Analisis Tugas

Analisis tugas merupakan aktivitas kerja, termasuk tugas-tugas yang dilakukan oleh
karyawan dan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang diperlukan untuk
menyelesaikan tugas-tugas tersebut. Sebuah pekerjaan adalah posisi spesifik yang
membutuhkan penyelesaian tugas tertentu. Tugas adalah aktivitas kerja karyawan dalam
suatu pekerjaan tertentu. Untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut, karyawan harus
memiliki tingkat pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan pertimbangan lainnya
(KSAO). Pengetahuan mencakup fakta atau prosedur. Keterampilan menunjukkan
kompetensi dalam melakukan tugas (misalnya, negosiasi adalah keterampilan yang
menghasilkan kesepakatan dengan orang lain untuk melakukan suatu tindakan tertentu).
Kemampuan mencakup kapasitas fisik dan mental untuk melakukan suatu tugas
(misalnya, kemampuan spasial adalah kemampuan untuk melihat hubungan antara objek-
objek dalam ruang fisik). Lainnya mengacu pada kondisi di mana tugas-tugas dilakukan.
Kondisi ini termasuk mengidentifikasi peralatan yang terlibat dan lingkungan tempat
karyawan bekerja (misalnya, kebutuhan untuk memakai masker oksigen dan bekerja
dalam kondisi yang sangat panas), batasan waktu untuk suatu tugas (mis, tenggat waktu),
pertimbangan keselamatan, atau standar kinerja.
Analisis tugas harus dilakukan hanya setelah analisis organisasi menentukan bahwa
perusahaan ingin mencurahkan waktu dan uang untuk pelatihan. Mengapa? Analisis tugas
adalah proses yang memakan waktu dan membosankan yang melibatkan komitmen
waktu yang besar untuk mengumpulkan dan meringkas data dari banyak orang yang
berbeda di perusahaan, termasuk manajer, karyawan yang sedang menjabat, dan pelatih.
Langkah-langkah dalam Analisis Tugas
Analisis tugas melibatkan empat langkah:
1. Pilih pekerjaan atau beberapa pekerjaan yang akan dianalisis.
2. Kembangkan daftar awal tugas-tugas yang dilakukan dalam pekerjaan dengan (1)
mewawancarai dan mengamati karyawan ahli dan manajer mereka dan (2) berbicara
dengan orang lain yang telah melakukan analisis tugas.
3. Memvalidasi atau mengonfirmasi daftar tugas awal. Langkah ini melibatkan
sekelompok UKM (pemegang jabatan, manajer, dll.) menjawab beberapa pertanyaan
mengenai tugas-tugas tersebut, baik dalam pertemuan atau survei tertulis. Jenis-jenis
pertanyaan yang dapat diajukan termasuk yang berikut ini: Seberapa sering tugas tersebut
dilakukan? Berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk melakukan setiap tugas?
Seberapa penting atau kritisnya tugas tersebut untuk keberhasilan kinerja dari pekerjaan
tersebut? Seberapa sulitkah tugas tersebut untuk dipelajari? Apakah kinerja tugas tersebut
diharapkan dari karyawan tingkat pemula?
Informasi ini digunakan untukmenentukan tugas-tugas mana yang akan difokuskan dalam
program pelatihan. Orang atau komite yang melakukan penilaian kebutuhan harus
menentukan tingkat penilaian di seluruh dimensi yang akan menentukan bahwa suatu
tugas harus dimasukkan ke dalam program pelatihan. Tugas-tugas yang penting, sering
dilakukan, dan memiliki tingkat kesulitan sedang hingga tinggi adalah tugas-tugas yang
harus diberikan pelatihan. Tugas-tugas yang tidak penting atau jarang dilakukan
sebaiknya tidak perlu diberikan pelatihan. Sulit bagi manajer dan pelatih
TABEL 3.7 Contoh Kuesioner Pernyataan Tugas
Nama Tanggal
Jabatan
Mohon beri penilaian terhadap setiap pernyataan tugas berdasarkan tiga faktor: (1)
pentingnya tugas tersebut untuk
kinerja yang efektif, (2) seberapa sering tugas tersebut dilakukan, dan (3) tingkat
kesulitan yang diperlukan
yang dibutuhkan untuk menjadi efektif dalam tugas tersebut. Gunakan skala berikut ini
dalam membuat penilaian Anda.
Frekuensi Kepentingan
4 = Tugas sangat penting untuk kinerja yang efektif. 4 = Tugas dilakukan sekali sehari.
3 = Tugas penting tetapi tidak kritis untuk kinerja yang efektif.
kinerja yang efektif.
3 = Tugas dilakukan seminggu sekali.
2 = Tugas cukup penting untuk kinerja yang efektif.
kinerja yang efektif.
2 = Tugas dilakukan setiap beberapa bulan sekali.
1 = Tugas tidak penting untuk kinerja yang efektif.
kinerja yang efektif.
1 = Tugas dilakukan sekali atau dua kali dalam setahun.
0 = Tugas tidak dilakukan. 0 = Tugas tidak dilakukan.
Kesulitan
4 = Kinerja tugas yang efektif membutuhkan pengalaman dan/atau pelatihan yang
ekstensif (12-18 bulan atau
lebih lama).
3 = Pelaksanaan tugas yang efektif membutuhkan pengalaman dan pelatihan minimal
sebelumnya (6-12 bulan).
2 = Pelaksanaan tugas yang efektif membutuhkan pelatihan dan pengalaman singkat
sebelumnya (1-6 bulan).
1 = Pelaksanaan tugas yang efektif tidak memerlukan pelatihan dan/atau pengalaman
khusus sebelumnya.
0 = Tugas ini tidak dilakukan.
Tingkat Kepentingan Tugas Frekuensi Kesulitan
1. Memastikan pemeliharaan peralatan, perkakas, dan kontrol keselamatan
2. Memantau kinerja karyawan
3. Menjadwalkan karyawan
4. Menggunakan perangkat lunak statistik di komputer
5. Memantau perubahan yang dibuat dalam proses menggunakan metode statistik

untuk memutuskan apakah tugas-tugas yang penting tetapi jarang dilakukan dan
membutuhkan
yang penting namun jarang dilakukan dan membutuhkan sedikit kesulitan harus
dimasukkan dalam pelatihan. Manajer dan pelatih harus menentukan apakah
tugas-tugas yang penting - terlepas dari seberapa sering tugas-tugas tersebut dilakukan
atau tingkat kesulitannya - akan dimasukkan ke dalam pelatihan.
akan disertakan dalam pelatihan.
4. Setelah tugas-tugas diidentifikasi, penting untuk mengidentifikasi pengetahuan,
keterampilan, atau kemampuan yang sulit untuk dipelajari atau rentan terhadap
kesalahan, seperti yang diperlukan untuk pengambilan keputusan atau
tugas-tugas pemecahan masalah. Untuk tugas-tugas ini, penting untuk menentukan
bagaimana proses berpikir
para ahli berbeda dengan para pemula. Informasi ini berguna untuk merancang pelatihan
yang mencakup jumlah latihan dan umpan balik yang tepat untuk dipelajari oleh para
pemula. Informasi ini dapat dikumpulkan melalui wawancara dan kuesioner. Ingatlah
kembali pembahasan bab ini
tentang bagaimana kemampuan mempengaruhi pembelajaran. Informasi mengenai
keterampilan dasar dan kemampuan kognitif
sangat penting untuk menentukan apakah tingkat pengetahuan, keterampilan, dan
kemampuan tertentu akan
tertentu akan menjadi prasyarat untuk masuk ke dalam program pelatihan (atau
pekerjaan) atau jika pelatihan tambahan
dalam keterampilan dasar diperlukan. Untuk tujuan pelatihan, informasi mengenai
seberapa sulit
untuk mempelajari pengetahuan, keterampilan, atau kemampuan itu penting - seperti
halnya apakah pengetahuan, keterampilan, atau
kemampuan yang diharapkan dapat diperoleh oleh karyawan sebelum melakukan
pekerjaan tersebut.49
Tabel 3.8 merangkum poin-poin penting yang perlu diingat mengenai analisis tugas.

Contoh Analisis Tugas

Masing-masing dari empat langkah analisis tugas dapat dilihat pada contoh berikut dari
sebuah perusahaan. Para pelatih diberi tugas untuk mengembangkan sistem pelatihan
dalam waktu enam bulan. Tujuan dari program ini adalah untuk mengidentifikasi tugas
dan KSAO yang akan menjadi dasar tujuan program pelatihan dan rencana pelajaran.
Tahap pertama dari proyek ini melibatkan identifikasi tugas-tugas potensial untuk setiap
pekerjaan di area pemeliharaan listrik utilitas. Prosedur, daftar peralatan, dan informasi
yang disediakan oleh UKM digunakan untuk menghasilkan tugas-tugas tersebut. UKM
meliputi manajer, instruktur, dan teknisi senior. Tugas-tugas tersebut dimasukkan ke
dalam kuesioner yang diberikan kepada semua teknisi di departemen pemeliharaan listrik.
Kuesioner tersebut mencakup 550 tugas. Tabel 3.6 menunjukkan contoh item dari
kuesioner untuk pemeliharaan listrik
pekerjaan. Teknisi diminta untuk menilai setiap tugas berdasarkan tingkat kepentingan,
kesulitan, dan frekuensi
TABEL 3.8
Poin-poin Penting
yang Perlu Diingat
Kapan
Saat Melakukan
Analisis Tugas
- Analisis tugas harus mengidentifikasi apa yang sebenarnya dilakukan oleh karyawan
dan apa yang harus mereka
seharusnya mereka lakukan dalam pekerjaan.
- Analisis tugas dimulai dengan memecah pekerjaan menjadi tugas dan tugas-tugas.
- Gunakan lebih dari dua metode untuk mengumpulkan informasi tugas untuk
meningkatkan validitas
analisis.
- Agar analisis tugas bermanfaat, informasi perlu dikumpulkan dari UKM, termasuk
pemegang jabatan, manajer, dan karyawan yang memahami pekerjaan tersebut.
- Dalam memutuskan bagaimana mengevaluasi tugas, fokusnya harus pada tugas-tugas
yang diperlukan untuk
untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan. Tugas-tugas ini mungkin bukan tugas
yang paling sulit atau memakan waktu paling lama.
Sumber: Berdasarkan A. P. Carnevale, L. J. Gainer, dan A. S. Meltzer, Workplace Basics
Training Manual (San Francisco: Jossey-Bass,
1990); E. A. Surface, "Penilaian Kebutuhan Pelatihan: Menyelaraskan Pembelajaran dan
Kemampuan dengan Persyaratan Kinerja dan Tujuan Organisasi
Tujuan Organisasi," dalam Buku Pegangan Analisis Pekerjaan: Metode, Sistem, Aplikasi
dan Ilmu Pengukuran Kerja dalam Organisasi, 1st ed.,
eds. M. A. Wilson, W. Bennett, S. G. Gibson, dan M. Alliger (Routledge Academic,
2012), hlm. 437-462.

146 Bagian 2 Merancang Pelatihan

kinerja. Skala penilaian untuk frekuensi termasuk nol. Nilai nol menunjukkan bahwa
teknisi yang menilai tugas tersebut tidak pernah melakukan tugas tersebut. Teknisi yang
memberi nilai nol pada suatu tugas
diminta untuk tidak mengevaluasi tingkat kesulitan dan pentingnya tugas tersebut.
Perangkat lunak khusus digunakan untuk menganalisis peringkat yang dikumpulkan
melalui kuesioner.
Persyaratan utama yang digunakan untuk menentukan apakah suatu tugas memerlukan
pelatihan adalah peringkat kepentingannya. Tugas yang dinilai "sangat penting"
diidentifikasi sebagai tugas yang membutuhkan pelatihan terlepas dari frekuensi atau
kesulitannya. Jika suatu tugas dinilai cukup penting namun sulit, maka tugas tersebut
tugas yang dinilai cukup penting namun sulit, tugas tersebut juga ditetapkan untuk
pelatihan. Tugas yang dinilai tidak penting, tidak sulit, atau jarang dilakukan tidak
ditetapkan untuk pelatihan.
Daftar tugas yang ditetapkan untuk pelatihan ditinjau oleh UKM untuk menentukan
apakah daftar tersebut
menggambarkan tugas-tugas pekerjaan secara akurat. Hasilnya adalah daftar 487 tugas.
Untuk masing-masing dari 487 tugas tersebut,
dua UKM mengidentifikasi KSAO yang diperlukan untuk kinerja. Hal ini mencakup
informasi mengenai kondisi kerja, isyarat yang mengawali dan mengakhiri tugas, standar
kinerja, pertimbangan keselamatan, serta peralatan dan perlengkapan yang diperlukan.
Semua data ditinjau
oleh teknisi pabrik dan anggota departemen pelatihan. Lebih dari 14.000 KSAO
dikelompokkan ke dalam area yang sama dan diberi kode identifikasi. Kelompok-
kelompok ini
kemudian digabungkan ke dalam kelompok-kelompok yang mewakili area kualifikasi.
Artinya, gugus-gugus tugas tersebut
terkait dengan tugas-tugas terkait di mana karyawan harus memiliki sertifikasi untuk
melakukan pekerjaan tersebut.
Kelompok-kelompok tersebut digunakan untuk mengidentifikasi rencana pelajaran
pelatihan dan tujuan pelatihan. Para pelatih juga
juga meninjau gugus untuk mengidentifikasi keterampilan prasyarat untuk setiap gugus.