1.

Dalam suatu organisasi yang akan melakukan peralihan dalam menggunakan arsip elektronik,
resistensi atau penolakan dari beberapa pihak yang berada di dalam manajemen organisasi
pastinya tidak terelakkan. Pasalnya, kehadiran arsip elektronik akan mengubah cara kerja
manajemen sepenuhnya, sehingga manajemen sebagai poros teratas perusahaan atau instanssi
pemerintah harus mengadopsinya lebih cepat. Hal ini tentunya menyulitkan, terutama jika
manajemen belum terbiasa bekerja dengan menggunakan dokumen yang tersedia sepenuhnya
dalam format digital. Berdasarkan kasus di atas, jelaskan teori dan model perencanaan yang tepat
untuk mengatasi perubahan yang terjadi.

Jawaban :

Untuk mengatasi resistensi atau penolakan terhadap perubahan dalam penggunaan arsip
elektronik, organisasi dapat menerapkan teori dan model perencanaan yang sesuai. Salah satu
teori yang relevan adalah teori Perubahan Organisasi yang dikembangkan oleh Kurt Lewin.
Model perencanaan yang sesuai adalah model ADKAR (Awareness, Desire, Knowledge, Ability,
Reinforcement).

1. Teori Perubahan Organisasi Lewin:

- Tahap Pertama: Unfreeze (Membekukan)

Pada tahap ini, manajemen harus mengubah pola pikir dan membangkitkan kesadaran akan
perlunya perubahan. Informasi dan bukti tentang manfaat dari penggunaan arsip elektronik
harus dikomunikasikan kepada seluruh pihak terkait. Selain itu, manajemen harus
membantu individu untuk melepaskan pola pikir dan kebiasaan lama yang mungkin
menghambat perubahan.
- Tahap Kedua: Transition (Transisi)
Tahap ini melibatkan implementasi perubahan. Manajemen harus memberikan pelatihan
dan pendidikan kepada karyawan untuk memperoleh pengetahuan dan keterampilan yang
diperlukan dalam menggunakan arsip elektronik. Dukungan dan bimbingan yang efektif
juga diberikan untuk membantu individu beradaptasi dengan perubahan baru.
- Tahap Ketiga: Refreeze (Membekukan Kembali)
Pada tahap ini, perubahan yang telah diimplementasikan harus dipertahankan dan
diintegrasikan ke dalam budaya organisasi. Manajemen harus memastikan bahwa sistem
penghargaan, kebijakan, dan prosedur didukung untuk mempertahankan penggunaan arsip
 elektronik. Langkah-langkah ini membantu organisasi untuk "membekukan kembali"
perubahan sebagai bagian yang tak terpisahkan dari operasi sehari-hari.

2. Model ADKAR:

- Awareness (Kesadaran): Menciptakan kesadaran akan perlunya perubahan dalam

penggunaan arsip elektronik dan dampak positif yang mungkin timbul.
- Desire (Keinginan): Membangkitkan keinginan dan motivasi untuk menerima perubahan.
Manajemen harus mengkomunikasikan manfaat yang jelas dan menginspirasi individu
untuk melihat nilai dalam penggunaan arsip elektronik.
- Knowledge (Pengetahuan): Memberikan pelatihan dan pendidikan yang tepat untuk
memastikan karyawan memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan dalam
menggunakan arsip elektronik.
- Ability (Kemampuan): Membantu individu untuk mengembangkan kemampuan dan
keterampilan praktis dalam penggunaan arsip elektronik melalui pelatihan, pendampingan,
dan bimbingan.
- Reinforcement (Penguatan): Memberikan dukungan berkelanjutan, pengakuan, dan
penghargaan atas penggunaan arsip elektronik yang sukses. Hal ini dapat membantu
memperkuat perubahan dan mendorong adopsi yang berkelanjutan.

Dengan menerapkan teori Perubahan Organisasi Lewin dan model ADKAR, organisasi dapat
mengatasi resistensi atau penolakan terhadap perubahan dengan mengubah pola pikir,
memberikan pendidikan dan pelatihan yang memadai, serta memberikan dukungan dan
penguatan yang diperlukan untuk mengadopsi penggunaan arsip elektronik secara efektif.

2. Manajemen perubahan menjadi langkah yang sistematis dalam memberikan usaha

pertumbuhan dan perkembangan organisasi. Namun, kondisi ini bertolak belakang dengan
kesadaran akan perubahan signifikan dari digitalisasi dengan segala tantangan dan risikonya.
Padahal digitalisasi menjadi bagian penting dalam manajemen kearsipan. Perubahan sistem dari
analog ke digital pada suatu organisasi pemerintah menjadi hal yang perlu. Hal ini ditujukan
untuk proses digitalisasi agar perencanaan dan eksekusi yang tepat. Berikan gambaran model
manajemen perubahan secara singkat dan padat yang dapat diterapkan dalam melakukan
implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik di suatu organisasi.
Jawaban :

Salah satu model manajemen perubahan yang dapat diterapkan dalam implementasi sistem
pengelolaan arsip elektronik di suatu organisasi adalah model Kotter's 8-Step Change Model.
Model ini terdiri dari delapan langkah yang membantu organisasi dalam mengelola perubahan
secara efektif. Berikut adalah gambaran singkat dan padat dari model Kotter's 8-Step Change
Model:

1. Membangkitkan urgensi (Create a Sense of Urgency):

- Menjelaskan mengapa perubahan diperlukan dan konsekuensi dari tidak mengadopsi arsip
elektronik.
- Mengkomunikasikan manfaat dan keunggulan yang dapat diperoleh dari sistem
pengelolaan arsip elektronik.

2. Membentuk tim proyek (Form a Powerful Coalition):

- Membentuk tim yang kuat dan berpengaruh yang dapat memimpin dan memfasilitasi
perubahan.
- Melibatkan pemimpin organisasi, anggota staf kunci, dan ahli teknologi untuk mendukung
implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik.

3. Membangun visi perubahan (Create a Vision for Change):

- Mengembangkan visi yang jelas dan inspiratif tentang bagaimana sistem pengelolaan arsip
elektronik akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi.
- Mengkomunikasikan visi ini secara luas kepada seluruh anggota organisasi.

4. Berkomunikasi dengan jelas (Communicate the Vision):

- Mengkomunikasikan visi perubahan dengan jelas kepada seluruh anggota organisasi.

- Menjelaskan manfaat dan alasan di balik implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik
secara terbuka dan transparan.

5. Mempersiapkan aksi yang luas (Empower Broad-Based Action):

- Mendorong partisipasi dan keterlibatan seluruh anggota organisasi dalam implementasi

sistem pengelolaan arsip elektronik.
 - Membuat rencana tindakan yang jelas dan memperoleh dukungan yang diperlukan untuk
perubahan.

6. Menciptakan kemenangan jangka pendek (Generate Short-Term Wins):

- Mencapai hasil positif yang dapat dilihat dan diukur dalam waktu singkat.
- Memperoleh kemenangan jangka pendek untuk membangun momentum dan mengurangi
resistensi terhadap perubahan.

7. Mempertahankan momentum (Sustain Acceleration):

- Memanfaatkan kemenangan jangka pendek untuk memperkuat komitmen dan terus

mendorong perubahan.
- Mengatasi hambatan dan tantangan yang muncul selama implementasi sistem pengelolaan
arsip elektronik.

8. Membangun perubahan ke dalam budaya (Institutionalize Change):

- Membuat perubahan menjadi bagian integral dari budaya organisasi.

- Mengubah kebiasaan dan praktik yang sudah ada menjadi yang sesuai dengan sistem
pengelolaan arsip elektronik.

Dengan menerapkan model Kotter's 8-Step Change Model, organisasi dapat mengelola
perubahan dengan lebih terstruktur dan efektif dalam implementasi sistem pengelolaan arsip
elektronik.

3. Perkembangan teknologi saat ini telah mempengaruhi banyak aspek termasuk perubahan
sistem kerja organisasi. Salah satu hasil dari perkembangan ini berupa digitalisasi dari arsip
berbentuk konvensional (tercetak) menuju arsip berbentuk digital (elektronik). Melalui
digitalisasi dalam prosesnya memiliki beberapa tantangan mulai dari munculnya teknologi dan
alat baru dalam proses kearsipan, ledakan informasi secara besar-besaran serta perubahan 'wujud'
arsip, berkembangnya teknologi seperti cloud computing dan sensor teknologi, serta sumber
daya manusia (SDM) yang belum menguasai pemanfaatan teknologi. Maka dibutuhkan adanya
upaya yang sistematis dan prosedur yang baik terkait digitalisasi. Tantangan digitalisasi dalam
ranah kearsipan perlu ditangani dengan manajemen perubahan.
Berikan rancangan manajemen perubahan dalam implementasi aplikasi sistem pengelolaan arsip
elektronik, secara singkat dan padat ?

Jawaban :

Berikut adalah rancangan manajemen perubahan dalam implementasi aplikasi sistem

pengelolaan arsip elektronik secara singkat dan padat:

1. Penetapan Visi dan Tujuan:

- Menetapkan visi yang jelas tentang implementasi aplikasi sistem pengelolaan arsip
elektronik.
- Menyusun tujuan yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatasan waktu
terkait dengan digitalisasi kearsipan.

2. Analisis Dampak dan Identifikasi Tantangan:

- Melakukan analisis dampak perubahan terkait dengan implementasi aplikasi sistem

pengelolaan arsip elektronik.
- Mengidentifikasi tantangan yang mungkin timbul, seperti perubahan dalam proses kerja,
penyesuaian dengan teknologi baru, dan kebutuhan pelatihan SDM.

3. Pembentukan Tim Perubahan:

- Membentuk tim perubahan yang terdiri dari pemimpin proyek, anggota staf kunci, dan ahli
teknologi.
- Memastikan tim memiliki keterampilan, pengetahuan, dan wewenang yang diperlukan
untuk mengelola perubahan.

4. Komunikasi yang Efektif:

- Mengkomunikasikan visi, manfaat, dan alasan di balik implementasi aplikasi sistem

pengelolaan arsip elektronik kepada seluruh anggota organisasi.
- Membangun saluran komunikasi yang terbuka, transparan, dan dua arah untuk
mendapatkan masukan dan mengatasi kekhawatiran atau resistensi yang mungkin timbul.

5. Pelatihan dan Pendidikan:

 - Menyediakan pelatihan yang komprehensif kepada seluruh anggota organisasi terkait
dengan penggunaan aplikasi sistem pengelolaan arsip elektronik.
- Mengembangkan materi pendidikan yang mudah dipahami dan menyesuaikan dengan
tingkat pengetahuan dan kebutuhan individu.

6. Pengujian dan Evaluasi:

- Melakukan pengujian aplikasi sistem pengelolaan arsip elektronik secara menyeluruh

sebelum implementasi penuh.
- Mengumpulkan umpan balik dari pengguna dan melakukan evaluasi untuk memastikan
bahwa aplikasi berfungsi dengan baik dan memenuhi kebutuhan organisasi.

7. Pembagian Manfaat dan Pengakuan:

- Memberikan penghargaan dan pengakuan kepada individu atau tim yang berhasil
mengadopsi dan menggunakan aplikasi sistem pengelolaan arsip elektronik dengan baik.
- Membagikan manfaat dari digitalisasi kearsipan kepada anggota organisasi sebagai insentif
dan motivasi.

8. Pengawasan dan Pemantauan:

- Menerapkan pengawasan yang berkelanjutan terhadap penggunaan aplikasi sistem

pengelolaan arsip elektronik.
- Memantau perubahan, mengidentifikasi hambatan, dan mengambil tindakan perbaikan
yang diperlukan untuk memastikan kesuksesan implementasi.

Dengan mengikuti rancangan manajemen perubahan ini, organisasi dapat mengelola perubahan
yang terkait dengan implementasi aplikasi sistem pengelolaan arsip elektronik secara sistematis
dan efektif.