FORMULIR ANALISIS JABATAN

Satker Rumah Sakit Syarif Hidayatullah

No. Kode Jabatan: …………………….. Tanggal Pengisian:………………………..

A. IDENTITAS JABATAN
1. Nama Jabatan : Supervisor Administrasi dan Ketatausahaan
2. Unit Kerja : Administrasi dan Ketatausahaan

B. TUGAS UTAMA, WEWENANG, DAN HASIL KERJA YANG DIHARAPKAN DARI KEGIATAN KERJA
TERSEBUT

Wewenang
No. Kegiatan Hak mengambil keputusan/ Output
tindakan sendiri
1. Menyiapkan bahan usulan Memberikan masukan dan Draft/ usulan business
rencana program usulan perihal pengelolaan plan unit Administrasi
pengelolaan dan bisnis unit program pengelolaan dan dan Ketatausahaan
Administrasi dan bisnis unit Administrasi dan
Ketatausahaan jangka Ketatausahaan jangka
menengah kepada Manajer
menengah
2. Menyiapkan bahan usulan Memberikan masukan dan Draft/ usulan RBA dan
rencana program usulan perihal pengelolaan RKA
pengelolaan dan dan pengembangan bisnis unit
pengembangan bisnis unit Administrasi dan
Administrasi dan Ketatausahaan kepada
Manajer untuk setahun
Ketatausahaan jangka
pendek/ tahunan
3. Menyiapkan bahan usulan Memberikan masukan dan - Pola ketenagaan di
rencana kebutuhan tenaga usulan perihal perencanaan unit Administrasi dan
medis/paramedis/ tenaga kebutuhan tenaga Ketatausahaan
lainnya yang diperlukan medis/paramedis/ tenaga tahunan
untuk kebutuhan layanan lainnya yang diperlukan untuk - Jadwal kerja di unit
kebutuhan layanan kepada
jangka pendek selama Administrasi dan
Manajer jangka pendek
setahun selama setahun Ketatausahaan
4. Menyiapkan bahan usulan Memberikan masukan dan Draft/ usulan RBA dan
rencana kebutuhan usulan perihal perencanaan RKA, disposisi pengajuan
pengadaan sarana dan kebutuhan pengadaan sarana
prasarana untuk kebutuhan dan prasarana untuk
layanan selama setahun kebutuhan layanan kepada
Manajer selama setahun
5. Menyiapkan bahan usulan Memberikan masukan dan Rencana program
rencana kebutuhan usulan perihal kebutuhan pendidikan dan
pendidikan dan pelatihan pendidikan dan pelatihan pelatihan di unit
tenaga medis/paramedis/ tenaga medis/paramedis/ Administrasi dan
tenaga lainnya jangka tenaga lainnya kepada Ketatausahaan selama
Manajer
pendek/ tahunan setahun
6. Menyusun bahan rancangan Memberikan masukan dan Usulan produk kebijakan
kebijakan-kebijakan terkait usulan terhadap kebijakan dan unit Administrasi dan
pelayanan unit Administrasi dokumen unit Administrasi Ketatausahaan
 dan Ketatausahaan dan Ketatausahaan kepada
Manajer
7. Menyiapkan bahan Memberikan masukan dan Draft/ usulan pedoman
rancangan pedoman usulan terhadap pedoman dan uraian tugas
pelaksanaan dan uraian pelaksanaan dan uraian tugas
tugas tenaga unit tenaga unit Administrasi dan
Administrasi dan Ketatausahaan kepada
Ketatausahaan Manajer
8. Melaksanakan Rencana Kerja Bersama Manajer melakukan Laporan kegiatan sesuai
dan Anggaran tahunan unit monitoring pelaksanaan program kerja bidang
Administrasi dan rencana kerja dan anggaran
Ketatausahaan yang telah tahunan unit Administrasi dan
disetujui direktur Ketatausahaan yang telah
disetujui Direktur
9. Menyusun prosedur kerja Memberikan masukan dan Draft/ usulan SPO di unit
unit Administrasi dan usulan terhadap prosedur Administrasi dan
Ketatausahaan kerja unit Administrasi dan Ketatausahaan
Ketatausahaan kepada
Manajer
10. Menyusun petunjuk teknis Memberikan masukan dan Draft/ usulan petunjuk
pelaksanaan pekerjaan usulan terhadap petunjuk teknis di unit
untuk mendukung teknis unit Administrasi dan Administrasi dan
pencapaian program kerja Ketatausahaan kepada Ketatausahaan
unit Administrasi dan Manajer
Ketatausahaan
11. Bertanggung jawab atas Melakukan koordinasi bersama Daftar dan ceklist fungsi
ketersediaan dan dengan unit terkait sehubungan fasilitas/ inventaris di
pemberdayaan fasilitas- dengan penyediaan dan unit Administrasi dan
fasilitas/ inventaris di unit penggunaan fasilitas/ inventaris Ketatausahaan
Administrasi dan di unit Administrasi dan
Ketatausahaan Ketatausahaan
12. Mengatur dan mengawasi Bersama Manajer melakukan Hasil monitoring dan
seluruh kegiatan pelayanan pemantauan dan evaluasi evaluasi pelayanan
di unit Administrasi dan terhadap kegiatan di unit
Ketatausahaan Administrasi dan
Ketatausahaan
13. Membuat laporan bulanan, Meminta kelengkapan data/ Laporan kinerja unit
tiga bulanan dan tahunan informasi yang dibutuhkan Administrasi dan
pelaksanaan program kerja dari unit terkait Ketatausahaan
unit Administrasi dan
Ketatausahaan
14. Melaksanakan program Bersama Maanjer melakukan Bukti orientasi dan hasil
orientasi khusus bagi calon monitoring dan evaluasi penilaian
pegawai di unit program orientasi khusus di
Administrasi dan unit Administrasi dan
Ketatausahaan Ketatausahaan
15. Melaksanakan program Bersama Manajer melakukan Laporan kegiatan
sasaran mutu dan monitoring dan evaluasi
keselamatan pasien yang program peningkatan mutu
berkaitan dengan unit dan keselamatan pasien
Administrasi dan
Ketatausahaan
16. Membantu Manajer dalam Memberikan masukan, saran, Hasil proses klarifikasi
melaksanakan kegiatan evaluasi, klarifikasi, dan dan pembinaan
evaluasi, klarifikasi, dan pembinaan terhadap kinerja
pembinaan terhadap kedisiplinan pegawai
kinerja kedisiplinan
pegawai
17. Merencanakan SDM dan - Mengatur jadwal kerja Surat cuti, izin, jadwal
mengatur kehadiran pegawai - Menandatangani surat kerja
(termasuk sakit, cuti, izin, pengajuan cuti-cuti dan izin
penugasan, dll) pegawai sesuai dengan
kebijakan penerbitan
regulasi rumah sakit
18. Melakukan pekerjaan Mengelola pekerjaan Laporan pekerjaan
administrasi yang berkaitan administrasi di unit administrasi
dengan kegiatan unit Administrasi dan
Administrasi dan Ketatausahaan
Ketatausahaan
19. Membantu melakukan Menentukan dan memilah data Dokumentasi data di unit
pengarsipan/ yang perlu diarsipkan/ Administrasi dan
pendokumentasian data- didokumentasikan Ketatausahaan
data unit Administrasi dan
Ketatausahaan
20. Melaksanakan pengendalian Mengelola dan memberikan Draft/ usulan panduan
dan mendukung efisiensi arahan penggunaan fasilitas di penggunaan fasilitas di
dalam pengelolaan unit Administrasi dan unit Administrasi dan
penggunaan fasilitas di unit Ketatausahaan Ketatausahaan
Administrasi dan
Ketatausahaan
21. Memantau pengadaan, Melakukan pemantauan dan Laporan kegiatan
penggunaan dan evaluasi terhadap cara
pemeliharaan penggunaan dan pemeliharaan
perlengkapan di unit perlengkapan di unit
Administrasi dan Administrasi dan
Ketatausahaan Ketatausahaan
22. Melakukan koordinasi rutin, Memberikan masukan, saran, - Bukti koordinasi/
terjadwal dan insidental, dan evaluasi terhadap kinerja rapat (undangan,
dengan tim kerja di bawah tim kerja unit Administrasi dan absensi dan
koordinasi unit Administrasi Ketatausahaan notulensi), disposisi/
dan Ketatausahaan memo
- Hasil briefing
23. Melakukan pembagian tugas - Bersama Manajer Hasil penilaian
pekerjaan kepada tim kerja melakukan monitoring dan
dibawah koordinasi unit evaluasi pembagian tugas
Administrasi dan pekerjaan kepada tim kerja
Ketatausahaan unit Administrasi dan
Ketatausahaan
- Menolak hasil kerja staf
yang tidak sesuai ketentuan
24. Menghadiri pertemuan/ - Menyelenggarakan dan Bukti pertemuan/ rapat
rapat rutin dan non rutin memimpin pertemuan/ rapat (undangan, absensi dan
guna menjaga mutu di unit terkait upaya peningkatan notulensi)
Administrasi dan mutu di unit Administrasi dan
Ketatausahaan Ketatausahaan atas izin
Manajer
- Menginstruksikan dan
memonitoring terhadap
partisipasi aktif staf (untuk
wajib hadir) dalam
pertemuan/ rapat rutin dan
non rutin
25. Memberikan arahan, - Memberikan masukan, Bukti brifing
bimbingan, pembinaan dan usulan, saran, dan evaluasi
motivasi kepada tim kerja kinerja
di unit Administrasi dan - Monitoring terhadap hasil Hasil penilaian kinerja
Ketatausahaan untuk kerja staf unit Administrasi staf
meningkatkan kinerja,
dan Ketatausahaan
kedisiplinan dan prestasi
kerja - Mengadakan pertemuan Bukti hasil klarifikasi/
terkait proses klarifikasi/ pembinaan
pembinaan pegawai
- Mengusulkan dan/ Usulan/ proposal
melaksanakan pelatihan- pelatihan/ inhouse
pelatihan dan peningkatan training
kompetensi
26. Melakukan monitoring Memberikan evaluasi dan - Bukti pengawasan
penerapan prosedur kerja pembinaan terhadap tim kerja - Laporan monitoring
unit Administrasi dan yang tidak menjalankan - Usulan klarifikasi
Ketatausahaan prosedur kerja
27. Melaksanakan tugas-tugas - Menggunakan sumber daya Laporan kegiatan
lain yang diinstruksikan yang ada untuk
atasan melaksanakan tugas-tugas
yang diinstruksikan
- Memberikan masukan dan
saran terhadap
permasalahan dalam
pelaksanaan tugas
28. Bersama Manajer Mengajukan usulan proses Dokumen perizinan
melaksanakan dan perizinan kepada Direktur
menyiapkan data-data
pendukung dalam proses
perizinan yang berkaitan
dengan unit Administrasi
dan Ketatausahaan
29. Membantu menyiapkan Memberikan usulan, saran, Laporan kegiatan
kegiatan pengelolaan dan evaluasi terkait kegiatan
kerumahtanggaan Direksi pengelolaan kerumahtanggaan
Direksi
30. Mengkoordinasikan kegiatan Meminta kelengkapan data/ Laporan kinerja bidang
rapat kerja triwulanan dan informasi yang dibutuhkan bersama Direksi
 tahunan yang berhubungan dengan
pembahasan hasil kinerja yang
berada dalam garis koordinasi
maupun yang ada di unit lain
31. Melakukan koordinasi rutin, Memberikan masukan, saran, - Bukti koordinasi/
terjadwal dan insidental, dan evaluasi terhadap kinerja rapat (undangan,
dengan tim kerja di bawah tim kerja di bidang Administrasi absensi dan
koordinasi bidang dan SDM notulensi), disposisi/
Administrasi dan SDM memo
- Hasil briefing
32. Menyiapkan data-data Meminta kelengkapan data/ Data-data pendukung
pendukung untuk Direksi informasi yang dibutuhkan laporan rumah sakit
guna menunjang kegiatan kepada unit kerja lain kepada pemilik
laporan rumah sakit kepada
pemilik
33. Melakukan koordinasi rutin, Memberikan masukan, saran, Laporan kegiatan
terjadwal dan insidental, dan evaluasi terhadap kegiatan
bersama Manajer dengan di unit administrasi
Dewan Pengawas, SPI, dan
unit kerja lainnya di
lingkungan UIN Syarif
Hidayatullah perihal kegiatan
di unit administrasi

C. POSISI JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Nama Jabatan Sifat Hubungan*) Unit kerja Jumlah Orang

Atasan Rektor Lini - 1 Orang
Dewan Lini - 6 Orang
Pengawas
Direktur Lini - 1 Orang
Wakil Direktur Lini - 1 Orang
Manajer Lini - 1 Orang
Admininstrasi
dan SDM
Bawahan Staf Matrik operasional Administrasi dan 4 Orang
Ketatausahaan

*) catatan
- Lini : hubungan struktural langsung yang tercermin jelas dalam struktur
organisasi. Atasan lini memimpin unit kerja, karena bertanggungjawab
terhadap pembinaan dan pengembangan bawahan.
- Matrik operasional : hubungan tim kerja operasional, biasanya dengan anggota tim atau
bawahan yang bersifat tetap. Atasan memimpin proses kerja.
- Matriks proyek : Hubungan tim kerja bersifat proyek, dapat dilaksanakan dengan anggota
tim atau bawahan yang berganti-ganti. Atasan memimpin proses kerja
D. PENGETAHUAN, PENGALAMAN, & PELATIHAN
1. Pendidikan minimal menduduki jabatan ini : D3 terkait dengan bidang tugasnya
2. Pelatihan yang diperlukan :

No. Pelatihan Keterangan

1. Pelatihan Kepemimpinan
2. Pelatihan Kewirausahaan
3. Pelatihan Rencana Aksi Strategis
4. Pelatihan Rencana Implementasi dan Rencana Tahunan
5. Pelatihan Standar Pelayanan Minimal
6. Pelatihan Sistem Rekrutmen Pegawai
7. Pelatihan Sistem Remunerasi Rumah Sakit
8. Pelatihan Komunikasi dan CSE

3. Sertifikasi yang diperlukan :

No. Sertifikasi/ Lisensi Keterangan

4. Pengalaman yang diperlukan :

No. Pengalaman Keterangan

1. Bekerja di instansi kesehatan/ rumah sakit minimal 2 tahun -

E. KOMUNIKASI DAN RELASI

Jabatan Perihal informasi **) Tujuan **) Strategi **)
Internal * Rektor Data, laporan, Memberi/menerima verbal, presentasi,
perjanjian, penjelasan, menulis/membaca
rekomendasi hasil meyakinkan, memo,
analisis dan membaca/menulis
negosiasi, konseling
semacamnya laporan dan
dan semacamnya semacamnya
Dewan Pengawas Data, laporan, Memberi/menerima verbal, presentasi,
rekomendasi hasil penjelasan, menulis/membaca
analisis dan meyakinkan, memo,
membaca/menulis
semacamnya negosiasi, konseling
laporan dan
dan semacamnya semacamnya
Direktur Data, laporan, Memberi/menerima verbal, presentasi,
perjanjian, penjelasan, menulis/membaca
rekomendasi hasil meyakinkan, memo,
membaca/menulis
analisis dan negosiasi, konseling
laporan dan
semacamnya dan semacamnya semacamnya
Wakil Direktur Data, laporan, Memberi/menerima verbal, presentasi,
rekomendasi hasil penjelasan, menulis/membaca
 analisis dan meyakinkan, memo,
semacamnya negosiasi, konseling membaca/menulis
dan semacamnya laporan dan
semacamnya
Dokter-dokter Data, laporan, Memberi/menerima verbal, presentasi,
perjanjian, penjelasan, menulis/membaca
rekomendasi hasil memotivasi, memo,
membaca/menulis
analisis dan meyakinkan,
laporan dan
semacamnya negosiasi, konseling semacamnya
dan semacamnya
Manajer Bidang lain Data, laporan, Memberi/menerima verbal, presentasi,
rekomendasi hasil penjelasan, menulis/membaca
analisis dan meyakinkan, memo,
membaca/menulis
semacamnya negosiasi, konseling
laporan dan
dan semacamnya semacamnya
Supervisor Data, laporan, Memberi/menerima verbal, presentasi,
rekomendasi hasil penjelasan, menulis/membaca
analisis dan memotivasi, memo,
membaca/menulis
semacamnya meyakinkan,
laporan dan
negosiasi, konseling semacamnya
dan semacamnya
Karu/ Ka unit/ Ka Data, laporan, Memberi/menerima verbal, presentasi,
inst rekomendasi hasil penjelasan, menulis/membaca
analisis dan memotivasi, memo,
membaca/menulis
semacamnya meyakinkan,
laporan dan
negosiasi, konseling semacamnya
dan semacamnya
Koordinator Data, laporan, Memberi/menerima verbal, presentasi,
rekomendasi hasil penjelasan, menulis/membaca
analisis dan memotivasi, memo,
membaca/menulis
semacamnya meyakinkan,
laporan dan
negosiasi, konseling semacamnya
dan semacamnya
Staf Data, laporan, Memberi/menerima verbal, presentasi,
rekomendasi hasil penjelasan, menulis/membaca
analisis dan memotivasi, memo,
membaca/menulis
semacamnya meyakinkan,
laporan dan
negosiasi, konseling semacamnya
dan semacamnya
Eksternal * Dinas Kesehatan Data, laporan, Memberi/menerima verbal, presentasi,
rekomendasi hasil penjelasan, menulis/membaca
analisis dan meyakinkan, memo,
membaca/menulis
semacamnya negosiasi, konseling
laporan dan
dan semacamnya semacamnya
Dinas terkait lainnya Data, laporan, Memberi/menerima verbal, presentasi,
 rekomendasi hasil penjelasan, menulis/membaca
analisis dan meyakinkan, memo,
semacamnya negosiasi, konseling membaca/menulis
laporan dan
dan semacamnya
semacamnya
Aparat Pemerintah Data, laporan, Memberi/menerima verbal, presentasi,
Daerah setempat rekomendasi hasil penjelasan, menulis/membaca
analisis dan meyakinkan, memo,
membaca/menulis
semacamnya negosiasi, konseling
laporan dan
dan semacamnya semacamnya
PERSI Pusat dan Data, laporan, Memberi/menerima verbal, presentasi,
Cabang rekomendasi hasil penjelasan, menulis/membaca
analisis dan meyakinkan, memo,
membaca/menulis
semacamnya negosiasi, konseling
laporan dan
dan semacamnya semacamnya
MUKISI Pusat dan Data, laporan, Memberi/menerima verbal, presentasi,
Cabang rekomendasi hasil penjelasan, menulis/membaca
analisis dan meyakinkan, memo,
membaca/menulis
semacamnya negosiasi, konseling
laporan dan
dan semacamnya semacamnya
IDI Pusat dan Data, laporan, Memberi/menerima verbal, presentasi,
Cabang rekomendasi hasil penjelasan, menulis/membaca
analisis dan meyakinkan, memo,
membaca/menulis
semacamnya negosiasi, konseling
laporan dan
dan semacamnya semacamnya
Ahli, Konsultan, dan Data, laporan, Memberi/menerima verbal, presentasi,
lembaga perjanjian, penjelasan, menulis/membaca
independen rekomendasi hasil meyakinkan, memo,
membaca/menulis
analisis dan negosiasi, konseling
laporan dan
semacamnya dan semacamnya semacamnya

*) catatan
- Internal : Pihak-pihak di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan Rumah
Sakit.
- Eksternal : Pihak-pihak di luar UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan Rumah Sakit.

**) catatan
- Perihal informasi : Data, laporan, perjanjian, rekomendasi hasil analisis dan semacamnya.
- Tujuan : Memberi/menerima penjelasan, memotivasi, meyakinkan, negosiasi,
konseling dan semacamnya.
- Media strategis : verbal, presentasi, menulis/membaca memo, membaca/menulis laporan
dan semacamnya.
F. KONDISI KERJA

1. Waktu kerja
√Waktu kerja reguler
 Shift
 Non Shift
 On call
2. Kondisi lingkungan Kerja
√Di dalam ruangan
 Di luar ruangan
 Lingkungan berbahaya pengaruh bahan kimia/radiasi/infeksi dan semacamnya
3. Tautan fisik
√Normal sebagaimana pekerjaan perkantoran baik administrasi/teknis
 Pengamatan pada suhu obyek konsentrasi mata terus menerus
√Koordinasi antara pemikiran mendalam konsentrasi panca indra dan gerakan tangan dan
koordinasi dengan tindakan pihak lain pada momen yang bersamaan
 Koordinasi antara pemikiran mendalam konsentrasi panca indra dan gerakan tangan
 Frekuensi berjalan antar ruang tinggi
 Mengangkat beban dengan sangat hati-hati karena berresiko
 Lainnya jelaskan:
…………………………………………………………………………………………………………………………………..
4. Sifat pekerjaan
√Koordinasi antara kegiatan
 Bekerja sendiri sampai dengan hasil
√Intensif bekerja secara tim
 Lainnya jelaskan:
…………………………………………………………………………………………………………………………………..

G. TUNTUTAN ANALITIS DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Adalah tuntutan olah pikir yang melibatkan konsentrasi mental dalam merubah masukan menjadi
keluaran atau output yang terkait dengan tingkat kompleksitas tugas pedoman pengambilan
keputusan

 Baku, sangat rutin dapat dilaksanakan langsung, pedoman bersifat teknis, mudah
dimengerti
 Rutin, pola pengambilan keputusan yang telah dapat diterima lingkungan, logika sederhana
√Semi rutin
√Khusus dan operasional menterjemahkan garis besar instruksi mengikuti SOP
√Interpretasi kondisi teknis terkait prinsip-prinsip pengetahuan teknis
 Berdasarkan kebijakan bidang fungsional terkait dengan kondisi lapangan menentukan
cara dan tahapan kerja
 Berdasarkan pedoman dan kebijakan bisnis serta justifikasi terhadap kondisi operasional
 Justifiksi antara kebijakan dan kepentingan internal organisasi dengan hukum dan ilmu
pengetahuan dan aspek bisnis jangka panjang
H. RESIKO

√Terdapat kerugian material yang cukup berarti sebutkan…………………….

√dengan kerusakan serius pada alat kerja yang cukup berarti
√menimbulkan kecelakaan kerja
 menimbulkan masalah hukum yang harus ditanggung secara pribadi
 menimbulkan masalah hukum yang harus ditanggung secara organisasi
 menimbulkan masalah yang berdampak pada strategi bisnis dan kehidupan berjangka
panjang organisasi
 lainnya sebutkan
…………………………………………………………………………………………………………………………………….

I. DAMPAK (IMPACT) BAGI ORGANISASI

√Tidak langsung (indeterminate)
√Output dari jabatan berdampak pada sebagian dari total obyektif sesuatu unit yang
relative kecil dari organisasi
 Output dari jabatan berdampak pada sebagian dari total obyektif sesuatu bagian dari
organisasi
 Output dari jabatan berdampak pada sebagian dari target yang terkait pencapaian
obyektif sesuatu bagian dari organisasi
 Output dari jabatan berdampak pada sebagian dari target yang terkait pencapaian
beberapa obyektif sesuatu bagian atau keseluruhan organisasi dari organisasi

J. TANGGUNGJAWAB TERHADAP PENUNJANG MEDIS DAN ASET FISIK

1. Berapa jumlah anggaran operasional pertahun yang harus dipertanggungjawabkan oleh

jabatan ini……….
2. Berapa nilai alat/sarana/aset fisik yang berada dalam batas pengelolaan langsung jabatan ini:

Jika ada informasi lain yang perlu disampaikan tentang isi /informasi yang dapat dituliskan
disini:

K. PENGESAHAN

Disetujui Oleh :
Atasan langsung Pemegang jabatan

Nama Jelas Nama Jelas

……………………………………….. ………………………………………..

Validasi Oleh :
Tim Analisis Jabatan
 Nama Jelas Tanggal ………………………………………..
………………………………………..