TENTANG

“PENGAWASAN KANTOR”

DI

OLEH
MUHARANI

KELAS AB4

GURU PEMBIMBING
NORZITA

WIYATAMANDALA BENGKALIS
TAHUN AJARAN 2023/2024
KATA PENGANTAR
 Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan makalah ini dengan judul "Pengawasan Kantor". Makalah ini dibuat untuk memenuhi
salah satu tugas mata kuliah Manajemen Perkantoran. Dalam makalah ini mengulas tentang sistem dan
sasaran control, perancangan dan pengendalian formulir, penyederhanaan pekerjaan, serta
penyederhanaan pengawasan.

Terlepas dari semua itu, kami menyadari bahwa masih ada kekurangan dari segi susunan kalimat
maupun tata bahasanya. Oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun dari para pembaca sangat
dibutuhkan untuk penyempurnaan makalah ini. Dengan harapan semoga makalah ini dapat menambah
pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca.

Bengkalis, April 2023

Penulis

ii

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL...................................................................................................................................i

KATA PENGANTAR................................................................................................................................ii

DAFTAR ISI..............................................................................................................................................iii

BAB I: PENDAHULUAN.........................................................................................................................1

A. Latar Belakang..............................................................................................................................1

B. Rumusan masalah.........................................................................................................................2

C. Tujuan penulisan...........................................................................................................................2

BAB II: PEMBAHASAN..........................................................................................................................3

A. Sistem dan Sasaran Kontrol..........................................................................................................3

B. Perancangan dan pengendalian formulir......................................................................................4

C. Penyederhanaan Pekerjaan...........................................................................................................8

D. Penyederhanaan Pengawasan......................................................................................................10

SETSA DAN KLIPING...........................................................................................................................11

BAB III: PENUTUPAN...........................................................................................................................32

A. Kesimpulan..................................................................................................................................32

DAFTAR PUSTAKA...............................................................................................................................33

iii

BAB I

PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH

Pengawasan (Controlling) merupakan fungsi manajerial yang keempat setelah perencanaan

(planning). pengorganisasian (organization), penggerakan (actuating). Perencanaan adalah proses
untuk mengamati dan mengevaluasi secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan
rencana kerja yang sudah disusun. Pengawasan adalah fungsi manajemen yang tidak kalah
pentingnya dalam suatu organisasi dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas,
wewenang, dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan agar berjalan sesuai dengan tujuan,
visi, dan misi perusahaan.

Didalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh
divisi audit internal. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi
pengawasan Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi.
Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan.

Suatu organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan, yang berguna untuk
merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai dengan
apa yang dibutuhkan atau direncanakan. Dengan adanya pengawasan, maka organisasi akan terus
berjalan dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan
dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi
pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik,
tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasi itu sendiri
maupun bagi para pekerjanya.

Pengendalian adalah proses pemantauan, penilaian dan pelaporan rencana atas pencapaian
tujuan yang telah ditetapkan untuk tindakan korektif guna penyempurnaan lebih lanjut. Beda
pengawasan dengan pengendalian adalah pada wewenang dari pengembang kedua istilah
tersebut. Pengendalian memiliki

wewenang turun tangan yang tidak dimiliki oleh pengawas. Pengawas hanya sebatas memberi
saran, sedangkan tindak lanjutnya dilakukan oleh pengendali.

Pengendalian lebih luas daripada pengawasan. Pengawasan sebagai tugas disebut supervisi
pendidikan yang dilakukan oleh pengawas sekolah ke sekolah- sekolah yang menjadi tugasnya.
Kepala sekolah juga berperan sebagai supervisor di sekolah yang dipimpinnya. Di lingkungan
pemerintahan, lebih banyak dipakai istilah pengawasan dan pengendalian.

B. RUMUSAN MASALAH

1. Bagaimana sistem dan sasaran control pengawasan kantor?

2. Bagaimana perancangan dan pengendalian formulir kantor?

3. Bagaimana penyederhanaan kerja dalam kantor?

4. Bagaimana pengederhanaan pengawasan kantor?

C. TUJUAN PENULISAN

1. Untuk mengetahui sistem dan sasaran control pengawasan kantor

2. Untuk mengetahui perancangan dan pengendalian formulir kantor

3. Untuk mengetahui penyederhanaan kerja dalam kantor

4. Untuk mengetahui pengederhanaan pengawasan kantor

BAB II
 PEMBAHASAN

A. SISTEM DAN SASARAN KONTROL

1. Pengawasan Kualitas

Salah satu bidang yang penting untuk mana pengawasan diterapkan dalam kantor adalah
kualitas pekerjaan. Kualitas yang kurang baik menghalang-halangi pelayanan kantor yang
penting. Surat yang kurang baik, formulir kantor yang kurang tepat, dan kesalahan dalam
memberikan data biaya mengurangi efektivitas pengurusan informasi.

Pada umumnya kekurangan akan pengawasan yang memadai mengenai kualitas dapat
mengakibatkan 3 macam kerugian. Kesalahan pekerjaaan tatausaha dapat mengakibatkan
pembuatan keputusan yang salah. Kegagalan mengolah suatu pertanyaan dnegan tepat dapat
mengakibatkan kerugian penjualan seorang langganan. Juga kualitas yang kurang baik dapat
mengakibatkan hilangnya waktu dan uang termasuk dalam mendapatkan dan memperbaiki
kesalahan-kesalahan kantor. Sering kerugian ini tidak diperhatikan. Adapun Teknik Pengawasan
Kualitas adalah sebagai berikut:

a. Inspeksi total, berupa pengecekan menyeluruh terhadap seluruh unit kerja atau tugas yang
dilakukan oleh pegawai dan menjelaskan apakah standart kualitas minimum sudah tercapai, dan
bila belum, bagaimana memperbaikinya. Namun teknik ini kurang efektif jika frekuensinya
terlalu sering, apalagi tanpa alasan yang kuat, karena pegawai akan merasa terlalu diawasi
sehingga membuat suasana kerja tidak kondusif.

b. Pengecekan pada area tertentu, dilakukan melalui pengecekan kinerja pegawai di suatu
departemen atau divisi tertentu, seperti departemen keuangan, yang dilakukan secara periodik.
Penggunaan komponen statistk akan menambah validitas data yang diperoleh dalam fungsi
pengawasan.

c. Pengontrolan kualitas dengan statistik. Apabila inspeksi total belum diperlakukan pengecekan
pada divisi tertentu tidak terlalu akurat, manajer administrasi dapat menggunakan teknik ini
dengan memakai data yang

berbasis sample yang dipilih untuk memfaliditas dan realibilitas pengukuran.

3
d. Kesalahan nihil, merupakan teknik prefentif terhadap potensi kesalahan yang dilakukan oleh
pegawai sejak pertama kali mengerjakan tugasnya. Hal ini juga dapat memotifasi pegawai untuk
selalu bebas dari kesalahan. Ketika teknik ini diterapkan, mereka seyogyanya diberikan imbalan
yang setimpal atas tiadanya kesalahan yang dilakukan dan peningkatan kinerja yang telah
dilakukan.

2. Pengawasan Kuantitas

Pengawasan kuantitas yang diterapkan pada prosedur perkantoran berhubungan dengan jumlah
kertas yang diproses atau sejumlah pekerjaan yang dilakukan pada tiap kertas. Pengawasan
kuantitas merupakan bagian terpenting dari semua usaha pengawasan manajerial dalam suatu
kantor. Apabila pekerjaan kantor telah dikerjakan secara efisien, maka informasi yang penting
harus dikendalikan dengan cara yang sebaik-baiknya. Pekerjaan yang benar-benar tidak
diperlukan atau kurang baik diselesaikan harus diselidiki dan dibenarkan kondisinya sebagai
akibat praktek-praktek pengawasan kuantitas dalam kantor. Untuk mengontrol fluktuasi
pekerjaan kantor, bebrapa tindakan yang dapat dilakukan antara lain:

a. Over time, banyak perusahaan yang menambah jam kerja atau lembur untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan dengan deadline yang terbatas atau Karena volume pekerjaan menumpuk.

b. Temporary help, jika penambahan jam kerja kurang memadai atau kurang tepat dilakukan,
pemakaian tenaga temporer dalam menghadapi peak season dapat dilakukan.

c. Part-timer help jika fluktuasi terjadi secara regular, menyewa tenaga paruh waktu juga dapat
dilakukan.

d. Floating work unit. Beberapa organisasi telah mengembangkan unit kerja yang akan dipakai
jika mereka memang diperlukan dalam penyelesaian proyek dengan volume kerja yang tinggi
atau time limit yang terbatas.

e. Cycle biling. Banyak organisasi yang mempunyai jumlah pelanggan yang besar
mengimplementasikan teknik ini untuk mengurangi antrian layanan yang akan dilakukan.

B. PERANCANGAN DAN PENGENDALIAN FORMULIR

1. Definisi dan Macam Formulir Kantor

4
 Formulir kantor adalah selembar kertas atau lebih yang digunakan untuk mencatat kegiatan
kantor yang repetitif atau berulang-ulang dengan mencantumkan instruksi atau pertanyaan
mengenai urutan data atau informasi yang harus diisi atau dilengkapi oleh penggunanya untuk
kemudian diteruskan pada pihak-pihak yang berkepentingan dalam mengolah dan membuat
keputusan atas data dan informasi tersebut.

Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebgai bukti transaksi atau sering juga disebut
dokumen. Dalam arti luas, formulir dapat diartikan secarik kertas yang telah diatur formatnya
sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Dengan meluasnya pemakaian
komputer, maka pemakaian formulir elektronik juga semakin banyak. Dalam hal ini, formulir
dapat diartikan sebagai ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk
menampung data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.

Formulir adalah lembaran atau surat yang harus diisi. Jenis formulir bermacam-macam.
diantaranya formulir pendaftaran, kartu keluarga, wesel pos. kartu pos, daftar riwayat hidup,
selip tabungan, dan lain-lain. (Ifa iklassiyah, 2010). Formulir kantor dibedakan menjadi dua,
yaitu:

a. Formulir intern, yaitu formulir yang digunakan dalam lingkungan perusahaan. Contoh: Tiket-
tiket biaya, formulir pengeluaran, order pabrik, permohonan bahan, data penjualan, ket mgnai
hasil pekerjaan pegawai.

b. Formulir ekstern, yaitu formulir yang digunakan untuk menjalin hubungan dengan pihak luar
perusahaan. Contoh: order pembelian, faktur-faktur.

2. Tujuan dan Manfaat Formulir Kantor

Formulir merupakan catatan kantor yang paling banyak digunakan oleh kantor. Formulir
membantu dalam kelancaran kegiatan operasional kantor karena mempunyai tujuan dan manfaat
yang besar bagi para penggunanya. Menurut Sudarmayanti, tujuan dan manfaat dipergunakannya
formulir oleh setiap kantor adalah:

a. Mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali keterangan yang sama/berulang-

ulang.

b. Mengadakan keseragaman atau pembakuan kerja.

c. Mempermudah dalam pengklasifikasian data

d. Mempermudah tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja.

e. Sebagai alat pemberian instruksi

 5

f. Sebagai alat perencanaan

g. Sebagai alat pengawasan dan evaluasi.

3. Pertimbangan Dalam Disain Formulir Kantor

Formulir harus dibuat dengan metode yang ekonomis namun tetap mempertahankan kualitas
formulir. Pertimbangan yang perlu diperhatikan dalam mendesain suatu formulir adalah:

a. Pertimbangan Fungsional

1) Tujuan dari formulir

2) Informasi yang perlu dimasukkan dalam formulir

3) Identifikasi secukupnya

4) Jenis barang menurut urutan yang logis

5) Bentuk umum formulir

6) Jumlah kopi/tembusan.

b. Pertimbangan fisik

1) Tinta

2) Cetakan

3) Kertas yang digunakan

4) Metode untuk membuat kopi/ tembusan karbon

4. Pengendalian terhadap formulir kantor

Pengawasan formulir perlu dilakukan guna mengatasi ketidakefisienan penggunaan formulir

dalam suatu kantor. Pengendalian formulir merupakan metode untuk membatasi, mengarahkan,
mengatur penggunaan formulir kantor. pengendalian formulir

a. mencegah jangan sampai adanya formulir yang digunakan tidak sebagaimana mestinya

b. mencegah jangan sampai ada formulir yang diubah tanpa persetujuan sebelumnya.
 6

c. mencegah jangan sampai ada formulir yang beredar tanpa sepengetahuan yang berwenang

Menurut Winardi, pengendalian formulir dapat dilakukan melalui:

1. Sentralisasi pekerjaan. Guna mensentralisasi formulir maka tindakan yang perlu dilakukan
adalah:

a. Umumkan kepada pegawai mengenai unit yang berwenang mengendalikan formulir, fungsi-
fungsi dan wewenang unit tersebut

b. Bekukan semua aktivitas dalam bidang formulir pada "status quo-nya". Setiap penambahan,
perubahan atau pembelian harus dirundingkan dan disetujui oleh unit yang berhak
mengendalikan

c. Kumpulkan minimal 2 buah fotocopy formulir tersebut dalam arsip sentral.

d. Buatlah sebuah daftar terperinci untuk semua formulir yang menunjukkan nomor formulir,
nama formulir, dan cantumkan nama relevansi (jika form tsb dibeli dari pihak luar). Sebaiknya
mempergunakan kode sederhana untuk identifikasi formulir. Misalnya:

C menunjukan kartu (card)

E menunjukan amplop (envelope)

P menunjukan alas (pad)

S menunjukan sheet tunggal (sheet)

T menunjukkan label (tag)

X menunjukan hal kontinyu

A menunjukan 25 sheet atau set

B menunjukan 50 sheet atau set

Contoh: F9-45PC menunjukkan formulir pada gedung 9, nomor 45 yang disediakan dalam
jumlah/alas 100 sheet.

2. Analisis, setiap formulir perlu dianalisis guna menentukan apakah formulir tersebut dapat
dihapuskan, dikombinasikan atau diperbaiki.

3. Standarisasi, dikatakan standar jika formulir tsb telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan
 7

C. PENYEDERHANAAN PEKERJAAN

1. Definisi Penyederhanaan Kerja

Menyederhanakan berarti membuat suatu system yang ruwet atau pekerjaan yang sukar
manjadi lebih mudah atau ringan. Model penyederhanaan kerja menggambarkan seperangkat
pedoman umum untuk menganalisis sistem.

Konsep penyederhanaan kerja adalah filosofi dasar bahwa semua operasi kerja dapat menjadi
cara yang lebih baik untuk melakukan setiap tugas. Dasar model penyederhanaan kerja dapat
dinyatakan dalam bentuk pertanyaan dengan kata- kata kunci dikapitalisasi,

Ketika program penyederhanaan kerja dimulai di kantor, urutan logis dari langkah ini diikuti
dalam rangka untuk memfasilitasi analis mengumpulkan informasi tentang apa pekerjaan yang
sedang dilakukan. satu set langkah-langkah berurutan berikut, selama waktu pertanyaan analis di
mana dan kapan pekerjaan dilakukan, yang melakukan pekerjaan, dan bagaimana itu dilakukan.
Setiap langkah dalam urutan adalah diikuti oleh permintaan untuk alasan eksplisit mengapa
pekerjaan dilakukan dengan cara tertentu serta bagaimana hal itu harus dilakukan.

Pertanyaan-pertanyaan ini bermaksud untuk mengungkap fakta-fakta yang memiliki bantalan

yang paling untuk studi sistem ke diidentifikasi, langkah- langkah teratur, yang membuat
masalah pemecahan tugas-tugas lebih mudah untuk menyelesaikan. Dengan waktu yang cukup,
kesabaran, dan perhatian terhadap detail, analis dapat mengidentifikasi pertanyaan-pertanyaan
dasar yang memerlukan jawaban jika sistem ini adalah untuk ditingkatkan. Seperti peningkatan
hasil yang lebih baik. lebih cepat, lebih nyaman, lebih sederhana, dan metode yang kurang mahal
dari melakukan pekerjaan Sebuah diskusi tentang teknik yang digunakan dalam pekerjaan.

2. Tujuan dari Penyederhanaan Kerja

Mencari cara kerja yang terbaik (lebih mudah, lebih cepat, efisien, efektif. dan menghindari
pemborosan material, waktu, tenaga dll).

3. Asas Penyederhanaan

Menyederhanakan berarti membuat suatu system yang ruwet atau pekerjaan yang sukar
manjadi lebih mudah atau ringan, palaksanaan asas ini sebagai berikut:

a. Pedoman tentang tata cara. Tata cara dari suatu karaja perkantoran hendaknya memiliki yang
benar-benar menghemat sumber-sumber kerja, yaitu cara-cara yang termurah.

b. Pedoman tentang perlengkapan tata usaha.

 8

c. Segenap perlengkapan tatausaha dari material sampai mesin dan perabot kantor sejauh
mungkin hendaknya di usahakan standardisasi untuk memudahkan pengadaan.

d. Pedoman tentang pengorganisasian tatausaha.

4. Langkah-Langkah Penyederhanaan Kerja

a. Memilih kegiatan kerja, yaitu kegiatan yang tidak efisien atau kegiatan yang penyelesaiannya
lambat dan ingin diperbaiki.

b. Pengumpulan dan pencatatan data/fakta yang berkaitan dengan metode kerja yang selama ini
dilaksanakan, informasi yang berkaitan dengan urutan kegiatan, gerakan-gerakan kerja, layout
dll.

c. Analisa terhadap langkah-langkah kerja. Langkah-langkah yang tidak efisien dicari sebab-
sebabnya.

d. Usulan altmatif metode kerja yang lebih baik. Diusulkan yang dianggap efisien dan efektif,
sebelum usulan diputuskan terlebih dahulu di uji coba.

e. Aplikasi dan evaluasi metode kerja baru. Mengaplikasikan alternatif yang lebih baik untuk
menggantikan metode yang lama, evaluasi.

5. Contoh Penyederhanaan Kerja

a. Ambil data dan surveylah secara menyeluruh tentang sistem kerja yang ada. termasuk sub-sub
sistem pendukungnya, siapa yang terkait, arus kerja seperti apa, Catatlah semua fakta yang ada.

b. Analisalah data dan fakta yang ada, bila mengkin gunakan simbol-simbol yang ada pada flow
chart, gunakan juga metode-metode lain seperti : Diagram pohon, organization da method, data
flow diagram, dsb, sehingga diketahui akar permasalahan.

c. Tentukanlah metode yang tepat, alat dan mesin yang digunakan, prosedur baru yang akan
diterapkan dan form-form baru (bila memeng berubah agar sesuai dengan metode baru) dsb.

d. Implementasikan. Sosialisasikan cara baru tersebut dan terapkan secara perlahan-lahan tahap
demi tahap, sehingga dapat diterima oleh semua pihak. e. Evaluasi Secara periodik lakukan
evaluasi terhadap metode baru tersebut bersama-sama dengan tim dan sesuaikan dengan kondisi
yang ada tanpa merubah tujuan penyederhanaan arus kerja.
 9

D. PENYEDERHANAAN PENGAWASAN

1. Unsur-unsur Pengawasan

Untuk menyederhanakan pengawasan, maka perlu diketahui hal apa saja yang perlu di awasi.
Menurut Quible (2001), jika unsur-unsur dibawah ini dihilangkan maka akan berpengaruh
terhadap proses pengawasan yang kurang optimal, unsur tersebut ialah:

a. Faktor yang diawasi. Sebelum pengawasan dilakukan, pengawas sebaiknya diberikan

pemahaman mengenai faktor apa yang akan diawasi.

b. Melakukan identifikasi terhadap hasil yang telah diharapkan. Mengindentifikasi parameter

yang kurang atau tidak jelas mengenai hasil yang diinginkan.

c. Pengukuran terhadap kinerja. Sebelum membandingkan hasil yang aktual dengan hasil yang
diharapkan, hasil aktual terlebih dahulu harus diukur.

d. Melakukan pembenahan. Jika hasil aktual kurang atau lebih kecil dari hasil yang diharapkan,
sebaiknya melalukan koreksi untuk mengurangi gap yang terjadi.

2. Proses-proses Pengawasan

Dalam pengawasan terdapat proses-proses, proses tersebut ialah:

a. Perencanaan Strategi (programming). Pada proses perencanaan ini perusahaan atau organisasi
memilih program yang akan mereka lakukan serta memperkirakan sumber daya untuk
pengalokasian setiap program yang sudah ditentukan.

b. Penyusunan Anggaran (budgeting). Pada proses penyusunan anggaran ini organisai

merencanakan program secara terperinci, dinyatakan dalam satu moneter untuk periode tertentu
dan biasanya pada hal ini dalam waktu satu tahun. Anggaran ini sesuai dengan anggaran yang
sudah dikumpulkan dari pusat pertanggung jawaban.

c. Pelaksanaan Anggaran (operating). Pada proses pelaksanaan anggaran ini yang dilakukan ialah
pencatatan hal yang mengenai sumber daya yang digunakan dan hasil dari penerimaan-
penerimaan. Biaya dan catatan tersebut dikelompokkan berdasarkan dengan program atau
rencana yang telah ditentukan oleh pusat tanggung jawab. Pengelompokkan sesuai program atau
rencana digunakan sebagai landasan untuk program di pemrograman selanjutnya. Dan untuk
mengukur kinerja manajer yang digunakan ialah pengelompokkan sesuai dengan pusat tanggung
jawab.

10
d. Evaluasi Kinerja (analysis). Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan
dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan
keputusan bagai manajer.

e. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi. Bila diketahui dalam. pelaksanaannya terjadi

penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan

SKETSA DAN KLIPING

11
Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu
pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb. Apabila dirinci
peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:

a. Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau

tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.

b. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali
atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.

Yang Termasuk alat-alat kantor sebagai berikut:

A.) Mensin kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, elektronis maupun
magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan atau
mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar
aktivitas kantor. Yang termasuk mesin kantor diantaranya adalah computer, telepon, internet,
mesin tik manual dan elektronik, dan sebagainya.

-Klasifikasi Mesin-mesin Kantor, Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai
bentuk dan jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja
komponen mesin dan fungsi mesin kantor.

1. Tenaga penggerak

Menurut tenaga penggerak, mesin kantor dibagi menjadi dua yaitu:

a. Mesin manual, adalah mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia
atau tenaga murni.

b. Mesin Listrik

Mesin listrik, adalah mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.

2. Cara kerja komponen mesin Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi
menjadi dua yaitu:

a. Mesin mekanis, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja
hanya pada eaktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yang
digerakkan dengan tenaga listrik.

12
b. Mesin elektronik, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau
menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan menggunakan tenaga
listrik.

3. Fungsi

Menurut fungsinya, mesin kantor dibagi menjadi delapan yaitu:

a. Mesin penghimpun data atau informasi

Mesin penjilid (binding machine)

 Stapler (hecht machine)

b. Mesin pemisah

• Mesin pembuka surat (letter opener)

•Mesin pemotong kertas (paper cuter, guillotine)

Mesin pelubang kertas (punch card machine)

 Asahan pensil (pencil sharpener)

c. Mesin pencatat data atau informasi

•Mesin dikte (dictating machine)

Mesin tik (typewriter)

 Mesin penomor (numbering machine)

Mesin pencetak perangko (franking machine)

• Stampel (time dan date stamps)

 Pencatat uang kas (cash register)

 Microfilm

d. Mesin pengolah data

Mesin jumlah (adding machine)

• Mesin hitung (calculating machine)

 Komputer

13
e. Mesin pengganda

 Mesin stensil (stencil duplicator)

 Mesin stensil spiritus (spirit duplicator)

 Mesin fotokopi

 Mesin perekam sheet (sheet cuter, scanner)

 Mesin offset

Jenis Peralatan

Kantor Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan.
Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun) karena dibuat dengan
bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya. Fungsi
peralatan kearsipan antara lain: sebagai sarana penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk
mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, serta sebagai alat
pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama. Sebelum mempertimbangkan
secara rinci berbagai macam tentang peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting
yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut.

1. Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan

secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci
yang tidak terlalu dalam.

2. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan

secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.

14
3. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara
berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping. Pekerjaan mengarsip merupakan
bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan
yang digunakan di bidang kearasipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam
bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk
kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).

Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut.

1. Filing Cabinet

Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang
paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000
lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang.
Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.

Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder
atau folder gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat,
di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di
dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan
folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.

Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan
bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk
menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, karena lebih
kuat. Penggunaan filling cabinet dilengkapidengan:

1. Tab,

Ialah bagian menonjol di sebelah atas guide atau map berukuran lebih kurang: lebar 1,15 cm,
panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari ujung kiri petunjuk (guide) sampai ke
kanan. Guna tab adalah mencantumkan pokok masalah, kode dan tanda-tanda petunjuk lainnya.

15
2. Sekat atau Guide

Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan
kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikasi arsip

- Dibuat dar ikarton tebal (supaya dapat tegak)

-Memilik ibagian yang menonjol yang dinamakan tab. Contoh pembuatan/penggunaansekat

* Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok primer
(pokok masalah).

* Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di tengah, digunakan untuk
menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah).

* Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah)

2. Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar)

Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar.

Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali
arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau
besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral

3. Lemari Arsip

16
Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini
dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan
engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca. Ada juga yang dibuat untuk menyimpan
banyak arsip dengan menghemat ruangan, lemari seperti ini yang dinamakan dengan roll o pack.
Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih
dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal)
dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map, berfungs iuntuk menyimpan berbagai macam
bentuk arsip, misalnya:

-Rol film

- Ordner, dan lain-lain

4. Rak Arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral
(menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam
ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak
punggung dari ordner atau kotak arsip,

17
yang berguna untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip
dapat dibuat dari kayu atau besi.

5. Map Arsip

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk
menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar.

Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip
ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut.

a. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini
berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap
folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan
arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.

b. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepitdi tengah map. Map ini tidak mempunyai
daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dlamnya digunakan penjepit. Arsip yang
di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif,
Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan
perforator.

c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas
tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan
arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal. Map ini
mempunyai tab (bagian yang menonkjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang
arsip yang ada di dalam folder tersebut.

18
d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini
dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk
menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

6. Guide

Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiridari 2 bagian, yaitu sebagai berikut.

a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks
(pengelompokan) arsip.

b. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.

Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau
dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelcter.

Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa
surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai
ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.

Posisi tab guide dapat diatur penempatanny, yaitu sebagai berikut.

a. Guide pertama, yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok
utama (main subject).

b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan
kelompok sekunder (sub subject) Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah
kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih luas lagi.

19
7. Ordner

Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi
penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan
menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika
diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500
lembar arsip/surat.

Untuk memper mudah penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila kita menggunakan
peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan menggunakan ordner atau
sejenisnya, maka perlu diketahui beberapa istilah sebagai berikut:

a. Dead space = bagian yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media informasi

b. Expansion space = bagian yang digunakan untuk menampung arsip dan tambahannya dari
waktu ke waktu

c. Pape thickness = tebal media informasi

d. File thickness = tebal keseluruhan dari media, informasi dan dengan holder secara
keseluruhan.

e. Access Room = jarak antara file satu dengan file yang lainnya untuk mempermudah
penyimpanan dan pengambilan file

8. stapler

- stapler

20
- stapler remover

Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan
dengan menggunakan tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru
befungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga
cukup kuat. Sedangkan alat untuk melepas staples dinamakan staples remover. Jangan
memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi
kemacetann di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler. Stapler sangat populer
sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasi dari suara yang dikeluarkan saat ini,
seperti jekreken, jepretan, dan cekrekan.

Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:

a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10
lembar kertas.

b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar
kertas.

c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar
kertas.

21
9. Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai
berikut.

a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama,
plastik, dan lain-lain.

b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas yang akan disimpan dalam
map snelhecter atau ordner

c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan
ke dalam ordner. Perforator digerakkan dengan tenaga manusia.

Cara kerja dan komponennya mekanis. Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm.
Perforator terbuat dari logam.

Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut.

a. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat
sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.

b. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi
perforator.

Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang

10. Numerator

22
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk
dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut.

a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit

b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6
digit.

Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur
angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak
digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering.

11. Kotak/Box

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya
terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam
folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).

23
12. Alat Sortir

Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses,
dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam
bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini
dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal)

13. Label

Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya
diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas sengan
berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem
lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan.

14. Tickler File

24
Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan
arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau
kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan
untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi
juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip

15. Cardex (Card Index) Cabinet

Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan
menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam
kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja

16. Rak/Laci Kartu

25
Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-
kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci
dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

17. Microfilm

Microfilm adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada film dalam
ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.

18. Komputer

26
Komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan
pekerjaansecarasistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat
menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan.

Bagian-bagian komputer.

Sistem computer merupakangabungan (konfigurasi) daribeberapabagian, yaitu:

a. Keyboard (papanketik), terdiri dari kunci-kunci atau tuts-tuts, sebaga ialat input yang
berfungsi untuk memasukkan dan mentransmisikan data maupun program kedalam Central
Processing Unit (CPU).

b. Monitor (screen), adalah alat yang berfungsi menayangkan secara fisual operasi dari keyboard
dan hasil pengolahan komputer.

c. Central Processing Unit (CPU), adalah unit yang mengendalikan seluruh operasi system
komputer.

d. Punched Card, adalah media input atau output, yang berupa kertas tebal/karton dengan ukuran
tertentu.

e. Printer (mesin cetak), adalah peralatan output yang berfungsi untuk mencetak hasil pengolahan
data dari CPU.

f. Kertas Printer, adalah kertas yang dibutuhkan untuk melihat hasil cetakan.

g. Disk Drive, adalah tempat untuk menyimpan disk yang digunakan.

h. Disk, adalah media untuk menyimpan bermacam-macam data. Jadi keterangan yang akan
disimpan di disk, harus diketik dulu. Ada bermacam-macam bentuk penyimpanan disk, antara
lain:

1) Disk Box storage, yaitusemacamkotak plastic, dandilengkapidengankunci.

2) Disk pocket storage, yaitusemacamdompet yang terbuatdari plastic ataukulit.

3) Disk folder storage, yaitu sejenis map yang dapat di gantung pada filing cabinet atau
semacamnya. Disk lever arch folder strorage, yaitu semacam ordner untuk menampung disk
yang telah ditempat kanpada kantong plastic bening.

19. Alat Penyimpanan Khusus

27
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentum-
bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya. Alat ini
mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan
teknologi. Sebelum ada flash disk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini
dapat terbuat dari logam dan plastik. Alat-alat tersebut di atas sangat memungkinkan untuk
mengalami perkembangan, baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena
mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang wawasan dan pengetahuan
kita.

20. Meja dan Kursi Kantor

Meja kantor dan kursi kantor merupakan alat kantor wajib pertama yang pasti dimiliki setiap
kantor. Diatas meja kantor umumnya terdapat peralatan komputer, file-file pekerjaan dan
peralatan pribadi karyawan yang menunjang pekerjaan.

Meja dan kursi kantor biasanya didesain sedemikian rupa dengan ketinggian yang disesuaikan
dengan standar tertentu agar para pegawai nyaman dan tidak pegal ketika berlama-lama
beraktivitas menggunakannya.

28
21. Printer dan Scanner

Printer digunakan untuk mencetak dokumen dari softcopy atau file menjadi file dalam bentuk
hardcopy yang tercetak dalam kertas. Sedangkan, scanner adalah alat yang digunakan untuk
mengubah file dalam bentuk hardcopy menjadi softcopy dalam bentuk file di komputer.

Pada beberapa jenis printer. Fungsi keduanya digabungkan atau dijual dalam 1 alat (mesin
printer & scanner). Namun, umumnya kedua mesin tersebut dijual dalam bentuk terpisah printer.

22. Mesin Fotokopi

Mesin fotocopy digunakan untuk menduplikasi file yang terdapat pada hard copy atau kertas.
Pengadaan alat ini penting untuk menunjang kecepatan kerja karyawan. terutama untuk
penduplikasian file-file laporan yang biasa diserahkan ke atasan atau bagian lain.

23. LCD Proyektor

29
Lcd proyektor digunakan untuk menampilkan resolusi layar lebih besar dari ukuran layar
komputer normal. Alat ini digunakan ketika kita melakukan presentasi dalam rapat perusahaan,
baik itu dengan petinggi perusahaan, tim ataupun klien-klien perusahaan.

24. Kalkulator

Semua pekerjaan kantor harus dilakukan secara cepat dan dinamis, salah satunya dalam urusan
hitung menghitung. Kalkulator penting untuk anda yang bekerja di bidang keuangan atau
perhitungan yang lain.

Dengan kalkulator penghitungan data-data sederhana dapat lebih mudah dilakukan dan hasilnya
lebih bisa dipertanggungjawabkan daripada kita menghitung manual menggunakan kertas.

25. Pesawat Kantor

yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan
sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb

Contoh gambar pesawat telepon:

30
Interior kantor

yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga
tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb. contoh gambar interior
kantor:

Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu

pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb. Apabila dirinci
peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:

a. Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak
tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.

b. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali
atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting.

31
 BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat
berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Sistem pengendalian
merupakan suatu cara yang tepat dan teratur dalam satu kesatuan yang saling berintegrasi antara yang satu
dengan yang lain untuk mencapai sebuah tujuan.

Pengawasan sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika tidak ada pengawasan dalam suatu
organisasi akan menimbulkan banyaknya kesalahan- kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari
bawahan maupun lingkungan. Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu
komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi. Serta pengawasan dapat
memicu terjadinya tindak pengoreksian yang tepat dalam merumuskan suatu masalah.

Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi. Disebabkan perlu adanya
hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi Pengawasan disarankan
dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi dari yang baik menjadi leibh
baik lagi.

32
 DAFTAR PUSTAKA

Listyaningrum,Dori Novita. 2015. Penyederhanaan Kerja

https://www.slideshare.net/doriilistypeach/penyederhanaan-kerjadori-novita-

1162012023. (Di akses pada 02 April 2020).

Putri, Alsela Eka. 2017. Pengawasan Pekerjaan Kantor

https://www.academia.edu/25991134/Sistem Pengawasan Pekerjaan Kantor (Di akses pada 02 April

2020).Yuliantari, Kartika. 2015. Perencanaan dan Pengendalian Formulir Kantor.
http://kartikayuliantari.blogspot.com/2015/07/pertemuan-10-perencanaandan. html. (Di akses pada 02
April 2020.)

33