B. Definisi Istilah
1. Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN DIKTI) adalah satuan
standar yang meliputi Standar Nasional Pendidikan,
ditambah dengan Standar Nasional Penelitian dan Standar
Nasional Pengabdian kepada Masyarakat.
2. Standar Nasional Pendidikan adalah kriteria minimal tentang
pembelajaran pada jenjang pendidikan tinggi di pendidikan tinggi
di seluruh wilayah hukum Negara Kesatuan Republik Indonesia.
3. Studi Pelacakan adalah penelusuran untuk menggali informasi
melalui pengisian kuesioner yang disusun sedemikian rupa
sebagai bahan perumusan sebuah standar.
4. Uji Publik adalah proses pengujian atau sosialisasi
kepada pemangku kepentingan internaI/eksternaI untuk
memeriksa dan mengetahui kualitas standar yang ditetapkan.
5. Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuan berdasarkan
pendidikan dan keahliannya diangkat dengan tugas utama
melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
6. Tenaga Kependidikan adalah tenaga penunjang akademik yang
berdasarkan pendidikan dan keahliannya diberi tugas sebagai
pelaksana kegiatan administrasi, teknisi, laboran, pustakawan atau
pelaksana lainnya yang diperlukan universitas.
7. Mahasiswa adalah peserta didik pada jenjang Pendidikan Tinggi
yang terdaftar dan memenuhi persyaratan akademik serta
administratif untuk mengikuti prosedur pendidikan di universitas.
8. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang
menguraikan tentang urutan langkah untuk mencapai sesuatu yang
ditulis secara sistematis, kronologis, logis dan koheren.
9. Monitoring adalah kegiatan pengamatan jalannya suatu
proses atau suatu kegiatan untuk mengetahui apakah
proses/kegiatan tersebut dilaksanakan sesuai dengan isi standar
yang telah ditetapkan.
10. Pemeriksaan (audit) adalah kegiatan pengecekan secara
rinci seluruh aspek penyelenggaraan kegiatan untuk
mencocokan apakah semua kegiatan berjalan sesuai
dengan isi standar yang telah ditetapkan.
11. Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN DIKTI) adalah satuan
standar yang meliputi Standar Nasional Pendidikan,
ditambah dengan Standar Nasional Penelitian dan Standar
Nasional Pengabdian kepada Masyarakat.
12. Standar Nasional Pendidikan adalah kriteria minimal tentang
pembelajaran pada jenjang pendidikan tinggi di pendidikan tinggi
di seluruh wilayah hukum Negara Kesatuan Republik Indonesia.
13. Studi Pelacakan adalah penelusuran untuk menggali informasi
melalui pengisian kuesioner yang disusun sedemikian rupa
sebagai bahan perumusan sebuah standar.
14. Uji Publik adalah proses pengujian atau sosialisasi
kepada pemangku kepentingan internaI/eksternaI untuk
memeriksa dan mengetahui kualitas standar yang ditetapkan.
15. Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuan berdasarkan
pendidikan dan keahliannya diangkat dengan tugas utama
melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
16. Tenaga Kependidikan adalah tenaga penunjang akademik yang
berdasarkan pendidikan dan keahliannya diberi tugas sebagai
pelaksana kegiatan administrasi, teknisi, laboran, pustakawan atau
pelaksana lainnya yang diperlukan universitas.
17. Mahasiswa adalah peserta didik pada jenjang Pendidikan Tinggi
yang terdaftar dan memenuhi persyaratan akademik serta
administratif untuk mengikuti prosedur pendidikan di universitas.
18. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang
menguraikan tentang urutan langkah untuk mencapai sesuatu yang
ditulis secara sistematis, kronologis, logis dan koheren.
19. Monitoring adalah kegiatan pengamatan jalannya suatu
proses atau suatu kegiatan untuk mengetahui apakah
proses/kegiatan tersebut dilaksanakan sesuai dengan isi standar
yang telah ditetapkan.
20. Pemeriksaan (audit) adalah kegiatan pengecekan secara
rinci seluruh aspek penyelenggaraan kegiatan untuk
mencocokan apakah semua kegiatan berjalan sesuai
dengan isi standar yang telah ditetapkan,,
BAB IV EVALUASI
A. Evaluasi Capaian Tata Kelola
Sistem tata kelola berkaitan dengan bagaimana peran Rektorat dalam
kepemimpinannya menjalankan pengelolaan universitas dengan beberapa
tahapan yakni perencanaan (planning), pengorganisasian (organising),
penempatan personel (staffing), kepemimpinan (leading), dan pengawasan
(controlling). Kesemua tahapan itu juga harus memenuhi aspek kredibilitas,
transparansi, akuntabilitas, dan adil.
1. Keberhasilan :
a. Tata Pamong dapat dilihat dari ketersediaan dokumen-dokumen kebijakan
yang dijadikan sebagai pedoman pengelolaan universitas seperti Statuta
Tahun 2019 yang telah di Revisi, Struktur Organisasi yang di tetapkan pada
tanggal 01 April 2019 dan Tupoksinya. Pimpinan telah penyusunan visi dan
misi universitas dengan Renstra Jangka Panjang tahun 2012-2032 Panjang,
Renstra Jangka Menengah dengan lima tahapan yaitu Renstra jangka
menegah tahap pertama tahun 2012-2016, Renstra jangka menegah tahap
kedua 2016-2020, Renstra jangka menengah tahap ketiga 2020-2024,
Renstra jangka menegah tahap keempat 2024-2028, Renstra jangka
menegah tahap kelima 2028-2032.
b. Penyusunan Statuta juga telah dilaksanakan secara terbuka dengan
melibatkan unsur-unsur terkait di dalam universitas dan juga Yayasan
perguruan tinggi. Pelaksanaan dari statuta tercermin dalam kebijakan-
kebijakan yang dikeluarkan oleh Yayasan Perguruan Tinggi. 17 Agustus
1945 Jakarta. Statuta telah di monitoring dan dievaluasi oleh pihak
eksternal, yakni LLDIKTI Wilayah 3 pada tahun 2019. Dari evaluasi ini telah
dilakukan perbaikan yang juga telah dilaporkan kepada LLDIKTI wilayah 3,
berupa Statuta Universitas 17 Agustus 1945 jakarta Tahun 2019 Revisi.
c. Pemilihan Rektor Periode 2016-2020 telah mengikuti Sistem Tata Pamong
dalam Statuta Universitas 17 Agustus 1945 Tahun Februari 2016, pasal 32
bakal calon Rektor. Sedangkan Pemilihan Rektor Periode 2016-2020 diikuti
oleh peserta bakal calon rektot berjumlah empat (4) orang yaitu Virgo
Simamora, Hotma Sibuea. Hasan Rachmat, dan Rajes Khana, yang di
lengkapi Berita Acara dan Daftar hadir, menjamin kredibilitas
d. Merumuskan Renstra dan Renop yang tepat waktu dan evaluasi Renstra
dan renop setiap tahun, VMTS, buku pedoman dan SOP yang mudah di
akses oleh stakeholder internal dan ekternal dalam web site UTA 45 Jakarta,
Hal ini menjamin akuntabilitasnya
e. Kepemimpinan yang memiliki komitmen menjalani hasil Rekomendasi AMI
dan Monev dari SPMI ke pengembangan dari tahun ketahun, serta hasil
renstra tahap menengah kedua. Hal ini menjamin keberlanjutannya.
f. Tersedianya buku Pedoman, SOP, yang mudah di akses oleh stakeholder
internal dan ekternal dalam web site UTA 45 Jakarta, dan Menyampaikan
permasalahan dalam Rapat bersama Dekan, Ketua Progran studi dan
jajarannya secara rutin dan terprogram. Hal ini menjamin Transparansi
g. Tersedianya dokumen pemeliharaan Lift, adanya APAR, Alur Evakuasi bila
terjadi Kebakaran/gempa menjamin mencegah terjadi Resiko.
h. Analisa SWOT yang dibuat oleh Pimpinan mampu mengindentifikasi kondisi
lingkungan yang Relevan, (kondisi keterkinian), Komprehensif (
idmenyeluruh) dan Strategis (Cara mencapai tujuan, dengan mengotimal
kekuatan).
i. Saat ini posisi universitas 17 Agustus 1945 Jakarta dapat menetapkan
posisi Perguruan Tinggi Quadran tiga (3) yaitu Organisasi masih lemah tapi
memiliki peluang sangat besar. Ini hasil pembuatan matrik analisa SWOT.
Sedangkan dari pengamatan di WWW;// 4icu.org menyatakan rangking
universitas 17 Agustus 1945 Jakarta memiliki posisi 20 besar di Lingkungan
DKI Jakarta dan posisi 200 besar di lingkungan Indonesia.
j. Pengembangan Perguruan Tinggi adanya Renstra Jangka menengah Tahap
3(tiga) periode 2020-2024 dan Renop tahunan 2020/2021.
k. Visi dan Misi Universitas 17 Agustus 1945 Jakarta telah disusun melalui
mekanisme yang transparan dibuktikan dengan notulensi dan juga berita
acara dan hasil Sosialisasinya.
l. Tata Pamong dapat dilihat dari ketersediaan dokumen-dokumen kebijakan
yang dijadikan sebagai pedoman pengelolaan universitas seperti Statuta,
Struktur Organisasi yang di tetapkan 01 April 2019, Pedoman Tata Pamong
dan Tupoksi yang di jalankan secara konsisten, efektif dan efisien dengan
mengambil kebijakan pengembangan ICT, dan sentralisasi sistem
pelayanan, HRD, Keuangan, Akademik, Sarana Prasarana, Career Center,
ICT.
m. Universitas 17 Agustus memiliki bukti yang sahih terkait praktik baik
perwujudan GUG mencakup aspek kredibilitas (c), tanggung jawab, (d)
keadilan (F) dan manajemen resiko secara konsisten, efektif dan efisien
(k), dengan memgumumkan ringkasan laporan tahunan kepada
masyarakat melalui acara Wisuda Sarjana, melaporkan kegiatan kepada
Lurah di Kelurahan Sunter Jakarta Utara dan Laporan rutin ke LLDikti
wilayah III Jakarta dan ke pangkalan data Dikti sesuai dengan PP no 4
Tahun 2014 ps 33 ayat3.
n. Universitas 17 Agustus 1945 Jakarta memiliki Kode Etik Dosen, Tenaga
Tendik, dan Mahasiswa dalam buku pedoman Etik, yang menjelaskan bila
terjadi masalah etik, maka Rektor meneluarkan Surat Keputusan
membentuk Lembaga Kode Etik adhock sampai permasalahan etik
terselesaikan.
o. Rektor dan jajarannya dalam memimpin organisasi, memecahkan
permasalahan yang ada dan pendelegasian tugas kepada unit
dibawahnya. Hal ini terlihat dari rapat rutin yang dilakukan ditingkat
Rektorat dan Dekanat yang dilaksanakan satu kali dalan satu minggu dan
didokumentasikan dalam notulensi rapat. Pemimpin merealisasikan seluruh
rencana strategis dan operasional yang dilakukan secara terprogram dan
intensif melaului komunikasi yang baik dengan jajaran dibawahnya
(stakeholders internal) serta mampu mengambil keputusan Strategis dan
Inovatif dengan resiko yang terukur dalam menjalankan kebijakan
operasional
p. Penempatan personel atau staffing dilakukan oleh Rektor pada saat rektor
mengeluarkan SK Pengangkatan Dosen atau Karyawan, SK Pengangkatan
pejabat struktural dan SK pemberhentian pejabat struktural, dosen dan
karyawan. Dalam proses perekrutan karyawan atau dosen telah
dilaksanakan secara transparan melalui sistem interview yang meibatkan
unit HRD, Rektorat, Dekan, dan LPMI. Pengangkatan pejabat struktural
juga telah dilakukan melaui mekanismen rapat senat dan penetapan melaui
SK Rektor.
q. Selain itu juga bisa dilihat dari kemampuan Rektor dalam menangani
permasalahan eksidental/ strategis, contohnya ketika Program Studi
Farmasi dan Apoteker mendapatkan akreditas C yang berakibat pada
penurunan jumlah mahasiswa. Rektor bertindak langsung dalam memimpin
dan mengawal proses re-akreditasi kedua Program Studi ini. Dan ini
membuahkan hasil dengan meningkatknya akreditasi kedua Program Studi
ini menjadi B dan juga mengembangkan prodi farmasi tersebut dengan
membuat laboratorium CBT Center, OSCE, Apotek pendidikan, juga
membuat Laboratorium baru Fakultas Teknik serta pengembangan soft
ware IT. Produk Inovatif berupa produk kosmetik Lipstik VEME yang
diproduksi untuk masyarakat terbuat dari bahan alam.
r. Pimpinan telah menjalin kerjasama tridharma yang saling menguntungkan
dengan Universitas Sains Malaysia (USM) Penang kerja sama tahun
2018, Universitas Indonesia Universitas kerja sama tahun 2019, Gadjah
Mada Yogyakarta kerja sama tahun 2019 sampai sekarang.
s. Hasil Movev SPMI, Perguruan Tinggi memiliki bukti formal keberfungsian
system Pegelolaan fungsional dan operasional yang mencakup aspek
Perencanaan adanya Renstra, Renop, Pengorganisasian adanya Struktur
Organisasi dan job disk, Penempatan Personil dengan adanya SDM di
Struktur Organisasi, Pengarahan dalam Rapat Rutin Dekanat dan RTM dan
Pengawasan atau controlling, Rektor dibantu oleh LPMI dalam menjamin
mutu univeristas agar berjalan sesuai dengan aturan yang berlaku. Rektor
membentuk lembaga LPMI pada tahun 2012 dan telah melakukan
fungsinya dalam melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kinerja
pengelolaan universitas yang dilaksanakan secara konsisten, efektif dan
efisisen.
t. Universitas 17 Agustus 1945 Jakarta memiliki dokumen formal dan
Pedoman pengelolaan yang Rinci dalam bentuk Buku Pedoman Akademik
(Pendidkan), Buku pedoman Pengembangan Suasana Akademik dan
Otonomi Keilmuan, Buku Pedoman Kemahasiswaan, Buku Pedoman
Penelitian, Buku Pedoman PkM, Buku Pedoman SDM, Buku Pedoman
Keuangan, Buku Pedoman Sarana dan prasarana, Buku Pedoman Sistem
Informasi, Buku Pedoman Penjaminan MUTU dan Buku pedoman Kerja
Sama
u. Dari Hasil Monev LPMI, Pengelolaan dengan mengacu pada pedoman
diatas (t), implementasi kebijakan dengan penerapan yang mencakup
aspek Pendidikan, Pengembangan suasana akademik dan otonomi ke
ilmuan, kemahasiswaan, Penelitian, PkM, SDM, Keuangan, sarana dan
Prasarana, Sisten Informasi, system penjaminan Mtutu, dan Kerja sama
telah berjalan secara konsisten, efektif dan efisien
v. Dari Hasil Monev LPMI, Pengelolaan Ketersediaan dokumen formal dalam
penetapan Renstra meliputi Aspek Keterlibatan Pemangku Kepentingan,
Mengacu pada ketercapaian Renstra sebelumnya, mengacu kepada VMTS
Institusi, analisis SWOT, disyahkan oleh yang berwenang terlihat dari
dokumen Undangan Rapat, Evaluasi Renop & Renstra dan hasil kunjungan
ke Universitas Indonesia dan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta pada
tahun 2019;
2. Ketidakberhasilan :
a. Belum ada evaluasi yang menyeluruh terhadap kinerja realisasi
kegiatan untuk mengukur ketercapaian visi dan misi universitas.
b. Pemanfaatan teknologi informasi dalam tata pamong belum optimal.
c. Evaluasi yang dilakukan adalah pada kegiatan Program Studi. Belum
adanya evaluasi secara menyeluruh untuk realisasi program kerja
yang ada di Renstra ataupun Renop membuat pencapaian kinerja
janka pendek, menengah dan panjang belum terukur dengan baik..
d. Penghitungan kinerja dosen diakukan di tingkat program Studi,
namun masih ada yang belum terdokumentasi
e. Struktur ini belum ideal dikarenakan belum terbentuk Gugus
Penjaminan Mutu di tingkat Program Studi. Hal ini dikarenakan
struktur fakultas yang masih kecil sehingga Gugus Penjaminan Mutu
Fakultas dirasa cukup untuk kondisi saat ini..
f. Manajemen review sudah dilakukan, namun belum dilakukan secara
maksimal masih tingkat prodi.
g. Pengawasan terhadap tindak lnjut juga belum dilakukan secara
maksimal, oleh karena itu proses PPEPP tahun 2018/2019 dan
2019/2020 belum tersusun secara sempurna.
h. Belum ada unit kerjasama secara terstruktur dan juga laporan hasil
kerjasama belum terdokumentasi 100%.
i. Belum adanya indikator ketercapaian dalam aspek jiwa Pancasila (life
style)
BAB V. PENGENDALIAN
a. Tersedianya Buku pedoman
b. Tersedianya SOP tata kelola
c. Tersedianya Form Kinerja Tenaga Tendik dan Dosen
d. Notulen rapat Pimpinan
e. SK Rektor terkait
f. Perubahan struktur organisasi
g. Adanya pelatihan penggunakan IT/system Informasi
h. Manajemen Review Tahunan oleh LPMI melakukan Monev Tahunan dari
2016/2017, 2017/2018, 2018/2019, 2019/2020 dan AMI tahun 2018/2019
untuk prodi dan unit kerja.
i. Laporan PPEPP tahun 2018/2019 dan PPEPP 2019/2020
Revisi
Revisi Ke Tanggal Berlaku Hal yang Direvisi Dasar Revisi
0 0 0 0