STANDART OPERATING PROCEDURE

PERFORMANCE APPRAISAL

PROSEDUR DETAIL
Melakukan wawancara di
tiga level
Menentukan standar kinerja
Review by Manager
4. Revisi oleh HRD
5. Review Manager
6. Acc dari Manager
7. Membandingkan standar
kinerja dengan yang
sebenarnya
8. Mendiskusikan hasil yang
diperoleh dari
membandingkan
1. Melakukan wawancara di tiga level yakni:
a) Organisasi; untuk mencari tahu kebutuhan
dan keinginan dari perusahaan
b) Tugas; untuk mencari tahu dari kepala
department, karyawan dengan standar
seperti apa yang diharapkan
c) Individu; untuk mencari tahu dari
pemegang jabatan itu sendiri mengenai
standar kinerja yang diharapkan
2. Menentukan standar kinerja di masing-masing
jabatan
3. Standar kinerja yang dibuat untuk masing –
masing jabatan akan di review oleh manager
masing-masing unit
4. Setelah manager melakukan review maka
HRD akan melakukan revisi terhadap standar
kinerja tersebut
5. Setelah diadakan perbaikan oleh HRD,
manager kembali melakukan review
6. Setelah revisi atau perbaikan oleh HRD
dibenarkan oleh manager, maka manager
memberikan Acc untuk standar kinerja
tersebut
7. Selanjutnya dilakukan penilaian mengenai
kinerja para karyawan sesuai dengan jabatan
masing-masing dan kemudian dibandingkan
dg standar kinerja yang seharusnya
8. Setelah diperoleh hasil dari penilaian tersebut,
maka hasilnya didiskusikan antara penilai dan
pemegang jabatan
9. Hasil dari diskusi tersebut selanjutnya dibuat
keputusan mengenai apa yang akan dilakukan
selanjutnya atau langkah apa yang akan
ditempuh untuk mencapai standar kinerja
yang diharapkan oleh perusahaan
keputusan mengenai hasil
yang diperoleh

STANDART OPERATING PROCEDURE

REPLACEMENT/JOB ROTATION

PROSEDUR DETAIL
 1. Penentuan dasar untuk replacement adalah
dengan berdasarkan atas tiga sistem yakni:
Penentuan dasar untuk
replacement a) Merit sistem adalah dasar penentuan
replacement yang paling objektif
berdasarkan atas hasil kinerja, absensi,
dan skill.

b) Seniority sistem adalah berdasarkan atas

Pemilihan jenis mutasi senioritas atau masa kerja karyawan.

c) Spoiled sistem adalah berdasarkan

kekerabatan atau kekeluargaan.

2. Pemilihan jenis mutasi yakni mutasi

Pembuatan Surat Keputusan
horizontal atau mutasi vertical. Mutasi
vertical adalah mutasi yang berupa promosi
(untuk jabatan yang lebih tinggi) atau demosi
(untuk jabatan yang lebih rendah), sedangkan
untuk mutasi horizontal adalah hanya berupa
mutasi ke bidang lain yang masih dalam satu
unit bisnis atau satu perusahaan

Penyampaian SK 3. Pembuatan Surat Keputusan yang

menyatakan adanya mutasi dengan
sepengetahuan dari Kepala bagian atau kepala
unit terkait

4. Penyampaian SK tersebut kepada kepala

bagian atau kepala unit bisnis perihal mutasi
dan follow up kepada karyawan yang
besangkutan

STANDART OPERATING PROCEDURE

RESIGN

PROSEDUR DETAIL
 Karyawan mengajukan surat
pengunduran diri kepada HRD
HRD menanyakan alasan mengenai
pengunduran diri yang dilakukan
Menginformasikan dan
mengkonfirmasikan kepada
Direktur
Mempertimbangkan pengajuan
tersebut
Feedback kepada karyawan yang
bersangkutan
Respon karyawan atas feedback dari
manajemen
7) Info dan konfirmasi ke Direktur
8) Pengambilan keputusan
9) Pengurusan
10) Memastikanadministrasi
tugas dan data/
dan
pengembalian
dokumen kembali
semua
ke perusahaan
dokumen
1. Karyawan yang hendak melakukan pengunduran diri
hendaknya mengajukan surat pengunduran diri
kepada HRD 30 hari sebelum tanggal efektif tidak
bekerja atau 90 hari untuk level manajer.
2. HRD menanyakan alasan karyawan tersebut
melakukan pengunduran diri (dilakukan pada saat
karyawan mengajukan pengunduran diri)
3. Menginformasikan dan mengkonfirmasikan kepada
direktur terkait dengan pengunduran diri yang
dilakukan karyawan dan meminta arahan dari
Direktur (sehari setelah pengajuan pengunduran diri
dilakukan)
4. HRD kemudian mempertimbangkan pengajuan diri
tersebut dengan mempertimbangkan kinerja dan
kontribusi yang telah diberikan kepada perusahaan.
(1 Hari)
5. HRD memberikan feedback kepada karyawan
perihal hasil pertimbangan pengunduran diri yang
disampaikan sebelumnya. (1 Hari)
6. Karyawan memberikan respon terhadap hasil
pertimbangan yang disampaikan HRD. (2 hari)
7. Setelah karyawan tersebut memberikan respon,
maka HRD akan mengkonfirmasikan ke Direktur. (1
Hari)
8. Keputusan diambil berdasarkan hasil perundingan
antara HRD, Direktur dan Manajemen. (1 Hari)
9. Pengurusan administrasi untuk karyawan serta
pengembalian semua bentuk dokumen yang dimiliki
karyawan yang menyangkut perusahaan sehingga
tidak ada data perusahaan yang terbawa oleh
PT. ARYOS LOGISTICS
karyawan tersebut.
10. Memastikan bahwa semua data, dokumen dan
semua tugas sudah kembali ke perusahaan H-3
sebelum karyawan tersebut efektif berhenti.
 STANDART OPERATING PROCEDURE
PHK (PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA)
PT. ARYOS LOGISTICS
PROSEDUR DETAIL

1. (a) PHK karena lock out perusahaan yakni

PHK karena lock out PHK karena karyawan dilakukan pemutusan hubungan kerja
perusahaan melakukan kesalahan karena perusahaan ditutup akibat kerugian
secara terus menerus selama 2 tahun,
berat
force majeur atau perusahaan melakukan
efisiensi.

(b) PHK karena karyawan melakukan

kesalahan berat yang didukung dengan
Perusahaan memberitahukan kepada adanya bukti bukti pendukung.
karyawan perihal adanya PHK

2. Perusahaan harus memberitahukan adanya

Perusahaan diwajibkan membayar uang
pesangon/uang penghargaan masa
kerja kepada karyawan
PHK kepada karyawan sekurang-
kurangnya 30 hari sebelum PHK dan surat
tersebut memuat: waktu dimulai nya PHK
dan alasan dan sebab-sebab terjadinya
PHK.
3. Perusahaan diwajibkan membayar uang
pesangon atau uang penghargaan masa
kerja kepada karyawan dan uang
penggantian hak yang seharusnya diterima
karyawan yang besarnya sesuai dengan
ketentuan UU tenaga kerja dan keadaan
perusahaan, pada saat hari terakhir kerja
karyawan yang bersangkutan.
 STANDART OPERATING PROCEDURE
PENGAJUAN CUTI
PROCEDURE DETAIL
1. Karyawan yang ingin mengajukan cuti,

Mengisi form cuti yang sudah harus mengisi form yang telah disediakan
disediakan paling lambat 2 minggu sebelum cuti.
2. Kemudian dilanjutkan dengan mengajukan
form tersebut kepada store manager
1 hari
3. Dilanjutkan dengan mengajukan kepada
HRD

2. Mengajukan form tersebut 4. Setelah itu HRD akan melanjutkan ke

kepada Store Manager Direktur untuk mendapatkan ACC cuti.
5. Konfirmasi mengenai hasil keputusan cuti

1 hari akan diberikan 5 hari setelah pengajuan cuti

Note:
Masing – masing procedure berselang 1 (satu)
3. Diajukan ke HRD
hari

1 hari

4. Pengajuan ke Direktur untuk

mendapatkan ACC

1 hari

5. Konfirmasi hasil keputusan

 STANDART OPERATING PROCEDURE
PENGAJUAN IJIN KARENA SAKIT
PROCEDURE PT. ARYOS LOGISTICS
DETAIL
1. Karyawan menghubungi Store Manager
untuk memberitahukan bahwa hari tersebut
Memberikan informasi kepada sakit dan tidak bisa bekerja
Store Manager 2. Apabila sakit dan tidak bekerja selama lebih
dari sehari maka diwajibkan untuk
membawa surat dokter diserahkan pada saat
kembali bekerja dan mengajukan ke Store
Manager
3. Selanjutnya diajukan dan diinformasikan
kepada HRD dengan menunjukkan surat
2. Mengajukan surat dokter
dokter.
tersebut kepada Store
Manager

1 hari

3. Diajukan ke HRD
 STANDART OPERATING PROCEDURE
BERKOMUNIKASI MELALUI TELEPON PT. ARYOS LOGISTICS
ELEMEN PROSEDUR KERJA
1) Telepon dijawab secara cepat, jelas dan sopan sesuai dengan
standar perusahaan
2) Bantuan yang bersahabat ditawarkan kepada penelepon dan tujuan
menelepon ditentukan secara jelas
3) Keterangan rinci diulang pada penelepon untuk konfirmasi
4) Pertanyaan penelepon dijawab atau ditransfer pada lokasi atau
orang yang tepat
5) Permintaan dicatat secara akurat dan disampaikan pada
1
Menjawab telepon masuk department atau orang yang tepat untuk tindak lanjut
6) Pesan disampaikan secara akurat kepada orang yang dimaksud
dalam kurun waktu yang sudah ditetapkan
7) Panggilan telepon yang bersifat mengancam dan mencurigakan
segera dilaporkan kepada orang yang tepat sesuai dengan prosedur
perusahaan

1) Nomor telepon diperoleh secara benar

2) Tujuan pemanggilan dibuat secara jelas sebelum menelepon
3) Perlengkapan digunakan secara benar untuk melakukan hubungan
komunikasi
4) Nama-nama perusahaan dan alasan menelepon di komunikasikan
secara jelas
5) Cara bicara saat menelepon harus selalu sopan dan baik sesuai
2 dengan standar perusahaan
Membuat panggilan telepon

Note:
1) Karyawan yang menerima telepon masuk harus menjawab dengan cepat, jelas, dan sopan

“(Sari Untung/ HOKIbank/ HOKImotor) Selamat Pagi/Siang/Sore, dengan …..(sebutkan nama), ada yang
bisa kami bantu??? “
 STANDART OPERATING PROCEDURE
MEETING
PROSEDUR MEETING
Penentuan jadwal meeting
dilakukan sebulan
sebelumnya
2. Membuat agenda meeting
yang selanjutnya untuk
mempersiapkan meeting
3. Membuat undangan tertulis
atau memo kepada peserta
meeting
4. Melakukan konfirmasi
kepada peserta meeting
5. H-1 melakukan persiapan
keperluan meeeting
6. Sebelum meeting dimulai,
sebaiknya membacakan dulu
tata tertib meeting
7. Buatkan notulen meeting
minimal H+1 setelah meeting
STANDAR OPERATING PROCEDURE
FRONTLINER
PROSEDUR
1. Sebulan sebelum diadakan meeting, harus
dibuatkan jadwal agar tidak terjadi benturan
jadwal peserta dan PIC bisa mempersiapkan
semua keperluan meeting
2. Setelah dijadwalkan waktu untuk meeting,
selanjutnya dibuatkan agenda meeting
mengenai topic yang akan dibahas dalam
meeting dan daftar pesertanya.
3. Buatkan undangan tertulis atau minimal
memo kepada peserta meeting mengenai
jadwal meeting, topic bahasan, dan lokasi
4. Minimal H-2 sebelum meeting, PIC harus
melakukan konfirmasi kepada peserta
meeting mengenai jadwal tersebut dan
kesediaan untuk hadir
5. Sehari sebelum meeting, harus disiapkan
semua keperluan meeting misalnya ruangan
dan konsumsi meeting.
6. Pada saat meeting, sebelumnya dibacakan
tata tertib meeting agar meeting dapat
berjalan dengan lancer
7. Sehari setelah meeting, harus dibuatkan
notulen meeting dan hasilnya dibagikan
kepada peserta meeting.
DETAIL
 ΠBerdiri di belakang meja pelayanan atau tetap duduk
Greeting dan tegap di kursi saat menyambut pelanggan. Tersenyum
Menyambut Nasabah / dengan tulus sambil menganggukkan kepala.
Customer Waktu : Ketika nasabah memasuki ruangan dan
menuju meja CS
Kalimat ucapan :

“Selamat pagi/siang/sore Bapak/Ibu, ada yang bisa

saya bantu?”
Identifikasi Kebutuhan
Nasabah / Customer  Petugas Frontliner mengidentifikasi apa yang menjadi
kebutuhan nasabah / customer.

 Pada saat memberikan pelayanan kepada

nasabah atau customer, petugas wajib menerapkan
etika yang baik.

 Bahasa tubuh dan tindakan : Berdiri, tersenyum dan

Pelayanan kepada menganggukkan kepala.
Waktu : ketika nasabah / customer selesai dilayani
Nasabah / Customer oleh petugas.
Kalimat ucapan :

“Terima kasih Bapak/Ibu…..(sebut nama nasabah /

customer) telah menjadi nasabah…. (sebut nama
unit bisnis), selamat pagi/siang/sore”
Closing

Note:
ΠPenentuan waktu untuk pengucapan salam:
 Pukul 08.00 – 10.00 : Selamat Pagi
 Pukul 10.01 – 15.00 : Selamat Siang
 Pukul 15.01 – 18.00 : Selamat Sore

 Unit Bisnis : HOKIbank, HOKImotor, Sari Untung

STANDAR OPERATING PROCEDURE

DRIVER

PROSEDUR DETAIL
 ΠPIC mobil:
Masing – masing driver a. Odyssey
harus mengetahui b. Harrier
c. Caravan
mobil yang menjadi
d. Grand Max
tanggung jawabnya. e. Daihatsu
f. Carry
g. Chevrolet
h. Jazz
i. Mercy (Aji Kade)

 Tiap pagi, driver wajib membersihkan mobil

Pencucian mobil dan yang menjadi tanggung jawabnya dan selalu
check kondisi mobil mengecek kondisi mobil.

 Driver wajib mengingat jadwal samsat mobil masing-

masing dan memberitahukan kepada Bp. Untung
sehingga dapat segera diproses.

 Jika kondisi mobil mengharuskan untuk di service

maka driver wajib segera melakukan service.
Mengingat jadwal samsat
mobil

Service mobil

STANDART OPERATING PROCEDURE

PEMBERIAN SURAT PERINGATAN
PROCEDURE DETAIL
 1. Atasan mengadakan evaluasi tentang
karyawan dan beberapa hal yang tidak
EVALUASI ATASAN sesuai dengan peraturan
2. Pelanggaran-pelanggaran apa saja yang
dilakukan dan seberapa berat pelanggaran
itu
3. HRD akan melakukan konfirmasi dan cross
PELANGGARAN
check terhadap hasil evaluasi yang
dilakukan oleh atasan dan mencari tahu
mengenai jenis pelanggaran yang dilakukan
oleh karyawan. (2 hari)
4. Setelah HRD melakukan konfirmasi dan
KONFIRMASI & CROSS
CHECK HRD cross check terhadap hasil evalusi dan
menemukan adanya pelanggaran maka
HRD langsung mengkonfirmasi ke direktur
agar segera ditindaklanjuti.(2 hari)
5. Surat Peringatan dibuat setelah Direktur
KONFIRMASI DIREKTUR
menyetujui adanya pembuatan SP (1hari)
6. Setelah SP dibuat, HRD kembali
mengajukan ke Direktur untuk meminta
persetujuan dari Direktur (1hari)

PEMBUATAN SP 7. SP yang sudah di setujui oleh Direktur

harus segera di tindak lanjuti untuk
diberikan kepada atasan dari unit
bersangkutan dan diberikan ke karyawan
yang melakukan pelanggaran (1 hari)

PERSETUJUAN DIREKTUR

FOLLOW UP KE YANG
BERSANGKUTAN