MANUAL GUIDELINE

PESERTA SRIBOGA – SEKOLAH VOKASI UNDIP

EXPO & FOOD FESTIVAL
AUDITORIUM IMAM BARJO, 26 – 28 MEI 2023

I. TECHNICAL MEETING (TM)

a. Technical Meeting (TM) Via Zoom dilaksanakan pada hari Rabu, 17 Mei 2023 Jam 14.00 - Selesai
b. Setiap peserta wajib menghadirkan perwakilan dalam meeting zoom ini.
c. Kegiatan TM :
1. Verifikasi Data
2. Informasi Loading
3. Ketentuan Stand

II. LOADING

a. Loading In
1. Loading In dilaksanakan pada tanggal 25 Mei 2023, mulai pukul 09.00 – 21.00 WIB.
2. Akses loading peserta expo melalui loading dock yang akan diinformasikan H-1.
3. Seluruh kebutuhan untuk proses loading in (memasukkan barang), sepenuhnya menjadi
tanggung jawab peserta. Panitia tidak menyediakan jasa troli atau jasa pengangkutan dalam
bentuk apapun.
4. Peserta yang diperbolehkan masuk adalah peserta yang memiliki surat loading yang dikeluarkan
panitia.
5. Saat proses loading, peserta wajib mengenakan loading pass &exhibitor pass sebagai akses
keluar masuk vennue.
6. Loading pass, exhibitor pass dapat diambil di sekretariat H-1.
7. Dalam proses dekorasi, peserta harus menjaga keindahan dan kerapian booth. Dekorasi booth
tidak diperbolehkan melebihi ukuran stand yang disediakan.
8. Para peserta dilarang membawa barang-barang yang membahayakan atau berbau yang dapat
mengakibatkan terganggunya para peserta yang lain.
9. Panitia berhak mengeluarkan atau menyita barang-barang yang dianggap berbahaya atau
mengganggu pihak lain.

b. Loading Out
1. Loading out dilaksanakan pada tanggal 28 Mei 2023, mulai pukul 18.30 – 00.00 WIB.
2. Para peserta wajib menyelesaikan pembongkaran barang sesuai dengan waktu yang telah
ditentukan.
3. Proses pembongkaran harus dilakukan dengan hati-hati dan tidak diperbolehkan merusak
material milik panitia/gedung.
4. Kerusakan yang terjadi karena kelalaian peserta saat proses pembongkaran menjadi tanggung
jawab peserta.
5. Semua barang wajib dikeluarkan dari venue. Panitia tidak menerima titipan barang.

III. PANDUAN PELAKSANAN PAMERAN

a. Panduan Dekorasi Permanen

1. Dekorasi stand pameran tidak diperkenankan melebihi area stand yang telah ditentukan.
2. Penyelenggara akan selalu mensupervisi batas area sewa stand selama penyelenggaraan
pameran berlangsung.
3. Dekorasi stand pameran tidak diperkenankan menutupi view stand pameran disampingnya.
 4. Wajib mengatur penataan stand sehingga secara estetika terlihat indah dan
menarik.
5. Area belakang stand harus tetap terlihat indah. Apabila ada beberapa material
yang tidak rapi, peserta wajib menutupi dengan kain hitam.
6. Tidak diperkenankan memasang backdrop atau giant banner diarea pameran yang dapat
menutupi tenant lain.
7. Dekorasi yang berupa tanaman hidup harus diberi alas agar kebersihan dan keindahan dapat
terjaga.

b. Panduan Display & Promosi Pameran

1. Pemasangan banner di luar space pameran tidak diperkenankan.
2. Pemasangan spanduk tidak diperkenankan di seluruh area venue.
3. Tidak diperkenankan mempromosikan brand/produk lain selain dari produk yang telah
disepakati.
4. Pelanggaran terhadap ketentuan display dapat mengakibatkan pelanggaran pemasangan display.
5. Panitia akan melakukan penyesuaian jika terdapat display/promosi yang mengganggu ketertiban
dan kenyamanan.

c. Panduan Property Pameran

1. Dilarang keras menjual barang-barang ilegal dan no halal ditempat kegiatan.
2. Tidak diperkenankan mengikutsertakan produk yang tidak sesuai dengan kesepakatan.
3. Peserta tidak diperkenankan menyimpan barang-barang yang mudah terbakar/meledak ataupun
barang-barang yang menimbulkan bau yang menyengat di area.
4. Untuk stand yang menggunakan tabung gas, disarankan menggunakan tabung gas non melon.
5. Penyelenggara tidak bertanggung jawab jika terjadi kerusakan, kehilangan dan resiko
kebakaran atas barang-barang yang ditempatkan di area pameran.
6. Wajib menjaga kebersihan dan kerapian di area yang disewa dan sekitarnya selama masa
pameran.
7. Dilarang melakukan pengerjaan antara lain (pengecatan, penggergajian, pemotongan kayu, dll)
di area pameran. Semua pengerjaan loading bersifat penyusunan/setting.
8. Dilarang merusak (memaku, membobol, menambahkan dan mengurangi) komponen bangunan
yang ada.

d. Panduan Sound System, Lighting & Elekstrisitas Pameran

1. Penambahan listrik selambatnya dikomunikasikan kepada penyelenggara pada saat technical
meeting.
2. Pengambilan listrik harus dari soket yang disediakan.
3. Penggunaan kabel & instalasi (listrik, sound, lighting, multimedia, dsb) harus disesuaikan dengan
kebutuhan dan aman.
4. Jalur kabel harus tertutup dan tidak mengganggu keamanan serta kenyamanan pengunjung.
5. Penggunaan sound system dan lighting tidak boleh mengganggu kegiatan pameran secara
keseluruhan.

e. Panduan Loading, Restock & Operasional Pameran

1. Wajib memiliki surat izin keluar masuk barang yang diberikan panitia.
2. Wajib menyesuaikan ukuran material (dimensi panjang & lebar) yang akan dimasukkan ke
dalam area pameran, sesuai dengan ukuran pintu akses masuk. Penyelenggara berhak
mengarahkan atau lebih lanjut menolak apabila terdapat material yang sekiranya membahayakan
properti Auditorium.
 3. Wajib mengikuti aturan waktu & akses jalan masuk sesuai dengan yang tertulis
dalam surat izin keluar masuk barang.
4. Tidak boleh mendahului mengeluarkan properti barang pameran sebelum batas
waktu yang ditentukan.
5. Jam Operasional pameran berlangsung yang ditetapkan yaitu pukul 10.00 WIB sampai pukul
22.00 WIB, kecuali jika traffic pengunjung sangat ramai, waktu tutup pameran menyesuaikan.
6. Melakukan kegiatan persiapan opening sebelum jam operasional dimulai, setiap peserta wajib
membuka stand jam 10.00 WIB.
7. Barang – barang yang ditinggalkan di area pameran harus ditutup dengan penutup yang aman.
8. Tidak ada storage khusus untuk barang peserta, semua barang peserta wajib disimpan dibooth
masing-masing.
9. Bagi peserta yang ingin melakukan proses restock dengan jumlah yang sangat banyak, dapat
dilakukan di pagi hari saat persiapan (jam 07.30 – 09.30 WIB).
10. Selama pameran, peserta diperbolehkan membawa masuk barang melalui pintu masuk utama
jika barang yang dibawa sifatnya tidak banyak (dijinjing menggunakan tangan) serta tidak
mengganggu estetika.

f. Panduan Tenaga Kerja

1. Setiap peserta/crew yang berjaga di stand wajib mengenakan Exhibitor Pass.
2. Loading pass hanya boleh dipakai saat loading. Setelah loading, loading pass akan disimpan
oleh panitia dan akan diberikan kembali menjelang loading out.
3. Pekerja tidak diperkenankan merokok / vape di area pameran.

g. Lain-Lain
1. Peserta pameran wajib membuang sampah di tempat yang telah disediakan di area masing-
masing.
2. Panitia hanya menyediakan keamanan vaneu, bukan keamanan booth
3. Peserta stand makanan / minuman diwajibkan menggunakan kemasan sekali pakai dan tidak
diijinkan melakukan kegiatan mencuci di booth.
4. Dilarang membuang bekas / sisa makanan / makanan di area pameran
5. Booth dilarang mendemokan makanan yang menghasilkan asap berlebih.
6. Peserta booth makanan wajib menyediakan plastik / kotak sampah tertutup
7. Petugas kebersihan hanya mengambil sampah yang sudah ditempatkan di plastik sampah,
menjaga kebersihan area dan tidak membersihkan booth peserta
8. Segala kerusakan dan kehilangan di dalam booth peserta bukan tanggung jawab panitia.
9. Dilarang menggunakan sound system /pengeras suara yang berlebih di booth
10. Ilustrasi booth tercantum di dalam lampiran.

Hormat Kami,

Panitia
 LAMPIRAN

A. BOOTH

KODE B 1 – B 6

SPESIFIKASI :

 Ukuran :
2.44 Meter 4 m (Panjang) x 3 m (Lebar) x 2.44 m (Tinggi)
 Meja 1 Pcs, Kursi 1 Pcs
 Facia nama perusahaan / booth
 Alas karpet
 Listrik 2 Ampere (450 watt)
 Stop kontak
3 Meter

4 Meter

KODE C 1 – C 6

SPESIFIKASI :

 Ukuran :
2 m (Panjang) x 3 m (Lebar) x 2.44 m (Tinggi)
2.44 Meter
 Meja 1 Pcs, Kursi 1 Pcs
 Facia nama perusahaan / booth
 Alas karpet
 Listrik 2 Ampere (450watt)
 Stop kontak
3 Meter

2 Meter
 KODE C 7 – C 22

SPESIFIKASI :

 Ukuran :
3 m (Panjang) x 2 m (Lebar) x 2.44 m (Tinggi)
2.44 Meter
 Meja 1 Pcs, Kursi 1 Pcs
 Facia nama perusahaan / booth
 Alas karpet
 Listrik 2 Ampere (450 watt)
 Stop kontak
2 Meter

3 Meter

KODE D 1 – D 22

SPESIFIKASI :

 Ukuran :
2 m (Panjang) x 2 m (Lebar) x 2.44 m (Tinggi)
2 Meter
 Meja 1 Pcs, Kursi 1 Pcs
 Facia nama perusahaan / booth
 Alas karpet
 Listrik 2 Ampere (450 watt)
 Stop kontak
2 Meter

2 Meter
B. DENAH / LAYOUT BOOTH