Standar Perhitungan Harga Sewa Kamar &

Tata Cara Memproses Reservasi Tamu

Budi Rahman, SE., MM
 Reservation Section

Bagian yang bertanggung jawab dan mengelola pemesanan

kamar sebelum tamu datang ke hotel, sehingga tamu
mendapatkan jaminan ketersediaan kamar disaat mereka
membutuhkannya.
 OUTLINE POINT

 Tata Cara Menerima & Proses

Reservasi Melalui Surat/
Faxcimili & Sumber Lainnya
 Standar Perhitungan Harga
Sewa Kamar
 Perhitungan Persediaan Kamar
Tamu

2023 Presentation title 3

 1
Tata Cara Penerimaan
& Proses Reservasi
Melalui Surat/
Faxcimili & Sumber
Lainnya
4
 Tehnik Menerima & Menolak Reservasi
 Menginformasikan, Memperoleh data
secara akurat
 Memahami Sistem Reservasi
 Merespon permintaan potongan harga
kamar
 Meng-arsip reservasi
 Menyusun Laporan

Kemampuan Yang Harus Dikuasai

Petugas Reservasi
SISTEM RESERVASI
Segala system reservasi mencakup

 Memeriksa ketersediaan kamar melalui

grafik, komputer, atau buku harian
 Menawarkan alternatif ketika pemesanan
yang diminta tidak tersedia
 Memberikan informasi tentang biaya dan
fitur produk
 Mencatat detail dan persyaratan calon
tamu/pelanggan yang membuat reservasi
 Mencatat metode pembayaran yang dapat
diterima
 Memberikan konfirmasi detail reservasi

2023 6
 SISTEM RESERVASI - MANUAL
Reservation Form
Chart / Desity (Nama, Alamat, No telp, Tanggal c/I
(Room Availability)
& c/o, Special Request, Jaminan
/Pembayaran
SISTEM RESERVASI - KOMPUTERISASI
Chart (Room Reservation Form
(Nama, Alamat, No telp, Tanggal
Availability in Hotel
/jam c/I & c/o, Tipe room, Special
System) Request, Jaminan/Pembayaran

Input to Hotel Sistem

Slip / Diary (Reservation Reservation
Rack)

Slip / Diary (Reservation

Rack)

Filling
Confirmation Letter
(Alphabetical)
Filling (Alphabetical) Confirmation Letter

20XX
 HAL-HAL YANG PERLU DI PERHATIKAN
 Jawablah semua telepon yang masuk dengan baik, sopan dan suara
yg menarik
 Memberikan keterangan & informasi yang jelas yang berhubungan
dengan reservasi
 Membiasakan mengenal regular caller dan jangan lupa menyebut
nama mereka
 Meminta data-data yang akurat / keterangan penting yang
diperlukan pada saat menerima reservasi, terkait :
a) Nama tamu yang akan menginap
b) Tanggal Check in & check out termasuk jam kedatangan

c) Jumlah & tipe kamar yang diinginkan

d) Nama & telepon yang membuat reservasi

e) Alamat tamu & special request

f) Pembayaran PA, CA, Voucher dan Room only, All in & LOG
Flash Back
8
METODE PERMINTAAN RESERVASI
Permintaan Informasi
Pemesanan Kamar
Calon Tamu (Inkuiri)

Secara Langsung
Secara Tidak Langsung
(in person)

Mode Daring
Walk-ins Tertulis
(Online)

Telepon Situs Hotel

Surat
Situs Jaringan
Hotel
Email
Situs Agen
perjalanan
2022 Reservation 9
 ASPEK PELANGGAN, MEDIA & SUMBER
RESERVATION
Aspek peanggan, media dan sumber reservasi adalah bagian yang tidak terpisah
dari proses reservasi pada sebuah hotel. Berikut penjelasannya :

 Aspek Pelanggan : Dilihat dari aspek para pelanggan, yang

reservasi di hotel adalah :
 Pelanggan Bisnis
 Pelanggan Keluarga / Family
 Pelanggan Wisatawan

 Proses Reservasi : Tamu dapat melakukan reservasi kamar

baik secara langsung maupun tidak langsung :
 Secara Langsung :  Secara Tidak Langsung :
 Walk-in guest  Tertulis : facsimile, Surat, Email
 Telephone
 Online (Daring) : Situs hotel, Situs Jaringan
hotel, Situs Agent perjalanan wisata, OTA 10
 ASPEK PELANGGAN, MEDIA & SUMBER
RESERVATION
 Media Reservasi : Tamu dapat mengetahui kepastian
reservasi kamar melaluisarana atau media berikut :
 Surat / letter  Pesan singkat (sms, wa,
dll)
 Faksimile / facsimile
 Walk-in ke hotel
 Telephone
 Email

 Sumber Reservasi : Yang merupakan segmentasi pasar,

sehubungan dengan reservasi kamar hotel meliputi :
 Personal  Perusahaan Penerbangan
 Perusahaan domestic &  Pusat Reservasi Hotel
asing
 Korporasi
 Biro perjalanan umum
 Delegasi Konferensi
 Pemerintahan
 Dll 11
 PENYELESAIAAN & PROSES RESERVATION
Proses Penyelesaian reservation di hotel lebih sering dilakukan Secara langsung ;
walk in guest, Secara tidak langsung ; Tertulis (Email, Surat, Fax), Telepohone,
Media online (Situs hotel, Situs jaringan hotel & Situs agent perjalanan & OTA

A. Walk in guest (Datang Langsung) = Telephone

 Mengecek kamar yang tersedia
 Mengisi reservation form
 Mengisi todays expected arrival list yang berdasarkan tanggal check
in yang datanya diambil dari reservation form
 Mengisi reservation chart/ plan dengan cara memberi tanda
dengan ballpoint/pensil dirervation chart
 Menyimpan dengan cara : reservation form dan todays ecpected
arrival list disimpan dalam binder sesuai dengan tanggal dan bulan
check in

12
 PENYELESAIAAN & PROSES RESERVATION
B. Fax, Email & Surat
 Menerima fax/ surat dan mengecek kamar yang tersedia
 Mengisi reservation form yang datanya diambil dari fax atau surat
yang diterima
 Mengisi todays expected arrival list
 Memberi tanda pada reservation chart / plan
 Membuatkan konfirmasi reservation dan kirimkan melalui fax atau
surat.
 Simpan konfirmasi Bersama reservation form

13
PERALATAN & FORMULIR YANG ADA DI
RESERVATION
1. PERALATAN
 Hunging Map / Binder
 Filling Cabinet
 Statistic Board
 Cancelled Stamp
 Confirmation Stamp
 PC & Printer (Hotel System)

2. FORMULIR-FORMULIR
 Reservation Form
 Group Reservation Form
 Rooming List
 Confirmation Reservation
 Reservation Chart / Plan
 Reservation Diary
 Todays Expected Arrival List
 Changed & Cancellation Form
14
 2
STANDAR
PERHITUNGAN
HARGA KAMAR

15
 ROOM RATE

Harga kamar adalah harga sewa

kamar yang ditetapkan sebuah
hotel berdasarkan tipe atau
tingkatan jenis kamar serta
fasilitas didalamnya untuk di
sewakan kepada tamu dengan
ditambahkan 21% (Tax & service)

1. Harga kamar Normal

2. Harga kamar Khusus

Presentation title 16
 ROOM RATE

1. Perhitungan Harga Sewa Kamar

Perincian harga kamar Rp. 500.000 + 21% (Permalam)
• Harga kamar = Rp. 500.000
• 10% Service = Rp. 50.000
• 11% Tax = Rp. 55.000
+
 Harga 1 Malam adalah = Rp. 605.000
 ROOM RATE

2. Perhitungan Harga Sewa Kamar + Breakfast + 21%

Perincian harga kamar Rp. 500.000 + Bfast + 21% (Permalam)
• Harga kamar = Rp. 500.000
• Breakfast = Rp. 80.000
• 10% Service = Rp. 50.000
• 11% Tax = Rp. 55.000
+
 Harga 1 Malam + Breakfast = Rp. 685.000
 ROOM RATE

3. Perhitungan Harga Sewa Kamar Dengan Potongan (Discount)

Perincian harga kamar Rp. 500.000 + 21% dengan discount 10%
• Harga kamar = Rp. 500.000
• Discount 10% = Rp. 50.000
(-)
Harga After Discount = Rp. 450.000  -

• 10% Service = Rp. 45.000

• 11% Tax = Rp. 49.500
+
Harga Net After Discount = Rp. 544.500
 3
PERHITUNGAN
PERSEDIAAN KAMAR
20
 PERSEDIAAN KAMAR
Pada saat recepsionis akan menjual kamar
kepada tamu, maka reesepsionis harus
mengetahui persediaan kamar terlebih dahulu
agar tidak muncul masalah dalam penjualan
kamar
Cara Menghitung Persediaan Kamar adalah sebagai berikut :
a. Yang menambah jumlah kamar hotel adalah ;
• Early Check Out • Cancelation
• Check Out • No Show
b. Yang Mengurangi jumlah kamar hotel adalah ;
• Occupied • Extended Stay
• House Use • Reservation
• Out of Order
Presentation title 21
 PERSEDIAAN KAMAR

Contoh perhitungan kamar :

Jumlah kamar 300, kamar terisi (O) 185 kamar, kamar rusak (OO) 1,
kamar HU 1, tamu berangkat (C/O) 73, Extend 3 kamar, Pembatalan
pesanan 3 kamar, Pesanan kamar hari itu (RSV) 166. Room Revenue
Rp 55.125.000. Berapa sisa kamar yang dapat di jual / di pesan ?

Room Sold
Rumus Occupancy : X 100%
Room Avail
Tot. Room Revenue
Rumus ARR :
Room Sold

Rumus Room Avail : Total Room - Room OO - HU

Rumus Tot Room Revenue: Total Room X ARRPresentation title 22

 TUGAS INDIVIDUAL

Diketahui sebagai berikut :

Jumlah kamar 200, kamar terisi (O) 165 kamar, kamar rusak (OO) 2,
kamar HU 1, tamu berangkat (C/O) 90, Extend 5 kamar, Pembatalan
pesanan 2 kamar, Pesanan kamar hari itu (RSV) 115. ARR Rp. 545.000.
Berapa :
1. Sisa kamar yang dapat di jual / di pesan ?
2. Room Available
3. Room Occupancy
4. Total Revenue

DIKUMPULKAN : SELAS, 28 MARET 2023, PUKUL 17.00 PM DI LMS

Presentation title 23
 THANKS!
DO YOU HAVE ANY QUESTIONS?

CREDITS: This presentation template was created by Slidesgo,

including icons by Flaticon and infographics & images by Freepik