TUGAS RESUME INDIVIDU

Dosen : Mohammad Kamal Reza, SE.,M.E

DISUSUN OLEH:

JIHAN WARDA (4202114124)

PROGRAM STUDI AKUNTANSI SEKTOR PUBLIK

D4 AKUNTANSI

POLITEKNIK NEGERI PONTIANAK

2022
 BAB 1
MANAJEMEN ADMINISTRASI

1.1 Pengertian
Berikut ini adalah penjelasan manajemen administrasi menurut para ahli:

1.1.1 W.H. Evans

W.H. Evans menerangkan bahwa administration management adalah suatu fungsi
yang erat kaitannya dengan manajemen dan pengarahan pada seluruh tahap kegiatan
perusahaan tentang pengelolaan suatu bahan, keterangan, bentuk komunikasi, dan juga
memori perusahaan.
1.1.2 Arthur Grager
Pengertian administration managementberdasarkan Arthur Grager adalah suatu
fungsi tata penyelenggaraan atas kegiatan komunikasi dan juga pelayanan warkat pada
suatu perusahaan.
Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan
rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan
mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi
perkantoran (Quibble, 2001) untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.

2.1 Fungsi

2.1.1 Fungsi Rutin

Fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal

mencakup pengarsipan, penggandaan, dan lain-lain. Biasanya fungsi ini
dilaksanakan oleh staff administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan
adminstrasi sehari-hari.

2.1.2 Fungsi Teknis

Fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran

yang memadai seperti familieritas dengan beberapa software. Fungsi ini biasanya
dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen TI suatu
organisasi.

2.1.3 Fungsi Analisis

Fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan
untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan maupun
 membuat keputusan pendirian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten
manajer yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh
atasannya.

2.1.4 Fungsi Interpersonal

Fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan

keputusan serta keterampilan berhubungan dengan orang lain, seperti
mengkoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staff
administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada suatu
organisasi.

2.1.5 Fungsi Manajerial

Fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan

pemotivasian, seperti pembuatan anggaran, staffing, dan mengevaluasi karyawan.
Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staff setingkat manajer yang bertanggung jawab
terhadap pelaksanan system dan prosedur administrasi suatu organisasi.

3.1 Evolusi Teori Manajemen

3.1.1 Manajemen Klasik

Pada awal abad 18 dan 19, dunia sedang mengalami Revolusi Industri yang
menitikberatkan pada proses produksi dan bagaimana menciptakan organisasi
industri yang modern .Manajemen klasik mempunyai dua pandangan, yaitu:
manajemen ilmiah dan manajemen kesatuan yang utuh.

3.1.2 Manajemen Perilaku

Meskipun manajemen ilmiah tetap dijadikan dasar dalam pengelolaan sebuah

organisasiatau perusahaan, namun pada dekade 1920 hingga 1930-an perhatian
terhadap manusia sebagai unsur terpenting organisasi telah menjadi perhatian
banyak peneliti. Sebagian besar peneliti menyadari bahwa manusia selain
membutuhkan materi (uang), mereka juga mempunyai kebutuhan sosial,
psikologis, dan fisik yang lain. Ada dua pendekatan utama yang termasuk dalam
aliran Manajemen Perilaku, yaitu pendekatan hubungan manusia dan pendekatan
perilaku ilmiah.
 • Pendekatan Hubungan Manusia

Salah satu peneliti yang terkenal dalam pendekatan ini adalah Elton Mayo.
Dia memimpin penelitian yang dilakukan pada tahun 1927 hingga 1932 yang
mempelajari dampak lingkungan fisik (pencahayaan, pemanas udara,
kelelahan, dan layout tempat) pekerjaan terhadap produktivitas pekerja di
pabrik Hawthorne Electric (lebih lanjut hal ini dikenal dengan Penelitian
Hawthorne). Pada studi tingkat pencahayaan, jika pencahayaan ditingkatkan,
output yang akan dihasilkan pekerja akan meningkat. Namun, tren ini secara
tak terduga akan bertahan walaupun pencahayaan dikurangi secara bertahap.
Peneliti menyimpulkan bahwa faktor manusia mempunyai kontribusi yang
lebih besar dibandingkan faktor teknis. Oleh karena itu, meningkatkan
motivasi karyawan dalam bekerja untuk meningkatkan efisiensi dan
produktivitasnya lebih penting dibandingkan meningkatkan keberadaan faktor
teknis (Mayo, 1933).

• Pendekatan Perilaku IImiah

Pada awalnya, Teori Perilaku hanya menjelaskan satu kebutuhan manusia,

yaitu kebutuhan akan penerimaan diri di lingkungan kerja. Namun lambat laun
hal ini berubah menjadi daftar kebutuhan mulai dari kebutuhan fisik, sosial,
emosional, hingga terdapat 15 daftar kebutuhan manusia. Peneliti pertama
yang menggunakan pendekatan ini adalah Abraham Maslow.

• Aktualisasi diri, yang mendorong seseorang yang mampu melakukan

sesuatu menjadi "seseorang", seperti pertumbuhan, pemenuhan potensi diri,
dan pemenuhan hasrat diri pribadi.
• Kebutuhan penghargaan, yang mencakup penghargaan internal, seperti
harga dini, kemandirian, dan pencapaian prestasi maupun penghargaan
eksternal yang mencakup status, pengakuan, dan perhatian dari orang lain;
• Kebutuhan sosial, yang mencakup kebutuhan kasih sayang, rasa
memiliki, penerimaan dari lingkungan, dan persahabatan;
• Kebutuhan keamanan, yang mencakup pengamanan dan perlindungan
dari bahaya fisik dan emosional;
• Kebutuhan fisik, yang mencakup rasa lapar, haus, tempat berlindung,
seks, dan kebutuhan tubuh yang lain;

3.1.3 Manajemen Kualitas

Saat ini, Total Quality Management (TQM) diterima secara luas dan
mempunyai dampak yang sangat penting dalam manajemen administrasi
perkantoran. TQM menekankan pada kinerja tim, memberdayakan pekerja,
 mengakui keluasan suatu organisasi, dan menerima kritikan dalam melayani
konsumen secara lebih baik. Filosofi ini secara efektif memperkenalkan
perbaikan yang berkesinambungan (continous improvement) menghasilkan
komitmen 100% dari 100% pekerja terhadap kualitas 100% untuk 100% waktu
kerja yang dilakukan. Meskipun TQM diimplementasikan dalam berbagai
pendekatan, namun ada 4 elemen pokok yang menyertainya:
1. Fokus pada kepuasan pelanggan;
2 . Pengembangan produk atau layanan yang saat ini dihasilkan organisasi;
3 . Kerja tim didasarkan pada kepercayaan dan kerja sama;
4 . Teknik pengukuran statistik didesain dan digunakan untuk mengidentifikasi
masalah yang dihadapi produksi.

Peneliti pertama yang memperkenalkan konsep ini adalah W. Edwards Deming.

Selama Perang Dunia II, dia mengajar perusahaan-perusahaan Amerika Serikat
bagaimana meningkatkan kualitas produksi barang dan jasa mereka.
3.1.4 Manajer Administrasi Perkantoran
Manajer Administrasi bertanggung jawab mengelola informasi, sistem
informasi, teknologi maupun SDM yang ada untuk memaksimalkan
produktivitas bagian administrasi yang dipimpinnya. Quible (2001) memberikan
panduan mengenai tanggung jawab yang menyertai posisi ini sesuai dengan
fungsi manajemen:
Perencanaan
1. Mengembangkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi serta layanan
kantor termasuk layout, lingkungan, telekomunikasi, arsip, dan lain-lain;
2. Mengikuti perkembangan terbaru dalam bidang perkantoran dengan mclakukan
perubahan-perubahan yang diperlukan untuk menciptakan layanan dan fungsi
kantor yang efektif dan efisien;
3. Menganalisis kebutuhan guna mendesain serta mengimplementasikan secara
total fungsi
dan layanan kantor yang baru;

Pengorganisasian
1. Mendeskripsikan hal yang diangsap efektif sehubungan dengan pemanfaatan
sumber daya
perusahaan guna mencapai tujuan dan sasaran perusahaan;
2. Menjelaskan cara yang paling efektif bagi pegawai dalam menjalankan
tugasnya;
3. Mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien
 Pengalokasian Staf
1. Menjamin efisiensi dan efektivitas perekrutan pegawai baru melalui
penempatan pegawai yang tepat pada posisi yang tepat;
2. Menyediakan peluang karier dan pengalaman yang dapat memuaskan pegawai;
3. Menvediakan training yang tepat;
4. Menyediakan sistem penilaian kinerja pegawai yang efektif;

Pengarahan
1. Menggunakan teknik yang efektif dalam mengawasi pegawai;
2. Menggunakan teknik yang efektif dalam memotivasi pegawai;
3. Mendesain sistem komunikasi yang efektif antar unit;
4. Menjamin tercapainya kinerja pegawai yang telah direncanakan;

Pengawasan
1. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mengontrol kuantitas dan
kualitas pekerjaan
yang dilakukan pegawai;
2. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam menjadwalkan kerja;
3. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mendeskripsikan pekerjaan yang
tidak
terselesaikan;
4. Mengelola unit anggaran;
Tantangan
Dari semua paparan di atas, hal terpenting yang perlu disadari oleh Manajer
Administrasi adalah peran barunya sebagai agen perubahan. Di antara tanggung
jawab penting yang diembannya adalah selalu mengembangkan sistem
perkantoran baru agar organisasi selalu bisa beradaptasi dengan perubahan yang
terjadi. Penting juga bagi mereka untuk mengemban lingkungan kantor yang
dapat meminimalisir resistensi pegawai atas penerapan sistem tersebut.
Kemampuan beradaptasi dengan perubahan serta membantu pegawai lainnya
untuk menerima perubahan akan selalu menciptakan tantangan baru bagi manajer
administrasi.

Kualifikasi
Seorang Manajer Administrasi harus memahami dasar-dasar bisnis yang
dilakukan perusahaan, apakah yang berkaitan dengan proses mendesain produk,
bagaimana proses produksi berjalan sistem akuntansi apa yang digunakan,
bagaimana penilaian kinerja pegawai, strategi pemasaran apa yang dipakai
maupun bagaimana departemen hubungan masyarakat menjalankan tugasnya.
Kualifikasi tersebut sangat penting karena keberadaan Manajer Administrasi
adalah sebagai supporting staff dan didesain untuk membantu yang lainnya
melaksanakan fungsi masing-masing dalam mencapai tujuan perusahaan.
 BAB 2
SISTEM PERKANTORAN

A. Pengertian Sistem
Perencanaan merupakan salah satu fungsi dari manajemen. Hal ini termasuk dalam
manajemen perkantoran, perencanaan terhadap aktivitas dalam perkantoran harus dilakukan
dalam manajemen perkantoran.
Menurut George R. Terry (2009: 46) bahwa Planning is the visualization and formulation
of proposed activities designed to achieve certain results”. (Perencanaan adalah penggambaran
dan perumusan kegiatan-kegiatan yang diusulkan dimaksudkan untuk mencapai hasil-hasil
tertentu). Pendapat lain dikemukakan L. Urwick (dalam Moekijat, 1989: 64) “Planning- See that
the plan of operations is carefully prepared and strictly carried out.” (Perencanaan
mengusahakan agar rencana mengenai pelaksanaanpelaksanaan pekerjaan dipersiapkan dengan
seksama dan dilaksanakan dengan tepat). Menurut C. L. Littlefield dan R.L. Peterson (dalam
Moekijat, 1989: 64) bahwa “Planning involves considering the factors that influence a situation
and laying out course of action. A complete plan usually will specify what work will be done,
why it will be done, how and where it will be done, and who will be responsible.” (Perencanaan
mengandung pertimbangan dari faktor-faktor yang mempengaruhi suatu situasi dan menentukan
suatu arah tindakan. Suatu rencana yang lengkap biasanya akan merinci pekerjaan apakah yang
akan dilakukan, mengapa hal itu dilakukan, bagaimana dan dimana hal itu akan dilakukan, dan
siapa yang akan bertanggung jawab). Dengan demikian, kami dapat mensintesakan bahwa
perencanaan adalah perumusan suatu kegiatan-kegiatan dan dipersiapkan dengan seksama yang
di dalamnya berisi apa yang dilakukan kegiatan tersebut, mengapa kegiatan itu dilakukan,
bagaimana kegiatan itu dilakukan, dan siapa yang akan bertanggung jawab.

Dengan demikian, kami dapat mensintesakan bahwa perencanaan adalah perumusan

suatu kegiatan-kegiatan dan dipersiapkan dengan seksama yang di dalamnya berisi apa yang
dilakukan kegiatan tersebut, mengapa kegiatan itu dilakukan, bagaimana kegiatan itu dilakukan,
dan siapa yang akan bertanggung jawab. Sedangkan Sistem menurut Gordon B. Davis (dalam
Ety Rochaety dan Pontjorini Rahayuningsih, 2005: 15) system is a set of elements that are
interconnected and affect each other in a certain environment. (Sistem adalah seperangkat unsur
yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi dalam satu lingkungan tertentu).
Perencanaan sistem perkantoran adalah pola perbuatan yang menggambarkan di awal mengenai
hal-hal yang harus dikerjakan dan caranya mengerjakan dan di dalamnya terdapat segenap
rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam
menyelesaikan sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi atau kantor.
George R Terry dalam (The Lian Ghie, 2000: 26) mengemukakan bahwa “Office planning
system is the activities ofthe office work what will be done, when, where, and how to implement
them.” (Perencanaan sistem perkantoran adalah aktifitas-aktifitas mengenai pekerjaan
perkantoran yaitu apa yang akan dilaksanakan, bilamana, dimana, dan bagaimana cara
melaksanakannya). Dari pendapat di atas, dapat ditarik sebuah benang merah bahwa
perencanaan sistem perkantoran adalah sekumpulan dari merode-metode kantor yang diawal
sudah direncanakan berupa program perkantoran maupun langkah-langkah dalam perkantoran.
Menurut Raymond Mc Leod ( dalam The Lian Ghie, 2000: 26) “Sistem is a group of integrated
elements to achieve a goal”. (Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi untuk
mencapai suatu tujuan). Dari definisi di atas, kami dapat mensintesakan bahwa sistem adalah
kumpulan dari sub sistem yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi serta terintegrasi
untuk mencapai suatu tujuan.

B. Prinsip Sistem Perkantoran

Adapun prinsip sistem perkantoran sebagai berikut yaitu :
1. Sistem-sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga mempermudah pengawasan.
2. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
3. Mencegah kekembaran pekerjaan terutama pada formulir-formulir.
4. Sistem-sistem hendaknya fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisikondisi yang
berubah.
5. Pembagian tugas-tugas yang tepat.
6. Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang sebaik-baiknya.
7. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang seminim-minimnya.

C. Prinsip Perencanaan Sistem Perkantoran

Sistem perkantoran yang baik juga berpegang pada sejumlah asas atau prinsip tertentu.
Menurut J.C. Denyer telah mencatat asas-asas umum sistem perkantoran yang baik sebagai
berikut :
a. Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancar tanpa terjadi
hambatan-hambatan
b. Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja dan warkat
c. Sistem itu menjaga sehingga perjalanan mondar-mandir para petugas terjadi secara minimum
d. Sistem itu menghindari pula tulis-menulis yang tidak perlu
e. Sistem perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan
kerja
f. Sistem perkantoran yang baik menjaga sehingga jumlah pekerjaan dengan perbekalan kertas
adalah minimum
g. Sistem perkantoran yang baik menghindari pengecekan yang tidak perlu
h. Untuk terciptanya prosedur rutin yang tetap, pengecualian terhadap aturan perlu diusahakan
sesedikit mungkin
i. Sistem perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya mesin
j. Sistem perkantoran yang baik harus berdasarkan azas kesederhanaan

D. Alat-alat Sistem
Ada beberapa alat yang disediakan guna memodifikasi sistem atau mengembangkan
sistem baru. Pemilihan alat yang tepat untuk tujuan yang ingin dicapai sangat diperlukan. Secara
umum ada 4 alat yang bisa digunakan yaitu sebagai berikut :
1. Bagan Beban Kerja (Workload Chart) Tujuan penggunaan alat ini adalah untuk
menyederhanakan proses kerja.
Bagan ini dapat dianalisis dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut:
a. Apakah tugas yang diberikan kepada pegawai menggambarkan kondisi pekerjaan yang
sesungguhnya?
b. Apakah kemampuan dan keahlian pegawai telah digunakan seluruhnya?
c. Apakah tugas utama sebuah unit kerja digunakan secara tepat sesuai dengan waktu kerja yang
dialokasikan?
d. Apakah pekerjaan telah didistribusikan secara tepat kepada para pegawai?
e. Apakah proses kerja sudah tepat dan efisien? Pertanyaan tersebut akan membantu
pengidentifikasian area yang dapat dikoreksi untuk memperbaiki sistem.
Hal ini sesuai dengan konsep dasar pendekatan sistem dengan mengeliminir prosedur atau
aktivitas yang kurang tepat atau menggunakan metode baru dengan memodifikasi sistem kerja
yang lama.
2. Bagan Aliran Kerja (Work-flow Chart) Bagan aliran kerja (work-flow chart) sering digunakan
untuk menganalisis dan menyederhanakan pekerjaan, yaitu alat yang membantu terutama untuk
mengidentifikasi tiap langkah dalam proses kerja yang spesifik.
3. Bagan Layout Kerja (Work-layout Chart) Bagan layout kerja (Work-layout Chart) sering
digunakan bersamaan dengan workload chart yang digunakan untuk menggambarkan aliran
kerja yang dilakukan di kantor. Bagan ini secara mudah mengidentifikasi dengan jelas pekerjaan
yang cenderung berulang-ulang (backtracking), yaitu pekerjaan yang seharusnya dapat
diselesaikan pada satu bagian namun harus melewati bagian atau departemen lain yang
seharusnya tidak diperlukan (crisscrossing), sehingga inefisiensi yang ditimbulkan oleh aliran
kerja dapat diminimalisir.
4. Bagan Proses Kerja (Work-process Chart) Bagan ini menggambarkan sebuah proses kerja
yang harus dilakukan berkaitan dengan penyelesaian sebuah pekerjaan.
5. Diagram Balok EDP (Electronic Data Processing) Sebagian besar sistem yang dirancang oleh
organisasi saat ini, baik itu sistem informasi manajemen, sistem informasi akuntansi maupun
sistem perkantoran dikembangkan dapat diintegrasikan dengan komputer. Pengembangan
sistem yang baik akan mendukung keteraturan pemrosesan data dan informasi yang dillakukan
sebuah organisasi. Penggambaran sebuah sistem yang akan diintegrasikan dengan komputer
umumnya menggunakan sebuah diagram balok EDP, yang disiapkan secara berkala untuk
memudahkan programmer dalam memecahkan masalah yang terdapat dalam sistem organisasi
secara efisien dan teratur.

E. Implikasi pada Manajer Administrasi Perkantoran

1. Bersifat pelayanan (service) pada semua pihka. Yaitu pekerjaan kantor pada umumnya
merupakan pelayanan dan dukungan untukj keperluan organisasi.
2. Dilaksanakan oleh semua pihak. Yaitu bahwa manajemen kantor melibatkan unit unit lain
dan diperlukan dimanapun serta dilaksanakan pada seluruh anggota organisasi.
3. Hasil akhirnya adalah informasi. Yaitu mengenai keterangan keterangan meliputi data yang
terpercaya bagi kepentingan pihak tertentu. Pihak yang berkepentingan tersebut antara lain:
pimpinan perusahaan, pemerintah atau pajak, masyarakat, investor atau pemegang saham,
karyawan, dll.
4. Bersifat memudahkan. Yaitu karena dari berbagai macam kegiatan di sebuah perusahaan
disatukan atau diorganisasi dengan baik, sehingga setiap pekerjaan menjadi katalisator untuik
mencapai hasil akhir.
5. Bersistem pengetikan dan penghitungan. Yaitu pekerjaan kantor administrasinya lebih banyak
dan juga lebih efisien dengan pengetikan.
6. Dikerjakan oleh semua pihak. Yaitu satu pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan oleh satu
unit, melaikan beberapa pekerjaan tertentu dikerjakan di setiap unit di perusahaan.

Pada dasarnya terdapat banyak simbol yang dipergunakan untuk menggambarkan suatu
prosedur pekerjaan. Simbol-simbol tersebut digunakan untuk mengetahui tujuan yang hendak
dicapai dan mengetahui apa yang terjadi di dalam prosedur kerja tersebut. Simbol-simbol
tersebut antara lain :

(a) lingkaran besar, menunjukkan operasi (operating) atau sesuatu yang harus dikerjakan.
Apabila ditengahnya dibubuhi huruf C berarti pekerjaan tersebut harus dikerjakan oleh juru tulis
(clerk) , dan apabila dibubuhi dengan huruf M berarti harus dikerjakan dengan mesin, dan
apabila dibubuhi huruf T artinya dikerjakan dengan mesin ketik (typewriter).
(b) Belah ketupat, adalah simbol untuk menunjukkan pemeriksaan (inspection, control, and
check) mengenai mutu atau kualitas (quality).
(c) Segi empat bujur sangkar, menunjukkan pemeriksaan mengenai jumlah atau kuantitas.
Apabila dibubuhi dengan huruf D (delay) berarti ada penahanan atau penundaan suatu proses
karena harus menunjukkan tindakan atau penyelesaian lebih lanjut.
(d) Segi tiga terbalik, menunjukkan penyimpangan (storage) secara tetap (permanen).
(e) Segi tiga ganda terbalik, menunjukkan penyimpangan untuk sementara (temporary).
(f) Lingkaran kecil, berarti pemindahan (transfer) atau pengangkutan (transport).
(g) Anak panah, menunjukkan arah jalannya atau arus (flow) sesuatu dokumen melalui sesuatu
preoses pengerjaan.

Dalam penyusunan sistem dan prosedur perkantoran hendaknya dapat menerapkan

prinsipprinsip yang ada. Penerapan prinsip sistem dan prosedur perkantoran dengan baik dan
tepat akan menghasilkan output yang baik pula. Prinsip-prinsip sistem dan prosedur perkantoran
diantaranya:
a) Rasional, artinya setiap prosedur kerja harus masuk akal dan mudah dipahami.
b) Sistematis, artinya dalam penyusunannya menggunakan urutn kerja yang teratur.
c) Operasional, artinya menjelaskan teknis pelaksanaan yang dapat dikerjakan dan dapat besifat
teoritis.
d) Menggunakan jarak terpendek, artinya setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak melalui jalur
yang panjang.
e) Menekankan pada prinsip kerja, artinya semua pekerjaan yang saling berkaitan ditempatkan
secara berurutan.
 BAB 3
KOMUNIKASI PERKANTORAN
A. Komunikasi
Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan.
Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi
dan berlangsung dalam kantor, atau ada yang menyebut dengan istilah tata hubungan kantor
(Office Comunitation).
Komunikasi adalah fungsi vital yang harus dilayani oleh analisis cermat mengenai
kebutuhan dan pemilihan cermat peralatan yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan itu. Prinsip
yang mendasari komunikasi yang berhasil harus berupa upaya penyampaian informasi yang
diperlukan kepada orang yang berkepentingan dengan usaha minimum untuk memperoleh
pengertian yang maksimum. Situasi berkemuka (face to face) mungkin ideal, tetap kerap tidak
dimungkinkan.

B. Komunikasi Perkantoran
komunikasi perkantoran adalah komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor.
Jadi pengertian dari komunikasi perkantoran adalah segala tindakan yang dilakukan oleh
personel kantor baik individu dengan individu, individu dengan kelompok maupun kelompok
dengan kelompok yang dilakukan di dalam lingkungan kantor. Tindakan tersebut harus berisi
penyampaian informasi.
1. Jenis-jenis Komunikasi Perkantoran
a. Komunikasi Lisan
Bentuk paling lazim dari komunikasi oral tentu saja adalah percakapan langsung antara
dua orang. Acap kali cara tercepat dan terbaik untuk menjamin kerja sama adalah dengan
membicarakan persoalan dengan orang yang berkepentingan. Terlalu sering, memorandum
tertulis dikirimkan antar departemen selama suatu jangka waktu, sementara diskusi singkat antar
petugas yang berkepentingan dapat segera menyelesaikan persoalan.
Bila beberapa orang terlibat, rapat mungkin merupakan sarana terbaik untuk
berkomunikasi. Semua keuntungan dari percakapan langsung diperoleh dengan keuntungan
tambahan bahwa semua yang hadir rapat dapat berbagi dalam apa yang dikatakan: adalah
mungkin untuk mencapai pengertian bersama. Kadang dikatakan bahwa rapat adalah
pemborosan waktu dan ini mungkin saja benar bila rapat tersebut disiapkan dengan buruk dan
dibiarkan menyimpang dari tujuan yang sudah ditetapkan.
b. Komunikasi Tertulis
Sedangkan komunikasi tertulis adalah segala bentuk komunikasi yang disampaikan
dengan cara tertulis atau tidak secara langsung. Komunikasi tertulis dapat berupa surat,
pengumuman tertulis, atau bisa juga berupa pemberitahuan yang tertulis. Kebanyakan
komunikasi tertulis dibuat dengan diketik dengan mesin yang tersedia. Jika dibandingkan
dengan tulisan tangan, pengetikan akan menghasilkan tulisan yang lebih mudah dibaca dan
dipahami oleh pembaca.
2. Fungsi Komunikasi terhadap Administrasi Kantor
a. Fungsi kontrol yaitu fungsi komunikasi yang digunakan untuk mengontrol karyawan
dengan menanyakan ulang deskripsi pekerjaannya, kepada siapa dia harus melaporkan kembali
hasil pekerjaannya, dan hal-hal yang membutuhkan komunikasi dengan atasannya.
b.Fungsi motivasi, fungsi ini digunakan untuk meningkatkan kinerja karyawan dengan
cara memberikan dorongan untuk bekerja lebih giat.fungsi ini biasanya dilakukan melalui
pemberian feedback atau umpan balik kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka
lakukan, sebaik apa mereka mengerjakannya, dan apa yang sebaiknya dilakukan untuk
meningkatkan kinerjanya.

C. Komunikasi Yang Efektif

Bentuk dasar komunikasi adalah komunikasi nonverbal yang merupakan proses komunikasi
tanpa kata, berupa semua isyarat, gerak tubuh, ekspresi wajah, hubungan yang renggang, dan
sikap terhadap waktu yang tersedia ketika berkomunikasi tanpa kata, kata lain, aksi lebih penting
dibandingkan kata-kata.
Bentuk kedua adalah komunikasi verbal berupa kata-kata yang disusun agar memiliki arti.
Untuk menciptakan kata-kata tentunya dibutuhkan aturan-aturan dan meletakkan potongan-
potongan kalimat yang sesuai pada tempatnya. Setelah itu baru kita kirim dalam bentuk tulisan
atau perkataan.
Komunikasi nonverbal berbeda dengan verbal, yaitu tidak terstruktur, sehingga agak sulit untuk
mempelajarinya karena dari satu budaya ke budaya lainnya dapat berbeda dalam
menginterpretasikannya. Yang kedua komunikasi nonverbal berlangsung spontan dan tanpa
ungkapan, misalnya jika kita marah, maka alis kita akan segera tertarik keatas untuk
menyediakan ruang bagi bola mata utnuk membelalak.
Bentuk yang ketiga adalah komunikasi tulisan. Dapat berupa memo, surat, e-mail, faksimilie,
buletin, dan lain sebagainya yang ditransfer melalui tulisan atau simbol pada sebuah media.
Asas komunikasi, agar dapat berkomunikasi dengan secara efektif adalah komunikasi
berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. Orang hanya bisa memahami
tentang sesuatu hal jika menghubungkannya dengan hal lain yang telah dimengerti. Orang yang
melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti. Dan
orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta
penjelasan.
D. Mendengarkan
Mendengar mempunyai makna dapat menangkap bunyi dengan telinga. Sadar atau
tidak,kalau ada bunyi, alat pendengar kita akan menangkap atau mendengar bunyi-
bunyitersebut. Proses mendengar terjadi tanpa perencanaan tetapi datang secara
kebetulan.Bunyi-bunyi yang hadir di telinga itu mungkin menarik perhatian, mungkin juga
tidak.Mendengarkan adalah merespon atau menerima bunyi secara disengaja.
Memperhatikandengan baik apa yang dikatakan oleh orang lain yang sudah mulai melibatkan
unsurkejiwaan yang berarti aktivitas mental sudah muncul.Mendengarkan adalah suatu kegiatan
yang amat sangat penting. Salah satu indera yangsangat memberikan pengaruh bagi kita untuk
menerima atau mengetahui suatu informasi.Terbukti dalam suatu bagan penelitian di USA
dijelaskan bahwa persentase waktu dalamberkomunikasi berdasarkan jalur komunikasi tercatat
45% mendengarkan, 30% berbicara ,16% membaca, 9% menulis.

E. Komunikasi Dalam Organisasi

Baik organisasi besar ataupu kecil, sharing informasi merupakan bagian dari dunia bisnis
yang mengikat satu sama lain. Jika kita masuk suatu orgnisaasi, kita sednag memasuki rantai
informasi. Apakah sebagai manajer atau pegawai biasa, kita mempunyai informasi yang
dibutuhkan orang lain untuk melaksanakan tugas masing-masing. Dalam kenyataanya,
komunikasi ibarat aliran darah suatu organisasi, baik berupa komunikasi internal atau eksternal
dalam bentuk komunikasi formal atau informal.
a. Komunikasi Internal
Merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam organisasi sebagai pegawai.
Mengetahui keadaan dilapangan yang menyebabkan penjualan perusahaan menurun. Informasi
inilah yang dibutuhkan sypervisor atau manajer kita
b. Komunikasi Eksternal
Dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dar organisasi guna mencapai tujuan
organisasi, dan biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan
dengan perusahaan. Misanya, melakukan korespondensi, melaporkan kinerja perusahaan kepada
masyarakat (jika termasuk perusahaan terbuka) melakukan kegiatan sosial, dan lain-lain.

F. Hambatan Komunikasi dan Kiat Menghindarinya

Menurut Robbins ada 4 hambatan komunukasi yang akan mempengaruhi kualitas
komunikasi yang kita lakukan.
➢ Perbedaan bahasa dan presepsi.
➢ Gangguan komunikasi
➢ Overlood informas
➢ Penyaringan yang tidak tepat.
Dari beberapa hambatan tersebut, ada beberapa kiat yang dapat dilakukan untuk meminimalisir
dampak hambatan tersebut. Antara lain adalah:
1. Melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens, hal utama yang harus dilakukan dalam
berkomunikasi adalah memfokuskan diri pada audiens yang akan dituju. Dengan melakukan ini,
komunikasi yang dilakukan dapat dipastikan efektif, karena kita akan berusaha menyajikan
pesan atau informasi lebih berarti pada sisi penerimaan untuk mendapatkan feedback yang
diharapkan atas terjadinya komunikasi.
2. Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka, dengan cara mengimplem-entasikan
debirokratisasi organisasi, dengan mengurangi level pada struktur organisasi. Semakin sedikit
hubungan dalam rantai komunikasi, semakin kecil salah pengertian yang akan terjadi. Dengan
kata lain, struktur yang datar dan rentang kendali yang lebar semakin kecil kemungkinan
terjadinya distorsi pesan dibandingkan struktur yang tinggi dan rentang kendali yang sempit.
Walaupun struktur datar tidak selalu lebih baik, namun tren selama ini menunjukkan bahwa
struktur tersebut cukup efektif dan efisien dalam upaya menghemat biaya, meningkatkan
produktifitas, dan lebih mendekati pelanggan.
3. Komitmen untuk berkomitmen secara etis, komit pada komunikasi yang etis dan sesuai
dengan norma yang berlaku akan membuat lebih mudah berkomunikasi dengan orang lain.
Orang yang tidak eits biasanya egois dan tidak peduli salah atau benar, serta menghalalkan
segala cara untuk mencapai hasil akhir. Orang yang etis pada umumnya dapat dipercaya, adil
dan tidak memihak, menghargai hak orang lain dan memperhatikan dampak tindakan mereka
terhadap masyarakat.
Masalah dan Penghalang Lain dalam Komunikasi:
a) Tidak adanya sasaran yang jelas, kata-kata yang samar, tidak tepat, menghilangkan
informasi yang diperlukan
b) Organisasi yang keliru; seperti tidak adanya definisi tanggung jawab, garis komando yang
terlalu panjang dan rentang kendali yang terlalu lebar.
c) Terlalu banyak asumsi yang dibuat oleh penerima, yang mungkin terlalu cepat dalam
mengevaluasi maknanya karena ketidakma-mpuannya mendengarkan dengan cermat.
d) Pengguna jargon teknis, terutama dalam bidang spesialis yang baru, misalnya Komputer.
Selain itu, latar belakang pendidikan dan sosial yang berbeda dari sipenerima tidak membantu
pengertian yang efektif.
e) Atmosfer atau lingkungannya mungkin tidak normal, dan komentar spontan tanpa maksud
apa-apa dapat ditafsirkan secara keliru.
f) Kelalaian bawahan untuk menilai secara akurat apa yang harus ada didalam laporan
kepada atasan atau kegagalan komunikasi sama sekali.
g) Bila setiap instruksi tidak ditulis, orang dpata memanfaatkan hal ini dan tidak mengerjakan
apa-apa, dengan menggunakannya sebagai alasan untuk tidak menggunakan inisiatif mereka.
h) Tidak adanya peluang formal atau informal merupakan penghalang untuk komunikasi
keatas, dan perasaan tidak diungkapkan. Manajemen mempunyai lebih banyak cara untuk
berkomunikasi dibandingkan pekerja, yang kerap hanya memiliki serikat pekerja, yang
umumnya membatasi kegiatannya hanya pada masalah upah dan keluhan.
4. Menggunakan pesan yang singkat dan efektif, konsep 4 W (what, why, how and when) dapat
diterapkan untuk berkomunikasi. Informasi apa yang akan disampaikan. Mengapa harus
menyampaikannya, bagaimana akan menyampaikannya akan menentukan tingkat keberhasilan
komunikasi yang akan dilakukan.
 BAB 4
TEKNOLOGI KOMUNIKASI PERKANTORAN

A. TELEKOMUNIKASI

Definisi Telekomunikasi menurut para ahli :

1) Rowe (2002) : Telekomunikasi sebagai komunikasi yang menggunakan peralatan elektronik

maupun elektromagnetik.

2) Quible (2001) : Telekomunikasi sebagai transmisi informasi yang menggunakan teknologi

telepon. Dapat disimpulkan, Telekomunikasi adalah teknik pengiriman atau penyampaian
informasi jarak jauh, dari suatu tempat ke tempat lain. informasi tersebut bisa berupa tulisan,
suara, gambar, ataupun objek lainnya. Secara rinci, Sejarah Telekomunikasi dimulai dengan
penggunaan sinyal asap dan drum di Afrika, Asia dan Amerika. Pada tahun 1790-an, sistem
semaphore tetap pertama muncul di Eropa. Namun, baru pada tahun 1830-an sistem
telekomunikasi listrik mulai muncul. Berikut adalah tiga Elemen Dasar Telekomunikasi :

1. Pemancar :

a. Telepon

b. Terminal komputer

c. Stasiun radio

2. Media :

a. Kabel

b. Udara

3. Penerima :

a. Telepon

b. Komputer

c. Radio penerima

2 Menurut Rowe, Manfaat Telekomunikasi bagi organisasi ada tiga yaitu :

● Mendapatkan informasi pada waktu yang tepat ditempat yang tepat.

● Mendapatkan data secara real-time.

● Memungkinkan operasi perusahaan (fasilitas maupun SDM) tersebar diberbagai tempat.
Fungsi utama Jalur Komunikasi adalah untuk memfasilitasi transmisi suara, data atau gambar
ke komputer atau peralatan lain.

6 Jalur Komunikasi menurut Carr dan Snyder (2003) :

1. Twisted-Pair Wire

a. Menggunakan 2 kawat tembaga yang melilit satu sama lain.

b. Digunakan pada komunikasi suara dan data melalui jalur telepon standar.

c. Membutuhkan koneksi fisik secara langsung antara pengirim dan penerima.

2. Coaxial Cable

a. Dilindungi tembaga atau alumunium yang dibungkus plastic.

b. Kabel yang berdiameter 2 inch dapat berisi 100 kawat yang berbeda.

c. Diameter yang lebih besar digunakan untuk komunikasi antar benua, terletak dibawah air.

3. Microwaves

a. Tidak membutuhkan koneksi secara langsung.

b. Menggunakan gelombang radio berfrekuensi tinggi.

c. Digunakan penyedia jasa layanan telepon untuk handphone : Telkomesel, Indosat dll.

4. Satelit

a. Mentransmisi sinyal suara, data dan gambar dengan orbit 22.300 mill diatas permukaan bumi.

b. Bersifat geosynchronous.

c. Lebih cepat dan murah.

5. Fiber Optics

a. Digunakan pada akhir abad 20, menggunakan serat optik.

b. Menggunakan transmisi cahaya, bukan listrik.

c. Serat optik ringan dan kecil.

6. Wireless Radio Frequencies

a. Menggunakan frekuensi radio tanpa kabel.

b. Antena mengirimkan dan menerima sinyal.

c. Dipasang tanpa menggunakan kabel.

B. JARINGAN KOMUNIKASI Jaringan komunikasi adalah rangkaian perangkat

telekomunikasi dan kelengkapannya yang digunakan dalam melakukan aktivitas
telekomunikasi. Jaringan Komunikasi terbagi menjadi 3, yaitu :

1. Berdasarkan Topologi :

a. Topologi Bintang

b. Topologi hierarki

c. Topologi Jala

d. Topologi Bus

e. Topologi Cincin

f. Topologi Hybrid

2. Berdasarkan Kepemilikan :

a. Private

b. Publik

c. Value Added Networks (VANs)

3. Berdasarkan Geografi :

a. WAN (Wide Area Networks)

1) Memusatkan entry data

2) Memasukkan data

3) Memusatkan penyimpanan software

4) Electronic communications

b. MAN (Metropolitan Area Networks)

1) Ditemukan di area metropolitan yang luas, contoh : menghubungkan fasilitas pendidkan atau
kesehatan

4 c. LAN (Local Area Networks)

1) Alat Komunikasi

2) Membagi komputer dan peralatan lain

3) Membagi file komputer

4) Mengurangi biaya software

C. TELEPON

Telepon adalah pesawat dengan listrik dan kawat, untuk bercakap-cakap antara dua orang yang
berjauhan tempatnya. Ada 4 Jenis sistem telepon yang biasa digunakan oleh perusahaan :

1. Key Sistem Menggunakan central handset, memungkinkan operator memilih jalur yang
diinginkan dan mampu melayani antara 3 hingga 50 jalur telepon. Saat ini key system
memberikan banyak fitur yang biasanya terdapat pada fitur yang lebih mahal.

2. PBX (Private Branch Exchange) Sistem ini menggunakan switchboard, mampu melayani
antara 50 hingga 10.000 pesawat telepon yang disebut dengan station atau extension.

3. PABX (Private Automatic Branch Exchange) Sistem ini juga menggunakan switchboard.
Operator menerima panggilan masuk dan menghubungkan penelepon dengan penerima. Dalam
system PABX, pegawai melakukan sendiri pangilan keluar.

4. Centrex (Central Exchange) Sistem ini tidak membutuhkan switchboard. Semua pegawai
mempunyai nomor teleponnya masing-masing. Pegawai juga dapat melakukan panggilan dalam
kantor, biasanya dengan memasukkan empat atau lima digit angka dari departemen atau orang
yang akan dihubungi. Adapun tiga Sistem Alternatif Telepon :

1. Widehand Data Service Sistem ini digunakan dengan menentukan band yang sesuai dengan
jenis transmisi data atau gambar yang dilakukan. Contohnya, komputer yang terhubung dengan
komputer lain pada kecepatan 200 ribu kata per menit membutuhkan band yang lebih luas
dibanding peralatan yang mengirimkan hanya 100 kata per menit. 5

2. Sistem Telepon Seluler Sistem ini menggunakan radio transmitter dan diletakkan pada radius
12 hingga 16 km pada area yang padat. Teknologi teelpon seluler berkembang dengan pesat
untuk mendukung pegawai yang bepergian atau telecommuter.

3. Layanan 800 Beberapa perusahaan sekarang menggunkan jalur 800 untuk masuk dan keluar.
Bagi penelepon masuk, jalur 800 adalah jalur bebas pulsa. Apabila jumlah pengguna layanan
800 telah mencapai jumlah maksimal, jalur lain (seprti 877 atau 888) dapat digunakan. Tingkat
Pelayanan telepon tidak hanya berlaku untuk panggilan masuk, tetapi juga panggilan keluar dan
panggilan dalam kantor. Contohnya, jika nada sibuk sering terdengar ketika pangilan keluar
dilakukan, jumlah jalur harus ditambah. Pada system telepon selain Centrex, jumlah jalur
telepon yang kurang akan menimbulkan nada sibuk ketika mencoba melakukan telepon dalam
satu kantor. Dari berbagai system yang telah disebutkan diatas, Centrex merupakan pilihan
terbaik. Menurut Quible (2001), tiga atau kurang jumlah nada sibuk dari serratus panggilan
telepon adalah tingkat pelayanan yang cukup baik.

D. INTERNET

Internet adalah jaringan komunikasi elektronik yang menghubungkan jaringan computer dengan
fasilitas computer diseluruh dunia.

Sejarah Internet :

1. 1960-an = Internet telah muncul.

2. 1973 = Pemerintah USA memulai DARPA (Defense Advance Research Projects Agency). 3.
1986 = Memulai pengembangan NSFNET.

4. 1989 = Mulai mengintegrasikan semua protokol kedalam jaringan dasar.

5. 1991 = Internet telah menghubungkan 5000 jaringan pada 36 negara. Berikut ini beberapa
Layanan Intenet :

1. E-mail

2. World Wide Web

3. FTP (File Transfer Protocol)

4. Usenet

5. Listerv

6. Internet Messenger

7. Internet Telephone

8. Telnet
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.academia.edu/7391785/Komunikasi_Perkantoran
https://slideplayer.info/slide/13365170/
https://id.m.wikipedia.org/wiki/Telekomunikasi
https://id.m.wikipedia.org/wiki/Sejarah_komunikasi
https://id.m.wikipedia.org/wiki/Jaringan_telekomunikasi
https://id.m.wikipedia.org/wiki/Telepon#:~:text=Telepon%20adalah%20pesawat%20dengan%
20 listrik,untuk%20berkomunikasi%20dengan%20pengguna%20laonnya
https://katadata.co.id/amp/intan/berita/61ee4467db13b/internet-adalah-jaring
https://books.google.co.id/books?id=F_5Th5XQfAC&printsec=frontcover&hl=id#v=onepage
&q&f=true

https://martonomily.com/wp-content/uploads/2021/02/FullBook-ManajemenPerkantoran_.pdf
http://sipeg.unj.ac.id/repository/upload/hki/MODUL_MANAJEMEN_PERKANTOR AN.pdf
https://brainly.co.id/tugas/1114020
https://www.kompasiana.com/triutami444/5fce2abbd541df273707c1e2/pentingnya-sistem-
dan-prosedur-dalam-perkantoran?page=3&page_images=1=
https://manorarjunes.blogspot.com/2016/11/makalah-manajemen-perkantoran.html
https://bangjunes.blogspot.com/2017/04/pengertian-jenis-dan-fungsi-komunikasi.html