Kendala utama yang sering dijumpai di lapangan antara lain:

1. Permintaan pembelian barang yang tanpa prosedur

Perlu adanya prosedur yang benar mulai dari tahap diterbitkan Purchase Order (PO), requisition,
negosiasi harga, pembuatan PO sampai delivery. Semuanya memiliki jarak waktu tersendiri dan
tidak bisa terjadi secara instan.
Perusahaan sering mengalami pembelian barang yang tanpa prosedur. Biasanya kondisi ini
terjadi Ketika mendadak harus memproduksi suatu produk. Namun keputusan ini justru menjadi
penghambat dalam pelaksanaan produksi dan pengadaan barang. Bahkan, seandainya barang
baku atau material sudah datang, kemungkinan barang baku tersebut tidak bisa langsung
digunakan untuk kegiatan produksi tanpa adanya kendala purchase order (PO). Barang baku
atau material yang sudah dibuat bukti penerimaan menuntut bagian purchasing untuk mengejar
proses approval (persetujuan), meminta pihak pemasok untuk merevisi surat jalan, dan harus
membuat memo agar barang dapat digunakan lebih dulu. Tindakan ini hanya mengandalkan
surat jalan sementara tanpa menggunakan PO.
Permintaan yang tidak disertai dengan prosedur bisa membuat bagian purchasing harus bekerja
lebih keras mencari pemasok lain yang mempunyai ready stock. Tidak semua pemasok/supplier
mempunyai barang yang diinginkan, sehingga bisa saja harga barang belum bisa ditentukan.
Untuk mencegah kendala ini, maka perusahaan dan pemasok harus tetap menerapkan SOP
prosedur yang telah dibuat.

2. Proses approval yang terlalu lama

PO yang sudah dibuat oleh bagian purchasing tidak bisa langsung sampai kepada
supplier/pemasok, tapi harus melalui proses persetujuan divisi sampai direksi. Untuk penerbitan
PO membutuhkan waktu berhari-hari bahkan mungkin berminggu-minggu. Idealnya, waktu yang
dibutuhkan adalah 5 hari untuk persetujuan setiap divisi. Jika persetujuan direksi membutuhkan
waktu yang lebih lama, maka purchase order (PO) untuk material yang kritis tidak langsung bisa
diterima oleh pemasok. Kendala ini menyebabkan pihak pemasok harus mengusahakan material
datang dahulu dan purchase order (PO) menyusul.
Mengatasi kendala ini bisa dilakukan dengan mengatur waktu persetujuan (approval). Setiap
divisi harus sudah memberikan approval maksimal 3 hari dan untuk direksi maksimal 4 hari.
Selain itu, setiap divisi dan direksi harus tetap berpegang teguh pada PO line list yang sudah
dibuat.

3. Schedule delivery yang sering berubah-ubah

Production Planning & Controlling (PPC) yang meleset dari target karena pemakaian produksi
yang melebihi perencanaan, mengharuskan pemasok untuk menarik Schedule delivery bulan
selanjutnya. Tapi kalua belum ada kalanya pemasok akan menerbitkan Purchase Requisition (PR)
untuk kekurangan barang atau material yang kritis. Masalah ini mengharuskan bagian
purchasing meminta supplier mengirim barang yang dibutuhkan dengan PO menyusul. Tindakan
yang dilakukan tidak hanya sampai pada menghubungi supplier saja, tapi harus dengan cepat
membuat PO dan harus cepat meminta approval dari pihak divisi dan direksi.
Dari masalah tersebut, solusi yang tepat adalah ditekankan kepada pihak terkait PPC agar
merencanakan permintaan barang yang sesuai target dan mencadangkan material-material
yang cepat habis. Dengan demikian, permintaan akan tetap pada schedule yang sudah ada.
4. Perubahan harga tanpa pemberitahuan
Dalam pembelian rutin, sudah pasti perusahaan mempunyai pemasok yang sudah dijadikan
langganan sehingga bisa melakukan order secara berkala, misalnya setiap bulan. Tapi perubahan
harga yang sering berubah-ubah berdampak pada delivery. Tanpa harga yang sesuai sudah pasti
pemasok tidak akan mengirim material yang sudah dibuat purchase order (PO), karena tentu
pemasok tidak mau mengalami kerugian.
Perubahan harga yang menjadi kendala adalah perubahan harga tanpa ada pemberitahuan
sebelumnya. Bahkan, perusahaan cenderung mengetahui perubahan harga setelah melihat
purchase order (PO) yang diterbitkan. Kondisi ini menjadi kendala yang bisa menghambat
pengiriman (delivery). Perubahan harga tanpa pemberitahuan juga bisa berpengaruh pada
proses pembuatan purchase order (PO). Tanpa harga yang benar, maka purchase order (PO)
belum dapat dibuat.
Cara yang efektif untuk menghindari kendala ini adalah dengan membuat peraturan baru
mengenai perubahan harga yang melibatkan pihak perusahaan dengan pihak pemasok.
Peraturan tersebut harus memuat hal-hal penting seputar perubahan harga. Misalnya,
perubahan harga setelah pembuatan purchase order (PO) tidak berlaku sebelum pemberitahuan
dari pihak pemasok dan pihak pemasok wajib mengirimkan bahan baku dengan harga awal yang
disepakati. Dalam perjanjian juga perlu dicantumkan perihal waktu penyampaian perubahan
harga, misalnya 1 bulan atau 15 hari sebelum purchase order (PO) diterbitkan.
Setiap perusahaan juga harus melakukan beberapa usaha dalam mengatasi masalah yang terjadi
dalam pelaksanaan prosedur pengawasan purchase order (PO). Perusahaan harus membuat
perencanaan yang matang dalam membuat Forecast atau perencanaan produksi untuk
pembelian bulan berikutnya. Selain itu, perlu komunikasi yang baik untuk mengurangi masalah
dan mengatasi masalah yang kemungkinan terjadi nantinya.
Permintaan terhadap pembelian barang harus sesuai dengan SOP agar bisa menghindari
perubahan harga tanpa sepengetahuan yang pastinya akan merugikan pihak perusahaan.
Perubahan harga bisa menghambat proses pembuatan purchase order (PO). Selanjutnya,
kendala lain bisa datang, misalnya pengiriman bahan baku atau material yang tidak sesuai
schedule. Selain itu, dampak yang paling fatal adalah terhambatnya proses produksi.