PENGORGANISASIAN

REKAM MEDIS
RUMAH SAKIT UMUM GUNUNG SAWO
TEMANGGUNG

RUMAH SAKIT UMUM GUNUNG SAWO TEMANGGUNG

Jl. Gatot Subroto KM.2 Manding Temanggung
2017

RSU Gunung Sawo Temanggung 1

 RUMAH SAKIT UMUM GUNUNG SAWO TEMANGGUNG
Jalan Gatot Subroto KM 2 Manding Temanggung
Telp. (0293) 4903003 Fax. (0293) 4903003

SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR

NOMOR : 028.14/KEB-ORG/I/2017
TENTANG
STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS
RUMAH SAKIT UMUM GUNUNG SAWO TEMANGGUNG

MENIMBANG : a. Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan Rumah

Sakit Umum Gunung Sawo Temanggung, maka diperlukan
penyelenggaraan pelayanan yang bermutu tinggi;  
b. Bahwa agar pelayanan di Rumah Sakit Umum Gunung Sawo
Temanggung dapat terlaksana dengan baik, perlu adanya
penetapan struktur organisasi agar tata kelola yang baik dari
bagian tersebut;

c. Bahwa sehubungan dengan maksud tersebut pada butir (a)

dan (b) dipandang perlu ditetapkan dengan surat keputusan
Direktur
.MENGINGAT : a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun
2009 Tentang Rumah Sakit.
b. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun
2009 Tentang Kesehatan.
c. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 50
Tahun 2012 Tentang Penerapan Sistem Manajeman Dan
Kesehatan Kerja.
d. Peraturan Pemerintah No. 32 Tahun 1996 Tentang
Tenaga Kesehatan.
e. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269 Tahun 2008

RSU Gunung Sawo Temanggung 2

 tentang Rekam Medis
f. PeraturanMenteri Kesehatan Nomor 55 Tahun 2013
tentang Penyelenggaraan Rekam Medis

MEMUTUSKAN
MENETAPKAN

PERTAMA : MENGESAHKAN SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR NOMOR

028.14/KEB-ORG/I/2017 TENTANG STRUKTUR ORGANISASI
INSTALASI REKAM MEDIS DI RSU GUNUNG SAWO
TEMANGGUNG

1.
2.
KEDUA 3.
: Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis RSU Gunung Sawo
Temanggung yang sudah terbentuk dapat menjadi pedoman
dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya oleh semua bagian di
RSU Gunung Sawo Temanggung.
4.
KETIGA 5.
: Segala biaya yang timbul akibat ditetapkannya keputusan ini
dibebankan pada Kas Rumah Sakit Umum Gunung Sawo
Temanggung.

KEEMPAT : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya, dan apabila

di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan

ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya

RSU Gunung Sawo Temanggung 3

 Ditetapkan di : Temanggung
Pada tanggal : 01 Januari 2017
Direktur
RSU Gunung Sawo Temanggung

dr. Luciana Dewi

RSU Gunung Sawo Temanggung 4

 Lampiran Keputusan Direktur RSU Gunung Sawo Temanggung
NOMOR : 028.14/KEB-ORG/I/2017
TENTANG
STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS
RUMAH SAKIT UMUM GUNUNG SAWO TEMANGGUNG

Direktur
RSU Gunung Sawo Temanggung

dr. Luciana Dewi

RSU Gunung Sawo Temanggung 5

 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sarana pelayanan kesehatan adalah tempat yang digunakan untuk

meningkatkan kesehatan. Sarana pelayanan kesehatan dapat juga di
pergunakan untuk kepentingan pendidikan, penelitian, dan pengembangan
ilmu pengetahuan. Salah satu sarana kesehatan tersebut adalah rumah sakit,
perlu diketahui rumah sakit adalah instalasi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.

Sebuah instalasi pelayanan kesehatan, harus memiliki manajemen

pelayanan Unit Rekam Medis (URM) agar tercapai tertib administrasi, apabila
ada sub sistem rekam medis yang baik dan lengkap yang mencakup unit
sistem yaitu penerimaan pasien, pengolahan rekam medis, dan pengembalian
rekam medis, pelaporan rekam medis.

Tempat pendaftaran pasien rawat jalan atau sering dikenal sebagai

loket pendaftaran pasien rawat jalan merupakan bagian terpenting dari
pelayanan kesehatan di suatu rumah sakit, yang memberi pelayanan pertama
kali kepada pasien. TPPRJ merupakan tempat pelayanan pasien pertama kali
sehingga perlu di tugaskan seorang petugas yang ramah, cepat, teliti dan rapi.
Karena di tempat ini dapat dilihat, baik buruknya mutu pelayanan suatu rumah
sakit dapat dilihat oleh pasien.

Proses mencatat identitas dan proses pelayanan kepada pasien

diperlukan penyelenggaran rekam medis yang dapat terlaksana dengan baik
dan dapat memberikan informasi dari data yang lengkap, akurat dan tepat
waktu jika itu semua didukung dengan sumber daya manusia yang memadai
dilihat dari segi kualitas dan kuantitasnya. Kualitas meliputi tingkat pendidikan,
pengetahuan, dan keterampilan sedangkan kuantitas adalah jumlah tenaga
kerja yang ada harus sesuai dengan beban kerja. Apabila tenaga kerja tidak

RSU Gunung Sawo Temanggung 6

 sesuai dengan beban kerja yang ada maka pekerja akan mengalami
kelelahan kerja dan akan mengalami penurunan kesadaran sehingga
mempengaruhi mutu pelayanan kesehatan rumah sakit

B. TUJUAN PEDOMAN

Tujuan peningkatan mutu pelayanan yaitu dengan meningkatkan mutu kualitas

sumber daya manusia. Dengan bertambahnya beban kerja dari tahun ke tahun dengan
jumlah petugas tetap maka akan mengakibatkan kinerja menurun dan kelelahan, tetapi
bila beban kerja sedikit tetap jumlah petugas yang tersedia banyak maka akan terjadi
kelonggaran. Oleh karena itu, masalah tenaga kerja perlu diperhatikan untuk
mengetahui kesinambungan antara jumlah tenaga kerja dengan beban kerja yang akan
mempengaruhi mutu pelayanan suatu rumah sakit terhadap pasien.

RSU Gunung Sawo Temanggung 7

 BAB II
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT

A. Deskripsi RSU Gunung Sawo Temanggung

Rumah Sakit Umum Gunung Sawo Temanggung merupakan rumah

sakit umum dengan pelayanan kesehatan mulai dari yang bersifat umum
sampai dengan yang bersifat spesialistik, yang dilengkapi dengan pelayanan
penunjang medis 24 jam.
Rumah Sakit Umum Gunung Sawo Temanggung berlokasi di Jl. Gatot
Subroto Km.2 Desa Manding, Kec./Kab. Temanggung, Jawa Tengah,
Indonesia. Telp. (0293) 4903003, Fax : 4903003 dengan alamat email:
rsgsgunungsawo@yahoo.co.id.

Rumah Sakit Umum Gunung Sawo Temanggung diresmikan sebagai

Rumah sakit Umum pada tanggal 8 Agustus 2004 yang tadinya sebagai
Rumah Sakit Bersalin yang merupakan cabang dari Rumah Sakit Bersalin
Gunung Sawo Semarang, dengan satatus dibawah kepemilikan Yayasan
Mardi Mulya setara dengan rumah sakit pemerintah tipe D. Pada Saat ini
Rumah sakit Umum Gunung Sawo dipimpin oleh dr. Luciana Dewi.

Rumah Sakit Umum Gunung Sawo memberikan beragam jenis

pelayanan medis antara lain klinik umum, klinik gigi dan mulut, klinik spesialis,
Pelayanan Instalasi Gawat Darurat, serta rawat inap yang terdiri dari kelas I,
II, II, VIP A dan VIP B yang di lengakpi pelayanan radiologi, Laboratorium,
Farmasi, fisioterapi, anastesi dan home care. Kapasitas tempat tidur pasien
yang disediakan sebanyak 50 tempat tidur.

B. Sejarah RSU Gunung Sawo Temanggung

RSU Gunung Sawo dibangun pada tahun 1987, berlokasi di jl. Gatot Subroto
Km. 2 Desa Manding, Kec./Kab. Temanggung, Provinsi Jawa Tengah, Indonesia.
Diatas areal tanah seluas 4.046 m3dan luas bangunan 623 m3. Secara legalitas
disahkan pada tanggal pada tanggal 28 Oktober 1987

RSU Gunung Sawo ini dulunya RS Bersalin sebagai pengembangan dari RS

Bersalin Gunung Sawo Semarang. Rumah sakit ini didirikan oleh Prof.Dr. Untung
selaku pemilik.

RSU Gunung Sawo Temanggung 8

 BAB III
VISI, MISI, dan MOTTO RSU GUNUNG SAWO TEMANGGUNG

A. Visi
“Menjadikan rumah sakit Umum Gunung Sawo Temanggung sebagai rumah sakit
terpilih dan mempunyai jiwa pelayanan kekeluargaan”.

B. Misi
1. Menyediakan jasa pelayanan dan fasilitas yang memadai, berkualitas dan
terjangkau oleh masyarakat
2. Pelayanan yang mudah , murah, dan cepat serta memberikan pelayanan kesehatan
secara menyeluruh dengan mengutamakan mutu, keselamatan dan kepuasan
pasien

C. Motto
Motto RSU Gunung Sawo Temanggung adalah “Melayani dengan Sepenuh Hati “

RSU Gunung Sawo Temanggung 9

 BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT GUNUNG SAWO

RSU Gunung Sawo Temanggung 10

 BAB V

STRUKTUR ORGANISASI REKAM MEDIS GUNUNG SAWO

TEMANGGUNG

DIREKTUR
Dr. LUCINA DEWI

KEPALA REKAM MEDIS

SUCI WULANDARI Amd. RMIK

Pj. Admission & Registrasi Pj. Assembling & Filing Pj. Analising dan Reporting Pj. Koding

1. Kenti Rahayu 1. Pendi Wahyu W 1. Tuti Lestari, AMd. RMIK 1. Suci Wulandari, AMd.
2. Pendi Wahyu W 2. Dewi Kursiyaningsih RMIK
3. Tuti Lestari, AMd. AMd. RMIK 2. Dewi Kursiyaningsih,
RMIK
AMd. RMIK

RSU Gunung Sawo Temanggung 11

 BAB VI
URAIAN JABATAN

1. Kepala Instalasi Rekam Medis

Nama Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis
Unit Kerja : Penunjang Medis
Ikhtisar Jabatan :
 Membuat dan mengevaluasi sistem, Pedoman, SPO, Juknis kegiatan pelayanan
rekam medis, meliputi penerimaan pasien, pencatatan, pengelolaan data medis,
penyimpanan dan pengambilan data medis.

 Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia pelaksanaan tugas bawahan,

mengatur shift dinas, jadwal cuti, libur, membuat permintaan kebutuhan sumber
daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam
Medis di RS Gunung Sawo Temanggung

 Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan, mengevaluasi kebutuhan

sumber daya yang dipergunakan.

 Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit, sebagai dasar perencanaan,

mengolah data menjadi informasi sebagai penunjang pengambilan keputusan
manajemen.

Hasil Kerja :
1. SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data medis,
penyimpanan dan pengambilan data medis.
2. Uraian tugas bawahan.
3. Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur.
4. Petunjuk kerja bawahan.
5. Supervisi pelaksanaan tugas bawahan.
6. Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak.
7. Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Instalasi Rekam Medis.
8. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan rekam medis.
9. Laporan dan informasi kinerja RS Gunung Sawo Temanggung
Bahan Kerja :
1. Kebijakan, pedoman, Juknis Depkes RI.
2. Kebijakan pengelolaan SDM RS Gunung Sawo Temanggung

RSU Gunung Sawo Temanggung 12

 3. Informasi langsung tak langsung tentang kegiatan bawahan.
4. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap.
5. Surat tugas dari manajemen.
6. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di Instalasi Rekam Medis.
7. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien dari bawahan.

Perangkat Kerja :
1. Komputer & ATK.
2. Telepon.

Sifat Jabatan :
Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Jumat : jam 07.00 - 14.00
Sabtu : jam 07.00 – 14.00.

Uraian Tugas :
1. Menyusun sistem dan SPO, tentang :
 Penerimaan pasien.
 Pencatatan rekam medis.
 Pengelolaan data medis.
 Penyimpanan berkas rekam medis.
 Pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis.
2. Membuat dan mengevaluasi sistem penerimaan pasien rawat jalan dan rawat inap.
3. Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan rekam medis..
4. Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis.
5. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur penyimpanan berkas rekam
medis.
6. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur peminjaman dan
pendistribuasian berkas rekam medis.
7. Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi berkas rekam medis.
8. Memeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis.
9. Membuat dan menyajikan laporan kegiatan medis rumah sakit untuk kepentingan
manajemen maupun pihak lain yang berkepentingan.
10. Membuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas dan tindakan operasi.

RSU Gunung Sawo Temanggung 13

 11. Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif untuk menilai berkas rekam
medis bernilai guna atau tidak.
12. Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan
rekam medis di rumah sakit.
13. Membuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal cuti dan libur.
14. Membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk
pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di RS. “x”.
15. Membuat laporan intern dan ekstern rumah sakit secara berkala serta analisanya.
16. Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan.
17. Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan.
18. Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, inap dan penunjang sebagai
bahan pelaporan dan analisa.
19. Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Instalasi Rekam Medis
sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat diselesaikan oleh
bawahan.
20. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung atau yang terkait
dengan kegiatan Instalasi Rekam Medis.

Tanggung jawab :
1. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi Rekam Medis.
2. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan:
 Admission Dan Registrasi
 Assembling dan indeks kode penyakit.
 Statistik dan pelaporan rumah sakit.
 Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.
Yang sesuai dengan SPO, Juknis yang ditetapkan
3. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan realisasi.
4. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen.
Wewenang :
1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam Medis.
2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Instalasi Rekam Medis.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

RSU Gunung Sawo Temanggung 14

 Nama Bawahan Langsung :
1. Penanggung jawab Admission dan Registrasi serta staf
2. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis serta staf
Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT DALAM HAL
ORGANISASI
1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan
Medis Pengarahan
2 Penanggung jawab Instalasi Rekam Penugasan
Managemen Rekam Medis Pengkoordinasian
Medis kegiatan
3 Penanggung jawab Instalasi Rekam Penugasan
Admission Dan Registrasi Medis Pengkoordinasian
kegiatan
6 Karu Instalasi Rawat Jalan Bagian Koordinasi tentang
Keperawatan pelayanan registrasi
pasien.
8 Karu Instalasi Rawat Inap Bagian Koordinasi tentang
Keperawatan pelayanan registrasi rawat
inap
9 Karu Instalasi Gawat Bagian Koordinasi tentang
Darurat Keperawatan pelayanan registrasi
pasien
10 Karu Logistik Bagian Umum Pengadaan ATK
11 Kepala Unit lain yang Bagian lain yang Koordinasi tugas
terkait terkait

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Ruang pengolahan data Diruang tertutup dan berAC
rekam medis
2 Tempat kerja : Admission Dan Diruang terbuka, umum dan
Registasi berAC

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas

Syarat Jabatan :

RSU Gunung Sawo Temanggung 15

 NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
PENDIDIKAN
1 Minimal DIII - Pelatihan ICD 10 - Pengalaman di Rekam
Rekam Medis. - Pelatihan Pelaporan Rumah Medis min 5 tahun.
Sakit
- Pelatihan manajerial rumah
sakit

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 22 tahun

VII.2. Penanggung jawab Admission Dan Registrasi

Nama Jabatan : Penanggung jawab Admission Dan Registrasi.
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan :
 Menyusun langkah kegiatan penerimaan pendaftaran pasien dan kegiatan
pencatatan identifikasi pasien, serta teknis wawancara terhadap pasien yang akan
berobat.

 Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas

Admission dan Registrasi.

 Membuat laporan kegiatan Admission dan Registrasi berupa kunjungan pasien

rawat jalan dan rawat inap.

Hasil Kerja :
1. Petugas Admission dan Registrasi bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO.
2. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai urutan.

RSU Gunung Sawo Temanggung 16

 3. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien/ keluarga
dan kasus penyakitnya.
4. Data base pasien pada sistem komputerisasi.
5. Slip pembayaran dan berkas rekam medis tersedia dan siap di unit pelayanan/
poliklinik sebelum pasien diperiksa.
6. Uraian tugas, petunjuk tugas.
7. Laporan kunjungan pasien.

Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Jadwal praktek dokter, kapasitas tempat tidur rawat inap dan pelayanan penunjang.
3. Daftar tarif yang berlaku.
4. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.
5. Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas Admission Dan Registrasi.

Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon.

Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.
Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

Uraian Tugas :
1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :
 Penerimaan pasien.
 Pencatatan indentifikasi pasien.
 Pelayanan informasi kepada pengunjung rumah sakit.
2. Memberi petunjuk dilingkungan Admission dan registrasi sesuai dengan bidang
tugasnya.
3. Menyelia pelaksanaan kegiatan Admission dan Registrasi serta menilai hasilnya
sebagai bahan untuk pembinaan.

RSU Gunung Sawo Temanggung 17

 4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan Admission dan Registrasi berdasarkan hasil
pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.
5. Memproses pengajuan cuti petugas Admission dan Registrasi dan laporan kepada
atasan sebagai bahan pengaturan.
6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.
7. Mengkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien..
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/ menangani
bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada kegiatan pendaftaran pasien.
9. Membuat laporan kegiatan pelayanan Admission dan Registrasi untuk kepentingan
laporan Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan.

Tanggung Jawab :
1. Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien.
2. Ketepatan dan kebenaran slip pembayaran dan berkas rekam medis dengan pasien
yang akan diperiksa.
3. Kelancaran pelayanan penerimaan pasien.
4. Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus, hak kelas, dan
kesepakatan pasien / keluarga dengan rumah sakit.
5. Kebenaran laporan kegiatan Admission dan Registrasi.

Wewenang :
1. Memotivasi petugas Admission dan Registrasi.
2. Mengatur rencana kegiatan Admission dan Registrasi.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari petugas Admission, Registrasi dan unit kerja yang terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Nama Bawahan Langsung :

1. Staf Admission.
2. Staf Registrasi

Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL
1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan

RSU Gunung Sawo Temanggung 18

 Medis Pengarahan
2 Penanggung jawab Instalasi Rekam Pengkoordinasian kegiatan
Managemen Rekam Medis
Medis
3 Karu Instalasi Rawat Bagian Keperawatan Koordinasi tentang
Inap pelayanan registrasi RI
4 Karu Instalasi Rawat Bagian Keperawatan Koordinasi tentang
Jalan pelayanan registrasi RJ
5 Karu Intalasi Gawat Bagian Keperawatan Koordinasi tentang
Darurat pelayanan registrasi IGD
6 Unit lain yang terkait Bagian yang terkait Koordinasi tugas

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Admission dan Diruang terbuka, umum dan berAC
Registrasi

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas

Syarat Jabatan :
NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
PENDIDIKAN
1 DIII Rekam - Pelatihan Rekam Medis. -Pengalaman di Admission dan
Medis/SLTA - Pelatihan Customer Registrasi min 2 tahun.
Plus Service.

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

RSU Gunung Sawo Temanggung 19

 Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal: 21 tahun

VII.3. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis

Nama Jabatan : Penanggung jawab Managemen Rekam Medis.
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan :
 Menyusun langkah kegiatan assembling dan indeks kode penyakit, penyimpanan
dan pendistribusian, statistik dan pelaporan rekam medis rawat jalan dan rawat
inap.
 Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas
rekam medis.
 Membuat laporan kegiatan managemen rekam medis berupa indikator kinerja
mutu pelayanan.

Hasil Kerja :
1. Petugas rekam medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO.
2. Penyiapan rekam medis baru maupun lama.
3. Pengkodingan dan indeks penyakit sesuai dengan SPO.
4. Sistem pelaporan untuk laporan intern maupun extern sudah terprogram.
5. Uraian tugas.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan penyelenggaraan rekam medis.
2. Buku pedoman penyelenggaraan rekam medis
3. Buku sistem pelaporan rumah sakit
Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.

RSU Gunung Sawo Temanggung 20

 Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.
Uraian Tugas :
1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :
 Assembling Dan Indeks Kode Penyakit.
 Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis.
 Statistik Dan Pelaporan.
2. Memberi petunjuk dilingkungan rekam medis sesuai dengan bidang tugasnya
3. Menyelia pelaksanaan kegiatan managemen rekam medis serta menilai hasilnya
sebagai bahan untuk pembinaan.
4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan managemen rekam medis berdasarkan hasil
pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.
5. Memproses pengajuan cuti petugas rekam medis laporan kepada atasan sebagai
bahan pengaturan.
6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.
7. Mengkoordinir semua kegiatan penyelenggaraan rekam medis.
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/ menangani
bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada penyelenggaraan rekam medis.
9. Membuat laporan kinerja mutu pelayanan rekam medis untuk kepentingan laporan
Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan.
Tanggung Jawab :
1. Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam medis.
2. Ketepatan dan kebenaran assembling, pendistribusian, koding, indeksing dan
pelaporan rekam medis.
3. Kelancaran penyelenggaraan rekam medis.
4. Kebenaran laporan penyelenggaraan rekam medis.
Wewenang :
1. Memotivasi petugas rekam medis.
2. Mengatur rencana kegiatan managemen rekam medis.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari petugas rekam medis dan unit kerja lain yang terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Nama Bawahan Langsung :

1. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit
2. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis

RSU Gunung Sawo Temanggung 21

 3. Staf Statistik Dan Pelaporan

Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT DALAM HAL
ORGANISASI
1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan
Medis Pengarahan
2 Penanggung jawab Instalasi Rekam Penugasan
Admission Dan Medis Pengkoordinasian kegiatan
Registrasi
3 Karu Instalasi Rawat Bagian Koordinasi tentang
Inap Keperawatan pelayanan rekam medis RI
4 Karu Instalasi Rawat Bagian Koordinasi tentang
Jalan Keperawatan pelayanan rekam medis RJ
5 Karu Intalasi Gawat Bagian Koordinasi tentang
Darurat Keperawatan pelayanan rekam medis
IGD
6 Unit lain yang terkait Bagian yang terkait Koordinasi tugas

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Ruang Rekam Diruang tertutup dan berAC
Medis

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas

Syarat Jabatan :
NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
PENDIDIKAN

RSU Gunung Sawo Temanggung 22

 1 DIII Rekam - Pelatihan Rekam Medis. -Pengalaman di rekam
Medis/SLTA Plus - Pelatihan Customer medis min 2 tahun.
Service.

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 21 tahun

VII.4. Staf Admission

Nama Jabatan : Staf Admission.
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan :
 Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat inap, wawancara, memasukkan (entry)
data pasien, pengiriman slip pembayaran & berkas rekam medis.
 Memberikan informasi pelayanan medis RS. “x”.
 Memberikan informasi perkiraan biaya pelayanan medis

Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien keluarga dan
kasus penyakitnya.
2. Data base pasien pada sistem komputerisasi.
3. Pasien mendapatkan layanan informasi.

Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat inap
2. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Rumah Sakit “X”.
3. Formulir isian pasien.

RSU Gunung Sawo Temanggung 23

 4. Daftar tarif yang berlaku.
5. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan rekanan.

Perangkat Kerja :
1. Komputer
2. ATK.

Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Minggu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.
Senin – Minggu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.
Senin – Minggu : jam 21.00 - jam 07.00 shift III.

Uraian Tugas :
1. Menerima pendaftaran pasien rawat inap.
2. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan pasien
rawat inap.
3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial.
4. Entry data identitas sosial.
5. Membuat slip pembayaran.
6. Meminta berkas rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan.
7. Mengambil berkas rekam medis.
8. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat inap.
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry.
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat inap.
4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

Wewenang :
1. Menghubungi dokter untuk menanyakan diagnosa, jenis dan golongan operasi
pasien apabila dokter tidak menulis atau tidak jelas tulisannya.
2. Menjelaskan kepada paien tentang biaya perawatan dan operasi.
3. Memberikan masukan kepada atasan langsung

RSU Gunung Sawo Temanggung 24

 Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL
1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan
Medis Pengarahan
2 Staff Admission Instalasi Rekam Penugasan
Medis Pengkoordinasian
kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Admission Diruang tertutup ber AC

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas pelayanan pendaftaran rawat inap.

Syarat Jabatan :
NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
PENDIDIKAN
1 DIII Rekam - Pelatihan Rekam Medis.
Medis/SLTA Plus - Pelatihan Customer
Service.

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : jarang
3. Berjalan : jarang
4. Memegang : sering

RSU Gunung Sawo Temanggung 25

 Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal: 18 tahun

VII.5. Staf Registrasi

Nama Jabatan : Staf Registrasi
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan :
 Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat jalan dan penunjang medis, meliputi
penerimaan pasien, wawancara, memasukkan (entry) data pasien, pengiriman slip
pembayaran & berkas rekam medis ke poliklinik
 Memberikan informasi pelayanan medis RS. “x”.
 Memberikan informasi produk RS. “x”.

Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan / poliklinik sesuai urutan.
2. Data base pasien pada sistem komputerisasi.
3. Slip pembayaran dan rekam medis tersedia dan siap diunit pelayanan/ poliklinik
sebelum pasien diperiksa.
4. Pasien mendapatkan layanan informasi.

Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Jadwal praktek dokter RS “x”
3. Daftar fasilitas RS. “x”
4. Formulir isian pasien.
5. Daftar tarif yang berlaku.
6. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.

Perangkat Kerja :
1. Perangkat SIRS ( komputer ).
2. ATK.

RSU Gunung Sawo Temanggung 26

 Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.
Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

Uraian Tugas :
1. Menerima pendaftaran pasien rawat jalan
2. .Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan pasien
rawat jalan.
3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial.
4. Entry data identitas sosial.
5. Membuat slip pembayaran.
6. Mempersilahkan pasien ke poliklinik.
7. Meminta rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan.
8. Mengambil rekam medis lama dilorong pengiriman.
9. Mengirim slip pembayaran dan rekam medis ke poliklinik tujuan pasien.
10. Mengembalikan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah selesai digunakan ke
managemen rekam medis.
11. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat jalan.
12. Membuat laporan absensi dokter di instalasi rawat jalan.

Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry.
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan.
4. Bertanggung jawab atas pemulangan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah
selesai berobat.
5. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
6. Bertanggung jawab atas laporan absensi dokter.
7. Bertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat jalan.

RSU Gunung Sawo Temanggung 27

 Wewenang :
1. Menghubungi dokter yang akan praktek untuk mengetahui kepastian
kedatangannya.
2. Menghubungi pasien yang akan berobat untuk memastikan kedatangan pasien.
3. Memberikan masukan kepada atasan langsung

Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL
1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan
Medis Pengarahan
2 Staff Registrasi Instalasi Rekam Medis Penugasan
Pengkoordinasian kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Registrasi Diruang tertutup ber AC

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan tugas pelayanan
pendaftaran rawat jalan.

Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam Medis/ - Pelatihan Rekam Medis.

SLTA Plus - Pelatihan Customer
Service.

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

RSU Gunung Sawo Temanggung 28

 Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 18 tahun

RSU Gunung Sawo Temanggung 29

VII.6. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit
Nama Jabatan : Staf Assembling dan indeks kode penyakit
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan :
 Melakukan tugas assembling berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat
inap, meliputi memeriksa kelengkapan berkas rekam medis, menyusun berkas
rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan.
 Memberi nomor dan nama pasien diberkas rekam medis, mencoret dan
menempelkan stiker tahun kunjungan akhir.
 Mensortir folder berdasarkan tepi angka akhir.
 Memisahkan rekam medis yang belum lengkap isinya / kuantitasnya untuk
dilengkapi sesuai dengan hak / kewajiban pengisiannya.
 Mengkoding diagnosa rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap.
 Mengentry kode penyakit dalam SIRS ( komputer).
 Menyiapkan berkas rekam medis baru untuk rawat jalan dan rawat inap.

Hasil Kerja :
1. Berkas rekam Medis pasien rawat jalan dan rawat inap tersusun rapi.
2. Indeks kode penyakit pasien dalam SIRS (komputer).

Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan assembling pasien rawat jalan dan rawat inap serta
susunan langkah kode diagnosa penyakit.
2. Buku ICD 10 dan ICOPIM (kode tindakan operasi).
3. Berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap yang belum di assembling
dan belum dikoding.
Perangkat kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK
2. Telepon.

Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.
Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

RSU Gunung Sawo Temanggung 30

 Uraian Tugas :
1. Melaksanakan kegiatan assembling dan kode penyakit yang meliputi :

a) Menerima berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan dari penanggung
jawab berkas rekam medis.

b) Memeriksa kelengkapan isi berkas rekam medis

c) Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan

d) Melengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada setiap lembar berkas
rekam medis.

e) Mengkode diagnosa setiap berkas rekam medis pasien yang berobat.

f) Mengentry kode penyakit.

g) Menulis nomor dan nama pasien pada berkas rekam medis serta menempelkan
stiker tahun kunjungan terakhir.

h) Mensortir berkas rekam medis berdasarkan nomor angka akhir

2. Memisahkan berkas rekam medis yang belum lengkap isinya dan diserahkan
kepada penanggung jawab berkas rekam medis untuk dikirim kepada yang
berhak / berkewajiban melengkapi isi berkas rekam medis tersebut.

3. Menyusun dan menyiapkan berkas rekam medis baru rawat jalan maupun rawat
inap untuk petugas Admission.

4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan, menangani

bila terjadi penyimpangan / kasus yang terjadi dikegiatan assembling dan kode
penyakit pasien rawat jalan dan rawat inap.

Tanggung jawab :
1. Kelengkapan dan kerapian isi berkas RM.
2. Kebenaran indeks kode penyakit.

Wewenang :
1. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

RSU Gunung Sawo Temanggung 31

 2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja

Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT DALAM HAL
ORGANISASI
1 Ka. Instalasi Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan
Pengarahan
2 Penanggung jawab Instalasi Rekam Penugasan
Assembling dan indeks Medis Pengkoordinasian
kode penyakit kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Managemen Rekam Medis Diruang tertutup dan terbuka

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas.

Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam Medis/SLTA - Pelatihan ICD

Plus - Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit.

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 18 tahun

RSU Gunung Sawo Temanggung 32

VII.7. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis
Nama Jabatan : Staf penyimpanan dan pendistribusian rekam medis
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan :
 Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien yang akan berobat sesuai
permintaan.
 Menyimpan dan merawat berkas rekam medis yang kembali ke ruang rekam
medis.
 Membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis bersih dan rapi.

Hasil Kerja :
1. Berkas rekam medis yang terdistribusi dengan cepat dan tepat.
2. Kontrol terhadap pengembalian rekam medis ke ruang penyimpanan.
3. Berkas rekam medis tersimpan dengan rapi dan benar di ruang penyimpanan.
4. Ruang penyimpanan yang bersih dan rapi.

Bahan Kerja :
1. Berkas rekam medis.
2. Tracer
3. Buku ekspedisi.
4. ATK
5. Berkas rekam medis.
6. Susunan langkah penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.

Perangkat Kerja :
7. SIRS (Komputer) dan ATK.
8. Telepon.

Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.
Senin – Sabtu : jam 14.00 – jam 21.00 shift II.

RSU Gunung Sawo Temanggung 33

 Uraian Tugas :
1. Koordinasi permintaan dan pendistribusian berkas rekam medis, meliputi :
a) Menerima permintaan berkas rekam medis dari pendaftaran.
b) Menyiapkan tracer untuk berkas rekam medis yang keluar.
c) Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai dengan nomor berkas rekam
medis yang diminta, dengan menempatkan tracer pada posisi rekam medis
yang keluar.
d) Mencatat berkas rekam medis yang akan dikirim ke poliklinik atau ruang
perawatan dalam buku ekspedisi.
e) Memberikan berkas rekam medis pasien yang diambil dari ruang
penyimpanan ke pendaftaran untuk disiapkan berkasnya oleh petugas
registrasi maupun admission sebelum diantar ke ruang pemeriksaan atau
perawatan.
f) Melaksanakan serah terima berkas rekam medis dengan petugas Registrasi
dan Admission.
g) Menerima berkas rekam medis rawat jalan yang sudah diantar oleh petugas
Registrasi dan Administrasi rawat inap dari poliklinik.
2. Mencocokkan berkas rekam medis yang kembali dan keluar dengan buku
ekspedisi.
3. Memberikan berkas rekam medis yang baru diterima ke petugas Assembling dan
Indeks Kode Penyakit.
4. Menerima berkas rekam medis dari petugas Assembling dan Indeks Kode Penyakit
untuk disortir menurut dua angka akhir, dan memasukkan berkas ke dalam rak
penyimpanan sesuai nomor.
5. Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis dengan menggunakan bon
peminjaman, mencari dan mengantar berkas rekam medis yang dipinjam.
6. Mengontrol pengembalian rekam medis yang dipinjam dengan mencocokkan
rekam medis yang kembali dengan bon peminjaman.
7. Membuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali dalam waktu tertentu.
8. Memasukan hasil penunjang medis susulan dari unit lain.
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan / menangani
bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi di kegiatan penjajaran dan
pendistribusian rekam medis pasien rawat jalan/inap.

RSU Gunung Sawo Temanggung 34

 Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan.
2. Bertanggung jawab atas peminjaman rekam medis.
3. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang dipinjam.
4. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang diminta untuk semua
kepentingan pengobatan pasien.
5. Bertanggung jawab atas kesesuaian berkas rekam medis yang kembali dan keluar
dengan buku ekspedisi.
6. Bertanggung jawab atas tersimpannya seluruh rekam medis diruang penyimpanan
dengan rapi dan tepat sesuai nomor.
7. Bertanggung jawab atas tersedianya berkas rekam medis kepada dokter yang akan
mengisi formulir asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum dan lainnya.

Wewenang :
1. Koordinasi dengan petugas registrai dan admission.
2. Koordinasi dengan petugas poliklinik.
3. Koordinasi dengan petugas IGD
4. Koordinasi dengan petugas IRNA.
5. Meminta arahan dari atasan.
6. Meminta masukan dari unit kerja lain yang terkait.
7. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT DALAM HAL
ORGANISASI
1 Ka. Instalasi Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan
Pengarahan
2 Staf Penyimpanan dan Penunjang Medis Penugasan
Pendistribusian berkas RM Pengkoordinasian
kegiatan

RSU Gunung Sawo Temanggung 35

 Kondisi Lingkungan Kerja :
NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup dan berAC
2 Tempat kerja : Lingkungan rumah sakit Diruang terbuka

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas

Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam Medis/SLTA - Pelatihan ICD

Plus - Pelatihan Pelaporan Rumah
Sakit

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1 Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2 Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3 Umur minimal : 21tahun

VII.7. Staf Statistik Dan Pelaporan

Nama Jabatan : Staf statistik dan pelaporan
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan :
 Mengontrol kebenaran dan ketepatan sensus harian di Instalasi Rawat Inap.
 Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang medis.
 Membuat laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit.

RSU Gunung Sawo Temanggung 36

  Menyediakan berkas rekam medis untuk pengisian form asuransi, perusahaan
rekanan, visum et repertum atau pihak ketiga yang berhak.
 Membuat laporan intern yang terdiri dari laporan bulanan kinerja rumah sakit dan
kinerja mutu instalasi rekam medis.
 Membuat laporan ekstern yang ditujukan ke Departemen Kesehatan dan
jajarannya.

Hasil Kerja :
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang medis.
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan trend penyakit.
3. Laporan intern “x”
4. Laporan ekstern RL1, RL2, RL3, RL4, RL5 dan RL6.

Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pembuatan statistik dan sistem pelaporan rumah sakit.
2. Data print out sensus harian rawat jalan dan rawat inap.
3. Data kunjungan pasien rawat inap dan rawat jalan.

Perangkat Kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK.
2. Telepon.

Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 07.00 – jam 14.00 shift I.
Senin – Sabtu : jam 07.00 – jam 14.00 shift II.

Uraian Tugas :
1. Melaksanakan kegiatan statistik dan pelaporan yang meliputi:
a) Mencetak sensus harian rawat jalan dan rawat inap.
b) Mengontrol kebenaran sensus harian sesuai jumlah pasien yang sebenarnya.
c) Merekap sensus harian rawat jalan berdasarkan spesialisasi dan dokter
prakteknya.

RSU Gunung Sawo Temanggung 37

 d) Merekap sensus harian rawat inap masuk dan keluar berdasarkan kelas,
spesialisasi dan dokter yang merawat.
e) Meminta data kunjungan dari unit lain terkait dengan laporan kegiatan rumah
sakit.
f) Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang.
g) Laporan morbiditas, mortalitas dan trend penyakit.
h) Membuat laporan ekstern ke Departemen Kesehatan dana jajarannya.
2. Menyediakan berkas rekam medis untuk kepentingan pengisian form asuransi,
perusahaan rekanan, visum et repertum atau pihak ketiga yang berhak.
3. Mengetik surat keterangan lahir ( SKL ).
4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
5. Membuat laporan kegiatan pelaporan dan statistik untuk kepentingan laporan Unit
Rekam Medis secara keseluruhan.

Tanggung Jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan penggunaan sensus harian.
2. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan laporan kunjungan pasien rawat
jalan, inap dan penunjang, laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit menular,
efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS.
3. Bertanggung jawab atas terisinya form asuransi, perusahaan rekanan, visum et
repertum dan pengisian form untuk puhak ketiga yang berwenang.
4. Kebenaran laporan realisasi terhadap perencanaan / target yang ditetapkan.

Wewenang :
1. Mengatur rencana kegiatan statistik dan pelaporan
2. Meminta arahan dari atasan.
3. Mengeluarkan form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repetum dan form dari
pihak ketiga yang berwenang.
4. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT DALAM HAL
ORGANISASI

RSU Gunung Sawo Temanggung 38

 1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan
Medis Pengarahan
2 Penanggung jawab Instalasi Rekam Penugasan
Statistik dan Pelaporan Medis Pengkoordinasian kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Pengolahan Data Diruang tertutup dan berAC
2 Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup dan berAC

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas

Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam - Pelatihan ICD

Medis/SLTA Plus. - Pelatihan Pelaporan Rumah
Sakit

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal: 21 tahun

RSU Gunung Sawo Temanggung 39

 BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA

Skema Hubungan Kerja

IRJ IRNA Keuangan Manajemen

INTERN

PASIEN INSTALASI REKAM DOKTER

MEDIS

EKSTERN

ASURANSI REKANAN Dep.Kes/Pem LAIN-LAIN

 Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi,

koordinasi dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui
pertemuan dan atau surat dinas.

Hubungan Intern :
 Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi,
koordinasi dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA, Keuangan dan
Manajemen dalam mengambil keputusan.
 Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam
penyediaan rekam medis.

RSU Gunung Sawo Temanggung 40

 Hubungan Ekstern:
 Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu
Asuransi, Rekanan dan pihak lain.
 Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Departemen
kesehatan Pemerintah.

RSU Gunung Sawo Temanggung 41

 BAB IX
POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya

melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi

organisasi.

Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan

menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah

mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat

dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.

Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan

oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.

Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis “x”

adalah sebagai berikut :

RSU Gunung Sawo Temanggung 42

 Tabel 9.1
POLA KETENAGAAN
INSTALASI REKAM MEDIS RS. “X”

NAMA JABATAN KUALIFIKASI TENAGA YANG

DIBUTUHKAN
FORMAL & INFORMAL

Ka. Instalasi Rekam Medis D III Rekam Medis 1

(Pelatihan ICD 10 + Pelatihan
Pelaporan RS + Pengalaman
Kerja minimal 5 tahun )

Penanggung jawab Admission Dan DIII Rekam Medis / SLTA Plus 1

Registrasi (Pengalaman minimal 2 tahun +
Pelatihan Customer Service)

Penanggung jawab Managemen DIII Rekam Medis / SLTA Plus 1

Rekam Medis (Pengalaman minimal 2 tahun +
Pelatihan Customer Service)

Staf Admission DIII Rekam Medis / SLTA Plus 5

(Pelatihan Customer Service)

Staf Registrasi DIII Rekam Medis / SLTA Plus 6

(Pelatihan Customer Service)

Staf Assembling dan Indeks Kode DIII Rekam Medis / SLTA Plus 1
Penyakit (Pelatihan ICD 10)

Staf Penyimpanan dan Distribusi DIII Rekam Medis / SLTA Plus 2

Berkas RM (Pelatihan Rekam Medis)

Staf Statistik dan Pelaporan Rumah DIII Rekam Medis / SLTA Plus 1
Sakit (Pelatihan Pelaporan RS)

Jumlah 18

RSU Gunung Sawo Temanggung 43

 1. Kualifikasi Penarikan Calon (Recruitment) dan Seleksi Karyawan

1. Penarikan Calon (Recruitment) Karyawan

Penarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk mengundang para
pelamar sebanyak mungkin sehingga Instalasi Rekam Medis memiliki kesempatan yang
luas untuk menemukan calon yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.
Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan tenaga, ditemukan
jumlah pasien dan kegiatan tidak seimbang dengan jumlah tenaga yang ada.

Dilihat dari sumbernya penarikan calon dapat dibagi dua yaitu:

1. Dari dalam RS. “x” sendiri (internal resources)
Menarik calon dari dalam RS “x” sendiri (Internal resources) memiliki keuntungan
lebih yaitu calon sudah dikenal dan proses dapat dilakukan dengan lebih cepat
dibanding menarik calon dari luar RS “x”. Calon nantinya masuk ke Instalasi Rekam
Medis akibat mutasi atau promosi.
Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui :
 Informasi dari mulut ke mulut
 Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri.
 Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya kebutuhan
tenaga di Unit Rekam Medis.

2. Dari luar RS. “x” (external resources)

Proses penarikan calon dari luar RS. “x” ini dapat dilakukan dengan cara :
 Dari mulut ke mulut.
 Iklan media cetak.
 Lembaga-lembaga pendidikan

2. Penyaringan / Seleksi Calon (selection) Karyawan

Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Instalasi Rekam Medis dapat
memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan
Tahapan seleksi terdiri dari :
A. Umum.
Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang diselenggarakan oleh pihak
rumah sakit.

RSU Gunung Sawo Temanggung 44

 B. Khusus
Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka para pelamar diseleksi
secara khusus oleh Unit Rekam Medis. Proses seleksi yang dilakukan oleh Instalasi
Rekam Medis ini menyangkut pengetahuan dan kemampuan dalam menjalankan
fungsi rekam medis. Kompetensi yang harus dimiliki perekam medis adalah :
1. Pengetahuan tentang manajemen umum dan kepemimpinan meliputi :
- Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi Pelayanan Kesehatan.
- Proses Problem solving
- Proses Pengambilan Keputusan
2. Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi :
- Perencanaan dan evaluasi manajemen rumah sakit
- Prosedur Dokumentasi Rekam Medis
- Sistem Pelaporan Rekam Medis
3. Pengetahuan Hukum kesehatan dan medicolegal
Adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis kaitannya
dengan :
- Rahasia jabatan, terutama rahasia pasien.
- Informed consent.
- Keterangan Medis untuk asuransi.
- Visum et repertum.
- Batasan informasi untuk pihak ke III / security informasi.
- Kode etik profesi.
4. Statistik Kesehatan
- Dasar-dasar statistik kesehatan.
- Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan laporan.
5. Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit.
6. Sistem informasi kesehatan
- Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan informasi dan
pelaporamn
- Menggunakan program-program statistik untuk mempersiapkan display
informasi (tabel-tabel, diagram-diagram)
- Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya.
- Menjaga keamanan data dan informasi
- Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi untuk pengunjung

RSU Gunung Sawo Temanggung 45

 - Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home care.
- Menyiapkan sertifikat penting seperti sertifikat kelahiran, sertifikat
kematian, register handi cap.
7. Sumber daya pelayanan kesehatan
- Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai profesi
- Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta pengembangan
karirnya
- Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk rencana anggaran.
8. Manajemen mutu pelayanan
- Penyusunan dan penyajian indikator
- Meneliti kelengkapan rekam medis sebagai upaya menjaga mutu.
- Menyiapkan data-data untuk keperluan audit
- Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan kelembapan,
kebakaran maupun kehilangan.
- Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk berbagai pelayanan.
- Melaksanakan proses rekam medis sesuai standar pelayanan rekam medis.
9. Teknologi informasi
- Kemampuan jalankan komputer
- Internet dan berbagai akses LAN
- Gunakan multi media

Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas :

1. Tes Tertulis
Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri dari 100 soal, dengan
materi soal sesuai dengan kompetensi yang harus dimiliki teknisi rekam
medis seperti yang sudah disebutkan sebelumnya. Batas kelulusan adalah
70% benar.
2. Tes Keterampilan
Tes ketrampilan yang diujikan meliputi :
- Proses rekam medis mulai dari admision, registrasi sampai assembling
- Penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis sesuai
standar
- Melakukan koding dengan menggunakan ICD X dan Indeks operasi /
tindakan.

RSU Gunung Sawo Temanggung 46

 3. Tes Kesehatan
Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis :
- Sehat, tidak buta warna.
- Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untuk admision dan
registrasi).
4. Tes Wawancara
Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap penyelenggaraan
rekam medis, pandangan terhadap penyelenggaraan rekam medis yang
berorientasi terhadap kepuasan pelanggan.

RSU Gunung Sawo Temanggung 47

 BAB X

PENILAIAN KINERJA SDM

X. 1. Penilaian Kinerja SDM

Pada masa sekarang ini peningkatan produktifitas dan kualitas kerja menjadi
tuntutan dunia bisnis dan industri yang tidak bisa ditunda lagi bila ingin memiliki daya
saing yang memadai untuk mengatasi persaingan pasar baik ditingkat nasional, regional
maupun global. Gabungan dari kinerja ( hasil kerja ) setiap karyawan akan
menghasilkan kinerja perusahaan secara menyeluruh.
Untuk menilai kinerja karyawan dibutuhkan instrumen penilaian kinerja, yang
selanjutnya disebut Pedoman Penilaian Prestasi Kerja Karyawan yang terdapat standart
prestasi kerja yang harus dicapai oleh setiap karyawan. Penilai membuat penilaian atas
dasar skala dengan peringkat ‘baik sekali’ angka 5 (lima) sampai dengan ‘Buruk’ angka
1 (satu). Aspek yang dinilai terdiri dari tiga bagian bersifat fundamental, yaitu hasil
kerja, kerja sama dan kepribadian.
Penilaian prestasi kerja ini merupakan instrumen manajemen yang penting
untuk menilai karyawan sebagai dasar untuk melakukan promosi, mutasi, pelatihan dan
pendidikan yang dibutuhkan, kompensasi, pengakuan dan penghargaan bagi karyawan.

X.2. Tujuan dan Sasaran

A. Tujuan ( > 1 tahun )
Tujuan pedoman penilaian prestasi kerja karyawan adalah :
Agar setiap karyawan mengerti standar prestasi kerja yang harus dicapai
dan bagaimana mencapainya, yang keseluruhannya mengacu pada pelayanan dengan
penuh cinta kasih, sehingga dapat memuaskan konsumen dan selanjutnya dapat
mengatasi persaingan pasar, serta menghasilkan laba perusahaan yang dapat
membuat manajemen mampu untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan dan
mewujudkan misi bersama serta berkelanjutan.
Agar setiap karyawan termotivasi untuk meningkatkan kemampuan, usaha
dan sikap mental positifnya, sehingga dapat memperoleh keberhasilan dalam
karyanya.
Agar tercipta persatuan dan persatuan keluarga besar Grup Progress dengan
dilandasai hubungan yang harmonis antara atasan dan bawahan, antar rekan kerja
dan antar bagian untuk melayani dengan penuh cinta kasih.

RSU Gunung Sawo Temanggung 48

 B. Sasaran ( < 1 tahun )
Meningkatkan produktifitas dan kualitas kerja karyawan serta efisiensi
perusahaan.

X.3. Prosedur dan Kebijakan Penilaian Prestasi Kerja

Pada dasarnya penilaian prestasi kerja untuk seluruh karyawan dibagi atas 3
bagian besar sebagai berikut :
1. Penilaian Staf Pelaksana
2. Penilaian Karyawan dengan Jabatan Kepala Urusan / Sederajat dan Kepala Seksi /
Sederajat
3. Penilaian Karyawan dengan Jabatan diatas Kepala Seksi.

X.3.1.Kriteria Penilaian Prestasi Kerja

A. Hasil Kerja
1. Kecepatan
Kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan dibandingkan dengan waktu yang telah
ditentukan.

Penilaian Cepat Nilai

Sangat Baik Jauh lebih cepat 5
Baik Lebih cepat 4
Cukup Susuai 3
Kurang Lebih lama 2
Buruk Jauh lebih lama 1
Catatan :
- Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan diukur dengan time motion study atau rencana
kerja operasional bila tidak dapat diukur dengan time motion study.
- Time motion study dibuatnya sesaui dengan jenis pekerjaannya, serta harus terlebih
dahulu mendapat persetujuan direksi.

RSU Gunung Sawo Temanggung 49

 2. Ketepatan
Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan peraturan perusahaan (Standar Prosedur
Operasional)

Penilaian Cepat Nilai

Sangat Baik ≥ 99 % 5
Baik 96 % - 98 % 4
Cukup 95 % 3
Kurang 93 % - 94 % 2
Buruk ≤ 92 % 1

3. Banyaknya pekerjaan yang dikerjakan

Mengerjakan jumlah pekerjaan jauh lebih banyak dari volume pekerjaan yang
diharapkan.

Penilaian Cepat Nilai

Sangat Baik Jauh lebih banyak 5
Baik Lebih banyak 4
Cukup Susuai 3
Kurang Lebih sedikit 2
Buruk Jauh lebih sedikit 1

Catatan :
Standar jmlah pekerjaan dibuat dan dipertanggungjawabkan oleh masing-masing
kabag sesuai dengan jenis pekerjaannya dan harus terlebih dahulu mendapat
persetujuan direksi.

4. Kepuasan pemakai hasil kerja

Kualitas hasil kerja diukur berdasarkan survey dari kepuasan pemakai hasil kerja.

Penilaian Cepat Nilai

Sangat Baik Jauh lebih banyak 5
Baik Lebih banyak 4

RSU Gunung Sawo Temanggung 50

 Cukup Susuai 3
Kurang Lebih sedikit 2
Buruk Jauh lebih sedikit 1

Catatan :
Atasan langsung bertanggung jawab untuk membuat survey kepuasan dari para
pemakai hasil kerja yang dalam hal ini dieakili oleh minimal Kaur dari masing-masing
bagian.

B. Kerja sama
1. Komunikasi
Menjadi pendengar yang baik, dapat menyampaikan buah pikirannya (setelah
mempertimbangkan pemikiran orang lain) dengan jelas, lugas dan tepat waktu.

Penilaian Pendengar Jelas Lugas Tepat Nilai

Yang baik Waktu
Sangat Selalu Selalu Selalu Selalu 5
Baik
Baik Selalu Selalu Selalu Kadang- 4
kadang
Selalu Selalu Kadang- Selalu 4
kadang
Cukup Selalu Selalu Kadang- Kadang- 3
kadang kadang
Kurang Kadang- Selalu Kadang- Kadang- 2
kadang kadang kadang
Selalu Kadang- Kadang- Kadang- 2
kadang kadang kadang
Buruk Kadang- Kadang- Kadang- Kadang- 1
kadang kadang kadang kadang

RSU Gunung Sawo Temanggung 51

 2. Keterbukaan.
Tulus dalam menerima kritik & saran dan memberikan pemikirannya konstruktif yang
berpengaruh pada kepentingan perusahaan.

Penilaian Menerima Menerima Memberi Nilai

kritik saran pemikiran
konstruktif
Sangat baik Selalu Selalu Selalu 5
Baik Hampir Selalu Hampir 4
Selalu Selalu
Cukup Kadang- Selalu Kadang- 3
kadang kadang
Kurang Sesekali Hampir Sesekali 2
Selalu
Buruk Sesekali Kadang- Sesekali 1
kadang

3. Kebanggaan
Bangga bekerja diperusahaan, dalam setiap pemikiran & tindakan menjaga citra / nama baik
perusahaan dan membela kepentingan perusahaan secara konstruktif.
Penilaian Bangga Jaga citra Membela Nilai
perusahaan perusahaan
Sangat baik Selalu Selalu Selalu 5
Baik Selalu Hampir Hampir 4
Selalu Selalu
Cukup Selalu Kadang- Kadang- 3
kadang kadang
Kurang Kadang- Kadang- Kadang- 2
kadang kadang kadang
Buruk Kadang- Sesekali Sesekali 1
kadang

RSU Gunung Sawo Temanggung 52

 4. Kepercayaan
Yakin atas kemampuan dan kejujuran yang bersangkutan pada perusahaan.

Penilaian Yakin Nilai

Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk
5. Keadilan Tidak pernah 1

Bertindak adil dalam pekerjaannya berdasarkan peraturan dan urutan kepentingan

perusahaan.

Penilaian Bertindak Adil Nilai

Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1

C. Kepribadian
1. Keramahan
Dalam segala situasi selalu ramah murah senyum dan manis budi bahasanya.
Penilaian Murah Senyum Nilai
Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1

2. Kerapihan
Selalu rapih (baik, teratur, bersih) dalam penampilan, cara dan hasil kerjanya.
Penilaian Rapi Nilai
Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4

RSU Gunung Sawo Temanggung 53

 Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1

3. Disiplin
Patuh pada peraturan & tata tertib perusahaan dalam melaksanakan pekerjaannya.
Penilaian Pelanggaran & Tata Nilai
tertib
Sangat Baik Ox 5
Baik 3x 4
Cukup 5x 3
Kurang 7x 2
Buruk >7x 1

4. Sikap mental positif

Dalam segala situasi, berpikir dan berperilaku positif pada saat melaksanakan
pekerjaannya.

Penilaian Berpikir dan Nilai

berperilaku
Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1

5. Inisiatif
Memberikan gagasan yang dapat direalisasikan atau melakukan tindakan yang
diperlukan & bermanfaat bagi perusahaan tanpa menunggu perintah atasan atau dari
manapun juga

RSU Gunung Sawo Temanggung 54

 Penilaian Memberikan Nilai
Gagasan
Sangat Baik >3x 5
Baik 3x 4
Cukup 2x 3
Kurang 1x 2
Buruk Tidak pernah 1

X.4. Peningkatan Kompetensi SDM

Pembinaan/pengembangan kompetensi tenaga rekam medik dilakukan melalui
pendidikan dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah untuk meningkatkan
kemampuan dan ketrampilan pelaksanaan tugas sehingga dapat meningkatkan
efektivitas dan efisiensi kerja.

Pendidikan
- Jenjang pendidikan secara formal untuk petugas di Unit Rekam Medis adalah sebagai
berikut :
 DIII Rekam Medis
 S1 Informasi Kesehatan
 S3 Manajemen Rumah Sakit.

Pelatihan
Pelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga rekam medik dilaksanakan melalui:
- Inhouse training, yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit “x”,
meliputi:
 Pelatihan Manajemen Umum
 Pelatihan Sistem Dokumentasi
 Pelatihan Manajemen Mutu
 Pelatihan Penyusunan Indikator Kinerja.
 Pelatihan Penyusunan dan Evaluasi Anggaran
 Pelatihan Evaluasi Kinerja

RSU Gunung Sawo Temanggung 55

- Eksternal course, yaitu program pelatihan diluar rumah sakit yang diikuti sesuai dengan
kebutuhan dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit khususnya rekam
medis.

RSU Gunung Sawo Temanggung 56

 BAB XI

PROGRAM ORIENTASI

Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke Instalasi Rekam Medis,
sebelum orientasi diadakan pre test dan post tes, berupa soal pilihan ganda 100 soal dengan
materi yang meliputi :
1. Penerimaan pasien
2. Pencatatan
3. Pengolahan data medis
4. Penyimpanan
5. Pengambilan kembali
6. Penyusutan/Pemusnahan
Jadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini :

Tabel 11.1
Tabel Orientasi Umum SDM Instalasi Rekam Medis

HARI MATERI WAKTU PENGARAH

A. SEMUA SDM INSTALASI REKAM Ka. IRM
MEDIS
Pengenalan personil 60
Orientasi ruangan dan produk RS. “x” 60
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur
60
organisasi RSRP
I
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur
60
organisasi IRM
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan RSRP 60
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan IRM 60
Sosialisasi uraian jabatan dan tata hubungan
60
kerja
Sosialisasi pedoman kerja 60
II
Sosialisasi keselamatan kerja 60
Sosialisasi indikator kinerja 60
Sosialisasi perencanaan dan evaluasi kerja 60

RSU Gunung Sawo Temanggung 57

 Sosialisasi teknis kegiatan rekam medis
III 60
sesuai dengan nama dan jabatan

Tabel 11.2
Tabel Orientasi SDM Admission & Registrasi Instalasi Rekam Medis

HARI MATERI WAKTU PENGARAH

B. ADMISSION & REGISTRASI Pj.Admission &
Registrasi
Sosialisasi dasar-dasar 60
berkomunikasi
Penerimaan pasien rawat jalan 60
I Penerimaan pasien rawat inap 60
Penerimaan pasien TTKP 60
Penerimaan pasien rawat inap 60
ODC 6 jam
Penerimaan pasien perusahaan 60
rekanan
Menyiapkan berka RM pasien baru 60
Entry data pasien ke dalam 60
II
komputer
Pencatatan data/registrasi pasien 60
rawat jalan
III
Pencatatan data/registrasi pasien 60
rawat inap
Penerimaan telpon singkat 60
IV Penerimaan telpon panjang 60
Penerimaan telpon pendaftaran 60

Tabel 11.3
Tabel Orientasi SDM Assembling dan Indeks Kode Penyakit
Instalasi Rekam Medis

RSU Gunung Sawo Temanggung 58

 HARI MATERI WAKTU PENGARAH
C. ASSEMBLING DAN INDEKS KODE Pj. Manaj.
PENYAKIT RM
Sosialisasi bentuk dan macam formulir 60
rekam medis
Assembling berkas RM rawat jalan 60
I Assembling berkas RM rawat inap ( umum, 60
anak, kebidanan, bayi, ODC )
Menyusun berkas RM rawat inap baru 60
(umum, anak, kebidanan, bayi dan ODC )
II Pemilahan berkas RM yang belum lengkap 60
III Sosialisasi buku ICD X dan Ikopim 60

Tabel 11.4
Tabel Orientasi SDM Statistik dan Pelaporan Instalasi Rekam Medis

HARI MATERI WAKTU PENGARAH

D. STATISTIK DAN PELAPORAN Pj. Manaj.
RM
Cara mencetak sensus harian rawat jalan, 20
I
rawat inap dan penunjang medis.
Rekapitulasi sensus harian rawat jalan 60
II Rekapitulasi sensus harian rawat inap 60
Rekapitulasi sensus harian penunjang medis 60
Pengisian formulir asuransi, visum et 20
III
repertum dan form perusahaan rekanan
Pengetikan Surat Keterangan Lahir 20
IV
Pengetikan Resume Medis 20

RSU Gunung Sawo Temanggung 59

 Tabel 11.5
Tabel Orientasi SDM Penyimpanan dan Pendistribusian Berkas RM
Instalasi Rekam Medis

HARI MATERI WAKTU PENGARAH

E. PENYIMPANAN DAN Pj. Manaj.
PENDISTRIBUSIAN BERKAS RM
REKAM MEDIS
Sosialisasi penerimaan berkas rekam medis. 15
I Sosialisasi sistem pendistribusian berkas 15
RM
Sosialisasi sistem penyimpanan dan 40
II
penjajaran
III Sosialisasi sistem perawatan berkas RM 40
2.

RSU Gunung Sawo Temanggung 60

 BAB XII
RAPAT

XII.1 Rapat Rutin

Rapat Rutin diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap Rabu ke tiga setiap bulan
Jam : 12.00 s.d selesai
Tempat : Ruang Instalasi Rekam Medis
Peserta : Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj. Admission &
Registrasi pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas.
Materi :
1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.
2. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis
3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan Rekam Medis
4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Instalasi Rekam Medis.
5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi Rekam
Medis.
Kelengkapan Rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat,
laporan/rekomendasi/usulan kepada pimpinan

XII.2 Rapat Insidentil

Rapat Insidentil diselenggarakan pada :
Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu
dibahas dan diselesaikan segera.
Jam : Sesuai undangan
Tempat : Sesuai undangan
Peserta : Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj. Admission &
Registrasi pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas.
Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.
Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi
/usulan kepada pimpinan

RSU Gunung Sawo Temanggung 61

 BAB XIII
PELAPORAN

XIII.1 Laporan Harian

Laporan harian instalasi rekam medis meliputi :
1. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap
2. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan
3. Laporan jumlah pemeriksaan penunjang
4. Laporan rekam medis yang keluar per hari

XIII.2. Laporan Bulanan

Laporan bulanan terdiri dari laporan intern dan extern.
Laporan intern meliputi :
1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. “x”
2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis
3. Laporan produktifitas dokter

Laporan extern dilaporkan ke Dinas Kesehatan terdiri dari :

1. Laporan RL. 2a1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat Inap
Rumah Sakit
2. Laporan RL. 2b1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat jalan
Rumah Sakit
3. Laporan RL. 2c tentang Data status Imunisasi
4. Laporan RL. 6 tentang Infeksi Nosokomial

XIII.3. Laporan Tahunan

Instalasi Rekam Medis membuat laporan tahunan terdiri dari :
1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. “x”
2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis

Laporan Intern
Laporan Intern dapat bersifat vertikal dan horisontal.
1. Laporan yang bersifat Vertikal

RSU Gunung Sawo Temanggung 62

 Laporan yang bersifat Vertikal adalah laporan yang ditujukan kepada atasan
langsung dengan tembusan unit terkait, antara lain:
a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang.
b. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.
c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, BTO, TOI,
GDR, NDR.
d. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali
ke Bagian Rekam Medis.
e. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap.
f. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Instalasi Rekam Medis.
g. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.
2. Laporan yang bersifat Horisontal
Laporan yang bersifat Horisontal adalah laporan ditujukan kepada unit-unit lain
yang berkaitan di RS. “x”, antara lain:
- Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke
Bagian Rekam Medis.
Laporan Intern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil.
a. Laporan Rutin meliputi
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular
3. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS
4. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke
Bagian Rekam Medis.
5. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap
6. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Bagian Rekam Medis.
7. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.

b. Laporan Insidentil
Adalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya dan RS. “x” secara
umum yang harus segera dilaporkan karena berkaitan dengan kinerja rumah sakit,
seperti :
- Laporan Asuransi
- Laporan Visum Et Repertum
- Resume

RSU Gunung Sawo Temanggung 63

Laporan Ekstern

RESUME SISTEM PELAPORAN RUMAH SAKIT

NAMA FORMULIR KODE PERIODE JADWAL LAPORAN

LAPORAN

1 2 3 4

Data Kegiatan Rumah Sakit RL1 Triwulan Tanggal 15

Bulan berikutnya

Data Keadaan Morbiditas Pasien RL2a Triwulan Tanggal 15

Rawat Inap RS Bulan berikutnya

Data Keadaan Morbiditas Pasien RL2b Triwulan Tanggal 15

Rawat Jalan RS Bulan berikutnya

Data Keadaan Penyakit Khusus RL2a1 Bulanan Tanggal 15 Bulan

Pasien Rawat InapRumah Sakit Berikut

Data Keadaan Penyakit Khusus RL2b1 Bulanan Tanggal 15 Bulan

Pasien Rawat Jalan Rumah Sakit Berikut

Data Status Immunisasi RL2c Bulanan Tanggal 15 Bulan

Berikut

Data Individual Morbiditas Pasien Triwulan Tanggal 25 Bulan

Rawat Inap Sampling

- Pasien Umum RL2.1

- Pasien Obstetri RL2.2
- Bayi Baru Lahir/Lahir Mati RL2.3

RSU Gunung Sawo Temanggung 64

Data Inventarisasi Pelayanan Rumah RL.3 Tahunan per Tanggal 15 Januari
Sakit 31 Desember

Data Individual Ketenagaan Rumah RL4a Tahunan per Tanggal 15 Januari

Sakit 31 Desember

Data Peralatan Medik Rumah Sakit RL5 Tahunan per Tanggal 15 Januari
31 Desember

Data Infeksi Nosokomial Rumah RL6 Bulanan Tanggal 15 Bulan

Sakit Berikut

RSU Gunung Sawo Temanggung 65