Dalam menyampaikan berita hendaknya dipergunakan bahasa yang baik dan

benar, mudah dan cepat dimngerti, yaitu:

a. Pergunakanlan kalimat yang pendek, singkat dan jelas.
b.Pergunakanlah kata-kata atau istilah yang mudah dimengerti, yang sudah
dikenal oleh umum.
C. Jangan mempergunakan kata-kata kiasan.

d. Sesuaikan dengan kemampuan pihak penerima berita.

Termasuk kejelasan adalah kejelasan tentang maksud dan tujuan dari ada yang
dikomunikasikan sehingga pihak penerima berita lebih jelas dan memberikan
dorongan untuk mengadakan reaksi, atau respons.
b. Konsekuensi dan keseimbangan. Keterangan-keterangan yan disampaikan

jangan sampai bertentangan satu dengan yang lainnya, atau berbeda dengan
keterangan atau informasi yang telah dikirim. Apabila terpaksa terjadi

demikian, harus ada penegasan pencabutan, bahwa informasi yang terdahulu

salah. Pemberian informasi juga harus seimbang dengan kenyataan-kenyataan

yang ada dan disesuaikan pula dengan tujuan komunikasi, atau tujuan

organisasi. Suatu kegiatan yang bertentangan dengan asas konsekuensi

misalnya:
a. Organisasi mengambil kebijaksanaan penempatan kotak saran, tetapi

ternyata tidak ada kelanjutannya.

b. Kemampuan jaminan pintu terbuka, tetapi tidak merupakan suatu

kenyataan.
C. Kemampuan dan Pelaksanaan. Keterangan-keterangan yang diperlukan
orang serta sarana atau alat
hendaknya disesuaikan dengan kemampuan
yang dipergunakan untuk melaksanakannya. Cara-cara pelaksanaan

komjunikasi harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi perkembangan

keadaan.
d. Keseragaman. Pergunakanlah istilah-istilah, pengertian-pengertian, kode-

26
 kode tertentu untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman dan

kesimpangsiuran.
e. Kelancaran Distribusi. Untuk menjaga kelancaran distribusi, hendaknya

ditetapkan saluran-saluran yang akan dilalui dalam proses komunikasi.

Dengan saluran distribusi tertentu dan jelas, maka dapat diadakan

pemeriksaan atau penelitian kembali apabila terdapat penyimpangan-

penyimpangan dari sumber-sumber aslinya.

Disamping faktor-faktor seperti tersebut diatas, dibawah ini kami kutipkan

beberapa faktor yang dikemukakan oleh Scott M. Cultip dan Allen H. Center, dalam
bukunya Effective Public Relations, mengemukakan faktor-faktor yang menyebabkan
komunikasi yang efektif. Faktor-faktor itu disebut dengan The Sevens Communications
sebagai berikut:
a. Credibility (keterpercayaan)
Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling
mempercayai, kalau tidak ada unsur saling mempercayai tidak akan
berhasil, tidak adanya rasa saling percaya akan menghambat komunikasi.

b. Contex (perhubungan, pertalian)

Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi atau kondisi
lingkungan pada waktu komunikasi berlangsung, misalnya situasi atau
keadaan yang sedang kacau maka komunikasi akan terhambat sehingga
komunikasi tidak berhasil.
c. Content (kepuasan)
Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa kepuasan antara kedua belah
pihak. Kepuasan itu akan tercapai apabila isi berita dapat dimengerti oleh
pihak komunikan dan sebaliknya pihak komunikan mau memberikan
reaksi atau respons kepada pihak komunikator.
d. Clarity (Kejelasan)
Kejelasan yang dimaksud disini adalah kejelasan yang meliputi akan isi
berita, kejelasan akan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan istilah-istilah
yang dipergunakan dalam pengoperan lambing-lambang.
e. Continuity and Consistensy (Keseimbangan dan Konsistensi)
Komunikasi harus dilakukan secara terus-menerus dan informasi yang
disampaikan jangan bertentangan dengan informasi yang terdahulu.
f. Capacity of Audience (Kemapuan Pihak Penerima Berita)

27
 Pengiriman berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan
pengetahuan pihak penerima berita. Janganlah mempergunakan istilah-
istilah yang kemungkinan tidak dimengerti oleh pihak penerima berita.
8. Channels of Distribution (Saluran Pengiriman Berita)
Agar komunikasi berhasil, hendaknya dipakai saluran-saluran komunikasi
yang sudah biasa dipergunakan dan sudah dikenal oleh umum. Saluran
komunikasi yang sering dipergunakan bisa melalui media cetakv(surat,
bulletin, majalah) atau melalui radio, televisi dan telephon.

3. Faktor-faktor Yang Merintangi Komunikasi Administrasi

Komunikasi tidak
selamanya berjalan dengan mulus dan lancar seperti yang
diharapkan. Banyak faktor yang menjadi penghalang atau penghambat dalam
komunikasi. Hambatan-hambatan atau rintangan dalam komunikasi dapat dibedakan

menjadi 6 macam yaitu: (1) Rintangan yang bersifat teknis,

(2) Rintangan perilaku, (3)
Rintangan bahasa, (4) Rintangan struktur, (5) Rintangan jarak, (6) Rintangan latar
belakang.
1. Rintangan yang bersifat teknis antara lain:
a. Kurangnya sarana dan prasarana yang diperlukan oleh organisasi
b. Kondisi fisik yang tidak memungkinkan terjadinya komunikasi yang efektif
c. Penguasaan teknik dan metode berkomunikasi yang tidak memadai
2. Rintangan Perilaku:

a. Pandangan yang sifatnya apriori

b. Prasangka yang didasarkan kepada emosi
c. Suasana otoriter
d. Ketidakmauan untuk berubah
e. Sifat egosentris

3. Rintangan Bahasa

Yang dimaksud bahasa, ialah semua bentuk yang dipergunakan dalam proses

penyampaian berita yaitu: bahasa tertulis, gerak-gerik dan, sebagainya. Bahasa

yang dipergunakan akan menunjukkan tingkat intelektualitas seseorang sehingga

28
 orang cenderung mempergunakan bahasa yang tinggi (misalnya dengan

mempergunakan bahasa/istilah asing), tanpa menghiraukan kemampuan orang

yang diajak bicara, sehingga menimbulkan salah pengertian (miscommunication).
Untuk menghindari adanya miscommunication yang disebabkan oleh adanya

rintangan bahasa, maka rintangan ini dapat dihilangkan dengan usaha-usaha:

1. Pergunakanlah kata-kata yang sederhana, mudah dimengerti oleh siapapun.

2. Pergunakanlah tata bahasa yang benar.
3. Pergunakanlah kalimat-kalimat yang pendek, singkat, jelas.
4. Ingat dengan siapa kita mengadakan pembicaraan; sampai dimana tingkat

kemampuan atau pendidikannya, sehingga kita dapat menyesuaikan diri.

5. Pergunakanlah kode-kode serta lamang-lambang, gerak gerik yang dapat

memperjelas apa yang kita ucapkan.

4. Rintangan Struktur

Rintangan struktuir dapat disebut juga rintangan organisasi; yaitu rintangan yang
disebabkan oleh adanya perbedaan tingkat, perbedaan job dalam struktur organisasi.

Kadang-kadang seseorang bawahan merasa takut, merasa maluu

jawa:sungkan/sungkanisme) apabila berhubungan dengan atasannya atau

pimpinannya, apabila pimpinan yang bersangkutan seorang yang cukup wibawa dan
disegani. Karena adanya rasa takut dan malu, maka komunikasi antara bawahan dengan
atasan tidak dapat berjalan sebagaimana yang diharapkan. Untuk menghindari

rintangan struktur atau rintangan organisasi, dapat dilakukan antara lain dengan:

a. Pemimpin harus lebih bersifat terbuka, dalam arti pemimpin harus supel,

mau dan mudah bergaul dengan bawahan sehingga antara atasan dengan

bawahan seperti hubungan antara seorang ayah dengan anaknya. Untuk itu

usaha-usaha diluar kedinasan harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya

misalnya dengan mengadakan anjangsana (open house) kepada bawahan

secara kontinu dan merata.

29
 b. Harus ada keberanian pada diri sendiri
Dalam hal ini, bawahan dalam berhubungan dengan atasan, anggaplah
seperti berhubungan dengan teman sekerja. Bawahan harus mempunyai

pandangan, bahwa atasan atau pimpinan sama dengan kita, sama-sama

manusia, sama-sama umat Tuhan, hanya berbeda tingkat kedudukannya

dalam jenjang struktur organisasi. Dengan adanya keberanian ini, maka rasa

dengan pemimpin dapat dihindari.

malu, rasa takut, rasa was-was

c. Hubungan jangan terlalu formal

Hubungan antara atasan dengan bawahan terlalu formal akan membuat

suasana menjadi mati, kaku sehingga hubungan atau jarak antara atasan

dengan bawahan sangat jauh. Dalam rangka pembinaan dan peningkatan

moral (semangat kerja) pegawai, hubungan yang terlalu formal kurang dapat
diterapkan. Sebaliknya hubungan yang bersifat informal akan lebih berhasil,

lebih bersifat hubungan dari hati ke hati sehingga lebih bersifat familiar.

5. Rintangan Jarak
Rintangan jarak disebut juga rintangan geografis. Dari segi jarak atau geografis,
komunikasi akan lebih mudah berlangsung apabila diantara kedua belah pihak yang
saling mengadakan interaksi itu berada disuatu tempat yang tidak berjauhan. Akan

tetapi tidak selamanya para karyawan/pegawai berada disuatu tempat tertentu, apalagi
suatu organisasi yang mempunyai cabang-cabang terbesar duberbagai tempat atau

wilayah sehingga komunikasi dalam organisasi itu mengalami kesulitan apabila tidak

ditunjang dengan suatu peralatan komuniksi yang memadai, yang akan mengakibatkan

keterlambatan berita yang disampaikan.

Seorang pemimpin membutuhkan kecepatan dan ketepatan pengiriman informsi

untuk melaksanakan fungsi-fungsi manajerialnya. Oleh karena itu diperlukan peralatan

atau sarana komunikasi yang memadai sesuai dengan perkembangan zaman. Dewasa ini

modernisasi peralatan komunikasi tel;ah mulai dikembangkan dengan relative singkat

30
 komunikasi dengan dunia luar. Dan rintangan jarak dapat diatasi
kita dapat mengadakan
komunikasi.
dengan modernisasi peralatan/sarana

6. Rintangan Latar Belakang

berbeda-beda. Perbedaan latar
Setiap orang mempunyai latar belakang yang
suatu gap atau rintangan dalam proses komunikasi.
belakang dapat menimbulkan
Rintangan latar belakang dapat dibedakan menjadi:
1. Latar belakang sosial, dan

2. Latar belakang pendidikan

sosial orang Solo berbeda dengan latar
a. Latar belakamg sosial belakag
Barat
belakang orang Tapanuli, berbeda dengan latar belakang orang
dan sebagainya oleh sebab itu jika mengadakan hubungan dengan

mempelajari, mendalami latar belakang sosial

orang lain kita harus
orang yang bersangkutan, sehingga komunikasi dapat berlangsung

dengan baik.
b. Latar belakang Pendidikan dapat dibedakan dalam dua taraf yaitu:
1. Taraf Horizontal, yaitu pendidikan tingkat sarjana. Dalam hal ini

yang perlu diketahui bahwa cara berbicara seorang dokter berbeda

dengan cara berbicara seorang ekonomi, seorang sarjana hukum dan

lain sebagainya. Mereka memecahkan masalah dengan memandang

segi keahlian masing-masing. Akan tetapi, yang jelas bahwa cara

berpikir seorang sarana tidak hanya atas dasar fakta, tetapi harus atas
dasar analisis juga. Jadi segala sesuatu diperlukan analisis sampai
dimana kebenaran fakta tersebut.

2. Taraf Vertikal, yaitu pendidikan sekolah dasar, dan sekolah

menengah yang berpikir natas dasar fakta saja.

Seorang pemimpin, tanpa membedakan tingkat pendidikan, dituntut

mampu menganalisis segala masalah yang dihadapi, mampu
menganalisis segala yang dilaporkan oleh bawahan yang menurut fakta

31
 benar. Jadi singkatnya apabila kita
yang mungkin dapat dianggap
komunikasi dengan pihak lain, ita harus mengatahui
mengadakan
itu. Pakailah bahasa yang
sampai dimana tingkat kemampuan seorang
sederhana, mudah dimengerti oleh siapapun.

Dengan demikian dapatlah dikatakan bahwa rintangan latar belakang dapat

baik latar belakang sosial maupun latar
diatasi dengan mengetahui, mendalami,
belakang pendidikannya. Dengan mengetahui latar belakang sosial dan latar belakang

pendidikan akan ada penyesuaian dari kedua belah pihak, sehingga komunikasi dapat

berlangsung seperti yang diharapkan, yaitu komunikasi yang dapat memberi kepuasan

antara kedua belah pihak.

Latihan:
1. Jelaskan ruang lingkup Komunikasi Administrasi.

2. Jelaskan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan Komunikasi Administrasi

3. Jelaskan faktor-faktor yang merintangi Komunikasi Administrasi

Rangkuman
Cakupan studi komunikasi administrasi mencakup 10 aspek yakni: Menurut

lawan komunikasi, menurut jumlah yang berkomunikasi, cara menyampaikan informasi,

menurut perilaku, arah komunikasi, aliran komunikasi dan menurut peranan individu.
Keberhasilan komunikasi administrasi dipengaruhi oleh dua faktor yakni faktor

pemilihan jenis informasi atau data yang disampaikan, dan kedua faktor teknik
penyampaian atau pengiriman data. Disisi lain beberapa macam rintangan yang bersifat
teknis, perilaku, bahasa, struktur, jarak dan latar belakang.

32
 Bab VI

PERILAKU KOMUNIKASI ADMINISTRASI

Lingkup Komunikasi Administrasi yang

Setelah mempelajari mengenai Ruang

menjadi dasar untuk bahasan selanjutnya, maka bab ini akan mempelajari beberapa
Administrasi yang Bersifat Formal, Komunikasi
sub bahasan yang terdiri dari: Komunikasi
Komunikasi Administrsi yang bersifat Non
Administrasi yang bersifat Informal dan

Formal. Karena itu usai mempelajari bahasan ini mahasiswa diharapkan mampu

menjelaskan mengenai Perilaku Komunikasi Administrasi.

setelah mempelajari sub-sub

Sedangkan kompetensi khusus yang mesti dimiliki
bahasan ini adalah mampu:
Komunikasi Formal
1. Menjelaskan pengertian dan ciri
2. Menjelaskan pengertian Komunikasi Administrasi yang bersifat informal

3. Menjelaskan pengertian dan cirri komunikasi administrasi yang bersifat non

formal.

1. Komunikasi Administrasi Formal

Wursanto (1987:37) Komunikasi Administrasi yang bersifat formal

Menurut

yaitu Komunikasi yang terjadi diantara anggota organisasi, yang secara tegas telah diatur

dan telah ditentukan dalam struktur organisasi.

Komunikasi Administrasi secara Formal dapat berbentuk: 1. Perintah-perintah
dari
(isan maupun tulisan), 2. Saran-saran baik yang diberikan oleh
atasan maupun

bawahan kepada bawahan, 3. Laporan-laporan yang pada umumnya dari bawahan, 4.

Rapat-rapat dan 5. Konferensi.

Cirri-ciri yang terdapat dalam Komunikasi Administrasi secara Formal adalah:

1. Informasi yang disampaikan mempunyai sanksi resmi

Ciri informasi ini menunjukan bahwa informasi yang disampaikan itu

mempunyai nilai tepat guna dan tepat waktu.

33
 bersumber dari perintah-perintah resmi, dan
2. Bahwa Komunikasi Formal
diberikan oleh orang-orang yang berwenang
perintah-perintah itu hanya
formal bertalian erat dengan masalah proses
3. Bahwa komunikasi
telah
penyelenggaraan kerja dalam rangka pencapaian tujuan yang

ditetapkan.
Komunikasi Formal lebih ditonjolkan penggunaan
sarana yang
4. Dalam praktek
menggunakan surat.
dipergunakan pada umumnya

2. Komunikasi Administrasi Informal

bahwa Komunikasi Administrasi secara Informal adalah

Wursanto mengatakan
dalam suatu organisasi tetapi tidak direncanakan atau tidak
komúnikasi yang terjadi
struktur Komunikasi Administrasi secara informal
ditentukan dalam organisasi.
komunikasi yang tidak mendapat pengakuan resmi. Komunikasi dari mulut
merupakan
ke mulut merupakan bagian dari komunikasi administrasi informal dan merupakan

berita atau kabar angin atau desas-desus. Dalam hal kebenaran informasi kemungkinan

komunikasi administrasi secara informal bertentangan dengan kepentingan organisasi.

Dengan demikian adalah menjadi jelas bahwa:
a.
a. Komunikasi informal adalah komunikasi yang tidak resmi.

b. Komunikasi informal dapat terjadi melalui informasi dari mulut ke mulut.

Dalam komunikasi dari mulut ke mulut terdapat hubungan dan keterangan

C. yang tidak resmi.

Dalam komunikasi dari mulut ke mulut terdapat hubungan dan keterangan

d. yang tidak resmi.

Termasuk dalam pengertian komunikasi administrasi secara informal ialah:

a. Komunikasi informal adalah komunikasi yang tidak
resmi
b. Komunikasi informal dapat terjadi melalui informasi dari mulut ke
mulut.
C. Dalam komunikasi dari mulut ke mulut terdapat hubungan dan

34
 resmi.
keterangan yang tidak
komunikasi dari mulut ke mulut terdapat hubungan dan
d. Dalam

resmi.
keterangan yang tidak
secara informal ialah:
komunikasi administrasi
Termasuk dalam pengertian
kehendak
Komunikasi yang diakukan oleh para
anggota organisasi atas
a.

sendiri atau hasrat pribadi.

dari
Komunikasi yang dilakukan
oleh para pejabat dengan menyimpang
b.

struktur organisasi yang formal.

Komunikasi dilakukan oleh para pegawai (pejabat) dengan

C. yang
peraturan-peraturan tertentu
mengandalkan penyimpangan terhadap

untuk kepentingan kehidupan organisasi.

Komunikasi informal disebut juga "ihe Grape pola penyampaian

Vine"..

melalui rantai kerumunan (cluster chain).

informasi The grape Vine pada umumnya
kemudian meneruskan
informasi itu
menerima suatu informasi,
Seseorang
demikian seterusnya informasi
itu akan menyebar
kepada seseorang atau lebih,
informasi itu akan menjadi kabur/hilang
keberbagai pihak, sehingga
meneruskan informasi
yang menyampaikan
atau yang
kebenarannya. Orang
atau iaison ia individua?" pola
grape vine disebut juga "personalia penghubung"
dibawah
pengiriman informasi grape vine (clauster chain) dapat digambarkan seperti
ini

35
Gambar 4: Contoh Pola Pengiriman Informasi GrapeVine (Cluster Chain)

O
O
O O D

O
Fungsi Komunikasi Informal adalah memelihara hubungan sosial persahabatan,
Komunikasi
kelompok, penyebaran informasi yang bersifat prive (gossip, desas, desus).
penting dalam rangka memelihara
ini sifatnya tidak resmi, tetapi memegang peranan

persahabatan dalam kelompok informal. Seperti yang terlihat dalam gambar diatas.
3. Komunikasi Administrasi Non Formal
Wursanto mengatakan Komunikasi Administrasi Secara Non Formal adalah

Komunikasi antara yang bersifat resmi dengan yang tidak resmi, antara yang

berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi dengan jalinan pekerjaan

yang berkenan dengan hubungan pribadi.

Dengan demikian dapat dikatakan secara singkat, bahwa ditinjau dari segi

perilaku, komunikasi dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) macam yaitu:

1. Komunikasi Formal (perilaku Formal)

22. Komunikasi Informal (perilaku Informal)

3.
3. Komunikasi Non Formal (perilaku Non Formal)

36
 Komunikasi Administrasi Formal merupakan keseluruhan sikap yang dilakukan

berdasarkan
secara resmi berkaitan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi,
ketentuan-ketentuan atau aturan-aturan resmi dalam organisasi. Komunikasi Informal

merupakan jalinan hubungan pribadi yang tidak terkait oleh berbagai ketentuan

ketentuan atau aturan-aturan resmi organisasi.pula mengerahka

Komunikasi Administrasi secara Non Formal merupakan jabatan/perantara

antara Komunikasi Formal dengan Komunikasi Informal yang dapat memperlancar

komunikasi administrasi
penyelesaian tugas resmi, serta dapat pula mengarahkan
komunikasi administrasi secara formal. Oleh karena itu komunikasi
informal kepada
administrasi non formal merupakan saluran bagi pimpinan untuk mendapatkan gagasan

metode baru yang sangat berguna bagi pimpinan dalam rangka

baru, ide baru,
menggerakkan organisasi kearah tercapainya tujuan organisasi.
demikian antara Komunikasi Formal, Komunikasi Informal dengan
Dengan
Hubungan antara
Komunikasi Non Formal saling berhubungan satu dengan yang lain.
Komunikasi Formal, Komunikasi Informal dan Komunikasi Non Formal dapat

digambarkan sebagai berikut:

Gambar 5: Hubungan antara Komunikasi Formal, Komunikasi Informal dan Komunikasi

Non Formal

Komunikasi Komunikasi
Komunikasi
Formal Informal Nonformal

Latihan;
Jelaskan pengertian dan ciri Komunikasi Administrasi yang bersifat Formal
1

2. Jelaskan pengertian Komunikasi yang bersifat Informal

3. Jelaskan pengertian dan ciri Komunikasi yang bersifat Non Formal

37
Rangkuman
Informal dan Non Formal.
Komunikasi administrasi mempunyai aspek Formal,

hubungan yang terjadi diantara para anggota

organisasi
Komunikasi yang Formal adalah
struktur organisasi.
secara tegas (resmi) telah diatur dan ditentukan dalam
yang
Formal adalah Komunikasi antara yang bersifat resmi
Sedangkan Komunikasi Non

dengan tidak resmi, antara yang berhubungan dengan tugas pelaksanaan pekerjaan

organisasi dengan jalinan pekerjaan yang berkenaan dengan hubungan pribadi.

Komunikasi terjadi didalam suatu
Sedangkan komunikasi Informal adalah yang

direncanakan atau ditentukan dalan struktur organisasi dalam

organisasi tetapi tidak
komunikasi administrasi, akan berjalan dengan baik dan berhasil bila komunikasi
praktek
formal, informal dan non formal itu berjalan beriringan, karena saling menunjang antara
yang bersifat formal dapat diatasi melalui
satu dengan lainnya. Terutama sekali perilaku
komunikasi informal dan non formal.

38
 Bab VIl

ALIRAN KOMUNIKASI ADMINISTRASI

Administrasi.
tentang arah dan aliran Komunikasi
Bab ini akan menguraikan
dasar
penting artinya untuk dipelajari karena merupakan
Materi bahasan ini sangat
antara
untuk memahami bahasan selanjutnya
dengan lebih baik. Sub-sub bahasannya
Eksternal. Karena
Internal dan Komunikasi Administrasi
adalah: Komunikasi Administrsi
ini diharapkan mahasiswa mampu menjelaskan
itu usai mempelajari bahasan

Komunikasi administrasi.
komunikasi administrasi arah dan aliran

yang mesti dimiliki

setelah mempelajari sub-sub
Sedangkan kompetensi khusus
bahasan ini adalah mampu:

Komunikasi Administrasi Internal

1. Menjelaskan pengertian
Eksternal
2. Menjelaskan pengertian Komunikasi Administrasi

1. Komunikasi Administrasi Internal

administrasi pada sebuah kantor atau organisasi terdiri
Sebagian besar kegiatan
didalam lingkungannya sendiri maupun dengan
dari mengadakan hubungan-hubungan
hubungan-hubungan didalam
pihak luar. Untuk menyedehanakan penyebutan
Komunikasi Internal (The Liang Gie,
lingkungan organisasi sendiri dapat disebut

1988:89)
bahwa Komunikasi Administrasi Secara
Wursanto (1987:47), mengatakan
Internal adalah komunikasi yang berlangsung/terjadi didalam suatu organisasi. Jadi,

komunikasi ini hanya terjadi didalam lingkungan organisasi itu sendiri.

Didalam lingkungan organisasi dapat terjadi berbagai macam komunikasi secara

structural didalam lingkungan organisasi yang dapat dibedakan dalam 4 macam yaitu:

1. Komunikasi dari atasan kepada bawahan, dapat dibedakan menjadi berbagai

macam bentuk seperti petunjuk, keterangan umum, perintah, teguran, dan pujian.

2. Komunikasi dari bawahan kepada atasan dapat dpgolongkan menjadi beberapa

macam seperti laporan, keluhan, pendapat dan saran.

39
3. Komunikasi yang langsung berhubungan secara horizontal atau secara mendatar

adalah komunikasi yang berlangsung antara para pegawai yang mempunyai

kedudukan yang sama dalam wujud tukar-menukar informasi dan pendapat.

Komunikasi ini dapat dibedakan menjadi:

a. Komunikasi antara pimpinan dengan pimpinan yang setingkat.

b. Komunikasi antara bawahan dengan bawahan.

4 Komunikasi yang berlangsung secara diagonal, adalah aliran komunikasi dari orang
orang yang memiliki hirarkhi yang berbeda dan tidak memiliki wewenang secara

langsung. Wujud dari komunikasi ini berupa tukar menukar informasi (keterangan),

pendapat dan petunjuk.

2. Komunikasi Administrasi Eksternal

Sebagian besar kegiatan administrasi pada sebuah kantor atau organisasi

disamping berwujud hubungan hubungan didalam lingkungan sendiri atau secara

popular dinamakan hubungan internal, terdapat pula hubungan-hubungan organisasi

dengan pihak luar yang disebut pula komunikasi eksternal.

Wursanto (1987:42), mengatakan bahwa Komunikasi Administrasi Secara

Eksternal adalah komunikasi yang berlangsung antara organisasi dengan pihak

masyarakat yang ada diluar organisasi. Komunikasi eksternal bertujuan untuk menjalin
hubungan yang harmonis dengan warga atau kelompok-kelompok masyarakat lainnya
diluar organisasi.
Komunikasi Administrasi Keluar mempunyai 2 (dua) fungsi yaitu:
A. Fungsi Keluar, yaitu fungsi yang menimbulkan kepercayaan dan bertujuan untuk

mendapatkan dukungan dari masyarakat.

Dengan kata lain, komunikasi Eksternal bertujuan untuk a . Mendapatkan

pengertian masyarakat, b. Mendapatkan kepercayaan masyarakat, c. Mendapatkan

bantuan masyarakat, d. Mendapatkan kerjasama dengan masyarakat.

Pelaksanaan Fungsi Keluar dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain:

40
 1. Pengeluaran Publikasi:

bulletin yang berisi segala macam informasi

a. Dengan tulisan selebaran berkala,
dan perkembangan keadaan organisasi
mengenai : Pekerjaan, aktivitas
untuk mendapatkan perhatian
b. Dengan laporan-laporan yang bertujuan
dikalangan masyarakat

Himpunan peraturan yang dianggap perlu agar

masyarakat mengetahui
C
memberikan bantuan serta
organisasi, dan masyarakat diharapkan dapat

dukungan.
2. Mengadakan Tatap Muka di Depan Umum, misalnya dengan cara:

a. Pidato-pidato
lain
b. Dapat mempergunakan sarana komunikasi, misalnya: radio, televise dan

sebagainya
3. Mengadakan Pameran, Eksposisi dalam Pameran dan Eksposisi, hendaknya
berikut:
diperhatikan syarat-syarat sebagai
a. Pameran harus menarik perhatian

Dalam pameran hendaknya disuguhkan hal-hal yang pantas

b.

Dalam pameran hendaknya dipikirkan lokasi pameran yang akan diadakan.

C.
Hal ini penting agar pameran benar-benar mendapat dukungan masyarakat

setempat.
4. Mengadakan hubungan dengan pers:

pers adalah surat kabar, majalah-majalah. Suatu prinsip

Yang dimaksud dengan
dalam hubungannya dengan pers adalah pemberitaan yang
yang perlu diperhatikan
menyangkut rahasia
benar dan jujur. Pertanyaan-pertanyaan dari wartawan yang

terbuka bagi kunjungan-kunjungan

organisasi. Setiap organisasi hendaknya bersifat
wartawan. Tiap press release sebaiknya dibuat secara jelas dan singkat.
B. Fungsi Kedalam, yaitu bertujuan untuk mengetahui sampai dimana keinginan
oleh
mayarakat serta tanggapan masyarakat tentang kegiatan yang dilakukan

organisasi.
41
 Fungsi kedalam dapat dilakukan dengan cara:
a. Memperhatikan saran-saran, kritik yang disampaikan oleh masyarakat. Dalam

menanggapi saran dan kritik hendaknya objektif

b. Dalam hal tertentu, organisasi memberi kesempatan kepada masyarakat
b.

setempat untuk ikut ambil bagian dalam kegiatan organisasi. Misalnya pada
tahun dengan memberikan
saat organisasi/perusahaan mengadakan ulang
masyarakat setempat ikut bersama-sama
kesempatan kepada
memeriahkannya.

3. Komunikasi Administrasi ke Atas

ini menguraikan mengenai Komunikasi Administrasi Keatas. Materi

Bagian
menjadi dasar untuk memahami bahasan
bahasan ini penting dipelajari karena ia
dan saran.
berikut dengan baik. Sub-sub bahasannya adalah: laporan, keluhan, pendapat
Karena itu usai mempelajari bahasan ini diharapkan anda mampu menjelaskan
anda miliki
komunikasi administrasi, sedangkan kan kompetensi khusus yang mesti
setelah mempelajari sub-sub bahasan ini adalah mampu:

1. Menjelaskan pengertian Laporan

2. Menjelaskan pengertian Keluhan, Pendapat dan Saran.

1. Penyampaian Lapora

Komunikasi Adminiastrasi Keatas adalah komunikasi dari bawahan kepada

khirarhi wewenang yang lebih tinggi dan

atasan. Oleh karena komunikasi mengalir dari
mengalir melalui saluran rantai komando. Tujuan komunikasi keatas untuk memperoleh

informasi, keterangan tentang kegiatan dan pelaksanaan tugas/pekerjaan para pegawai

pada tingkat rendah (Wursanto, 1987;44). Menurut Siswanto, komunikasi administrasi

dari bawah ke atas terjadi manakala bawahan mengadakan kontak lisan maupun tertulis

dengan manajer, atau juga dapat terjadi antara manajer pertama dengan manajer
menengah dan seterusnya (2005;113)

42
 bawahan kepada
disampaikan oleh para
bentuk-bentuk informasi yang
Adapun Saran
menjadi penyampaian: Laporan, Keluhan,
atasan/pimpinan dapat digolongkan
memberikan informasi dari bawahan
dimaksudkan untuk
dan Pendapat. Laporan
berjalan dengan teratur. Laporan
atasan, agar pelaksanaan pekerjaan dapat
kepada
macam:
dpat dibedakan menjadi beberapa
atau design report), yang berisi
a. Laporan Perencanaan (planning report
dilakukan oleh
kerja yang akan
keterangan-keterangan atau suatu
rencana

rencana administrative,
bawahan. Laporan perencanaan
ini dapat meliputi

manajemen maupun rencana pekerjaan operatif.

operative
b. Laporan Pelaksanaan Tugas/Pekerjaan (performance report,

adalah laporan yang berisi tentang pelaksanaan

pekerjaan yang
report),
waktu yang telah
dilakukan oleh bawahan sesuai dengan jangka
1. hasil-hasil yang telah
ditentukan. Isi laporan pelaksanaan tugas adalah:
3. kemunduran-
dicapai, 2. kemajuan-kemajuan yang telah dicapai,
kemunduran yang telah dialami, 4. kesulitan-kesulitan yang sedang

dihadapi.
adalah laporan yang berisi
C. Laporan Informasi (information report)
keterangan yang berisi keterangan yang bersifat apa saja yang merupakan

bahan masukan bagi pimpinan.

Menurut jangka waktu menjadi:

1. Laporan Periodik, yaitu laporan yang dibuat secara periodic

(mingguan, bulanan, triwulan, semesteran, tahunan) dan laporan

harian (yang dibuat setiap hari).
2. Laporan Insidentil, yaitu laporan yang dibuat setiap diperlukan saja.
Dilihat dari bentuk dan cara penyampaian, dibedakan menjadi:
1. Laporan Lisan, yang disampaiakn secara lisan saja. Laporan ini hanya

akan diperlukan dalam keadaan yang tidak memungkinkan untuk

membuat secara tertulis (mendesak). Dan pada umumnya laporan

43
 hal-hal yang bersifat sederhana
lisan diberikan apabila menyangkut

saja. Laporan lisan dapat disampaikan dengan cara:

a. Tatap muka

b. Melalui telephon
materi yang akan disampaiakan itu
2. Laporan tertulis, digunakan apabila
umumnya tertulis disampaikan melalui saluran
sangat kompleks. Pada
khirarhi. Laporan tertulis untuk dapat disampaikan dengan berbagai

macam bentuk misalnya: a. berupa surat biasa, b. berupa tabel-tabel,

grafik-grafik c. berupa naskah yang dilampiri dengan kesimpulan

foto-foto.
singkat, d. berupa gambar-gambar atau
perlu diperhatikan dalam penyusunan laporan
Adapun prosedur yang

ialah:
Pengumpulaan bahan-bahan, data-data
1
2. Pengolahan data-data

3. Perencanaan bentuk laporan yang akan dipergunakan

laporan termasuk didalamnya cara penulisan

4. Penyusunan

laporan, bentuk susunan laporan

b. kurir, c. alat komunikasi
5. Pengiriman laporan melalui: a.pos,

misalnya telex.

perlu diperhatikan dalam pembuatan laporan

Bagian-bagian laporan yang

tertulis adalah: setiap laporan harus diberi nama, judul yang harus disesuaikan dengan

materi yang dilaporkan.

itu
1. Tanggal laporan; menunjukan waktu selesainya laporan
Alamat laporan, kepada siapa laporan itu disampaikan
2.
2.

3. Isi laporan

terdiri dari unsur-unsur: a. tanda tangan, b.

4. Penanggungjawab laporan,
nama terang, c. nama jabatan, 4. nomor NIP (khusus untuk PNS)

Cara membuat:

44
 1 Laporan harus dibuat scara objektif kebenarannya dan untuk itu

diperlukan suatu data processing.

2. Laporan harus dibuat tepat waktu sehingga mempunyai nilai tepat guna.

3. Laporan sebaiknya ditulis secara singkat, tetapi jelas.

4. Pergunakanlah bahasa yang baik dan benar sesuai dengan materi

dilaporkan.
5. Urutan laporan harus disusun secara sistematis, secara kronologis, mudah

dibaca, mudah dicari dan mudah dimengerti.

6. Berilah penjelasan seperlunya.

7. Pergunakanlah gambar-gambar, skema, tabel-tabel, grafik seperlunya.

8.
8. Laporan hendaknya dibuat oleh pegawai yang mempunyai pengetahuan

tentang:
a. Masalah yang dilaporka
b. Teknik membuat laporan yang baik dan benar.
Dilihat dari segi objek/materi yang dilaporkan, ada beberapa macam laporan,
antara lain: 1. laporan keuangan, 2. laporan perbekalan, laporan peralatan, 4. laporan

kepegawaian.
2. Penyampaian Keluhan, Pendapat, Saran

Komuniikasi administrasi ke atas dapat juga dilakukan melalui penyamp

keluhan, pendapat dan saran, bahkan kritikan dari bawahan kepada para pimpinannya.
Menurut Wursanto (1987:47) untuk mendapat suasana kerja yang baik, memuaskan

dan agar dalam organisasi terdapat hubungan kerja yang baik, maka pegawai diberi

atau
kesempatan untuk mengajukan atau menyampaikan beberapa pendapat, saran

keluhan kepada pimpinan organisasi. Pernyataan-pernyataan itu bisa berupa pernyataan

itu dibatasi oleh tugas masing-masing agar semua

puas, tidak puas yang kesemuanya
pernyataan itu lebih terarah, diperlukan pengaturan sebaik-baiknya seperti
:

1. Pimpinan organisasi menunjuk petugas yang khusus menangani keluhan,

45
 kemudian diolah dan disampaikan kepada
saran, pendapat yang masuk,

pimpinan.
hal-hal yang boleh
lingkup untuk mengenai
2. Menentukan ruang
terarah.
dikemukakan oleh para pegawai sehingga lebih
diumumkan kepada para pegawai.
3. Maksud demikian ini hendaknya

Teknis pelaksanaan program

ini antara lain:

saran ditempat-tempat yang

strategis.
1. Pimpinan menyediakan kotak
tetrtentu untuk menrima langsung
2. Pimpinan membuat jadual
menyampaikan keluhan, saran dan
bawahan yang akan

pendapatnya.
keluhan yang akan diletakkan
3. Menyediakan buku khusus tentang
ditentukan dan dianggap strategis.
ditempat-tempat yang telah
unit.
Dapat juga disediakan buku keluhan disetiap
4. Mengadakan wawancara setiap periodic kepada para pegawai agar
dan pendapat.
langsung dapat menyampaikan keluhan,
saran
secara

dan urgaensinya, para

5. Secara periodik pula (tergantung situasinya)
pegawai diberi daftar pertanyaan yang menyangkut bidang tugas
Gambaran mengenai komunikasi
pekerjaan masing-masing.
keatas melalui saluran komando dalam struktur
administrasi

organisasi dapat dilihat pada matriks berikut:

46
 Administration Communication)
Administrasi Ke Atas (UpWard
Komunikasi
Matriks 3:

Kepala Biro

Kepala Bagian

Komunikasi Ke atas
Kepala Seksi

Kepala Urusan

Karyawan

Bawah
4. Komunkasi Administrasi ke

komunikasi administrasi
menguraikan mengenai
Bagian selanjutnya akan
dan dipahami karena ia menjadi
kebawah. Meteri bahasan ini penting untuk dipelajari
Sub-sub bahasannya terdiri
bahasan berikutnya dengan baik.
dasar untuk memehami

dari: Petunjuk dan Perintah.

anda mampu menjelaskan
Karena itu, usai mempelajari bahasan ini diharapkan
khusus yang
pengertian Komunikasi Administrasi Ke Bawah, sedangkan kompetensi

mesti dimiliki setelah mempelajari sub-sub bahasan adalah mampu:

sebagai Komunikasi Administrasi Kebawah

1. Menjelaskan pengertian petunjuk

perintah sebagai Komunikasi Administrasi Kebawah

2. Menjelaskan pengertian

1. Pemberian Petunjuk
Komunikasi administrasi kebawah atau sering pula disebut komunikasi vertical

mengalir dari
kebawah dalam suatu organisasi. Komunikasi administrasi kebawah

47
 puncak ke manajemnen
dari tingkatan manajemen
kepada bawahan,
pimpinan pegawai
lebih rendah terus mengalir kepada para
menengah, menajemen yang
administrasi dari atas terjadi
Komunikasi
(Wursanto 1987:49)
bawahan/pekerja
para bawahannya
dari jenjang
komunikasi dengan
manakala manajer mengadakan
rendah (Siswanto, 2005:113)
hierakhi yang lebih tinggi ke jenjang lebih
dalam bidang dan tingkat apapun harus mampu
Setiap pimpinan atau manajer
ide-ide kepada bawahan baik secara
memberikan informasi,
mengadakan komunikasi,
perseorangan maupun
secara kelompok,
langsung maupun tidak langsung baik secara

sesuai dengan situasi dan

kontinu maupun secara incidental ke (khusus)
baik secara

kondisi serta urgensinya.

Komunikasi administrasi kebawah dimaksudkan agar para bawahan dapat

mengetahui yang harus segera dikerjakan,

bagaimana pelaksanaannya dan bagaimana
down
Komunikasi dari atas kebawah disebut juga
metode kerjanya serta apa tujuannya.
Komunikasi ini dapat dilakukan dengan berbagai
ward administration coomunication.
merupakan pernyataan
macam bentuk yaitu: perintah, teguran dan pujian. Petunjuk
pegawai dalam melaksanakan
pihak pimpinan yang memberikan tuntutan kepada para

Petunjuk merupakan dasar pegangan para pegawai dalam

tugas pekerjaannya.
bersifat
menyelenggarakan tugas pekerjaannya khususnya bidang pekerjaan yang
operasional.

Ada dua macam petunjuk yaitu:

a. Petunjuk organisasi, antara lain meliputi:

1. Tujuan organisasi.

2. Struktur organisasi.

3. Kedudukan dalam organisasi.

4. Pendistribusian tugas.

5. Wewenang dan tanggungjawab dari setiap pekerja, sampai dimana batas-batas

dan ruang lingkupnya.

6. Koordinasi dari pelaksanaan tugas/pekerjaan.

48
 memberikan tata kerja dan kepastian kepada para
Petunjuk ini
b. Petunjuk Tata Kerja. dirasakan para pegawai
dlam
keragu-raguan yang
untuk menghindari sikap
pegawai
melaksanakan tugas pekerjaannya.
menjadi:
Petunjuk-petunjuk dapat dibedakan
pola dalam
pasti dan merupakan
merupakan cara yang
1. Metode Kerja. Metode
melakukan suatu pekerjaan.
suatu rangkaian tata kerja yang telah
2 Prosedur Kerja. Prosedur kerja merupakan
dilakukan
yang harus
menurut tata cara, langkah-langkah
menjadi pola tetap metode.
Prosedur berbeda dengan
dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
metode yang
atau rangkaian
Prosedur merupakan rangkaian
kegiatan perbuatan
Rangkaian metode
dalam melakukan suatu pekerjaan.
telah menjadi pola tetap

merupakan prosedur.
disiplin kerja para
Petunjuk tata tertib, yang bertujuan untuk meningkatkan
3.

pegawai.

2. Pemberian Perintah
dimensi dari
dari seorang pimpinan sebagai slaah satu
Pemberian perintah
kepada bawahan
Perintah merupakan penugasan
komunikasi administrasi kebawah.
atau dapat pula bersifat
atau yang harus dikerjakan,
tentang hal yang harus dijalankan
suatu larangan (Wursanto 1987:50)
tergantung dari segi
Perintah dapat dibedakan menjadi beberapa bagian,

peninjauannya. Menurut asalnya perintah dapat dibedakan menjadi:

Perintah dari manajer, yang pada umumnya berisi kebijakan (policy order).
a.
menuntun
umum yang
Kebijakan adalah pertanyaan atau pengertian-pengertian
bawahan diberbagai
menyalurkan pemikiran pengambilan kputusan dari pegawai
bagian dalam perusahaan.

b. Perintah yang berasal dari manajemen tingkat menengah (middle management)

umumnya berisi program kerja, merupakan penjabaran dari policy

yang pada
49
 order yang berasal dari manajer.
tingkat bawah atau lower management
manajemen
C. Perintah yang berasal dari
atau prosedure order. Mengingat perintah ini
yang merupakan
pelaksanaan kerja
dalam
pekerjaan maka perintah harus dituangkan
merupakan pelaksanaan
dilaksanakan.
rumusan terinci perintah itu mudah dan cepat
sehingga

Menurut penyampaiannya, dapat dibagi menjadi:

cara
2.
dalam hal-hal yang: 1. sifatnya sederhana,
a. Perintah lisan, yang dipergunakan
4. bersifat
bersifat rutin, dan mudah diingat, 3. sifatnya sangat rahasia,
memerlukan waktu yang relative singkat.
mendesak, 5. pelaksanaannya hanya
dipergunakan dalam hal:
b. Perintah secara tertulis yang pada umumnya

1. Menyangkut masalah yang sangat kompleks sehingga sukar diingat

itu datang, memerlukan tenggang waktu
2. Tidak dilaksanakan disaat perintah

(hari, minEBu, bulan) agar tidak mudah lupa.

3. Untuk memenuhi persyaratan yuridis
Perintah itu datangnya melalui prosedur hirarkhi dalam dtruktur organisasi.
4.

dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, maka: a. harus jelas

Agar perintah dapat
dan tegas, b. diberikan kepada pegawai yang sesuai dengan bidang dan kemampuan

yang dimiliki, c. diberikan pada waktu yang tepat.

c. Teguran dan Pujian

Menurut Wursanto (1985:50-51) Teguran disampaikan dalam hal:

a. Perintah tidak dilaksanakan c. Menyimpang dari prosedur yang

telah ditetapkan
b. Pekerjaan tidak selesai pada d. Terjadi banyak kesalahan dalam

waktunya pekerjaan

Perlu diingat bahwa dalam memberikan teguran hendaknya tetap diakhiri

dengan suasana yang penuh persahabatan. Kemudian membicarakan tentang pujian

yang diberikan oleh seorang pimpina atau leader terhadap bawahannya karena meraih

50