PERSOALAN MODEL DALAM SISTEM

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Sistem Analisis Administrasi

Dosen Pengampu: Prof. Dr. Muhyadi
HALAMAN JUDUL

Disusun Oleh :
1.
2.
3.
4.

Fena Wulandari
Agnes Lutvita Sari
Isnaeni Utami
Arum Ria Pertiwi

(13802241004)
(13802241012)
(13802241016)
(13802241021)

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
2016

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa karena telah
melimpahkan berkat, rahmat, dan hidayah-Nya sehingga kami sehingga dapat menyelesaikan
tugas makalah mata kuliah Sistem Analisis Administrasi dengan judul Persoalan Model
dalam Sistem dengan baik dan lancar.
Penyusunan tugas ini tidak terlepas dari bantuan bimbingan dan dukungan dari berbagai
pihak. Oleh karena itu kami mengucapkan terimakasih kepada:
1

Bapak Prof. Dr. Muhyadi selaku dosen mata kuliah Sistem Analisis Administrasi yang
telah membimbing dan memberikan wawasannya kepada kami.

Seluruh teman-teman di jurusan Pendidikan Administrasi Perkantoran angkatan 2013

yang tidak bisa kami sebutkan satu persatu, terimakasih untuk semangat dan
dukungannya.
Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu

kami mengharapkan saran dan kritik yang membangun untuk lebih menyempurnakan
makalah ini. Kami ucapkan terimakasih dan semoga makalah ini dapat bermanfaat.

Yogyakarta, 28 Oktober 2016

Penulis

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL...................................................................................................................i
KATA PENGANTAR.................................................................................................................ii
DAFTAR ISI.............................................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN..........................................................................................................1
A. Latar Belakang................................................................................................................1
B. Rumusan Masalah...........................................................................................................1
C. Tujuan..............................................................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN...........................................................................................................3
A. Pengertian Sistem dan Pendekatan Sistem......................................................................3
B. Pengertian Model Sistem................................................................................................3
C. Kegunaan Model Sistem.................................................................................................4
D. Model Pendekatan Sistem...............................................................................................5
E. Jenis-jenis Model Sistem.................................................................................................6
F.

Pemodelan Sistem...........................................................................................................7

G. Pemecahan Persoalan Model dalam Pendekatan Sistem................................................9

H. Tahap-tahap Pemodelan Sistem....................................................................................10
I.

Kelebihan dan Kekurangan Model Pendekatan Sitem..................................................17

J.

Relevansi Pendekatan Sistem dalam Memecahkan Persoalan Administrasi................18

BAB III PENUTUP..................................................................................................................20

Kesimpulan...........................................................................................................................20
DAFTAR PUSTAKA...............................................................................................................21

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Lingkungan yang terus berkembang secara dinamis selalu dibarengi dengan

munculnya persoalan-persoalan yang semakin kompleks pula. Dibutuhkan suatu
pendekatan yang dapat digunakan untuk memecahkan persoalan-persoalan tersebut
sehinggan dihasilkan suatu solusi yang proporsional dan adil serta menyeluruh.
Menggunakan pendekatan sistemik merupakan salah satu cara memecahkan suatu
permasalahan dan cara membongkar dan kemudian menghubung-hubungkan variabel satu
dengan variabel lainnya. Menghadapi suatu kompleksitas yang semakin hebat,
sebelumnya kita perlu melakukan penyederhanaan masalah agar permasalahan itu dapat
dengan mudah kita pahami yang kita tuangkan dalam suatu model. Model ini merupakan
suatu abstraksi dari suatu realita yang terorganisasi, sedangkan system sendiri merupakan
realita yang terorganisasi. Dikarenakan kapasitas kognitif manusia terbatas, fenomenafenomena dunia nyata pertama-tama disederhanakan menjadi suatu model.

Dalam menghadapi perkembangan lingkungan yang semakin kompleks terutama

pada era globalisasi yang berdampak terhadap meningkatnya tuntutan bersaing dan tetap
bertahan untuk tetap maju maka kemampuan memecahkan masalah serta kemampuan
manajerial yang efektif bagi setiap pimpinan dari suatu unit menjadi suatu tuntutan yang
harus dapat dikuasai dengan sebaik-baiknya. Mengingat keterhubungan masalah yang
satu dengan yang lain maka pimpinan yang bertanggung jawab dalam suatu unit
diharapkan mengenal atau perlu menggunakan pendekatan yang menyeluruh dalam
prosesnya untuk mencapai tujuan yang diinginkan, mengalokasi sumberdaya dan
membuat perencanaan yang strategis. Pendekatan yang menyeluruh merupakan suatu
pendekatan sistem yang diambil untuk menghadapi persoalan tidak hanya memperhatikan
rinciannya saja melainkan kedudukan persoalannya juga dalam perspektif yang lebih luas.

B. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah yang akan dibahas dalam makalah ini yaitu mengenai:

1. Apa yang dimaksud dengan sistem dan pendekatan sistem?

2. Apa yang dimaksud dengan model sistem?

3. Apa kegunaan dari model sistem?

4. Apa yang dimaksud dengan model pendekatan sistem?

5. Apa saja jenis-jenis dari model sistem?

6. Bagaimana pemodelan sistem itu?

7. Bagaimana pemecahan persoalan model dalam pendekatan sistem?

8. Bagaimana tahap-tahap pemodelan sistem?

9. Apa saja kelebuihan dan kekurangan model pendekatan sistem?

10. Bagaimana relevansi pendekatan sistem dalam memecahkan persoalan administrasi?

C. Tujuan
Adapun tujuan dari makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan sistem dan pendekatan sistem.

2. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan model sistem.

2

3. Untuk mengetahui apa kegunaan dari model sistem.

4. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan model pendekatan sistem.

5. Untuk mengetahui apa saja jenis-jenis dari model sistem.

6. Untuk mengetahui bagaimana pemodelan sistem itu.

7. Untuk mengetahui bagaimana pemecahan persoalan model dalam pendekatan sistem.

8. Untuk mengetahui bagaimana tahap-tahap pemodelan sistem.

9. Untuk mengetahui apa saja kelebuihan dan kekurangan model pendekatan sistem.

10. Untuk mengetahui bagaimana relevansi pendekatan sistem dalam memecahkan

persoalan administrasi.

BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Sistem dan Pendekatan Sistem

Sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu systema yang mempunyai arti serangkaian
dari obyek-obyek yang digabungkan oleh suatu kerangka interaksi yang teratur atau
saling bergantungan. Sementara pendekatan adalah suatu cara untuk menangani suatu
masalah. Pendekatan sistem merupakan cara untuk menangani suatu masalah berdasarkan
berpikir kesisteman. Pendekatan sistem terhadap suatu masalah adalah suatu cara untuk
menangani suatu masalah dengan mempertimbangan semua aspek yang terkait dengan
masalah itu dan mengkonsentrasikan perhatiannya kepada interaksi antara aspek-aspek
yang terkait dari permasalahan tersebut. Jadi pendekatan sistem adalah suatu pendekatan
pemecahan masalah yang dilakukan secara sistematis dan menyeluruh (sistemik). Dalam
hal ini sistemik adalah suatu analisis dan evaluasi yang memperhatikan seluruh faktor
yang berhubungan dengan masalah itu termasuk keterkaitan antar faktor yang
bersangkutan.

Pendekatan sistem mendorong untuk membuat model-model guna memahami

kejadian-kejadian, pola perilaku yang menyebabkan kejadian itu dan yang lebih utama
lagi adalah mengetahui struktur yang bertanggung jawab terhadap pola perilaku itu.
Dengan mengetahui struktur yang bersangkutan maka akan dapat mengidentifikasi lebih
tepat bagian yang paling memegang peranan dalam sistem itu sehingga untuk dapat
mengadakan perbaikan atau perubahan dapat memulainya pada bagian yang harus
didahulukan atau diprioritaskan.

B. Pengertian Model Sistem

Model adalah adalah rencana, representasi, atau deskripsi yang menjelaskan suatu
objek, sistem, atau konsep, yang seringkali berupa penyederhanaan atau idealisasi.
Bentuknya dapat berupa model fisik (maket, bentuk prototipe), model citra (gambar,
komputerisasi,grafis dll), atau rumusan matematis.
4

Pemodelan Sistem adalah suatu bentuk penyederhanaan dari sebuah elemen dan
komponen yang sangat komplek untuk memudahkan pemahaman dari informasi yang
dibutuhkan. Karakteristik dari pada Pemodelan Sistem, adalah sebagai berikut:

1. Dibuat dalam bentuk grafis dan tambahan keterangan secara tekstual.

2. Dapat diamati dengan pola top-down dan partitioned.

3. Memenuhi persyaratan minimal redundancy.

4. Dapat mempresentasikan tingkah laku sistem dengan cara yang transparan.

Dari karakteristik pemodelan diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa model itu
dibuat dalam bentuk grafis atau bergambar sehingga dapat memudahkan customer dan
dilengkapi juga dengan keterangan dari gambar atau grafis tersebut. Alur dari proses
model tersebut dapat di lihat dan diamati, memenuhi syaran minimal reudansi dan yang
terpenting adalah dapat mempresentasikan proses dari pada system yang dibuat dan dapat
di pahami oleh customer. Menurut Grady Booch, James Rumbaugh dan Ivar Jacobson
Prinsip dari Pemodelan adalah:

1. Memilih model apa yang di gunakan, bagaimana masalahnya dan bagaimana juga
dengan solusinya.

2. Setiap Model dapat dinyatakan dalam tingkatan yang berbeda

3. Model yang terbaik adalah yang berhubungan dengan realitas.

4. Tidak pernah ada model tunggal yang cukup baik, setiap system yang baik memilik
serangkaian model kecil yang independen.

Prinsip pemodelan sistem tidak terlalu menitik beratkan kepada bentuk model apa
untuk merancang sebuah sitem, bentuk model ini bebas, bisa menggunakan bentuk apa
saja, sesuai dengan keinginan kita, contohnya bisa berupa narasi, prototype, maupun
gambar, yang terpenting adalah harus mampu merepresentasikan visualisasi bentuk
sistem yang diinginkan oleh user, karena sistem akhir yagn dibuat bagi user akan
diturunkan dari hasil model tersebut.

C. Kegunaan Model Sistem

Menurut Chr. Jimmy L. Gaol (2008), kegunaan model adalah sebagai berikut:

1. Memudahkan Pengertian (Facilitate Understanding)

Suatu model fisik dat hanya menampilkan segi minat atau kepentingan (features of
interest), model cerita atau lisan dapat diolah menjadi ringkasan, model grafik dapat
hanya menunjukkan hubungan utama, dan model matematika atau lambang atau
deskriptif dapat berisi hanya unsur utamanya. Pada setiap kasus, suatu upaya
dilakukan untuk menampilkan model dalam bentuk yang sederhana. Bila model
sederhana ini sudah dipahami, mereka dapat berangsur-angsur membuat yang lebih
rumit lagi untuk menampilkan kesatuan tersebut.

2. Memudahkan Komunikasi (Facilitate Communication)

Bila suatu kelompok pemecah masalah dibentuk untuk memahami kesatuan

tersebut, biasanya penting untuk mengkomunikasikan pemahaman tersebut kepada
yang lainnya. Ke semua jenis model sebenarnya dapat mengkomunikasikan informasi
secara cepat dan akurat kepada orang-orang yang memahami maksud bentuk, katakata, grafik, dan matematika dan kesemuanya itu bergantung pada kecakapan personil
sistem informasi itu sendiri.

3. Meramal atau Memperkirakan Masa Depan

Model matematika dapat meramalkan apa yang mungkin terjadi pada masa depan
tetapi tidak sepenuhnya akurat. Tidak ada model yang sebaik model matematika
karena dugaan biasanya harus berdasarkan data yang dimasukkan ke dalam model,
manajer harus menggunakan pertimbangan dan intuisi atau gerak hati (intuition)
untuk mengevaluasi keluarannya.

Model membantu para manajer menggambarkan objek fisik dan proses bisnis karena
hanya dengan data saja kadang-kadang tidaklah cukup. Setiap disiplin ilmu menciptakan
model tersendiri yang menggambarkan pendekatan masalah yang dihadapi dan
membuktikan solusi yang biasanya dapat diterima oleh suatu objek atau subjek. Maksud
dari setiap pokok bahasan tadi adalah untuk mempelajari model-model yang hendak
dibentuk dan mengetahui masalah yang akan atau sudah dipecahkan.

D. Model Pendekatan Sistem

Pendekatan system adalah cara pandang dan analisis terhadap persoalan-persoalan

yang muncul dalam organisasi menggunakan konsep sistem. Model pendekatan sistem
adalah suatu abstraksi dari dunia nyata yang disederhanakan sehingga hanya parameterparameter dan variabel-variabel yang penting saja yang muncul dalam bentuknya. Suatu
model merupakan sebuah cara yang dapat digunakan para analis kebijakan untuk mencari
solusi kebijakan dari kompleksitas masalah yang ada, dikarenakan perkembangan
lingkungan yang begitu pesat menyebabkan mudahnya muncul konflik sosial, dimana
suatu masalah selalu berhubungan dengan masalah yang lain.

Sebuah model menawarkan cara bagaimana untuk mengubah masalah real yang ada
menjadi sebuah model yang sederhana yang membutuhkan suatu pemikiran sistemik
untuk memudahkan pembongkaran dan pengaitan masalah antara satu faktor dengan
faktor yang lain. Setelah diolah dalam sebuah model, model tersebut dikonversikan ke
dalam tindakan nyata pada suatu sistem yang digunakan untuk memecahkan masalah
yang kompleks tersebut. Sebuah model dapat mencerminkan atau mengabstraksi dari
sebuah objek, proses, situasi atau sistem. Secara lebih meluas sebuah model dapat
mengungkapkan dan menjelaskan tentang hubungan dari berbagai komponen, aksi dan
7

reaksi dan hubungan sebab akibat. Model yang digunakan diharapkan dapat disesuaikan
dengan permasalahan yang dihadapi agar mempermudah pemahaman dan pemecahan
masalah yang dihadapi. Model-model yang digunakan dalam pemecahan masalah dapat
diilustrasikan dalam bentuk diagram, gambar, tabel matriks dan model-model yang sering
digunakan antara lain adalah:

a.

Diagram venn, sangat berguna untuk kajian kedudukan suatu suprasistem-sistem-sub sistem
dan sistem lain.

b.

Diagram pohon, sangat membantu dalam mengidentifikasi faktor-faktor apa saja yang
berhubungan dengan masalah/sistem yang dikaji.

c.

Model kotak hitam yang biasa disebut dengan model masukan-keluaran, yang berarti proses
transformasi dari sistem yang isi dan kegiatan didalamnya tidak diketahui (memang
sengaja tidak mau tahu).

d.

Model elemen organisasi yang memperhatikan elemen masukan, proses dan keluaran, elemen
masukan yang berupa bahan mentah atau sumber daya; proses berupa subsistem
organisasi yang mentransformasikan masukan menjadi produk, produk merupakan
hasil transformasi masukan yang masih berupa keluaran tahap awal. Keluaran adalah
hasil akhir dari proses dan terdapat elemen berupa outcome yang diartikan dampak
yang

diterima

oleh

sistem

dari

keluarannya

atau

tanggapan/reaksi

pengguna/lingkungannya kepada keluaran dari sistem.

e.

Diagram pengulangan sebab-akibat, merupakan model yang menekankan pada pertimbangan

kompleksitas dinamis dari sistem. Model ini menggambarkan hubungan sebab akibat
antar variabel-variabel yang bersangkutan dalam bentuk garis lengkung untuk
menghubungkan mana yang merupakan variable penyebab dan mana yang merupakan
variabel akibat.

E. Jenis-jenis Model Sistem

Terdapat empat jenis model diantaranya :

1. Model Fisik

Adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik berukuran lebih
kecil dari aslinya dan biasanya yang digunakan dalam dunia bisnis berupa prototype
model baru. Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda
nyata. Contohnya investor pusat perbelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat
sejumlah perubahan dengan lebih murah melalui rancangan model fisik mereka
dibandingkan dengan produk akhir. Biasanya model ini berukuran lebih kecil dari
aslinya. Seperti boneka, mobil-mobilan, prototype rancangan, dsb.

2. Model Naratif

Adalah penggambarkan entitas secara lisan atau tulisan. Semua komunikasi bisnis
adalah model naratif, sehingga model naratif merupakan model yang paling popular
dan paling sering digunakan oleh pihak manajemen. Model ini digunakan sehari-hari.
Contoh: Penjelasan tertulis komputer, penjelasan lisan melalui sistem komunikasi.

3. Model Grafik

Adalah model yang mewakili entitasnya dengan menggunakan garis, simbol & bentuk
dengan sedikit penjelasan naratif. Misalnya laporan keuangan ditambah dengan grafik
berwarna untuk meperjelas, flowchart, DFD dalam pembuatan database

4. Model Matematis

Adalah model yang disajikan dengan rumus matematika atau persamaan. Misalkan
dalam perhitungan BEP (Break even point) menggunakan rumus BEP = TFC / P C.
keterangannya (BEP : Break Event Point, TFC : Total Fixed Cost, P : Price, C : Cost).
9

Model ini seringkali digunakan manajemen untuk kegiatan bisnis, atau untuk prediksi,
analisis dll. Karena model ini merupakan model dengan ketelitian tinggi, namun
seringkali model ini juga tidak disukai karena disajikan dengan rumit. Sesuai dengan
tingkat keperluannya saja maka model ini digunakan.

F. Pemodelan Sistem

Model
Pemodelan Sistem
Sistem

Sistem:

Sekumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan didalam

suatu lingkungan yang kompleks.
Pemecahan Permasalahan:

Pendekatan system

Model:

Sebagai suatu Representasi / formulasi dalam bahasa tertentu dari real system / system
konseptual / sistem nyata.

Sistem nyata:

Sistem yang sedang berlangsung dalam kehidupan sistem yang dijadikan titik perhatian
dan dipermasalahkan.

Pemodelan:

10

Tergantung : Sistem nilai yang dianut, pengetahuan, dan pengalamannya

Proses membuat / membangun sebuah model dari suatu system nyata dalam bahasa
formal Pemodelan
tertentu.
Proses

Kacamata Pemodel

Bahasa Formal

Alasan membuat model

System nyata
1

Model

System nyata terlalu kompleks/masih dalam bentuk hipotesis. Eksperimen langsung

terlalu mahal/tidak praktis/tidak layak

Model merupakan representasi ideal dari suatu system untuk menjelaskan perilaku
system.
Sampel

Model yang Diuji

Pengetahuan tentang model dapat dilengkapi beberapa aspek berikut:

11

Kriteria baik buruknya suatu model dapat diukur oleh pertanyaan-pertanyaan:

Apakah mengandung semua variabel yang relevan.

Cukup sederhana, baik dalam struktur dan suatu hubungan- hubungan yang ada
antar variabel-variabelnya.

Suatu model makin bermanfat bila:

Model memudahkan pengertian tentang sistem yang diwakilinya.

Pengetahuan tentang alternatif keputusan yang dapat diambil dan hasil keputusan
itu makin banyak/meningkat.

Jenis-jenisnya model berdasarkan teori keputusan, yaitu :

Model Matematik: model yang mewakili sebuah sistem secara simbol matematik.

Model Informasi: model yang mewakili sebuah sistem dalam wujud grafik / tabel.

Karakteristik model yang baik (sebagai pencapaian tujuan pemodelan):

Mempunyai tingkat generalisasi yang tinggi. Makin tinggi derajat generalisasi suatu
model makin baik.

Mempunyai mekanisme yang transparan.

Dalam memecahkan masalah kita bisa

menerangkan kembali tanpa ada yang disembunyikan.

Mempunyai potensi untuk dikembangkan. Mampu membangkitkan minat peneliti lain

untuk menyelidiki lebih lanjut.

12

Mempunyai kepekaan terhadap perubahan asumsi. Harus membangkitkan asumsi.

Model dilengkapi dengan pemilihan salah satu metodologi. Metodologi merupakan

suatu urutan proses dan prosedur yang disusun secara sistematik dan sebagai suatu
kesatuan yang akan menghasilkan sesuatu (solusi, keputusan, model, dll) yang telah
direncanakan untuk diperoleh.

G. Pemecahan Persoalan Model dalam Pendekatan Sistem

Permasalahan apapun yang dihadapi, pemecahannya menurut pendekatan yang

sistematik. Setiap persoalan yang muncul dikaji dengan memperhatikan ciri-ciri sistem
dengan konsekuensinya. Cara yang digunakan identik dengan pola pikir ilmiah, dimulai
dari pengenalan latar belakang, identifikasi terhadap masalah yang muncul, pembatasana
masalah, dilanjutkan dengan kajian terhadap berbagai teori yang relevan dengan
persoalan yang hendak dipecahkan. Dari kajian terhadap teori kemudian dirumuskan
pemecahan sementara yang bersifat teoritik, dilanjutkan pengumpulan data empirik di
lapangan, kemudian analisis dan pendekatan tertentu, dan diakhiri dengan perikan
kesimpulan yang pada dasarnya berupa berbagai alternative solusi terhadap masalah yang
dihadapi.

Dengan prosedur seperti itu, diharapkan persoalan yang ada dapat terpecahkan secara
tuntas dalam arti tidak menimbulkan dampak negative atau muncul persoalan-persoalan
baru berikutnya sebagai akibat dari pemecahan masalah tersebut. Yang sering terjadi
adalah, orang cenderung menyederhanakan persoalan, menyimpulkan penyebab tunggal
dari persoalan yang mkuncul (single causation), bahwa masalah yang muncul disebabkan
oleh factor tertentu sehingga solusi segera diambil dengan sudut pandang tertentu pula.
Jika ini yang terjadi, maka penerapan solusi yang diambil bisa jadi akan menimbulkan
persoalan baru karena setiap fenomena (khususnya fenomena social termasuk bidang
organisasi dan administrasi) hamper pasti bersifat kompleks, melibatkan banyak factor
sehingga pemecahannya juga harus memperhitungkan berbagai faktor tersebut.

13

H. Tahap-tahap Pemodelan Sistem

Identifikasi Permasalahan dan Tujuan :

Perumusan Permasalahan

a.

Langkah awal yang paling kritis

Sulit, masalah tidak bias diamati dengan begitu saja, hanya gejala (symptom) sebagai
informasi yang terlihat.

(Analogi : Dokter mendiagnosis penyakit pasien)

b.

Perlu kreativitas, (karena permasalahan harus dapat ditinjau dari berbagai sudut pandang).

Perumusan masalah seringkali harus melalui tahapan:

a.

Eksploitasi : dengan check list / daftar gejala-gejala.

b.

Seleksi : gejala-gejala diseleksi, missal muncul biaya, waktu dan kemampuan.

c.

Formulasi.

Contoh : Masalah Persediaan / Inventory

Yang diamati gejala-gejala :

a.

Back order

b.

Lost sales

c.

Stock menumpuk
14

d.

Perusahaan rugi, dll.

Empat permasalahan diatas merupakan gap-gap yang harus dihilangkan agar masalah
teratasi.

Pendefinisian System (Model Konseptual):

Sehingga dari garis besar digambarkan tahapan sebagai berikut:
Asumsi

Permasalahan (system nyata) Model Konseptual

Perlu pemahaman sistem

Identifikasi Variabel

: Ukuran-ukuran performansi system (respons) (dependent variable)

: Variabel stimulus.

Identifikasi variabel
Input

Black Boxs

Output

Variabel stimulus/input :

a. Dari sudut keputusan (decision) :

1) Controllable variable

2) Uncontrollable variable

biasanya dependen
15

b. Dari sudut lingkungan :

1) Variable Endogen.

2) Variable Eksogen.

c. Dari sudut relasi :

1) Variable Dependen.

2) Variable Independen.

Kriteria yang perlu dipertimbangkan dalam identifikasi variable:

a. Relevan

b. Minimum

c. Lengkap

d. Operasional

Missal : Jenis variable

a. Ukuran nominal

Beda jenis

b. Interval
16

Tidak bisa dioperasikan.

INPUT
O
U
T
P
U
T

Diketahui

Akan
ditentukan

Diketahui

Masalah
Probabilitas
(SDSB)

Biaya (Min)
= f(I)

Akan
ditentuka
n

Sales (Max)
= f(O)

Profit
= f(I,O)

Input = I
Output= O

Formulasi model

Rumusan masalah dalam bentuk model matematis yang dapat mewakili sistem
nyatanya.

Contoh :

Model persediaan :

Tujuan : Biaya minimum total (TC)

Variabel yang berpengaruh

Q=?

: Biaya simpan (Ch)

: Biaya pesan (Co)

17

: Harga barang (Cp)

Pemesanan : Q

Model yang diformulasikan :

TC (Q) = Ch . Q + Co . Q + Cp . Q

Minimum

2AD
h

Dimana :

D = Demand / tahun

A = Biaya pesan per satu kali pesan

h = Biaya Simpan

Parameterisasi Model

Metode Parameterisasi

a. Metode obyektif, misal :

1) Metode statistic.

18

2) Standar tertentu (SNI / SII).

b. Metode subyektif

1) Metoda Delphi (kesepakatan yang sifatnya iterative antara konsultan dengan

decision maker keputusan).

2) Opini.

c. Kombinasi kedua metode diatas

Validasi model

Validasi model digunakan untuk mengecek apakah model sesuai dengan kondisi
nyata. Sedangkan verifikasi model adalah untuk memastikan model yang dibuat
sesuai dengan metodologi dan kaidah keilmuan. Validasi model digunakan untuk
menguji apakah model tersebut baik atau tidak.

Meliputi aspek-aspek :

a. Kemampuan model menggambarkan kembali sistem yang sebenarnya (degree of

representatismen).

b. Kemampuan model untuk dapat digunakan (reability).

c. Manfaat yang dapat dihasilkan oleh model (usefullmen).

d. biaya yang diperlukan mulai dari pengembangan model sampai dengan

implementasi dan operasional model (cost consideration).

19

20

Proses Pengujian model :

Verifikasi system asumsi

Kualitas
solusi ? ke solusi lagi)
(Tidak
bisa kembali

Verifikasi secara logika (secara deduktif). (relevansi variable

Validasi experimental (secara induktif)

Teknik/Metode Pengujian Model, antara lain :

1. Face Validation

Dengan opini pakar (ahli), berdasarkan pengalamannya bisa pada :

a. Mekanisme

b. Output

21

Solution

2. Sencivity Analysis

Pengujian terhadap output model bila parameternya diubah-ubah

3. Convergent Validation

Terutama untuk model-model heuristic.

Algoritma-algoritma di cek melalui convergent validation

4. Statistical Validation

a. Pengujian hipotesis,

b. Uji serial correlation, dll.

5. Turing Test

Pembandingan

Output model

Real system

Prinsipnya : kemampuan membedakan hasil (model) dari pakar.

Konsisten / tidak pakar tersebut dengan pendapat / pengalamannya ?

Implementasi
22

Ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan, yaitu:

a. Aspek model
Fungsi model : hanya sebagai pendukungpengambil keputusan (sebagai
informasi).

Model
Informasi
Industri

Pengalaman

Pengambil keputusan
Proses

Interaksi
(lingkungan)

Kriteria
Keahlian

b. Aspek (Dimensi) Organisasi

23

Keputusan

?
?

Decision Maker (DM)

User

Model

Model Builder (MB)

Keberhasilan mengimplementasikan tarikan model hubungan organisasi diatas.

Interaksi DM dengan MB:

MB
DM
Memahami model dan
model valid
Tidak memahami model
dan model valid

Memahami
persoalan DM.

Tidak memahami persoalan

DM

No Problem

Komunikasi

Efektivitas

Komunikasi
Efektivitas

24

Interaksi User dan Builder:

Model Builder
User
User mempercayai
model

Memahami
persoalan DM.
No Problem

User tidak mempercayai

model

Resistensi

Interaksi DM User:

1) Tergantug pola kepemimpinan.

2) Interaksi atasan bawahan ?

Hubungan konfliktual :

a)Forcing (dipaksakan)

b)Compromising (titik temu)

c)Confrontation (optimasi)

d)Konflik terbuka

c. Strategi Implementasi

Tahapan-tahapan :

1) Pentahapan Implementasi.
25

Tidak memahami persoalan

DM
Efektivitas

Efektivitas
Resistensi

a) Pilot project (implemntasi secara keseluruhan).

b) Implementasi parsial.

2) Peningkatan kemampuan SDM (user).

a) Pelatihan

b) Seminar

c) Workshop

3) Pra kondisi organisasi

Supaya berhasil, dengan perubahan-perubahan/model yang ada.

I. Kelebihan dan Kekurangan Model Pendekatan Sitem

Penerapan pendekatan sistem dalam memecahkan masalah persoalan organisasi dan

administrasi juga mengandung sejumlah kelebihan dan kelemahan. Kelebihan pendekatan
sistem dapat dijelaskan sebagai berikut:

1.

Persoalan-persoalan

yang

muncul

dapat

teratasi

secara

menyeluruh

tanpe

menimbulkan persoalan baru karena proses pemecahannya sudah memperhitungkan

berbagai factor yang diduga terlibat dalam persoalan yang dipecahkan tersebut.

2.

Prosedur pemecahan masalah bersifat logis dan rasional sehingga menghasilkan solusi
yang proporsional dan adil.

26

3.

Penerapan pola pikir ilmiah dalam pendekatan sistem menghasilkan alternative

pemecahan yang bersifat objektif karena mendasarkan diri pada fakta empiric, bukan
pendapat pribadi yang cendeung subjektif.

4.

Pemecahan masalah yang adil dan objektif mampu menimbulkan iklim kerja yang
kondusif sehingga memberikan peluang bagi organisasi untuk berkembang di
kemudian hari.

Namun demikian di luar berbagai kelebihan tersebut, penerapan pendekatan sistem

juga mengandung sejumlah kelemahan sebagai berikut:

1.

Memerlukan waktu lama karena harus melewati prosedur yang panjang dan tidak
sederhana.

2.

Sebagai akibat dari lamanya waktu yang diperlukan, pendekatan sisten kadangkadang menghasilkan solusi yang sudah kadaluwarsa sehingga menjadi kyrang atu
tidak efektif untuk memecahkan masalah yang ada.

3.

Memerlukan banyak informasi dari sumber yang berbeda-beda sehingga aplikasi

pendekatang sistem menjadi rumit dan kompleks.

4.

Penerapan pendekatan sistem membutuhkan biaya yang mahal sebagai akibat dari
prosedur panjang dan kompleks yang harus dilalui.

5.

Penerapan pendekatan sistem memerlukan keahlian dalam melakukan penelitian

khususnya mengolah dan menganalisis data, kemampuan yang biasanya jarang
dimiliki oleh praktisi organisasi administrasi di lapangan.

Walaupun mengandung banyak kelemahan, tetapi pendekatan sistem dipandang

sebagai cara pemecahan masalah yang efektif karena kelebihannya terutama hasil
pemecahan yang tuntas dan cara pandang yang rasional dan objektif dalam memecahkan
masalah tersebut. Terhadap berbagai kelemahan yang ada (terutama minimnya
27

kemampuan analisis yang dimiliki praktisi) dapat diatasi dengan meminta bantuan ahli
untuk melakukan analisis dan menyimpulkan alternative pemecahan terhadap masalah
yang ada. Dengan menggunakan ahli yang memang professional dalam bidang penelitian
tersebut maka kendala waktu juga relative teratasi karena mereka biasa menangani
persoalan dengan prosedur yang sama.

J. Relevansi Pendekatan Sistem dalam Memecahkan Persoalan Administrasi

Hingga saat ini pendekatan sistem merupakan cara yang dianggap efektif untuk
memecahkan berbagai persoalan dalam bidang administrasi karena berbagai alasan:

1.

Praktik administrasi (dengan segala perangkat termasuk sarana pendukungnya) akhirakhir ini mengalami perkembangan sangat pesat. Lingkungan dimana proses
administrasi berlangsung juga mengalami perubahan dan perkembangan yang cepat
dan dinamis. Bidang administrasi tidak lagi semata-mata berurusan dengan masalah
keorganisasian dan manajemen tetapi merambah bidang0bidang lain seperti politik,
ekonomi, pendidikan, teknologi, social, budaya dan lain-lain. Dari waktu-ke waktu
keterkaitan antar factor tersebut semakin nyata dan semakin erat. Akibatnya persoalnpersoalan administrasi menjadi kian kompleks dan dinamis. Kondidi seperti itu
memerlukan cara pandang yang lebih komprehensif terutama dalam menyikapi setiap
persoalan yang muncul. Memahami keterkaitan antar variable tersebut menjadi focus
pendekatan sistem. Itulah sebabnya diperlukan kemampuan mengumpulkan
informasi/data yang sangat bervariasi dan sekaligus mengolah serta menganalisisnya
dengan teknik yang sesuai, yang hamper pasti sangat rumit. Pendekatan sistem
menawarkan solusi yang tepat untuk menghadapi dinamika dan kompleksitas
lingkungan tersebut.

2.

Beberapa tahun terakhir, ilmu pengetahuan dan teknologi mengalami perkembangan

yang sangat cepat. Untuk kepentingan pengkajian, setiap cabang ilmu mengalami
direfensiasi atau spesialisasi sedemikian yang semakin tajam sehingga muncul
ranting-ranting ilmu yang bidang kajiannya mendalam namun cakupannya sangat
sempit. Akibatnya, ketika ranting-ranting ilmu tersebut harus diaplikasikan dalam
28

memecahkan persoalan hidup yang dihadapi masyarakat menjadi tidak memadai

karena secara factual persoalan yang muncul sebenarnya sangat kompleks. Diperlukan
pemahaman dari berbagai sudut pandang, yang berarti diperlukan banyak ranting ilmu
secara simultan dan terpadu untuk memecahkannya. Pendekatan sistem menawarkan
cara pemecahan secara komprehensif dengan konsep sinerginya. Cara ini
menggunakan pendekatan lintas disiplin dan lintas sektoral namun dikemas secara
sederhana dalam bentuk yang komprehensif.

3.

Bidang administrasi merupakan bagian dari bidang social yang memiliki sifat
kompleks karena berhadapan langsung dengan persoalan-persoalan yang menyangkut
kepentingan

manusia

khususnya

dalam

bekerjasama

melalui

organisasi.

Konsekuensinya, persoalan-persoalan yang dihadapai juga sangat rumit dan

kompleks. Diperlukan kemampuan memahami setiap persoalan secara utuh. Untuk itu
dibutuhkan kemampuan mengidentifikasi faktor-faktor

yang diduga ikut terlibat

dalam setiap persoalan yang muncul sekaligus mencari keterkaitan antar factor
tersebut. Pemecahan setiap persoalan harus melibatkan berbagai factor tersebut
sehingga keputusan apapun yang diambil mampu memuaskan pihak-pihak yang
terlibat didalamnya. Model pemikiran seperti ini sesuai dengan pola pendekatan
sistem.

29

BAB III
PENUTUP

Kesimpulan

Suatu model adalah sebuah cara yang dapat digunakan para analis kebijakan untuk
mencari solusi kebijakan dari kompleksitas masalah yang ada, dikarenakan perkembangan
lingkungan yang begitu pesat menyebabkan mudahnya muncul konflik sosial, dimana suatu
masalah selalu berhubungan dengan masalah yang lain. Sebuah model menawarkan cara
bagaimana untuk mengubah masalah real yang ada menjadi sebuah model yang sederhana
yang membutuhkan suatu pemikiran sistemik untuk memudahkan pembongkaran dan
pengaitan masalah antara satu faktor dengan faktor yang lain. Setelah diolah dalam sebuah
model, model tersebut dikonversikan ke dalam tindakan nyata pada suatu sistem yang
digunakan untuk memecahkan masalah yang kompleks tersebut.

Model sistem umum pada perusahaan adalah dimana penyerdahanaan objek, yang
terdiri dari berbagai jenis model yang digunakan oleh perusahaan beserta kegunaan model itu
sendiri yang memengaruhi juga di perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi,
dan memperkirakan masa depan. Dan pada pendekatan sistem adalah sebagai perwujudan
manajer dalam pengambilan keputusan dan memecahkan masalah pada perusahan tersebut.

30

DAFTAR PUSTAKA

Winardi.2005. Pemikiran Sistemik dalam Bidang Organisasi dan Manajemen. Jakarta: PT.
RajaGrafindo Persada

Muhyadi. 2008. Diktat: Sistem Analisis Administrasi. FISE.

Fahrijal. 2014. Model Sistem dalam http://www.academia.edu/6977211/Model_Sistem.

Diakses pada hari Sabtu, 3 Desember 2016 pukul 14.43 WIB.

Sumiati.

2008.

Pemodelan

Sistem

dalam

http://elearning.upnjatim.ac.id/courses/JTI31031/document/Materi_Kuliah_Pemodelan_
Sistem/Pemodelan_Sistem(BuSumiati).doc?cidReq=JTI31031.
Sabtu, 3 Desember 2016 pukul 14.34 WIB.

31

Diakses

pada

hari