PROSEDUR NO.

PAYROLL &
PAYROLL COMPLAINT

1. TUJUAN
Pembagian tugas dan kewenangan secara jelas antara bagian keuangan dan HRD terkait
dengan penggajian / penerimaan gaji karyawan .

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dimulai dari penetapan gaji karyawan, mulai proses penentuan standart gaji ,
koordinasi dengan Direktur Keuangan, penyampaian kepada karyawan, sampai dengan
penerimaan gaji oleh karyawan sesuai dengan periode absensi dan perhitungannya.
Termasuk di dalamnya adalah untuk karyawan perusahaan maupun karyawan
outsourching , dengan melalui proses tertentu.

3. REFERENSI
 Prosedur recruitment dan outsourching
 Prosedur pengelolaan tenaga kerja
 Prosedur pengembangan karyawan

4. DEFINISI
 Penerimaan payroll adalah terdiri dari gaji/upah , lembur dan perhitungan PPH 21 bila
ada.
 Payroll complaint adalah terkait dengan penerimaan gaji karyawan yang dianggap
tidak sesuai / tidak tepat perhitungannya dan oleh karena itu perlu diselesaikan, baik
dalam bentuk penjelasan secara lesan maupun kekurangan pembayaran bila ada.

5. URAIAN PROSEDUR
 Setiap ada penambahan karyawan baru, dibuat draft breakdown gaji sesuai dengan
standart yang sudah ada.
 Selanjutnya dimintakan persetujuan DIREKTUR
 Penyampaian kepada karyawan ada 2 cara :
a. Langsung kepada karyawan melalui Surat Keputusan ( untuk karyawan Masa
Percobaan / Pengangkatan karyawan tetap
b. Melalui outsourching apabila karyawan tsb adalah dengan status kontrak , dan
dan merupakan bagian dari isi KKWT

 Penerimaan gaji adalah berdasarkan perhitungan absensi / kehadiran sesuai dengan

ketentuan perhitungan tiap periode absensi ( antara tgl 1-30 bulan ini ) ditambahkan
dengan upah lembur bila ada.
 Apabila ada kekeliruan dalam penerimaan gaji, dilakukan dengan karyawan mengisi
form Payroll complaint yang ada di Adminstrasi HRD dan menyampaikan kepada
HRD ( bila karyawan perusahaan ) atau melalui outsourching ( bila karyawan status
outsourching ).
 Kesemuanya direview di HRD keterkaitannya dengan perhitungan absensi /
kehadiran.
  Apabila dinyatakan bahwa dalam perhitungan absensi tidak ada kekeliruan, maka
selanjutnya dikonfirmasikan di Payroll keuangan untuk dicek pembayarannya.
 Pembayaran kekurangan penerimaan gaji ( bila ya ) dari keuangan ke HRD atau
outsourching

6. LAMPIRAN
 Form terkait
a. Form Permintaan Tenaga Kerja
b. Form Payroll for New Employee
c. Form Payroll Complaint
d. Form Payroll Adjustment
e. Form SPL ( Perintah Lembur ) & Kartu Lembur

 Contoh dokumen / surat

a. SK ( Masa Percobaan dan penetapan gajinya, Surat Pengangkatan Karyawan
Tetap /promosi/mutasi dan penetapan gajinya )
b. KKWT ( melalui outsouching atau internal perusahaan )