu, Mewujudkan

nisir mentor untuk ijin dan Menjaga, gagasan dan nilai kolaboratif
tahapan melakukan persetujuan menghormati, rancangan aktualisasi melalui
aktualisasi konsultasi untuk sopan, dan beretika sesuai dengan visi konsultasi
2. Melakukan melaksanakan ketika melakukan organisasi yakni dengan mentor
konsultasi dengan rancangan diskusi dengan “Mewujudkan Gresik untuk bertukar
mentor terkait isu aktualisasi mentor Baru Mandiri, pendapat terkait
utama kegiatan di 2. Kolaboratif : Sejahtera, gagasan yang
3. Meminta kantor melakukan Berdayasaing dan dibuat.
persetujuan, sinergitas dengan berkemajuan
saran, dan memadukan ide berlandaskan
masukan terkait yang dimiliki dan Akhlakul Karimah”.
isu utama menerima masukan-
4. Melakukan dan masukan dari
melaksanakan mentor
revisi berupa 3. Akuntabel :
saran dan tanggung jawab,
perbaikan dari yaitu bersedia dan
mentor siap untuk
menjalankan dan
26
 Penguatan
Tahap Output/ Kontribusi Terhadap
No Rincian Kegiatan Nilai-Nilai Dasar Nilai-Nilai
Kegiatan Hasil Kegiatan Visi Misi Organisasi
Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
menyelesaikan
aktualisasi yang
sudah menjadi
tanggung jawab

3 Mempersi 1. Menyiapkan email Sarana dan 1. Kolaboratif : Mempersiapkan Meningkatkan

apkan dan password prasarana melakukan sarana & prasarana nilai organisasi
sarana & yang akan sudah siap sinergitas dengan pendukung kegiatan yaitu inovatif
prasarana digunakan untuk digunakan. memadukan ide merupakan upaya dan
pendukun google drive yang dimiliki dan mewujudkan misi profesionalisme
g kegiatan 2. Melakukan menerima masukan- organisasi yaitu: .
konsultasi dengan masukan dari ahli IT
ahli IT 2. Kompeten : “Menyediakan
3. Menyiapkan Menyiapkan sarana kebutuhan sarana
pertanyaan
dan prasarana dan prasarana
merupakan upaya pelayanan dengan
kuisioner melalui
melaksanakan tugas baik”.
google form untuk
dengan kualitas
mengevaluasi
terbaik
tingkat keefektifan
3. Adaptif : Media yang
kegiatan yang digunakan
akan dilakukan merupakan inovasi
yang menyesuaikan
perkembangan

27
 Penguatan
Tahap Output/ Kontribusi Terhadap
No Rincian Kegiatan Nilai-Nilai Dasar Nilai-Nilai
Kegiatan Hasil Kegiatan Visi Misi Organisasi
Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
zaman

4 Melakukan 1. Menemui dan 1. Berkas fisik 1. Harmonis : Melakukan kordinasi Nilai organisasi
Kordinasi konsultasi dengan telah Melakukan dan kolaborasi kolaboratif
dan rekan kerja disiapkan konsultasi dengan dengan pihak-pihak dapat diperkuat.
Kolaborasi 2. Mendengarkan 2. Mendaptkan rekan kerja dengan terkait, merupakan
dengan dan menerima masukkan tetap menjaga perwujudan dari visi
Pihak- arahan dari rekan dari rekan kesopanan, organisasi yaitu :
Pihak kerja kerja menghormati dan
terkait 3. Melakukan memelihara etika “Mewujudkan Gresik
koordinasi dengan 2. Kolaboratif : Baru Mandiri,
staff kearsipan melakukan Sejahtera,
untuk menyiapkan sinergitas dengan Berdayasaing dan
berkas fisik memadukan ide berkemajuan
yang dimiliki dan berlandaskan
menerima masukan- Akhlakul Karimah”.
masukan dari rekan
kerja
3. Kompeten : Efektif
dan efisien dalam
menyiapkan berkas-
berkas fisik yang
dibutuhkan

28
 Penguatan
Tahap Output/ Kontribusi Terhadap
No Rincian Kegiatan Nilai-Nilai Dasar Nilai-Nilai
Kegiatan Hasil Kegiatan Visi Misi Organisasi
Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
5 Pelaksana 1. Membagikan 1. Terlaksa 1. Kompeten : Memiliki Pelaksanakan Profesionalisme
an kuisioner dalam nanya pengetahuan terkait aktualisasi sesuai , Kejujuran,
Aktualisasi bentuk google pembuatan teknologi terupdate dengan visi Pelayanan
form sebelum sistem untuk mengakses organsisasi yaitu : Prima dan
kegiatan penyimpanan google drive, google inovatif dapat
2. Memilah dan secara online spreadseet, dan “Mewujudkan Gresik diperkuat
melakukan scan 2. Terkump google form Baru Mandiri,
berkas fisik sesuai ulnya hasil 2. Akuntabel : Sejahtera,
tanggal dan kuisioner Bertanggung jawab Berdayasaing dan
nomor dokumen dalam bentuk atas kelancaran berkemajuan
3. Membuka menu google form proses berlandaskan
google drive, penyimpanan Akhlakul Karimah”.
melakukan berbasis online
manajemen folder 3. Loyal :
sesuai jenis Menyelesaikan
berkas dan tugas dengan
melakukan upload menginternalisasika
berkas digital n nilai-nilai
berdasarkan jenis Pancasila
berkas tersebut. 4. Berorientasi
4. Membuat tabel Pelayanan :
berisi daftar Membagikan tautan
berkas yang telah google drive dan

29
 Penguatan
Tahap Output/ Kontribusi Terhadap
No Rincian Kegiatan Nilai-Nilai Dasar Nilai-Nilai
Kegiatan Hasil Kegiatan Visi Misi Organisasi
Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
discan melalui google spreadsheet
format dengan sepenuh
spreadsheet pada hati
google drive
5. Membagikan
tautan google
drive kepada
rekan kerja
6. Membagikan
kuisioner evaluasi
dalam bentuk
google form

6 Monitoring 1. Mengumpulkan Sistem 1. Harmonis : Tahap monitoring dan Profesionalisme

dan kuisioner yang penyimpanan Menjaga, evaluasi merupakan , kolaboratif dan
Evaluasi telah dibagikan online dapat menghormati, upaya untuk kejujuran dapat
2. Menganalisis hasil diakses melalui sopan, dan meningkatkan diperkuat.
kuisioner internet dan beretika ketika transparansi dan
3. Melakukan berjalan dengan melakukan diskusi akuntanbilitas.
konsultasi dengan baik. hasil evaluasi
coach dan mentor kegiatan dengan
terkait hasil coach dan mentor
evaluasi kegiatan 2. Akuntabel : Jujur,
adil, dan
30
 Penguatan
Tahap Output/ Kontribusi Terhadap
No Rincian Kegiatan Nilai-Nilai Dasar Nilai-Nilai
Kegiatan Hasil Kegiatan Visi Misi Organisasi
Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
transparan dalam
merekap hasil
kuisioner
3. Kompeten : Cermat
dalam menyajikan
hasil evaluasi

7 Menyusun 1. Mengumpulkan Terealisasinya 1. Kompeten : Cermat Menyusun laporan Meningkatkan

laporan data dan bukti laporan dalam menyusun dengan tanggung nilai organisasi
kegiatan pendukung kegiatan laporan, serta jawab sesuai dengan yaitu disiplin,
aktualisasi laporan aktualisasi disiplin dalam visi organisasi yaitu: kejujuran,
2. Menyusun laporan menyelasaikan “Mewujudkan Gresik tanggungjawab
aktualisasi laporan dengan Baru Mandiri, dan
3. Mencetak dan tepat waktu Sejahtera, profesionalisme
mengumpulkan 2. Akuntabel : Berdayasaing dan .
laporan Tanggung jawab berkemajuan
aktualisasi kepada dalam berlandaskan
coach melaksanakan tugas Akhlakul Karimah”.
membuat laporan
Serta misi organisasi,
yaitu :

“Menyediakan
informasi

31
 Penguatan
Tahap Output/ Kontribusi Terhadap
No Rincian Kegiatan Nilai-Nilai Dasar Nilai-Nilai
Kegiatan Hasil Kegiatan Visi Misi Organisasi
Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
perencanaan dan
pelaporan keuangan
daerah yang
akuntabel dan tepat
waktu”.

32
3.8

33
3.7 BAGAN ALUR TAHAPAN

Membuat Rancangan
Aktualisasi

Mengorganisir tahapan
aktualisasi

Mempersiapkan sarana
& prasarana
pendukung kegiatan

Melakukan Kordinasi
dan Kolaborasi dengan
Pihak-Pihak terkait

Pelaksanaan
Aktualisasi

Mengorganisir tahapan
aktualisasi

Menyusun laporan
kegiatan aktualisasi

34
3.8 TIME LINE TAHAPAN RANCANGAN AKTUALISASI
Tabel 3.5. Jadwal Rencana Kegiatan

Habituasi
No TAHAPAN KEGIATAN JUNI JULI Agustus
4 1 2 3 4 1
1 Membuat rancangan aktualisasi

2 Mengorganisir tahapan aktualisasi

3 Mempersiapkan sarana & prasarana pendukung kegiatan

4 Melakukan Kordinasi dan Kolaborasi dengan Pihak-Pihak terkait

5 Pelaksanaan Aktualisasi

6 Monitoring dan Evaluasi

7 Menyusun laporan kegiatan aktualisasi

35
3.9 STAKEHOLDER

No Tahapan Stakeholder

1. Membuat Rancangan Aktualisasi Peserta, Coach

2. Mengorganisir tahapan aktualisasi Peserta, Mentor

3. Mempersiapkan sarana & prasarana Peserta, Ahli IT

pendukung kegiatan

4. Melakukan Kordinasi dan Kolaborasi Peserta, Rekan Kerja

dengan Pihak-Pihak terkait

5. Pelaksanaan Aktualisasi Peserta, Rekan kerja

6. Monitoring dan Evaluasi Peserta, Coach,

Mentor

7. Menyusun laporan kegiatan aktualisasi Peserta, Coach

3.10 KENDALA YANG DIHADAPI DAN SOLUSI

No Tahapan Kendala Solusi

1. Membuat Kesulitan dalam Melakukan konsultasi

Rancangan menentukan isu dengan coach
Aktualisasi utama

2. Mengorganisir Kesulitan dalam Melakukan konsultasi

tahapan mengatur jadwal dengan media online,
aktualisasi konsultasi tatap muka seperti Whatssapp dan
karena agenda yang Zoom
padat

3. Mempersiapkan Jaringan internet Menyiapkan jaringan

sarana & yang ada tidak stabil internet cadangan
prasarana
pendukung
kegiatan

4. Melakukan 1. Kesulitan mencari 1. Melakukan

Kordinasi dan waktu luang untuk konsultasi saat
Kolaborasi berdiskusi istirahat jam kerja atau
dengan Pihak- pulang kerja, serta
Pihak terkait 2. Terhambatnya meminta ijin untuk
dalam pemberian menghubungi via
36
 berkas fisik Whatssapp
dikarenakan
penyimpanan berkas 2. Membantu
fisik terlalu banyak mencarikan data-data
yang dibutuhkan

5. Pelaksanaan 1. Jaringan internet 1. Menyiapkan

Aktualisasi yang ada tidak stabil jaringan internet
cadangan
2. Adanya kesulitan
rekan kerja dalam 2. Memberikan
mengakses google petunjuk singkat terkait
drive, google penggunaan google
spreadsheet, dan drive, google
google form spreadsheet dan
google form

6. Monitoring dan Kehilangan data Melakukan back up

Evaluasi kuisioner yang data kuisioner ssegera
didapat saat kegiatan mungkin setelah
kegiatan

7. Menyusun Terdapat kesulitan Melakukan konsultasi

laporan kegiatan dalam menyusun dan bimbingan dengan
aktualisasi sistematika laporan Coach terkait
aktualisasi penyusunan laporan
aktualisasi yang
sistematis

37
 DAFTAR PUSTAKA

Undang-undang No. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara

Peraturan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia No. 1 Tahun 2021

tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil

Peraturan Pemerintah No.17 Tahun 2020 tentang Manajemen Pegawai Negeri

Sipil

Peraturan Bupati Gresik Nomor 68 Tahun 2016 Tentang Kedudukan, Susunan

Organisasi, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Badan Pendapatan, Pengelolaan
Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Gresik

38