LAPORAN HASIL

RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

PUSKESMAS KARANGKANCANA

Oleh:

Nama : dr. Imas Siti Maesaroh

NIP : 19930604 202203 2 014
Jabatan : Ketua Mutu

UPTD PUSKESMAS KARANGKANCANA

DINAS KESEHATAN KABUPATEN KUNINGAN
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur dipersembahkan ke hadirat Allah Yang Maha Kuasa atas
rahmat dan karuniaNYA, kami Puskesmas Karangkancana dapat menyelesaikan
Laporan Rapat Tinjauan Manajemen Puskesmas Karangkancana.
Laporan Rapat Tinjauan Manajemen yang dilakukan 26-27 Juli 2019 ini
disusun sebagai pertanggung jawaban dan wujud komitmen kami dalam
meningkatkan mutu pelayanan Puskesmas Karangkancana.
Harapan kami semoga Laporan Rapat Tinjauan Manajemen ini dapat
memberikan gambaran tentang proses peningkatan mutu yang kami lakukan
Terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu penyusunan laporan
ini, sehingga laporan ini selesai pada waktunya.

Karangkancana, 28 Juli 2019

KEPALA PUSKESMAS Ketua Manajemen Mutu
KARANGKANCANA Puskesmas Karangkancana

Hj. Nanay Haendrayani, SKM,.M.MKes dr. Handri Handriana

NIP : 19691101 198903 2 003 NIPP 6114 19860330 1001
 DAFTAR ISI
HALAMAN
Kata pengantar..................................................................................................... ii
Daftar Isi................................................................................................................ iii
BAB I PENDAHULUAN...................................................................................... 1
A. Latar Belakang
B. Tujuan
BAB II LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN ...................................... 2
2.1 Pembukaan............................................................................................ 3
2.2 Sambutan Kepala Puskesmas .............................................................. 4
2.3 Pemaparan Hasil Audit Internal ............................................................ 5
2.4 Pemaparan Hasil Survey kotak saran ................................................... 6
2.5 Pemaparan hasil identifikasi komplain................................................... 9
2.6 Pencapaian PKP 2018 …………………………………………………….
2.8 Tindakan Koreksi dan Preventif ............................................................ 10
2.9 TinjauanTindakLanjutSebelumnya......................................................... 11
2.10 Rencana Perbaikan Sistem Manajemen Mutu .................................. 12
2.11 Kesimpulan dan kebijakan Kepala Puskesmas................................... 13
BAB III PENUTUP............................................................................................... 14.
LAMPIRAN 1 : RESUME HASIL AUDIT INTERNAL
LAMPIRAN 2 : RESUME HASIL SURVEY KOTAK SARAN PASIEN
LAMPIRAN 5 : RESUME HASIL PENCAPAIAN PKP 2018
LAMPIRAN 6 : DOKUMENTASI KEGIATAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Pertemuan tinjauan manajemen adalah pertemuan yang dilakukan oleh
manajemen secara periodik untuk meninjau kinerja sistem manajemen mutu dan
kinerja pelayanan/ penyelenggaraan kegiatan Puskesmas untuk memastikan
kelanjutan, kesesuaian, kecukupan, dan efektifitas dari sistem manajemen mutu dan
sistem pelayanan atau penyelenggaraan kegiatan UKM maupun UKP.
Tinjauan manajemen biasanya dilakukan secara rutin tahunan yang
pelaksanaannya tergantung penetapan dari institusinya. Pertemuan tinjauan
menajemen memiliki karakteristik yaitu:
1. Dilakukan secara berkala. Pertemuan tinjauan manajemen Puskesmas
Karangkancana dilakukan dua kali setahun yaitu saat pertengahan tahun dan
akhir tahun.
2. Direncanakan dengan baik. Sebelum menyelenggarakan pertemuan tinjauan
manajemen, penanggung jawab mutu membahas dengan Kepala Puskesmas
rencana untuk menyelenggarakan pertemuan tinjauan manajemen dan
mendiskusikan tentang tujuan, waktu, jadual penyelenggaraan, agenda, input
tinjauan, proses tinjauan, dan luaran yang diharapkan.
3. Didokumentasikan dengan baik. Kegiatan pertemuan tinjauan manajemen harus
didokumentasikan dengan baik mulai dari undangan pertemuan, daftar hadir,
agenda pertemuan, proses tinjauan, notulen pelaksanaan pertemuan, dan
rekomendasi hasil pertemuan.
4. Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu dan dampaknya
pada mutu/kinerja.
5. Mengevaluasi efektivitas sistem pelayanan Admen, UKP dan penyelenggaraan
kegiatan UKM
6. Membahas perubahan yang perlu dilakukan. Pembahasan dalam pertemuan
tinjauan manajemen menghasilkan rekomendasi-rekomendasi untuk melakukan
perubahan yang mengarah pada perbaikan. Perubahan dapat berupa perbaikan
sistem pelayanan, sistem manajemen mutu, sistem manajemen, kebijakan, dan
prosedur.
7. Hasil pertemuan harus ditindak lanjuti. Berdasarkan rekomendasi yang
dihasilkan dalam pertemuan tinjauan manajemen, direncanakan kegiatan tindak
lanjut.
8. Pelaksanaan tindak lanjut harus dipantau. Penanggung jawab mutu bersama
dengan tim mutu mempunyai kewajiban untuk memantau tindak lanjut terhadap
rekomendasi tinjauan manajemen.
9. Pihak manajemen dan pelaksana yang terkait diundang dalam pertemuan
10. Dilaksanakan dengan agenda yang jelas. Agenda pertemuan tinjauan
manajemen disusun oleh Penanggung jawab mutu.
11. Menghasilkan luaran: rencana perbaikan, rencana peningkatan kepuasan
pelanggan, rencana pemenuhan sumber daya, rencana perubahan-perubahan
untuk mengakomodasi persyaratan yang dimintaoleh pelanggan/pengguna.

B. TUJUAN
1. TUJUAN UMUM :
Pertemuan Tinjauan Manajemen bertujuan untuk memastikan terselenggaranya
pelayanan kesehatan yang bermutu melalui pembahasan permasalahan-
permasalahan yang terkait dengan operasional Puskesmas Karangkancana
secara bersama, melibatkan seluruh pegawai, dan dilaksanakan secara
berkesinambungan.
2. TUJUAN KHUSUS :
a. Terlaksananya pertemuan tinjauan manajemen mutu di Puskesmas
Karangkancana sesuai dengan persyaratan yang berlaku
b. Terbitnya kesepakatan tindak lanjut dari proses-proses terkait implementasi
sistem manajemen mutu
c. Tersedianya kriteria untuk peningkatan mutu pelayanan kesehatan
d. Teridentifikasinya peluang yang cukup untuk melakukan perbaikan terus-
menerus
 BAB II
TEORITIS RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

A. Agenda Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen

Pertemuan Tinjauan Manajemen dipimpin oleh Penanggung jawab mutu dengan
agenda sebagai berikut:
1. Pembukaan oleh Penanggung jawab mutu
Pada pembukaan pertemuan tinjauan manajemen, penanggung jawab mutu
menyampaikan tujuan dan agenda pertemuan tinjauan manajemen.
2. Pengarahan oleh Kepala Puskesmas
Kepala Puskesmas diberi kesempatan untuk memberikan arahan pada
pertemuan tinjauan manajemen untuk menyampaikan prioritas
permasalahan yang perlu dibahas dan prioritas perbaikan yang akan
dilakukan oleh Puskesmas
3. Pembahasan hasil pertemuan tinjauan manajemen yang lalu
Hasil pertemuan tinjauan manajemen yang lalu, rekomendasi, tindak lanjut,
dan hasil-hasil yang sudah dicapai, serta hambatan dalam pelaksanaan
tindak lanjut harus dibahas. Tindak lanjut yang belum dapat diselesaikan
perlu dibahas untuk mengatasi hambatan yang ada.
4. Pembahasan hasil audit internal
Hasil audit internal terutama yang belum dapat diselesaikan perlu dibahas
pada pertemuan tinjauan manajemen untuk dapat ditindak lanjuti.
5. Pembahasan umpan balik/keluhan pelanggan.
Umpan balik pelanggan, upaya menanggapi umpan balik juga harus dibahas
dalam pertemuan tinjauan manajemen.
6. Pembahasan hasil survey kepuasan pelanggan.
Hasil survey pelanggan perlu disampaikan, untuk ditindak lanjuti dalam
upaya memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.
7. Pembahasan hasil penilaian kinerja.
 Pertemuan tinjauan manajemen membahas capaian kinerja selama satu
semester, untuk ditindak lanjuti dalam perencanaan kegiatan satu semester
mendatang. Perubahan strategi dalam mencapai target kinerja dapat
dibahas dalam pertemuan.
8. Masalah-masalah operasional yang terkait dengan sistem manajemen mutu,
dan pelayanan UKM dan UKP
9. Rekomendasi untuk perbaikan. Keseluruhan pembahasan yang dilakukan
dalam pertemuan tinjauan manajemen menghasilkan rekomendasi untuk
ditindaklanjuti.
10. Rencana perbaikan/perubahan yang perlu dilakukan.
Berdasarkan rekomendasi disusun rencana perbaikan berupa kegiatan-
kegiatan yang akan dilakukan.
11. Penutup.
Penanggung jawab mutu menutup pertemuan dengan membacakan
kesimpulan dan rekomendasi.

B. MASUKAN (INPUT) PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN

Masukan yang akan dibahas dalam pertemuan tinjauan manajemen antara lain
adalah:
1. Hasil audit internal.
Auditor internal menyampaikan laporan audit internal, dan menyampaikan
hasil-hasil audit internal terutama temuan-temuan yang belum dapat
diselesaikan.
2. Umpan balik yang disampaikan oleh pelanggan.
Umpan balik pelanggan yang diperoleh antara lain dari kotak saran, keluhan
yang disampaikan oleh pelanggan, hasil temu kader, dan mekanisme yang
lain, dibahas untuk dilakukan tindak lanjut perbaikan.
3. Kinerja pelayanan, baik kinerja hasil maupun kinerja proses
Capaian kinerja dibahas pada pertemuan untuk menindaklanjuti kinerja yang
belum mencapai target yang diharapkan.
4. Status tindakan perbaikan maupun pencegahan yang dilakukan
 Tindakan perbaikan maupun pencegahan yang telah dilakukan juga perlu
dibahas baik hasil-hasil yang telah dicapai maupun yang belum
tercapaiuntuk dapat dilakukan penyelesaian.
5. Tindak lanjut terhadap hasil tinjauan manajemen yang lalu.
Hasil tinjauan manajemen yang lalu dibahas untuk mengetahui pelaksanaan
tindak lanjut terhadap rekomendasi pertemuan tinjauan manajemen yang
lalu. Hambatan dibahas untuk dilakukan upaya mengatasi hambatan dalam
menindak lanjuti rekomendasi yang lalu.
6. Kebijakan mutu dan kebijakan pelayanan UKP dan kebijakan
penyelenggaraan kegiatan UKM.
Berdasarkan pembahasan pada pertemuan tinjauan manajemen, kebijakan
mutu dan kebijakan pelayanan dapat diubah dalam upaya perbaikan kinerja.
7. Perubahan yang perlu dilakukan terhadap sistem manajemen mutu, sistem
pelayanan UKP, dan penyelengaaraan kegiatan UKM.
Berdasarkan pembahasan dalam pertemuan, perubahan juga dapat
dilakukan baik pada sistem manajemen mutu, sistem pelayanan UKP,
sistem manajemen, dan sistem penyelenggaraan UKM.

C. HASIL (LUARAN) PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN

Dengan dilaksanakan pertemuan tinjauan manajemen, maka dapat diambil
keputusan dan tindakan manajerial yang terkait dengan:
1. Peningkatan efektifitas sistem manajemen mutu admen dan sistem
pelayanan UKP dan sistem penyelenggaraan kegiatan UKM
2. Peningkatan pelayanan terkait dengan persyaratan yang diminta oleh
pelanggan
3. Identifikasi perubahan-perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem
manajemen mutu Admen, sistem pelayanan UKP, dan sistem
penyelenggaraan kegiatan UKM
4. Penyediaan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan tindak lanjut
perbaikan.
 BAB 3
LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN DAN TINDAK LANJUT HASIL RTM
Kegiatan Rapat Tinjauan Manajemen di Puskesmas Karangkancana
berlangsung selama 2 (dua) hari yaitu pada tanggal 26-27 Juni 2019 diaula
Puskesmas Karangkancana.
Adapun kegiatan agendanya adalah sebagai berikut:
1. Pembukaan
Pembukaan Rapat Tinjauan Manajemen dilakukan oleh Ketua Manajemen Mutu
yaitu dr Handri Handriana
2. Pengarahan oleh Kepala Puskesmas Karangkancana
Kepala Puskesmas memberikan pengarahan kepada staf puskesmas mengenai
Rapat Tinjauan Manajemen RTM adalah suatu bentuk rapat yang mempunyai
kualitas paling tinggi karena dengan rapat ini Puskesmas Karangkancana bisa
menampilkan hasil audit yang dilakukan oleh Tim Audit, hasil monitoring yang
dilakukan oleh Tim Mutu, hasil dari monitoring Tim KSKP dan hasil monitoring
manajemen resiko oleh Tim PMKP kemudian pada rapat ini tujuannya tidak lain
untuk perbaikan kinerja kedepannya dan permasalahan-permasalahan yang ada
di Puskesmas.
3. Pembahasan Hasil Audit Internal
Pemaparan hasil audit internal dilakukan oleh ketua tim audit internal yaitu dr
Jonathan. Tim audit internal memaparkan audit plan yang sudah dilakukan, antara
lain:
1. Hasil audit pendaftaran

Uraian Ketidak Waktu

Analisis ketidak Target waktu Penanggung
No Sesuaian/ Rencana tindak lanjut Pelaksanaan
sesuaian/ masaah penyelesaian jawab
Masalah tindak lanjut
1 Belum ada SK dan Pedoman Copy SK dan Pedoman, 1 minggu Yeni Rosnawati 23 April 2019
dokumen belum di copy, Tupoksi Tupoksi dan Uraian
SK,Pedoman, dan Uraian Tugas Tugas disimpan di ruang
Tupoksi dan disimpan di rumah pendaftaran
Uraian tugas di
Ruang
pendaftaran
2 Bagan alur Belum dicetak Mengusulkan pembuatan 1 bulan Ibu RIKA 16 Mei 2019
pendaftaran bagan alur pendaftaran
belum terpasang
3 Bukti-bukti dokumentasi/gambar dokumentasi/gambar 1 minggu Ibu Rika 7 Juni 2019
sosialisasi SOP kegiatan belum kegiatan dicetak/di print
Pendaftaran dicetak/di print out
belum lengkap
4 Belum ada Belum dibukukan Pembuatan buku catatan 1 bulan Bd. Sri 30 Juni 2018
pencatatan permintaan informasi
permintaan
informasi
5. Belum ada Belum dilaksanakan Melaksanakan survey Bulan juni Bu Rika juli 2019
catatan hasil dan membuat rekap hasil
kepuasan kepuasan pelanggan
pelanggan
6 Petugas RM - SDM kurang - Mengusulkan tenaga - Sudah Ka TU Agustus 2019
belum sesuai - Kompetensi petugas Rekam medis yang diusulkan di
dengan tidak sesuai kompeten di Rencana bulan mei Tim Perencanaan
kompetensinya - Susunan kebutuhan pegawai ke 2019
 penempatan Rekam
Medis belum
tersusun rapi
7 Petugas memulai Petugas mengikuti
pendaftaran tidak apel pagi sampai
sesuai jam buka selesai
DinKes dan BKD
- Penambahan box file Pet. RM
dan lemari rekam medis
- Membuat tanda
pemisah di box file RM
Mengusulkan kepada Ka. secepatnya Auditor Lokbul Mei 2018
Puskesmas agar petugas
pelayanan pendaftaran
dan informasi tidak
mengikuti apel pagi
 LAPORAN HASIL AUDIT Administrasi Kepegawaian

Tang Sasaran Temuan

No Kegiatan Auditor Objek Audit Hasil Audit Rekomendasi
gal Audit Ketidaksesuaian

1 10 Audit Hj. Nanay H Petugas 1. SK Ka PKM - Syarat – Syarat Petugas

April kesesuaian Cicih S Kepegawaian 2. Uraian Tugas administrasi administrasi tidak
2019 kelengkapan Rika 3. Pedoman kenaikan mengajukan
administrasi 4. Kelengkapan pangkat sudah kenaikan pangkat
kepegawaian syarat – lengkap tetapi ibu Nuraeni
Syarat tidak diajukan
kenaikan
pangkat

Auditor, Auditee:

Uraian Ketidak Target waktu Penanggung Waktu

Analisis ketidak Rencana tindak lanjut
No Sesuaian/ penyelesaian jawab Pelaksanaan
sesuaian/ masaah
Masalah tindak lanjut
1 Ada Nuraeni sudah - Sosialisasi tentang 2 bulan K TU Agustus 2019
keterlambatan pemberkasan tetapi kenaikan pangkat
kenaikan tidak diusulkan oleh kepada karyawan
golongan pangkat bagian kepegawaian
- Koordinasi dengan
pegawai
SDK dan kepegawaian
 dinas kesehatan
2 SK Pengelola SK Pengelola - Membuat SK Pengelola 1 Minggu Bapak Kurdiana Mei 2019
Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian
Puskesmas Puskesmas belum ada

3 Uraian Tugas Pengelola Uraian Tugas - Membuat Uraian Tugas 1 Minggu Bapak Kurdiana Mei 2019
Kepegawaian Pengelola Pengelola
Puskesmas Kepegawaian Kepegawaian
Puskesmas belum ada Puskesmas
4 SOP Pengelola SOP Pengelola - Membuat SOP 1 Minggu Bapak Kurdiana Mei 2019
kepegawaian Kepegawaian belum Pengelola
ada Kepegawaian
Pembahasan Umpan Balik dari kotak saranPasien

N
O TANGGAL HASIL IDENTIFIKASI SUMBER ANALISIS Rencana Tindak Lanjut

Membuat pegangan buat lansia di

Agar disediakan nya banyak pasien lansia yang berobat ke
1 15-Sep-18 kotak saran depan pintu masuk dan kamar mandi
pegangan lansia puskesmas
pasien

Pemisahan untuk
Tempat pengobatan pasien TB dan Membuat ruang pemeriksaan TB di
2 20-Sep-18 pengobatan antara pasien kotak saran
Umum masih di satukan sebelah barat puskesmas
TB dan Umum

Disediakannya informasi
tentang pelayanan yang
masih banyak pasien yang belum Mengusulkan di ke pemegang JKN
disediakan dipuskesmas
3 02-Nov-18 kotak saran mengetahui jenis-jenis pelayanan untuk dibuatkan neon bok jenis-jenis
sehingga pasien yang
dipuskesmas pelayanan dan leaflet
berkunjung tidak harus
menanyakan ke petugas

Mengajukan ke dinas kesehatan

Belum adanya dokter gigi di
4 3 desember 18 Agar disediakan dokter gigi kotak saran untuk di kirim dokter GIGI ke
Puskesmas Karangkancana
puskesmas karangkancana

masih banyak pasien yang tidak

5 5 oktober 18 Agar dibuat alur pelayanan kotak saran Membuat Alur pelayanan
mengerti alur pelayanan dipuskesmas

Adanya media informasi masih ada pasien yang tidak

membuat leaflet dan neon bok jenis-
6 11 oktober 18 untuk mengetahui jenis kotak saran mengetahui jenis pelayanan di
jenis pelayanan
pelayanan di puskesmas puskesmas
 kebersihan kamar mandi
pasien agar lebih
kamar mandi pasien sering terlihat Membuat jadwal kebersihan kamar
7 3 februari 19 diperhatikan dan disediakan kotak saran
kotor mandi
pegangan untuk lansia di
samping kloset

agar disediakan kipas suhu di ruang tunggu masih terasa

8 17 februari 19 kotak saran  Mengusulkan ke RUK JKN
diruang tunggu panas

Prosedur rujukan harus sesuai dengan sosialisasi syarat-syarat rujukan harus

9 27 februari 19 Minta Rujukan dibikin sulit kotak saran
alur yang disediakan oleh BPJS sesuai dengan ketentuan dari BPJS

Agar disediakan area khusus Anak-anak banyak berkeliaran saat

10 3 maret 19 kotak saran Membuat usulan di RUK 2020
bermain anak menunggu pemeriksaan

Hasil survey IKM

1. Kecepatan pelayanan
2. Kemudahan prosedur
3. Penanganan pengaduan pengguna pelayanan
B. TINDAKAN KOREKSI DAN PREVENTIF
1. Tindakan Koreksi :
Langkah-langkah perbaikan telah dilakukan terhadap laporan hasil tim audit
internal , tim mutu dan tim keselamatan pasien antara lain dikegiatan Administrasi
Manajemen, Unit Kesehatan Masyarakat dan Unit Kesehatan Perseorangan

2. Tindakan Preventif :
Tindaklanjut hasil koreksi telah dilakukan perbaikan dan penanganan resiko
serta peningkatan mutu layanan klinis dibeberapa ruang pelayanan antara lain di
admen, Pendaftaran dan Rekam Medik, dan beberapa program Kesehatan
Masyarakat.

C. RENCANA PERBAIKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

Tahapan Puskesmas Karangkancana meningkatkan mutu maka perbaikan
sistem manajemen mutu diterapkan secara berkelanjutan.
Rencana perbaikan system manajemen mutu adalah sebagai berikut :
a. Pemahaman tentang peningkatan mutu pada semua jajaran secara
intergrative.
b. Pengelolaan dan pengendalian dokumen
c. Kelengkapan bukti telusur dalam setiap kegiatan
d. Implementasi berkelanjutan pada semua Unit Pokja sesuai konsep yang
telah dipahami bersama
e. Monitoring dan evaluasi setiap Indikator Mutu baik Admen, UKM, UKP
perlu dilakukan rekap laporan setiap 3 bulan sekali, Audit Internal dan
Rapat Tinjauan Manajemen harus dilaksanakan sesuai agenda setiap 6
bulan sekali atau sesuai kebutuhan.
 PENUTUP

Melalui pertemuan tinjauan manajemen berbagai permasalahan yang terkait

dengan mutu dan kinerja serta operasional sistim manajemen mutu dan system
pelayanan dalam memberikan pelayanan dan produk kepada pelanggan / pengguna
dibahas dan ditindaklanjuti dalam upaya-upaya untuk melakukan perbaikan
pelayanan Puskesmas Karangkancana.
Keberhasilan pertemuan tinjauan manajemen ini tergantung pada komitmen
semua staf pegawai Puskesmas Karangkancana untuk melakukan perubahan –
perubahan dan perbaikan sesuai dengan apa yang direkomendasikan dan
kesepakatan yang dihasilkan dalam pertemuan.
FOTO DOKUMENTASI KEGIATAN

RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

PUSKESMAS KARANGKANCANA

26-27 JULI 2019

Di Aula Puskesmas Karangkancana

FOTO DOKUMENTASI KEGIATAN

RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

PUSKESMAS KARANGKANCANA

26-27 JULI 2019

Di Aula Puskesmas Karangkancana

FOTO DOKUMENTASI KEGIATAN

RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

PUSKESMAS KARANGKANCANA

26-27 JULI 2019

Di Aula Puskesmas Karangkancana

FOTO DOKUMENTASI KEGIATAN

RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

PUSKESMAS KARANGKANCANA

26-27 JULI 2019

Di Aula Puskesmas Karangkancana