Kelompok 1 - Tugas ANALISIS SIMPUS
Kelompok 1 - Tugas ANALISIS SIMPUS
PUSKESMAS (SIMPUS)
Diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Teknologi dan Sistem Informasi
Kebidanan
Disusun oleh :
1. Cindy Raynada. S 17. Novie Nuraini
2. Roziatur Rohmah 18. Santika Puri
3. Selvi Dwi Minata 19. Siti Nurlaela Sari
4. Rani 20. Ansah Astuti
5. Enok Yulianingsih 21. Santa Claudia Sibarani
6. Fivit Srigantiny 22. Kurnia Nursofianti
7. Fenny Gustini 23. Warkenah
8. Wardini 24. Nurholisah
9. Nina Karlina 25. Yuningsih
10. Riri Rachmawati 26. Rina Marlina
11. Eros Rosmawati 27. Anisa Riswanti
12. Eneng Rohayati 28. Dianti Maulida
13. Annisa Sahara 29. Khansa Khairunnisa Salim
14. Iis Pathonah 30. Sartika Kris Hariani Samosir
15. Widiawati 31. Iis Hanipah
16. Kusmiati 32. Maya Suryawati
1
Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) adalah program
aplikasi yang dikembangkan khusus dari puskesmas, untuk puskesmas dengan
melihat kebutuhan dan kemampuan puskesmas dalam mengelola, mengolah dan
memelihara data-data yang ada. SIMPUS adalah aplikasi yang bersifat single user
atau hanya dapat diaplikasikan hanya oleh satu orang pada saat itu. SIMPUS
bukan aplikasi multi user yang memungkinkan satu database diolah bersama-sama
oleh beberapa staf, dari beberapa ruang pelayanan yang ada di puskesmas.
2
B. Menganalisis SP3 atau Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas
meliputi : bagian atau fungsi yang terkait dengan pencatatan, bentuk
pencatatan, bentuk pengolahan data, jenis laporan
Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu
aktivitas dalam bentuk tulisan diatas kertas, komputer, dan lain sebagainya
dengan ilustrasi tulisan, grafik, gambar, dan suara. Pencatatan kesehatan
masyarakat berarti melakukan pendokumentasian terhadap semua proses
kegiatan pelayanan kesehatan masyarakat yang dilakukan baik di dalam
puskesmas, puskesmas pembantu, puskesmas keliling, posyandu, maupun
bidan desa. Pencatatan ini sangat berguna sebagai aspek legal pelayanan
kesehatan. Agar pencatatan tersebut sistematis maka disusunlah formulir
standar yang telah ditetapkan dalam sistem pencatatan dan pelaporan terpadu
atau disingkat dengan SP2TP.
Sistem Pencatatan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) adalah
kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya
pelayanan kesehatan di Puskesmas. Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri
dari komponen yang saling berkaitan, berintegrasi, dan mempunyai tujuan
tertentu. Terpadu adalah merupakan gabungan berbagai macam kegiatan
upaya pelayanan kesehatan puskesmas sehingga dapat dihindarkan adanya
pencatatan maupun pelaporan lain (overlopping), yang akan memperberat
beban kerja petugas puskesmas. Pelaksanaan SP2TP menganut konsep
wilayah kerja Puskesmas, oleh karena itu mencakup semua kegiatan yang
dilakukan oleh Puskesmas: bidan di desa, Puskesmas Pembantu, Puskesmas
Keliling berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Rl No
63/Menkes/SK/lll1981.
Pelaporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan
tertentu dan hasilnya disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan
terhadap kegiatan tersebut. Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral
Pembinaan l(esehatan Masyarakat No. 590/BM/DJ/Info/V/96 pelaporan
puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu bulan Januari-Desember dalam
tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan
dan kemampuan atau beban kerja di puskesmas. Setiap mengakhiri kegiatan
harus ada pembuatan laporan.
Berbeda dengan catatan, laporan harus disampaikan ke orang atau
pihak lain dan proses laporan dilakukan secara tertulis. Manfaat pelaporan
antara lain: pertanggungjawaban otentik tentang pelaksanaan kegiatan,
memberi informasi terdokumentasi, bahan bukti kegiatan (bukti hukum),
bahan pelayanan, bahan penyusunan rencana dan evaluasi, serta bahan untuk
penelitian. Laporan yang lengkap terdiri atas unsur: pendahuluan (latar
belakang, tujuan, ruang lingkup); isi laporan (perencanaan kegiatan,
pelaksanaan kegiatan, hasil kegiatan secara nvata, masalah dan hambatan,
saran untuk tindak lanjut); dan jika diperlukan, dilengkapi rekomendasi.
3
Jenis laporan dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Laporan insidensial adalah laporan kejadian luar biasa atau darurat yang
memerlukan pelayanan dan bantuan cepat.
2. Laporan berkala, misalnya laporan harian, mingguan, bulanan, triwulan,
kuartalan, dan tahunan.
Hasil Analisis :
1. Bagian atau fungsi yang terkait dengan pencatatan
Mekanisme pelaksanaan:
a. Sistem sentralisasi : di mana penyimpanan, penyaluran, pengolahan
catatan dihimpun melalui satu loket. Namun apabila kunjungannya
banyak, dapat digunakan lebih satu loket, tetapi pengumpulan dan
pengolahan tetap terpusat.
b. Sistem desentralisasi : penyaluran, pengumpulan dan pengolahan
catatan tidak dipusatkan, oleh karena ada bagian unit pelayanan yang
melakukannya, tetapi pemberian nomor keluarga tetap mengacu pada
pencatatan di Puskesmas.
2. Bentuk pencatatan
a. Rekam Kesehatan Keluarga (RKK) atau yang di sebut “family folder”
1) Formulir : Family Folder (berkas keluarga) adalah himpunan kartu
individu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan kesehatan di
puskesmas.
Kegunaan:
a) Untuk mengikuti keadaan kesehatan dari suatu keluarga.
b) Untuk mengetahui gambaran penyakit disatu keluarga.
4
c) Untuk keperluan "file sistem".
d) Untuk mengetahui banyaknya kepala keluarga di wilayah kerja
Puskesmas yang sudah memanfaatkan pelayanan puskesmas.
5
Kartu Rawat Jalan adalah alat pencatatan informasi pasien yang
berkunjung ke Puskesmas dan untuk mempelajari riwayat
perkembangan kesehatan pasien.
6
h. Kartu penderita TB baru
j. Kartu ibu
7
k. Kartu anak
Kartu Anak merupakan alat bantu untuk mencatat identitas
status kesehatan, pelayanan preventif, promotif, kuratif' dan
rehabilitatif yang diberikan kepada balita dan pra sekolah.
8
n. KMS ibu hamil
KMS lbu Hamil merupakan alat bantu untuk mengetahui
identitas, mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil, pelayanan
kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil.
o. KMS usila
KMS Usia Lanjut merupakan alat untuk mencatat kesehatan
usia lanjut secara pribadi baik fisik maupun psikososial, digunakan
untuk memantau kesehatan, deteksi dini penyakit dan evaluasi
kemajuan kesehatan usila.
9
q. Kartu rumah
r. Register
Register adalah formulir untuk merekap dan mengkompilasi
data kegiatan di dalam dan di luar gedung Puskesmas, yang telah
dicatat di kartu dan buku atau catatan kegiatan.
Jenis yang ada:
a) Register rawat jalan/rawat inap
10
b) Register kunjungan puskesmas
c) Register KIA
d) Register kohort ibu
11
f) Register penimbangan balita
h) Register KB
i) Register obat-obatan
12
j) Register Puskesmas
k) Register gizi
l) Register laboratorium
13
n) Register PSM
o) Register UKS
14
1) Pengolahan data dari hasil laporan tingkat Puskesmas dilakukan
Dati II dan hasil entry data dikirimkan ke Koordinator SP3 Dati I
2) Pengolahan data dari hasil laporan tingkat Dati II dan untuk
pengelola program mengolah data sesuai kebutuhan masing-
masing program
Langkah Manajemen Data di Komputer
Ada beberapa langkah dalam manajemen data di komputer, langkahnya
adalah sebagai berikut:
a. Mengkode data (data coding)
Data Coding adalah kegiatan pemberian kode atau simbol agar
mempermudah dalam pengolahan data.
1) Membuat kode
a) Kode untuk masing-masing kelas harus mutually exclusive.
b) Data coding sudah harus dikembangkan pada saat
menegembangkan instrumen penelitian (kuisioner).
c) Data yang dikumpulkan dengan pertanyaan tertutup sudah
harus ditetapkan pengkodeaannya saat instrument dibuat.
d) Perlu dipertimbangkan untuk menyediakan satu kode untuk
menampung informasi di luar kelas-kelas yang telah
disediakan.
e) Pengkodeaan untuk data yang dikumpulkan dengan pertanyaan
terbuka dapat dilakukan setelah data terkumpul, tetapi sebagian
data dapat diberi kode sebelum pengumpulan data, didapat dari
uji coba kuisioner.
f) Pengkodean lebih lanjut dilakukan setelah semua data
dikumpulkan. jawaban kosong perlu diidentifikasi dan diberi
kode lebih lanjut “tidak tahu” atau “tidak jawab”.
g) Pemeberian kode dapat dilakukan pada sisi halaman instrumen.
cara pengkodean yang telah dibuat harus dicatat dalam buku
kode.
b. Membuat buku kode
Manfaat buku kode yaitu pedoman dalam proses coding, entry,
dan cleaning. Pedoman dalam melakukan analisis data. Pedoman bagi
peneliti yang akan menggunakan data.
Buku kode sebaiknya memuat hal berikut : nama variabel yang
dikumpulkan, nomor pertanyaan pada kuisioner yang berkaitan dengan
variabel tersebut, bentuk data, kode kategori variabel dan
penjelasannya, skala variabel.
c. Menyunting data (data editing)
Editing adalah kegiatan memeriksa kelengkapan pengisian dan
ketepatan data sebelum proses pemasukan data.
15
1) Kegiatan editing meliputi : Memeriksa kelengkapan jawaban
pertanyaan pada kuisioner secara keseluruhan, memeriksa
kejelasan tulisan jawaban, memeriksa kelogisan jawaban (logical
check), memriksa lompatan (skip check) dan kisaran jawaban
(range check).
2) Penyuntingan sebaiknya dilakukan di lapangan, agar data yang
meragukan masih dapat ditelusuri kembali kepada
reponden/informan.
3) Penyuntingan dilakukan oleh peneliti atau anggota tim peneliti
sendiri, atau oleh penyelia lapangan. maka perlu pelatihan penyelia
lapangan lebih dahulu.
4) Sebaiknya saat menyunting data sekaligus dilakukan pula
pemberian kode.
5) Pada saat penyuntingan dan pengkodeaan ini dapat diidentifikasi
jawaban responden yang ternyata belum diberi kode.
d. Membuat struktur data (data structure) dan file data (data file)
1) Struktur data dikembangkan sesuai dengan analisis dan jenis
perangkat lunak yang dipergunakan.
2) Pada saat mengembangkan struktur data, masing-masing variabel
perlu ditetapkan : nama, skala (angka, huruf, atau campuran),
jumlah digit, termasuk jumlah desimal (khusus data numerik). Epi
Info/Epi Data menyediakan fasilitas EPED untuk membuat struktur
data.
3) Apabila nama variabel tidak ditetapkan. EpiInfo/Epi data secara
otomatis akan membuatnya dengan menggunakna 10 huruf
pertama dari pertanyaan yang kita tulis dengan EPED.
4) Jangan lupa membuat nomor identifikasi (ID) untuk setiap
responden. Nama responden bisa sama.
5) ID seharusnya sudah harus terisi pada lembar intrumen (kuisioner).
6) Setelah file .QES siap harus diubah menjadi data file dengan
menggunakan fasilitas ENTER. Hasil proses ini adalah data file
dengan ekstensi .REC File . REC ini dipergunakan untuk menerima
masukan data. Dengan Epi Info pemasukan data dilakukan dengan
pemakaian fasilitas ENTER.
e. Memasukkan data (data entry)
1) Untuk menghindari kesalahan dalam pemasukan data, dapat
dilakukan: Possible-entry programming dan double-entry.
2) Epi Info menyediakan fasilitas untuk membuat program huna
mengurangi kesalahan pada saat data entry, yaitu CHECK.
Hasilnya adalah file dengan ekstensi .CHK
16
3) Hal-hal yang dapat dikontrol dengan .CHK antara lain : keharusan
mengisi suatu variabel, nilai minimal, nilai maksimal, alur
lompatan.
f. Membersihkan data (data cleaning)
1) Walaupun rambu-rambu sudah kita pasang pada saat data entry,
kesalahan masih mungkin terjadi.
2) Pembersihan data tetap perlu dilakukan. Salah satu cara adalah
dengan melihat distribusi frekuensi dari variabel-variabel dan
menilai ke-logis-annya
3) Untuk data kontinyu (interval, rasio) dapat dilihat sebarannya
untuk melihat ada tidaknya pencilan (outliers)
4) Setiap ditemukan keanehan pada data (tidak logis, outliers) perlu
dilakukan pengecekan ulang ke kuisionernya.
5) Bila ternyata terdapat kesalahan dalam memasukan data, lakukan
pembentukan. Pada Epi Info pembetulan dilakukan dengan fungsi
UPDATE pada fasilitas ANALYSIS.
6) Bila ternyata tidak terdapat kesalahan memasukkan data, tentukan
tindakan yang akan dilakukan terhadap data yang aneh tersebut :
dibuang, dibuang sementara, diapakai hanya pada sebagian analisis
dan atau dipakai sepenuhnya pada saat analisis.
7) Metode Cleaning terdiri dari :
a) Mendeteksi missing data (list distribusi frekuensi)
b) Mendeteksi variasi data (list distribusi frekuensi tiap variabel)
c) Mendeteksi konsistensi data (menghubungkan var)
d) Mendeteksi konsistensi data (membuat tabel silang)
4. Jenis laporan
a. Laporan bulanan, meliputi:
1) Data Kesakitan (LB1)
2) Data Kematian (LB 2)
3) Gizi, KlA, imunisasi, Pengamatan Penyakit Menular (LB3)
4) Data Obat-obatan (LB4)
b. Laporan triwulan data kegiatan puskesmas, meliputi:
1) Kunjungan Puskesmas
2) Puskesmas
3) Pelayanan Medik Dasar Gigi-mulut
4) Kesling
5) Laboratorium
6) PKM
7) PSM
8) Rujukan
c. Laporan Tahunan, meliputi:
1) Umum dan fasilitas
17
2) Sarana
3) Tenaga
d. Laporan kejadian luar biasa (KLB)
Wabah/KLB: adalah peristiwa timbulnya penyakit yang mempunyai
jumlah 2 kali lipat dari biasanya, atau penyakit yang sebelumnya tidak
ada atau yang ditetapkan oleh Pemerintah berdasarkan UU Wabah.
1) Formulir W1: dilaporkan dalam 24 jam, digunakan untuk
melaporkan kejadian luar biasa atau wabah. Satu helai formulir
hanya dapat digunakan untuk melapor satu jenis tersangka
penyakit, melaporkan dengan cara yang tercepat: kurir, telpon,
radio, dan lainnya. Laporan W1 masih memberikan gambaran
KLB/wabah secara kasar, oleh karena itu harus segera diikuti
dengan:
a) Laporan penyelidikan sementara (PE)
b) Rencana penanggulangan
2) Formulir W2: dilaporkan secara mingguan, yaitu laporan dari
penyakit yang berpotensi menimbulkan KLB atau wabah yang
perlu dilaporkan secara rutin yaitu: Kolera, Diare, pes, DHF
(DBD), Rabies, Difteri, polio, pertusis, Campak dan penyakit yang
sedang menjadi wabah (SARS).
Ada 2 kriteria kunjungan, meliputi:
a) Kunjungan sebagai seseorang yang datang ke puskesmas baik
untuk mendapat pelayanan kesehatan maupun hanya untuk
mendapat keterangan sehat-sakit. Ada 2 kategori, antara Iain
1. Kunjungan baru: ialah seseorang yang pertama kali datang
ke pukesmas/pustu, sehingga dalam satu tahun hanya
dicatat sebagai satu kunjungan baru.
2. Kunjungan lama: ialah seseorang yang datang ke
puskesmas/pustu untuk kedua kali dan seterusnya.
Pengecualian dari 2 hal di atas:
1. Kunjungan ibu hamil, pada setiap kehamilan baru dianggap
sebagai kunjungan baru, sedangkan kunjungan kedua kali
dan seterusnya selama kurun waktu kehamilan tersebut
(untuk memeriksa kehamilan) dianggap sebagai kunjungan
tama. Dengan demikian penetapan kunjungan ibu hamil
tidak ditentukan dengan tahun tetapi diberlakukan sebagai
“episode of illness".
2. Kunjungan ibu menyusui, sebagai kunjungan baru 2 kali
(sesuai anjuran menyusui selama 2 tahun). Kunjungan baru
dalam kurun waktu 2 tahun tersebut dihitung sebagai
kunjungan baru.
18
3. Setiap kunjungan balita setelah ulang tahunnya, dianggap
sebagai kunjungan baru. Jadi setiap balita mempunyai 4 x
kunjungan baru. Sedangkan kunjungan kedua dan
seterusnva dari tahun yang bersangkutan dicatat sebagai
kunjungan lama.
b) Kunjungan kasus
Kunjungan kasus adalah kasus baru ditambah kasus lama,
ditamba kunjungan kasus lama suatu penvakit. Ada 2 macam
kasus:
1. Kasus baru, adalah "new episode of illnes”, yaitu
pernyataan pertama kali seseorang menderita penyakit
tertentu sebagai hasil diagnosis dokter atau tenaga
paramedis. Untuk penderita yang telah sembuh, kemudian
kambuh kembali (relaps) penyakitnya seperti malaria,
ditetapkan sebagai kasus baru.
2. Kasus lama, adalah kunjungan kedua dan seterusnya dari
kasus baru yang belum dinyatakan sembuh atau kunjungan
kasus lama dalam tahun yang sama. Untuk tahun berikutnya
kasus ini diperhitungkan sebagai kasus baru, karena
penghitungan mengikuti tahun kalender.
19
5. Dapat menampilkan data 10 Besar / 20 Besar penyakit dengan cepat.
6. Menampilkan data-data keluaran secara tabel maupun secara grafik
dengan cepat.
7. Dapat digunakan untuk melakukan filter data kunjungan dengan cepat dan
mudah, sesuai dengan kriteria yang diinginkan
8. Analisis jika menggunakan sasaran atau indikator
a. Tercatatnya semua data hasil kegiatan ukm di puskesmas sesuai
kebutuhan secara benar, berkelanjutan dan teratur dan terevaluasi.
b. Dari hasil kinerja terlihat ada peningkatan hasil pada kategori kinerja
baik pada tahun sebelumnya yang hasil kinerjanya cukup dan tahun ini
meningkat baik.
20