PROSEDUR KERJA Penanggung Jawab

J Judul : Pendokumentasian Dokumen

Disiapkan Diperiksa Disahkan
Eksternal
No. Kode :
12.24/PK-DokumenEksternal-Sek/2010
No. Revisi : 00

Tgl. Mulai Berlaku : 17 Mei 2010

DKK Surabaya Halaman : 1-2

Puskesmas Gayungan Harris Kurniawan,S.Kom dr. Puspita Sari dr. Sri Emmy Hartiani

1. TUJUAN
Sebagai pedoman bagi petugas untuk mengumpulkan, mengolah dan menyimpan
dokumen – dokumen dari instansi lain.

2. ELEMEN ISO
Klausul 4.2.3 Pengendalian Dokumen

3. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku di Sekretariat ISO dan seluruh Unit / Poli Puskesmas Gayungan

4. DEFINISI
4.1 Dokumen Eksternal adalah dokumen dari luar puskesmas yang digunakan dalam
pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu
4.2 Pendokumentasian dokumen eksternal adalah suatu kegiatan mengumpulkan,
mengolah dan menyimpan dokumen – dokumen dari instansi lain / eksternal.

5. PENANGGUNG JAWAB
Manajer Representatif

6. KRITERIA PENCAPAIAN
Semua dokumen eksternal yang didapat dari instansi lain yang digunakan sebagai
referensi dapat disimpan dengan baik

7. ALUR PROSES
7.1 Koordinator unit/ poli mengumpulkan dokumen dari instansi lain yang dijadikan
sebagai referensi ke sekretariat.
7.2 Sekretariat mendata setiap buku referensi dengan diberi nomor buku dan dicatat
dalam Formulir Daftar Dokumen Eksternal
7.3 Jika dokumen tersebut dipinjam oleh unit / poli puskesmas gayungan atau instansi
lain, maka dokumen tersebut harus dicatat dalam buku peminjaman arsip/ dokumen.

1
8. DIAGRAM ALIR
Koordinator unit/ poli
mengumpulkan
Mulai dokumen dari instansi
lain yang dijadikan
sebagai referensi ke
sekretariat.
Sekretariat mendata setiap
buku referensi dengan diberi Formulir
nomor buku dan dicatat Daftar
dalam Formulir Daftar Dokumen
Eksternal
Dokumen Eksternal

Jika dokumen tersebut

dipinjam oleh unit / poli
Buku
puskesmas gayungan atau Peminjaman
instansi lain, maka Arsip/
Selesa
dokumen tersebut harus Dokumen
i
dicatat dalam buku
peminjaman arsip/
dokumen.

9. REFERENSI
Manual Mutu Puskesmas Gayungan Tahun 2010

10. DOKUMEN TERKAIT

10.1 Formulir Daftar Dokumen Eksternal
10.2 Buku Peminjaman Arsip / Dokumen

11. UNIT TERKAIT

Semua unit / poli Puskesmas Gayungan

12. HISTORIS PERUBAHAN

ISI PERUBAHAN TGL MULAI
NO
DAHULU SEKARANG BERLAKU

2
3