PEDOMAN TATA NASKAH

(PERDIR No.146/MH/III/2022, 16/3/2022)

Bag. Ortala & Regulasi, Sek Korp PT MH Tbk

 POKOK BAHASAN
I. PENGERTIAN

II. JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS

III. NASKAH DINAS ARAHAN ; PENGATURAN, PENETAPAN, PENUGASAN DAN ORGANISASI

IV. NASKAH DINAS KORESPONDENSI ; INTERNAL, EKSTERNAL DAN KHUSUS

SYARAT PENYUSUNAN NASKAH DINAS

V. PRINSIP DAN KETENTUAN DALAM PENYUSUNAN NASKAH DINAS

VI. KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

VII. PENGENDALIAN NASKAH DINAS

PENGERTIAN

adalah pengaturan tentang jenis

dan format, teknik penyusunan,
kewenangan penandatangan, serta
pengamanan naskah dinas yang digunakan
dalam komunikasi kedinasan
JENIS NASKAH DINAS

Arahan Korespondensi Khusus

JENIS NASKAH DINAS ; ARAHAN

Arahan

Pengaturan Penetapan Penugasan Organisasi

JENIS NASKAH DINAS; ARAHAN -PENGATURAN

Peraturan Direktur

Surat Edaran Instruksi

Pedoman Panduan SPO

 PERATURAN DIREKTUR
PENGERTIAN :
Naskah dinas yang bersifat mengatur, memuat kebijakan pokok.
Disahkan oleh Direktur PT / Direktur RS

SUSUNAN :
• Kepala : kop surat, judul, jabatan, jenis, nomor, tahun
• Konsideran ; menimbang & mengingat
• Diktum ; memutuskan dan menetapkan
• Batang tubuh ; Substansi (Bab I,II dst, bagian Kesatu, bagian Kedua dst (jika ada), Pasal
1,2 dst, Ayat 1,2, / (1), (2) dst, Sub Ayat a), b) /a,b, dst penjelasan (i,ii,iii) dst, ketentuan
umum, materi pokok, ketentuan sanksi, peralihan, pencabuatan (jika ada), ketentuan
penutup
• Kaki ; tempat, tanggal, nama jabatan, tanda tangan, nama penandatangan
◦ Contoh Perdir
 INSTRUKSI

• Merupakan dinas memuat perintah berupa petunjuk

Pengertian teknis tentang pelaksanaa suatu kebijakan yang diatur
dalam peraturan

• Kepala ; Kop, Kata Instruksi, nomor, judul, nama

jabatan yang menetapkan

Susunan • Batang tubuh : substansi instruksi

• Kaki : tempat, tanggal, nama jabatan, tanda tangan dan
nama pejabat
 SURAT EDARAN

Pengertian
• naskah dinas yang memuat
pemberitahuan tentang hal tertentu
yang dianggap penting dan
mendesak
Susunan
• Kepala; kop, kata “Yth”, tulisan surat
edaran dan judul
• Batang tubuh; latar belakang, tujuan,
ruang lingkup, dasar hukum, isi edaran,
penutup
• Kaki; tempat, tanggal, nama jabatan,
ttd dan nama pejabat
◦ Link format surat edaranLink PPT Tata Naskah\1. Format surat edaran.doc
◦ Link Format Instruksi
 PEDOMAN
PENGERTIAN :
Susunan:
Naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat
dasar / umum yang memberi arah bagaimana
sesuatu harus dilakukan, memuat hal pokok yang ◦Format Pedoman
menjadi dasar untuk menentukan atau Pengorganisasian
melaksanakan beberapa kegiatan
◦Format Pedoman Pelayanan
Pemberlakuan Pedoman dituangkan dalam bentuk ◦Format Pedoman Kerja Komite /
Peraturan Direktur, isi Pedoman dapat sebagai Tim
lampiran Peraturan Direktur tersebut
 PANDUAN

Pengertian :
adalah naskah dinas yang memuat ketentuan
untuk melaksanakan satu kegiatan

pemberlakuan panduan dituangkan dalam

bentuk Peraturan Direktur dan sebagai lampiran
Peraturan Direktur tersebut
KETERANGAN LAIN TERKAIT PEDOMAN & PANDUAN
Link Pedoman
Link format Panduan
 SPO

Pengertian Susunan

• Naskah dinas yang memuat • Terdiri dari 3 (tiga) bagian, yaitu

serangkaian petunjuk tentang bagian narasi, bagian flowchart /
cara & urutan kegiatan tertentu diagram alir dan bagian pendukung.
(administrasi atau profesi).
• SPO memberikan langkah yang
benar dan terbaik berdasarkan
konsesus
FORMAT : SPO (Narasi)
1. Heading
◦ Nama RS dan logo : PT MH Tbk / RS Hermina,
◦ Jenis / klasifikasi ; SPO Administrasi / SPO Profesi
◦ Judul SPO ; diberi judul / nama SPO sesuai proses kerjanya
◦ Nomor SPO ; disesuaikan dengan sistem penomoran yang berlaku
◦ Nomor revisi ; diisi sesuai status revisi
◦ Halaman ; tulis nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman SPO tersebut.
◦ Tanggal terbit ; diberi tanggal sesuai tanggal diberlakukannya SPO tersebut
◦ Penetapan ; ditandatangan Direktur dan nama jelasnya
 FORMAT : SPO (Narasi)
2. Isi
◦Pengertian : berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit
dipahami atau menyebabkan salah pengertian
◦Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik
◦Kebijakan : berisi nomor dan judul perdir/kepdir yang menjadi dasar SPO
◦Prosedur : menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja
tertentu.
◦Unit terkait : ditulis unit-unit kerja terkait prosedur dan atau proses kerja

3. Kaki
◦Tulis catatan kaki ditulis dengan huruf kapital
◦Tulis halaman keberapa lembar tersebut dari seluruh jumlah halaman SPO
FORMAT : SPO (Diagram Alir)

Terminator = mulai dan akhir

Proces = proses

Document = dokumen

Decision = keputusan

Data = data

On-Page Reference =
Lanjutan/Penghubung
FORMAT : SPO (Pendukung)
Berisi uraian, keterangan, atau contoh-contoh formulir yang dapat mendukung penjelasan
prosedur kegiatan atau menjadi syarat kelengkapan suatu kegiatan.
 KETENTUAN KHUSUS PENYUSUNAN SPO
▪ Identifikasi kebutuhan, apakah kegiatan yang dilakukan saat ini sudah ada SPO belum dan bila
sudah ada agar diidentifikasi, apakah SPO masih efektif atau tidak
▪ Mengidentifikasi kebutuhan SPO dgn menelaah alur kegiatan di unit kerja, pola penyakit dan jenis
palayanan yang sering ditangani juga harus merujuk kepada elemen penilaian akreditasi RS.
▪ Didalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan dan mengapa.
▪ SPO tidak diperbolehkan menggunakan kata yang menimbulkan makna ganda.
▪ SPO harus jelas ringkas, mudah dilaksanakan dan harus memperhatikan aspek keselamatan,
keamanan juga kenyamanan pasien. Khusus SPO profesi harus mengacu kepada standar profesi,
standar pelayanan, mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi terbaru.
JENIS NASKAH DINAS ; ARAHAN -PENETAPAN

KEPDIR

PENETAPAN

SK DIR
 KEPUTUSAN DIREKTUR
Pengertian :
Naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat
mengatur, dan merupakan pelaksanan kegiatan di unit kerja / instalasi. Digunakan
untuk menetapkan/mengubah status kepegawaian /keanggotaan/peristiwa/material

Susunan :
1. Kepala : kop, nomor dan judul
2. Konsideran : menimbang dan mengingat
3. Diktum : memutuskan, menetapkan & isi keputusan
(KESATU, KEDUA, dst)
4. Kaki : tempat dan tanggal penetapan, jabatan, ttd dan nama
pejabat penandatangan
◦ Link Format KepDIr
JENIS NASKAH DINAS ; ARAHAN -PENUGASAN

PENUGASAN

SURAT TUGAS
JENIS NASKAH DINAS ; ORGANISASI
Naskah Dinas
Organisasi

HBL SOTK NSBL

CBL

MSBL
 ki
penyele
dan
nggara
antata
laksa
profesi
na
staf
SOTK
dlm
kepera
orga
watan
• Merupak
&nisas
an
i RS
mekani
bagian
NSBL
•sme
dariDisa
HBL;
tata
hkan
• Mengatu
kerja
• Disahkan oleh Direktur RS oleh
rKomite
Dire
hubunga
profesionalisme staf medis di rumah sakit. MSBL
Kepera
ktur
antara
• aturan yang mengatur tata kelola klinis (clinical governance) untuk menjaga
nwatan
PT
pemilik
• Merupakan bagian dari HBL;
• Disahk
dan
an oleh
pengelol
Direktu
a di
r RS
CBL
rumah
sakit
agar
tercapai
tata
JENIS NASKAH DINAS ; ORGANISASI
kelola
perusaha
JENIS NASKAH DINAS ; KORESPONDENSI

KORESPONDENSI

INTERNAL EKSTERNAL KHUSUS

JENIS NASKAH DINAS ; KORESPONDENSI

• Memorandum
• Nota Dinas
Korespondensi • Undangan Internal
Internal • Lembar Disposisi
• Lembar Proses

Korespondensi • Surat Dinas (Keluar)

• Surat Undangan Eksternal
Eksternal • Surat Keterangan
JENIS NASKAH DINAS ; KORESPONDENSI

• PKS * Pengumuman
• Program Kerja * Lembar Disposisi
• Surat Kuasa * Daftar Hadir
• Surat Pengantar * Notulen Rapat
Korespondensi • Surat Pesanan * Lembar Pengesahan
Khusus • SPK * Pengumuman
• TOR * Sertifikat Pelatihan
• Laporan * Laporan Kerja & Evaluasi
• Berita Acara
• Lembar Mon-Ev
 PROGRAM KERJA
Pengertian ;
Berisi rencana kegiatan yang akan dilaksanakan, disusun secara rinci yang dipergunakan
untuk mencapai tujuan lembaga / unit kerja.

Wewenang penetapan dan penandatanagan

Ditanatangani oleh Kepala Unit Kerja (kiri) dan Direktur RS (kanan)

Susunan : Program kerja diuraikan dalam bentuk Kerangka Acuan, tidak boleh hanya time
table, fomat terlampir

Hal yang perlu diperhatikan ;

Program kerja harus dimiliki oleh semua unit pelayanan dan komite / tim
◦ Link Format Program Kerja
 LEMBAR MONITORING DAN EVALUASI KEGIATAN/PROGRAM

Pengertian ;
Naskah dinas yang menginformasikan keluaran / hasil dari kegiatan yang
dilakukan untuk memastikan pencapaian target atau sasaran yang telah
ditetapkan dari suatu pelaksanaan kegiatan

Susunan ;
1. Kepala,
2. Batang tubuh ; format tabel / kolom yang berisi nomor urut, nama kegiatan, standar, hasil,
analisa dan tindak lanjut) dan
3. Kaki ; kesimpulan dan tandatangan
◦ Link Lembar Monitoring Evaluasi
 NOTULEN RAPAT
Pengertian ;
Adalah naskah dinas yang berisi simpulan jalannya rapat / pertemuan yang berfungsi sebagai :
◦ Sebagai dokumen dan alat pembuktian.
◦ Sebagai sumber informasi bagi peserta rapat yang absen/tidak hadir.
◦ Sebagai dasar pertemuan selanjutnya dan pengingat untuk para peserta rapat

Susunan :
◦ Kepala : Kop, Judul ; jenis rapat, hari / tanggal, waktu dan tempat
◦ Batang Tubuh : disusun dalam format tabel / kolom yang berisi uraian tentang pokok bahasan,
upaya yang akan / telah dilakukan, penanggung jawab dan target penyelesaian
◦ Kaki : Tempat, tanggal dan tandan tangan notulis dan pimpinan rapat
◦ Link Format Notulen Rapat
SYARAT PENYUSUNAN NASKAH DINAS

LOGIS ;menggunakan bhs Indonesia formal, logis

secara efektif, singkat, padat,& lengkap agar
mudah dipahami

KEJELASAN; maksud dari materi KETELITIAN ; bentuk susunan,

yang dimuat dalam naskah dinas SYARAT PEMBUATAN format, pengtikan, dll

KETERBUKAAN; mengikuti aturan baku yang

berlaku sehingga dapat menjamin dokumen
yang autentik dan reliable
 PRINSIP DAN KETENTUAN PENYUSUNAN NASKAH DINAS

Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui naskah / dokumen dinas harus dilaksanakan

secara cermat agar tidak menimbulkan salah penafsiran
P
R Koordinasi antar pejabat terkait hendaknya dilakukan dengan mengutamakan metode
I yang paling cepat dan tepat

N
Pimpinan penandatangan dokumen bertanggung jawab terhadap isi dan format
S dokumen, pejabat yang terkait dokumen memberikan paraf disamping penandatangan
surat
I
P Pemberlakuan naskah dinas sesuai dengan peraturan berarti naskah yang disusun harus
mengikuti aturan yang berlaku
 PRINSIP DAN KETENTUAN PENYUSUNAN NASKAH DINAS

Jenis dan ukuran kertas yang digunakan untuk kegiatan kedinasan : kertas HVS ukuran
K A4 (210 X 297 mm) 70 gram
E
T Jika naskah dinas memerlukan kertas lebih panjang dapat menggunakan kertas HVS
ukuran Folio (215 X 330 mm) 70 gram
E
N
T Bentuk huruf ; naskah dinas menggunakan huruf Times New Roman, ukuran 11-12, spasi
1 - 1,5 kecuali ; cover laporan/pedoman/panduan/SPO dan alur SPO
U
A
N Warna tinta yang digunakan adalah hitam
 PRINSIP DAN KETENTUAN PENYUSUNAN NASKAH DINAS

K 1. Margin kertas berkop :

Batas atas : 4,5 cm - 4,7 cm
E
Batas bawah : 2 cm - 2,5 cm
T
Batas kiri : 2,5 cm - 3 cm
E Batas kanan : 2 cm - 2,5 cm
N
T 2. Margin kertas tidak berkop :
U Batas atas : 2,5 cm – 3 cm
A Batas bawah : 2 cm – 2,5 cm
N Batas kiri : 2,5 cm – 3 cm
Batas kanan : 2 cm – 2,5 cm
 PRINSIP DAN KETENTUAN PENYUSUNAN NASKAH DINAS

K Draft final naskah dinas terlebih dahulu diteliti dan diparaf oleh pejabat satu dan dua
tingkat dibawah pejabat penandatangan
E
T
E Penomoran dokumen diatur sebagai berikut :
•Pencatatan dan format penomoran dokumedapat dilakukan secara
N
elektronik dengan google sheet yang dikelompokan sesuai jenis
T dokumen seperti ; regulasi, surat dan perjanjian (PKS dan PKD)
U •Pencantuman nomor pada dokumen dilakukan setelah dokumen
A ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
N • Jika Perdir/Kepdir direvisi, maka nomor berubah
• Jika SPO direvisi maka nomor tidak berubah, kode revisi yang berubah
 PRINSIP DAN KETENTUAN PENYUSUNAN NASKAH DINAS

Lanjutan aturan penomoran dokumen :

K
• Khusus regulasi yang dibuat oleh RS Hermina, maka untuk penomoran ditulis
E dengan menambahkan kode angka urutan RS dan tanda baca titik sebelum
T nomor urut naskah
E
N Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat
• Naskah dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau dibatalkan,
T
harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan naskah dinas yang setingkat atau
U
lebih tinggi.
A • Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan
N adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut atau oleh pejabat
yang lebih tinggi kedudukannya.
 KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

K • Draft final naskah dinas terlebih dahulu diteliti dan diparaf oleh pejabat dua tingkat (kiri)
E dan satu (kanan) dibawah pejabat penandatangan
•Paraf merupakan bentuk keterkaitan, memberikan koreksi/usulan dan
T
persetujuan terhadap konsep naskah dinas serta ikut bertanggung
E jawab atas muatan materi, substansi, redaksi, format dan pengetikan
N
T
• Kewenangan menandatangani naskah dinas dapat dilimpahkan kepada pimpinan
U
organisasi sesuai tingkatan eselon/jabatan dan pelaksanaan tugas dan fungsi
A
masing-masing pejabat lain yang mendapat pelimpahan kewenangan
N • Pelimpahan kewenangan penandatanganan naskah dinas yaitu : atas nama (a.n)
dan untuk beliau (u.b)
◦ Link format pelimpahan kewenangan ttd
 PENGENDALIAN NASKAH DINAS
Penanganan dokumen masuk :
K • Penerimaan 1 pintu oleh Sekretaris RS/Staf Administrasi, dicatat dalam agenda
E (manual/elektronik) diteruskan kepada pimpinan dengan menyertakan lembar disposisi
T • Bidang / Bagian atau unit terkait memproses arahan dari disposisi, jika hasil proses arahan
disposisi
E
N
T
Penanganan dokumen keluar :
U • Sebelum dokumen dikirim harus diperiksa kelengkapannya dan dicatat dalam agenda
A dokumen keluar (manual/elektronik)
N • Dokumen keluar ditandatangani oleh pimpinan tertinggi, kecuali ada pendelegasian
kewenangan
• Pejabat penandatangan dokumen bertanggung jawab terhadap isi dan format dokumen
 Terima Kasih
Semoga Bermanfaat