Pedoman audit ada di ISO 19011:2018 5P :

1. Perencanaan
2. Persiapan
3. Pelaksanaan
4. Pelaporan
5. Peninjauan hasil

Organisasi harus :

1. Merencanakan , menetapkan , menerapkan dan memlihara program audit

2. Menetapkan kriteria
c. Memilih Auditor yang kompeten
4. Memastikan bahwa hasil audit dilaporkan kepada tim keamanan pangan dan manajemen
5. Menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti
6. Melakukan koreksi
7. Menetapkan

Pengertian Audit adalah proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi

independen : tidak ada pengaruh dari luar / tidak ada interferensi / tidak berpihak
sistematis : terstruktur
terdokumentasi : pengumpulan, pengolahan dan penyimpanan informasi / persiapan ,
perencanaan tertulis
fungsi / tujuan audit :

Untuk memperoleh bukti dan mengevaluasi bukti

Perbedaan mencari dan memperoleh :

1. Jika mencari yang dicari sudah ketemu maka dia berhenti, jika belum ketemu yang dicari tidak
akan berhenti
2. Memperoleh :
 melalui interview
 dokumen review
 melalui observasi (turun ke lapangan)
kemudian dievaluasi secara objektif yaitu dibandingkan bukti dengan persyaratan,
Jika bukti tidak sesuai kriteria makan jadi Temuan Ketidaksesuaian
Jika sesuai maka Temuan Kesesuaian

PRISIP AUDIT
1. Jaga Integritas / Etika (Keutuhan / Profesionalitas)
Bagaimana menjadi professional ? Jika dia sudah kompeten
Bagaimana menjadi kompeten ? Pendidikan , Pelatihan , Pengalaman, Keterampilan.

2. Penyajian yang adil.

Pelaporan secara benar dan akurat

3. Profesional
Dari kompeten – dari P3K

4. Jagalah Kerahasiaan
Jaga kemanan data

5. Tidak Berpihak
Jagalah ketidakberpihakan
 6. Pendekatan berbasis bukti
Sepanjang tidak ada bukti maka belum dijalankan

7. Pendekatan berbasis resiko

Ketika audit fokuslah pada hal yang signifikan

1. INSPEKSI VS AUDIT

INSPEKSI AUDIT
Tidak terencana Terencana
Monarki Independence
Mencari bukti Menemukan kesesuaian
Tidak terdokumentasi Terdokumentasi
Langsung Tindakan Koreksi
Tidak sistematis sistematis
Pengamatan panduan
Subjektif objektif
Tindakan koreksi = Menganalisis bagaimana mengatasi koreksi

KATEGORI AUDIT
1. Pihak pertama – yang dilakukan oleh organisasi itu sendiri kepada organisasi sendiri
(Internal Audit)
2. Pihak kedua – Pihak Eksternal dari organisasi , yang mana organisasi butuh mereka ,
mereka butuh kita (Organisasi) – Contoh : Buyer , Supplier
3. Pihak ketiga – Audit sertifikasi yang tidak berkepentingan

KEDALAMAN AUDIT

DOKUMEN DISEBUT TERKENDALI JIKA :

PERBEDAAN COMPLIANCE DAN CONFORMANCE

Jika keluar dari legal aspek maka di sebut Conformance

Audit mungkin diprogramkan atau dijadwalkan berdasarkan atas sejumlah faktor :
1. Cost : Biaya
2. Customer requirements : Persyaratan pelanggan
3. Customer feedback : Umpan balik pelanggan (Puas / Tidak puas)
4. Risk : Risiko
Suatu program audit harus disusun untuk memenuhi kebutuhan khusus, sumberdaya dan budaya
organisasi. Program atau jadwal harus mempunyai sejumlah keuntungan.
PERSIAPAN AUDIT
1. Auditor memahami proses yang diaudit, mengidentifikasi masalah dan menilai tingkat
resiko
2. Komposisi Tim Audit
a. Berapa banyak pekerjaan yang dijalankan ?
b. Siapa yang dibutuhkan ?
3. Informasi Pendahuluan
4. Rencana Audit
5. Tinjauan Dokumen
6. Alat pedoman Audit
ATRIBUT PRIBADI SEORANG AUDITOR
1. Etis : adil, mengatakan yang sebenarnya, tulus, jujur, dan bijaksana.
2. Berpikiran terbuka : yaitu bersedia mempertimbangkan ide atau pandangan alternatif
3. Diplomatik : Bijaksana dalam menghadapi orang lain
4. Kolaboratif : Efektif berinteraksi dengan orang lain
5. Jeli : Sadar secara aktif terhadap lingkungan fisk dan kegiatan yang dilakukan

No Problem Kecenderungan Konsekuensi Risk Level

1 Kerusakan mesin produksi B 3 H
2 Kedisiplinan tenaga kerja D 2 L
3 Keterlambatan bahan baku D 3 M
4 Listrik Padam D 3 M
5 Human Error C 2 M
6 Kontaminasi benda asing E 5 H
PERSIAPAN AUDIT – INFORMASI PENDAHULUAN
RENCANA AUDIT

DOKUMEN KERJA AUDIT - ALAT PANDU AUDIT

1. Checklists
2. Penandaan prosedur
3. Diagram alir (Flow Chart)
4. Peta pikiran
KEUNTUNGAN MENGGUNAKAN PEDOMAN AUDIT
1. Bertindak sebagai panduan – keseimbangan, kedalaman (pertanyaan), ruang lingkup
2. Memberikan bukti obyektif
3. Sebagai alat bantu pengingat
4. Membantu dalam perencanaan audit mendatang
5. Sebagai media untuk mengumpulkan catatan untuk temuan audit
6. Membantu dalam pelaporan audit
MENANDAI PROSEDUR

DIAGRAM ALIR
PETA PIKIRAN
MELAKSANAKAN AUDIT
Audit internal adalah tugas yang sangat sensitive dan harus ditangani dengan meminimalkan
gangguan pada orang-orang yang terlibat.
Harus diberikan jaminan bahwa ini bukan penyelidikan bergaya polisi atau semacam bentuk
interogasi.
Ini merupakan uji coba efektivitas system, bukan orang-orang yang terlibat didalamnya, dan
selama audit internal audit ini tidak berubah menjadi bersifat pribadi.

AGENDA RAPAT PEMBUKA

Audit on Site
1. Kontak mata
2. Ekspresi wajah
3. Gerak gerik / gestures
4. Sikap tubuh
5. Sikap tubuh yang tenang
6. Karakteristik vocal
7. Ruang informal
8. Pertimabngan budaya
AUDITOR adalah orang yang berkompeten
AUDITEE adalah pihak yang di audit (bisa uni, bagian, divisi, dept, organisasi)
GUIDE alah orang yang mendampingi auditor

TEKNIK BERTANYA
1. Pertanyaan terbuka – ingin memperoleh jawaban yang Panjang lebar
2. Menggali – focus pada hal tertentu , menggali lebih dalam
3. Tertutup – jenis pertanyaan yang diajukan untuk auditor mendapatkan fakta (singkat)
4. Sistematis – Pertanyaan yang berunut , memiliki referensi
5. Menantang – diajukan ketikan diragukan
6. Memantul – Jenis pertanyaan ketika auditor meragukan jawabannya sendiri
7. Merangkum – konfirmasi untuk memastikan yang dicatat sifatnya mengarang
8. Gamblang – pertanyaan yang tegas dan jelas , tapi tanyakan saja
9. Mengarahkan – dimana auditor yang bertanya , auditor juga yang menjawab
PERNYATAAN TEMUAN KETIDAK SESUAIAN
1. Harus ada buktinya = O Objektik
2. Harus ada referensinya = R
3. Harus ada penjelasan tentang ketidaksesuaian = E
PLOR
Problem
Location
Objective
Refenrensi

Jika kesesuaian maka tidak ada Problem , hanya LOR

PENGUMPULAN INFORMASI – lewat sampling saja
1. Wawancara
2. Dokumen review
3. Observasi
Merekam Informasi
Fakta-fakta yang dikumpulkan selama audit system manajemen harus dicatat. Selama audit,
auditor harus melihat dan mendengarkan.

PRESENTASI TEMUAN AUDIT

1. Memastikan bahwa temuan audit telah didukung dengan bukti obyektif
2. Mengevaluasi dna mereview temuan
3. Menggolongkan temuan
4. Menyiapkan umpan balik
OFI = Opportunity for improvements / rekomendasi observasi
Ketidaksesuaian Major = 3 bulan untuk corrective action:
1. Breach to legal aspect
2. Breakdown system
System adalah rangkaian proses yang saling terkait
Proses adalah rangkaian aktivitas yang saling terkait

Ketidaksesuaian Minor = karena inkonsisten = 6 bulan untuk corrective action

Rapat umpan balik
Untuk menyajikan temuan audit kepada auditee
- Seorang auditor yang efektif akan meminta umpan balik dari auditee selama proses audit
Pelaporan audit
Sebuah ringkasan keseluruhan kekuatan dan kelemahan system
Peninjauan hasil audit
1. Audit lanjutan
2. Kegiatan peninjauan