No Uraian Bukti Pendukung

Ketidaksesuaian
HRGA Auditor: M Noerwahjudin
Prosedure HRGA JDM 02 Struktur organisasi yang tertera dalam JDM 02
bagian 1.8 dan JDM 09 tidak bagian 1.8 dan uraian tugas tanggung jawab
1 sepenuhnya dijalankan Divisi HRGA dalam JDM 09 sudah tidak sesuai
dengan aktual.

Prosedur JDM 09 5.2 bagian Tugas GA Section Head untuk monitoring

5.2 n) belum sepenuhnya pemakaian bahan bakar kendaraan kantor
dijalankan belum dilakukan secara konsisten
2

Pemeriksaan kesehatan Tidak ditemukan catatan pemeriksaan

tenaga kerja belum kesehatan sebelum kerja dan berkala karyawan
3 dijalankan

Observasi
1 Observasi Pengukuran kesehatan lingkungan kantor sudah
dilakukan namun belum tercatat dengan baik

2 Observasi Daftar perundangan terkait Ketenagakerjaan

belum dibuat
Marketing Auditor: M Noerwahjudin
4 Pengendalian dokumen Formulir FM-OAM-07-03-R00 Daftar Kontrak
belum dilaksanakan dengan yang digunakan tidak sesuai dengan yang
konsisten teregister di sistem
3 Observasi Marketing Division Head belum mengetahui
uraian tugas dan tanggung jawabnya tertulis
dalam JDM 03
4 Observasi Formulir monitroign tender untuk diregister
agar terkendali
Teknikal Auditor: M Noerwahjudin
5 Prosedur Rencana Data PMS bulan Januari 2021 tidak ditemukan
Pemeliharaan Kapal belum dalam folder admin Dept Teknikal
dilakukan dengan konsisten
6 Formulir PMS untuk kapal AHT, AHTS, dan UV
masih menggunakan formulir kapal Tugboat
 7 Tugas dan tanggung jawab Ditemukan penilaian PMS masih dibawah
Port Enginer belum standard yang diinginkan sejak bulan Juni 2021
dilaksanakan dengan
konsisten

8 Pengendalian dokumen Permintaan perbaikan menggunakan FM-SBM-

belum dilaksanakan dengan 12-02-R01 Formulir Berita Acara tidak
konsisten menggunakan FM-SOM-D-06-02-R00 Formulir
Permohonan Perbaikan

Top Management Auditor: Septya Munahara

9 Prosedur Tinjauan
Manajemen belum
sepenuhnya dilakukan
Beberapa input tinjauan manajemen belum
dibahas dalam rapat tinjauan manajemen baik
quarterly meeting maupun P2K3, yaitu: Master
Review, Kebijakan Perusahaan dan Kinerja
kontraktok/vendor

10 Analisa konteks organisasi sudah dilakukan,

akan tetapi belum dicantumkan dalam formulir
FM-MSM-01-01-R01 Konteks Organisasi

11 Tidak ditemukan dokumen analisa resiko sesuai

formulir FM-MSM-01-02-R02 Risk Opportunities

12 Pengendalian dokumen Ditemukan adanya ketidaksesuaian antara STO

belum dilaksanakan dengan yang ada di JDM dengan STO yang ditampilkan
konsisten (update 15 maret 2022)
13 Kebijakan yang dipasang di kantor Balikpapan
dan Jakarta masih Kebijakan tahun 2021
Operation Auditor: Septya Munahara
14 Monitoring sertifikat kapal Ditemukan beberapa sertifikat di ODOO sudah
belum sepenuhnya expired masa endorsnya
dijalankan 1. SNPP AL GARIS (3/2/22)
2. BKI Lambung Sultan Khaidir (19/3/22)
3. BKI Mesin Sultan Khaidir (19/3/22)
4. Garis Muat (19/3/22)

15 Ditemukan ketidaksesuaian daftar sertifikat

yang dikirim oleh crew kapal istana laut dengan
list dokumen yang disimpan oleh team
dokumen (sertifikat IKR dari kapal exp 20 feb
2022, IKR dari team dokumen exp 20 maret
2022)
16 Sosialisasi Perubahan belum Pada saat wawancara audit ditemukan bahwa
sepenuhnya dijalankan team operation tidak familiar dengan prosedur
yang berhubungan dengan operational
17 Prosedur penilaian awak
kapal belum sepenuhnya
dijalankan
18
19
20 Prosedur Control of work
belum sepenuhnya
dijalankan
21 Monitoring peraturan
perundangan belum
dijalankan dengan efektif
22 Prosedur pengendalian
barang milik pelanggan
belum sepenuhnya
dijalankan
23 Pengendalian dokumen Tidak ditemukan filling terkait downtime kapal
belum dilaksanakan dengan
konsisten
24 Tugas dan tanggung jawab
Operation manager belum
sepenuhnya dijalankan
25
Observasi
5 Ditemukan adanya form
vessel performance
monitoring, akan tetapi
belum didaftarkan di manual
perusahaan
Dalam kondite penilaian awak kapal Garuda
Offshore 6 bulan terakhir, tidak dilakukan
evaluasi crew oleh OH (kolom penilaian OH
tidak diisi)
Dalam dokumen kondite kapal losari & wira
satya tidak dilakukan evaluasi crew oleh
Nahkoda atau KKM (kolom komentar atau
rekomendasi dari nahkoda/KKM Kosong)
Pada kondite awak kapal sea royal 27 bulan
desember, ditemukan 2 file kondite yang
berbeda (excel dan pdf). Pada file excel hanya
tercantum ttd dan komentar OH, tidak terdapat
penilaian dari nahkoda (poin), sedangkan di file
pdf hanya ada penilaian dari nahkoda, tidak ada
penilaian dari OH
Tidak ditemukan adanya analisa resiko terkait
operasional kapal
Ditemukan adanya peraturan terbaru terkait
COVID 19 dari pencharter di feb 2022, akan
tetapi belum diupdate dalam list peraturan
perundangan perusahaan
Tidak ditemukan adanya dokumentasi bukti
pemeliharaan barang milik pencharter (VTS) di
Fleet V sesuai OAM-09
Tidak pernah dilaksanakan review prosedur
yang berkait dengan kinerja operational
Tidak ditemukan adanya matriks training untuk
team operation
 6 Ditemukannya surat
peringatan untuk awak
kapal, akan tetapi prosedur
terkait pemberian
punishmen/SP crew belum
ada

Logistik Auditor: Andi Fahrul

26 Pengendalian dokumen Form evaluasi terhadapan vendor menggunkan
belum dilaksanakan dengan form bisnis unit lain (MBI)
konsisten
27 Dokumen MSDS hanya tersedia untuk Oil
Dispersant untuk Material yang lain belum
tersedia
28 Dokumen Retur barang yang di perlihatkaan
hanya tahun 2018, namun untuk tang terakhir
belum terlihat
29 Prosedur Control of work Tidak tersedia Penilaian Bahaya dan risiko pada
belum sepenuhnya di semua setiap kegiatan logisitk
dijalankan

Crewing Auditor: Andi Fahrul

30 Prosedur penilaian awak Penilaian kondite awak kapal belum dilakukan
kapal belum sepenuhnya oleh team crewing selama 3 bulan terakhir
dijalankan
31 Prosedur pengendalian Matrix crew masih menggunakan FM-SBM-03-
dokumen belum 15-R00 Formulir Crew Matrix yang sudah
dilaksanakan dengan diregister
konsisten

32 Nomor registrasi formulir- SBM-03-R06 Penerimaan, Pelatihan dan

formulir yang tercantum Penyelesaian Kerja Awak Kapal
dalam SBM-03 tidak sesuai
dengan nomor registrasi
formulir dalam sistem

Observasi
7 Prosedur bagi crew yang
mengajukan cuti belum
tersedia

QSHE Auditor: Siti Putri Utami

33 Monitoring peraturan Daftar peraturan perundangan dan persyaratan
perundangan belum lain terkait mutu belum ditemukan
sepenuhnya dijalankan

34 Prosedur dokumentasi Belum ditemukan daftar publikasi di kantor

publikasi belum sepenuhnya
dijalankan

Resume : Finding
HRGA
Finding 3
Observation 2
Marketing
Finding 1
Observation 2
Tehnikal
Finding 3
Observation 0
Top Management
Finding 2
Observation 0
Operation
Finding 8
Observation 2
Logistik
Finding 2
Observation 0
Crewing
Finding 2
Observation 1
QHSE
Finding 2
Observation 0

Total 23

27

Referensi
JDM 02 bagian 1.8 HRGA Division
JDM 09 HRGA Department
JDM 09 5.2 bagian 5.2 huruf n) Monitoring
pemakaian bahan bakar kendaraan kantor
Permenaker No. 02 Th. 1980 tentang
Pemeriksaan Kesehatan Naker dalam
Penyelenggaraan Keselamatan Kerja pasal 1
ayat 1) dan 2)
MSM 01 bagian 3.6.1 Pengendalian dokumen
dan rekaman
SOM D-01 bagian 5.1.1 Rencana Pemeliharaan
Kapal (PMS)
Log Temuan Audit Internal
Tahun 2022
Penyebab Ketidaksesuaian
Prosedur tidak direview
GA Section Head hanya memonitor
kendaraan operasional kantor.
Kendaraan kantor yang digunakan
pribadi oleh karyawan di bawah
pengawasan HRGA
Kegiatan pemeriksaan kesehatan
belum dilakukan
Formulir yang dirubah tidak diregister
ke sistem
Dokumentasi belum terstruktur
dengan baik
Penambahan type kapal yang semakin
banyak
JDM 05 bagian 5.4 Port Engineer Formulir PMS dari kapal belum
diverifikasi oleh petugas darat

MSM 01 bagian 3.6.1 Pengendalian dokumen Kapal sudah dan vendor telah terbiasa
dan rekaman menggunakan BA untuk permintaan
SOM D-04-5.1 dan 5.2 perbaikan dan penutupan perbaikan
SOM D-01 bagian 5.3.3 Perbaikan Kapal

MSM 01 bagian 6.1 Input Tinjauan Manajemen

huruf b)

MSM 01 bagian 3.6.1 Pengendalian dokumen

dan rekaman

JDM 04 bagian 5.7 Operation Staff

SBM 04 bagian 5.3.2 Sosialisasi Perubahan

SOM-A-05-R02 Penilaian Awak Kapal

SBM-08-R03 Prosedur Control of Work

MSM 01 bagian 3.2 Peraturan Perundangan dan

Persyaratan Lainnya

OAM 09 Prosedur Pengendalian Barang Milik

Pelanggan

MSM 01 bagian 3.6.1 Pengendalian dokumen

dan rekaman

JDM 02 bagian 5.8 Operation Division Head

OAM-11-R00 Prosedur Pemilihan dan Evaluasi Form tidak sesuai dengan company
Vendor dan Subkontraktor manual

tidak ada data menampilkan Data

MSDS Secara menyeluruh

Pemeliharan Dokumen yang tidak

terpelihara

SBM-08-R03 Prosedur Control of Work Penilaian Kegiatan bahaya dan risiko

belum di lakukan

SOM-A-05-R02 Penilaian Awak Kapal PIC yang melakukan review atau ttd
belum tersedia (Crewing Dept Head)

Form tidak update

Nomor formulir belum dirubah sesuai Mengajukan perbaikan/perubahan

perubahan prosedur SBM -03 manual SBM 03

Prosedur belum pernah di buat

MSM 01 bagian 3.2 Peraturan Perundangan dan Daftar Peraturan Perundangan dan
Persyaratan Lainnya Persyaratan Lain terkait mutu dan K3L
FM-MSM-01-04-R02 menggunakan working paper KPI
individu

SOM A-07 Status Survey dan Sertifikat Kapal.

Closed Open
3 0
2 0

1 0
0 2

2 1
0 0

1 1
0 0

5 3
0 2

0 2
0 0

2 0
1 0

2 0
0 0

16 7

18 9
rnal

Tidakan Perbaikan yg diusulkan Kategori

Open Deadline
HRGA Dept Head merevisi JDM 02 bagian 1.8 M
dan JDM 09 sesuai dengan struktur organisasi
yang benar

HRGA Dept Head merevisi prosedur monitoring M

hanya untuk kendaraan operasional kantor

HRGA untuk melaksanakan kegiatan M

pengecekan dan monitoring kesehatan
karyawan dan menyimpan hasil rekam
medisnya

Mengajukan revisi FM-OAM-07-03-R00 Daftar Minor

Kontrak sesuai format yg digunakan

Dibuatkan sistem kendali dokumen tehnikal M

dalam folder yang sistematis

Menambahkan items PMS untuk kapal AHT, L

AHTS, dan UV dalam formulir PMS kapal
Tugboat
Port Enginer melakukan verifikasi dan edukasi M
PMS saat naik ke atas kapal

Teknikal Division melakukan hal berikut: M

1. untuk melebur SOM D-04-5.1 dan 5.2 ke
SOM D-01 bagian 5.3.3 Perbaikan Kapal,
2. Menghapus FM-SOM-D-06-02-R00 Formulir
Permohonan Perbaikan dan menggunakan FM-
SBM-12-02-R01 Formulir Berita Acara untuk
pelaporan kerusakan/permohonan perbaikan
dan closing perbaikan di atas kapal

Melaksanakan tinjauan manajemen sesuai M

ketentuan yang ada di prosedur

Memperbarui formulir FM-MSM-01-01-R01 M

Konteks Organisasi sesuai dengan format yang
diberikan CSBD

Memperbarui formulir FM-MSM-01-02-R02 Risk M

& Opportunities sesuai dengan format yang
diberikan CSBD
Melakukan pengajuan perubahan prosedur M
JDM-01

Melakukan pemasangan kebijakan yang terbaru M

2022

1. Melakukan updating sertifikat yang sudah M

expired masa endorsenya
2. Melakukan review penentuan jangka waktu
(time window) pelaksanaan endorse di ODOO
3. Melakukan verifikasi dan memastikan daftar
sertifikat yang ada sesuai

M
Berkoordinasi dengan team HSE untuk M
pelaksanaan sosialisasi manual perusahaan

Melakukan evaluasi kondite awak kapal sesuai M

prosedur perusahaan

Melakukan pembuatan analisa resiko terkait M

operational kapal

Berkoordinasi dengan team QSHE untuk M

melaksanakan pembaharuan peraturan
perundangan

Melaksanakan inventarisir dan monitoring M

barang milik pelanggan

Melakukan pendokumentasian berita acara M

kapal dan bukti perbaikannya

1. Melaksanakan review prosedur M

2. Menyusun matriks training

Mengajuan pendaftaran form terkait kedalam M

manual perusahaan
Membuat prosedur punishment dalam pakta M
integritas

Meregister Prosedur Pemilihan dan Evaluasi M

Vendor dan Subkontraktor di bawah Corporate
Logistic
melakukan pemeliharaan data untuk MSDS M
terhadap B3

Melakuakan Pemeliharaan Dokuemen retur M

barang dengan baik

Melakukan Penilaian Bahaya dan risiko bersama M

dengan team QSHE agar di review bersama

Segera menetukan PIC agar segera di review M

Segera menggunkan form yang telah di M

sediakan

Minor M

Mengajukan Penambahan manual untuk M

pengajuan cuti

Menghapus FM-MSM-01-04-R02 M

Dibuat daftar buku publikasi yang disimpan di

kantor
 Jangka
Waktu Status

Closed
1 minggu

Closed

1 minggu

Closed

2 bulan

Closed

closed

closed

1 bulan
closed

1 bulan
closed

3 bulan
1 bulan

1 bulan

closed

1 bulan

1 bulan

Closed

1 bulan
Open

1 bulan
Closed

1 bulan
Closed

1 bulan

closed

1 bulan

closed
1 bulan

closed

1 bulan

1 bulan

1 bulan

1 bulan

1 minggu

closed

2 minggu

1 bulan

1 bulan

1 bulan

1 bulan
1 bulan

1 bulan

1 bulan

1 bulan

2 bulan

1 bulan
closed

2 bulan

closed

closed

1 bulan
closed

1 bulan

Closed

1 bulan
Closed
 Jumlah
No Depertment Temuan Closed Open Observasi
1 HRGA 3 0 0 2
2 Marketing 1 0 0 2
3 Tehnikal 3 0 0
4 Top Management 2 0 0
5 Operation 6 0 0 2
6 Logistik 2 0 0
7 Crewing 2 0 0 1
8 QHSE 2 0 0