KERTAS KERJA

IMPLEMENTASI ADMINISTRASI DASAR PELAYANAN PUBLIK

GURU SEJARAH DI SMA NEGERI 1 GUNTUR

Disusun oleh:
Nama : Indirawati Safitri, S.Pd.
NIP : 19940225 202012 2 013
Golongan : III/a
Jabatan : Guru Sejarah
Unit Kerja : SMA Negeri 1 Guntur

PELATIHAN ADMINISTRASI DASAR METODE E-LEARNING

ANGKATAN 8 BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
DAERAH
PROVINSI JAWA TENGAH
TAHUN 2022

i
 ABSTRAK
KERTAS KERJA IMPLEMENTASI ADMINISTRASI DASAR
PELAYANAN PUBLIK GURU SEJARAH DI SMA NEGERI 1 GUNTUR

Oleh:
Indirawati Safitri, S.Pd. NIP. 19940225 202012 2 013

Kertas kerja ini bertujuan agar peserta pelatihan mampu menunjukkan

pengetahuan, sikap, dan keterampilan administrasi dasar, penyiapan PNS yang
mempunyai kompetensi untuk menjalankan tugas secara tertib administrasi, tertib
hukum, dan tertib pelayanan publik sebagai guru kelas di SMA Negeri 1 Guntur.
Pelaksanaan administrasi pelayanan publik meliputi pelayanan prima seperti
optimalisasi penyusunan naskah dinas; membuat SOP peminjaman dan
pengembalian buku bacaan; komunikasi efektif dengan pelanggan eksternal dan
internal, perencanaan pembangunan dalam rangka meningkatkan kualitas SDM;
penganggaran biaya di SMA Negeri 1 Guntur; naskah dinas yang telah dibuat; dan
pengarsipan yang dilakukan sebagai guru.
Metode penyusunan kertas kerja pelatihan teknis administrasi dasar adalah
wawancara (interview), dokumentasi berupa foto dan video, serta praktik langsung
penulis di SMA Negeri 1 Guntur.
Simpulan dari pelatihan ini adalah pengetahuan dan keterampilan
administrasi dasar mempunyai hubungan erat dengan pelayanan publik yang
dilakukan oleh Aparatur Sipil Negara (ASN). Pelaksanaan implementasi pelatihan
harus didukung oleh pihak terkait agar dapat terlaksana dengan maksimal.
Rencana aksi yang dapat dilakukan adalah dengan mengimplementasikan hasil
pelatihan dalam melaksanakan pelayanan publik sebagai guru di SMA Negeri 1
Guntur.

Kata Kunci: Pelayanan Publik, Administrasi Dasar, Pelayanan Prima

ii
 HALAMAN PERSETUJUAN
KERTAS KERJA IMPLEMENTASI ADMINISTRASI DASAR
PELAYANAN PUBLIK GURU SEJARAH DI SMA NEGERI 1 GUNTUR

Nama Peserta : Indirawati Safitri, S. Pd.

NIP : 19940225 202012 2 013
Dinyatakan disetujui untuk diseminarkan pada:
Hari : Senin
Tanggal : 14 November 2022

Semarang, 13 November 2022

Peserta,

Indirawati Safitri, S.Pd.

Penata Muda (III/a)
NIP. 19940225 202012 2 013

Menyetujui,

Coach, Kepala SMA Negeri 1 Guntur

Wahju Widiarsih, ST, M.PI. Turyanto, S.Pd.

Widyaiswara Ahli Muda Pembina (IV/a)
NIP. 19670607 199803 2 001 NIP. 19710710 199401 1 003

iii
 HALAMAN PENGESAHAN
KERTAS KERJA IMPLEMENTASI ADMINISTRASI DASAR
PELAYANAN PUBLIK GURU SEJARAH
DI SMA NEGERI 1 GUNTUR

Nama Peserta : Indirawati Safitri, S. Pd.

NIP :19911123 202012 1 006

Dinyatakan disahkan setelah diseminarkan dan diperbaiki sesuai masukan pada:

Hari : Senin
Tanggal : 14 November 2022

Semarang, 13 November 2022

Mengesahkan:

Coach, Kepala SMA Negeri 1 Guntur,

Wahju Widiarsih, ST, M.PI. Turyanto, S.Pd.

Widyaiswara Ahli Muda Pembina (IV/a)
NIP. 19670607 199803 2 001 NIP. 19710710 199401 1 003

Narasumber/ Penguji,

Widyaiswara Ahli Madya

NIP.

iv
 PRAKATA
Penulis panjatkan puji syukur kepada Tuhan yang Maha Esa atas segala
nikmat sehat dan inspirasi yang diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan
tugas akhir pendidikan dan pelatihan administrasi dasar dengan judul “Kertas
Kerja Implementasi Administrasi Dasar Pelayanan Publik Guru Sejarah di
SMA Negeri 1 Guntur”. Kertas kerja ini bertujuan untuk menjelaskan pelaksanaan
administrasi dasar di SMA Negeri 1 Guntur .
Penyusun menyadari bahwa kertas kerja ini dapat terwujud karena bantuan
dan dorongan serta doa dari banyak pihak. Oleh karena itu dalam kesempatan ini
penyusun menyampaikan terima kasih kepada:
1. Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Jawa
Tengah yang telah mendukung pelaksanaan Pendidikan dan Pelatihan
Administrasi Dasar Provinsi Jawa Tengah;
2. Bapak Turyanto, S.Pd. selaku Kepala SMA Negeri 1 Guntur yang telah
mendukung pelaksanaan pelatihan bagi penulis;
3. Ibu Wahju Widiarsih, ST, M.PI. selaku coach yang senantiasa membimbing
dalam penulisan kertas kerja;
4. ................ selaku narasumber/penguji penulis yang memberikan masukan,
saran, dan motivasi dalam penulisan kertas kerja;
5. Seluruh Widyaiswara yang telah membimbing dan memberikan pengarahan
terkait materi pelatihan administrasi dasar untuk dapat diterapkan di instansi;
6. Panitia Penyelenggara Pelatihan Teknis Administrasi Dasar Berbasis E-
Learning Angkatan VIII yang telah bekerja keras dalam menyukseskan kegiatan ini;
7. Keluarga besar peserta Diklat Admindas Angkatan VIII Tahun 2022 tanpa
terkecuali yang telah banyak berbagi bersama selama pelatihan.
Penyusun menyadari bahwa kertas kerja ini masih jauh dari sempurna. Oleh
sebab itu, penyusun berharap saran dan masukan dari berbagai pihak untuk
memperbaiki kertas kerja ini. Semoga kertas kerja ini dapat memberikan banyak
manfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.

Demak, 14 November 2022

Penyusun

v
 DAFTAR ISI
COVER
ABSTRAK ................................................................................................................ 2
HALAMAN PERSETUJUAN .................................................................................... 3
HALAMAN PENGESAHAN ...................................................................................... 4
PRAKATA ................................................................................................................ 5
DAFTAR ISI ............................................................................................................. 6
DAFTAR TABEL ...................................................................................................... 8
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................... 9
BAB I ..................................................................................................................... 10
PENDAHULUAN .................................................................................................... 10
A. Latar Belakang ............................................................................................. 10
B. Tujuan .......................................................................................................... 12
C. Manfaat ........................................................................................................ 12
BAB II .................................................................................................................. 13
PELAKSANAAN ...................................................................................................... 13
A. Gambaran Bidang Tugas Guru ..................................................................... 13
1. Jabatan Fungsional Guru ......................................................................... 13
2. Tugas Pokok dan Tugas Fungsional ........................................................ 13
B. Kondisi Administrasi Dasar Saat Ini yang Diharapkan .................................. 15
C. Implementasi Solusi Administrasi Dasar Pelayanan Publik Guru Sejarah ................. 16
1. Penyusunan Naskah Dinas ...................................................................... 16
2. Pengelolaan Kearsipan ............................................................................ 17
3. Pelayanan Prima ...................................................................................... 17
4. Penyusunan SOP ..................................................................................... 17
5. Perencanaan Kegiatan Sekolah ............................................................... 18
6. Penganggaran Sekolah ............................................................................ 18
7. Pengadaan Barang Sekolah ..................................................................... 19
8. Komunikasi Efektif yang dilakukan ........................................................... 19
BAB III ................................................................................................................. 20
PENUTUP ............................................................................................................ 20
A. Simpulan ...................................................................................................... 20
B. Saran............................................................................................................ 20

vi
 C. Rencana Aksi ............................................................................................... 21
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 22

vii
 DAFTAR TABEL
Tabel 1 Rangkuman Permasalahan Administrasi
Dasar
....................................................................................................................................
15

vii
i
 DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN-LAMPIRAN ........................................................................................ 24
Lampiran 1. Tautan Video ....................................................................................... 24
Lampiran 2. Pengelolaan Naskah Dinas ................................................................. 25
Lampiran 3. Pengelolaan Kearsipan ....................................................................... 30
Lampiran 4. Pelayanan Prima ................................................................................. 34
Lampiran 5. Penyusunan SOP ................................................................................ 36
Lampiran 6. Perencanaan Pembangunan Daerah .................................................. 38
Lampiran 7. Penatausahaan Keuangan ..................... Error! Bookmark not defined.
Lampiran 8. Pengadaan Barang/Jasa ..................................................................... 43
Gambar 13 Pengadaan Barang SMA Negeri 1 Guntur .............. Error! Bookmark not
defined.
Lampiran 9. Komunikasi Efektif ............................................................................... 43

vii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Peningkatan kompetensi sumber daya manusia ASN di Provinsi Jawa
Tengah diatur Gubernur Jawa Tengah melalui Peraturan Gubernur Nomor 84
Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengembangan
Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Jawa Tengah. Salah satu kegiatan
yang dilaksanakan adalah Pelatihan Teknis Administrasi Dasar yang
bertujuan untuk memberi pemahaman dan kemampuan dalam hal
administrasi perkantoran.
Terdapat beberapa topik dalam administrasi perkantoran di antaranya
adalah
(1) Penyusunan Naskah Dinas, (2) Pengelolaan Kearsipan, (3) Pelayanan
Prima dalam Perkantoran, (4) Penyusunan SOP, (5) Perencanaan
Pembangunan Daerah, (6) Penatausahaan Keuangan Daerah, (7)
Komunikasi Efektif, (8) Pengantar Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Topik tersebut dikaitkan dengan tugas di instansi SMA Negeri 1 Guntur.
Sebagai seorang guru mata pelajaran sejarah yang bertugas
memberikan pelayanan kepada peserta didik, diperlukan pula kemampuan
teknis administrasi dasar sehingga dapat melaksanakan pelayanan dengan
prima. Setelah mengamati pelaksanaan pelayanan publik di SMA Negeri 1
Guntur ternyata masih terdapat kekurangan dalam melaksanakan pelayanan
optimal, contohnya kesalahan dalam penulisan naskah dinas berupa
pengumuman bagi peserta didik yang belum sesuai dengan tata naskah
dinas yang resmi.
Pada topik pengelolaan kearsipan di SMA Negeri 1 Guntur masih
terdapat berkas yang belum diarsipkan secara rapi, sebagian arsip sudah
disimpan pada file digital, dan sebagian lagi masih ada yang belum disimpan
secara digital, maka perlu kegiatan memindai atau mengubah arsip menjadi
digital. Berkas RPP, bahan ajar guru serta tugas-tugas peserta didik masih
banyak yang tertumpuk pada ruang guru yang dapat menimbulkan resiko
rusak, hilang dan berserakan.

10
 Pada topik pelayanan prima di SMA Negeri 1 Guntur sudah cukup baik
dalam berbagai bidang pelayanan misalnya tata usaha salah satunya
pembuatan surat tugas bagi bapak ibu guru yang hendak melakukan
pelatihan. Namun pada hal tertentu masih terdapat ketidakefektifan
pelayanan prima di SMA Negeri 1 Guntur, salah satunya yaitu petugas guru
piket yang tidak menjalankan tugas secara maksimal, biasanya hanya
sekedar mengantarkan tugas lalu kelas dibiarkan kosong tanpa dipantau
lebih lanjut, sehingga banyak peserta didik yang keluar kelas dan tidak
mengerjakan tugasnya.
Pada unit kerja tertentu di SMA Negeri 1 Guntur belum memiliki SOP
yang digunakan sebagai pedoman. Salah satunnya yaitu belum adanya SOP
alur peminjaman buku bagi peserta didik di perpustakaan.
Topik administrasi selanjutnya adalah perencanaan pembangunan di
SMA Negeri 1 Guntur. Sebagai guru yang pernah mendampingi dan
membimbing peserta didik untuk mengikuti lomba seni, sangat prihatin
karena tidak adanya ruang untuk dijadikan studio yang sangat diperlukan
untuk kegiatan perlombaan, seringkali kami mengubah ruang gudang untuk
dijadikan studio dengan memanfaatkan kain hitam seadaanya. Selain itu
seiring kemajuan sosial media youtube, ruang studio tersebut dapat
dimanfaatkan untuk kegiatan podcast, tempat bapak ibu guru membuat
media pembelajaran dan sarana pembuatan video sistem informasi
sekolah,sehingga keberadaanya sangat dibutuhkan.
Pada topik keuangan sekolah pun memiliki permasalahan tersendiri.
Berdasarkan diskusi dengan bendahara sekolah, permasalahan yang terjadi
di SMA Negeri 1 Guntur adalah kebutuhan yang banyak namun anggaran/
sumber pendapatan yang terbatas. Masalah lainnya adalah tidak semua
kegiatan bisa di-SPJ-kan. Hal tersebut menyebabkan prioritas anggaran
harus dilakukan. Penyebab yang mungkin adalah ketentuan sistem anggaran
di sekolah sehingga perlu perencanaan yang matang dan perhitungan yang
tepat. Pihak sekolah tidak bisa menggunakan anggaran sesuka hati karena
sudah ada alokasi sendiri untuk setiap kegiatan yang telah direncanakan.
Bagian keuangan tersebut juga berpengaruh dalam pengadaan barang untuk
sarana prasarana sekolah.

11
 Komunikasi efektif di SMA Negeri 1 Guntur masih terdapat
kekurangan, sebagai seorang guru di kelas, sering menjumpai kasus
kurangnya respon peserta didik saat pembelajaran, mereka cenderung tidak
aktif dan kurang antusias ketika pembelajaran. Selain itu kurang efektifnya
komunikasi juga terjadi antara guru dengan orang tua peserta didik tentang
perkembangan peserta didik di sekolah, orang tua biasanya sibuk bekerja
atau keberadaannya di luar kota, menjadi terkendala karena sulitnya waktu
untuk bertemu dan media komunikasi/ sinyal yang tidak terjangkau.

Di SMA Negeri 1 Guntur pengadaan barang dan jasa dikelola oleh unit
Sarpras (Sarana dan Prasarana), kendala yang terjadi adalah banyak fasilitas
pembelajaran yang belum bisa diadakan karena terkait dengan keuangan
sekolah. Pada pembelajaran Sejarah penyediaan buku literasi Sejarah belum
memenuhi. Seharusnya jumlah buku memiliki perbandingan 1:10 yaitu 1
siswa mendapatkan 10 judul buku, kenyataannya hanya 1:4 dengan total
buku yang dimiliki sebanyak 2.176 eksemplar, sehingga referensi bacaan
siswa sangat terbatas. Selain itu, fasilitas di kelas pendukung pembelajaran
juga sudah banyak yang rusak dan belum ada perbaikan.
B. Tujuan
1. Memahami implementasi administrasi dasar di SMA Negeri 1 Guntur
2. Memiliki pengetahuan, sikap dan keterampilan menjalankan tugas secara
tertib administrasi, tertib hukum, dan tertib pelayanan.
3. Mempunyai wawasan dan karakteristik sesuai dengan lingkup bidang tugas
sebagai guru sejarah di SMA Negeri 1 Guntur.
C. Manfaat
1. Mengetahui deskripsi pelaksanaan administrasi dasar di SMA Negeri 1
Guntur.
2. Mengetahui permasalahan yang terjadi terkait administrasi dasar di SMA
Negeri 1 Guntur.
3. Terdapat solusi dari berbagai permasalahan yang terjadi terkait
administrasi dasar di SMA Negeri 1 Guntur.

12
 BAB II
PELAKSANAAN

A. Gambaran Bidang Tugas Guru

1. Jabatan Fungsional Guru
Jabatan fungsional guru diatur dalam Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 16 tahun
2009 tentang Jabatan Fungsional Guru dan Angka Kreditnya. Pada aturan
tersebut dijelaskan bahwa jabatan fungsional guru adalah jabatan fungsional
yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab, dan wewenang
untuk melakukan kegiatan mendidik, mengajar, membimbing, mengarahkan,
melatih, menilai, dan mengevaluasi peserta didik pada pendidikan anak usia
dini jalur pendidikan formal, pendidikan dasar, dan pendidikan menengah
sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang diduduki oleh Pegawai
Negeri Sipil.
Dalam peraturan tersebut juga disebutkan pengertian serta tugas
utama guru. Guru adalah pendidik profesional yang menduduki jabatan
pelaksana teknis fungsional di bidang pembelajaran/bimbingan dengan
tugas utama mendidik, mengajar, membimbing, mengarahkan, melatih,
menilai, dan mengevaluasi peserta didik pada pendidikan anak usia dini jalur
pendidikan formal, pendidikan dasar, dan pendidikan menengah. Tugas
utama guru adalah mendidik, mengajar, membimbing, mengarahkan,
melatih, menilai, dan mengevaluasi peserta didik pada pendidikan anak usia
dini jalur pendidikan formal, pendidikan dasar, dan pendidikan menengah
serta tugas tambahan yang relevan dengan fungsi sekolah/madrasah.
2. Tugas Pokok dan Tugas Fungsional
Dalam Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 15
Tahun 2018 tentang Pemenuhan Beban Kerja Guru, Kepala Sekolah, Dan
Pengawas Sekolah pasal 3 ayat (1) kegiatan pokok yang diperlukan guru
dalam melaksanakan beban kerja selama 37,5 sebagai jam kerja efektif di
antaranya adalah:
1. Merencanakan pembelajaran atau pembimbingan;
2. Melaksanakan pembelajaran atau pembimbingan;

13
 3. Menilai hasil pembelajaran atau pembimbingan;
4. Membimbing dan melatih peserta didik; dan
5. Melaksanakan tugas tambahan yang melekat pada pelaksanaan
kegiatan pokok sesuai dengan Beban Kerja Guru.
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 35 Tahun 2010
tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Jabatan Fungsional Guru dan Angka
menyebutkan tugas guru di antaranya adalah sebagai berikut.
a. Menyusun kurikulum pembelajaran pada satuan pendidikan
b. Menyusun silabus pembelajaran
c. Menyusun Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP)
d. Melaksanakan kegiatan pembelajaran
e. Menyusun alat ukur soal sesuai mata pelajaran
f. Menilai dan mengevaluasi proses dan hasil belajar pada mata
pelajaran di kelasnya
g. Menganalisis hasil penilaian pembelajaran
h. Melaksanakan pembelajaran, perbaikan dan pengayaan dengan
memanfaatkan hasil penilaian dan evaluasi
i. Melaksanakan bimbingan dan konseling di kelas yang menjadi
tanggungjawabnya (khusus guru kelas)
j. Menjadi pengawas penilaian dan evaluasi terhadap proses dan
hasilbelajar tingkat sekolah/madrasah dan nasional
k. Membimbing guru pemula dalam program induksi
l. Membimbing peserta didik dalam kegiatan ekstra kurikuler proses
pembelajaran
m. Melaksanakan pengembangan diri
n. Melaksanakan publikasi ilmiah dan/ atau karya inovatif
o. Melakukan presentasi ilmiah
Selain itu tugas guru dalam Sasaran Kinerja Pegawai adalah:
a. Merencanakan dan melaksanakan pembelajaran
b. Mengevaluasi dan menilai hasil pembelajaran
c. Menganalisis hasil pembelajaran
d. Melaksanakan tindak lanjut hasil penilaian.

14
 Fungsi Guru dalam poin D dan E Pasal 20 Undang-Undang Nomor
14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen serta poin a, b, dan c pasal 40 ayat
(2) Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Nasional adalah sebagai berikut.
1. Memelihara dan memupuk persatuan dan kesatuan bangsa
2. Menjunjung tinggi peraturan perundang-undangan, hukum, dan kode
etik guru serta nilai-nilai agama dan etika
3. Menciptakan suasana pendidikan yang bermakna, menyenangkan,
kreatif, dinamis dan dialogis
4. Mempunyai komitmen secara profesional untuk meningkatkan mutu
pendidikan dan
5. Memberi teladan dan menjaga nama baik, lembaga, profesi, dan
kedudukan sesuai dengan kepercayaan yang diberikan kepadanya.

B. Kondisi Administrasi Dasar Saat Ini yang Diharapkan

Berdasarkan observasi dan wawancara yang dilakukan rangkuman
permasalahan yang terjadi di SMA Negeri 1 Guntur terkait administrasi dasar
dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 2.1 Rangkuman Permasalahan Administrasi Dasar

No. Kondisi Masalah Administrasi Dasar Kondisi yang Diharapkan

Saat Ini
1 Kesalahan pada penulisan surat tugas dan
pembuatan pengumuman yang belum
sesuai dengan aturan tata naskah dinas
2. Beberapa berkas kepegawaian, RPP,
bahan ajar dan tugas peserta didik belum
diarsipkan dengan rapi dan belum berbasis
digital
3. Kurang optimalnya pelayanan prima dan
kinerja guru piket dalam menjalankan
tugasnya mengawasi ketertiban peserta
didik
4 Perpustakaan belum memiliki SOP alur
Penulisan surat tugas tidak terdapat
kesalahan dan pembuatan pengumuman
sudah sesuai dengan aturan tata naskah
dinas
Semua berkas kepegawaian, RPP, bahan
ajar dan tugas peserta didik sudah
diarsipkan dengan rapi dan berbasis
digital
Optimalnya pelayanan prima dan kinerja
guru piket dalam menjalankan tugasnya
mengawasi ketertiban peserta didik
Tersedianya SOP alur peminjaman buku

15
 peminjaman buku bagi peserta didik bagi peserta didik di perpustakaan

5. Belum tersedianya sarana yang digunakan Sarana untuk memfasilitasi berbagai

untuk memfasilitasi kegiatan guru dan
peserta didik di sekolah
6. Kurangnya proses identifikasi
permasalahan dalam perencanaan
kegiatan sekolah.
7. Keterbatasan anggaran sekolah untuk Kebutuhan
kebutuhan sekolah.
8. Pengadaan barang terhambat anggaran
sehingga penyediaannya terjeda
beberapa waktu.
9. Komunikasi efektif yang belum optimal
antara guru dan peserta didik dalam
pembelajaran karena kurangnya respon
dan antusiasme peserta didik saat
pembelajaran
10. Komunikasi efektif yang belum optimal
antara guru dan orang tua peserta didik
karena sulitnya waktu bertemu dan alat
komunikasi/ sinyal yang tidak terjangkau
kegiatan guru dan peserta didik di sekolah
dapat terpenuhi
Optimalnya identifikasi permasalahan
dalam kegiatan sekolah dilakukan dengan
baik.
sekolah segera
terpenuhi menggunakan anggaran
sekolah.
Pengadaan barang berjalan sesuai
kebutuhan.
Optimalnya komunikasi efektif antara guru
dan peserta didik melalui pembelajaran
dan diskusi aktif yang dapat
meningkatkan respon dan antusiasme
peserta didik
Optimalnya komunikasi efektif antara guru
dan orang tua peserta didik mengenai
perkembangan peserta didik di sekolah

C. Implementasi Solusi Administrasi Dasar Pelayanan Publik Guru Muatan

Lokal
1. Penyusunan Naskah Dinas
Penyusunan naskah dinas di lingkup sekolah sebenarnya
merupakan tugas dan kewenangan Tata Usaha atau sering biasa disebut
TU. Walaupun penyusunan naskah dinas merpakan tugas TU, guru juga
bisa ikut andil dala penyusunan naskah dinas dengan cara memberi
masukan atau saran ketika terdapat keslahan dalam naskah dinas yang
telah disusun. Biasanya keselahan terjadi pada pengisian data,
penggunaan diksi, EYD, dan tata penulisan yang baku. Solusi yang
mungkin bisa dilakukan supaya terhindar dari kesalahan penyusunan nota
dinas adalah melaksanakan double check sebelum naskah dinas yang

16
 dibuat dikirimkan/dibagikan.
2. Pengelolaan Kearsipan
Pengelolaan kearsipan di SMA Negeri 1 Guntur masih terdapat
berkas yang belum diarsipkan secara rapi, sebagian arsip sudah disimpan
pada file digital, dan sebagian lagi masih ada yang belum disimpan secara
digital, maka perlu kegiatan memindai atau mengubah arsip menjadi digital.
Berkas RPP, bahan ajar guru serta tugas-tugas peserta didik masih banyak
yang tertumpuk pada ruang guru yang dapat menimbulkan resiko rusak,
hilang dan berserakan, untuk menghindari resiko tersebut, solusi yang
dilakukan adalah membuat arsip digital untuk menyimpan semua berkas
yang ada, untuk berkas kepegawaian, pegawai tata usaha sudah
menyimpannya melalui aplikasi dapodik dan file komputer berdasarkan
jenisnya, arsip RPP disimpan melalui file penyimpanan pada komputer
milik bidang kurikulum dan disimpan melalui drive online agar tidak mudah
hilang, sedangkan untuk bahan ajar guru dan tugas peserta didik
diarsipkan melalui pemanfaatan site.google yang dapat diakses dengan
mudah.
3. Pelayanan Prima
Pemberian pelayanan prima di sekolah tidak hanya merupakan
tugas guru, namun semua warga sekolah memiliki kewajiban untuk
melakukan pelayanan prima. Di SMA Negeri 1 Guntur semua unit kerja
atapun warga sekolah sudah cukup baik dalam melaksanakan pelayanan,
salah satunya sebagai contoh petugas tata usaha (TU) sudah melakukan
pelayanan administrasi bagi keperluan guru dan peserta didik dengan baik.
Namun disisi lain terdapat kurang optimalnya pelayanan prima di SMA
Negeri 1 Guntur terutama berkaitan dengan ketertiban peserta didik saat
guru di dalam kelas tidak dapat mengajar karena ada kepentingan tertentu,
maka peranan guru piket sangat dibutuhkan. Seringkali guru piket tidak
mengawasi dengan optimal dan hanya sekedar memberikan tugas saja,
maka guru piket harus melaksanakan tugasnya dengan optimal dengan
memeriksa kondisi lingkungan, menunggui serta memantau peserta didik
di dalam kelas.
4. Penyusunan SOP
Menurut Permenpan nomor 35 Tahun 2012 Standar Operasional

17
 Prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai
berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan
kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Seiring
berjalannya waktu ilmu pengetahuan mengalami perkembangan, maka
penyusunan SOP juga harus berkembang sesuai perubahan zaman.
Pada unitu tertentu di SMA Negeri 1 Guntur yang belum memiliki
SOP yang lengkap, salah satunya alur peminjaman buku bagi peserta didik
di perpustakaan, secara kegiatan sudah berjalan dengan baik namun
skema alur peminjamannya perlu dibuat untuk mempermudah pengunjung
mengetahui alur peminjaman buku di perpustakaan.
5. Perencanaan Kegiatan Sekolah
SMA Negeri 1 Guntur memiliki berbagai bidang di dalamnya, seperti
kurikulum, kesiswaan, sarana prasarana, dan lain sebagainya. Dari bidang
tersebut, tentu memiliki rancangan program atau kegiatan yang memiliki
kebutuhannya masing-,masing, yang menjadi masalah dari perencanaan
kegiatan di sekolah ini adalah tidak semua kegiatan di sekolah dapat
terealisasi, maka harus ada identifikasi rancangan kegiatan untuk
menentukan skala prioritas realisasi kegiatan dan kebutuhan masing-
masing bidang dan program kegiatan, solusinya adalah dengan
mengumpulkan formulir online usulan kegiatan yang dapat diakses oleh
semua pihak, setelah semua usulan kegiatan masuk semua pihak
dipertemukan melalui forum diskusi menentukan program-program yang
akan dilaksanakan beserta kebutuhannya.
6. Penganggaran Sekolah
Penganggaran di SMA Negeri 1 Guntur terdapat dalam rencana
kegiatan dan anggaran sekolah (RKAS). RKAS merupakan dokumen yang
memuat rencana program pengembangan sekolah dalam jangka waktu
satu tahun ke depan berdasarkan rencana kerja sekolah (RKS) untuk
memenuhi kebutuhan yang dihadapi sekolah. Permasalahan yang terjadi
di SMA Negeri 1 Guntur adalah kebutuhan yang banyak namun anggaran/
sumber pendapatan yang terbatas. Solusinya Maka penyusunan anggaran
harus disesuaikan dengan skala prioritas dengan menentukan standarisasi
yang berkaitan dengan besar kecilnya biaya yang akan dikeluarkan
sehingga perlu perencanaan yang matang dan perhitungan yang tepat.

18
 Sebagai guru yang pernah mengajukan anggaran untuk keperluan
perlombaan, saya mengajukan pembelian peralatan dengan harga yang
terjangkau dan menentukan skala prioritas perlengkapan untuk
dianggarkan.
7. Pengadaan Barang Sekolah
Pengadaan barang terhambat anggaran sehingga penyediaannya
terjeda beberapa waktu. Solusi yang mungkin adalah dengan
mengidentifikasi kebutuhan sarana dan prasarana sekolah kemudian
menetapkan prioritas pemenuhan kebutuhan. Dengan memiliki prioritas
kebutuhan maka sekolah dapat menggunakan anggaran untuk pembelian
barang secara optimal. Kebutuhan yang lebih mendesak akan segera
terpenuhi dan yang tidak terlalu mendesak dapat dipenuhi kemudian. Cara
ini menurut saya dapat mengakomodasi pengadaan barang sekolah
walaupun dana yang tersedia cukup terbatas dan tidak mungkin bisa
langsung memenuhi kebutuhan sarana prasarana sekolah.
8. Komunikasi Efektif yang dilakukan
Masih terdapat komunikasi yang belum efektif antara guru dan
peserta didik di dalam kelas, terutama respon peserta didik yang kurang
aktif dan kurangnya antusiasme peserta didik dalam pembelajaran,
solusinya dengan menerapkan pembelajaran yang berpusat pada peserta
didik (studen center), mengajak peserta didik berdisikusi dengan
memancing pertanyaan dan jawaban dari suatu permasalahan yang
diajukan guru, diselingi dengan icebreaking membuat peserta didik lebih
antusias dan pembelajaran tidak membosankan.
Komunikasi yang kurang efektif terjadi pula antara guru dan orang
tua peserta didik tentang perkembangan peserta didik di sekolah, sulitnya
waktu untuk bertemu karena kesibukan kerja atau tengah berada di luar
kota membuat komunikasi guru dan orang tua peserta didik menjadi
kurang, solusinya yaitu menyepakati waktu untuk kegiatan parenting agar
terjalin komunikasi yang baik antara guru dan orang tua peserta didik.

19
 BAB III
PENUTUP

A. Simpulan
Berdasarkan latar belakang dan pelaksanaan administrasi dasar di SMA
Negeri 1 Guntur topik yang dibahas di antaranya adalah
1. Penyusunan surat tugas terdapat kesalahan dan pengumuman belum
dibuat sesuai dengan tata naskah dinas
2. Penyusunan SOP di SMA Negeri 1 Guntur.
3. Pelayanan prima sebagai guru di SMA Negeri 1 Guntur.
4. Perencanaan kegiatan di SMA Negeri 1 Guntur.
5. Pengadaan barang di SMA Negeri 1 Guntur.
6. Komunikasi efektif yang dilakukan sebagai seorang guru di SMA Negeri
1 Guntur
7. Pengelolaan kearsipan di SMA Negeri 1 Guntur.

B. Saran
Saran yang bisa diberikan terkait administrasi dasar di sekolah di
antaranya adalah sebagai berikut.
1. Pembuat naskah dinas sekolah baik berbagai bidang kerja di SMA Negeri
1 Guntur sebaiknya mengecek ulang naskah dinas yang akan diterbitkan
terkait hasil ketik maupun penggunaan Sejarah baku.
2. Petugas perpustakaan sekolah sebaiknya membuat SOP kegiatan
secara jelas sehingga dapat digunakan sebagai pedoman untuk
berikutnya.
3. Pelayanan prima tetap perlu dijadikan prioritas dan komitmen bersama
sehingga dapat menjalankan tugas dan fungsi masing-masing dengan
baik dan dapat dirasakan manfaatnya oleh penerima layanan seperti
teman sejawat, peserta didik, orang tua/wali peserta didik, serta
mitra/masyarakat di sekitar sekolah.
4. Perencanaan kegiatan tetap memperhatikan evaluasi kegiatan pada
tahun atau periode sebelumnya sehingga pelaksanaan nantinya akan
berjalan lebih baik dan lancar.

20
 5. Penganggaran akan sangat berkorelasi dengan pengadaan barang
kebutuhan sekolah sehingga perlu disusun dengan baik terkait prioritas
kebutuhan sekolah.
6. Komunikasi efektif seorang guru perlu diperhatikan karena terkait
kualitas pelayanan sebagai guru mata pelajaran.
7. Pengelolaan kearsipan perlu dijaga dengan baik sehingga apabila data
dibutuhkan dapat segera disiapkan.
8. Pada administrasi guru mata pelajaran perlu mengembangkan Learning
Management System (LMS) untuk penambahan aspek layanan prima.

C. Rencana Aksi
Rencana aksi yang dapat dilaksanakan setelah pelatihan teknis
administrasi dasar ini di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Pembuatan SOP kegiatan rutin di sekolah oleh bidang terkait.
2. Pelaksanaan evaluasi rutin usai kegiatan sebagai bahan identifikasi
masalah untuk pelaksanaan pada waktu selanjutnya.
3. Sosialisasi pelayanan prima di SMA Negeri 1 Guntur untuk para guru dan
karyawan secara rutin tiap semester atau tahunan.
4. Komunikasi efektif dibuatkan SOP baik untuk guru ke peserta didik
ataupun ke orang tua/wali peserta didik.
5. Sosialisasi tata naskah dinas bagi semua bidang di sekolah.
6. Pembuatan Learning Management System yang mudah diakses guru
dan peserta didik, berisi semua kegiatan/ kepentingan pembelajaran di
sekolah

21
 DAFTAR PUSTAKA

BPSDMD Provinsi Jawa Tengah. (2021). Panduan Penyusunan Kertas Kerja Bagi
Peserta Pelatihan Administrasi Dasar Metode Full E-Learning. Semarang:
BPSDMD Provinsi Jawa Tengah.

BPSDMD Provinsi Jawa Tengah. (2021). Modul pelatihan berbasis E-Learning

Penyusunan Naskah Dinas. Semarang: BPSDMD Provinsi Jawa Tengah.

BPSDMD Provinsi Jawa Tengah. (2021). Modul pelatihan berbasis E-Learning

Pengelolaan Kearsipan. Semarang: BPSDMD Provinsi Jawa Tengah.

BPSDMD Provinsi Jawa Tengah. (2021). Modul pelatihan berbasis E-Learning

Pelayanan Prima dalam Perkantoran. Semarang: BPSDMD Provinsi
Jawa Tengah.

Indarti, Yuni, S.Sos., MM. (2021). Bahan Pelengkap Modul Pelayanan Prima dan
Aturan tentang Pelayanan Prima. Semarang: BPSDMD Provinsi Jawa
Tengah.

BPSDMD Provinsi Jawa Tengah. (2021). Modul pelatihan berbasis E-Learning

Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP). Semarang: BPSDMD
Provinsi Jawa Tengah.

BPSDMD Provinsi Jawa Tengah. (2021). Modul pelatihan berbasis E-Learning

Perencanaan Pembangunan Daerah. Semarang: BPSDMD Provinsi
Jawa Tengah.

BPSDMD Provinsi Jawa Tengah. (2021). Modul pelatihan berbasis E-

Learning Penatausahaan Keuangan Daerah. Semarang: BPSDMD
Provinsi Jawa Tengah.
Pusdiklat PBJ LKPP. (2021). Modul pelatihan Pelatihan Kompetensi Pengadaan

22
 Barang/Jasa Pemerintah Level 1 Pengantar Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah. Jakarta: Pusdiklat PBJ LKPP.
BPSDMD Provinsi Jawa Tengah. (2021). Modul pelatihan berbasis E-Learning
Komunikasi Efektif. Semarang: BPSDMD Provinsi Jawa Tengah.

23
 LAMPIRAN-LAMPIRAN

Lampiran 1. Tautan Video

Tautan Paparan Kertas Kerja dapat dilihat pada tautan berikut ini:

YouTube:

24
Lampiran 2 Penyusunan Naskah Dinas

Gambar 1. Surat tugas yang salah

25
Gambar 2. Surat tugas yang benar

26
Gambar 3. Pemberitahuan pembelajaran daring yang tidak baku

27
Gambar 4. Pemberitahuan pembelajaran daring baku

28
Gambar 5. Kegiatan double checking nakah dinas

29
Lampiran 3. Pengelolaan Kearsipan

Gambar 1. Kondisi Arsip SMA N 1 Guntur

Gambar 2. Merapikan Arsip SMA N 1 Guntur

30
Gambar 3. Mengubah arsip fisik ke digital

31
 Gambar 4. RPP guru SMA N 1 Guntur

Gambar 5. RPP yang sudah disimpan secara digital

32
Gambar 6. Bahan ajar dan tugas peserta didik pada site.google

33
Lampiran 4. Pelayanan Prima

Gambar 1. Guru piket menyambut kedatangan peserta didik

Gambar 2. Guru piket bersama guru BK memberi sanksi bagi peserta didik yang terlambat

Gambar 3. Guru piket mengawasi dan memantau kelas yang kosong

34
Gambar 4. Pelayanan Tata Usaha tentang pembuatan surat tugas

35
Lampiran 5. Penyusunan SOP

Gambar 1. Tata tertib perpustakaan SMA N 1 Guntur

36
Gambar 2. Memeriksa dokumen pelayanan di perpustakaan SMA N 1 Guntur

Gambar 3. Membuat alur SOP peminjaman buku bagi peserta didik

37
Lampiran 6. Perencanaan Pembangunan Daerah

Gambar 1. Form usulan RKAS oleh semua bidang di Sekolah

Gambar 2. Rapat pembahasan skala prioritas kegiatan untuk RKAS tahun 2023

38
Lampiran 7. Penatausahaan Keuangan

Gambar 1. Pembuatan proposal anggaran kegiatan lomba

Gambar 2. Pengajuan proposal anggaran kegiatan lomba pada bendahara

39
Gambar 3. Rancangan anggaran yang digunakan untuk kegiatan lomba FLS2N

40
Gambar 4. Kertas kerja rencana kegiatan dan anggaran sekolah (RKAS) tahun 2022

41
Gambar 5. Menyerahkan laporan pertanggungjawaban

42
Lampiran 8. Komunikasi Efektif

Gambar 1. Guru mengajar dengan berpusat pada peserta didik

43
Gambar 2. Komunikasi dengan orang tua peserta didik

44
Lampiran 9. Pengadaan Barang/Jasa

Gambar 1. Belanja pengadaan barang melalui aplikasi Siplah

45
 PROFIL PESERTA

1. Identitas Diri
Nama : Indirawati Safitri, S.Pd.
Jabatan : Guru Sejarah
NIP : 19940225 202012 2 013
Tempat Lahir : Tegal
Tanggal Lahir : 25 Februari 1994
Agama : Islam
Alamat : Pilangrejo RT02/ 01 Kec. Wonosalam Kab. Demak
Nomor Ponsel : 089668415223
Surat elektronik : indirawati.safitri@gmail.com
Instansi Kantor : SMA Negeri 1 Guntur
Alamat Kantor : Jl. Guntur-Demak Kabupaten Demak
2. Riwayat Pendidikan
Jenjang Tahun
No Nama Sekolah/ Universitas Jurusan/Prodi
Pendidikan Lulus
1. SD SD N Tembok Banjaran 01 - 2005
2. SMP SMP Negeri 1 Adiwerna - 2008
3. SMA SMA Negeri 1 Slawi FIS 20011
4. S-1 Universitas Negeri Semarang Pendidikan Sejarah 2014
(UNNES)

3. Riwayat Pekerjaan
No Nama Instansi Jabatan Masa Kerja
1. SMP N Satu Atap Air Besar Guru Januari 2016 - Desember 2016
2. MA Miftahusslam Guru Juli 2018 - Desember 2020
Wonosalam
3 SMA Negeri 1 Guntur Guru Januari 2021 - sekarang

46