Audit atas kebutuhan operasi

Kebijakan operasional menyangkut penggunaan secara optimal sumber daya yang dimiliki perusahaan
untuk memuaskan pelanggannya. Suatu rencana bisnis yang lengkap dapat menjadi panduan dalam
menjabarkan rencana operasi yang akan dilakukan dalam periode tertentu, yang menyangkut rencana
penjualan, rencana kebutuhan sumber daya, rencana penggunaannya dan dari mana sumber daya
tersebut akan dipenuhi. Dari rencana bisnis ini kemudian perusahaan dapat membuat laporan keuangan
performa yang dapat mencerminkan kinerja yang akan dicapai di masa yang akan datang.
Untuk mengimplementasikan rencana operasi, dibutuhkan sumber daya yang memadai sesuai
dengan tingkat output yang ingin dicapai. Sebagian besar dari sumber daya ini merupakan aset aset lancar
yang termasuk dalam kelompok modal kerja. Dari sudut manajemen keuangan, keputusan operasi
menyangkut pengelolaan secara efektif dan efisien aset aset lancar yang harus diatur dengan tepat
komposisinya agar dapat memberi manfaat yang maksimal bagi perusahaan. Keputusan ini menyangkut
strategi pengelolaan modal kerja. Perusahaan harus mengendalikan sumber-sumber penerimaan dan
alokasi penggunaan kas. Sumber utama kas internal adalah laba yang diperoleh perusahaan, yang
merupakan realisasi dari peningkatan nilai perusahaan. Pengendalian laba menyangkut pengendalian yang
memadai atas kedua komponen pembentuk laba tersebut, yaitu pendapatan dan beban. Berikut ini
beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mengendalikan pendapatan dan beban yang membentuk laba.
1. Siapkan laporan keuangan bulanan, gunakan untuk menganalisis kinerja dan bandingkan bisnis
dengan rata-rata industri.
2. Pahami keuntungan yang bisa diperoleh dari setiap barang dan/jasa yang dijual.
3. Konsentrasi pada peningkatan penjualan yang sangat menguntungkan pada barang dan/atau jasa.
4. Jangan memberikan diskonto pada produk yang marginnya rendah.
5. Jangan memberikan diskonto pada produk yang sangat menguntungkan kecuali diskonto tersebut
mendorong peningkatan penjualan dengan keuntungan minimal sama.
6. Identifikasi pengeluaran-pengeluaran penting yang menjaga jalannya usaha, jangan dipotong biaya
ini.
7. lakukan review terhadap proses bisnis untuk melihat beberapa beban yang bisa dihilangkan secara
penuh.
8. Review rencana penyusunan staf.
9. Pertahankan karyawan yang potensial, ingat penggantian karyawan itu berbiaya mahal.
Manajemen modal kerja melibatkan 2 keputusan penting menyangkut: i) tingkat optimal investasi dalam
aset lancar, dan ii) perpaduan yang sesuai antara pembiayaan jangka pendek dan jangka panjang dalam
pendanaan aset lancar. Kedua keputusan ini terikat pada trade off antara laba dan risiko yang mungkin
terjadi.
Jumlah optimal aset lancar
Dua pertimbangan penting yang mempengaruhi penentuan jumlah aset lancar yang harus disediakan
perusahaan adalah: 1) tingkat output yang akan dicapai, dan 2) tingkat laba (ROI) yang diharapkan dari
penggunaan aset lancar tersebut.
Tingkat optimal aset lancar yang paling produktifadalah ketersediaan aset lancar pada tingkat minimum
yang tidak mengganggu operasional perusahaan. Penjabaran rencana operasional dalam rentang waktu
yang lebih pendek (mingguan atau harian) dapat membantu manajemen dalam menentukan tingkat optimal
aset lancar yang harus dimiliki.
Dalam praktiknya, kemampuan memperoleh laba berbanding terbalik dengan likuiditas dan berbanding
lurus dengan risiko yang menyertainya. Tingkat likuiditas yang terlalu tinggi menunjukkan tidak optimalnya
penggunaan sumber daya sehingga perusahaan tidak berada dalam tingkat produktivitas yang tinggi
(karena adanya likuiditas yang menganggur) dan hal ini dapat membebani kemampuan menghasilkan laba.
Sementara tingkat likuiditas yang terlalu rendah memungkinkan untuk memanfaatkan sumber daya secara
efisien yang dapat mendorong kemampuan perusahaan menghasilkan laba, tetapi pada tingkat likuiditas
ini, perusahaan berhadapan dengan berbagai risiko, baik yang berkaitan dengan terhambatnya operasi
karena kekurangan sumber daya maupun tertundanya penyelesaian kewajiban kepada kreditur kreditur
jangka pendek. Manajemen modal kerja melakukan pengelolaan dengan baik terhadap aset aset lancar
yang merupakan bagian dari modal kerja tersebut, meliputi: i) manajemen kas, ii) manajemen piutang, dan
iii) manajemen persediaan.
Manajemen kas
Kas yang merupakan aset paling likuid dimiliki perusahaan harus dikelola dengan baik agar mampu
memberikan kontribusi secara optimal dalam usaha pencapaian laba. Manajemen kas menyangkut
pengelolaan secara efektif dan efisien sumber sumber dan penggunaan kas. Laporan kas harian sangat
membantu manajemen mengatur pemenuhan kebutuhan kas dalam operasional perusahaan dan
memanfaatkan kelebihan kas jangka pendek untuk menghindari inefisiensi. Manajemen harus mampu
menghubungkan dengan tepat antara ketersediaan dan kebutuhan kas harian dan menentukan tingkat
saldo kas optimal yang harus dipertahankan dalam mengamankan usaha untuk mendapatkan laba dan
menghindari risiko kegagalan pemenuhan kewajiban kepada para pemasok. Saldo kas yang terlalu tinggi
melebihi batas aman operasional dan pemenuhan kewajiban, dapat menimbulkan inefisiensi karena kas
menganggur (idle) dan membebani laba yang diperoleh. Sementara saldo kas yang terlalu rendah
mengandung resiko yang sangat tinggi terhadap keberlangsungan operasional dan tuntutan penyelesaian
kewajiban utang utang yang jatuh tempo. Manajemen harus mampu menentukan saldo kas yang paling
efisien, dimana kebutuhan operasional untuk menghasilkan laba terpenuhi dengan risiko yang paling bisa
ditoleransi. Hal ini membutuhkan perencanaan kas yang akurat dan pengendaliannya secara konsisten.
optimalisasi penggunaan kas dapat dilakukan dengan berbagai cara untuk memaksimalkan kontribusi kas
dalam pencapaian laba perusahaan. Cara yang umum dilakukan adalah dengan i) mempercepat
penerimaan kas, ii) memperlambat pembayaran, dan iii) menginvestasikan sisa kas yang belum digunakan
pada investasi yang mudah laku (marketable), dengan dasar pertimbangan manfaat yang diperoleh lebih
besar dari pengorbanan (biaya) yang terjadi. Beberapa kebijakan lain yang dapat diambil dalam
mengendalikan jumlah kas yang tepat antara lain:
1. Siapkan rencana arus kas secara reguler;
2. Tingkatkan cas melalui penjualan, tapi bukan penjualan produk di bawah harga;
3. Hanya membayar komisi penjualan pada saat penjualan sudah diterima pembayarannya;
4. Jangan sembunyikan permasalahan dari bank, sampaikan lebih awal jika perusahaan membutuhkan
tambahan dana atau mengalami masalah arus kas.
Manajemen piutang
Piutang merupakan bagian dari strategi peningkatan pendapatan perusahaan. Syarat penjualan kredit lebih
menarik daripada penjualan tunai. Akan tetapi, tingkat piutang yang terlalu tinggi dapat membebani
anggaran perusahaan karena setiap pemberian piutang membutuhkan dana untuk membiayai utang
tersebut. Trade off antara manfaat dan beban harus menjadi dasar dalam setiap kebijakan pemberian
piutang kepada pelanggan. Kebijakan penagihan dan pemberian kredit mencakup 5 keputusan penting
agar tercapai trade off laba dan risiko yang menguntungkan. Kelima keputusan tersebut meliputi: (1)
kualitas nasabah (pelanggan) yang diterima, (2) jangka waktu kredit, (3) ukuran diskonto kas yang
diberikan, (4) hal-hal khusus, dan (5) tingkat biaya penagihan. Setiap keputusan yang dibuat harus
mempertimbangkan pendapatan yang diterima dan beban yang timbul dari keputusan tersebut. Kebijakan
penagihan dan pemberian kredit yang optimal adalah kebijakan yang memberikan keuntungan marginal
yang sama dengan manfaat biaya.
Beberapa kebijakan yang bisa diambil untuk mengendalikan piutang antara lain:
1. Lakukan komunikasi secara reguler dengan pelanggan, terutama pelanggan yang memiliki utang
kepada perusahaan;
2. Buat analisis umur piutang;
3. Negosiasikan pembayaran periodik jika hal tersebut dapat membantu untuk menyelesaikan piutang
kepada pelanggan yang telah melewati waktu jatuh tempo;
4. Sebelum memberikan penjualan kredit kepada pelanggan, lakukan analisis kredit dan sepakati jangka
waktu yang tepat untuk pemberian kredit atas penjualan;
5. Dorong pelanggan melakukan pembayaran segera dengan memberikan beberapa keuntungan seperti
potongan penjualan.
Manajemen persediaan
Persediaan dapat menjadi sumber keberhasilan perusahaan, sekaligus juga dapat menjadi sumber
inefisiensi jika tidak dikelola dengan baik. Maka dari itu, pengelolaan persediaan harus didasari prinsip-
prinsip ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas dalam memuaskan pelanggannya. Persediaan yang dimiliki
perusahaan mengikat sejumlah sumber daya keuangan, yang menyebabkan hilangnya kesempatan dari
sumber daya tersebut untuk memberikan penghasilan dari penggunaan yang lain. Ekonomisasi dalam
manajemen persediaan menyangkut pengorbanan yang terjadi atas perolehan persediaan. Persediaan
harus diperoleh dengan pengorbanan yang minimum, pada tingkat kuantitas dan standar kualitas yang
telah ditentukan. Dalam hal ini, perusahaan harus dapat memilih metode pengadaan persediaan yang
paling rendah pengorbanannya.
Efisiensi dalam manajemen persediaan menyangkut strategi penentuan jumlah maksimum dan minimum
persediaan, penyaluran, dan pengendalian persediaan. Persediaan yang terlalu banyak, mengikat terlalu
banyak dana dalam persediaan yang berarti menimbulkan biaya yang terlalu tinggi juga dalam pengelolaan
persediaan. Persediaan yang terlalu banyak, berarti penentuan jumlah persediaan diatas ambang batas
maksimal yang telah ditentukan dan ini berarti risiko persediaan menganggur sangat tinggi yang berarti
pula terjadi inefisiensi dalam pengelolaan persediaan. Sementara persediaan yang terlalu sedikit (dibawah
ambang minimum) mengandung risiko perusahaan kekurangan persediaan pada saat pelanggan
membutuhkannya. waktu pengiriman persediaan adalah faktor penting yang harus diperhatikan dalam
penentuan jumlah persediaan yang tepat. Sementara, efektivitas dalam manajemen persediaan
berhubungan dengan bagaimana perusahaan memuaskan pelanggannya. Perusahaan harus mampu
memenuhi kebutuhan pelanggannya secara tepat waktu, tepat kuantitas, dan tepat kualitas pada harga
yang rasional. Beberapa kebijakan pengelolaan persediaan berikut ini bisa dijadikan referensi dalam
manajemen persediaan yang ekonomis, efisien, dan efektif.
1. Setiap pembelian harus berdasarkan permintaan dari unit penjualan.
2. Tentukan batas maksimal dan di atas minimal persediaan.
3. pertahankan jumlah persediaan yang tepat untuk mengamankan pasokan kepada pelanggan.
4. Identifikasi persediaan termasuk kategori slow moving dan dead stock, usahakan dijual walaupun
dengan harga dibawah harga normal.
5. Melakukan negosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan kepastian pasokan dalam jumlah yang
fleksibel.
6. melakukan penghitungan fisik persediaan secara periodik untuk menentukan fisik persediaan yang
benar dan menemukan persediaan yang tidak sesuai dengan standar kualitas (rusak, kadaluarsa, dan
lain-lain).