library.uns.ac.id digilib.uns.ac.

id

BAB IV
PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN

A. Prosedur Pengelolaan Arsip Pensiun di PT. Taspen (Persero) Kantor

Cabang Surakarta
Dalam bab ini, penulis akan menyajikan hasil pengamatan mengenai
Prosedur Pengelolaan Arsip Pensiun di PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang
Surakarta. Berdasarkan hasil pengamatan penulis selama magang di PT.
Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta, pada tanggal 7 Agustus 2017
sampai dengan 8 September 2017.
PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta bertugas sebagai
perusahaan yang mengelola dana pensiun dan melayani peserta yang
mengajukan klim pensiun. Pengajuan klim pensiun membutuhkan arsip
pensiun sebagai alat pembanding sehingga perlu adanya prosedur pengelolaan
arsip pensiun. Prosedur pengelolaan arsip pensiun memiliki peranan penting
membantu kelancaran proses pelayanan klim pensiun di bagian pelayanan.
Terkait dengan prosedur pengelolaan arsip pensiun Bapak Muhammad Awal
Haryono mengatakan:
“Prosedur pengelolaan arsip pensiun di PT. Taspen Persero
dilaksanakan berdasarkan SOP yang telah ditetapkan oleh Kantor Pusat
sehingga menjadi pedoman bagi kantor cabang PT. Taspen (Persero) di
seluruh Indonesia. Prosedur pengelolaan arsip mempunyai peranan
penting dalam menunjang kelancaran pelayanan pengajuan klim
pensiun. Setiap peserta yang mengajukan berkas klim pensiun akan
menambah arsip sehingga perlu adanya pengelolaan, apabila arsip
tersebut diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan kembali dengan
mudah dan cepat”. (Sumber : Wawancara, 10 Agustus 2017 pukul 10.35
WIB)

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis di PT. Taspen

(Persero) Kantor Cabang Surakarta sudah memenuhi ciri-ciri prosedur
pengelolaan arsip yang baik sesuai dengan Standar Operasional Perusahaan
(SOP) PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta.

45
library.uns.ac.id 46
digilib.uns.ac.id

Berikut ini hasil pengamatan penulis di tempat magang mengenai pengelolaan

arsip pensiun di PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta adalah
sebagai berikut :

Dalam pengelolaan arsip pensiun langkah pertama yang diamati oleh

penulis yaitu penerimaan arsip pensiun. Penerimaan arsip pensiun di mulai dari
pengembalian arsip pensiun yang dipinjam oleh petugas pelayanan untuk
mengurus hak peserta pensiun, setelah selesai diproses kemudian petugas
pelayanan mengembalikan ke petugas arsip. Petugas arsip menerima arsip
pensiun tersebut dengan nomor arsip yang acak-acakan sehingga diperlukan
pengurutan nomor arsip untuk mempermudah proses pengelolaan.

Untuk lebih detailnya akan dijelaskan penulis dibawah ini :

1. Penerimaan Arsip Pensiun

Sebelum arsip pensiun diterima oleh petugas arsip, arsip pensiun
tersebut diproses terlebih dahulu oleh bagian Pelayanan, setelah selesai
diproses arsip pensiun diturunkan ke bagian Arsip dengan nomor arsip
pensiun yang acak-acakan sehingga diperlukan pengelolaan.

Berdasarkan uraian diatas dan hasil pengamatan langsung penulis

dalam penerimaan arsip pensiun di tempat magang maka pengelolaan arsip
pensiun dapat dibedakan menjadi enam langkah yaitu :

a. Pemilahan Arsip Pensiun

Pemilahan arsip pensiun dilakukan berdasarkan kondisi arsip.
Kondisi arsip yaitu arsip pengembalian atau arsip lama proses baru dan
arsip baru pensiun pertama. Arsip lama proses baru berarti arsip
tersebut dipinjam oleh bagian pelayanan sebagai alat pembanding
berkas yang diajukan, setelah selesai proses pelayanan arsip pensiun
dikembalikan karena adanya peminjaman arsip sebelumnya sedangkan
library.uns.ac.id 47
digilib.uns.ac.id

arsip baru pensiun pertama berarti arsip tersebut baru pertama kali
dilakukan proses pengajuan hak pensiun pertama sehingga
membutuhkan map baru serta dilakukan proses pengelolaan arsip dari
awal.

b. Pengurutan Nomor Arsip Pensiun

Arsip pensiun diurutkan berdasarkan nomor arsipnya mulai dari
yang terbawah besar ke atas nomor arsip kecil untuk mempermudah
penataan arsip ke box file. Dengan urutan nomor arsip tersebut
memudahkan mencari letak nomor arsip di box file maupun petunjuk
nomor arsip di dekat rak arsip sehingga cepat dalam meletakkannya.

c. Sterilisasi Arsip Pensiun

Arsip pensiun disterilkan steplesnya untuk memudahkan dalam
melakukan scan berkas, karena steples dapat menghambat proses
scanner.

d. Penyiangan berkas
Penyiangan berkas dilakukan untuk membuang berkas fotocoppy
data yang double atau berlebihan.
Jenis arsip pensiun yang diterima dan dikelola oleh bagian Arsip
PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta sebagai berikut :
1) Surat Permohonan Pembayaran Pensiun Peserta (SP4A)
2) Uang Duka Wafat (UDW)
3) Lembar Perhitungan dan Tanda Terima atau Asuransi Kematian

e. Scan Arsip
Arsip di scan dengan cara berkas diberi pembatas (barcode) di
tata kanan kiri, yang pertama scan dokumen Lembar Perhitungan dan
Tanda Terima atau Asuransi Kematian diberi kode angka 1, SP4A atau
Uang Duka Wafat (UDW) diberi kode angka 4, informasi data peserta
taspen dan lampiran-lampiranya.
library.uns.ac.id 48
digilib.uns.ac.id

Setelah selesai di scan kemudian ditata tengkurap dan diurutkan

kembali kemudian di steples, dilakukan stempel (telah direkam dan
tanggal, hari scan). Jika arsip lama maka arsip tidak diberi map karena
ada proses pembaruan dan mengambil arsip asli untuk
menggabungkannya sedangkan arsip baru diberi map baru dengan
ditulisi nomor arsip di depan sampul map.

f. COMPRESS DAN ELO (Electronic Leitz Ordner)

Proses Compress di komputer dilakukan sebelum ELO
(Electronic Leitz Ordner). Compress dilakukan untuk merampingkan
berkas sehingga berkas mudah serta cepat dalam pengiriman data ke
server. Proses ELO (Electronic Leitz Ordner) dilakukan untuk
pengiriman data ke pusat, ELO (Electronic Leitz Ordner) digunakan
untuk mempercepat penampilan penanyangan monitor dokumen,
supaya tidak mengambil dokumen aslinya. Tetapi kenyataannya
pegawai masih meminjam arsip asli ke bagian arsip karena sistem IT
yang kurang mendukung dan responnya tidak memadai. Arsip asli
digunakan sebagai pembanding jika peserta pensiun lama ada proses
klaim baru.
library.uns.ac.id 49
digilib.uns.ac.id

Berikut ini tampilan dari aplikasi ELO sebagai berikut

Gambar 4. 1 Tampilan Aplikasi ELO

(Sumber : PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
library.uns.ac.id 50
digilib.uns.ac.id

Gambar 4. 2 Tampilan dari Compress

(Sumber : PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta)

Gambar diatas menampilkan hasil dari scanner yang di Compress

dan ELO untuk dikirimkan ke pusat agar seluruh cabang dapat
membuka datanya dan memperingan pekerjaan petugas arsip dalam
menemukan kembali tetapi kenyataannya banyak petugas
pelayanan meminjam arsip ke bagian arsip.
library.uns.ac.id 51
digilib.uns.ac.id

Berikut ini bagan Prosedur Penerimaan Arsip Pensiun sebagai berikut:

MULAI

MENERIMA DOSIR
PENSIUN

MEMILAH DOSIR

TIDAK
MENG-UPDATE
DOSIR
TANGGAL KEMBALI
BARU?

YA

MEMBERIKAN BERKAS
KE MAP DOSIR DAN
MENCANTUMKAN
NOMOR DOSIR

MELAKUKAN SCAN
DOSIR

SELESAI

Bagan 4. 1 Penerimaan Arsip Pensiun

(Sumber : PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
library.uns.ac.id 52
digilib.uns.ac.id

Penjelasan Bagan 4.1 :

Petugas arsip menerima arsip pensiun dari bagian pelayanan kemudian
petugas arsip memilah arsip baru dan arsip lama. Apabila arsip lama maka
petugas arsip meng-update tanggal kemudian melakukan scan dosir selesai
sedangkan arsip baru berkas diberikan map dosir dan mencantumkan
nomor dosir kemudian dilakukan scan dosir setelah itu prosedur
penerimaan arsip telah selesai.

Berdasarkan uraian diatas, penulis melakukan wawancara dengan

Bapak Muhhammad Awal Haryono selaku petugas arsip pensiun menanyakan
tentang tahapan pengelolaan arsip pensiun di PT. Taspen (Persero) Kantor
Cabang Surakarta yaitu:

“Dalam pengelolaan arsip pensiun nomor arsip yang kami terima acak-
acakan untuk mempermudah dalam pengelolaan selanjutnya maka
nomor arsip kami urutkan terlebih dahulu mulai dari yang bawah nomor
arsip terbesar ke atas nomor arsip terkecil untuk mempermudah
penataan arsip ke boks file kemudian berkas arsip kami sterilisasi
steplesnya agar tidak menghambat proses scanner, setelah itu kami
melakukan penyiangan dengan membuang berkas fotocoppy data yang
double atau berlebihan. Langkah selanjunya berkas kami scan dengan
cara memberikan pembatas (barcode) yang pertama scan dokumen
Lembar Perhitungan dan Tanda Terima atau Asuransi Kematian kami
beri kode angka 1, SP4A atau Uang Duka Wafat (UDW) kami beri
kode angka 4, kemudian kami scan informasi data peserta tapen serta
lampiran-lampirannya. Setelah selesai kami scan kemudian kami tata
dan urutkan kembali serta kami berikan stempel (telah direkam dan
tangal, hari scan), langkah selajutnya kami compress untuk
merampingkan berkas sehingga cepat dalam pengiriman data keserver
dan ELO untuk mempercepat penampilan penayangan monitor
dokumen supaya tidak mengambil dokumen aslinya. Tetapi
kenyataannya petugas pelayanan banyak yang meminjam arsip dari
kami karena system IT yang tidak mendukung dan responnya tidak
memadai. Arsip asli digunakan sebagai pembanding jika peserta
pensiun lama ada proses klaim baru.” (Sumber : Wawancara, 15
Agustus 2017 pukul 10.30 WIB)
library.uns.ac.id 53
digilib.uns.ac.id

Setelah langkah penerimaan arsip pensiun selesai kemudian langkah

selanjutnya penulis melakukan pengamatan berupa penyimpanan arsip
pensiun ke rak arsip. Penataan arsip dimulai dari memasukkan berkas arsip
pensiun ke map yang diberi nomor urut arsip pensiun. Setelah itu map
arsip di masukkan ke boks file berdasarkan nomor yang tertera di map
arsip tersebut dan diatata pada rak arsip.

Berdasarkan hasil pengamatan penulis mengenai penyimpanan arsip

pensiun untuk lebih detailnya akan dijelaskan di bawah ini :

2. Penyimpanan Arsip Pensiun

Penataan arsip PT TASPEN (Persero) berdasarkan prinsip
fungsional, atau arsip yang tercipta merupakan hasil dari berjalannya
fungsi dan tugas PT TASPEN (Persero) yang melayani pengajuan klaim
bagi pensiun PNS. Pengajuan klaim asuransi ini akan mendapat nomor
arsip yang akan dijadikan sebagai acuan dalam penataan arsip. Penerapan
prinsip ini akan memudahkan dalam penemuan kembali arsip.

Berkas pensiun berupa arsip yang dimasukkan ke dalam map. Map

antara lain berisi lembar perhitungan hak, fotocopy KTP, SK,
pengangkatan pertama, fotocopy surat nikah, dan lain –lain. Kemudian
map akan diberi identitas nomor arsip yang diperoleh dari Customer
Service. Nomor arsip diperoleh sesuai urutan penginputan data pensiun
yang mengajukan klaim yang dilakukan oleh Customer Service. Nomor ini
hanya diperoleh satu kali pada saat pengajuan program pensiun pertama
dan nomor yang diperoleh peserta tidak akan sama dengan peserta lainnya.
Nomor arsip terdapat pada lembaran voucer yang menjadi pedoman dalam
penyimpanan ke dalam boks file. Penataan dosir PT TASPEN (Persero)
Kantor Cabang Surakarta berdasarkan pada urutan nomor (numeric).
library.uns.ac.id 54
digilib.uns.ac.id

Contoh Map arsip

Gambar 4. 3 Map Arsip Pensiun

(Sumber PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta)

Setelah dimasukkan ke dalam map kemudian dimasukkan ke dalam

boks file dan ditata pada rak arsip yang terlebih dahulu diurutkan
berdasarkan nomor boks dan nomor dosir. Di dalam satu boks terdapat 20
map dengan nomor dosir yang berurutan. Misalnya 116.201, 116.220, 116.
221, 116.240, 116.241, 116.260 dan seterusnya.

Contoh boks file yang diurutkan tertata dari kiri ke kanan

Gambar 4. 4 Boks File Arsip Pensiun

(Sumber PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
library.uns.ac.id 55
digilib.uns.ac.id

Rak arsip ditata secara horizontal. Rak penyimpanan terdiri atas

tujuh tingkat, satu tingkat dapat menampung sepuluh boks file.
Penyimpanan di rak ditata dari kanan atas nomor arsip kecil ke kiri nomor
arsip besar.

Gambar 4. 5 Ruang Arsip Pensiun

(Sumber PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta)

Rak arsip diberi nomor rak atau biasa disebut lajur, yang terletak di
pinggir rak. Setiap lajur terdiri atas dua rak yang diletakkan berjajar. Pada
sertiap lajur depan menyimpan 2700 dosir pensiun aktif.
library.uns.ac.id 56
digilib.uns.ac.id

Gambar 4. 6 Rak Arsip Pensiun

(Sumber PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta)

Arsip pensiun aktif PT TASPEN (Persero) Cabang Surakarta sudah

cukup teratur, tetapi belum dikelola secara optimal karena kekurangan
sumber daya manusia dalam mengelola arsip. Selain itu, gedung arsip
yang sudah penuh membuat penataan arsip menjadi kurang efektif. Dalam
pengelolaan arsip pensiun sebagai arsip vital, PT TASPEN (Persero)
Kantor Cabang Surakarta menggunakan sarana-sarana antara lain, ruang
penyimpanan arsip, map, rak, filling cabinet, scanner.
PT TASPEN (Persero) telah menggunakan sistem ELO (Electronic
Leitz Ordner) untuk membantu pertukaran informasi antar kantor cabang
PT TASPEN dan kantor pusat. ELO (Electronic Leitz Ordner) adalah
proses pengalih mediaan arsip ke dalam sistem komputer untuk membantu
pengoptimalan pelayanan di PT TASPEN (Persero) agar kebutuhan
pengaksesan berkas dapat terpenuhi tanpa harus datang ke kota pensiunan.
Penerapan sistem ini juga dapat membantu proses penemuan kembali
dengan memasukkan nomor arsip tanpa harus menuju ruang arsip. Namun
sistem ini belum sepenuhnya diterapkan, karena sistem komputer memiliki
kelemahan yaitu terkadang mengalami maintenance server.
library.uns.ac.id 57
digilib.uns.ac.id

Wawancara selanjutnya penulis menanyakan kepada pegawai arsip

tentang tahapan penyimpanan arsip pensiun di PT. Taspen (Persero)
Kantor Cabang Surakarta yaitu :

“Penyimpanan arsip pensiun dimulai dari memberikan nomor arsip

di map kemudian berkas-berkas dimasukkan ke map sesuai urutan
lembar perhitungan hak, SP4A, dan lampiran-lampiran lainnya.
Setelah selesai map tersebut kami masukkan ke boks file dan kami
tata pada rak arsip berdasarkan urutan nomor boks dan nomor arsip
tersebut.” (Sumber : Wawancara, 22 Agustus 2017 pukul 9.45 WIB)
Dalam pengurusan hak pensiun, petugas pelayanan membutuhkan
berkas-berkas yang sudah diarsipkan sebagai alat pembanding untuk
memperlancar proses pelayanan sehingga petugas pelayanan melakukan
peminjaman arsip pensiun dengan cara menelpon petugas arsip dan
meminta nomor arsip yang dibutuhkan kemudian petugas arsip mencatat
nama peminjam, tanggal peminjaman dan nomor arsip yang dipinjam di
buku peminjaman. Petugas arsip meminta petugas pelayanan untuk
menginput peminjaman arsip di aplikasi Si Dosir. Setelah itu petugas arsip
mencarikan nomor arsip yang dibutuhkan kemudian di antar ke petugas
pelayanan yang meminjam arsip tersebut.

Berdasarkan hasil pengamatan penulis mengenai peminjaman arsip

pensiun untuk lebih detailnya akan dijelaskan di bawah ini :

3. Peminjaman Arsip Pensiun

Peminjaman biasanya dilakukan oleh bagian pelayanan. Bagian
pelayanan meminjam arsip pensiun aktif untuk melengkapi dan
mencocokkan informasi yang terdapat dalam arsip pensiun aktif.
Permintaan arsip sudah ditunjang oleh aplikasi dengan sistem ELO
(Electronic Leitz Ordner). Arsip yang sudah di scan sebenarnya bisa di
monitor oleh pihak lain namun karena keterbatasan loading sehingga
meminta langsung ke bagian arsip. Peminjaman dilakukan dengan cara
menelpon ke ruang arsip dan menyebutkan nomor arsip yang diinginkan.
library.uns.ac.id 58
digilib.uns.ac.id

Petugas ruang arsip mencatat di buku peminjaman meliputi nomor arsip,

nama peminjam, dan tanggal peminjaman untuk keperluan intern petugas
arsip. Peminjam menginput di Si Dosir Peminjaman menggunakan ID
pegawai masing-masing.
Berikut ini tampilan peminjaman dosir menggunakan aplikasi layanan satu
titik yaitu Si Dosir sebagai berikut:

Gambar 4. 7 Aplikasi Si Dosir

(Sumber PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
library.uns.ac.id 59
digilib.uns.ac.id

Berikut ini langkah-langkah peminjaman arsip pensiun, sebagai berikut :

MULAI

MENELPON KE RUANG DOSIR

UNTUK MEMINJAM/
MEMINTA DOSIR PENSIUN
PENSIUN

MENGINPUT PEMINJAMAN/
PERMINTAAN DOSIR PENSIUN
MENGGUNAKAN ID PEGAWAI DI
APLIKASI SI DOSIR

PETUGAS MENGECEK
DISPLAY DATA DOSIR
PENSIUN

PETUGAS MENCARI
NOMOR DOSIR YANG
AKAN DIPINJAM KE BOX
FILE

TIDAK
YA
MENGKONFIRMASIKAN KE
PEMINJAM MASIH DIPINJAM
?

SELESAI
A

Bagan 4. 2 Peminjaman Arsip Pensiun

(Sumber : PT. TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
library.uns.ac.id 60
digilib.uns.ac.id

Penjelasan bagan 4.2 :

Petugas pelayanan menelpon ke ruang arsip untuk meminjam arsip pensiun

kemudian petugas pelayanan menginput data peminjaman arsip pensiun
menggunakan ID pegawai masing-masing di aplikasi Si Dosir. Petugas arsip
mengecek display data dosir pensiun kemudian petugas arsip mencari
nomor dosir yang dibutuhkan ke boks file apabila arsip pensiun tidak
ditemukan di boks file maka masih dipinjam petugas lain dan petugas arsip
konfirmasi ke peminjam untuk peminjaman kolektif sedangkan arsip
pensiun yang masih ada di boks file maka akan diantar serta diserahkan ke
peminjam arsip.

Berikut ini langkah-langkah Perekaman Peminjaman Dosir Pensiun

MENGAMBIL DOSIR
PENSIUN

MEREKAM PEMINJAMAN
DOSIR

MENYERAHKAN DOSIR
PENSIUN KE USER

MENYIMPAN DOKUMEN

SELESAI

Bagan 4. 3 Perekaman Peminjaman Arsip Pensiun

(Sumber : PT. TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
library.uns.ac.id 61
digilib.uns.ac.id

Penjelasan Bagan 4.3 :

Petugas pelayanan meminjam arsip pensiun ke bagian arsip kemudian

petugas arsip mengambil arsip pensiun dan petugas pelayanan menginput
peminjaman di Si Dosir menggunakan ID petugas masing-masing setelah itu
petugas arsip menyerahkan arsip pensiun ke peminjam serta menyimpan
dokumen selama belum dikembalikan ke bagian arsip. Perekaman
peminjaman arsip selesai.

Perekaman Peminjaman Arsip Pensiun menggunakan Aplikasi Layanan

Satu Titik yang disebut Si Dosir sebagai berikut:

Gambar 4.1 Tampilan Aplikasi Si Dosir

(Sumber : PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta)

library.uns.ac.id 62
digilib.uns.ac.id

Keterangan Gambar 4.8:

1. Display Data Dosir digunakan untuk pengecekan data pensiun yang
sudah di pinjam atau belum dipinjam sehingga mempermudah dalam
penemuan kembali secara langsung ke boks file.
2. Peminjaman Dosir yang berwenang mengisi peminjaman yaitu semua
bagian yang akan meminjam dosir sebagai alat pembanding dengan
data pensiun sebelumnya.
3. Perubahan Nomor Dosir dilakukan oleh bagian pelayanan (Customer
Service)
4. Perubahan Nomor Dosir dilakukan oleh petugas dosir dengan
menempatkan nomor dosir punah ke nomor dosir yang baru
5. Pengisian nomor dosir yang tersedia dilakukan oleh petugas dosir
dengan memberikan nomor dosir yang tersedia ke nomor dosir baru
yang belum mendapat nomor dosir dari bagian pelayanan.
6. Informasi nomor dosir yang tersedia dilakukan oleh petugas dosir
untuk mengecek nomor dosir yang tersedia sudah di pakai oleh dosir
lain atau belum jika sudah dipakai maka akan digantikan apabila
belum dipakai maka nomor dosir tersebut akan digunakan.
Keterangan di atas yang sering digunakan oleh petugas dosir dalam
melakukan pekerjaannya.
library.uns.ac.id 63
digilib.uns.ac.id

Berikut ini gambar display data dosir dengan cara mengklik by nomor dosir
akan muncul semua data-datanya sebagai berikut:

Gambar 4.2 Display Data Dosir

(Sumber : PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta)

Penulis melakukan wawancara dengan Bapak Muhhammad Awal

Haryono selaku petugas arsip pensiun menanyakan tentang bagaimana
tahapan peminjaman arsip pensiun di PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang
Surakarta yaitu :

“Peminjaman arsip pensiun dimulai dari petugas pelayanan yang

menelpon kami dan mengatakan nomor dosir yang akan dipinjam
kemudian kami mencatat nomor dosir, tanggal peminjaman, nama
peminjam. Setelah itu kami meminta petugas peminjam untuk
menginput data peminjaman di Aplikasi Si Dosir.” (Sumber :
Wawancara, 31 Agustus 2017 pukul 9.30 WIB)
library.uns.ac.id 64
digilib.uns.ac.id

Setelah adanya peminjaman arsip pensiun maka langkah selanjutnya

penemuan kembali arsip pensiun yang dimulai dari pencarian nomor arsip
yang dibutuhkan ke aplikasi Si Dosir untuk mengetahui arsip tersebut sudah
dipinjam atau belum. Jika arsip belum dipinjam maka petugas arsip akan
mencari langsung ke rak arsip sedangkan arsip yang sudah di pinjam oleh
petugas lain maka petugas arsip akan mengkonfirmasikan ke peminjam dan
meminta untuk melakukan peminjaman kolektif.

Berdasarkan hasil pengamatan penulis mengenai penemuan kembali arsip

pensiun untuk lebih detailnya akan dijelaskan di bawah ini:

4. Penemuan Kembali Arsip Pensiun

Penemuan kembali arsip pensiun aktif di PT TASPEN (Persero)
dimulai dengan mencari nomor dosir ke dalam aplikasi Si Dosir untuk
mengetahui arsip tersebut sudah dipinjam atau belum. Jika arsip tersebut
sudah dipinjam maka petugas arsip konfirmasi ke pihak yang bersangkutan
dan apabila arsip belum dipinjam maka dicari langsung ke rak arsip. Petugas
mencari nomor arsip sesuai dengan nomor yang diinginkan. Jika arsip tidak
ada maka di cek ke Si Dosir peminjaman dosir atau di buku peminjaman.
Map arsip diberi nama peminjam dan tanggal peminjaman untuk
mempermudah proses pengembalian arsip. Arsip diantar oleh kurir ke
peminjam. Arsip yang dipinjam biasanya akan dikembalikan setelah dua
hari. Petugas ruang arsip mencocokkan tanggal yang tertera di map dan di
buku peminjaman, kemudian setelah cocok diberi tanda bahwa arsip telah
kembali serta petugas arsip menginput nomor arsip di Si Dosir
Pengembalian Dosir.
library.uns.ac.id 65
digilib.uns.ac.id

Berikut ini pengembalian arsip pensiun sebagai berikut:

MENERIMA DAN
MEREKAM
PENGEMBALIAN DOSIR

MENYIMPAN
DOKUMEN

SELESAI

Bagan 4. 4 Pengembalian Arsip Pensiun

(Sumber : PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta)

Penjelasan Bagan 4. 4 :

Petugas pelayanan menyerahkan/mengembalikan arsip yg dipinjam ke

bagian arsip. Petugas arsip menerima dan merekam pengembalian arsip di
Si Dosir Pengembalian Dosir Pensiun setelah itu petugas arsip menyimpan
dokumen/arsip pensiun. Pengembalian arsip pensiun telah selesai.
library.uns.ac.id 66
digilib.uns.ac.id

Berikut ini pencetakan listing arsip belum kembali sebagai berikut :

MULAI

MENCATAK DAFTAR
DOSIR BELUM
KEMBALI

CEK DAFTAR DOSIR

BELUM KEMBALI

MENUNGGU
PENGAJUAN KLIM USULAN JANDA?

MELAKUKAN
SELESAI
KONFIRMASI KE
PEMINJAM

MENJADWAL
SELESAI
ULANG
DIPINJAM?

Bagan 4. 5 Pencetakan listing arsip belum kembali

(Sumber : PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
library.uns.ac.id 67
digilib.uns.ac.id

Berikut ini display data pensiun dipinjam oleh bagian pelayanan yang belum
dikembalikan ke bagian dosir

Gambar 4. 8 Display Peminjaman Arsip Pensiun

(Sumber : PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta)

Jika arsip pensiun masih dipinjam oleh pegawai yang lain untuk
keperluan pengurusan hak pensiun maka peminjaman dilakukan secara
kolektif dan yang bertanggung jawab atas arsip pensiun tersebut adalah
nama pegawai yang terinput di display pinjaman Si Dosir.
library.uns.ac.id 68
digilib.uns.ac.id

Berdasarkan uraian diatas, penulis melakukan wawancara dengan

Bapak Muhhammad Awal Haryono selaku petugas arsip pensiun
menanyakan tentang tahapan penemuan kembali arsip pensiun di PT.
Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta yaitu :

“Penemuan kembali arsip pensiun dimulai dari mencari nomor dosir

yang dibutuhkan pada Si dosir terlebih daluhu untuk memastikan arsip
tersebut sudah dipijam atau belum. Jika sudah di pinjam maka kami
akan menelpon kembali dan mengkonfirmasikan arsip sudah dipinjam
serta meminta untuk meminjam secara kolektif ke petugas yang
meminjam sebelumnya sedangkan arsip yang belum dipijam maka
kami akan mencarikan nomor dosir yang dibutuhkan langsung ke rak
arsip dan kami beri tanda di map tanggal peminjaman, nama
peminjam dan akan kami antarkan ke petugas yang meminjam.”
(Sumber : Wawancara, 5 September 2017 pukul 11.15 WIB)

Setelah arsip pensiun tersebut lama disimpan maka akan mengalami

penyusutan. Penyusutan ditandai dengan menemukan nomor dosir yang
sama, petugas arsip mengecek pada aplikasi Si Dosir tahun Stop Permanen
Punah. Dikatakan punah jika pensiun tersebut sudah lama stop permanen
punah dan sudah tidak memiliki ahli waris yang berhak menerima pensiun
tersebut. Sedangkan untuk nomor arsip tersebut akan di gunakan oleh
pensiun baru. Untuk menjaga informasi yang nantinya akan di butuhkan
maka petugas arsip memilah dan menyimpan selama 5 tahun sebelum di
lakukan pemusnahan. Arsip pensiun yang punah akan dilakukan
pengelolaan dengan mengubah nomor dosir ke dalam 7 digit untuk
membedakan dosir aktif dan punah.

Berdasarkan hasil pengamatan penulis mengenai pemusnahan arsip pensiun

untuk lebih detailnya akan dijelaskan di bawah ini :
library.uns.ac.id 69
digilib.uns.ac.id

5. Pemusnahan Arsip Pensiun

Arsip pensiun di PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta
disusutkan secara berkala oleh Bidang Umum. Petugas ruang dosir akan
melakukan pengecekan arsip punah. Pengecekan dilakukan dengan cara
memeriksa nama-nama dalam arsip lalu dicocokan dalam daftar peserta
yang sudah meninggal dan sudah habis haknya maupun ahli warisnya untuk
menerima uang pensiun.

Arsip-arsip yang sudah layak punah akan dikumpulkan dan diletakkan

di basement selama sepuluh tahun untuk mengantisipasi akan kebutuhan
informasi tentang peserta yang sudah meninggal namun masih ada ahli
waris yang mengaku masih berhak menerima tunjangan pensiun. Arsip
tersebut kemudian di cek ulang untuk mengetahui arsip pensiun punah yang
harus disusutkan oleh bagian Umum. PT. TASPEN (Persero) Kantor
Cabang Surakarta menggunakan JRA sebagai pedoman dalam
penyelenggaraan penyusutan dosir pensiun. JRA akan mempermudah dalam
menetapkan jangka simpan arsip. Segala informasi yang terkandung dalam
arsip dituangkan dalam JRA. Hal ini mempermudah petugas dalam
melakukan penyeleksian terhadap arsip pensiun yang sudah sampai masanya
untuk dimusnahkan.
library.uns.ac.id 70
digilib.uns.ac.id

Berikut ini pemeliharaan arsip pensiun punah sebagai berikut :

MULAI

MENCETAK DAN MENELITI

DAFTAR PENERIMA PENSIUN
STOP PERMANEN

MENGELUARKAN DOSIR
DARI BOX FILE DOSIR

YA
1 SUDAH DI
SCAN?

TIDAK

MELAKUKAN SCAN
DOSIR

MELAKUKAN PEREKAMAN
INFORMASI NOMOR DOSIR YANG
TERSEDIA

Bagan 4. 6 Pemeliharaan arsip pensiun punah

(Sumber : PT. TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
library.uns.ac.id 71
digilib.uns.ac.id

Penjelasan Bagan 4.6:

Petugas arsip mencetak dan meneliti daftar penerima pensiun stop permanen
kemudian petugas arsip mengeluarkan arsip dari boks file apabila sudah di
scan selesai sedangkan belum di scan maka petugas arsip melakukan scan
arsip kemudian melakukan perekaman informasi nomor dosir yang tersedia
di Si Dosir. Arsip sudah tidak dibutuhkan diserahkan ke bagian umum untuk
dimusnahkan.

Penulis mengkaji dokumen berupa daftar penerima pensiun stop permanen

sebagai berikut :

Gambar 4. 9 Daftar penerima pensiun stop permanen

(Sumber:PT.TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
library.uns.ac.id 72
digilib.uns.ac.id

Penulis melakukan kajian dokumen dengan mencocokan nomor dosir

di display data dengan dokumen di atas setelah nomor dosir di cek ada
kesamaan dengan nomor dosir lain atau nomor dosir sudah ditempati dosir
baru maka nomor dosir yang stop permanen punah diubah ke dalam 7 digit
nomor dosir yang tersedia.
Berikut ini gambar tampilan Si Dosir untuk mengubah nomor dosir ke
nomor dosir yang tersedia :

Gambar 4. 10 Tampilan Si Dosir Mengubah Nomor Dosir

(Sumber: PT.TASPEN (Persero) Kantor Cabang Surakarta)
library.uns.ac.id 73
digilib.uns.ac.id

Setelah nomor dosir diganti 7 digit, dosir dinyatakan stop permanen

punah dan akan disimpan selama satu tahun di ruang dosir untuk
mengantisipasi apabila ada pihak yang mengurus hak pensiunnya dan
datanya akan dijadikan sebagai bukti jika terjadi permasalahan dari pihak
keluarga serta setelah dosir sudah tidak digunakan maka dosir akan
diserahkan ke bagian umum untuk dimusnahkan.

Penulis melakukan wawancara dengan Bapak Muhhammad Awal

Haryono sebagai petugas arsip pensiun menanyakan tentang tahapan
pemusnahan arsip pensiun di PT. Taspen (Perero) Kantor Cabang Surakarta
yaitu :

“Pemusnahan arsip pensiun kami mulai dari penemuan arsip stop

permanen punah kemudian kami cek pada Aplikasi Si Dosir untuk
memastikan nomor tersebut diduduki oleh dua peserta pensiun atau
tida jika diduduki dua peserta pensiun maka kami akan mengecek
keduanya. pensiun lama yang sudah stop permanen punah akan kami
ganti nomor arsipnya ke tujuh digit nomor untuk membedakan dengan
arsip yang masih aktif sedangkan nomor arsip yang tadi diduduki oleh
peserta pensiun baru. Arsip punah tersebut akan kami simpan selama
5 tahun untuk menghindari adanya pengakuan hak pensiun dari ahli
waris. Setelah informasi tersebut sudah tidak dibutuhkan lagi maka
akan kami serahkan ke bagian umum untuk melakukan pemusnahan.”
(Sumber : Wawancara, 7 September 2017 pukul 10.45 WIB)

B. Kelebihan dalam Mengelola Arsip Pensiun di PT. Taspen (Persero)

Kantor Cabang Surakarta
Berdasarkan pengamatan penulis selama magang, penulis menemukan
kelebihan dalam pengelolaan arsip pensiun yaitu arsip pensiun tertata dengan
rapi di rak arsip, adanya rekapan arsip stop permanen punah sebulum dilakukan
pemusnahan setiap tahunnya sehingga memudahkan petugas arsip pensiun
dalam menyerahkan arsip yang akan dimusnahkan oleh bagian umum, apabila
arsip dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan mudah, informasi-
informasi yang terdapat dalam arsip pensiun tersimpan dengan aman.
library.uns.ac.id 74
digilib.uns.ac.id

C. Kekurangan dalam Mengelola Arsip Pensiun di PT. Taspen (Persero)

Kantor Cabang Surakarta
Berdasarkan pengamatan penulis selama magang, penulis menemukan
kekurangan dalam pengelolaan arsip pensiun yaitu petugas arsip belum bisa
menerapkan manajemen waktu yang baik sehingga dalam proses mengentry
data petugas arsip mengalami keterlambatan pengiriman menggunakan ELO ke
server pusat sehingga setiap hari petugas arsip belum bisa mentarget
pengentryan data secara berkala dan belum bisa mengatur waktu secara merata
antara mengentry data serta pengelolaan arsip secara manual.