BAB II

ANALISA PEMINJAMAN DAN PENYIMPANAN REKAM

MEDIS RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT BHAYANGKARA

SARTIKA ASIH BANDUNG

2.1 Sejarah Singkat Rumah Sakit Bhayangkara Sartika Asih

Rumah Sakit POLRI Sartika Asih berdiri didorong oleh rasa

tanggung jawab dan panggilan jiwa yang luhur dari para pendirinya. setelah

melalui berbagai pertimbangan, akhirnya pada hari jumat 15 maret 1957

didirikan sebuah yayasan yang berdiri yang diberi nama yayasan

kesejahteraan pegawai polisi kepresidenan priangan, yang diketahui oleh K.

B. P Moestofa Pane. Yayasan ini dikukuhkan dengan akte Notaris Noerzar

No 51 Bandung.

Tujuan yayasan ini memelihara kesejahteraan dan perekonomian

dalam arti yang seluas-luasnya, termasuk pelayanan kesehatan bagi para

anggota, diatas tanah Eigom Katapraja Bandung No. 159 Jl. Wahid No. 1

pada tahun 1957 didirikan sebuah kram klinik, setahun kemudian tanggal 15

maret 1958 kram klinik selesai di bangun di dengan peletakan batu terakhir

oleh ibu Enoch Danoe Barata, yang diberi nama Klinik Bersalin Budi

Bhakti. Pelayanan yang diberikan adalah perawatan ibu hamil dan

persalinan oleh tenaga bidan dan pembantunya.

45
 46

Pada tahun 1968 menambah bangunan dan mengembangkan klinik

bersalin menjadi rumah sakit yang disesuaikan dengan kebutuhan dinas.

Pada hari rabu tanggal 2 mei 1968 diberi nama Rumah Sakit POLRI Sartika

Asih yang diresmikan pembukaannya dengan peletakan batu terakhir oleh

H.A.R Djaja Laksana dan pengguntingan pita oleh Ibu M. Hoegeng sebagai

kepala rumah sakit yang ditunjuk A.K.P.Dr Tjadra Pramarta serta

pemeriksaan laboratorium sederhana oleh Mita Sasmita. Pada tahun 1970

Dr. Tjandra Paramarta mengajukan permohonan berhenti sebagai pengganti

ditunjuk A.K.P Dr. Nani Erman. Pada tahun-tahun berikutnya terjadi

penggantian kepala rumah sakit pada tahun 1971-1977 dijabat ole Major

Pol. Dr. Diar Sidik, tahun 1984-1985 dijabat oleh Major Pol.M. Ali

Hanafih,tahun 1985-1986 dijabat oleh majol Pol. Louis Tanadjaja, tahun

1986-1995 dijabat oleh Letkol Pol Dr.H.Argo S Marta Siswoyo, tahun

1995-1997 dijabat oleh Letkol Pol Dr.H.Ekin Djawaprawira DSB, tahun

1997-2000 dijabat oleh Letkol Pol Dr.Ismandia MW DSBS, tahun 2000-

2001 dijabat oleh A.K.B.P Dr.Agus Prayitno, Sp. THT MARS pada tahun

berikutnya 2005 dijabat oleh Dr.Rillyanto MPH, DFM. Dan pada tahun

2008 sampai sekarang KARUMKIT dijabat oleh KOMBES

POL.Drg.Susanto Edy Widodo. Pada tanggal 23 Agustus 1999, rumah sakit

POLRI Sartika Asih pindah ke Jl. Moh. Toha No.369 Bandung dengan luas

tanah 9800 m dengan luas bangunan menempati area seluas 5000 m

persegi. Kemudian sekitar tanggal 2 juli 2003 namanya berubah menjadi

Rumah Sakit Bhayangkara Sartika Asih.

 47

2.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Bhayangkara Sartika Asih

Terlampir

2.3 Falsafah, Visi,Misi, Tujuan dan Moto Rumah Sakit Bhayangkara

Sartika Asih

A. Falsafah

Berdasarkan iman dan takwa serta semangat perwujudan

Tribrata kita tingakatkan derajat kesehatan masyarakat.

B. Visi

RSBSA mampu memberikan dukungan operasional POLRI

serta memberikan pelayanan kesehatan terbaik bagi anggota Polri,

keluarga serta masyarakat umum.

C. Misi

1. Rumkit Bhayangkara Sartika Asih mengemban misi untuk

melaksanakan dukungan operasional Polri memberikan pelayanan

kesehatan yang terbaik bagi anggota Polri dan keluarga serta

masyarakat umum.

2. Rumkit Bhayangkara Sartika Asih mengemban misi untuk

pengembangan Sumber Daya Manusia yang mapan dan mandiri.

3. Rumkit Bhayangkara Sartika Asih mengembang misi untuk

mengembangkan Rumkit Bhayangkara Sartika Asih menjadi

“trauma centre” di kota Bandung

 48

4. Rumkit Bhayangkara Sartika Asih mengembang misi kebersamaan

dan pemberdayaan staf dalam rangka mensejajarkan diri dengan

rumah sakit lain yang telah mapan dan modern di Indonesia.

D. Tujuan

Agar pengembangan pelayanan dalam mendukung tugas

operasional Kepolisian yang berkaitan dengan HAM , Hukum dan

Peradilan dapat terlaksana secara tertib dan optimal dengan pelaksanaan

pada bagian:

1. Forensik Klinis.

2. Kesehatan Tahanan.

3. Forensik Patologi.

E. Motto

“SUKSES MELALUI KEBERSAMAAN”

F. Stuktur Organisasi Rekam Medis Rumah Sakit Bhayangkara Sartika

Asih

Terlampir

2.4 Unit Kerja Dan Tugas Pokok Rekam Medis

A. Uraian Tugas Bidang Sistem Informasi dan Rekam Medis

Nama Jabatan : Kepala Bidang SI dan Rekam Medik.

 49

Atasan Langsung : Wakil Direktur Pelayanan Medik

Kewenangan:

1. Menentukan tata kerja organisasi Bidang Sistem Informasi dan

Rekam Medik.

2. Menentukan kebijakan dan prosedur di Bidang Sistem Informasi

dan Rekam Medik.

3. Menentukan kebutuhan sarana dan prasarana di Bidang Sistem

Informasi dan Rekam Medik.

4. Merekomendasikan perubahan sumber daya manusia di Bidang

Sistem Informasi dan Rekam Medik.

5. Mengatur penempatan dan penggunaan perangkat teknologi

informasi yang ada di RSBSA.

6. Memperoleh data dari seluruh bidang dan instalasi yang ada di

RSBSA.

7. Melegalisasi salinan dokumentasi yang terkait dengan rekam

medik..

8. Mengajukan permohonan realisasi anggaran.

9. Memberikan penilaian dan megevaluasi hasil kerja bawahannya.

10. Menegur bawahannya apabila melanggar disiplin kerja.

11. Memberikan sanksi kepada bawahannya yang melanggar disiplin

kerja. Menyelenggarakan rapat koordinasi dengan unit lain yang

ada kaitannya dengan bagian yang dibawahinya.

Tugas Pokok
 50

1. Mempelajari program Rumah Sakit, Peraturan Departemen

Kesehatan dan Kebijakan Direktur Rumah Sakit Bhayangkara

Sartika Asih Bandung sebagai bahan dalam menyusun rencana

kerja.

2. Menyusun rencana kerja Bidang Sistem Informasi dan Rekam

Medik berdasarkan olahan data tahun lalu atau tahun sebelumnya

yang di proyeksikan sehingga menjadi petunjuk pedoman kerja.

3. Menyusun prosedur kerja, mekanisme kerja, peralatan dan

perlengkapan yang diperlukan dalam melaksanakan operasional

Bidang Sistem Informasi dan Rekam Medik.

4. Menyusun dan mengatur penempatan-penempatan tenaga kerja

yang cakap, terampil, yang memenuhi syarat-syarat jabatan untuk

kelancaran pelaksanaan tugas dan target yang harus dicapai.

5. Medik dan Teknologi Informasi di lingkungan RSBSA.

6. Mengarahkan pekerjaan bawahannya agar pelaksanaan

pekerjaannya dapat terselesaikan secara cepat, tepat dan benar

berdasarkan pedoman kerja.

7. Mengevaluasi hasil kerja bawahannya untuk mendapatkan hasil

kerja yang sesuai dengan standar kerja yang berlaku.

8. Melakukan koreksi atau hasil analisa yang dihasilkan oleh

bawahannya agar lebih tajam dan tepat sasaran.

 51

9. Menyusun konsep Kegiatan Rekam Medik dan Teknologi

Informasi berdasarkan rencana kerja tahunan sehingga dapat

mencapai target yang telah ditentukan.

10. Mengolah informasi yang dihasilkan oleh seksi rekam medik dan

seksi teknologi informasi berdasarkan rencana kerja tahunan

sehingga dapat mencapai target yang telah ditentukan.

11. Menyediakan informasi yang terkait dengan data Pelayanan Rumah

Sakit untuk pemenuhan kebutuhan internal RSBSA maupun

eksternal RSBSA.

12. Membuat laporan secara periodik kegiatan yang sudah

dilaksanakan oleh Bidang Sistem Informasi dan Rekam Medik.

13. Mengevaluasi hasil kerja yang sudah dilaksanakan oleh Bidang

Sistem Informasi dan Rekam Medik.

14. Mengadakan pertemuan rutin 1 (satu) bulan sekali di Bidang

Sistem Informasi dan Rekam Medik yang dihadiri oleh semua staf

dan pimpinan di Bidang Sistem Informasi dan Rekam Medik.

15. Memberi tauladan, motivasi dan memberdayakan para stafnya

sehingga dapat tercipta iklim kerja yang kondusif di lingkungan

kerjanya.

16. Melaporkan hasil kegiatan baik kepada Wakil Direktur Pelayanan

Medik sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada Bidang Sistem

Informasi dan Rekam Medik.

B. Uraian Tugas dan Seksi Rekam Medis

 52

Nama Jabatan : Kepala Seksi Rekam Medik

Atasan Langsung : Kepala Bidang SI dan Rekam Medik

Kewenangan

1. Mengusulkan program kerja di ruang lingkupnya.

2. Memberikan penilaian dan mengevaluasi hasil kerja bawahannya.

3. Menegur bawahannya apabila melanggar disiplin kerja.

4. Memberi perintah lembur kepada bawahannya.

Tugas pokok:

1. Membuat rencana kerja di lingkungannya.

2. Mengatur jadwal kerja bawahannya.

3. Mengawasi pelaksanaan pelayanan distribusi berkas rekam medis

agar sesuai dengan pedoman kerja dan pedoman rekam medis yang

berlaku di RSBSA.

4. Memeriksa hasil kerja bawahannya dengan menggunakan aplikasi

atau formulir yang berlaku.

5. Memberi petunjuk dan arahan terhadap pelaksanaan tugas

bawahan.

6. Mengadakan segala kebutuhan ATK dan alat habis pakai lainnya

yang diperlukan untuk menunjang kegiatan distribusi dan penataan

berkas rekam medis.

 53

7. Memberi tauladan, memotivasi dan memberdayakan para

pelaksana sehingga dapat tercipta iklim kerja yang kondusif di

lingkungan kerjanya.

8. Mengadakan koordinasi dengan atasan dan unit kerja lain

kelancaran distribusi dan pemecahan dilapangan.

9. Mengadakan pertemuan di Unit Kerja 1 (satu) minggu sekali.

10. Melakukan evaluasi harian di Unit Kerja berdasarkan data yang

dihasilkan oleh bawahannya dan hasil temuan dilapangan.

11. Mengarsipkan berkas kegiatan distribusi dan penataan berkas

rekam medis.

12. Melaporkan secara berkala (per bulan) seluruh kegiatan yang

dilaksanakan oleh Seksi Rekam Medis kepada Kepala Bidang

Sistem Informasi dan Rekam Medik.

C. Uraian Tugas Penataan (Asembling) Berkas Rekam Medis

Jabatan : Fungsional Penataan (Assembling) Rekam

Medis

Atasan Langsung : Kepala Seksi Rekam Medis

Tugas Pokok:
 54

1. Mengambil Berkas Rekam Medis pasien yang sudah pulang di unit

pelayanan rawat inap.

2. Membuat tanda terima pengambilan berkas rekam medis di unit

rawat inap.

3. Memeriksa kelengkapan berkas rekam medis pasien pulang.

4. Menyusun kembali lembaran rekam medis dan dokumen hasil

pemeriksaan lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

5. Mengganti berkas sampul rekam medis yang ruksak.

6. Memisahkan berkas rekam medis yang tidak lengkap.

7. Mencatat berkas rekam medis yang tiadak lengkap pada formulir

yang berlaku.

8. Mengisi data check list ketidaklengkapan berkas rekam medis.

9. Menyerahkan berkas rekam medis yang sudah lengkap ke petugas

pelaporan rawat inap.

10. Menyerahkan berkas rekam medis yang tidak lengkap kepada

perawat yang harus melengkapi berkas rekam medis.

11. Mengambil berkas rekam medis yang sudah dilengkapi dilengkapi

oleh sejawat.

12. Merekapitulasi data berkas rekam medis yang tidak lengkap.

13. Melaporkan hasil pekerjaannya setiap hari pada atasan langsung.

D. Uraian Tugas Distribusi Rekam Medis

 55

Jabatan : Fungsional Distribusi Berkas Rekam Medis

Atasan Langsung : Kepala Seksi Rekam Medis

Tugas Pokok:

1. Mencari berkas rekam medis pasien yang akan berobat ke klinik

rawat jalan, UGD dan unit penunjang lainnya berdasarkan tanda

bukti permintaan.

2. Menyimpan tanda bukti permintaan berkas rekam medis pada

tempat berkas rekam medis yang dikeluarkan.

3. Mengantarkan berkas rekam medis pasien yang berobat ke klinik

rawat jalan, UGD dan unit penunjang lainnya.

4. Mengambil berkas rekam medis pasien yang telah mendapatkan

pelayanan di rawat inap, klinik rawat jalan, UGD dan unit

penunjang lainnya.

5. Menerima berkas rekam medis dari petugas pelaporan rawat inap,

rawat jalan, dan sejawat lainnya untuk disimpan di tempat

penyimpanan berkas rekam medis.

6. Membuat laporan tertulis setiap berkas rekam medis keluar dari

tempat penyimpanan berkas rekam medis.

7. Mencatat dalam buku ekpedisi setiap berkas rekam medis yang

masuk ke tempat penyimpanan berkas rekam medis.

8. Mencocokan berkas rekam medis yang dikeluarkan dari tempat

penyimpanan dengan berkas rekam medis yang dikeluarkan.

 56

9. Menyusun berkas rekam medis yang masuk ke tempat

penyimpanan berkas rekam medis rawat inap.

10. Merapihkan susunan berkas rekam medis yang ada di tempat

penyimpanan berkas rekam medis.

11. Melaporkan hasil pekerjaannya kepada atasan langsung.

E. Uraian Tugas Administrasi Visum dan Asuransi

Jabatan : Fungsional Adm. Visum dan Asuransi

Atasan Langsung : Kepala Seksi Rekam Medis

Tugas Pokok

1. Menerima salinan dokumen pembuatan visum, surat keterangan

dokter , jasa raharja, jamsostek, dan jawaban konsul lainnya.

2. Melayani legalisasi surat keterangan kelahiran, surat keterangan

kematian dan dokumen lainnya sesuai dengan ketentuan yang

berlaku di RSBSA.

3. Mengarsipkan salinan dokumen / formulir isian yang sudah

ditandatangani oleh dokter pemeriksa atau yang merawat.

4. Melaporkan hasil pekerjaannya kepada atasan langsung.

F. Uraian Tugas Kepala Seksi Pengolahan Data dan Pelaporan RS

 57

Nama Jabatan : Kepala Seksi Pengolahan Data dan Pelaporan

RS

Atasan Langsung : Kepala Bidang SI dan Rekam Medis

Kewenangan:

1. Mengusulkan program kerja di ruang lingkupnya.

2. Mengawasi dan memberikan petunjuk serta arahan terhadap

pelaksanaan tugas bawahannya.

3. Memberikan penilaian dan mengevaluasi hasil kerja bawahannya.

4. Menegur bawahannya apabila melanggar disiplin kerja.

5. Mengoreksi hasil kerja bawahannya di lingkungan Pengolahan

Data dan Laporan RS.

6. Member perintah lembur pada bawahannya.

Tugas pokok:

1. Membuat rencana kerja dilingkungannya.

2. Mengawasi semua pelaksana kegiatan pelaporan agar sesuai

dengan pedoman kerja dan pedoman Rekam Medis yang berlaku di

RSBSA.

3. Memeriksa hasil kerja harian bawahannya sesuai dengan ketentuan

yang berlaku.

4. Melakukan evaluasi harian di unit kerjanya berdasarkan data yang

dihasilkan bawahannya dan hasil temuan lainnya di lapangan.

 58

5. Mengolah data hasil kerja bawahan menjadi laporan Kegiatan

Rumah Sakit untuk di sampaikan kepada atasannya.

6. Membuat grafik seluruh pelayanan yang ada di Rumah Sakit.

7. Membuat vertifikasi laporan RL 1, RL 2, RL 2a1, RL 2b, RL 2b1,

RL 2c, RL 3, RL 5, RL 6, laporan kematian dan profil rumah sakit

yang akan digunakan RSBSA dan akan di kirim ke Dinas

Kesehatan Kota dan Provinsi dan Laporan Mabes Polri per bulan.

8. Membuat laporan harian kegiatan RSBSA.

9. Memberikan petunjuk serta arahan terhadap pelaksanaan tugas

bawahan.

10. Mengatur jadwal kerja bawahan sebulan sekali.

11. Mengadakan pertemuan rutin di unit kerja 1 (satu) minggu sekali.

12. Mengadakan segala kebutuhan ATK dan alat habis pakai lainnya

yang diperlukan untuk menunjang kegiatan pelaporan.

13. Melakukan pekerjaan bawahannya yang berhalangan hadir dan

membantu pekerjaan bawahannya secara operasional di lapangan.

14. Memberi tauladan, memotivasi dan memberdayakan para

pelaksana sehingga dapat tercipta iklim kerja yang kondusif di

lingkungan kerjanya.

15. Mengadakan koordinasi dengan unit-unit kerja yang ada kaitannya

dengan pelaporan.

16. Mengarsipkan berkas kegiatan administrasi Seksi Pengolahan Data

dan Pelaporan RS.

 59

17. Melaporkan secara berkala (per bulan) seluruh kegiatan yang

dilaksanakan oleh Seksi Pengolahan Data dan Pelaporan RS kepada

Kepala Bidang Sistem Informasi dan Rekam Medis.

2.5 Hasil Praktek Kerja Lapangan

A. Sistem Peminjaman dan Penyimpanan Rekam Medis di Rumah Sakit

Bhayangkara Sartika Asih

1. Sistem penyimpanan di Rumah Sakit Bhayangkara Sartika Asih

sesudah pelayanan di poliklinik selesai dilakukan, maka rekam

medis yang sudah di isi oleh dokter poliklinik rekam medis

diambil oleh petugas rekam medis rawat jalan sesudah itu rekam

medis kembali disortir menurut penjajaran rekam medis dan

disusun kembali oleh petugas rekam medis berdasarkan nomor

urutan rekam medis, setelah selesai disusun oleh petugas

penyimpanan kembali kedalam rak penyimpanan rekam medis

sesuai nomor urutannya. Sistem penyimpanan yang dipakai di

Rumah Sakit Bhayangkara Sartika Asih adalah sistem sentralisasi,

dimana penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam satu

kesatuan baik catatan pasien selama seorang pasien dirawat.

Penggunaan sistem sentralisasi memiliki kebaikan dan juga ada

kekurangan.
 60

Kebaikannya:

a. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan

penyimpanan berkas rekam medis.

b. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan

dan ruangan.

c. Memungkinkan penigkatan efisiensi kerja petugas

penyimpanan.

d. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis

mudah di standarisasikan.

e. Mudah untuk menerapkan sistem unit record.

Kekurangannya:

a. Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit

rawat jalan dan rawat inap.

b. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam.

2. Sistem Penjajaran di Rumah Sakit Bhayangkara Sartika Asih

Sistem penjajaran yang dipakai di Rumah Sakit

Bhayangkara Sartika Asih adalah sistem yang dibuat sendiri sesuai

dengan kebiasaan petugas filling, dimana sistem ini digabung

antara straight numerical (sistem nomor langsung) yaitu sistem

penyimpanan rekam medis berdasarkan 6 digit yang dikelompokan

menjadi 3 kelompok masing-masing terdiri dari 2 digit angka

pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak di paling kanan,

 61

digit kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak di tengah, dan

digit ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak di paling kiri.

99 65 20

Angka ketiga Angka kedua angka pertama

(tertiary digit) (secondary digit) (primary digit)

3. Fasilitas Keadaan Ruang Rekam Medis di Rumah Sakit

Bhayangkara Sartika Asih

Fasilitas di ruangan rekam medis di Rumah Sakit

Bhayangkara Sartika Asih Sangatlah baik dengan keadaan ruangan

yang memadai, dan rak penyimpanan yang terbuat dari rak kayu

terbuka sehingga dapat mempermudah kepada petugas rekam

medis, di ruangan rekam medis Rumah Sakit Bhayangkara Sartika

Asih Juga memiliki ac sebagai pengatur suhu ruangan dan cahaya

di ruangan yang cukup terang sehingga petugas rekam medis dapat

bekerja dengan baik. Jarak antara rak di Rumah Sakit Bhayangkara

Sartika Asih kurang lebih 60 cm.

4. Sistem Peminjaman Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit

Bhayangkara Sartika Asih

Di Rumah Sakit Bhayangkara Sartika Asih ini, konsep

peminjaman terbagi atas dua, peminjaman rutin dan tidak rutin.

 62

a. Peminjaman yang rutin

Adalah peminjaman rekam medis oleh dokter

dikarenakan pasien yang memiliki berkas tersebut memerlukan

atau sedang mendapatkan perawatan di unit pelayanan.

b. Peminjaman tidak rutin

Adalah peminjaman rekam medis oleh lembaga

kesehatan atau dokter untuk keperluan penelitian, makalah atau

sejenisnya. Persyaratan untuk peminjaman berkas rekam medis

1) Berkas rekam medis rawat jalan yang akan dipinjam

2) Formulir permintaan/ peminjaman rekam medis atau bon

peminjaman

3) Out guides

5. Standar Prosedur Operasional Peminjaman Berkas Rekam Medis

No.pol: RM.A/240/XII/2008/RSBSA.

a. Rekam medis hanya boleh dipinjam oleh dokter, perawat,

mahasiswa kedokteran dan bagi yang akan melakukan

penelitian dari institusi Rumah Sakit Bhayangkara Sartika

Asih harus seizin atau rekomendasi Kepala Rumah Sakit/

Kepala Rekam Medis.

b. Rekam medis hanya boleh di buka/ dipergunakan di dalam

ruangan rekam medis.

c. Rekam medis yang dibutuhkan diluar kantor bagian rekam

medis untuk keperluan study kasus. Maka pemohon harus

 63

membawa harus membawa surat permohonan Peminjaman

Rekam Medis yang ditandatangani oleh kepala bagian atau

yang mewakili.

d. Rekam medis yang diperlukan untuk pihak penyidik kepolisian

untuk kasus pengadilan, surat permohonan peminjaman harus

dengan persetujuan Kepala Rumah Sakit dengan membawa

surat penyidik.

e. Rekam medis yang diperlukan untuk keperluan klinik cukup

membuat permohonan peminjaman rekam medis.

f. Pengisian lembar permohonan peminjaman meliputi : Nomor

Rekam Medis/ Nomor Register, Nama dan Tanda tangan

pemohon dan pengambilan.

g. Surat Permohonan Peminjaman Rekam Medis di buat rangkap

dua, 1 untuk pemohon, dan 1 lagi untuk unit filling.

h. Petugas filling mengambil rekam medis sesuai dengan

permohonan di rak penyimpanan dengan menyelipkan

outguides/tracer sebagai tanda bukti keluar rekam medis dari

rak penyimpanan.

i. Petugas filling menyerahkan rekam medis yang telah

ditemukan dan menandatangani formulir permohonan di kolom

petugas yang menyerahkan dan meminta tanda tangan kepala

bagian rekam medis.

 64

j. Rekam medis yang dipinjam tidak boleh ditambah/ dikurangi

baik tulisan/ catatan yang sudah ada.

k. Surat permohonan peminjaman rekam medis sesuai dengan

permohonan di rak penyimpanan dengan menyelipkan tracer

sebagai bukti keluar rekam medis dari rak penyimpanan.

l. Petugas filling mengambil berkas rekam medis sesuai dengan

permohonan di rak penyimpanan dengan menyelipkan tracer

sebagai bukti keluar rekam medis dari rak penyimpanan.

m. Petugas filling menyerahkan rekam medis yang telah

ditemukan dan menadatangani formulir/ buku ekpedisi

penyerahan dan meminta tanda tangan Kepala Bagian Rekam

Medis.

n. Rekam medis yang dipinjam tidak boleh ditambah / dikurangi

baik tulisan / catatan yang sudah ada.

Unit terkait dalam peminjaman rekam medis :

a. Instalasi Rawat Jalan

b. Bagian Keperawatan

c. Kelompok Staf Medis

 65

B. Permasalahan yang timbul dalam Analisis Peminjaman dan

penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Bhayangkara

Sartika Asih

Adapun masalah yang penulis temukan di tempat praktik kerja

lapangan antara lain adalah:

1. Rekam medis yang keluar, dalam penyimpanan tidak dibatasi oleh

out guide, sehingga menyulitkan petugas rekam medis untuk

menyimpan dan mengetahui bahwa rekam medis tersebut masih

dipinjam atau berada di ruang rawat atau belum dikembalikan.

2. Terjadi duplikasi rekam medis pasien dalam hal ini pasien memiliki

lebih dari satu rekam medis, dikarnakan tiap kali ada pasien lama

yang berkunjung dan tidak ditemukan rekam medis lamanya,

berkas rekam medis tersebut dibarukan dengan menggunakan

nomor rekam medis baru yang mana nomor rekam medis baru

tersebut tidak dituliskan dalam KIB pasien, sehingga ketika pasien

tersebut kembali berkunjung rekam medis tidak ditemukan dan

menyulitkan petugas bagian penyimpanan.

3. Tidak adanya bon peminjaman diruang penyimpanan rekam medis

rawat jalan sehingga pengisian data rekam medis yang di pinjam

hanya ditulis pada buku ekpedisi dan peminjam tidak memegang

bon peminjam sehingga kurangnya rasa tanggung jawab dalam

peminjaman dan pengembalian.

 66

C. Upaya Pemecahan Masalah yang Timbul dalam Tinjauan Peminjaman

dan Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit

Bhayangkara Sartika Asih.

Adapun upaya yang dilakukan oleh rumah sakit untuk

menyelesaikan masalah dalam Penyimpanan Rekam Medis Rawat

Jalan yaitu:

1. Untuk mengatasi tidak adanya outguides, pihak rumah sakit telah

mengatasi outguides dengan billing system dimana dapat

mempermudah pencarian rekam medis yang keluar, karena dalam

billing system ketika hanya menuliskan nomor rekam medisnya

sehingga ada keterangan rekam medis tersebut dapat diketahui

keberadaannya.

2. Untuk masalah duplikasi rekam medis, rumah sakit melakukan

upaya penulisan kembali nomor rekam medis yang baru pada kartu

berobat pasien dan mengganti nomor rekam medis yang lama pada

rekam medis tersebut.

3. Untuk mengatasi tidak adanya bon peminjaman, maka pihak rumah

sakit terutama bagian rekam medis melakukan pencatatan pada

buku ekspedisi untuk mempermudah pendataan rekam medis yang

akan dipinjam untuk keperluan asuransi dan pengobatan baik rawat

jalan maupun rawat inap.

4. Kesalahan dalam penyimpanan rekam medis menyebabkan tidak

ditemukannya rekam medis saat diperlukan, untuk itu petugas

 67

melakukan pengecekan ulang terhadap susunan penyimpanan

rekam medis dan dibutuhkannya ketelitian dalam pencarian nomor

rekam medis.