PT INTIRODA MAKMUR

INTERNAL QUALITY AUDIT

ISO 9001 : 2015, ISO 14001 : 2015 dan ISO 45001 : 2018

MANAGEMENT REPRESENTATIVE
QHSE
TUJUAN QUALITY AUDIT
• Untuk menentukan apakah quality sistem telah sesuai dengan
standard mutu dan K3L (ISO 9001 : 2015, ISO 14001 : 2015 dan ISO
45001 : 2018).
• Untuk memverifikasi apakah quality sistem telah dilaksanakan oleh
semua lapisan organisasi sesuai dengan kebijakan yang telah
ditetapkan.
• Untuk mengevaluasi keefektifan dari quality sistem dalam rangka
memenuhi persyaratan mutu K3L dan pencapaian target manajemen.
• Untuk mengidentifikasi nonconformity dan conformity terhadap
persyaratan quality sistem.
• Untuk mengidentifikasi improvement dan perbaikan ynag diperlukan.
 DEFINISI AUDIT

Pengujian sistimatis, mandiri dan

terdokumentasi untuk
memperoleh bukti audit dan
mengevaluasinya secara obyektif
untuk menentukan sejauh mana
kriteria audit dipenuhi
BUKTI OBJECTIVE
* Data Pendukung mengenai keberadaan dan keberadaan
suatu hal yang berhubungan dengan sistem manajemen mutu
dan K3L, bisa berupa :

1. Fakta yang diperoleh selama observasi, misalnya : hasil

observasi menunjukan bahwa pekerja tidak mengikuti
standard/instruksi kerja.
2. Rekaman (Catatan), misalanya : terdapat record keluhan
pelanggan yang tidak jelas statusnya (belum ada tindakan
perbaikannya).
3. Pernyataan yang bersangkutan dengan pelaksanaan dari
sebuah element quality system, misalnya : manajemen atau
karyawan tidak memahami kebijakan mutu.

Berdasarkan pengamatan (observasi), pengukuran, evaluasi dan

pengujian serta dapat diverifikasi keabsahannya.
 AUDIT MUTU & K3L
JENIS - JENIS AUDIT BERDASARKAN AUDITORNYA
INTERNAL AUDIT EXTERNAL AUDIT
(FIRST PARTY) (SECONND PARTY)
Audit yang dilaksanakan oleh Audit yang dilakukan
perusahaan sendiri. perusahaan terhadap vendor.
Tujuannya untuk menjaga Tujuannya untuk melihat
keefektifan sistem sistem mutu vendor dan
manajemen mutu yang ada memastikan kemampuan
vendor dalam mengirim
produk yang baik dan
konsisten baik
EXTRINSIC AUDIT
(THIRD PARTY)
Audit yang dilaksanakan oleh suatu badan
yang indenpendent sperti : SAI GLOBAL,
Balai Sertifikasi Industri, Dinas Pemerintah
dll. Tujuannya untuk memeriksa
kesesuaian sistem mutu dan izin yang
dipunyai oleh perusahaan terhadap
standard mutu dan pelaksanaan ketentuan
peraturan pemerintah
FUNGSI
INTERNAL AUDIT
YANG BAIK !

BUKAN SEKEDAR
Memastikan sistem dijalankan sesuai aturan
(prosedur/persyaratan ISO)

TETAPI DAPAT
Membantu melihat kelemahan dari sistem manajemen
mutu dan K3L yang sudah berjalan
 Perbandingan Audit Compliance vs Audit Performance
Compliance Audit
• Apakah prosedur sudah sesuai dengan persyaratan
ISO?
• Apakah prosedur dijalankan dengan konsisten?
• Contoh : Jika proses pembelian sudah mengikuti
prosedur pembelian, maka dinyatakan TIDAK
TERJADI PENYIMPANAN (Compliance)
• Contoh : Jika proses pembelian tidak dijalankan
sesuai prosedur TERJADI PENYIMPANGAN
(Nonconformity)
COMPLIANCE = EFEKTIF
“Apa yang sudah baik hari ini belum tentu
masih relevan untuk saat ini”
Performance Audit
• Apakah prosedur pembelian sudah sesuai dengan
persyaratan ISO?
• Apakah prosedur dijalankan dengan konsisten?
• Apakah objectives/tujuan proses pembelian tercapai?
Contoh : Barang yang dibeli bagus sesuai standar mutu
dan datang tepat waktu? Proses pembelian sudah
mengcover pembelian urgent ?
• Jika realisasi produk/jasa sering terganggu karena
adanya keterlambatan dalam proses pembelian,
walaupun proses pembelian sudah mengikuti prosedur,
akan tetapi objective/ tujuannya tidak tercapai, maka
dinyatakan “Ada kelemahan dari proses
pembelian”. Auditor mencoba mengidentifikasi letak
kelemahan pada proses tersebut. (Apakah sistem seleksi
vendor/supplier masih kurang baik?)
 SISTEM AUDIT BERDASARKAN PERFORMANCE
=
Mengecheck Kesesuaian Pada 4 Kriteria Compliance + Pencapaian Objective / Tujuan dari
Prosedur

AUDIT BERDASARKAN OBJECTIVES TERUKUR

PROSES
PERFORMANCE
Pembelian Bukan sekedar melihat
prosedur dijalankan atau tidak,
tapi melihat pencapaian
objectives proses yaitu :
Mendapatkan supplier yang
dapat men-suply
produk/jasa sesuai standar
mutu perusahaan dan dapat
mengirim tepat waktu serta
dengan harga kompetitif
(Ukuran Keefektifan Proses)
Ukuran kefektifan proses
pembelian
Reject supplier (ditemukan di
incoming dan / atau realisasi
produk/jasa) < 2%
Ketepatan pengiriman
supplier 100%
Harga ≤ Cost Book
 FASE-FASE AUDIT

FASE 2 FASE 3
FASE 1
PELAKSANAAN FOLLOW UP
PERENCANAAN
AUDIT AUDIT

• Memahami Organisasi dan Keterkaitannya
• Memahami Resiko dan Peluang
• Membuta Schedule Audit Berdasarkan
Proses
• Pemilihan Audit Team
• Hubungi Organisasi Yang Akan Diaudit
• Pengarahan Untuk Audit Team
• Pembuatan Checklist Audit Berdasarkan
Proses &
• Resiko Peluang
• Opening Meeting • Memeriksa Apakah Tindakan Perbaikan Telah
• Pelaksanaan Audit Dilakukan
• Membuat Laporan Hasil • Memeriksa Apakah Tindakan Perbaikan Tersebut
Audit Sesuai Dengan Nonconformance yang ditemukan
• Closing Meeting • Memeriksa Apakah Tindakan Perbaikan Tersebut
Efektif Agar Masalah Yang Sama Tidak Terulang
• Membuat CAR Baru Apabila Pada Saat
Verifikasi, Status CAR Masih OPEN
• Membuat Schedule Verifikasi Untuk
Nonconformance Yang Masih OPEN
• Gunakan LOG CAR Untuk Memonitor Status
Tiap CAR
 RENCANA AUDIT

Penetapan frekuensi audit

ditentukan berdasarkan
pentingnya proses yang diaudit,
perubahan yang mempengaruhi
organisasi dan hasil audit
sebelumnya
 Add your title
Pentinganya Suatu Prosedur
• Langsung berkaitan dengan pelanggan, maka diaudit
lebih sering atau lebih lama. Seperti : Klaim
pelanggan, jika banyak keluhan pelanggan maka
audit harus sering dilakukan.
• Langsung berkaitan dengan masalah mutu dan k3l,
atau regulasi pemerintah, audit harus lebih diperketat
atau frekuensi audit ditambah
• Untuk spical proses, audit harus lebih ditekankan
kepada sistem pengontrolan pada proses.
• Kinerja Proses, jika kinerja proses sering tidak tercapai,
maka audit harus sering dilakukan.
Hasil Audit Lalu, Jika menunjukan banyakanya Nonconformity maka frekuensi audit
harus lebih sering atau lebih lama
Perubahan Yang Mempengaruhi Organisasi
• Setiap perubahan memiliki konsekuensi positif dan
negatif
• Perubahan sistem berdampak pada perubahan
kebiasaan. perubahan kebiasaan memerlukan
monitoring yang ketat sampai perubahan tersebut
sudah menjadi kebiasaan
• Audit perlu dilakukan untuk memastikan perubahan
tidak berdampak negatif dan kebiasaan personal
sudah berubah mengikuti sistem baru
SIKLUS PELAKSANAAN AUDIT

INTEVIEW CEK DOKUMEN

• Pengamatan aktual
• Minta auditee menjelaskan
dilapangan
aktifitas yang berkaitan
• Usahakan tidak
dengan proses sehari-hari.
mengintrupsi aktifitas yang
• Hindari tekanan suara seperi
sedang berjalan
“POLISI”
• Jadi pengamat yang baik
• Jadi pendengar yang baik
OBSERVASI
• Cocokan aktifitas dengan
dokumen kerja, spesifikasi dll.
• Hindari “Nit Picking (Mencari hal
yang sepele))
• Jangan puas hanya dengan
ditunjukkan keberadaan dokumen
• Catat ketidaksesuaian dengan
dokumentasi
• Hindari berdebat dengan auditee
tentang suatu ketidaksesuaian
• Jadi peneliti yang baik
HASIL AUDIT
• KESESUAIAN (CONFORMITY)
• Kondisi dipenuhinya kriteria audit pada suatu proses

• KETIDAKSESUAIAN (NONCONFORMITY)
• Kondisi tidak dipenuhinya kriteria audit pada suatu proses.
Beberapa membaginya menjadi 2 (dua) jenis :
• Major Nonconformity
• Minor Nonconformity

• PELUANG PENINGKATAN (IMPROVEMENT OPPORTUNITY)

• Kondisi dipenuhinya kriteria audit pada suatu proses akan
tetapi terdapat suatu peluang untuk menimbulkan
ketidaksesuaian atu peluang untuk meningkatkan
efektifitas prosses
NONCONFORMITY CATEGORY

Major Nonconformity Minor Nonconformity

VERIFIKASI TEMUAN AUDIT
Tindakan Perbaikan Temuan Audit :
• Correction, tindakan mengeliminasi temuan yang tidak sesuai
• Correction Action, tindakan mengelimanasi penyebab masalah
atau situasi yang tidak sesuai
• Oleh karena itu jangan membuat corrective action sebelum
mengetahui penyebabnya. Penyebab yang berbeda akan akan
menghasilkan corrective action yang juga berbeda

Tujuan Verifikasi
• Memastikan tindakan perbaikan sudah dilakukan
• Memastikan tindakan perbaikan sudah tepat sasaran

Teknik Verifikasi
• Lihat aktual/ bukti pelaksanaan, juga perhatikan similiar product, proses dan mesin
• Monitor efektifitas tindakan perbaikan. Setelah tindakan perbaikan dilakukan apakah
masalah masih terjadi?
PENULISAN TEMUAN

• Kejelasan temuan akan mempermudah orang

memahami permasalahannya.
• Pastikan temuan anda sudah menggunakan prinsip
PLOR (Problem, Location, Objectives Evidance,
Reference)

• Contoh :
• Evaluasi supplier/vendor belum konsisten (P)
dilakukan, misal pada dept purchasing (L). Supplier
PT ABC, form evaluasinya, masih belum diisi (O),
hal tersebut tidak sesuai yang diminta oleh instruksi
kerja evaluasi supplier. (R).
 MASALAH TERPENTING
ADALAH SEMUA
NONCONFORMITY BAIK MAJOR
ATAU MINOR HARUS
DIPERBAIKI SEBELUM SYSTEM
DIKATEGORIKAN SESUAI
DENGAN PERSYARATAN ISO
 Thanks For
Participation
 CARA UNTUK MENGISI POST TES
• KLIK LINK BERIKUT :
• https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdRYU_T2uU
8hRngEl16cBEBFKVPhPWPaYaWoT0JT33fXsFdYg/view
form?usp=pp_url
• ISI SEMUA PERTANYAAN YG ADA DALAM SOAL.
TANDA * (BINTANG) ADALAH WAJIB DI ISI
• SETELAH SEMUA DI ISI KLIK KIRIM