Tugas.

1
1. Lingkungan organisasi  dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu eksternal dan internal.

Sebutkan dan Jelaskan masing-masing lingkungan tersebut

2. Perencanaan dalam organisasi dengan berbagai variasinya ditujukan untuk membantu
mencapai tujuan organisasi  secara maksimal.

Sebutkan dan jelaskan masing-masing Jenis-jenis Perencanaan dan Proses Perencanaan  dalam
sebuah organisasi

Jawaban Tugas 1

a) Lingkungan Internal menjadi bagian dari lingkungan yang dihadapi oleh manajer
individual, bukan organisasi secara keseluruhan. Bagian lingkungan langsung internal
adalah pekerja, dewan komisaris, pemegang saham dan jaringan stakeholder.

1) Pekerja, karyawan merupakan sumber daya organisasi. Hubungan antar a

manajer-karyawan cukup menyita perhatian ahli manajemen. Jika karyawan dan
organisasi atau manajer mempunyai tujuan yang sama, organisasi akan berjalan
dengan semakin efektif. Sebaliknya juga, jika manajer mempunyai posisi yang
kuat, karyawan akan memaksakan kepentingannya dengan mengorbankan
kepentingan manajer atau organisasi.

2) Dewan Komisaris, dewan komisaris biasa dijumpai pada perusahaan dengan

bentuk perseroan terbatas (PT). Dewan komisaris ditunjuk untuk mewakili
pemegang saham. Tugas pokok dewan komisaris adalah mengawasi manajemen
dan memastikan manajemen bekerja untuk mencapai tujuan organisasi.

3) Pemegang Saham, pemegang saham memberikan modal ke perusahaan dalam

bentuk penyertaan. Mereka dengan demikian memiliki perusahaan dan
mempunyai hak-hak dan kewajiba yang melekat pada kepemilikannya. Hak
mereka antara lain berbagi keuntungan. Kewajiban mereka antara lain
menaggung resiko perusahaan.

4) jaringan stakeholder, pihak-pihak yang telah disebutkan diatas, yang

menentukan nasib perusahaan (stakeholders), membentuk jaringan antar-
stakeholder dan dengan organisasi. Stakeholder juga dapat berperan ganda.
Karyawan organisasi akan menjadi stakeholder sebagai karyawan juga pun
konsumen. Kepentingan pihak stakeholder tidak selalu sama, bahkan sering
berbeda-beda.

b) Lingkungan Eksternal, secara langsung maupun tidak langsung, cepat atau lambat
lingkungan eksternal pasti akan mempengaruhi suatu lingkungan organisasi yang
sebagai berikut:

1) Konsumen, Konsumen membeli produk yang dihasilkan oleh organisasi dengan

tujuan untuk memenuhi kebutuhannya. Konsumen tentu saja sangat menentukan
 nasib suatu organisasi. Apabila suatu organisasi gagal memenuhi kebutuhan
konsumen, organisasi tersebut akan ditinggalkan oleh konsumennya.

2) Pemasok, merupakan pihak yang memberikan input perusahaan berupa bahan

baku, bahan setengah jadi, karyawan, modal keuangan, informasi atau jasa yang
diperluka organisasi. Organisasi seharusnya tidak bergantung pada satu pemasok
dan hubungan yang erat dengan pemasok dapat mengefisienkan kegiatan
organisasi.

3) Pesaing, organisasi perusahaan akan berebut konsumen dengan pesaing. Pesaing

memberikan produk yang mempunyai fungsi yang sama dengan yang dihasilkan
organisasi untuk memenuhi kebutuhan tertentu.

4) Pemerintah, pemerintah biasanya berpean sebagai “wasit” danmemastikan aturan

main berjalan dengan semestinya.menajer perlu memahami proses pengambilan
keputusan pemerintah. Meskipun pemerintah diharapkan menjadi wasit yang adil,
pengambilan keputusan akan diwarnai oleh perbenturan kepentingan.

5) Lembaga Keuangan, selain memberikan input modal keuangan yang diperlukan,

lembaga keuangan menjadi perantara bagi organisasi ke pasar keuangan. Pasar
keuangan akan memperlancar aliran dana dari pihak surplus dana ke pihak yang
membutuhkan dana atau defisit dana. Manajer harus memperhatikan dinamika
pasar keuangan. Manajer harus menentukan alternatif pendanaan yang paling
murah dan fleksibel.

6) Sosial, terdiri atas demografi, gaya hidup, dan nilai sosial.

7) Variabel Ekonomi, jika suatu perekonomian mengalami resesi, organisasi akan

semakin sulit bergerak. Indiksator-indikator ekonomi adalah tingkat inflansi, kurs
rupiah terhadap mata uang asing, tingkat pengangguran, jumlah uang yang
beredar, tingkat bunga, indeks harga saham gabungan, RAPBN, serta devisa
negara.

8) Variabel Politik, banyak peraturan dan perundangan yang mempengaryhhi

organisasi dihasilkan melalui proses politik.

9) Variabel Teknologi, perubahan teknologi akan mengubah cara kerja organisasi

dan juga memunculkan stakeholder yang baru. Memprediksi perubahan teknologi
merupakan pekerjaan yang sulit.

10) Dimensi Internasional, perekonomian negara-negara di dunia menjadi semakin

terbuka. Perusahaandengan logika global akan mencari sumber daya di mana saja
di dunia dengan tujuan mengoptimalkan sumber daya tersebut. Persaingan produk
impor jelas akan mempengaruhi produsen lokal.

2.

 berikut jenis-jenis perencanaan berdasarkan tujuan organisasi yang ingin dicapai.

a. Misi atau Maksud. Dalam menggapai suatu tujuan, hal yang pertama yang harus
direncanakan adalah menentukan misi. Misi menjadi sebagai pedoman suatu
organisasi untuk mencapai tujuan. Anggota organisasi harus menyusun misi yang
sesuai dengan bidang yang dijalankan. Jika mereka tidak mempunyai misi atau
maksud keberadaan, organisasi tidak akan mempunyai eksistensi dalam suatu
masyarakat. Misi organisasi bisnis biasanya memproduksi atau mendistribusikan
barang atau jasa ekonomi.
b. Tujuan. Tujuan merupakan hasil akhir saat aktivitas organisasi diarahkan/ditujukan.
Tujuan merupakan rencana organisasi yang paling dasar. Organisasi secara
keseluruhan mempunyai suatu tujuan, kemudian bagian organisasi juga mempunyai
tujuan sendiri. Tujuan bagian organisasi harus selaras dengan tujuan organisasi yang
utama.
c. Strategi. Strategi bisnis merupakan strategi dalam kaitannya dengan pesaing lainnya.
Strategi bisnis merupakan rencana umum/pokok untuk mencapai tujuan organisasi
melalui pemilihan alternatif tindakan yang diperlukan. Dengan demikian, strategi
bersama dengan misi dan tujuan mencerminkan dan mengkomunikasikan seperti apa
organisasi yang diinginkan.
d. Kebijakan. Kebijakan juga merupakan rencana karena merupakan pernyataan atau
pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan, khususnya
cara berpikirnya, bukan aksinya. Seringkali kebijakan merupakan pernyataan tidak
tertulis. Kebijakan itu membatasi pengambilan keputusan dalam wilayah tertentu dan
memastikan agar keputusan tersebut konsisten dan mengarah pada tujuan organisasi.
e. Prosedur. Prosedur juga merupakan rencana karena menetapkan cara penanganan
suatu aktivitas di masa mendatang. Prosedur lebih mengarahkan tindakan, bukannya
mengarahkan cara berpikir. Prosedur menjelaskan secara detail bagaimana suatu
aktivitas harus dilakukan. Biasanya, prosedur dijelaskan secara kronologis.
f. Aturan. Aturan mengharuskan tindakan tertentu yang spesifik dikerjakan atau tidak
dikerjakan, tergantung situasi yang dihadapi. Aturan berkaitan dengan prosedur
karena aturan mengarahkan tindakan, tetapi tidak menyebutkan urutan waktu.
Prosedur bahkan dapat dilihat sebagai ragkaian dari aturan.
g. Program. Program merupakan jaringan yang kompleks dan terdiri atas tujuan
kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber
daya, dan elemen lain yang harus dilakukan berdasarkan alternatif tindakan yang
dipilih. Biasnya, modal dan anggaran dipakai untuk mendukung program.
h. Anggaran. Anggaran merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka-angka.
Anggaran, di samping merupakan alat perencanaan, juga merupakan alat pengedalian
yang cukup baik. Manfaat anggaran terutama adalah membuat anggota organisasi
melakukan perencanaan.

 Proses Perencanaan  dalam sebuah organisasi

Perencanaan organisasi berdasarkan tujuan organisasi dapat dikelompokkan dalam

tiga jenis perencanaan, sebagai berikut.

1. Perecanaan Strategis

Rencana strategis merupakan rencana jangka panjang untuk menjadi tujuan

strategis. Rencana strategis dapat dilihat sebagai rencana secara umum yang
menggambarkan alokasi sumber daya, prioritas, dan langkah yang diperlukan
untuk mencapai tujuan strategis. Tujuan strategis biasanya ditetapkan oleh
 manajemen puncak. Manajemen puncak menentukan “ ke mana organisasi harus
berada” dalam jangka panjang. Manajer barangkali mempunyai masalah secara
tepat berapa jauh (dalam masa depan) perencanaan strategis dapat dilakukan.
Prinsip komitmen pada dasarnya mengatakan bahwa setelah melakukan analisis
perencanaan jangka panjang, manajer akan menyiapkan dana hanya jika ia dapat
mengantisipasi tingkat pengembalian dari biaya yang dikeluarkan. Sebagai contoh,
perusahaan ingin memiliki masa depan menjadi perusahaan global.

2. Perencanaan Statis

Perencanaan statis ditujukan untuk mecapai tujuan taktis, yaiutu untuk

melaksanakan bagian tertentu dari rencana strategis. Rencana ini mempunyai
jangka yang lebih pendek berkisar satu sampai lima tahun dan mempunyai fokus
yang lebih sempit dan lebih konkret. Tujuan strategis biasanya ditetapkan oleh
manajemen puncak dan manajemen menengah. Rencana taktis memfokuskan pada
manusia dan aksi (tindakan). Tujuan taktis biasanya diturunkan dari tujuan
strategis. Sebagai contoh, suatu perusahaan yang mempunyai rencana strategis
memasuki pasar global. Untuk mencapai tujuan tersebut, perusahaan dapat
mengembangkan rencana taktis berupa membangun pabrik di pasar Eropa atau
pasar Asia.

3. Perencanaan Operasional

Perencanaan operasional diturunkan dari perencanaan taktis, mempunyai fokus

yang lebih sempit, jangka waktu pendek kurang dari satu tahun, dan melibatkan
manajemen tingkat bawah. Dua jenis rencana operasional: rencana tunggal (sekali
pakai) dan standing plan (dapat dipakai berkali-kali).

a) Rencana Tunggal (sekali pakai)

rencana tunggal lebih sesuai dipakai untuk mencapai tujuan yang spesifik
yang kemudian dihapuskan setelah tujuan tersebut tercapai. Contoh rencana
tersebut adalah ketika perusahaan merencanakan ekspansi. Perusahaan
kemudian mengembangkan berbagai rencana sekali pakai, seperti pembuatan
pabrik baru, penarikan tenaga baru, analisis pemasaran, dan lainnya.
Beberapa jenis sekali pakai, yaitu program, proyek dan anggaran.

b) Rencana Standing (dapat dipakai berkali-kali)

Rencana standing merupakan rencana standar yang lebih sesuai dipakai

untuk mencapai tujuan yang muncul berulang-ulang, satu atau serangkaian
rencana dikembangkan untuk mengarahkan aktivitas tersebut. Rencana
standing akan menghemat waktu dan tenaga manajer sbab situasi yang
berulang-ulang tersebut diselesaikan dengan rencana yang standar. Contoh
rencana standing adalah kebijakan, prosedur operasional standar, dan aturan.

Sumber : Modul Manajemen EKMA4116 Mamduh Hanafi