NAMA : PINTARIA SUCIATI

NIM : 043993849

MATA KULIAH : ADMINISTRASI PERKANTORAN (3.B)

PRODI : ILMU ADMINISTRASI NEGARA

1. Laporan adalah salah satu sarana untuk menyampaikan informasi, yang memberikan
gambaran tentang apa, dimana, dan siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian-
kejadian tersebut. Oleh karena itu laporan harus dibuat sebaik mungkin, baik dalam
penampilan fisiknya maupun kelengkapan informasinya.
Tugas anda adalah membuat contoh laporan hasil kegiatan/pekerjaan kantor yang ada
di Lembaga pemerintah/swasta dan lainnya.

2. Arsip menurut UU No. 43 Tahun 2019 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh Lembaga negara, pemerintah daerah, Lembaga
Pendidikan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara. Oleh karena itu sebagai sebuah rekaman kejadian atau
peristiwa, arsip harus ditata dengan pemberkasan yang tepat.
Tugas Anda adalah melaksanakan dan menunjukkan contoh pemberkasan arsip yang
tepat.

3. Salah satu masalah yang dihadapi oleh organisasi adalah efisiensi kerja. Oleh karena
itu setiap aktivitas kerja perlu direncanakan dan dikendalikan secara baik.
Tugas Anda adalah menunjukkan contoh kasus penanganan efisiensi pekerja kantor.

1. Contoh laporan hasil kegiatan PENERTIBAN PKL (PEDAGANG KAKI LIMA) :

 PEMERINTAH KABUPATEN EMPAT LAWANG
SATUAN POLISI PAMONG PRAJA
Jl. Lintas Sumatera Km 3,5 Talang Banyu Tebing Tinggi Prov. Sumatera Selatan
Kode Pos 31453

LAPORAN KEGIATAN
PENERTIBAN PKL (PEDAGANG KAKI LIMA)

I. Dasar
1 Peraturan Bupati Empat Lawang Nomor : 72 Tahun 2016 Tentang Susunan Organisasi
Tugas Pokok, Fungsi Dan Tata Kerja Satuan Polisi Pamong Praja Kabupaten Empat
Lawang.
2 DPA. Dinas Satuan Polisi Pamong Praja Dan Perlindungan Masyarakat Kabupaten
Empat Lawang Tahun Anggaran 2021
3 Surat Perintah Tugas Nomor :300/ 64 /SPT/Satpol-PP/2021 Tentang Penertiban PKL Di
diwilayah Jalan Letda Abubakardin Tebing Tinggi Kabupaten Empat Lawang.
II. Tujuan
- Melaksanakan Penertiban Pedagang Kaki Lima (PKL) diwilayah Jalan Letda
Abubakardin Kabupaten Empat Lawang.
III. Waktu dan Kelengkapan pelaksanaan
- Tanggal 06 September 2021
- Jam 08.00 s/d selesai
- Pasar Tebing Tinggi

Kelengkapan : Personel :
- 1 Mobil Dalmas - 1 Pelton SATPOL-PP
- 1 Mobil Inova
IV. Hasil / Kesimpulan yang di dapat
- Kegiatan Penertiban Pedagang Kaki Lima diwilayah Kabupaten Empat Lawang
telah dilaksanakan dan para Pedagang sudah mengosongi Area Trotoar, Kondisi
aman dan terkendali.

V. Penutup
Laporan kegiatan Pengawalan dan Pengamanan Wakil Kepala Daerah Kab.
Empat Lawang Sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan kegiatan.

Diperiksa Oleh,
Dibuat Oleh,

NASRON, SE
NIP : 1976110420111014

YOGI PRAYETNA, SIP

 NIP : 199105272020121004

Yang Mengesahkan,

FREDI PRANATA,ST
NIP :198502102011011009

2. DEFINISI PEMBERKASAN ARSIP

Surat adalah alat komunikasi kedinasan secara tertulis. Dalam Bahasa inggris disebut
latter. Filling adalah suatu surat yang masuk dan surat keluar, kedua tersebut menjadi
penuh dan akan menjadi arsip. Pemberkasan arsip adalah penyusunan file secara
sistematis, logis, kronologi sesuai metode pemberkasan arsip cepat, tepat, akurat untuk
dapat ditemukan Kembali.

System pemberkasan adalah cara atau metode penyimpanan arsip secara sistematis
kedalam peralatan menurut aturan yang telah direncanakan. Termasuk proses penentuan
indeks, kode penyusunan dan penempatan arsip dengan cara yang sistematis sehingga
dapat dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan bila diperlukan.

PROSES PEMBERKASAN ARSIP

1. Surat yang akan diberkaskan (atau disimpan dalam filling cabinet) sudah mendapat
posisi simpan.
2. Jika ada surat-surat yang terkait digabungkan menjadi satu berkas, lalu beri clip dan
setiap berkas diberi nomor urut.
3. Sebaiknya dalam satu map berisi satu berkas
4. Didepan berkas kita diberi sekat kelompok tersier berwarna merah.
5. Didepannya lagi kita beri sekat kelopmpok sekunder yang berisi sub masalah. Sekat
kelompok sekunder mempunyai tab ditengah (atau lebih tekanan dari pada sekat
kelompok primer). Biasanya kelompok sekat sekunder primer berwarna hijau.
6. Dipaling depan kiri diberi sekat kelompok primer, sekat ini mempunyai tab pada
ujung kiri. Kelompok primer ini berisi pokok masalah. Biasayanya kelompok sekat
primer berwarna putih. Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara
kelompok masalah lain, sesuai dengan pengelompokkan masalah pada kasifikasi
arsip.
7. Arsip yang sudah tersimpan dalam satu berkas disimpan di map gantung arsip.
8. Setelah itu baru masukkan ke filling cabinet.
9. Setiap filling cabinet diberi nama
10. Begitu juga lacinya diberi nama
11. Setiap tahun daftar isi setiap laci, letakkan daftarnya di palingh depan.

SARANA PEMBERKASAN ARSIP

1. Filling cabinet
2. Sekat (guide)
3. Folder
4. Label
5. Rak Arsip
6. Tanda keluar/ Out indicator

3. EFESIENSI PEKERJAAN KANTOR

Efesiensi memiliki arti secara singkat “hemat segala-galanya”. Secara singkat

efesiensi adalah usaha menghemat materi, tenaga, waktu dan sebagainya dalam rangka
mengerjakan sesuatu untuk mencapai tujuan tertentu. Efesiensi kerja adalah pelaksanaan
pekerjaan dengan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuan yang dikerjakan dengan
cara paling mudah mengerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikit tenaganya,
paling ringan bebannya dan paling singkat waktunya. Didalam kantor seorang pegawai
yang bekerja efisien pasti memiliki kecepatan kerja yang tinggi, atau kebalikannya, jika
dia ingin menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu singkat, dia harus meningkatkan
kecepatan kerjanya, berarti dia harus bekerja dengan efisien

Efisien pekerjaan kantor dapat mempercepat pencapaian target yang telah

digariskan dengan menghemat waktu dan tenaga.

SYARAT EFISIENSI KERJA

1. Pekerjaan yang dikerjakan berguna dari hasil kerja tercapai sesuai dengan yang
ditetapkan
2. Dalam pelaksanaan harus ekonomis. Bersifat ekonomis dalam arti biaya, tenaga
kerja, bahan, waktu, dan lain-lain semua dipakai dengan setepat-tepatnya. Tidak
perlu pemborosan
3. Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan . semua pelaksanaan dapat
dipertanggungjawabkan dalam arti tidak akan terjadi hal-hal yang menyeleweng dan
yang telah ditetapkan.
4. Ada pembagian kerja yang jelas. Dengan perhitungan yang tidak mungkin
pekerjaan hanya dikerjakan oleh seorang. Maka pembagian kerja perlu dilakukan.
5. Wewenang dan tanggung jawab harus sama. Yang dimaksud adalah wewenang dan
tanggung jawab dari pemimpin bersangkutan.
6. Prosedur kerja harus praktis. Pekerjaan yang dimaksud memang dapat dilaksanakan
dengan lancar dan tidak sulit.

HUBUNGAN EFISIENSI PRODUKTIVITAS KERJA

Produktivitas kerja merupakan hubungan antara keluaran dalam bentuk barang

atau jasa dengan masukan, baik sumber daya manusia maupun non-manusia, yang
digunakan dalam produksi.

Meningkatkan produktivitas kerja mengatakan bahwa peningkatan produktivitas

pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam 4 bentuk, yaitu :

1. Pengurangan sedikit sumber daya untuk memperoleh jumlah yang sama

2. Pengurangan sedikit sumber daya sekadarnya untuk memperoleh jumlah produksi
yang lebih besar
3. Penggunaan jumlah sumber daya yang sama untuk memperoleh jumlah produksi
yang lebih besar
4. Penggunaan sumber daya yang lebih besar jumlahnya untuk memperoleh jumlah
produksi yang lebih besar lagi.

Dengan demikian maka usaha untuk meningkatkan produktivitas kerja tersebut

dilakukan melalui peningkatan efisien, dalam arti melakukan penghematan terhadap
sumber daya. Dengan diusahakan efisien makan akan meningkatkan produktivitas
kerja hubungan antara output dengan input akan menjadi lebih baik lagi. Sebaliknya
peningkatan produktivitas belum tentu menyebabkan peningkatan efisiensi karena
peningkatan produktivitas belum tentu meningkatkan efisiensi karena peningkatan
produktivitas dapat dilakukan dengan penambahan penggunaan sumber daya yang
tidak dibarengi dengan penghematan.