Kegiatan peningkatan mutu klinis dan keselamatan pasien

BAB I
PENDAHULUAN

I.I Latar Belakang

Menurut Permenkes nomor 75 tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan

Masyarakat ( Puskesmas ) adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan
perseorangan tingkat pertama,dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan
preventif, untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat setinggi-tingginya di wilayah
kerjanya. Selain itu Puskesmas juga perlu melakukan pengelolaan rekam medis agar
menghasilkan sebuah informasi yang berkualitas dan bermutu bagi pembangunan
kesehatan diwilayah Kecamatannya.

Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam
Menurut Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 Pasal 3 ayat (1) isi rekam medis
untuk rawat jalan adalah identitas pasien, tanggal dan waktu, hasil anamnesis
(mencakup sekurang-kurang nya keluhan dan riwayat penyakit), hasil pemeriksaan
fisik dan penunjang medis,diagnosis, rencana penatalaksanaan pengobatan atau
tindakan, untuk pasien gigi dilengkapi odontogram klinik, persetujuan tindakan bila
perlu, serta pelayanan lain yang diberikan kepada pasien diketahui bahwa untuk
formulir rekam medis 2 Sistem penyimpanan berkas rekam medis yang baik
merupakan salah satu kunci keberhasilan atau kebaikan manajemen dari suatu
pelayanan kesehatan, tentunya jika didukung dengan sistem yang baik,sumber daya
manusia yang bermutu dan proses tata kerja yang baik serta sarana atau fasilitas
yang memadai. Tujuan dari rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib
administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan

Ketersediaan berkas secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan akan sa
ngat membantu mutu pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien, maka da
ri itu masalah penyimpanan berkas rekam medis merupakan hal yang penting untuk
diperhatikan. Jika sistem penyimpanan berkas rekam medis yang dipakai kurang ba
ik maka akan timbul masalah-masalah yang dapat mengganggu ketersediaan ber
kas rekam medis secara cepat dan tepat.

Untuk mewujukan peningkatan mutu pelayanan maka Puskesmas Buduran

pada tahun 2017 membuat beberapa langkah perubahan dalam system

1|Page
Kegiatan peningkatan mutu klinis dan keselamatan pasien

pendaftaran , Dengan adanya system pendaftaran baru ini kami berupaya untuk
memberikan pelayanan yang terbaik bagi pasien.

I.2. TUJUAN

Tujuan perubahan system pendaftaran pada Puskesmas Buduran :

1. Demi mewujukan peningkatan mutu klinis puskesmas dan keselamatan pasien

2. Memberikan pelayanan yang prima kepada masyarakat penguna layanan

2|Page
Kegiatan peningkatan mutu klinis dan keselamatan pasien

BAB II
PEMBAHASAN

Pelayanan yang berkualitas merupakan cerminan dari sebuah proses

yang berkesinambungan dengan berorientasi pada hasil yang memuaskan. Dalam 
perkembangan masyarakat yang semakin kritis, mutu pelayanan puskesmas tidak
hanya disorot dari aspek klinis medisnya saja namun juga dari aspek
keselamatan pasien dan aspek pemberian pelayanannya.

Pemberi pelayanan kesehatan harus memiliki sumber daya manusia yang

professional baik dibidang teknis medis maupun administrasi kesehatan. Untuk
menjaga dan meningkatkan mutu pelayanan harus mempunyai suatu ukuran
yang menjamin peningkatan mutu dan keselamatan  pasien. Demi peningkatan
mutu Puskesmas Buduran maka dilakukan banyak perubahan dalam system
pendaftaraan saat ini ,antara lain:

A. Perubahan penyimpanan rekam medic dari family folder menjadi personal folder
Perubahan penyimpanan rekam medic dari family folder menjadi
personal folder merupakan salah satu upaya dalam peningkatan mutu dan
keselamatan pasien yang mengarah pada sasaran keselamatan pasien yang
pertama “ketepatan identifikasi pasien”, Perubahan tersebut berdasar kajian awal
atas system penyimpanan rekam medic, Dalam rapat minlok pada bulan
September diputuskan untuk melakukan perubahan penyimpanan rekam medic ,
Dan ditetapkan ( SK no. tentang Pelayanan Rekam Medis dan
proses identifikasi).

salah satu cara Penyimpanan rekam medic family folder adalah dalam satu
rekam medis digunakan oleh satu keluarga, sedangkan personal folder satu rekam
medis satu orang.

kajian awal atas system penyimpanan rekam medic berdasarkan

pertimbangan dari kekurangan sistem penyimpanan family folder dan kelebihan
sistem penyimpanan personal folder.

3|Page
Kegiatan peningkatan mutu klinis dan keselamatan pasien

Gambar 1. Perubahan family folder menjadi personal folder

Kekurangan dari sistem penyimpanan family folder yaitu :

1. untuk pelayanan pasien lama memerlukan waktu yang lebih lama karena
harus melakukan pengecekan pada kartu keluarga pasien
2. meminimalkan kesalahan penulisan nama pada saat dilakukan pemeriksaan
oleh dokter di ruang pelayanan karena setiap pasien memiliki berkas rekam
medisnya sendiri
3. apabila terjadi kehilangan maka data seluruh riwayat kesehatan keluarga
lainnya akan hilang, sehingga akan sulit untuk menentukan follow up
selanjutnya,
4. selain itu kerahasiaan pasien juga tidak terjamin karena berkas rekam medis
pasien menjadi satu dengan keluarga lainnya.

Kelebihan dari personal folder yaitu :

1. untuk proses penyimpanan dan pengembalian berkas rekam

medis lebih cepat
2. Proses retensi berkas rekam medis lebih mudah dilaksanakan.

Retensi adalah penyusutan berkas rekam medis. Menurut Permenkes

269, retensi yang bukan pelayanan kesehatan rumah sakit dilakukan minimal
5 tahun, dan dilakukan pemusnahan.

4|Page
Kegiatan peningkatan mutu klinis dan keselamatan pasien

Langkah awal untuk perubahan system penyimpanan berkas family

folder menjadi personal folder adalah Retensi berkas rekam medic dimulai
dengan pembuatan jadwal piket petugas Proses retensi dilakukan oleh semua
petugas, karena ini merupakan kwajiban semua petugas dalam upaya
peningkatan mutu klinis dan keselamatan pasien.( SK kwajiban tenaga klinis
No………………………………).
Pembuatan jadwal piket juga berdasarkan hasil rapat pada
minilok bulan September , dan ditetapkan SK retensi rekam medic nomer
…………..

NO SENIN SELASA RABU KAMIS

1 ENY IRMA ARMALA ANIK
2 NDARI LISTAMI DEWI SARTIKA NOVA
3 LULUK INDAH IMRON MARGARETHA
4 INDAR TRIASTANTI DR.ERNA NISA
5 ROSIDAH INDRI DWI RAHMA KRISWATI
6 WIWEK MONICA SRI RAHAYU FILDA
7 DRG.NOVI SRIUTAMI RITA M IIK
8 ANIA KOLIS DR.NIA NURUL
9 KRISTIN LIA BUDI INDAH
10 MEGA ISWANTI RUSIL NURFADILAH
11 DWI MARGA IMROATUS DWI RESMINI YENNY R
12 RIRIN YANA MEY DRG.NURLIK
13 INDRI YUNI TITUT
14 FITA ETY M
15 ETY N YENNY D.S
16 IS IRIATI ADHA
DR.FINNA

Tabel 1. jadwal piket penilaian rekam medis

Gambar 2. Kegiatan penilaian rekam medis

Proses retensi dilakukan sesuai SOP yang ada, Berkas dokumen dipilah
menjadi dua macam , berkas aktif dan in aktiv, Untuk berkas aktif setelah proses
penilaian dikembalikan kembali kedalam rak penyimpanan, sedang berkas in aktif di
hitung dan dibuatkan berita acara pemusnahan rewkam medic.

5|Page
Kegiatan peningkatan mutu klinis dan keselamatan pasien

B. SIKDA

Aplikasi SIKDA Generik adalah aplikasi sistem informasi kesehatan daerah ya

ng berlaku secara nasional yang menghubungkan secara online dan terintegrasi se
luruh puskesmas, dinas kesehatan dan Kementerian Kesehatan. Aplikasi SIKDA Ge
nerik dikembangkan dalam rangka meningkatkan pelayanan kesehatan di fasilitas
pelayanan kesehatan serta meningkatkan ketersediaan dan kualitas data dan infor
masi manajemen kesehatan melalui pemanfaatan teknologi informasi.

Pemanfaatan teknologi informasi di lingkungan Kementerian Kesehatan sudah

dimulai sejak dekade delapan puluhan. Pada masa itu Departemen Kese hatan RI
melalui Pusat Data Kesehatan (PUSDAKES) memanfaatkan teknologi in formasi
dengan melalui Electronic Data Processing (EDP), namun hal ini baru di terapkan
ditingkat pusat. Komitmen bersama ditingkat pemimpin birokrasi bidang kesehatan
untuk mendayagunakan teknologi informasi dalam pengambilan keputu san dan
kebijakan, baik di kabupaten/kota, provinsi dan pusat, namun karena berba gai
kendala dan hambatan termasuk kurangnya dana dan tidak adanya payung hok um
(PP) membuat SIK kurang optimal dan belum berdayaguna. Pada era sembilan
puluhan Departemen Kesehatan telah mengembangkan Sistem Informasi Puskes
mas (SP2TP), Sistem Informasi Rumah Sakit, Sistem Surveilanse Penyakit bahkan
Sistem Informasi Penelitian & Pengembangan Kesehatan. Namun masing-masing
sistem tersebut belum terintegrasi dengan baik dan sempurna. Pada tahun 2002
Menteri Kesehatan mengeluarkan Keputusan Menteri Kesehatan No. 551 tentang
“Kebijakan & Strategi Sistem Informasi Kesehatan Nasional (SIKNAS)” dan Kepmen
kes No. 392 tentang Petunjuk Pelaksaaan Pengembangan Sistem Informasi
(SIKDA)”. Sistem Informasi Kesehatan Daerah (SIKDA) di kabupaten/kota adalah
sebagian sub sistem SIKDA yang ada di provinsi, sedangkan SIKDA yang ada di
provinsi adalah bagian sub sistem Informasi Kesehatan Nasional (SIKNAS). SIKDA
seharusnya bertujuan untuk mendukung SIKNAS, namun dengan terjadinya desen
tralisasi sektor kesehatan ternyata mempunyai dampak negatif. Terjadi kemunduran
dalam pelaksanaan sistem informasi kesehatan secara nasional, seperti menurun
nya kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian data SP2TP/SIMPUS, SP2RS
dan profil kesehatan. Dengan desentralisasi, pengembangan sistem informasi keseh
atan daerah merupakan tanggung jawab pemerintah daerah. Namun belum adanya
kebijakan tentang standar pelayanan bidang kesehatan (termasuk mengenai data
dan informasi) mengakibatkan persepsi masing-masing pemerintah daerah berbeda-

6|Page
Kegiatan peningkatan mutu klinis dan keselamatan pasien

beda. Hal ini menyebabkan sistem informasi kesehatan yang dibangun tidak standar
juga. Variabel maupun format input/output yang berbeda, sistem dan aplikasi yang
dibangun tidak dapat saling berkomunikasi. Selain di daerah, di lingkungan Kemen
terian Kesehatan pun belum tersusun satu sistem informasi yang standar sehingga
masing-masing program membangun sistem informasinya masing-masing dengan
sumber data dari kabupaten/kota/provinsi. Akibat keadaan di atas, data yang dihasil
kan dari masingmasing daerah tidak seragam, ada yang tidak lengkap dan ada data
variabel yang sama dalam sistem informasi satu program kesehatan berbeda deng
an di sistem informasi program kesehatan lainnya. Maka validitas dan akurasi data
diragukan, apalagi jika verifikasi data tidak terlaksana. Ditambah dengan lambatnya
pengiriman data, baik ke Dinas Kesehatan maupun ke Kementerian Kesehatan,
mengakibatkan informasi yang diterima sudah tidak up-to-date  lagi dan proses
pengolahan dan analisis data terhambat. Pada akhirnya para pengambil
keputusan /pemangku kepentingan mengambil keputusan dan kebijakan kesehatan
tidak berda sarkan data yang akurat. Melihat berbagai kondisi di atas maka
dibutuhkan sua tu   aplikasi sistem informasi kesehatan yang
“berstandar nasional”  dengan format input maupun output data yang diharapkan
dapat mengakomodir kebutuhan dari ting kat pelayanan kesehatan, kabupaten/kota,
provinsi, hingga pusat. Untuk itu awal tah un 2012, Kementerian Kesehatan melalui
Pusat data dan Informasi akan meluncur kan aplikasi ”SIKDA Generik”. Seluruh unit
pelayanan kesehatan yang meliputi pus kesmas dan rumah sakit, baik pemerintah
maupun swasta, dapat terhubung jejar Ing  kerjasamanya melalui aplikasi SIKDA
Generik. Selain itu aplikasi “SIKDA Gener ik”  dirancang dan dibuat untuk
memudahkan petugas puskesmas saat melakuk an pelaporan ke berbagai program
di lingkungan Kementerian Kesehatan. Dengan demikian diharapkan aliran data
dari level paling bawah sampai ke tingkat pusat dap at berjalan lancar, terstandar,
tepat waktu, dan akurat sesuai dengan yang diharap kan. Diharapkan aplikasi
tersebut dapat berguna secara efektif sebagai alat komuni kasi pengelola
data/informasi di daerah, dapat saling tukar menukar data dan infor masi, serta
membantu pengelola data/informasi agar selalu siap memberikan data atau
gambaran kondisi kesehatan secara utuh dan berdasarkan bukti.

Aplikasi “SIKDA Generik”  merupakan penerapan standarisasi Sistem

Informasi Kesehatan , sehingga diharapkan dapat tersedia data dan informasi
kesehatan yang cepat, tepat dan akurat dengan mendayagunakan teknologi
informasi dan komunikasi  dalam pengambilan keputusan/kebijakan dalam bidang
kesehatan.

7|Page
Kegiatan peningkatan mutu klinis dan keselamatan pasien

Aplikasi SIKDA ini merupakan hal yang baru dan membutuhkan proses untuk
adaptasi, awal di laksanakannya membuat proses pendaftaran menjadi lebih lama,
karena untuk aplikasi ini kita melakukan pengentrian secara berulang, baik pada
cover rekam medic yang baru dan pengentrian secara elektronik, setelah melakukan
pengentrian masih ada proses pencetakan kartu berobat baru dengan nomer rekam
baru.

Proses pengaplikasian SIKDA sangat lama dengan SDM yang terbatas,

Jumlah petugas rekam medic pendaftaran hanya 3 orang dengan kemampuan IT
yang masih terbatas. Dengan adanya permasalahan ini dan hasil keputusan bersama
dalam rapat Tim MUTU bersama Kepala Puskesmas dan para petugas pendaftaran
pada tanggal ……………….. maka ada beberapa solusi untuk pemecahannya, dan
sesuai kesepakatan rapat maka petugas pendaftaran memiliki inisiatif untuk
memberikan pelayanan pendaftaran lebih awal, dari kesepakatan pendaftaran di
buka jam 06.30 dengan tujuan agar dapat mengurai antrian pendaftaran , sehingga
pasien bisa dilayani lebih cepat.

Setelah beberapa saat dibuka lebih awal tetapi masih belum dapat
memecahkan masalah antrian loket, permasalahan ini kita bawa dalam rapat antara
KAPUS dan TIM MUTU untuk mencari solusi terbaik,, sesuai hasil keputusan rapat
maka dibentuk jadwal piket pengentryan SIKDA dan piket ruangan.

PIKET SENIN SELASA RABU KAMIS JUMAT SABTU

ENTRY SIKDA TITUT NISA ANIA IIK MEGA IMROATUS

RUANGAN STAF TU P.GIGI STAF TU P.KIA PONKESDES

Tabel 2. Jadwal Piket tambahan petugas loket

Petugas tambahan pada loket bertugas untuk membantu proses pendaftaran ,

ada 2 orang tambahan dimana satu petugas tambahan untuk pengentryan SIKDA
dan satu lagi piket ruangan untuk mengantar status ke ruang pelayanan. Dengan
adanya piket ruangan ini disatu sisi untuk membantu proses pelayanan tetapi
petugas tambahan tidak bekerja sesuai tupoksinya, hal ini akan menjadi evaluasi
lagi.

C. System antrian

8|Page
Kegiatan peningkatan mutu klinis dan keselamatan pasien

Dengan tambahan tenaga di ruang pendaftaran , antrian pendaftaran masih

belum terpecahkan , waktu tunggu pendaftran masih lama, sehingga banyak
keluhan masuk baik secara lisan maupun tertulis. Dengan system antrian yang
menjadi satu , antara pasien yang baru berkunjung dengan pasien yang sudah
pernah berkunjung dan sudah di SIKDA merupakan penyebab masalah nya,
karena pasien yang sudah masuk data Entry SIKDA untuk system pendaftarannya
harusnya cepat karena tinggal memasukkan entry kunjungan , tetapi karena harus
menunggu urutan antrian ,akibatnya tetap lama karena menunggu pasien
sebelumnya dengan pengentryan awal SIKDA

Dari hasil pemantauan , permasalahan awal masih belum terpecahkan ,

melalui rapat minilokakarya diputuskan akan membuat perubahan untuk system
antrian dengan merubah yang awalnya satu loket pendaftaran menjadi dua loket
pendaftaran, dengan dua nomer antrian yang berbeda.

system antrian ini terbagi dua, yaitu pasien dengan kartu berobat baru dan
pasien dengan kartu berobat lama atau belum pernah berobat ke Puskesmas
Buduran

Gambar 3. No antrian dimesin terbagi 2

Pasien dengan kartu berobat baru artinya pasien yang telah dientry SIKDA dan
sudah memiliki kartu berobat Puskesmas Buduran yang baru berwarna hijau,
dengan nomer rekam medic baru mengambil nomer antrian sebelah kanan pada
mesin antrian , dan antrian pendaftaran berada di loket A, sedang pasien dengan
kartu berobat lama atau belum pernah berobat ke Puskesmas Buduran mengambil
antrian sebelah kiri pada mesin antrian dan antrian pendaftaran pada loket B.

9|Page
 Kegiatan peningkatan mutu klinis dan keselamatan pasien

Gambar 4. Loket Pendaftaran terbagi 2, Loket A dan Loket B

Dengan adanya perubahan system Dari evaluasi system antrian ini, waktu tunggu
rawat jalan sudah baik, sudah memenuhi target standart pelayanan minimal perbup
sidoarjo no.43 tahun 2016

ALUR PENDAFTARAN
Tabel 3. Alur Pelayanan Pendaftaran sebelum ada perubahan system antrian

Pasien datang

Ambil nomer antrian pada mesin antrian

Tunggu Pangilan sesuai nomer urut karcis

Menuju loket pendaftaran

Pasien menyerahkan kartu berobat lama/ KTP/KK

Petugas pendaftaran mencari rekam Petugas pendaftaran meminta fotocopy KTP/

medic sesuai nomer r.m yang dimiliki KK serta kartu BPJS/ jamkesmas bila memiliki

Penduduk asli Penduduk luar wilayah

Petugas bertanya , dengan
sidoarjo sidoarj0
menyebut KK atas nama ini
,identitas yang sakit Membayar retribusi

Petugas menuliskan
Petugas menulskan identitas pada
tanggal berobat pada
status baru , dan bertanya mau
status , bertanya mau
perubahan yang terjadi dalam sistem pendaftaran Puskesmas Buduran,
berobat apa
berobat apa,
Perubahan tersebut merupakan upaya untuk meningkatkan mutu dan keselamatan
pasien. Perubahan tidak nomer
Petugas memberi hanyaurut
pada sisitem,
antrian tetapipada
pelayanan pada SDM
status juga, Untuk
sesuai
petugas pendaftaran melaluipelayanan
rapat TIM MUTU
yang ditujumaka dilakukan pelatihan mengenai
IT sederhana, Dan pelatihan oleh DINKES juga.
Petugas menulis dibuku register pendaftaran

10 | P a g e
 Kegiatan peningkatan mutu klinis dan keselamatan pasien

Melalui pelatihan tersebut , setelah petugas pendaftaran mampu untuk

melakukan pengentryan SIKDA sendiri, bantuan petugas tambahan dikurangi satu,
Petugas mempersilahkan pasien menuju tempat pelayanan yang dituju

Tabel 4. Alur Pelayanan Pendaftaran sesudah ada perubahan system antrian

Petugas menaruh status pada map pelayanan yang dituju

Pasien datang

Ambil nomer antrian pada mesin antrian

Pasien dengan kartu berobat baru Pasien dengan kartu berobat lama
berwarna hijau, ambil karcis berwarna biru atau pasien yang belum
antrian A pernah berobat , ambil karcis antrian B

Tunggu Pangilan sesuai nomer urut Tunggu Pangilan sesuai nomer urut
karcis karcis

Menuju loket pendaftaran

Menuju loket pendaftaran

A B

Pasien dgn RM Pasien baru /blm

Pasien menyerahkan kartu berobat baru pernah berobat
lama

Petugas pendaftaran meminta fotocopy

Petugas pendaftaran mencari rekam medic sesuai
KTP/ KK serta kartu BPJS/ jamkesmas bila
nomer r.m yang dimiliki
memiliki bagi pasien yang belum pernah
berobat
Penduduk luar
Petugas melakukan proses validasi Penduduk asli
identifikasi Pasien dan bertanya sakit wilayah
sidoarjo
apa sidoarj0

Membayar retribusi

Petugas melakukan peng

entryan SIKDA dan PCare Petugas membuat RM
Petugas mencari R.M lama
Petugas mempersilahkan pasien menuju tempat pelayanan yang dituju baru serta melampirkan
RM lama , Pengentryan
awal SIKDA, PCARE

Petugas memberi nomer urut Petugas mencetak kartu berobat

antrian pelayanan pada status baru
sesuai pelayanan yang dituju
Petugas mempersilahkan pasien menuju tempat pelayanan yang dituju

11 | P a g e
Kegiatan peningkatan mutu klinis dan keselamatan pasien

Petugas menaruh status pada map pelayanan yang dituju

Peningkatan mutu dan keselamatan pasien tidak hanya pada sistem yang
diperbaiki, tetapi peningkatan mutu juga pada peningkatan SDM , Dengan keter
batasan masalah It, maka para petugas pendaftaran juga melakukan pelatihan demi
meningkatkan kemampuan. Pelatihan dilakukan oleh para petugas yang mengerti
Aplikasi SIKDA.

Dengan pelatihan SIKDA akhirnya para petugas loket mampu melakukan

aplikasi SIKDA sendiri, terhitung mulai desember petugas tambahan hanya satu
orang.

Gambar 5. Pelatihan SIKDA

12 | P a g e
Kegiatan peningkatan mutu klinis dan keselamatan pasien

13 | P a g e