WORKSHOP

INTERPRETATION &
DOCUMENTATION OF
ISO 9001:2015 & 21001:2018
 CONTENTS :
➢ Awareness & Interpretation of requirement ISO 9001:2015 & ISO
21001:2018

➢ Quality Manual Preparation :

A. Alignment of Vision, Mission and Quality Policy
B. Identification of strategic issues (SWOT & PELETS)
C. Determination of ISO Scope & Review of Job Description
START
D. Business Process Preparation
E. Identification of Needs and Expectations of Stakeholders

➢ Introduction & Identification of Risk and Opportunity


Agung Sulanjana, S.Pd., CH, CHt, CNNLP, CT.
Data diri
TTL: Bandung 7 Oktober 1982
Status: Suami dari seorang istri yang shalihah dan Ayah
dari empat anak yang shalih dan shalihah
Alamat: Komp. Damar Mas Jl. Papandayan III No 14
Banjaran
HP: 0852 9524 6636
Kiprah di dunia Pendidikan
Ketua Yayasan Daarul Ilmi Kab. Bandung 2008-2010
Wakasis SMAIT Miftahul Khoir Bandung 2008-2010
Kepala SMPIT Al Irsyad Al Islamiyyah Karawang 2011-
2015
Kepala MA Inspiratif Al Ilham Kab. Bandung 2015-2016
Kepala SMP Bintang Madani Bandung 2016-2020
Ketua Yayasan Sygma Cahaya Insani 2020-sekarang
PEPEN SUPENDI, M.Pd.
Majalengka, 26 Februari 1976
Pengalaman:
2000-2002 : Pendidik di SMAN 1 Sukahaji Majalengka
2002 : Pendidik di SMAN 2 Majalengka
2002-2010 : Pendidik di Sekolah Alam Indonesia Jakarta
2004-2006 : Kepala Sekolah Alam Indonesia Jakarta (Periode 1)
2008-2010 : Kepala Sekolah Alam Indonesia Jakarta (Periode 2)
2011-2015 : Kepala SD Bintang Madani Bandung
2015-sekarang : Direktur Pendidikan Sygma Foundation
2006 : Fasilitator Pelatihan Guru di Palembang
2009 : Fasilitator Seminar Guru di Padang Lawas Utara Sumatera Utara
Sertifikat dan Pelatihan :
2014 : Guru Profesional dilaksanakan oleh Universitas Pendidikan Indonesia
2019 : Awareness ISO 21001 : 2018 bersama TUVRheinland Indonesia
IIN HANIFAH, S.Psi, CPRM, CIAP
Bandung, 29 Desember 1992

➢ Pengalaman Kerja
2013-sekarang : Tester Pemeriksaan Psikologi (Psikotes)
2014-2018 : HRD Staff (Sygma Foundation)
2016 : Quality Assurance Officer QEDC (Training & Consulting)
2019 : Quality Assurance Supervisor (Sygma Foundation)
2020-sekarang : Head of Quality Assurance Dept. (Sygma Foundation)
➢ Sertifikat dan Pelatihan
2021 : IRCA Certified ISO 9001:2015 Auditor/Lead Auditor Training Course
2021 : Profesional Risk Management Training Certification
2022 : Profesional Internal Audit Certification
2022 : Pembinaan Ahli K3 Umum Sertifikasi Kemnaker RI

6
AWARENESS OF ISO 9001:2015
& ISO 21001:2018

SISTEM MANAJEMEN MUTU (SMM) &

SISTEM MANAJEMEN ORGANISASI
PENDIDIKAN (SMOP)
Latar Belakang ISO 21001:2018

✓ Selama ini bagi manajemen organisasi pendidikan yang ingin memperoleh sertifikasi
internasional dari ISO, maka yang dijadikan referensi adalah Sistem Manajemen Mutu ISO 9001.
Kesulitan dihadapi ketika organisasi pendidikan yang mengacu pada ISO 9001 adalah manajemen
organisasi pendidikan itu harus menyesuaikan melalui beberapa modifikasi karena
sesungguhnya Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 itu lebih banyak berkaitan dengan
organisasi bisnis dan industri baik industri manufaktur maupun jasa.

✓ Menghadapi kebutuhan organisasi pendidikan yang spesifik serta memiliki sistem manajemen
yang berbeda dengan organisasi bisnis dan industri, maka lembaga ISO sejak 2013 mulai
mempertimbangkan untuk menyusun Sistem Manajemen Organisasi Pendidikan yang telah disetujui
untuk secara resmi dipublikasikan pada akhir tahun 2017 atau awal tahun 2018. Lembaga ISO telah
menerbitkan dengan nama ISO 21001:2018 - Educational Organizations — Management
Systems for educational organizations — Requirements with guidance for use.

8
Apa itu ISO 21001:2018?
➢ ISO 21001:2018 Standar sistem manajemen internasional pertama di dunia untuk organisasi
pendidikan, baru saja dipublikasikan pada bulan Mei tahun 2018.

➢ Standar ini memberikan panduan tentang bagaimana memberikan kualitas dalam lingkungan
pendidikan yang terus berubah, dengan tujuan untuk membantu penyedia layanan pendidikan
dalam memberikan layanan yang lebih baik.

➢ Dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan dunia pendidikan dengan mendefinisikan persyaratan

sistem manajemen yang akan membantu penyedia pendidikan lebih baik dalam memenuhi
kebutuhan dan harapan peserta didik dan penerima manfaat lainnya, dan menunjukkan kredibilitas
dan dampak yang lebih besar.

➢ Standar Internasional baru ini dikembangkan oleh Project Committee ISO/PC 2881 berfokus pada
interaksi khusus antara lembaga pendidikan, pelajar dan pelanggan lainnya. Standar ini berdiri
sendiri, dan berdasarkan ISO 9001, serta diselaraskan dengan standar sistem manajemen ISO
lainnya melalui penerapan HLS (High Level Structure)

10
11
Untuk siapa Standar ISO 21001:2018 diberlakukan?
❖ Semua persyaratan ISO 21001:2018 bersifat generik (umum) dan dimaksudkan untuk dapat
diterapkan pada organisasi apapun yang menggunakan kurikulum untuk mendukung
pengembangan kompetensi melalui pengajaran, pembelajaran atau penelitian, terlepas dari jenis,
ukuran atau metode penyampaiannya.

❖ ISO 21001 menetapkan persyaratan untuk Sistem Manajemen Organisasi Pendidikan/SMOP

(Educational Organizations Management System/EOMS) ketika suatu organisasi :
1. Perlu menunjukkan kemampuannya untuk mendukung perolehan dan pengembangan
kompetensi melalui pengajaran, pembelajaran atau penelitian;
2. Bertujuan untuk meningkatkan kepuasan peserta didik, penerima manfaat lain dan staf
melalui penerapan SMOP yang efektif, termasuk proses untuk peningkatan sistem dan
jaminan kesesuaian dengan persyaratan peserta didik dan penerima manfaat lainnya.

12
Ruang Lingkup Organisasi Pendidikan

13
Siapa yang bisa mendapatkan manfaat dari ISO 21001?

Meskipun pelajar dan organisasi pendidikan di seluruh dunia adalah penerima manfaat utama dari
standar sistem manajemen baru ini, semua stakeholder (semua orang) akan mendapat manfaat dari
output sistem manajemen standar dalam organisasi pendidikan.

Contoh : organisasi pendidikan termasuk pra-sekolah, sekolah dasar, sekolah menengah, perguruan
tinggi, universitas, pendidikan orang dewasa, pendidikan kejuruan dan pelatihan, pusat bimbingan
atau pembinaan, organisasi pelatihan, departemen pendidikan / pelatihan, penyedia jasa konsultan
dan pendidikan non-formal.

Semua pihak yang terlibat dalam mengimplementasikan persyaratan juga akan mendapat manfaat
dari Standar Internasional ini, seperti : guru, orang tua, Pemerintah, LSM, serikat pekerja, dll.).

14
Manfaat penerapan ISO 21001:2018
1. Penyelarasan yang lebih baik dari misi, visi, tujuan dan rencana aksi pendidikan;
2. Pendidikan berkualitas inklusif dan merata untuk semua;
3. Promosi pendidikan mandiri dan peluang belajar seumur hidup;
4. Pendidikan yang lebih bersifat pribadi dan respons yang efektif terhadap kebutuhan
pendidikan khusus;
5. Proses dan alat evaluasi yang konsisten untuk menunjukkan dan meningkatkan efektivitas
dan efisiensi;
6. Peningkatan kredibilitas organisasi pendidikan;
7. Sarana yang diakui untuk memungkinkan organisasi menunjukkan komitmennya terhadap
praktek manajemen pendidikan dengan cara yang paling efektif;
8. Model untuk perbaikan;
9. Harmonisasi standar nasional dalam kerangka kerja internasional;
10. Melebarkan partisipasi dari pihak yang berkepentingan (stakeholder)
11. Stimulasi keunggulan dan inovasi;

15
 Pengelolaan Organisasi Pendidikan

Calon Peserta Didik Pengakuan masyarakat

Lulusan
Kegiatan Belajar-Mengajar

Komunitas Penjaminan
akademik Kepemimpinan Mutu

Manajemen

Kebutuhan

Organisasi Staff Pembiayaan Fasilitas Laboratorium perpustakaan Kurikulum

16
SMM & SMOP ISO mengatur “How to do?” X

SMM & SMOP ISO mengatur “What to do?” √

17
HIGH LEVEL STRUCTURE
01 Scope / Ruang Lingkup

02 Normative references / Acuan Normatif

03 Terms and definitions / istilah dan definisi

04 Context of the organization / Konteks Organisasi

05 Leadership / Kepemimpinan
HIGH LEVEL STRUCTURE
06 Planning / Perencanaan

07 Support / Sumber daya

08 Operation / Operasi

09 Performance evaluation / Evaluasi Kinerja

10 Improvement / Peningkatan
 Prinsip Sistem
Manajemen Mutu
ISO 9001:2015

20
 Prinsip Sistem Manajemen Organisasi Pendidikan
ISO 21001:2018

1. Fokus pada Peserta Didik & Penerima

Manfaat Lainnya

2. Kepemimpinan Visioner

3. Keterlibatan Orang

4. Pendekatan Proses

5. Peningkatan

6. Keputusan Berdasarkan Bukti

21
 22
Prinsip Sistem Manajemen Organisasi Pendidikan
ISO 21001:2018

7. Manajemen Hubungan

8. Tanggung Jawab Sosial

9. Aksesibilitas dan Kesetaraan

10. Perilaku etis dalam Pendidikan

11. Keamanan dan Perlindungan Data

PERSPEKTIF
ISO 9001:2015 & 21001:2018
ISO 9001:2015
ISO 21001:2018

25
 KLAUSUL
ISO 9001:2015
 KLAUSUL
ISO
21001:2018
INTERPRETATION OF
ISO 9001:2015 & 21001:2018

KLAUSUL - KLAUSUL
 Created by

CARA MUDAH MEMAHAMI ISI KLAUSUL PERHATIKAN :

“SHALL = HARUS”, menunjukkan persyaratan
“SHOULD = SEBAIKNYA”, menunjukkan rekomendasi
“MAY = BOLEH”, menunjukkan izin
“CAN = DAPAT” , menunjukkan kemungkinan atau kemampuan

29
 30

Penerapan Klausul 4 (Konteks

Organisasi)
4.1 Memahami organisasi dan konteksnya (Analisa SWOT atau PELETS)

4.2 Memahami kebutuhan dan harapan para pemangku kepentingan

4.3 Menetapkan lingkup sistem manajemen mutu

Ruang lingkup yang dikendalikan sampai batas apa

4.4 Sistem Manajemen Mutu dan Proses-prosesnya

(Peta Bisnis Proses)
 31

Organizational context must be understood

PROSES
 32

Penerapan Klausul 5
(Kepemimpinan)
5.1 Kepemimpinan dan Komitmen (Manual Mutu Pendidikan)
5.1.2 Fokus pada peserta didik dan penerima manfaat lainnya
Salah satu penerapannya dengan mengadakan Survei kepuasan

5.1.3 Persyaratan tambahan untuk pendidikan berkebutuhan khusus

Manajemen Puncak memastikan standar penerimaan siswa yang memperhatikan ABK, fasilitas
infrastruktur untuk ABK, peningkatan kompetensi guru

5.2 Kebijakan
5.2.1. Menetapkan kebijakan dan 5.2.2. Mengkomunikasikan kebijakan

5.3 Peran, tanggung jawab dan wewenang dalam organisasi

Menetapkan dan memelihara Struktur Organisasi dan Job description
 33

Penerapan Klausul 6
(Perencanaan)
6.1 Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang
Menyusun Risk Register, Formulir PTPP (Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan)

6.2 Sasaran Organisasi dan rencana untuk mencapainya

Tetapkan Sasaran Mutu/Target Kerja/KPI

6.3 Merencanakan Perubahan

Contohnya oengisian Formulir Manajemen Perubahan terkait beberapa isu seperti perubahan
dari PJJ menjadi PTMT, SOP Penyesuaian Kurikulum Terhadap Perubahan, Perubahan Struktur
Organisasi, Perubahan Dokumen Mutu, dll
 34

VISI & MISI Kemana tujuan kita ?

KEBIJAKAN Uraian dari visi & misi ?

SASARAN/TARGET Indikator pencapaian visi & misi ?

STRATEGI Rencana
Plan Do Manajemen Mutu
PROGRAM

SISTEM DOKUMENTASI Metode pencapaian sasaran : prosedur,

juklak, juknis, form dll
Action Check
PENERAPAN

PEMANTAUAN,
EVALUASI & TINDAK
LANJUT
 35

Penerapan Klausul 7 (Support)

7.1 Sumber Daya
7.1 .2 Manusia
Prosedur tentang Rekruitmen dan Seleksi SDM , Persyaratan Kompetensi
7.1.3 Fasilitas: Prosedur tentang Pemanfaatan Sarana Prasarana Pendidikan,
7.1.4 Lingkungan untuk operasi proses pendidikan
Memperhatikan pencahayaan, suhu, kebersihan, furniture, aliran udara,dll
7.1.5 Sumber daya pemantauan dan pengukuran
Validasi Soal (verifikasi, validasi soal ujian, materi praktek), Aktifitas kalibrasi
7.1.6 Pengetahuan Organisasi
Pelatihan (internal/Eksternal), mentoring, sumber-sumber pembelajaran
 36

Penerapan Klausul 7 (Support)

7.2 Kompetensi
Membuat standar kompetensi dan melakukan analisa kesenjangan (gap) atas standar kompetensi
dengan kompetensi yang ada.

7.3 Kepedulian
Setiap pihak harus sadar dan peduli akan kebijakan lembaga, berkontribusi dan memahami implikasi
dari tindakan perbaikan. Contoh penerapan : Briefing harian, Weekly Meeting, Rapat Koordinasi, dll
 37

Penerapan Klausul 7 (Support)

7.4 Komunikasi
Pengendalian media publikasi dan komunikasi seperti media sosial, Rapor, Brosur
PPDB, Internal Memo, Buku Penghubung

7.5 Informasi Terdokumentasi

Panduan Tata Naskah, Pengendalian Dokumen, Pengendalian Rekaman (Arsip).
Dokumen wajib yang di audit, lihat klausul pada ISO 9001:2015 & 21001:2018
❖ Retain/Maintain documented information
❖ Retain (dipelihara) kaitannya dengan Record/arsip terkait
❖ Maintain (disimpan) kaitannya dengan Prosedur
 38

Penerapan Klausul 8 (Operasi)

8.1 Perencanaan dan pengendalian operasional
Tertuang di dalam PETA BISNIS PROSES
8.1.2 Perencanaan operasional khusus dan pengendalian produk dan layanan
Pendidikan (contohnya pemeliharaan kebersihan dan penerapan 5R)

8.2 Persyaratan produk dan layanan pendidikan

Persyaratan PPDB dikomunikasikan melalui Website, Whatsapp, dll
 39

Penerapan Klausul 8 (Operasi)

8.3 Desain dan pengembangan produk dan layanan Pendidikan
Prosedur Pengendalian Kurikulum, SOP penyusunan Dokumen
Kurikulum 1, 2, 3 sampai risiko perubahan

8.4 Pengendalian proses, produk, dan layanan dari penyedia eksternal

Prosedur pengadaan barang di Procurement, SOP Pengadaan Barang Kebutuhan
Sekolah, Perjanjian Kerjasama dengan pihak eksternal
 40

Penerapan Klausul 8 (Operasi)

8.5 Penyerahan produk dan layanan pendidikan
8.5.1.2 Penerimaan Peserta didik baru
8.5.1.3 Proses belajar mengajar : SOP Pelaksanaan Pembelajaran)
8.5.1.4 Penilaian Sumatif (SOP Penilaian Hasil Belajar)
8.5.1.5 Transparansi hasi pembelajaran
8.5.1.6 Persyaratan tambahan untuk pendidikan kebutuhan khusus

8.5.2 Identifikasi dan mampu telusur (Contoh data siswa, NIK, kode)
8.5.3 Properti milik pihak berkepentingan
 41

Penerapan Klausul 8 (Operasi)

8.5 Penyerahan produk dan layanan pendidikan
8.5.2 Identifikasi dan mampu telusur
Ketelusuran nilai, kesesuaian kegiatan pembelajaran dengan buku kurikulum 2 dan 3

8.5.3 Properti milik pihak yang berkepentingan

Ijazah siswa (IK Pengambilan Dokumen Akhir Hasil Belajar Siswa)

8.5.4 Penjagaan
Pengaturan tentang penyimpanan soal/ijazah pada tempat aman,
Pengendalian Data (membuat back up data), IK Pengambilan dokumen akhir hasil belajar
 42

Penerapan Klausul 8 (Operasi)

8.5.5. Perlindungan dan transparansi data peserta didik
Ada tanggung jawab sosial untuk menjaga data siswa

8.5.6. Pengendalian perubahan dalam produk dan layanan pendidikan

SOP Penyesuaian Kurikulum Terhadap Perubahan, Prosedur Pembelajaran Jarak Jauh, Prosedur
Pembelajaran tatap Muka

8.6. Pelepasan produk dan layanan Pendidikan (harus sesuai dengan rencana kurikulum) : SOP Kenaikan
Kelas dan Kelulusan

8.7 Pengendalian output pendidikan tidak sesuai

Prosedur Pelaksanaan Remedial
 43

Penerapan Klausul 9
(Evaluasi Kinerja)
9.1 Pemantauan, pengukuran, analisa, dan evaluasi
SOP Evaluasi Kinerja Guru dan Tenaga Kependidikan, Tindak lanjut hasil survey kepuasan, Laporan
kinerja guru/rapor guru.

9.1.2 Penanganan keluhan dan banding

SOP Banding nilai/Keluhan Pihak Berkepentingan

9.2 Audit Internal

9.3 Tinjauan Manajemen

Prosedur Tinjauan Manajemen. Seperti membahas pengkajian anggaran, pengkajian SDM, hasil
audit internal/ eksternal, evaluasi penyedia eksternal, rapat evaluasi hasil akreditasi
 44

Penerapan Klausul 10 (Peningkatan)

10.1 Ketidaksesuaian dan tindakan korektif
Formulir PTPP (Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan)

10.2 Peningkatan berkelanjutan

Rencana tindak lanjut perbaikan. Seperti Formulir yang diisi setelah kegiatan Tinjauan Manajemen

10.3 Peluang untuk peningkatan

Verifikasi perbaikan temuan
45
 PAHAMI PERBEDAANNYA
Correction Action

• Tindakan untuk memperbaiki masalah/perbaikan langsung

(sementara)

Corrective Action

• Tindakan untuk menghilangkan akar masalah dari

ketidaksesuaian agar tidak terulang kembali (Ciri khas : Ada
RCA (Root Cause Analysis) Misal dengan Fishbone Diagram

Preventive Action

• Tindakan untuk menghilangkan akar masalah dari

ketidaksesuaian potensial (risiko) agar tidak sampai terjadi
46
TAHAPAN SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 21001:2018

47