Nama: Alda Savana

NIM: H2401201051

Virtual Guest Lecture Series

Soft System Methodology

Speaker:
● Dr. Yolanda Indah Permatasari, S.E., M.M.
Moderator:
● Stevia Septiani, S.E., M.Si.

Metodologi Soft System (SSM) adalah pendekatan sistemik yang digunakan untuk
memahami dan memecahkan masalah yang kompleks dan ambigu dalam situasi di mana tidak ada
solusi yang jelas atau tepat. SSM dikembangkan oleh Peter Checkland sebagai alat untuk
memecahkan masalah yang berhubungan dengan sistem manusia, seperti organisasi, kebijakan publik,
atau situasi sosial yang kompleks. SSM mengakui bahwa sistem manusia melibatkan pemikiran,
persepsi, dan persepsi yang kompleks, sehingga tidak dapat dijelaskan dengan cara yang sama seperti
sistem teknis yang dapat diukur secara objektif. Metodologi ini menekankan pada dialog dan
kolaborasi antara pemangku kepentingan yang berbeda untuk mencapai pemahaman yang lebih baik
tentang masalah yang dihadapi dan menemukan solusi yang dapat diterima oleh semua pihak.
Berikut adalah langkah-langkah umum dalam Soft System Methodology:
 Mengidentifikasi masalah: SSM dimulai dengan mengidentifikasi masalah yang kompleks
dan ambigu yang perlu diatasi. Masalah tersebut mungkin melibatkan konflik antara berbagai
pemangku kepentingan atau situasi yang tidak jelas.
 Membangun pemahaman sistemik: Langkah selanjutnya adalah membangun pemahaman
sistemik tentang masalah. Ini melibatkan pengumpulan informasi dari berbagai sumber dan
pemangku kepentingan yang terlibat. Tujuannya adalah untuk memahami perspektif yang
berbeda dan membangun pemahaman yang lebih komprehensif tentang sistem manusia yang
terlibat dalam masalah tersebut.
 Membangun model konseptual: Setelah pemahaman sistemik tercapai, langkah berikutnya
adalah membangun model konseptual yang menggambarkan elemen-elemen utama dari
sistem manusia yang relevan dengan masalah yang dihadapi. Model ini membantu dalam
menganalisis hubungan antara elemen-elemen sistem dan bagaimana mereka saling
mempengaruhi.
 Mengeksplorasi solusi alternatif: Dalam langkah ini, berbagai solusi alternatif diperkenalkan
dan dieksplorasi untuk mengatasi masalah. Solusi-solusi ini didasarkan pada diskusi dan
negosiasi antara pemangku kepentingan yang berbeda. Pendekatan ini memungkinkan adanya
variasi solusi yang dapat diterima oleh berbagai pihak yang terlibat.
 Merancang tindakan yang memungkinkan: Setelah pemangku kepentingan mencapai
kesepakatan tentang solusi yang dapat diterima, langkah terakhir adalah merancang tindakan
yang memungkinkan untuk menerapkan solusi tersebut. Tindakan ini mungkin melibatkan
perubahan organisasi, kebijakan baru, atau langkah-langkah lain yang diperlukan untuk
mengatasi masalah.
 Contoh penerapan Soft System Methodology adalah ketika suatu perusahaan menghadapi
masalah kolaborasi antardepartemen yang tidak efektif. Dalam hal ini, langkah-langkah SSM dapat
melibatkan identifikasi masalah, pengumpulan data tentang perspektif dan masalah yang dihadapi
oleh setiap departemen, pembangunan model Pendekatan sistem diawali dengan situasi yang
kompleks dan tidak pasti. Sehingga hasil yang diharapkan lebih menuju resolusi (memperbaiki
situasi) ketimbang solusi (pemecahan permasalahan (Checkland, 1978). Pendekatan soft berdasarkan
asumsi yang mana persepsi orang-orang terhadap dunia nyata akan beragam dan preferensi mereka
akan berbeda-beda. Oleh karena itu menjadi penting untuk memahami cara berbagai pemangku
kepentingan dalam menangkap dan memahami permasalahan. SSM dipandang suatu metodologi yang
dapat digunakan untuk mencari solusi yang memungkinkan terhadap permasalahan “soft” yang
dihadapi secara sosial. Permasalahan “soft” merupakan permasalahan yang kompleks, sulit
didefinisikan, distrukturkan, dan sulit untuk diselesaikan
System thinking memandukan pemahaman dalam melihat hubungan antara sesuatu dengan
pertimbangan situasi dilihat sebagai suatu keseluruhan (holistik), ketimbang sistem pada komponen
per bagian (Checkland, 1978). Tujuan Soft System Methodology (SSM) adalah untuk
mengokestrasikan dan menerapkan perubahan yang memungkinkan (viable changes) pada sistem
sosio-kultural yang mana ilmu manajemen klasik tidak dapat mempersepsikan atau
mempertimbangkan variabel “soft” dalam hal ini dapat didefinisikan sebagai tindakan dari organisasi
(contohnya faktor politik, kekuasaan, budaya, ideologi, nilai, kepentingan, dan lain sebagainya)
(Rodriguez-Ulloa, 2011) Soft problem merupakan permasalahan yang sangat kompleks, yang mana
tidak ada “solusi” unik untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Penyelesaian permasalahan
dengan pendekatan soft tergantung pada posisi ideologis, kekuasan, pengalaman, bahkan latar
belakang pendidikan dari pihak yang ingin mengajukan penyelesaian permasalahan. (Rodriguez-
Ulloa, 2011). SSM merupakan perangkat intelektual yang digunakan untuk merancang dan
mengimplementasikan perubahan pada arena sosial di dunia nyata, yang mana manusia atau
sekumpulan manusia melakukan sesuatu untuk merubah dunia nyata melalui tahapan yang diperlukan
dalam rangka memperbaiki (improve) situasi tersebut (Rodriguez-Ulloa, 2011).
 SSM tediri dari 7 (tujuh) tahapan (Checkland & Scholes, 1990)
1. Problem situation considered problematic
2. Problem situation expressed
3. Root definitions of relevant purposeful activity systems
4. Conceptual models of the systems omed in the roof definitions
5. Comparison of models and real world
6. Changes: systematically desirable, culturally feasuble
7. Action to improve the probllem situation

 Kombinasi SSM dnegan action research: SSM-based action research

SSM
 Melihat hubungan antar sesuatu;
 Memandang situasi secara keseluruhan (holistik);
 Situasi yang kompleks dan tidak pasti;
 Fokus pada resolusi (memperbaiki situasi)
ACTION RESEARCH
 Tepat digunakan pada model kajian sosial pada level kelompok atau organisasi (Checkland &
Poulter, 2006);
 ”Belajar sambil melakukan/learning by doing”. (Uchiyama, 2009; Hardjosoekarto, 2012)
  Peneliti tidak hanya sekedar sebagai observer, tapi terlibat langsung bersama objek penelitian
untuk mendapatkan “some feeling” (Uchiyama, 2009)
 Kolaborasi peneliti dengan problem owner dalam membangun rekomendasi perubahan.
(McKay & Marshall, 2011)
MODEL UMUM ACTION RESEARCH
Umumnya proses Action Research (AR) direpresentasikan sebagai siklus tunggal (single
cycle) yang memungkinkan proses iterasi berulang hingga keluaran yang memuaskan dapat
dihasilkan. AR memiliki dualitas (duality) yang mana sebuah tindakan (action) dan penelitian
(research) merupakan sesuatu yang sejajar dan saling berkaitan. Oleh karena itu, action researcher
memiliki 2 (dua) tujuan: 1) membawa perbaikan (improvement) dengan melakukan perubahan pada
situasi yang problematik; (problem solving) dan 2) menghasilkan pengetahuan baru dan wawasan
sebagai hasil dari aktivitas tersebut (research interest)
POLA GABUNGAN DUA SIKLUS
Dengan menggabungkan dua siklus dalam Action Research (AR), pelaksanaan metodologi
AR yang semula dipandang sebagai suatu bentuk konsultansi dalam rangka penyelesaian masalah
karena menitikberatkan pada problem solving area, hal ini dapat berubah karena dalam
pelaksanaannya memperhatikan research interest. Pola gabungan ini akan memfasilitasi peneliti untuk
dapat secara lebih eksplisit menjabarkan refleksi dan proses pembelajaran yang merupakan inti dari
AR
TAHAPAN SSM
 Tahap 1: Identifikasi permasalahan tidak terstruktur Pada tahap ini, peneliti belum
mempunyai gambaran yang jelas terhadap pemangku kepentingan pada situasi permasalahan.
Mengumpulkan berbagai macam informasi yang berkaitan dengan situasi problematik melalui
data primer dan sekunder. Hasil dari pengumpulan dan interpretasi informasi akan memberi
gambaran mengenai situasi yang bermasalah (problematic) pada konteks penelitian.
 Tahap 2: Strukturisasi Permasalahan Menyusun gagasan mengenai situasi yang bermasalah
secara sistematis berdasarkan informasi yang diperolehnya. Peneliti mengurai permasalahan
sehingga menjadi permasalahan yang terstruktur (structured problems) melalui gambaran
situasi yang kaya akan informasi (rich picture).
 Tahap 3: Perumusan Root Definition (Analisis PQR, CATWOE, dan 3E) Merumuskan roots
definitions (RD) yang menggambarkan apa, bagaimana, dan mengapa dalam sistem yang
dilakukan. RD digunakan untuk memperkaya pertanyaan mengenai situasi yang bermasalah,
dan mendeskripsikan proses transformasi dari kondisi awal hingga kondisi akhir.
 Tahap 4: Perumusan Model Konseptual Membuat model konseptual (conceptual models)
berdasarkan panduan RD analisis PQR, CATWOE, dan kriteria 3E (Efficacy, Efficiency, dan
Effectiveness). Model konseptual merupakan aktivitas yang diperlukan untuk melaksanakan
proses transformasi. Pada praktiknya kriteria ini dapat berkembang menjadi 6 (enam) kriteria.
Masing-masing RD memiliki model konseptualnya masing-masing.
 Tahap 5: Membandingkan Model Konseptual dengan Dunia Nyata Membandingkan hasil
kajian dengan realita dunia nyata dengan membuat tabel komparasi untuk memudahkan
proses perbandingan sehingga memberikan gambaran apakah model konseptual dapat
dilaksanakan di dunia nyata. Hasil komparasi tersebut akan menjadi panduan bagi peneliti
dalam merancang perubahanperubahan yang akan meningkatkan situsi problematik. Dalam
perbandingan ini, akan muncul perubahan-perubahan (changes) dari setiap aktivitas untuk
diimplementasikan.
 Tahap 6: Mengembangkan Intervensi yang Diinginkan dan Layak Menganalisa dan
mengiterpretasikan situasi problematik berdasarkan komparasi berdasarkan kondisi culturally
feasible dan systematically desirable yang telah dilakukan sebelumnya. Hasil analisa ini akan
menjadi dasar dalam menentukan perubahan-perubahan bagi situasi problematik. Kondisi
yang dimaksud adalah: • Culturally feasible: Berimplikasi bahwa pemangku kepentingan
 setuju untuk mengimplementasikan perubahan; dan • Systematically desirable: Berimplikasi
bahwa sumber daya yang diperlukan untuk proses perubahan memadai.
 Tahap 7: Tindakan yang Dilakukan untuk Memperbaiki Situasi Permasalahan Melaksanakan
intervensi perubahan yang memenuhi kondisi systematically desirable dan culturally feasible
sebagai tindak lanjut untuk memperbaiki situasi yang bermasalah. Implementasi perubahan
merupakan suatu proses reiterasi.
Pada tahap ketiga SSM-Based Action Research, root definition pada level organisasi berfokus
pada masalah renegosiasi dan hold-up, sebagai sumber biaya transaksi. Renegosiasi adalah kondisi
dimana proyek melakukan rekonsesi berulang yang menyebabkan kenaikan biaya transaksi
(Williamson 1979) seperti dikutip Ho et al. (2015), karena ketidakpastian. Hold-up problem adalah
suatu kondisi dimana terjadi informasi asimetris dimana salah satu pihak memiliki lebih dari yang
lain, sehingga menyebabkan penahanan. Dirumuskan bahwa akar definisi dari sistem tujuan yang
relevan terkait dengan pembentukan Direktorat Jenderal Khusus yang bertanggung jawab dalam
pelaksanaan KPBU pada penyediaan infrastruktur Unit KPBU sebagai berikut: Sistem yang dimiliki
oleh Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat dalam menata Kementerian (P) dengan
mengusulkan rancangan Perpres yang berimplikasi pada pembentukan Peraturan Menteri tentang
Transformasi Kelembagaan Unit Kemitraan Pemerintah-Swasta yang dapat meminimalkan informasi
asimetris bagi investor sebagai hasil renegosiasi dan masalah penundaan (Q) untuk mencapai skema
Kemitraan Publik-Swasta yang memastikan biaya transaksi rendah (R). Root Definition diperiksa
keakuratannya sesuai dengan metode action research berbasis SSM melalui analisis CATWOE. Tabel
6 menjelaskan elemen analisis CATWOE yang terdiri dari Customers, Actor, Transformation,
Weltanschaaung (Worldview), Owners, Environment constraint.
Contoh penggunaan metode SSM dalam penelitian
 Analisis model mekanisme partisipasi forum anak dalam pembangunan sosial: suatu
pendekatan SSM
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif yang diaplikasikan dalam studi soft-system
methodology (SSM) (Checkland & Poulter, 2010; Wheeler & Checkland, 2000). Pendekatan SSM di
Indonesia banyak digunakan oleh beberapa peneliti terdahulu seperti (Fadhil et al., 2018;
Hardjosoekarto, 2012; Muhammaditya et al., 2021; Putri et al., 2022; Wirutomo, 2013). SSM melihat
serangkaian aktivitas manusia yang saling berhubungan dan membentuk suatu ikatan dalam sistem
(Hardjosoekarto, 2012; Permatasari et al., 2020). Selain itu karakteristik permasalahan SSM yang
rumit yang disebabkan oleh interpretasi masing-masing stakeholder yang berbeda, sehingga
menyebabkan realitas yang kompleks. SSM terdiri dari tujuh langkah yang biasa dilakukan seperti
pada gambar 1, yang berupaya mengelaborasi bagaimana aktor berbicara, bertindak dan berfikir. Di
sisi yang lain SSM juga menggunakan paradigma interpretatif, sehingga berimplikasi pada
penggunaan data kualitatif seperti, wawancara mendalam, Focus Group Discussion (FGD) serta
bentuk data dokumentasi lainnya. Berangkat dari beberapa alasan berikut, maka lokus penelitian
dilakukan pada perbaikan tata kelola mekanisme partisipasi anak dalam pembangunan sosial. Dengan
demikian penelitian ini dikategorikan sebagai jenis penelitian system thinking (Cavana & Maani,
2000). Penggunaan SSM dalam penelitian ini merujuk pada kelebihannya yang dapat diterapkan pada
permasalahan yang kompleks dengan melihat aspek sosial, politik dan kultural pada langkah
pembentukan rich picture dan analisis CATWOE (Goto & Miura, 2022; Larrán et al., 2016;
Rodriguez-Ulloa & Paucar-Caceres, 2005).
Lokus penelitian dilaksanakan di Kabupaten Tulungagung. Subyek penelitian yaitu Forum Anak
Tulungagung yang berjenjang dari tingkat desa hingga kabupaten. Forum Anak Kabupaten
Tulungagung dikenal dengan Dewan Perwakilan Anak (DPA). Pembinaannya diasuh secara langsung
oleh LSM pemerhati anak yakni LPA (Lembaga Perlindungan Anak) Tulungagung. Informan
penelitian terdiri dari perwakilan pengurus masing-masing FAD dan DPA. FAD Kesambi dan FAD
Karangtalun sebagai perwakilan FAD di Kabupaten Tulungagung. Penelitian ini juga mewawancarai
Fasilitator dan Pembina FAD untuk memperkuat data. Sementara Forum Anak pada level kabupaten,
pengambilan data dilakukan secara FGD yang melibatkan secara langsung seluruh anggota DPA
sebanyak 12 orang anak. Sebagai langkah mekanisme partisipatif anak pada kebijakan sosial, peneliti
juga melakukan wawancara dengan perwakilan OPD dan organisasi non pemerintah yang
bertanggung jawab terhadap urusan pengembangan dan program anak, seperti KASI Program
Kesehatan Perempuan dan Anak Dinas KBPPPA, pengurus LPA Tulungagung, pegawai Bidang
Pembangunan Masyarakat BAPPEDA, KASI Pelayanan dan Rehabilitasi Dinas Sosial, pegawai ULT
PSAI, dan KASI Pembangunan Desa dari DPMD Kabupaten Tulungagung. Waktu penelitian
dilakukan pada November 2021 sampai dengan Februari 2022. Validasi data yang digunakan dalam
penelitian ini adalah metode triangulasi yang menghubungkan konsep penelitian dan data wawancara
mendalam serta FGD. Hasil triangulasi data kemudian ditransformasikan menjadi rich picture dan
kemudian digunakan sebagai dasar pembuatan root definition, CATWOE dan conceptual model (CM)
yang relevan. Penggunaan SSM dalam penelitian ini hanya dilakukan sampai dengan langkah ke
empat (4), berkenaan dengan upaya merekonstruksi model tata kelola mekanisme partisipasi Forum
Anak di Kabupaten Tulungagung
 PENERAPAN KNOWLEDGE CAPTURE UNTUK PROMOSI FAKULTAS
MENGGUNAKAN SOFT SYSTEM METHODOLOGY (SSM) (STUDI KASUS:
FAKULTAS TEKNIK, UNIVERSITAS VICTORY SORONG)
Metode yang digunakan dalam merancang model KC untuk promosi ini adalah metode kualitatif
dengan pendekatan Soft System Methodology dengan langkahlangkah yang ditambahkan sesuai
dengan studi kasus. Berikut akan dijelaskan langkah-langkah penelitian dalam sebuah kerangka
penyelesaian masalah.
a. Kerangka Penyelesaian Masalah
Perancangan model KC yang akan diselesaikan pada dasarnya mengacu pada pendekatan
SSM, tetapi ada beberapa proses yang akan ditambahkan guna menyelesaikan masalah dalam
penelitian. Berikut akan dipaparkan kerangka penyelesaian masalah Tahapan penyelesaian
masalah dibagi menjadi dua kelompok besar yaitu proses analisis studi kasus dan pemodelan
KC yang akan menjadi final model dari penelitian ini. Dalam kerangka Gambar 1, beberapa
proses diletakkan dalam kotak bergaris tebal, yang berarti proses tersebut diadopsi dari
langkah dalam pendekatan SSM. Penjabaran kerangka penyelesaian masalah pada Gambar 1
dengan analisis studi kasus akan dijabarkan tentang deskripsi situasi fakultas,
mengekspresikan situasi fakultas dalam rich picture, mengidentifikasi knowledge goal,
mengidentifikasi kebutuhan knowledge fakultas, kemudian melakukan formulasi proses
mencapai tujuan melalui RD, holons, dan framework untuk KC fakultas, setelah itu
melakukan formulasi langkah pemodelan KC fakultas. Sedangkan pemodelan KC dikerjakan
sebagai hasil analisis dalam penelitian.
b. Deskripsi Singkat dan Ekspresi Situasi Fakultas
Proses yang pertama, dilakukan penelitian di fakultas dengan metode wawancara dengan staf
yang terlibat/pernah menangani bagian promosi dan diperoleh informasi antara lain tentang
tujuan, stakeholder serta perannya. Proses kedua yaitu, diekspresikan situasi dalam bentuk
rich picture, dengan menggambarkan semua aktor yang ada pada keadaan sekarang kemudian
diuraikan beberapa pengetahuan yang dimiliki serta kebutuhan knowledge setiap aktor yang
belum terpenuhi
 REFERENSI

Budianto, G., & Widya Dharma Pontianak, U. (n.d.). Penggunaan SSM Dalam Perencanaan
Pengembangan Sistem Pemesanan Berbasis Website.

Mehregan, M. R., Hosseinzadeh, M., & Kazemi, A. (2012). An application of Soft System Methodology.
Procedia - Social and Behavioral Sciences, 41, 426–433.
https://doi.org/10.1016/j.sbspro.2012.04.051

Permatasari, Y. I. (n.d.). Soft Systems Methodology.

Permatasari, Y. I., Hardjosoekarto, S., & Salomo, R. V. (2020a). Institutional Transformation of Public
Private Partnership to Ensure Low Transaction Costs: Case Study of Infrastructure Provision at the
Ministry of Public Works and Housing of the Republic of Indonesia. Systemic Practice and Action
Research, 33(2), 149–165. https://doi.org/10.1007/s11213-019-09485-w

Rifandini, R., Puteri, B. P. T., & Sholakodin, A. F. (2023). Analisis Model Mekanisme Partisipasi Forum Anak
dalam Pembangunan Sosial. Jurnal Transformative, 9(1), 102–124.
https://doi.org/10.21776/ub.transformative.2023.009.01.6

Seminar, P., & Geotik, N. (2017). PENERAPAN KNOWLEDGE CAPTURE UNTUK PROMOSI FAKULTAS
MENGGUNAKAN SOFT SYSTEM METHODOLOGY (SSM) (STUDI KASUS: FAKULTAS TEKNIK,
UNIVERSITAS VICTORY SORONG).