Model REA - Seri REA (Resources, Events, dan Agents)

Model REA adalah sebuah framework akuntansi untuk memodelkan resources, events,
dan agents yang penting dalam suatu organisasi dan membuat garis hubungan/keterkaitan
diantara ketiganya. Tidak seperti dalam sistem akuntansi tradisional, sistem REA
membolehkan baik data akuntansi dan nonakuntansi untuk diidentifikasi, diambil, dan
disimpan dalam database yang terpusat. Dengan database ini, tampilan/sudut-pandang
pengguna bisa dibuat untuk memenuhi kebutuhan para pengguna dalam organisasi
tersebut. Model REA bisa diimplementasikan dalam arsitektur database relasional maupun
object-oriented. Untuk maksud pembelajaran dalam bab ini, kita akan mengasumsikan
menggunakan database relasional karena ini adalah arsitektur yang lebih umum digunakan
bagi aplikasi bisnis.

Gambar 10-1 menyajikan model REA dasar, yang merupakan versi khas dari diagram ER
yang terdiri dari tiga jenis entitas (resources, events, dan agents) yang disertai dengan
sekelompok asosiasi yang menghubungkan ketiganya. Mulai dari sini, kita akan mengacu
ke salah satu teknik dokumentasi, yaitu diagram REA. Konvensi untuk menggambarkan
asosiasi, pemberian kardinalitas, dan normalisasi table seperti yang telah didiskusikan
dalam bab 9 untuk diagram ER tradisional juga diterapkan ke diagram REA.

Elemen-elemen model REA

Resources. Yang dimaksud dengan economic resources adalah semua hal yang memiliki
nilai ekonomi terhadap perusahaan. Secara definisi adalah semua objek baik yang langka
maupun yang masih berada dalam kendali perusahaan. Resources digunakan dalam
pertukaran ekonomi dengan para partner bisnis entah mengalami kenaikan atau
penurunan akibat pertukaran tersebut.

Events. Pemodelan REA mencakup dua kelas/golongan events. Economic events dan
support events. Yang dimaksud dengan economic events adalah fenomena yang
mempengaruhi perubahan (baik peningkatan atau penurunan) resources seperi disajikan
dalam hubungan aliran persediaan (stock flow) pada gambar 10-1. Hal itu disebabkan oleh
berbagai macam aktivitas seperti penjualan produk ke pelanggan, penerimaan uang dari
pelanggan, dan pembelian bahan baku dari vendor. Economic events adalah elemen
sistem informasi yang sangat penting dan harus ditangkap secara terpilah atau serinci
mungkin supaya memberikan suatu database yang lengkap.

Support events (tidak ditunjukkan dalam gambar 10-1) mencakup pengendalian (control),
perencanaan, dan berbagai aktivitas manajemen yang terkait dengan economic events,
tetapi tidak secara langsung memberi efek perubahan resources. Contoh support events
adalah (1) menentukan ketersediaan inventori untuk pelanggan sebelum melakukan
penjualan, (2) melakukan verifikasi terhadap informasi pendukung (dengan melakukan
pencocokan tiga dokumen/three-way-match) sebelum melakukan pembayaran ke vendor,
dan (3) melaukan pengecekan kartu kredit sebelum memproses penjualan.

Agents. Economic agents adalah orang-orang atau department yang terlibat dalam
economic events dan support events. Mereka adalah pihak-pihak baik di dalam maupun di
luar organisasi yang memegang kebijaksanaan untuk memutuskan akan menggunakan atau
menolak dalam transaksi economic resources. Masing-masing economic event terkait
dengan setidaknya satu agent internal atau satu agent eksternal yang terlibat dalam
pertukaran/transaksi tersebut. Peran masing-masing agent internal dan eksternal dengab
pihak luar biasanya terlihat jelas. Contohnya, dalam transaksi penjualan, agent internal
adalah para karyawan perusahaan dan eksternal agent adalah pelanggan. Namun, untuk
transaksi yang terjadi internal dalam perusahaan, peran agent internal dan eksternal
tidak begitu terlihat jelas. Kesepakatan atau konvensi dalam pemodelan REA adalah
menganggap transaksi semacam itu adalah seperti transaksi penjualan. Contohnya, dalam
proses pemindahan produk dari work-in-process ke inventory barang jadi, maka karyawan
bagian work-in-process dianggap sebagai agent yang menjual produk ke karyawan bagian
inventory barang jadi. Jadi karyawan yang menyerahkankendali dan mengurangi resources
(dalam hal ini karyawan bagian work-in-process) adalah internal agent sedangkan
karyawan yang baru memegang kendali dan menambah resource (dalam hal ini adalah
karyawan bagian inventory barang jadi) adalah eksternal agent.

Agent internal dan eksternal juga terlibat dalam support events, namun jenis
pertukaran/transaksi yang terjadi adalah transaksi/pertukaran informasi dan bukan
economic resources. Contohnya, pelanggan (agent eksternal ) yang mengecek harga
produk menerima informasi dari karyawan penjualan (internal agent), yang menyerahkan
informasi. Dengan mengaitkan agents internal dengan cara ini akan meningkatkan
pengendalian dan memungkinkan organisasi menilai berbagai tindakan yang diambil oleh
para karyawannya.

Dualitas. Fitur semantik REA diturunkan dari komponen-komponen dalam transaksi

ekonomi. Dasar pemikiran dibalik transaksi ekonomi adalah bahwa dua agents
memberikan resource kepada yang lain dan dengan cara menukar resource yang lain
sebagai gantinya. Dalam realitanya, pertukaran tersebut adalah sepasang economic
events, yang disajikan melalui asosiasi dualitas seperti yang ditunjukkan gambar 10-1.
Dengan kata lain, setiap satu economic event selalu dicerminkan oleh satu economic
event yang terkait dalam arah yang berlawanan. Gambar 10-2 menunjukkan perluasan
model REA dasar untuk menggambarkan koneksi diantara dual events tersebut: give event
dan receive event (aktivitas memberi dan aktivitas menerima). Dari sudut pandang fungsi
organisasi yang dimodelkan, separuh bagian yang memberi adalah yang mengalami
pengurangan economic resources, seperti yang disajikan oleh aliran arah keluar. Separuh
bagian yang menerima mengalami peningkatan economic resources seperti yang disajikan
oleh aliran kedalam. Gambar 10-3 menyajikan beberapa contoh aktivitas memberi dan
menerima karena hal-hal tersebut terkait dengan revenue/pendapatan,
expenditure/pengeluaran, dan siklus konversi. Perlu dicatat bahwa suatu economic
exchange tidak memerlukan events dualitas untuk terjadi secara serempak. Contohnya,
inventory langsung berkurang akibat penjualan ke seorang pelanggan, tetapi uang
mungkin tidak langsung bertambah karena remittance dari pelanggan baru datang setelah
beberapa minggu setelahnya. Model REA mengakomodasi transaksi berbasis kredit dan
selisih waktu yang terkait dengan model pembayaran tersebut, namun tidak menerapkan
mekanisme tradisional seperti ledger utang dan piutang dalam akuntansi untuk aktivitas-
aktivitas tersebut. Pada kenyataannya, REA tidak memerlukan semua artifak akuntansi
termasuk jurnal, ledgers, dan double-entry bookkeeping. Seperti yang telah disebutkan
sebelumnya, fenomena ekonomi seharusnya ditangkap dalam bentuk yang sangat rinci dan
sesuai dengan kebutuhan berbagai macam pengguna. Karena itu untuk mencerminkan
aspek-aspek economic events yang relevan, data bisnis harusnya tidak boleh terformat
atau sengaja dibatasi. Jurnal, ledger, dan double-entry bookkeeping adalah mekanisme
tradisional untuk memformat dan memindahkan data akuntansi, tetapi mereka bukanlah
komponen yang penting dalam database akuntansi. Sistem REA menangkap inti dari apa
yang dilakukan dan dipertanggungjawabkan oleh para akuntan dengan cara memodelkan
fenomena ekonomi yang mendasarinya secara langsung. Organisasi yang menerapkan REA
kemudian bisa menghasilkan laporan keuangan, jurnal, ledgers, dan laporan double-entry
accounting secara langsung dari tabel-tabel database melalui pandangan (tampilan)
pengguna. Kita akan menunjukkan bagaimana hal ini dilakukan nanti dalam bab ini.
Link-link terkait REA:
Seri REA (1): Pendekatan REA pada Pemodelan Database
Seri REA (2): Model REA
Seri REA (3): Membuat model REA
Seri REA (4): Integrasi berbagai REA: membuat model REA skala enterprise
Seri REA (5): REA dan Analisa Rantai Nilai