STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

FILLING

NOMOR REVISI: HALAMAN:

2/2

KODE DOKUMEN: TANGGAL TERBIT : Ditetapkan oleh

Direktur RSUD Serpong Utara

dr.H. Tulus Muladiyono M.A

NIP 19700604 200501 1 007

PENGERTIAN Filling adalah system penataan rekam medis dalam suatu tempat

yang khusus agar penyimpanan dan pengambilan (retrieval)

menjadi lebih mudah dan cepat

TUJUAN 1. Mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas

rekam medis yang disimpan dalam rak.

2. Mudah mengambil dari tempat penyimpanan.

3. Melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya

kerusakan fisik, kimiawi, biologi.

KEBIJAKAN 1. Sistem penyimpanan menggunakan sitem sentralisasi,

penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan baik
catatan-catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-catatan
selama seorang pasien di rawat.
2. Sistem penjajaran yang dipakai sistem angka akhir (Terminal
digit filling system).
PROSEDUR 1. Pengambilan File Rekam Medis
a. Petugas pendaftaran akan mendaftarkan pasien untuk
berobat ke tujuan poliklinik masing-masing pasien
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
FILLING

NOMOR REVISI: HALAMAN:

2/2
b. Sistem akan langsung connect ke ruangan filling untuk
pengeluaran outgide sesuai nomor rekam medis pasien.
c. Outgide akan dimasukan ke dalam tracer untuk pengganti
dokumen rekam medis yang diambil agar menghindar
terselip atau salah letak dan hilang saat dokumen
dimasukan kembali ke rak penyimpanan .
d. Berkas Rekam Medis yang keluar dari rak penyimpanan
dicatat di buku ekspedisi berkas keluar pasien
e. Berkas Rekam Medis diserahkan ke bagian pendaftaran
untuk diisi kelengkapannya.
f. Jika semua sesudah selesai, petugas filling akan mengantar
berkas rekam medis ke tujuan masing-masing.
2. Penyimpanan Dokumen Rekam Medis :
a. Berkas Rekam Medis yang sudah selesai pelayanan diambil
kembali baik itu pelayanan poliklinik, IGD, dan rawat inap.
b. Jika pasien dari poliklinik rawat jalan dan IGD, pasien di
rawat inap dicatat kembali di buku ekspedisi berkas keluar
pasien.
c. Berkas Rekam Medis akan disusun sesuai urutannya oleh
petugas assembling.
d. Jika ada dokumen rekam medis yang belum diberi kode
warna, ditempelkan stiker kode warna.
e. Jika 1 pasien mempunyai dua nomor rekam medis maka
berkas disatukan ke nomor rekam medis kunjungan pertama
pasien.
f. Dokumen yang telah tersusun rapi akan dimasukan petugas
ke dalam rak penyimpanan .
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
FILLING

NOMOR REVISI: HALAMAN:

2/2
g. Jika pasien lama yang sudah mempunyai dokumen rekam
medis, maka petugas filling akan mengeluarkan tracer.
UNIT TERKAIT - UNIT RAWAT INAP
- UNIT RAWAT JALAN
-
Disiapkan oleh Diperiksa Oleh Disetujui oleh
Nama Windy Septiyani dr. Yeni Yuniyarti dr. Nia Purbasari, M.K.M
Ilyas NIP : 198206042010012015 NIP: 197806232008012004
Jabatan Koord. Rekam Kepala Seksi Pelayanan Kepala Pelayanan Medis dan
Medis Medis dan Non Medis Non Meds
Tanda
Tangan
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
FILLING

NOMOR REVISI: HALAMAN:

2/2
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
FILLING

NOMOR REVISI: HALAMAN:

2/2
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
FILLING

NOMOR REVISI: HALAMAN:

2/2
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
FILLING

NOMOR REVISI: HALAMAN:

2/2
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
FILLING

NOMOR REVISI: HALAMAN:

2/2