ANALISIS KETERLAMBATAN

PENYEDIAAN REKAM MEDIS RAWAT

JALAN
DI RSUD CILACAP

Disusun untuk Memenuhi Sebagaian Persyaratan Guna Memperoleh

Gelar Ahli Madya Kesehatan (Amd.Kes)

Oleh:
IRVAN PRAMUDYO
P1337437121179

PRORAM STUDI D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

JURUSAN REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES
SEMARANG
2021/2022
 ANALISIS KETERLAMBATAN
PENYEDIAAN REKAM MEDIS RAWAT
JALAN
DI RSUD CILACAP

Disusun untuk Memenuhi Sebagaian Persyaratan Guna Memperoleh

Gelar Ahli Madya Kesehatan (Amd.Kes)

Oleh:
IRVAN PRAMUDYO
P1337437121179

PRORAM STUDI D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

JURUSAN REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES
SEMARANG

iii
2021/2022

iv
 DAFTAR ISI

JUDUL ...................................................................................................................ii

DAFTAR ISI ....................................................................................................... iii

ABSTRAK .............................................................................................................v

BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................1

A. Latar Belakang ...............................................................................................1

B. Rumusan Masalah ..........................................................................................3

C. Tujuan Penelitian ...........................................................................................3

D. Manfaat Penelitian .........................................................................................4

E. Keaslian Penelitian ........................................................................................5

BAB II LANDASAN TEORI ...............................................................................6

A. Rumah Sakit ..................................................................................................6

B. Rekam Medis .................................................................................................9

C. Tinjauan tentang Standar Pelayanan Minimal (SPM) .................................12

D. Tinjauan tentang Lama Penyediaan Rekam Medis .....................................16

E. Tinjauan tentang Sistem Penyimpanan Rekam Medis ................................17

F. Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan Rekam Medis .......................18

G. Pertanyaan Penelitian ..................................................................................20

BAB III METODE PENELITIAN ....................................................................21

iii
A. Jenis Penelitian ............................................................................................21

B. Waktu dan Tempat Penelitian ......................................................................21

C. Subyek Penelitian ........................................................................................21

D. Metode Pengumpulan ..................................................................................21

E. Instumen Penelitian .....................................................................................22

F. Pengolahan dan Analisa Data ......................................................................23

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................24

iv
 ABSTRAK

Rumah Sakit adalah tempat pelayanan kesehatan untuk masyarakat

dengan ciri tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan
tentang kesehatan, kemajuan teknologi, dan kehidupan sosial ekonomi
masyarakat yang harus mampu meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu
dan terjangkau agar terwujud derajat kesehatan yang tinggi. Rumah sakit
bertanggung jawab untuk meningkatkan mutu pelayanan Kesehatan kepada
pasien (Swari J dkk, 2019).
Dalam penyelenggaraan rekam medis ada berbagai dasar hukum yang
melandasainya, salah satunya yaitu Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia No 24 Tahun 2022 tentang Rekam medis yang menyebutkan bahwa
setiap sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan
dalam rangka penyelenggaraan rekam medis elektronik.
Salah satu tolak ukur dalam aspek mutu pelayanan kesehatan adalah
akses terhadap pelayanan tersebut dengan indikator waktu tunggu pasien.
Semakin cepat berkas rekam medis sampai di poliklinik maka semakin cepat
pelayanan yang diberikan kepada pasien (Supriadi dan Damayanti,2019).
Waktu yang digunakan untuk menyediakan berkas rekam medis rawat
jalan yang diatur dalam keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 129/MENKES/SK/II/2008 tentang standar pelayanan minimal Waktu
penyediaan berkas rekam medis mulai dari pasien mendaftar sampai rekam
medis disediakan oleh petugas dalam waktu ≤ 10 menit untuk berkas rekam
medis rawat jalan.
Faktor-faktor waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan,
didalam penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan ada beberapa faktor
yang mempengaruhi waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan
meliputi: Man (Sumber daya manusia), Materials (bahan yang digunakan),
Machine (mesin atau alat yang digunakan), Money (dana yang diperlukan untuk
mencapai tujuan) dan Methods (cara atau sistem untuk mencapai tujuan).

v
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rumah Sakit adalah tempat pelayanan kesehatan untuk masyarakat

dengan ciri tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu

pengetahuan tentang kesehatan, kemajuan teknologi, dan kehidupan sosial

ekonomi masyarakat yang harus mampu meningkatkan pelayanan yang

lebih bermutu dan terjangkau agar terwujud derajat kesehatan yang tinggi.

Rumah sakit bertanggung jawab untuk meningkatkan mutu pelayanan

Kesehatan kepada pasien (Swari J dkk, 2019).

Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan tindakan dan pelayanan lain yang

telah diberikan kepada pasien. Rekam medis adalah syarat dalam

meningkatkan mutu layanan rumah sakit, salah satu unit layanan rekam

medis di rumah sakit yaitu bagian penerimaan pasien rawat jalan atau biasa

disebut loket pendaftaran yang berfungsi sebagai pemberi layanan yang

pertama kali diterima oleh pasien atau keluarga pasien, oleh karena itu baik

buruknya mutu layanan rumah sakit dapat dinilai dari layanan yang diterima

pasien di bagian pendaftaran (Ritonga and Wannara, 2020).

Dalam penyelenggaraan rekam medis ada berbagai dasar hukum yang

melandasainya, salah satunya yaitu Peraturan Menteri Kesehatan Republik

Indonesia No 24 Tahun 2022 tentang Rekam medis yang menyebutkan

bahwa setiap sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang

1
 2

diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis elektronik.

Salah satu tolak ukur dalam aspek mutu pelayanan kesehatan adalah

akses terhadap pelayanan tersebut dengan indikator waktu tunggu pasien.

Semakin cepat berkas rekam medis sampai di poliklinik maka semakin cepat

pelayanan yang diberikan kepada pasien (Supriadi dan Damayanti,2019).

Penyediaan rekam medis pelayanan rawat jalan dimulai dari pasien

mendaftar hingga dokumen tersebut disiapkan, ditemukan, kemudian

diberikan kepada petugas di poliklinik tujuan pasien.

Waktu yang digunakan untuk menyediakan berkas rekam medis rawat

jalan yang diatur dalam keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor 129/MENKES/SK/II/2008 tentang standar pelayanan minimal

Waktu penyediaan berkas rekam medis mulai dari pasien mendaftar sampai

rekam medis disediakan oleh petugas dalam waktu ≤ 10 menit untuk berkas

rekam medis rawat jalan. Pelayanan yang cepat serta tepat ialah kemauan

seluruh konsumen baik pemberi pelayanan ataupun penerima pelayanan.

kecepatan 3 penyediaan rekam medis ke poliklinik juga menjadi indikator

dalam mengukur kepuasan. Semakin cepat berkas rekam medis pasien

sampai ke poliklinik maka semakin cepat pelayanan yang diberikan kepada

pasien (Supriadi dan Damayanti, 2019).

Menurut penuturan Kepala Instalasi Rekam Medis di RSUD

Cilacap, penambahan jumlah pasien baru setiap harinya mencapai 50 –

100 pasien dan berdasarkan keterangan dari petugas filing, kunjungan pasien

lama bisa mencapai 500 - 600 pasien setiap harinya. Pengamatan dan
 3

perhitungan dilakukan dengan mengambil 25 sampel rekam medis

menggunakan metode random sampling. Dari pengamatan dan

penghitungan tersebut, diketahuibahwa dokumen yang disiapkan oleh

bagian filing hingga didistribusikan ke poliklinik dengan waktu ≤ 10

menit adalah 8 dokumen (32%). Sedangkan dokumen yang sampai di

poliklinik >10 menit adalah 17 dokumen (68%). Rata-rata waktu yang

dibutuhkan untuk 25 dokumen sebagai sampel mulai dari cetak

register hingga pendistribusian ke poliklinik rawat jalan adalah 15,2

menit per dokumen. Berdasarkan Standar Pelayanan Minimal, waktu

yang dibutuhkan dari pendaftaran hingga pendistribusian rekam medis ke

poli rawat jalan adalah ≤10 menit per dokumen. Untuk RSUD Cilacap

sendiri juga memiliki SPO Respon Time Pengiriman Rekam Medis Rawat

Jalan sebagai acuan penerapan langkah untuk memenuhi standar kebijakan

mutu waktu penyediaan rekam medis rawat jalan yaitu 10 menit. Dengan

demikian, dapat diketahui bahwa ada fenomena masalah terkait waktu

pendistribusian rekam medis ke poliklinik rawat jalan yang masih belum

sesuai Standar Pelayanan Minimal serta belum sesuai dengan SPO yang ada.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian

ini adalah “Analisis keterlambatan penyediaan rekam medis rawat jalan di

RSUD Cilacap”.

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan umum
 4

Menganalisis penyebab keterlambatan waktu penyediaan berkas

rekam medis pelayanan rawat jalan di rumah sakit.

2. Tujuan khusus

a. Mengetahui lama waktu penyediaan berkas rekam medis rawat jalan.

b. Menghitung beban kerja unit filing instalasi rekam medis RSUD

Cilacap.

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi Rumah Sakit

Dari penelitian yang dilaksanakan diharapkan dapat digunakan

sebagai bahan atau informasi dan penilaian (evaluasi) untuk

meningkatkan mutu pelayanan di RSUD Kabupaten Cilacap khususnya

dalam pendistribusian rekam media rawat jalan.

2. Bagi Institusi

Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai kajian

terkait pendistribusian rekam media rawat jalan.

3. Bagi Mahasiswa

Hasil penelitian diharapkan dapat menambah wawasan mahasiswa

disamping teori yang dipelajari serta keterampilan didunia kerja.

 5

E. Keaslian Penelitian

No Penulis Judul Persamaan Perbedaan

1 Rachmatika Analisis Faktor a. Topik penelitian Lokasi dan

Nur Fajriati Penyebab tentang waktu

(2021) Keterlambatan keterlambatan penelitian

Pendistribusian Rekam penyediaan

Medis ke Poliklinik dokumen rekam

Rawat Jalan di RSUD medis rawat jalan

Dr.Soeselo Slawi b. Metode yang

Tahun 2021
digunakan
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Rumah Sakit

Rumah sakit merupakan bagian integral dari suatu organisasi sosial

dan kesehatan dengan fungsi menyediakan pelayanan paripurna

(komprehensif), penyembuhan penyakit (kuratif) serta pencegahan

penyakit (preventif) kepada masyarakat. Disamping itu, rumah sakit juga

merupakan pusat pelatihan bagi tenaga kesehatan dan pusat penelitian

medis. Definisi rumah sakit juga sudah diatur dalam peraturan menteri

kesehatan. Menurut Permenkes No 3 Tahun 2020 Rumah sakit adalah

institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan

perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap,

rawat jalan dan gawat darurat. Berdasarkan Permenkes No. 3 tahun 2020

tentang Perizinan Rumah Sakit adalah :

a. Rumah Sakit Umum adalah Rumah Sakit yang memberikan pelayanan

kesehatan pada semua bidang dan jenis penyakit.

b. Rumah Sakit Khusus adalah Rumah Sakit yang memberikan

pelayanan utama pada satu bidang atau satu jenis penyakit tertentu

berdasarkan disiplin ilmu, golongan umur, organ, jenis penyakit atau

kekhususan lainnya.

c. Rumah Sakit Publik adalah Rumah Sakit yang dikelola oleh

Pemerintah, Pemerintah Daerah dan Badan Hukum yang bersifat non

profit.

6
 7

d. Rumah Sakit Privat adalah Rumah Sakit yang dikelola oleh badan

hukum dengan tujuan profit yang berbentuk perseroan terbatas atau

persero.

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009

tentang rumah sakit, rumah sakit mempunyai tugas memberikan pelayanan

kesehatan perorangan secara paripurna. Menurut Undang – Undang

Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit,

rumah sakit mempunyai fungsi :

a. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan

sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit.

b. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui

pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai

kebutuhan medis

c. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia

dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan

kesehatan.

d. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan rangka peningkatan

pelayanan kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahuan

bidang kesehatan.

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 3 Tahun 2020

Tentang Klasifikasi Dan Perizinan Rumah Sakit, rumah sakit umum

diklasifikasikan menjadi kelas atau tipe A, B, C, dan D sebagai berikut:

1) Rumah Sakit Umum Kelas A

 8

Rumah sakit umum kelas A yaitu rumah sakit yang mampu

memberikan pelayanan kedokteran spesialis dan subspesialis luas.

Jumlah tempat tidur yang dimiliki oleh rumah sakit umum kelas A

paling sedikit 250 (dua ratus lima puluh) buah. Rumah sakit kelas A

ditetapkan sebagai tempat pelayanan rujukan tertinggi atau disebut juga

rumah sakit pusat.

2) Rumah Sakit Umum Kelas B

Rumah sakit umum kelas B merupakan rumah sakit yang mampu

memberikan pelayanan kedokteran spesialis dan subspesialis terbatas.

Jumlah tempat tidur yang dimiliki oleh rumah sakit umum kelas B

paling sedikit 200 (dua ratus) buah. Rumah sakit umum kelas B

didirikan di setiap ibukota provinsi yang menampung pelayanan

rujukan dari rumah sakit kabupaten.

3) Rumah Sakit Umum Kelas C

Rumah sakit umum kelas C merupakan rumah sakit yang mampu

memberikan pelayanan kedokteran spesialis. Jumlah tempat tidur yang

dimiliki oleh rumah sakit umum kelas C paling sedikit 100 (seratus)

buah. Rumah sakit umum kelas C didirikan di setiap kota yang

menampung pelayanan rujukan dari puskesmas.

4) Rumah Sakit Umum Kelas D

Rumah sakit umum kelas D merupakan rumah sakit transisi karena

akan ditingkatkan menjadi rumah sakit kelas C. Jumlah tempat tidur

yang dimiliki oleh rumah sakit umum kelas B paling sedikit 50 (lima
 9

puluh) buah. Rumah sakit umum kelas D menampung pelayanan

rujukan dari puskesmas.

B. Rekam Medis

Menurut UU No.29 Tahun 2004 pasal 46 ayat (1) tentang praktik

kedokteran, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan

dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan pengobatan, tindakan dan

pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Dalam

penyelenggaraan rekam medis ada berbagai dasar hukum yang

melandasainya, salah satunya yaitu Peraturan Menteri Kesehatan Republik

Indonesia No 24 Tahun 2022 tentang Rekam medis yang menyebutkan

bahwa setiap sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang

diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis elektronik.

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi

dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan. Manfaat rekam

medis menurut (Gibony, 1991), mencantum nilai-nilai aspek yang dikenal

dengan sebutan ALFRED (Administrative, Legal, Financial, Research,

Education, and Documentation) yaitu sebagai berikut :

a. Administrative

Data dan informasi yang dihasilkan dalam rekam medis dapat

digunakan manajemen untuk melaksanakan fungsinya guna pengelolaan

berbagai sumber daya.

b. Legal

Berkas rekam medis memiliki nilai hukum sehingga dapat

 10

digunakan sebagai alat bukti hukum yang dapat melindungi pasien,

provider (dokter, perawat dan tenaga kesehatan lainnya) serta

pengelolaan dan pemilik sarana pelayanan kesehatan terhadap hukum

c. Financial

Catatan yang ada dalam dokumen rekam medis dapat digunakan

untuk memprekdisikan pendapatan dan biaya sarana pelayanan

kesehatan

d. Research

Data atau informasi di dalam dokumen rekam medis bisa

dipergunakan dalam penelitian di bidang kesehatan.

e. Education

Dokumen rekam medis dapat digunakan untuk pengembangan ilmu

di bidang kesehatan.

f. Documentation

Dapat digunakan sebagai dokumen karena menyimpan sejarah

medis seseorang sehingga dapat dipertanggung jawabkan.

Isi rekam medis terdiri dari Data Administratif dan Data Klinis. Data

administratif meliputi data demografi, keuangan (financial) dan

data/informasi lain yang berhubungan dengan pasien, misalnya tentang

pernyataan pasien untuk menerima atau menolak suatu rencana medis,

pernyataan pasien tentang pemberian hak kuasa (autorisasi), dan juga

pernyataan tentang kerahasiaan (konfidensialitas) informasi medis pasien.

Data administratif setidaknya mencakup beberapa hal, diantaranya :

 11

a. Nama lengkap (nama sendiri dan nama keluarga yaitu nama

ayah/suami/ marga/she).

b. Nomor rekam medis dan nomor identitas lainnya (misalnya nomor

asuransi);

c. Alamat lengkap (nama jalan/gang/blok, nomor rumah, wilayah, kota,

dan kode pos);

d. Tanggal lahir (tanggal, bulan, tahun) dan kota tempat kelahiran;

e. Jenis kelamin (perempuan atau laki-laki);

f. Status pernikahan (belum menikah, menikah, janda, duda);

g. Nama dan alamat keluarga terdekat yang sewaktu-waktu dapat

dihubungi

h. Tanggal dan waktu saat terdaftar di tempat penerimaan pasien rawat

inap/ rawat jalan/gawat darurat;

i. Nama dan identitas lain dari sarana pelayanan kesehatan, misalnya

rumah sakit (umumnya tercantum pada bagian atas formulir).

Sedangkan data klinis yaitu data yang diperoleh dari hasil

pemeriksaan, pengobatan, perawatan, dan tindakan yang dilakukan oleh

tenag kesehatan dan penunjang medis terhadap pasien. Data klinis

didapatkan dan segera dicatat sejak dari melihat pasien (inspeksi

mewawancarai pasien (auto anamnesa) atau wakil/ pendampingnya (allo

anamnesa), pemeriksaan fisik (secara meraba/palpasi, mengetuk/perkusi,

mendengarkan/auskultasi), dan berbagai pemeriksaan penunjang

(laboratorium, radiologi, gizi, konsultasi spesialis bagian lain, dan

 12

sebagainya). Data klinis adalah yang bersifat rahasia (confidential) tidak

dapat dibuka kepada pihak ketiga tanpa izin dari pasien yang bersangkutan

kecuali jika ada alasan lain berdasarkan peraturan atau perundang-

undangan yang memaksa dibukanya informasi tersebut.

C. Tinjauan tentang Standar Pelayanan Minimal (SPM)

1. Pengertian Standar Pelayanan Minimal

Standar Pelayanan Minimal (SPM) adalah ketentuan tentang jenis

dan mutu pelayanan dasar yang merupakan urusan wajib daerah yang

berhak di peroleh setiap warga secara minimal juga merupakan

spesifikasi tekhnis tentang tolak ukur pelayanan minimum yang di

berikan oleh rumah sakit. Standar pelayanan minimal rumah sakit

hakekatnya merupakan jenis-jenis pelayanan rumah sakit yang wajib di

laksanakan oleh pemerintah dan pemerintah daerah dengan standar

kinerja yang di tetapkan. Standar pelayanan minimal dapat di jadikan

acuan bagi pengelola rumah sakit dan unsur terkait dalam pelayanan di

rumah sakit dan unsur terkait dalam pelayanan di Rumah Sakit terhadap

masyarakat (KEPMENKES No. 129 Tahun 2008 tentang Standar

Pelayanan Minimal Rumah Sakit).

2. Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No 65 tahun 2005

Standar Pelayanan Minimal adalah tolak ukur untuk prestasi

kuatitatif dan kualitatif yang di gunakan untuk menggambarkan besaran

sasaran yang hendak di penuhi dalam dalam pencapaian suatu SPM

tertentu, berupa masukan, proses hasil dan atau manfaat pelayanan.

 13

Standar menurut kamus besar Bahasa Indonesia yaitu ukuran tertentu

yang dipakai sebagai patokan dan menurut Katz & Green (1997) standar

adalah pernyataan tertulis tentang harapan spesifik, dari data di atas dapat

di artikan bahwa standar adalah kesepakatan yang telah di

dokumentasikan yang di dalamnya terdiri dari spesifikasi teknis atau

kriteria yang akurat yang di gunakan sebagai peraturan, petunjuk, atau

definisi tertentu untuk menjamin suatu barang, produk, proses, atau jasa

sesuai dengan yang telah di nyatakan.

3. Maksud dan Tujuan Standar Pelayanan Minimal di Rumah Sakit menurut

KEPMENKES RI NO. 129 Tahun 2008

Standar pelayanan minimal ini dimaksudkan agar tersedianya

panduan bagi daerah dalam melaksanakan perencanaan, pelaksanaan dan

pengendalian serta pengawasan dan pertanggung jawaban

penyelenggaraan Standar pelayanan minimal rumah sakit. Standar

pelayanan ini bertujuan untuk menyamakan tentang pemahaman tentang

definisi operasional, indikator kinerja, ukuran atau satuan, rujukan target

nasional untuk tahun 2007 sampai 2012, cara perhitungan, rumus,

pembilang, dan penyebut, standar, satuan pencapaian kinerja dan sumber

data. Standar pelayanan minimal ini juga dapat dijadikan acuan bagi

pengelola rumah sakit dan unsur terkait dalam melaksanakan

perencanaan, pembiayaan dan pelaksanaan setiap jenis pelayanan agar

dapat dukungan. Untuk itu bagi pemerintah daerah provinsi maupun

kabupaten/kota dapat menjadikan SPM sebagai bahan verifikasi kepada

 14

para direktur rumah sakit diwilayahnya apakah komit dan serius dalam

18 pelaksanaan SPM jikalau ingin mewujudkan pelayanan rumah sakit

yang lebih bernas dan berkualitas.

4. Prinsip Penyusunan dan Penetapan Standar Pelayanan Minimal menurut

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 129 tahun

2008 Di dalam penyusunan SPM telah memperhatikan hal-hal sebagai

berikut :

a. Konsensus, berdasarkan kesepakatan bersama berbagai komponen

atau sector terkait dari unsur-unsur kesehatan dan dapartemen terkait

yang secara rinci terlampir dalam daftar tim penyusun.

b. Sederhana, SPM di susun dengan kalimat yang mudah di mengerti

dan di pahami.

c. Nyata, SPM disusun dengan memperhatikan dimensi ruang waktu

dan persyaratan atau prosedur teknis.

d. Terukur, seluruh indiktor dan standar di dalam SPM dapat di ukur

baik kualitatif ataupun kuantitatif.

e. Terjangkau, SPM dapat dicapai dengan menggunakan sumber daya

dan dana yang tersedia.

f. Akuntabel, SPM dapat dipertanggunggugatkan kepada publik.

g. Bertahap, SPM mengikuti perkembangan kebutuhan dan

kemampuan keuangan, kelembagaan dan personil dalam pencapaian

SPM.
 15

Di bagian pelayanan rekam medis terdapat standar pelayanan

minimal sebagai berikut :

a. Kelengkapan pengisian rekam medik 24 jam setelah selesai

pelayanan

Tergambarnya tanggung jawab dokter dalam kelengkapan

informasi rekam medik. Rekam medik yang lengkap adalah, rekam

medik yang telah diisi lengkap oleh dokter dalam waktu < 24 jam

setelah selesai pelayanan rawat jalan atau setelah pasien rawat inap

di putuskan untuk pulang, yang meliputi identitas pasien, anamnesis,

rencana asuhan, pelaksanaan asuhan, tindak lanjut dan resume.

Berdasarkan standar pelayanan minimal rumah sakit, Kelengkapan

pengisian rekam medik 24 jam setelah selesai pelayanan adalah

100%

b. Kelengkapan informed consent setelah mendapatkan informasi

yangjelas

Tergambarnya tanggung jawab dokter untuk memberikan

kepada pasien dan mendapat persetujuan dari pasien akan tindakan

medik yang dilakukan. Informed consent adalah persetujuan yang

diberikan pasien/keluarga pasien atas dasar penjelasan mengenai

tindakan medik yang akan dilakukan terhadap pasien tersebut.

Berdasarkan standar pelayanan minimal rumah sakit, Kelengkapan

informed consent setelah mendapatkan informasi yang jelas adalah

100%.
 16

c. Waktu penyediaan dokumen rekam medik pelayanan rawat jalan

Tergambarnya kecepatan pelayanan pendaftaran rawat jalan.

Dokumen rekam medis rawat jalan adalah dokumen rekam medis

pasien baru atau pasien lama yang digunakan pada pelayanan rawat

jalan. Waktu penyediaan dokumen rekam medik mulai dari pasien

mendaftar sampai rekam medis disediakan/ditemukan oleh petugas.

Berdasarkan standar pelayanan minimal rumah sakit, waktu

penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan adalah = 10 menit.

d. Waktu penyediaan dokumen rekam medik pelayanan rawat inap

Tergambarnya kecepatan pelayanan rekam medik rawat inap.

Dokumen rekam medis rawat inap adalah dokumen rekam medis

pasien baru atau pasien lama yang digunakan pada pelayanan rawat

inap. Waktu penyediaan dokumen rekam medik pelayanan rawat

inap adalah waktu mulai pasien diputuskan untuk rawat inap oleh

dokter sampai rekam medik rawat inap tersedia di bangsal pasien.

Berdasarkan standar pelanann minimal rumah sakit, waktu

penyediaan dokumen rekam medis rawat inap adalah = 15 menit.

D. Tinjauan tentang Lama Penyediaan Rekam Medis

Salah satu aspek yang perlu diperhatikan dalam pelayanan rekam

medis pada bagian pendaftaran agar memiliki mutu baik adalah lama

waktu petugas menyediakan dokumen rekam medis. Pelayanan rekam

medis yang diberikan pada bagian pendaftaran yaitu pelayanan

pendaftaraan, pencarian dan pendistribusian rekam medis. Lama waktu

 17

petugas menyediakan dokumen rekam medis pasien rawat jalan

berdasarkan Kepmenkes no. 129 tahun 2008 tentang Standar Pelayanan

Minimal di rumah sakit adalah kurang dari 10 menit untuk pelayanan rawat

jalan sedangkan rawat inap tidak lebih dari 15 menit. Waktu penyediaan

tersebut dihitung mulai dari ketika pasien selesai melakukan registrasi

sampai sampai proses pencarian rekam medis di bagian penyimpanan agar

dapat di distribusikan ke poli yang dituju. Lama waktu pasien menunggu

merupakan salah satu indikator potensial yang dapat menyebabkan

ketidakpuasan pasien. Selain itu pasien akan menilai pelayanan kesehatan

yang jelek apabila sakitnya tidak kunjung sembuh, antri terlalu lama, dan

petugas kesehatan yang tidak ramah meskipun profesional (Kemenkes RI,

2008).

E. Tinjauan tentang Sistem Penyimpanan Rekam Medis

Sistem penyimpanan adalah penataan berkas rekam medis dalam suatu

ruangan yang khusus agar rujukan dan retrieval (pengambilan kembali

rekam medis) menjadi mudah, cepat dan tepat. Rekam medis berisi data

individual yang bersifat rahasia, maka setiap lembar formulir rekam medis

harus dilindungi dengan cara dimasukkan ke dalam folder atau map

sehingga setiap folder berisi data dan informasi hasil pelayanan yang

diperoleh pasien secara individu (bukan kelompok atau keluarga) dapat

terlindungi. Penyimpanan rekam medis bertujuan untuk mempermudah dan

mempercepat ditemukan kembali rekam medis yang telah disimpan dalam

rak penyimpanan. Dengan demikian, maka diperlukan sistem penyimpanan

 18

dengan mempertimbangkan jenis sarana dan peralatan yang digunakan,

tersedianya tenaga ahli. Syarat rekam medis dapat disimpan yaitu apabila

pengisian data hasil pelayanan pada lembar formulir rekam medis telah

terisi dengan lengkap sedemikian rupa sehingga riwayat penyakit seorang

pasien urut secara kronologis ( Citra, 2011 dalam Silalahi, 2016).

F. Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan Dokumen Rekam Medis

Faktor – faktor waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan,

didalam penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan ada beberapa faktor

yang mempengaruhi waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan

meliputi :

1. Man (Sumber Daya Manusia)

Man yang dapat menyebabkan keterlambatan penyediaan dokumen

rekam medis rawat jalan yaitu kedisiplinan petugas dan tingkat

pendidikan.

2. Materials (Bahan yang Digunakan)

Materials yang dapat menyebabkan keterlambatan penyediaan

dokumen rekam medis rawat jalan yaitu kerusakan rekam medis,

terjadinya misfile (salah letak) pada rekam medis dan rekam medis

tidak berada di rak filing

3. Money (Dana yang Diperlukan untuk Mencapai Tujuan)

Money atau uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat

diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukuran nilai. Besar

kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar
 19

dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang

penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus

diperhitungkan secara rasional.

4. Methods (Cara atau sistem untuk mencapai tujuan)

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor 2052/MENKES/PER/X/2011 tentang Izin Praktik dan

Pelaksanaan Praktik Kedokteran BAB 1 pasal 1 ayat 10 Standar

Prosedur Operasional adalah suatu perangkat atau langkah yang

dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja, dimana Standar

Prosedur Operasional memberikan langkah yang benar dan terbaik

untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang

dibuat oleh sarana pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi.

5. Machine (Alat bantu yang digunakan dalam ruang filing)

Alat bantu pengendalian rekam medis yang digunakan dalam ruang

rekam medis adalah tracer dan Sistem Informasi manajemen rumah

Sakit (SIMRS). Kegunaan tracer sebagai kartu pengganti dokumen

yang diambil untuk digunakan sebagai keperluan pelayanan rekam

medis sangatlah efisien, karena dapat memberikan kemudahan bagi

petugas saat melakukan pengambilan atau penelusuran berkas rekam

medis sehingga apabila dokumen telah selesai digunakan dapat diambil

ketempat semula.
 20

G. Pertanyaan Penelitian

Pertanyaan penelitian merupakan penjabaran dari rumusan masalah,

maka pertanyaan penelitian dapat dirumuskan sebaga berikut:

1. Apa saja yang menyebabkan keterlambatan penyediaan rekam media

rawat jalan di RSUD Kabupaten Cilacap ditinjau dari faktor Man ?

2. Apa saja yang menyebabkan keterlambatan penyediaan rekam media

rawat jalan di RSUD Kabupaten Cilacap ditinjau dari faktor Materials

3. Apa saja yang menyebabkan keterlambatan penyediaan rekam media

rawat jalan di RSUD Kabupaten Cilacap ditinjau dari faktor Machine ?

4. Apa saja yang menyebabkan keterlambatan penyediaan rekam media

rawat jalan di RSUD Kabupaten Cilacap ditinjau dari faktor Money ?

5. Apa saja yang menyebabkan keterlambatan penyediaan rekam media

rawat jalan di RSUD Kabupaten Cilacap ditinjau dari faktor Methods.

 BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Penelitian ini adalah penelitian deskriptif. Menurut Notoatmodjo

(2018), penelitian deskriptif adalah satu metode penelitian yang dilakukan

dengan tujuan utama untuk membuat gambaran atau deskriptif tentang

suatu keadaan secara obyektif.

B. Waktu dan Tempat Penelitian

Penelitian ini dilakukan pada Bulan Desember 2022 – April 2023 di

RSUD Cilacap yang beralamat di Jl.Gatot Subroto No.28 Kelurahan

Sidanegara Kecamatan Cilacap Tengah Kabupaten Cilacap.

C. Subyek Penelitian

Subjek dalam penelitian ini adalah 4 petugas rekam medis yaitu

kepala instalasi rekam medis, koordinator filing dan 2 orang staf filing

RSUD Cilacap.

D. Metode Pengumpulan

1. Wawancara

Menurut Saryono (2012), wawancara dapat dilakukan secara

terstruktur maupun tidak terstruktur dan dapat dilakukan dengan

langsung atau menggunakan telepon. Pada penelitian ini wawancara

yang dilakukan adalah wawancara terstruktur, dimana peneliti

menyediakan alat penelitian berisikan pertanyaan tertulis sebagai

21
panduan peneliti dalam mewawancarai langsung tenaga rekam medis.

22
 22

2. Observasi

Menurut Notoatmodjo (2010), observasi yaitu suatu prosedur

terencana, antara lain mencatat jumlah dan taraf aktifitas berhubungann

masalah penelitian. Observasi terhadap pelaksanaan rekam medis dan

sumber daya material dengan bantuan lembar observasi.

E. Instumen Penelitian

Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini adalah lembar

observasi dan pedoman wawancara.

1. Lembar Observasi

Lembar observasi merupakan lembar yang berisi checklist hal-hal

yang akan diteliti dan akan memudahkan peneliti untuk mendapatkan

data.. Lembar observasi terdiri dari tata cara pelaksanaan penyediaan

rekam medis waktu penyediaan rekam medis rawat jalan.

2. Pedoman wawancara

Pedoman wawancara yaitu membuat daftar-daftar pertanyaan

yang akan diajukan kepada kepala instalasi rekam medis, koordinator

filing dan 2 orang staf filing RSUD Cilacap untuk mengetahui dengan

jelas tentang bagaimana spesifikasi unsur manajemen 5M (Man,

Matherial, Method, Mileu dan Machine) pada proses penyediaan rekam

medis rawat jalan di RSUD Cilacap.

 23

F. Pengolahan dan Analisa Data

Analisis data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu analisis

deskriptif, yaitu menganalisis hasil penelitian berdasarkan teori yang

dikemukakan dalam tinjauan pustaka, agar diperoleh suatu gambaran yang

jelas tentang penyebab keterlambatan dan penyediaan dokumen rekam

medis rawat jalan di RSUD Cilacap.

 DAFTAR PUSTAKA

JR, Gibony. (1991). Medical Record Principle of Hospital Administration. GP

Putnam’s Sons New York
Kepmenkes No 129 Tahun 2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah
Sakit.
Notoatmodjo, S. (2010). Metodologi Penelitian Kesehatan. Rineka Cipta
Notoadmojo, S. (2018). Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta : Rineka Cipta.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 65 Tahun 2005 tentang
Pedoman Penyusunan dan Penerapan Standar Pelayanan Minimal.
Pemerintah Indonesia. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
24 Tahun 2022 Tentang Rekam Medis.
Pemerintah Indonesia. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun
2009 Tentang Rumah Sakit. Tambah Lembaran Negara Republik Indones
Nomor 5072. 2009;1–40.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 2052 Tahun 2011 Tentang Izin Praktik dan
Pelaksanaan Praktik Kedokteran.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 4 tahun 2018 Tentang Kewajiban Rumah
Sakit dan Pasien.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 3 tahun 2020 Tentang Klasifikasi dan
Perizinan Rumah Sakit.
Ritonga, Z. A., & Wannara, A. J. (2020). Faktor-faktor Penyebab Keterlambatan
Waktu Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum
Madani Tahun 2019. Jurnal Ilmiah Perekam dan Informasi Kesehatan Imelda
(JIPIKI), 5(1), 85-97.
Supriadi and Damayanti, D. P. (2019) „Tinjauan Waktu Penyediaan Berkas
Rekam Medis Rawat Jalan Rumah Sakit X di Tangerang Selatan.‟, Jurnal
Administrasi Bisnis Terapan, 2(1).
Swari, S. J. et al. 2019. Analisis Kelengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis
Pasien Rawat Inap RSUP Dr. Kariadi Semarang. ARTERI : Jurnal Ilmu
Kesehatan, 1(1), pp. 50–56.
Undang – Undang Nomor 29 Tahun 2004 Tentang Praktik Kedokteran.
Undang – Undang Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit.

24