 Metode Penyelesaian

Metode pengumpulan pembayaran harus disepakati dengan semua

pelanggan di awal. Penggunaan cek, meskipun masih populer, menjadi metode
pengumpulan yang mahal dan tidak efektif. Uang tunai, tanda terima kartu kredit,
dan transfer elektronik otomatis adalah metode utama yang digunakan oleh
pengecer dan perbankan cepat biasa adalah landasan penggunaan dana yang
efisien. Draft bankir adalah hal terbaik berikutnya untuk uang tunai tetapi harus
dihindari karena risiko yang terlibat melalui potensi kerugian yang tidak disengaja
atau penipuan. Transfer surat elektronik sering digunakan untuk penyelesaian
oleh perusahaan luar negeri. Ini cenderung mahal dan telah dikenal 'tersesat'
dalam sistem perbankan. Surat kredit bersama dengan draft penglihatan sering
digunakan untuk pembayaran terhadap kontrak besar.
Salah satu metode yang paling dapat diterima adalah pembayaran melalui
BACS (bankir)'jasa kliring otomatis yang mengharuskan pelanggan untuk
mendaftar sebagai pengguna BACS dan untuk menentukan jenis pola
pembayaran yang ingin mereka adopsi untuk penyelesaian rekening pemasok
atau penggajian mereka.
 Faktur Penjualan
Sebuah sistem kontrol perlu diterapkan untuk mencegah pasokan tanpa
faktur penjualan berikutnya yang dikeluarkan. Penetapan harga yang salah,
penghitungan PPN, penghitungan total faktur, serta nama dan alamat pelanggan
dapat mengakibatkan penundaan. Faktur penjualan dapat ditindaklanjuti secara
rutin dengan laporan saldo terutang. Jangka waktu kredit yang ditawarkan
kepada pelanggan jelas harus sesingkat mungkin.
 Rasio Piutang Usaha
Merujuk ke bagian yang relevan di Bab 8 tentang rasio efisiensi yang
berkaitan dengan hari penagihan piutang usaha, yang merupakan ukuran yang
digunakan untuk memantau kinerja penyelesaian pelanggan.
 Kebijakan Pengumpulan
Faktor kunci yang mendasari pengumpulan rekening pelanggan yang
berkelanjutan dan berhasil adalah identifikasi 'orang' dalam organisasi pelanggan
yang benar-benar membuat sesuatu terjadi dan yang biasanya dapat
mempercepat pemrosesan pembayaran melalui sistem perusahaan.
 Pembayaran biasanya disahkan oleh direktur keuangan atau direktur pelaksana
atau akuntan. Namun, 'orangnya' adalah orangnya yang menyiapkan
pembayaran dan mendorongnya ke bawah hidung manajer yang tepat untuk
ditandatangani. Membina hubungan yang baik dengan 'orang' dalam setiap
organisasi pelanggan merupakan investasi yang biasanya memberikan
keuntungan besar
Salah satu metode paling efektif untuk mengekstraksi pembayaran dari
pelanggan dengan rekening yang telah jatuh tempo adalah ancaman untuk
menghentikan pasokan barang atau jasa. Jika hutang terus tidak terbayar maka
langkah selanjutnya mungkin surat pengejaran yang menunjukkan bahwa
organisasi itu serius dan akan siap untuk menindaklanjuti dengan tindakan
hukum.
Pilihan terakhir adalah menginstruksikan pengacara untuk mengambil
tindakan terhadap pelanggan karena tidak membayar. Hutang besar dapat
dipulihkan dengan menuntut pelanggan karena tidak membayar. Ini adalah bisnis
yang mahal dan sangat memakan waktu. Penggunaannya dapat dihindari melalui
banyak perhatian awal yang diberikan pada perekrutan staf yang sangat baik,
dan pembentukan sistem yang sangat baik, kontrol internal yang kuat, dan
sistem kontrol kredit formal.
Manajemen Hutang Dagang
Terkadang dianggap sebagai sumber keuangan 'gratis' karena jika sebuah
perusahaan belum membayar pemasok maka perusahaan tersebut dapat
menyimpan dan menggunakan uang tunai tersebut. Namun, ini tidak benar-benar
terjadi dan hutang dagang yang belum dibayar bukanlah cara gratis untuk meminjam
uang. Pemasok kemungkinan akan membebankan harga yang lebih tinggi untuk
suatu produk jika dibayar 90 hari setelah pengiriman daripada jika dibayar 30 hari
setelah pengiriman.
Pendekatan yang lebih sistematis terhadap keseluruhan sistem pembelian
dan utang adalah cara yang lebih etis dan profesional untuk menyediakan lebih
banyak dan manfaat berkelanjutan. Pendekatan ini didukung oleh perubahan
undang-undang Inggris yang diperkenalkan selama 1999/2000, tetapi meskipun
demikian situasi di Inggris masih tidak dapat diterima. Inilah sebabnya, seperti yang
kita lihat di Bab 8, Pemerintah Inggris mengumumkan pada tahun 2011 bahwa
mereka akan menerapkan Petunjuk UE tentang pembayaran yang terlambat pada
paruh pertama tahun 2012.
Berkenaan dengan pemasok, efektivitas bisnis secara keseluruhan dan
peningkatan kontrol atas arus kas mungkin lebih baik dilayani oleh penetapan
kebijakan, dengan cara yang sama seperti yang disarankan harus berlaku untuk
pelanggan, sehubungan dengan: (a) pilihan pemasok, (b) cara pembelian dilakukan,
(c) sistem faktur pembelian, (d) koreksi cepat atas kesalahan dan penyelesaian
perselisihan, (e) sarana penyelesaian, dan (f) pemantauan kinerja pembayaran
pemasok.
 Pemasok dan persyaratan perdagangan
Pemasok baru harus dievaluasi bahkan mungkin lebih ketat daripada
pelanggan dalam hal kualitas produk, kualitas dan keandalan distribusi,
keberlanjutan pasokan, dan stabilitas keuangan. Ini membutuhkan pembeli yang
sangat terampil yang dapat memperoleh produk berkualitas yang tepat untuk
pekerjaan tersebut dengan total harga perolehan terbaik (harga dasar,
memungkinkan untuk biaya pengiriman, risiko mata uang, dll.), dalam jumlah dan
frekuensi pengiriman yang diperlukan dan dengan persyaratan terbaik.
Kewenangannya harus disertai dengan aturan yang mengatur: (a) pemasok
mana yang mungkin ditangani. (b) rentang produk yang dapat diterima, (c)
volume pembelian, (d) negosiasi harga, (e) diskon, (f) syarat kredit, (g) mata
uang transaksi, (h) faktur, (i) cara pembayaran, dan (j) syarat pembayaran
 Cara Pembayaran
Metode pembayaran pemasok tradisional meliputi:
a. Uang tunai – sangat sedikit digunakan sekarang oleh bisnis besar, karena
ketidakpraktisan dan masalah keamanan dan penipuan
b. Wesel – instrumen yang dapat dinegosiasikan yang ditarik oleh pemasok
pada perusahaan, yang dengan menerima (menandatangani) tagihan
mengakui hutang, yang dapat segera dibayar (sight draft) atau di masa
mendatang (time draft)
c. Cek – bentuk pembayaran yang umum, yang merupakan wesel yang ditarik
pada bankir dan dapat dibayarkan sesuai permintaan
d. Draft penglihatan - wesel yang harus dibayar pada presentasi ke bank.
 Namun, metode pembayaran elektronik kini telah menjadi metode
pembayaran yang paling umum digunakan oleh perusahaan. Transfer dana
elektronik (EFT) adalah sistem yang digunakan oleh bank dan lembaga
keuangan lainnya untuk pergerakan dana antar rekening dan untuk penyediaan
informasi.
 Perdagangan Internasional
Ada berbagai metode yang dapat digunakan untuk pembayaran internasional
yang meliputi:
a. Pembayaran Di Muka
Pembayaran diharapkan oleh pemasok secara penuh sebelum barang
dikirim. Metode ini biasanya digunakan di mana pemasok memiliki keraguan
yang serius tentang kemampuan perusahaan untuk membayar, atau di mana
bank pemasok tidak akan membiayai transaksi atau memperpanjang
perjanjian kredit yang ada. Keuntungan dari metode pembayaran ini adalah
menghilangkan risiko gagal bayar. Namun, kerugiannya dapat berdampak
negatif pada keseluruhan permintaan barang atau jasa perusahaan, terutama
jika pesaing menawarkan syarat pembayaran yang lebih menguntungkan.
b. Surat Kredit Yang Tidak Dapat Dibatalkan
Dapat digunakan sebagai alternatif pembayaran di muka. Namun,
karena biaya bank terkait letter of credit bisa tinggi, penggunaannya sering
dibatasi untuk transaksi yang bersifat substansial. Letter of credit adalah
instrumen keuangan yang diterima secara internasional yang umumnya
diterbitkan dalam bentuk perjanjian oleh bank penerbit (bank importir) kepada
eksportir, melalui Advising Bank (biasanya di negara eksportir). Janjinya
adalah bahwa bank penerbit akan membayar pada presentasi dokumen,
asalkan persyaratan kredit dipatuhi dengan ketat. Jaminan pembayaran
kedua (biasanya oleh bank) mencegah kejutan dan berarti bahwa bank
penerbit telah dianggap dapat diterima oleh bank yang mengonfirmasi.
Keuntungan menggunakan letter of credit adalah:
a. Kontraknya dengan bank
b. Tanggung jawab untuk memastikan semua kondisi di kedua sisi dipenuhi
terletak pada bank
c. Mereka memberikan kontrak penjualan selama pembuatan
 d. Mereka memberikan kepastian penjualan, membuat kemungkinan
mengatur pinjaman lebih mudah bagi eksportir.
Kerugiannya adalah biasanya rumit secara hukum dan administratif.
Mereka juga mahal untuk diatur, yang membebankan biaya tambahan pada
pemasok.
c. Kontra-Perdagangan
Dapat mengambil banyak bentuk, beberapa yang lebih populer adalah:
a. Counter-purchase – perjanjian di mana eksportir menyanggupi untuk
membeli barang dan jasa dari negara yang bersangkutan
b. Barter atau perdagangan kompensasi – pertukaran barang secara
langsung tanpa pertukaran dana
c. Buy-back – perjanjian di mana eksportir menerima pembayaran untuk
output barang atau jasa yang dipasok di masa depan
d. Offset – penggabungan komponen, bahan, dll., dari negara pengimpor ke
dalam produk jadi eksportir
e. Switch trading – kesepakatan di mana importir menggunakan surplus
kredit yang terakumulasi di negara lain untuk membiayai ekspor dari
negara ketiga
f. rekening bukti – eksportir memelihara rekening yang menunjukkan
pembelian balik yang cocok dari pasar tertentu di mana.
d. Koleksi Dokumenter
Dokumen ini hanya dirilis kepada pembeli setelah pembayaran atau
penerimaan wesel, tergantung pada persyaratan yang disepakati dalam
kontrak penjualan. Keuntungan dari koleksi dokumenter adalah
meminimalkan risiko gagal bayar. Namun, kerugiannya adalah bahwa biaya
bank untuk menangani wesel dapat cukup tinggi.
e. Pembayaran Rekening Terbuka
Harus digunakan hanya jika pemasok cukup yakin bahwa perusahaan
dapat dipercaya untuk melakukan pembayaran penuh pada tanggal yang
disepakati, dan karena itu integritas perusahaan harus diragukan atau
pemasok tidak memiliki keamanan terhadap non- pembayaran.
Keuntungannya adalah sederhana, dan hemat biaya secara
administratif untuk digunakan. Kerugian besar adalah tingginya tingkat
 kepercayaan yang dibutuhkan antara perusahaan pemasok dan perusahaan
pembelian; risiko dan oleh karena itu biaya gagal bayar bisa tinggi.

f. Pembayaran Konsinyasi
Pada prinsipnya sama dengan pembayaran di rekening terbuka, tetapi
kepemilikan barang tetap pada pemasok sampai pembayaran dilakukan.
Keuntungan dari pembayaran konsinyasi adalah seringkali lebih mudah untuk
mengambil kembali barang jika terjadi non-pembayaran.
Keputusan tentang metode pembayaran mana yang akan digunakan
seringkali bergantung pada berbagai masalah yang saling terkait, misalnya:
a. Risiko yang dirasakan terkait dengan transaksi
b. Istilah yang umumnya ditawarkan di pasar untuk produk dan layanan serupa
c. Persyaratan yang ditawarkan oleh pesaing
d. Persyaratan pemasok.
 Risiko perdagangan internasional
a. Risiko Negara (Risiko Politik)
Umumnya terkait dengan tindakan dan kebijakan pemerintah yang
berupaya untuk:
1) Mengambil alih aset dan keuntungan perusahaan
2) Memberlakukan kontrol mata uang valuta asing
3) Memberlakukan kebijakan intervensi harga yang membedakan antara
perusahaan domestik dan nondomestik
4) Memberlakukan UU perpajakan yang menawarkan perlakuan istimewa
kepada perusahaan domestik
5) Memberlakukan peraturan sosial atau terkait pekerjaan yang menawarkan
perlakuan istimewa terhadap perusahaan domestik
6) Memberlakukan peraturan yang membatasi akses ke keuangan daerah
7) Membatasi pergerakan aset dan sumber daya perusahaan.
Dampak dari kebijakan tersebut pada kemampuan perusahaan untuk
melakukan kegiatan komersial, menghasilkan keuntungan, dan memulangkan
atau menginvestasikan kembali keuntungan tersebut untuk pertumbuhan di
masa depan dapat menjadi substansial. Mengingat keunggulan kompetitif
 internasional hanya dapat dicapai dengan memperdagangkan tingkat risiko
yang lebih tinggi untuk pengembalian keseluruhan yang lebih tinggi, secara
umum, perusahaan cenderung mengadopsi strategi dan kebijakan
manajemen yang berusaha meminimalkan risiko perusahaan daripada
menghilangkannya sama sekali. Kebijakan tersebut meliputi:
1) Memperoleh asuransi terhadap kemungkinan pengambilalihan aset
2) Menegosiasikan konsesi atau jaminan pemerintah di luar negeri
3) Menyusun kebijakan keuangan dan operasi perusahaan
4) Mengembangkan hubungan sosial dan politik yang erat dengan lembaga-
lembaga negara di luar negeri
5) Mengintegrasikan produksi produk internasional.
b. Risiko Properti
Berkaitan dengan risiko yang terlibat dalam pengiriman barang dan jasa
dan kemungkinan bahwa, selama transfer, kerugian atau kerusakan dapat
terjadi sebelum penyelesaian kontrak penjualan. Untuk meminimalkan risiko
tersebut, penting bahwa perusahaan yang terlibat dalam perdagangan
internasional harus memastikan:
1) Protokol yang disepakati sudah ada
2) Prosedur dan dokumentasi yang disepakati diikuti dan diselesaikan dan
protokol dan prosedur perdagangan tersebut dapat mencakup
kesepakatan tentang hal-hal berikut:
a) Tanggung jawab untuk pengangkutan barang dan jasa
b) Tanggung jawab untuk mendapatkan bea cukai
c) Persyaratan asuransi
d) Persyaratan untuk letter of credit
e) Mata uang pembayaran
f) Persyaratan bukti dokumen penerimaan dan pengambilan
g) Sifat dan waktu pembayaran
Prosedur dan dokumen dapat mencakup penggunaan berikut ini:
a) dokumen transportasi (bill of lading, atau airway bill)
b) dokumen komersial (faktur, daftar pengepakan, dan sertifikat inspeksi)
c) dokumen pemerintah, (sertifikat asal, izin ekspor dan impor, dan
sertifikat kesehatan)
c. Risiko Kredit Dan Komersial
 Berkaitan dengan risiko yang terkait dengan gagal bayar oleh pembeli
sebagai akibat dari masalah solvabilitas atau likuidasi. Manajemen risiko ini,
harus selalu dimulai pada tahap kutipan dari perjanjian atau kontrak
perdagangan dan berlanjut hingga kontrak untuk dijual. Prosedur tersebut
mendasari seluruh transaksi ekspor dari penerimaan pesanan hingga
penyelesaian akhir, dan dapat mencakup hal-hal berikut:
1) Penilaian kredit pembeli sebelum kesepakatan untuk berdagang
2) Revisi reguler tingkat kontrak perdagangan dengan pembeli
3) Pembaruan rutin pengaturan kredit.
Perusahaan juga dapat mencoba dan meminimalkan risiko kredit dan
komersial dengan mengasuransikan terhadap gagal bayar, atau
menggunakan letter of credit, atau wesel bank, untuk membantu
mengamankan pembayaran atas barang dan jasa yang disediakan
Faktur Pembelian
Pesanan pembelian terintegrasi, pengendalian persediaan, dan sistem
hutang, sebaiknya yang terkomputerisasi, harus digunakan untuk mengontrol
persetujuan pemasok baru, persyaratan perdagangan, harga, dll. Sistem perekaman
yang efisien harus memungkinkan pengiriman yang salah atau faktur yang salah
untuk diidentifikasi, ditanyakan, dan diperbaiki dengan cepat. Sistem pencatatan
harus memverifikasi persyaratan kredit untuk setiap faktur
Rasio Hutang Usaha
Merujuk ke bagian yang relevan di Bab 8 tentang rasio efisiensi yang
berhubungan dengan hari hutang, yang merupakan ukuran yang digunakan untuk
memantau kinerja pembayaran pemasok
Kebijakan Pembayaran
 Prioritas bagi manajer utang usaha harus menjaga tingkat utang dan arus kas
keluar sejalan dengan kebijakan perusahaan, tetapi setiap saat memastikan sama
sekali tidak ada gangguan pada proses manufaktur atau operasi bisnis lainnya.

Manajer utang usaha harus memiliki informasi utang usaha yang akurat dan terkini
dalam hal semua faktur yang diterima, faktur yang ditunggu, dan pembayaran yang
dilakukan. Dengan cara yang sama seperti pengontrol kredit menangani pertanyaan
pelanggan, manajer utang usaha meminta koreksi kesalahan faktur, kesalahan
segera diidentifikasi. Manajer utang usaha harus memiliki akses ke informasi terbaru
claporan hutang umur (lihat Gambar 10.9).