PROPOSAL KARYA TULIS ILMIAH

FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB TERJADINYA MISSFILE DI BAGIAN

FILING DOKUMEN REKAM MEDIS RUMAH SAKIT UNIVERSITAS

UDAYANA TAHUN 2022

I GEDE GALIH DARMA SAPUTRA

194.620.025

PROGRAM STUDI REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

PROGRAM STUDI DIPLOMA TIGA

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN WIRAMEDIKA BALI

DENPASAR

2022

i
 PERNYATAAN PERSETUJUAN

PROPOSAL

Nama : I Gede Galih Darma Saputra

NIM : 19.462.0025

Judul : Faktor-Faktor Penyebab Terjadinya Missfile Di Bagian Filing

Dokumen Rekam Medis Rumah Sakit Universitas Udayana Tahun

2022

Program Studi : Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Program Diploma Tiga

Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Wira Medika Bali

Telah diperiksa dan disetujui untuk mengikuti ujian Proposal Karya Tulis Ilmiah

Denpasar,17 Januari 2022

Pembimbing I Pembimbing II

Drs. I Dewa Agung Ketut Sudarsana, M.M Ni Nyoman Meryadi, S.PIK., M.M
NIK. 2.04.13.695 NIP. 198605092009022007

ii
 LEMBAR PENGESAHAN

PROPOSAL

Proposal Karya Tulis Ilmiah dengan Judul:

FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB TERJADINYA MISSFILE DI BAGIAN

FILING DOKUMEN REKAM MEDIS RUMAH SAKIT UNIVERSITAS
UDAYANA

I Gede Galih Darma Saputra

NIM.19.462.0025

Telah berhasil dipertahankan di hadapan tim penguji Proposal Karya Tulis Ilmiah

Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Program Diploma Tiga

Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Wira Medika Bali

Pada hari Selasa Tanggal 25 Januari 2022

Tim Penguji Nama Tanda

Tangan
………..
Ketua Penguji : Drs. I Dewa Agung Ketut Sudarsana, M.M

Sekretaris Penguji : Ni Nyoman Meryadi, S.PIK., M.M ………..

Penguji Utama : Ns. Nurul Faidah, S.Kep., M.Kes ………..

Mengetahui,
Ketua Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Program Diploma Tiga
STIKes Wira Medika Bali

Ns. I Made Sudarma Adiputra,S.Kep.,M.Kes

iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat rahmat-Nya,
sehingga Proposal Karya Tulis Ilmiah ini dapat terselesaikan. Proposal Karya
Tulis Ilmiah ini disusun dalam rangka memenuhi salah satu persyaratan untuk
meraih gelar Ahli Madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di Program
Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan
Wira Medika Bali.

Bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahan sampai
penyusunan Proposal Karya Tulis Ilmiah ini sangatlah membantu menyelesaikan.
Oleh karena itu, saya mengucapkan terimakasih kepada:

1. Drs. I Dewa Agung Ketut Sudarsana, M.M, selaku ketua STIKes Wira
Medika Bali yang telah memberikan kesempatan mengikuti pendidikan
Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di STIKes WIra
Medika Bali.
2. Ns. I Made Sudarma Adiputra, S.Kep.,M.Kes, selaku ketua Program Studi
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKes Wira Medika Bali yang
telah membantu dalam kelancaran pembuatan Proposal Karya Tulis Ilmiah
ini.
3. Drs. I Dewa Agung Ketut Sudarsana, M.M, selaku pembimbing I yang
telah memberikan kesempatan, masukan, pengetahuan dan bimbingan
dalam menyelesaikan Proposal Karya Tulis Ilmiah ini.
4. Ni Nyoman Meryadi, S.PIK., M.M, selaku pembimbing II yang telah
memberikan kesempatan, masukan, pengetahuan dan bimbingan dalam
menyelesaikan Proposal Karya Tulis Ilmiah ini.
5. Keluarga yang telah mendukung dan memberikan semangat dan motivasi
sehingga saya bisa menyelesaikan Proposal Karya Tulis Ilmiah ini.
6. Teman dan sahabat saya yang telah membantu dan memberi semangat
sehingga saya bisa menyelesaikan Proposal Karya Tulis Ilmiah ini.
7. Semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Proposal Karya
Tulis Ilmiah ini yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu.

iv
 Peneliti menyadari, masih banyak keterbatasan dalam penyusunan
Proposal Karya Tulis Ilmiah ini. Peneliti telah berusaha dengan segenap
kemampuan dalam menuangkan pemikiran dalam Proposal Karya Tulis Ilmiah
ini, tentunya akan masih banyak hal-hal yang perlu diperbaiki. Untuk itu, peneliti
sangat mengharakan kritik dan saran guna menyempurnakan Proposal Karya Tulis
Ilmiah ini.

Denpasar, 17 Januari 2022

Penulis

I Gede Galih Darma Saputra

NIM. 19.462.0025

v
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL........................................................................................... i

PERNYATAAN PERSETUJUAN PROPOSAL…………………………...ii

LEMBAR PENGESAHAN PROPOSAL……………………………….….iii

KATA PENGANTAR………………………………………………….…...iv

DAFTAR ISI.............................................................................................…… vi

DAFTAR TABEL…………………………………………………………..ix

BAB I PENDAHULUAN................................................................................. 1

1.1 Latar Belakang............................................................................................ 1

1.2 Rumusan Masalah....................................................................................... 4

1.3 Tujuan Penelitian......................................................................................... 5

1.3.1 Tujuan Umum.......................................................................... 5

1.3.2 Tujuan Khusus.......................................................................... 5

1.4 Manfaat Penelitian....................................................................................... 6

1.4.1 Manfaat Teoritis....................................................................... 6

1.4.2 Manfaat Praktis........................................................................ 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA...................................................................... 8

2.1 Rumah Sakit................................................................................................. 8

2.1.1 Pengertian Rumah Sakit........................................................... 8

2.1.2 Fungsi Rumah Sakit................................................................. 9

2.2 Rekam Medis.............................................................................................. 10

2.2.1 Pengertian Rekam Medis........................................................ 10

2.2.2 Tujuan Rekam Medis............................................................. 11

vi
 2.2.3 Manfaat Rekam Medis........................................................... 12

2.2.4 Kegunaan Rekam Medis......................................................... 13

2.3 Filing ..........................................................................................................15

2.3.1 Pengertian Filing ....................................................................15

2.3.2 Tugas, Peran dan Fungsi Pokok Bagian Filing.......................15

2.3.3 Prosedur Filing....................................................................... 17

2.3.4 Prosedur Penyimpanan Rekam Medis.....................................17

2.4 Sistem Rekam Medis ..................................................................................18

2.4.1 Sistem Penomoran ..................................................................18

2.4.2 Sistem Penyimpanan ..............................................................21

2.5 Misfile ……………………………………………………………………….. 28

2.5.1 Pengertian Misfile ...................................................................28

2.5.2 Pencegahan Misfile .................................................................28

2.5.3 Pengendalian Rekam Medis di Bagian Filing ........................29

2.6 Fungsi Manajemen Mutu Pelayanan ..........................................................30

2.7 Kerangka Konsep .......................................................................................42

BAB III METODE PENELITIAN ................................................................44

3.1 Jenis Penelitian ..........................................................................................44

3.2 Tempat Dan Waktu Penelitian ..................................................................44

3.2.1 Waktu Penelitian ....................................................................44

3.2.2 Tempat Penelitian ...................................................................44

3.3 Kerangka Kerja...........................................................................................45

3.4 Populasi Dan Sampel Penelitian ................................................................45

vii
 3.4.1 Populasi Penelitian..................................................................45

3.4.2 Sampel Penelitian ...................................................................46

3.5 Teknik Sampling........................................................................................46

3.6 Variabel Penelitian.....................................................................................47

3.7 Jenis Dan Teknik Pengumpulan Data........................................................47

3.7.1 Jenis Data………………………………………………….47

3.7.2 Teknik Pengumpulan Data………………………………..47

3.8 Definisi Operasional...................................................................................48

3.9 Instrumen Penelitian...................................................................................48

3.10 Analisis Data ............................................................................................49

3.10.1 Reduksi Data ……………………………………………….49

3.10.2 Penyajian Data……………………………………………..50

3.10.2 Penarikan Kesimpulan……………………………………..50

DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................52

viii
 DAFTAR TABEL

Tabel 1 Angka Kejadian Misfile Triwulan I Tahun 2021

Tabel 2 Kode Warna

ix
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang

menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang

menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat (PMK No

340, 2010).

Rumah sakit diselenggarakan berasaskan Pancasila dan didasarkan

kepada nilai kemanusiaan, etika dan profesionalitas, manfaat, keadilan,

persamaan hak dan anti diskriminasi, pemerataan, perlindungan dan

keselamatan pasien, serta mempunyai fungsi social (UU No 44, 2009).

Untuk menjalankan tugas sebagaimana dimaksud, rumah sakit

mempunyai fungsi penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan

kesehatan sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit, pemeliharaan dan

peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan kesehatan yang

paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis, penyelenggaraan

pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka peningkatan

kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan dan penyelenggaraan

penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi bidang kesehatan

dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan memperhatikan etika

ilmu pengetahuan bidang kesehatan (UU No 44, 2009).

1
 Salah satu bagian penting yang tidak terpisahkan dari ruang

lingkup rumah sakit adalah rekam medis. Rekam medis adalah berkas yang

berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,

pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien

(PMK No 269, 2008). Dalam penjelasan Pasal 46 ayat (1) (UU No 29, 2004)

tentang Praktik Kedokteran, yang dimaksud dengan rekam medis adalah

berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien,

pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan

kepada pasien.

Penyelenggaraan rekam medis memiliki tujuan untuk menunjang

tercapainya tertib administrasi guna meningkatkan mutu pelayanan kesehatan

di rumah sakit. Penyelenggaraan rekam medis dimulai saat diterimanya

pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medis pasien

selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis di rumah sakit Rekam medis

dapat terlaksana dengan baik apabila bagian pengolahan data melakukan

tugas dengan baik. Salah satunya bagian pengolahan data rekam medis

yaitu filing (penyimpanan). Filing adalah bagian dari unit rekam medis yang

berfungsi sebagai tempat penyimpanan dokumen rekam medis atas dasar

sistem penomoran, penyimpanan dan penjajaran tertentu melalui prosedur

yang sistematis sehingga jika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat tersedia

secara cepat dan tepat.

Penyimpanan dokumen rekam medis yang baik merupakan

keberhasilan manajemen dari suatu pelayanan kesehatan. Penyimpanan

2
dokumen rekam medis dilakukan oleh perekam medis. Pelaksanaan

penyimpanan yang baik harus sesuai dengan Standar Prosedur Operasional

(SPO) yang ada di unit rekam medis. Selain itu sarana dan prasarana juga

dibutuhkan untuk mendukung pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam

medis. Pelaksanaan penyimpanan yang dilakukan dengan tidak baik akan

mempersulit dalam pencarian kembali dokumen rekam medis yang

diperlukan dan akan menyebabkan terjadinya missfile.

Missfile adalah kesalahan penempatan dokumen rekam medis,

salah dalam penyimpanan rekam medis, ataupun tidak ditemukannya rekam

medis di tempat penyimpanan sesuai dengan urutan penomorannya. Banyak

faktor yang menjadi penyebab terjadinya missfile, faktor-faktor tersebut

antara lain yaitu faktor sistem penyimpanan, sistem penomoran, sistem

penjajaran, sarana ruang penyimpanan dan petugas ruang penyimpanan.

Dampak yang akan ditimbulkan jika kejadian missfile tidak

ditangani, yaitu menambah pekerjaan petugas karena harus membuatkan

dokumen rekam medis yang baru untuk pasien lama, menghambat pelayanan

dan data medis pasien menjadi tidak berkesinambungan.

Rumah Sakit Universitas Udayana adalah rumah sakit milik

Universitas Udayana yang bertipe C. Berdasarkan informasi awal yang

didapatkan saat Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Rumah Sakit Universitas

Udayana diperoleh data sebagai berikut :

3
 Tabel : 1

Angka Kejadian Misfile Triwulan I Tahun 2021

Jumlah DRM
Total DRM
No Periode Misfile Tidak Misfile

F % F % F %

1 Januari 18 2.40 733 97.60 751 100

2 Februari 21 3.43 591 96.57 612 100

3 Maret 27 4.15 623 95.85 650 100

Data tersebut menunjukkan persentase kejadian missfile setiap

bulan mengalami peningkatan padahal terjadi penurunan kunjungan pasien

yang sudah pernah berobat. Dari target indikator mutu Rumah Sakit

Universitas Udayana yang ditargetkan sebesar 1%.

Dengan latar belakang masalah seperti diatas, maka penulis tertarik

untuk meneliti tentang “Faktor-Faktor Penyebab Terjadinya Missfile Di

Bagian Filing Dokumen Rekam Medis Rumah Sakit Universitas Udayana

Tahun 2022”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan

masalah dalam penelitian ini adalah apa faktor-faktor penyebab terjadinya

misfile di bagian filing dokumen rekam medis Rumah Sakit Universitas

Udayana?

4
1.3 Tujuan Penelitian

1.3.1 Tujuan Umum

Mengetahui faktor-faktor penyebab terjadinya misfile di bagian Filing

dokumen rekam medis Rumah Sakit Universitas Udayana.

1.3.2 Tujuan Khusus

1) Mengetahui faktor-faktor penyebab terjadinya misfile di bagian

Filing Dokumen Rekam Medis Rumah Sakit Universitas

Udayana berdasarkan faktor man;

2) Mengetahui faktor-faktor penyebab terjadinya misfile di bagian

Filing Dokumen Rekam Medis Rumah Sakit Universitas

Udayana berdasarkan faktor money;

3) Mengetahui faktor-faktor penyebab terjadinya misfile di bagian

Filing Dokumen Rekam Medis Rumah Sakit Universitas

Udayana berdasarkan faktor material;

4) Mengetahui faktor-faktor penyebab terjadinya misfile di bagian

Filing Dokumen Rekam Medis Rumah Sakit Universitas

Udayana berdasarkan faktor method;

5) Mengetahui faktor-faktor penyebab terjadinya misfile di bagian

Filing Dokumen Rekam Medis Rumah Sakit Universitas

Udayana berdasarkan faktor machine;

5
1.4 Manfaat Penelitian

1.4.1 Manfaat Teoritis

Hasil penelitian ini berguna untuk memberikan kontribusi karya

akademik yang bisa memberikan pengetahuan kepada PMIK tentang

salah satu permasalahan di unit rekam medis, memberikan referensi

terkait dengan faktor-faktor penyebab terjadinya misfile di bagian

Filing Dokumen Rekam Medis Rumah Sakit Universitas Udayana dan

manfaat kepada masyarakat.

1.4.2 Manfaat Praktis

a. Bagi Rumah sakit

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi rumah

sakit dalam mengambil kebijakan terkait dengan faktor-faktor

penyebab terjadinya misfile di bagian Filing Dokumen Rekam

Medis Rumah Sakit Universitas Udayana.

b. Bagi Peneliti/Mahasiswa

penelitian ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan yang

dapat digunakan, sehingga memperoleh perbedaan apa yang

dipelajari saat perkuliahan berlangsung dengan penelitian

langsung di rumah sakit mengenai sistem penyimpanan beserta

permasalahannya yang terjadi di rumah sakit

6
c. Bagi Institusi

Sebagai bahan referensi dalam pembuatan laporan tugas akhir bagi

mahasiswa rekam medis yang akan melangsungkan penelitian

dengan judul yang sama di tahun berikutnya

7
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Rumah Sakit

2.1.1 Pengertian Rumah Sakit

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.

340/MENKES/PER/III/2010 Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan

yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang

menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat”. Sedangkan

pengertian rumah sakit menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

No. 1204/Menkes/SK/X/2004 tentang Persyaratan Kesehatan Lingkungan Rumah

Sakit, dinyatakan bahwa : Rumah sakit merupakan sarana pelayanan kesehatan,

tempat berkumpulnya orang sakit maupun orang sehat, atau dapat menjadi tempat

penularan penyakit serta memungkinkan terjadinya pencemaran lingkungan dan

gangguan kesehatan.

Dari pengertian diatas, rumah sakit melakukan beberapa jenis pelayanan

diantaranya pelayanan medik, pelayanan penunjang medik, pelayanan perawatan,

pelayanan rehabilitasi, pencegahan dan peningkatan kesehatan, sebagai tempat

pendidikan dan atau pelatihan medik dan para medik, sebagai tempat penelitian

dan pengembangan ilmu dan teknologi bidang kesehatan serta untuk menghindari

risiko dan gangguan kesehatan sebagaimana yang dimaksud, sehingga perlu

adanya penyelenggaan kesehatan lingkungan rumah sakit sesuai dengan

persyaratan kesehatan.

8
2.1.2 Fungsi Rumah Sakit

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009

tentang rumah sakit, rumah sakit mempunyai tugas memberikan pelayanan

kesehatan perorangan secara paripurna. Pelayanan kesehatan paripurna adalah

pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif.

Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009, rumah

sakit umum mempunyai fungsi:

1. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai

dengan standar pelayanan rumah sakit.

2. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan

kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan

medis.

3. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam

rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan.

4. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi

bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan

memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang kesehatan.

Klasifikasi rumah sakit dapat diklasifikasikan menjadi beberapa golongan

berdasarkan jenis pelayanan, kepemilikan, jangka waktu pelayanan, kapasitas

tempat tidur dan fasilitas pelayanan, dan afiliasi pendidikan. Berdasarkan jenis

pelayanannya rumah sakit dapat digolongkan menjadi:

1. Rumah Sakit Umum

9
 Rumah sakit umum adalah rumah sakit yang memberikan pelayanan

kesehatan yang bersifat dasar, spesialistik dan subspesialistik. Rumah sakit

umum memberi pelayanan kepada berbagai penderita dengan berbagai

jenis penyakit, memberi pelayanan diagnosis dan terapi untuk berbagai

kondisi medik, seperti penyakit dalam, bedah, pediatrik, psikiatrik, ibu

hamil, dan sebagainya.

2. Rumah Sakit Khusus

Rumah sakit khusus adalah rumah sakit yang mempunyai fungsi primer,

memberikan diagnosis dan pengobatan untuk penderita yang mempunyai

kondisi medik khusus, baik bedah atau non bedah, misal: Rumah Sakit

Ginjal, Rumah Sakit Kusta, Rumah Sakit Jantung, Rumah Sakit Bersalin

dan Anak, dan lain-lain.

2.2 Rekam Medis

2.2.1 Pengertian Rekam Medis

Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam

tentang identitas, anamneses, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnose serta

segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien dan

pengobatan baik yang rawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan

pelayanan gawat darurat (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2006).

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain kepada

pasien pada sarana pelayanan kesehatan (Gemala R. Hatta, 2012).

10
 Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang

pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah di

berikan kepada pasien (PMK No 269, 2008)

2.2.2 Tujuan Rekam Medis

Tujuan terselenggaranya pelayanan rekam medis adalah untuk menunjang

tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan

kesehatan di rumah sakit. Tanpa adanya suatu sistem pengelolaan rekam medis

yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit berhasil

sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah

satu faktor yang menentukan didalam upaya pelayanan kesehatan(Departemen

Kesehatan Republik Indonesia, 2006).

Dalam rangka meningkatkan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit dalam

bidang rekam medis yang meliputi:

1. Terselenggaranya pelayanan rekam medis dalam upaya peningkatan

pelayanan kesehatan di Rumah Sakit.

2. Terselenggaranya sistem penerimaan pasien, pencatatan, pengolahan data,

penyimpanan, pengambilan kembali rekam medis dan pelaporan.

3. Terselenggaranya sistem analisa pada dokumen rekam medis untuk semua

kegiatan pelayanan kesehatan.

4. Menciptakan keamanan setiap arsip/dokumen rekam medis.

11
 5. Meningkatkan kinerja Instalasi Rekam Medis sehingga dapat menjadi

pusat informasi untuk menunjang sistem informasi manajemen Rumah

Sakit.

2.2.3 Manfaat Rekam Medis

Manfaat rekam medis berdasarkan PMK No. 269 Tahun 2008, tentang

Rekam Medis adalah sebagai berikut:

1. Rekam medis bermanfaat sebagai dasar dan petunjuk untuk merencanakan

dan menganalisis penyakit serta merencanakan pengobatan, perawatan dan

tindakan medis yang harus diberikan kepada pasien.

2. Peningkatan Kualitas Pelayanan. Membuat Rekam Medis bagi

penyelenggaraan praktik kedokteran dengan jelas dan lengkap akan

meningkatkan kualitas pelayanan untuk melindungi tenaga medis dan

untuk pencapaian kesehatan masyarakat yang optimal.

3. Pendidikan dan Penelitian. Rekam medis yang merupakan informasi

perkembangan kronologis penyakit, pelayanan medis, pengobatan dan

tindakan medis, bermanfaat untuk bahan informasi bagi perkembangan

pengajaran dan penelitian di bidang profesi kedokteran dan kedokteran

gigi.

4. Pembiayaan Dokumen rekam medis dapat dijadikan petunjuk dan bahan

untuk menetapkan pembiayaan dalam pelayanan kesehatan pada sarana

kesehatan. Catatan tersebut dapat dipakai sebagai bukti pembiayaan

kepada pasien

12
 5. Statistik Kesehatan Rekam medis dapat digunakan sebagai bahan statistik

kesehatan, khususnya untuk mempelajari perkembangan kesehatan

masyarakat dan untuk menentukan jumlah penderita pada penyakit-

penyakit tertentu

6. Pembuktian Masalah Hukum, Disiplin dan Etik Rekam medis merupakan

alat bukti tertulis utama, sehingga bermanfaat dalam penyelesaian masalah

hukum, disiplin dan etik.

2.2.4 Kegunaan Rekam Medis

Adapun kegunaan dari rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek yang

di singkat dengan ALFRED(Gemala R. Hatta, 2012) :

1. Aspek Administrasi(Administration)

Di dalam dokumen rekam medis mempunyai nilai administrasi,

karena isinya menyangkut tindakan wewenang dan tanggung jawab

sebagai tenaga medis dan paramedic dalam mencapai tujuan pelayanan

kesehatan.

2. Aspek Hukum(Legal)

Suatu berkas medis mempunyai nilai hukum, karena isinya

menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hokum serta penyediaan

bahan tanda untuk menegakkan keadilan, rekam medis adalah milik dokter

dan rumah sakit sedangkan isinya yang terdiri dari identitas pasien,

pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah

diberikan kepada pasien sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan

yang berlaku ( (UU No 29, 2004) Pasal 46 ayat (1), penjelasan).

13
3. Aspek Keuangan(Financial)

Suatu dokumen rekam medis mempunyai niali uang, karena isinya

mengandung data atau informasi yang digunakan sebagai aspek keuangan.

Kaitannya rekam medis dengan aspek keuangan sangat erat sekali dalam

hal pengobatan, terapi serta tindakan-tindakan apa saja yang diberikan

kepada seorang pasien selama mmenjalani perawatan di rumah sakit. Oleh

karena itu, penggunaan system teknologi computer didalam proses

penyelenggaraan rekam medis sangat diharapkan sekali untuk diterapkan

pada pelayanan istansi pelayanan.

4. Aspek Penelitian (Research)

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena

isinya menyangkut data atau indormasi yang dapat dipergunakan sebagai

aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengettahuan bidang kesehatan.

5. Aspek Pedidikan(Education)

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena

isinya menyangkut data atau informasi tentang pengembangan kronologis

dan kegitan pelayanan medic yang diberikan kepada pasien. Informasi

tersebut dipergunakan sebagai bahan atau riferensi pengajaran dibidang

profesi pendidikan kesehatan.

6. Aspek Dokumentasi (Documentasion)

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai dokumentasi,

karena isinya menyebut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan

dipakai sebagai bahan pertanggung jawabkan dan laporan rumah sakit.

14
 Pendokumentasian data medis seorang pasien dapat dilaksanakan dengan

mudah dan efektif sesuai aturan serta prosedur yang ditetapkan.

2.3 Filing

2.3.1 Pengertian Filing

Filing adalah kegiatan menyimpan, penataan atau penyimpanan dokumen

rekam medis untuk mempermudah pengambilan kembali. Filing merupakan salah

satu bagian dalam unit rekam medis yang bertanggung jawab terhadap

penyimpanan, retensi dan pemusnahan rekam medis. Selain itu filing juga

menyediakan rekam medis yang telah lengkap isinya sehingga dapat memudahkan

dalam mencari informasi jika dibutuhkan sewaktu-waktu(Ery Rustiyanto, 2011).

2.3.2 Tugas, Peran dan Fungsi Pokok Bagian Filing

Menurut Ery Rustiyanto 2011, tugas, peran dan fungsi pokok bagian filing

antara lain :

1. Bagian filing berfungsi sebagai penjaga keamanan dan kerahasiaan

dokumen rekam medis.

2. Menyimpan dokumen rekam medis yang sudah lengkap dengan metode

penyimpanan angka akhir dan diurutkan sesuai nomor urutnya.

3. Mencarikan dokumen atau menyediakan dokumen rekam medis untuk

keperluan pelayanan dan keperluan lainnya dengan langkah-langkah

sebagai berikut :

a. Menerima tracer yang sudah terisi.

b. Mencari nomor rekam medis

15
 c. Menyelipkan tracer pada dokumen rekam medis yang sudah

diambil

d. Mengambil dokumen rekam medis yang sudah ditemukan

e. Mencatat penggunaan dokumen rekam medis dalam buku

peminjaman

f. Menandatangani dan meminta tanda tangan penerima dokumen

rekam medis

4. Melakukan retensi dokumen rekam medis menjadi dokumen aktif dan non

aktif.

5. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis

6. Menyimpan dokumen rekam medis yang diabadikan

7. Mengusulkan pemusnahan dokumen rekam medis

8. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis

9. Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya kerusakan yangbersifat

fisik, kimiawi dan biologi

10. Melakukan penyisiran dokumen rekam medis yang salah letak dengan

melihat kode warna

11. Melakukan retensi dokumen rekam medis, langkahnya : mencatat nomor

yang sudah waktunya retensi dan mengambil dokumen yang akan

disimpan in-aktif

12. Bersama tim pemusnahan melakukan pemusnahan dokumen rekam medis

13. Menghitung tingkat penggunaan dokumen rekam medis perbulan atau per

triwulan

16
 14. Menghitung tingkat ketidaklengkapan

15. Menghitung tingkat kehilangan dokumen rekam medis

2.3.3 Prosedur Filing

Prosedur yang harus diperhatikan oleh petugas filing antar lain(Ery Rustiyanto,

2011):

1. Prosedur penerimaan dokumen rekam medis

2. Prosedur penyimpanan dokumen rekam medis

3. Prosedur pengambilan kembali dokumen rekam medis

4. Prosedur penyisiran dan retensi dokumen rekam medis

5. Prosedur penilaian nilai guna rekam medis

6. Prosedur pengabadian formulir rekam medis

7. Prosedur pemusnahan formulir rekam medis

2.3.4 Prosedur Penyimpanan Rekam Medis

Prosedur didalam penyimpanan dokumen rekam medis di bagian filing sebagai

berikut(Ery Rustiyanto, 2011):

1. Ketika dokumen rekam medis dikembalikan di unit rekam medis bagian

assembling, harus disortir terlebih dahulu sebelum disimpan.

2. Dokumen rekam medis yang foldernya rusak atau robek harus segera

diganti.

3. Harus selalu melakukan audit dokumen rekam medis secara berkala untuk

mencari dokumen rekam medis secara berkala untuk mencari dokumen

rekam medis yang salah letak.

17
 4. Memeriksa arsip dibuku peminjaman dokumen rekam medis (untuk

mengetahui dokumen rekam medis sudah dikembalikan atau belum atau

untuk mengetahui tingkat kehilangan dokumen rekam medis)

5. Dokumen rekam medis yang melibatkan kasus hokum tidak boleh

diletakkan pada file umum ( harus diletakkan dikabinet atau lemari yang

terkunci)

6. Setiap petugas filing harus bertanggung jawab memelihara kerapian dan

keteraturan rak file. Jika file berantakan memungkinkan terjadi salah letak.

7. Dokumen rekam medis yang sedang diproses atau masih digunakan oleh

pegawai harus berada diatas meja.

8. Harus ada prosedur tetap dan tugas pkok kerja tertulis untuk masing-

masing staf.

2.4 Sistem Rekam Medis

2.4.1 Sistem Penomoran

Sistem penomoran dalam rekam medis yaitu tata cara penulisan nomor

yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari identitas

pribadi pasien yang bersangkutan. Tujuan pemberian nomor rekam medis adalah

petunjuk dari pemilik dokumen rekam medis masing-masing pasien dan identitas

pasien, memudahkan dalam penyimpanan dokumen rekam medis, dan

memudahkan dalam menemukan kembali (retriev) rekam medis(Departemen

Kesehatan Republik Indonesia, 2006).

18
Sistem pemberian nomor rekam medis pasien ada tiga macam (Rano Indradi

Sudra, 2017), yaitu :

1. Serial Numbering System

Serial numbering system yaitu sistem penomoran dimana setiap

pasien yang berkunjung ke rumah sakit selalu mendapatkan nomor rekam

medis baru. Dalam metode ini Kartu Identitas Berobat dibutuhkan untuk

menelusuri nomor rekam medis pasien dan mencari KIUP-nya. KIUP

digunakan sebagai catatan tanggal tiap kunjungan dan juga nomor rekam

medis yang diberikan pada setiap kunjungan. Rekam medis disimpan

diberbagai tempat sesuai dengan nomor yang telah diperoleh.

Keuntungan menggunakan sistem ini yaitu petugas lebih mudah

mengerjakan, perluasan rekam medis mudah dilakukan tanpa batas, dan

transfer rekam medis inaktif mudah dilakukan karena rekam medis berusia

tua memiliki nomor rendah. Kelemahan menggunakan sistem ini yaitu

biaya lebih mahal, memerlukan ruang yang lebih banyak dan

membutuhkan waktu lama untuk mencari atau mendapatkan rekam medis

pasien lama karena satu pasien mendapatkan lebih dari satunomor rekam

medis. Sehingga informasi pelayanan klinisnya menjadi tidak

berkesinambungan dan dapat merugikan pasien.

2. Unit Numbering System

Unit Numbering System yaitu sistem penomoran dimana pada saat

pasien datang pertama kali untuk berobat maka pasien akan mendapatkan

satu nomor rekam medis yang mana nomor tersebut akan dipakai

19
 selamanya untuk kunjungan- kunjungan selanjutnya. Rekam medis

tersimpan didalam satu berkas dengan nomor yang sama.

Keuntungan sistem ini adalah informasi pasien tercatat dalam suatu

kesatuan berdasarkan pelayanan yang diberikan/ terintegrasi, dan biaya

tidak terlalu mahal apabila dibandingkan dengan cara seri. Kelemahan

menggunakan sistem ini yaitu pelayanan bisa menjadi lebih lama pada

pasien kunjungan ulang karena pasien harus menunggu untuk dicarikan

rekam medisnya agar bisa digunakan lagi pada kunjungan ulang tersebut,

rekam medis menjadi terlalu tebal pada pasien yang sering berkunjung

ulang atau pasien dengan riwayat rawat inap lama.

3. Serial Unit Numbering System

Serial Unit Numbering System yaitu sistem penomoran dengan

mtidakbungkan sistem seri dan sistem unit. Setiap pasien yang berkunjung

pada sarana pelayanan kesehatan diberikannomor baru, tetapi rekam medis

terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu di bawah nomor yang paling

baru.

Keuntungan menggunakan sistem ini yaitu pasien bisa dilayani

lebih cepat karena tidak perlu menunggu dicarikan rekam medis

terdahulunya dan informasi pasien tercatat dalam suatu kesatuan

berdasarkan pelayanan yang diberikan/ terintegrasi. Kelemahan sistem ini

yaitu penggunaan nomor rekam medis dan rekam medis menjadi lebih

boros karena satu pasien bisa menggunakan lebih dari satu nomor

20
 bergantung kepada jumlah kunjungannya dan petugas menjadi lebih sibuk

setelah pelayanan informasi klinis.

2.4.2 Sistem Penyimpanan

Penyimpanan rekam medis bertujuan untuk mempermudah dan

mempercepat ditemukan kembali rekam medis yang disimpan dalam rak

penyimpananserta melindungi rekam medis dari bahaya pencurian dan kerusakan

fisik (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2006).

Ada dua sistem penyimpanan ditinjau dari lokasi penyimpanan dokumen rekam

medis (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2006), yaitu:

1. Sentralisasi

Sistem penyimpanan rekam medis dengan cara menyatukan formulir-

formulir rekam medis milik seorang pasien kedalam satu kesatuan (folder)

baik catatan-catatan kunjungan klinik maupun catatan-catatan selama

pasien dirawat.

Kelebihan penyimpanan sentralisasi yaitu :

1) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan

penyimpanan rekam medis;

2) Data dan informasi hasil pelayanan dapat berkesinambungan

karena menyatu dalam satu folder sehingga riwayat medisnya dapat

dibaca secara keseluruhan;

3) Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan

ruangan;

21
 4) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan

karena dokumen rekam medis milik seorang pasien berada dalam

satu folder;

5) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis

mudah distandarisasi; dan

6) Memudahkan menerapkan sistem unit record.

Kekurangan dari penyimpanan secara sentralisasi yaitu :

1) Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani instalasi

rawat jalan dan instalasi rawat inap; dan

2) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam.

2. Desentralisasi

Suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan milik seorang pasien

antara rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat pada folder

tersendiri dan atau tempat tersendiri.

Kelebihan penyimpanan secara desentralisasi yaitu :

1) Efisiensi waktu, sehingga pelayanan kepada pasien lebih cepat; dan

2) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan;

Kekurangan dari penyimpanan secara desentralisasi yaitu :

1) Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis, yaitu data dan

informasi pelayanan pada satu pasien dapat tersimpan lebih dari

satu folder; dan

2) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.

22
 Selain cara penyimpanan berdasarkan lokasi penyimpanan dokumen

rekam medis, masih ada pengaturan penyimpanan dokumen rekam medis menurut

jenis sistem penyimpanan dokumen rekam medis difasilitas pelayanan kesehatan.

Jenis sistem penyimpanan dokumen rekam medis difasilitas pelayanan kesehatan

sangat beragam, hal ini disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan dari

penyimpanan berkas dimasing-masing fasilitas pelayanan kesehatan. Jenis

penyimpanan meliputi (Savitri Citra Budi, 2011):

1. Sistem Penyimpanan Alphabetic

Sistem penjajaran alphabetic merupakan jenis penjajaran rekam

medis berdasarkan urutan abjad. Huruf depan dari nama pasien dijadikan

huruf kunci (primary key) pencarian pada rak penyimpanan. Sistem ini

memiliki banyak kekurangan diantaranya membutuhkan waktu yang lama,

memiliki resiko tinggi terhadap timbulnya banyak kesalahan, tidak dapat

melakukan perkiraan terhadap kebutuhan penggunaan area rak tertentu dan

petugas harus teliti melihat satu persatu dari urutan huruf pada nama

pasien. Jenis penyimpanan ini cocok untuk fasilitas pelayanan kesehatan

dengan jumlah pasien yang masih sedikit.

2. Sistem Penyimpanan Kronologis

Sistem penjajaran kronologis merupakan jenis penjajaran rekam medis

berdasarkan urutan peristiwa atau kejadian pasien datang ke fasilitas

pelayanan kesehatan. Sistem penjajaran ini hanya cocok untuk fasilitas

pelayanan kesehatan dengan ruang lingkup yang kecil seperti praktik

dokter pribadi, praktik bidan, praktik dokter spesialis, dan lain – lain.

23
3. Sistem Penyimpanan Subjek (Kasus)

Sistem penjajaran subjek (kasus) merupakan jenis penjajaran rekam medis

berdasarkan kasus penyakit yang diderita masing-masing pasien. Misalnya

rak pertama untuk penyimpanan dokumen rekam medis pada penyakit

dalam, dan rak kedua menyimpan dokumen rekam medis pada kasus

penyakit jantung dan seterusnya.

4. Sistem Penyimpanan Wilayah

Sistem penjajaran wilayah merupakan penjajaran rekam medis

berdasarkan wilayah yang ada dilingkup fasilitas pelayanan kesehatan

berada. Rak penyimpanan dokumen rekam medis akan dikelompokkan

berdasarkan nama wilayah yang ada, sehingga dokumen rekam medis

pasien akan disimpan berdasarkan wilayah tempat tinggalnya.

5. Sistem Penyimpanan Numerik

Sistem penjajaran wilayah merupakan penjajaran rekam medis

berdasarkan nomor rekam medis pasien. Ada tiga cara penjajaran numeric

dokumen rekam medis, antara lain :

a. Straight Numerical Filing (SNF)

Suatu sistem penyimpanan rekam medis dengan mensejajarkan

rekam medis bedasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya

pada rak penyimpanan.

Contoh :

326701 326802

326702 326803

24
 Kelebihan Straight Numerical Filing yaitu :

1) Mudah mencari dokumen rekam medis dalam jumlah

banyak dengan berurutan.

2) Mudah melatih petugas-petugas yang harus

melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut.

3) Menghemat waktu dan tenaga.

Kekurangan Straight Numerical Filing yaitu :

1) Mudah terjadi kekeliruan penyimpanan maka dari itu

petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor

rekam medis;

2) Petugas akan saling berdesakan karena petugas

terkonsentrasi di rak penyimpanan nomor besar yaitu

rekam medis dengan nomor terbaru; dan

3) Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar

dikarenakan tidak mungkin memberikan tugas bagi

seorang staf untuk bertanggung jawab pada rak-rak

penyimpanan tertentu.

b. Midle Digit Filing (MDF)

Suatu sistem penyimpanan rekam medis dengan mensejajarkan

rekam medis bedasarkan urutan nomor rekam medis pada dua

angka kelompok tengah.

Contoh:

585096 585399

25
 585197 595400

585298 595501, dst.

Kelebihan Middle Digit Filing yaitu :

1) Memudahkan dalam pengambilan 100 rekam medis yang

nomornya berurutan;

2) Penyebaran nomor-nomor lebih merata dalam rak

penyimpanan, jika dibandingkan dengan sistem nomor

langsung tetapi masih tidak menyamai sistem angka

akhir; dan

3) Petugas penyimpanan, dapat dibagi untuk bertugas pada

section penyimpanan tertentu dengan demikian

kekeliruan penyimpanan dapat dicegah.

Sedangkan kekurangan Middle Digit Filing yaitu :

1) Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama, dan

2) Terjadi rak-rak kosong pada beberapa section, apabila

rekam medis dialihkan ke tempat penyimpanan tidak

aktif.

c. Terminal Digit Filing (TDF)

Sistem penyimpanan rekam medis dengan mensejajarkan rekam

medis bedasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka

kelompok akhir.

Contoh:

465023 985126

26
475024 995127

485025 995228, dst.

Kelebihan Terminal Digit Filing yaitu :

1) Penambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara

merata ke 100 kelompok (section) didalam rak

penyimpanan;

2) Petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesakan

disatu tempat atau section;

3) Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan

bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong;

4) Memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan

(jumlah rak); dan

5) Jarang terjadi kekeliruan membaca angka atau kekeliruan

menyimpan.

Kekurangan Terminal Digit Filing yaitu :

1) Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam

hal sistem angka akhir, mungkin lebih lama

dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor

langsung.

2) Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus

menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu.

27
2.5 Misfile

2.5.1 Pengertian Misfile

Misfile adalah kesalahan penempatan rekam medis, salah dalam

penyimpanan rekam medis, ataupun tidak ditemukannya dokumen rekam medis di

rak penyimpanan (Esraida Simanjuntak, 2017).

2.5.2 Pencegahan Misfile

Kejadian misfile dapat diminimalisir dengan memberi kode warna pada

rekam medis. Kode warna adalah penggunaan warna pada map rekam medis. Cara

yang sering digunakan yaitu menggunakan sepuluh macam warna untuk sepuluh

angka pertama dari 0 sampai 9(Edna K.Huffman, 1994). Kode warna tersebut

yaitu :

Tabel 2 Kode Warna

Angka Warna

0 Ungu

1 Kuning

2 Hijautua

3 Orange

Tabel 2 Continueted
4 Birumuda

5 Coklat

6 Kemerahan

7 Hijaumuda
Contoh :
8 Merah

2.5.3 Pengendalian Rekam 9 Birutua Medis di Bagian Filing

28
 Pengendalian yang dapat dilakukan dalam pengelolaan rekam medis di

bagian filing (Ery Rustiyanto, 2011), antara lain :

1. Tracer sebagaipengganti rekam medis yang sedangdigunakan dan

untuk perhitungan tingkat penggunaan rekammedis;

2. Buku catatan penggunaan rekam medis/ buku ekspedisiuntuk kontrol

penggunaan rekam medis;

3. KIUP atau buku register pendaftaran rawat jalan,

gawatdarurat dan rawat inap untuk mencatat rekam medis yangsiap

diretensi;

4. Penyisiran untuk mengembalikan rekam medis yang salah letakdengan

langkah-langkah sebagai berikut :

a. Mencatat kode warna pada kelompok nomor atau sectionpada rak

penyimpanan.

b. Bila dijumpai ada nomor atau warna yang tidak sesuai, maka

rekam medis tersebut diambil kemudian dikembalikan pada letak

yang sesuai.

c. Digunakannya catatan atau daftar rekam medis yang disimpan

inaktif untuk melakukan penilaian nilai guna rekam medis;

d. Digunakannya daftar pertelaahan untuk persiapan pengabdian

dan pemusnahan rekam medis;

e. Digunakannya daftar formulir rekam medis yang diabadikan

2.6 Fungsi Manajemen Mutu Pelayanan

29
 Faktor pendukung implementasi kebijakan publik yang mengacu pada

lima sumber daya pokok manajemen yaitu man, money, material, method dan

machine (R.Terry, 2017).

1. Man (Sumber Daya Manusia)

Dalam manajemen, faktor manusia adalah faktor yang paling

menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang

melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada

proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh

karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang

bekerjasama untuk mencapai tujuan. Faktor manusia dalam unit rekam

medis dapat dapat dilihat dari :

a. Pendidikan

Tenaga Kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan

diri dalam bidang kesehatan serta memiliki pengetahuan dan/ atau

keterampilan melalui pendidikan dibidang kesehatan yang untuk

jenis tertentu memerlukan kewenangan untuk melakukan upaya

kesehatan (PMK No 10, 2018) berpengaruh dalam manajemen

informasi dan kesehatan rumah sakit.

Perekam Medis adalah seseorang yang telah lulus

pendidikan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan sesuai ketentuan

peraturan perundang-undangan (PMK No 55, 2013). Berdasarkan

pendidikan Perekam Medis dikualifikasikan sebagai berikut :

30
 1) Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan sebagai

Ahli Madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatan;

2) Diploma IV Rekam Medis dan Informasi Kesehatan sebagai

Sarjana Terapan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan;

3) Sarjana Rekam Medis dan Informasi Kesehatan sebagai

Sarjana Rekam Medis dan Informasi Kesehatan; dan

4) Magister Rekam Medis dan Informasi Kesehatan sebagai

Magister Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.

Kompetensi Perekam Medis (KMK No 312, 2020), antara lain :

1) Klasifikasi dan Kodifikasi Penyakit, Masalah-Masalah Yang

Berkaitan Dengan Kesehatan dan Tindakan Medis

Perekam Medis mampu menetapkan kode penyakit

dan tindakan dengan tepat sesuai klasifikasi yang

diberlakukan di Indonesia (ICD 10) tentang penyakit dan

tindakan medis dalam pelayanan dan manajemen kesehatan.

2) Aspek Hukum dan Etika Profesi

Perekam Medis mampu melakukan tugas dalam

memberikan pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan

yang bermutu tinggi dengan memperhatikan perundangan

dan etika profesi yang berlaku.

3) Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Perekam Medis mampu mengelola rekam medis dan

informasi kesehatan untuk memenuhi kebutuhan pelayanan

31
 medis, administrasi dan kebutuhan informasi kesehatan

sebagai bahan pengambilan keputusan di bidang kesehatan.

4) Menjaga Mutu Rekam Medis

Perekam Medis mampu merencanakan,

melaksanakan, mengevaluasi dan menilai mutu rekam medis.

5) Statistik Kesehatan

Perekam Medis mampu menggunakan statistik

kesehatan untuk menghasilkan informasi dan perkiraan

(forcasting) yang bermutu sebagai dasar perencanaan dan

pengambilan keputusan di bidang pelayanan kesehatan.

6) Manajemen Unit Kerja Manajemen Informasi Kesehatan/

Rekam Medis

Perekam Medis mampu mengelola unit kerja yang

berhubungan dengan perencanaan, pengorganisasian,

penataan dan pengontrolan unit kerja manajemen informasi

kesehatan (MIK)/ rekam medis (RM) di instalasi pelayanan

kesehatan.

7) Kemitraan Profesi

Perekam Medis mampu berkolaborasi inter dan intra

profesi yang terkait dalam pelayanan kesehatan.

Formasi jabatan fungsional Perekam Medis (Kemenpan RI,

2013), antara lain :

1) Rumah Sakit Umum

32
 a) Rumah Sakit Umum Kelas A: terampil 70 (tujuh

puluh) orang dan ahli 20 (dua puluh) orang;

b) Rumah Sakit Umum Kelas B: terampil 45 (empat

puluh lima) orang dan ahli 10 (sepuluh) orang;

c) Rumah Sakit Umum Kelas C: terampil 30 (tiga puluh)

orang dan ahli 6 (enam) orang; dan

d) Rumah Sakit Umum Kelas D: terampil 15 (lima belas)

orang dan ahli 4 (empat) orang.

2) Rumah Sakit Khusus

a) Rumah Sakit Khusus Kelas A: terampil 40 (empat

puluh) orang dan ahli 15 (lima belas) orang;

b) Rumah Sakit Khusus Kelas B: terampil 25 (dua puluh

lima) orang dan ahli 10 (sepuluh) orang; dan

c) Rumah Sakit Khusus Kelas C: terampil 20 (dua

puluh) orang dan ahli 5 (lima) orang;

3) Balaisanatorium : terampil 10 (sepuluh) orang dan ahli 5

(lima) orang.

4) Puskesmas: terampil 5 (lima) orang dan ahli 2 (dua)

orang.

5) Fasilitas Pelayanan Kesehatan Lain : terampil 2 (dua) orang

dan ahli 1 (satu) orang.

b. Umur

33
 Umur mempengaruhi daya tangkap dan pola pikir seseorang.

Faktor umur memberikan respon terhadap situasi yang potensial

menimbulkan stress. Rentang umur tenaga kerja di Indonesia yaitu

20-60 tahun. Tenaga kerja yang usianya sudah lanjut

kemampuan dalam beradaptasinya menurun karena adanya

penurunan fungsi organ.

c. Masa kerja

Masa kerja dapat diartikan sebagai jumlah waktu seorang tenaga

kerja untuk bekerja pada sebuah perusahan atau instansi. Semakin

lama bekerja semakin baik pula dalam memberikan

pelayanan. Masa kerja tenaga kerja di Indonesia antara lain < 5

tahun, 5-10 tahun, dan > 10 tahun.

2. Method (Metode/ Cara)

Keabsahan atau legitimasi suatu kebijakan sangat penting. Dalam

manajemen publik dikenal dengan persetujuan atasan atau sesuai dengan

peraturan perundang- undangan yang berlaku. Metode yang digunakan

dalam pelayanan kesehatan yaitu Standar Prosedur Operasional.

Standar Prosedur Operasional adalah suatu perangkat instruksi/

langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin

tertentu standar prosedur operasional terdiri dari manfaat, kapan

dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, serta dilengkapai oleh

bagian flowchart di bagian akhir. Tujuan adanya standar prosedur

operasional adalah agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan

34
 efisien, efektif, konsisten/ seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan

mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku. Tenaga

Kesehatan di Rumah Sakit harus bekerja sesuai dengan standar prosedur

operasional (PMK No 75, 2014).

3. Material (Bahan)

Bahan yang dimaksud yaitu bahan setengah jadi (raw material) dan bahan

jadi. Bahan dan manusia tidak dapat dipisahkan, tanpa bahan tidak akan

tercapai hasil yang dikehendaki. Bahan yang dibutuhkan di bagian filing

antara lain:

a. Map Rekam Medis

Map rekam medis (folder) adalah sampul yang digunakan

untuk melindungi formulir-formulir rekam medis yang ada di

dalamnya agar tidak tercecer.

Folder rekam medis digunakan untuk menyatukan semua

lembar rekam medis pasien sehingga menjadi satu riwayat utuh,

melindungi lembar-lembar rekam medis didalamnya agar tidak

mudah rusak, robek, terlipat dan mempermudah penyimpanan,

pencarian, dan pemindahan dokumen rekam medis (Rano Indradi

Sudra, 2017).

35
 Folder rekam medis hendaknya dibuat dari bahan karton

manila atau bahan yang lebih kuat misalnya cardboard dan ukuran

standar map rekam medis yaitu F4.

Folder rekam medis minimal memuat informasi sebagai

berikut :

1) Identitas sarana pelayanan kesehatan;

2) Tulisan “CONFIDENTIAL” atau “RAHASIA” atau

keduanya;

3) Nama pasien;

4) Nomor rekam medis; dan

5) Tahun kunjungan terakhir.

Pada saat menyimpan folder di rak/ lemari, maka sebaiknya

disimpan dengan “punggung” di bagian bawah sehingga lebih kuat

menahan beban isi folder dan bisa lebih awet.

b. Formulir Rekam Medis

Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.

Formulir rekam medis adalah dokumen atau media yang digunakan

untuk mecatat atau merekam terjadinya peristiwa pelayanan

kesehatan atau transaksi terapetik. Aspek fisik formulir rekam medis

(Rano Indradi Sudra, 2017), antara lain :

1) Bahan

Formulir rekam medis harus terbuat dari bahan kertas dengan

kualitas yang baik dan tahan lama, tidak boleh menggunakan

36
 kertas buram (baik yang berwarna coklat maupun yang

putih), dan minimal berat kertas 70 gram.

2) Bentuk

Bentuk umum dari formulir rekam medis adalah persegi

panjang.

3) Ukuran

Formulir rekam medis memiliki ukuran yang sama dan

standar yaitu A4.

4) Warna

Warna dasar formulir hendaknya putih atau warna muda

lainnya untuk menjaga nilai kontras antara warna dasar

formulir dengan warna tinta.

Data minimal yang harus ada pada rekam medis rawat jalan (PMK

No 269, 2008), yaitu :

1) Identitas pasien;

2) Tanggal dan waktu;

3) Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan

riwayat penyakit;

4) Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik;

5) Diagnosis;

37
 6) Rencana penatalaksanaan;

7) Pengobatan dan/ atau tindakan;

8) Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien;

9) Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram

klinik; dan

10) Persetujuan tindakan bila diperlukan.

4. Machine (Sarana dan Prasarana)

Sarana dan prasarana adalah teknologi yang digunakan untuk

membantu dalam pengoperasian pekerjaan. Sarana dan prasarana memiliki

fungsi utama, antara lain :

a. Mempercepat proses pelaksanaan pekerjaan sehingga mampu

menghemat waktu.

b. Meningkatkan produktivitas baik barang maupun jasa.

c. Hasil kerja lebih berkualitas serta terjamin.

d. Lebih sederhana atau memudahkan dalam gerak para pengguna

atau pelaku.

e. Ketetapan susunan stabilitas pekerja lebih terjamin.

f. Menimbulkan rasa kenyamanan bagi orang-orang yang

berkepentingan.

g. Menimbulkan rasa puas pad aorang-orang yang berkepentingan

yang mempergunakannya.

Sarana dan prasarana yang ada di bagian filing (Ery Rustiyanto, 2011),

antara lain :

38
a. Rak sortir

Rak sortir adalah suatu rak yang berguna untuk memisahkan rekam

medis yang diterima dari unit lain kemudian diproses, dikirimkan

atau disimpan ke dalam folder masing- masing.

b. Rak penyimpanan rekam medis

1) Lemari Open Shelve (Lemari dengan rak terbuka)

Lemari ini biasanya memiliki 4-5 rak (susun) tanpa

pintu, bisa satu muka maupun dua muka (bolak-balik). Bahan

rangkanya bisa dari besi atau kayu.

Keuntungan lemari dengan rak terbuka yaitu mudah

dan cepat dalam menyimpan dan mengambil kembali rekam

medis, jumlah rak bisa cukup banyak setinggi jangkauan

tangan ke atas jadi kapasitas simpan lemari menjadi lebih

banyak, mudah dalam mengecek ketepatan dan kerapian,

lebih hemat ruangan filing, dan lebih murah biaya

pengadaannya. Sedangkan kelemahan dari lemari dengan rak

yaitu mudah kotor berdebu karena terbuka, mudah rusak dan

sobek, dan keamanan kurang terjaga.

2) Lemari dengan laci dorong

Satu lemari bisa memiliki 3-4 laci dorong tetapi pada

umumnya tidak bisa terlalu tinggi atau melebihi tinggi leher

petugas karena akan menimbulkan kesulitan saat akan

39
 melihay, menyimpan atau mencari ke dalam laci yang paling

atas.

Keuntungan lemari dengan laci dorong yaitu rekam

medis yang disimpan tidak mudah kotor, kemanan lebih

terjamin, dan lebih rapi. Sedangkan kelemahan dari lemari

dengan laci dorong yaitu proses penyimpanan dan

pencarianbisa lebih lama, membutuhkan ruang filing yang

lebih luas, dan membutuhkan biaya pengadaan yang lebih

mahal.

3) Roll O’Pack

Bentuk lemari ini merupakan modifikasi dan

pengembangan dari lemari dengan rak terbuka, yang

membedakan yaitu roll o’pack mudah digeser-geser karena

memiliki roda atau rel. Dengan demikian penataan ruang

filing lebih hemat tempat. Pada saat digunakan untuk mencari

rekam medis maka lemari digeser membentuk gang baru.

Untuk memudahkan penggeseran, biasanya disediaka

semacam tuas untuk menarik/ mendorong lemari sehingga

lemari akan bergeser.

4) Lemari Putar (Rotary System)

Dengan inovasi sistem lemari yang dapat diputar

maka daya tampung masing-masing lemari menjadi lebih

banyak lagi dan tetap terjaga kerapihannya.

40
c. Petunjuk Keluar (Tracer)

Tracer adalah alat yang digunakan sebagai petunjuk keluar

jika rekam medis diambil atau dipinjam untuk keperluan tertentu.

Penggunaan tracer sebaiknya mempunyai warna yang berbeda

dengan folder rekam medis agar lebih mudah diketahui

keberadaannya.

d. Buku Ekspedisi

Buku ekspedisi merupakan buku bukti adanya

transaksi/serah terima dokumen rekam medis untuk keperluan

pelayanan kesehatan pasien. Buku ekspedisi memiliki 2 fungsi

utama, antara lain :

1) Sebagai bukti serah terima dokumen rekam medis , meliputi

serah terima dari filing ke poli, dari filing ke petugas visum

maupun dari assembling ke Instalasi Rekam Medis.

2) Mengurangi resiko kehilangan dokumen rekam medis

karena keberadaan dokumen rekam medis dengan

keberadaan dokumen rekam medis yang keluar, maka yang

harus tercantum di dalamnya yaitu :

a) Tanggal peminjaman

b) Nomor rekam medis

c) Nama pasien

d) Identitas peminjam

41
 e) Keperluan

5. Money (Uang)

Uang merupakan salah satu unsur terpenting dalam pelaksanaan

program yang dipergunakan untuk membiayai pelaksanaan program atau

rencana yang telah ditetapkan. Dalam pelaksanaan pelayanan di rumah

sakit, salah satunya pelayanan rekam medis membutuhkan dana untuk

meningkatkan pelayanan. Dana diperoleh dari pemerintah kabupaten/ kota

setempat.

2.7 Kerangka Konsep

Kerangka konsep adalah suatu uraian dan visualisasi tentang hubungan

atau kaitan antara konsep- konsep atau variabel- variabel yang akan diamati atau

diukur melalui penelitian yang akan dilakukan (Notoatmodjo, 2018).

Ruang filing (penyimpanan)

Berkas rekam medis

MANAJEMEN MUTU PELAYANAN

Man - Methode
Money - Mechine
Material

Man (petugas Money (uang) Material Methode Mechine

filing) Dana (bahan) SPO (standar ( sarana dan
Pendidikan pelaksaan Map Rekam prosedur prasarana)
Pengetahuan program kerja Medis operasional) Rak sortir
Umur dan Formulir Sistem Rak
Masa kerja pengembangan rekam medis penomoran penyimpanan
fasilitas filing Sistem berkas rekam
penyimpanan medis
Petunjuk
Keluar (Tracer)
Buku Ekspedisi
42
MISSFILE

43
 BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan yaitu penelitian deskriptif kualitatif

dengan fokus penelitian adalah mendeskripsikan atau menggambarkan

mengenai faktor-faktor penyebab terjadinya misfile di bagian filing Dokumen

Rekam Medis Rumah Sakit Universitas Udayana.

3.2 Tempat Dan Waktu Penelitian

3.2.1 Waktu Penelitian

Pelaksanaan penelitian dilaksanakan pada bulan Januari – Maret 2022.

3.2.2 Tempat Penelitian

Penelitian akan dilaksanakan di bagian filing dokumen

rekam medis Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Universitas

Udayana, Badung, Bali.

44
3.3 Kerangka Kerja

POPULASI
5 orang petugas filing
dokumen rekam medis

SAMPLING
Nonprobability Sampling yaitu dengan total sampling

SAMPEL
Jumlah sampel 5 orang petugas filing berkas rekam medis

TEKNIK PENGUMPULAN DATA

Wawancara, Observasi, Studi Dokumentasi penyebab missfile
dokumen rekam medis Di Rumah Sakit Universitas Udayana

ANALISIS DATA
Reduksi Data
Penyajian Data
Penarikan Kesimpulan

3.4 Populasi Dan Sampel Penelitian

3.4.1 Populasi Penelitian

Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas obyek atau

subyek yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang

ditepatkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik

kesimpulannya(Sugiyono, 2016). Populasi dalam penelitian ini

45
 adalah 5 orang petugas rekam medis yaitu diantaranya, 4 petugas

filling, , 1 koordinator filing di Rumah Sakit Universitas Udayana.

3.4.2 Sampel Penelitian

Sampel merupakan bagian dari jumlah dan karakteristik yang

dimiliki oleh populasi tersebut. Apabila populasi besar, dan

peneliti tidak mungkin mempelajari semua yang ada pada

populasi, misalnya yaitu karena keterbatasan dana, waktu dan

tenaga maka, peneliti dapat menggunakan sampel yang diambil

dari populasi tersebut (Sugiyono, 2016). Sampel dalam penelitian

ini adalah keseluruhan populasi yaitu 5 orang petugas rekam

medis yaitu diantaranya, 4 petugas filling, , 1 koordinator filing di

Rumah Sakit Universitas Udayana dari segi faktor Man, Methods,

Mechine.

3.5 Teknik Sampling

Teknik sampling merupakan teknik pengambilan sampel yang

digunakan untuk menentukan sampel dalam penelitian. Total sampling

adalah teknik penentuan sampel bila semua anggota populasi digunakan

sebagai sampel. Sampel ini digunakan jika jumlah populasi relatif kecil

yaitu tidak lebih dari 30 orang, total sampling disebut juga sensus, di mana

semua anggota populasi dijadikan sebagai sampel. Teknik pengambilan

sampel dalam penelitian ini adalah teknik Nonprobability Sampling yaitu

dengan total sampling (Sugiyono, 2016).

46
3.6 Variabel Penelitian

Variabel adalah suatu hal yang ditetapkan oleh peneliti untuk

dipelajari sehingga dapat diperoleh informasi tentang hal tersebut dan

dapat ditarik kesimpulannya (Sugiyono, 2016). Dalam penelitian ini

menggunakan variabel independent atau biasa disebut dengan variabel

bebas. Variabel bebas merupakan variabel yang mempengaruhi atau yang

menjadi sebab perubahannya atau timbulnya variabel dependent (terikat)

(Sugiyono, 2016). Variabel penelitian ini adalah faktor penyebab

terjadinya misfile dokumen rekam medis pada faktor Man, Methods,

Mechine.

3.7 Jenis Dan Teknik Pengumpulan Data

3.7.1 Jenis Data

Jenis data yang digunakan pada penelitian ini adalah data primer

yaitu data atau fakta yang didapatkan secara langsung oleh

peneliti sehingga data yang digunakan berupa hasil wawancara

faktor penyebab terjadinya misfile dokumen rekam medis di

Rumah Sakit Universitas Udayana.

3.7.2 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini

adalah teknik wawancara. Pengumpulan data dengan cara

wawancara, observasi, studi dokumentasi secara langsung

terhadap objek yang akan diteliti yakni dengan memberikan

pertanyaan terkait dengan faktor penyebab terjadinya missfile

47
 dokumen rekam medis untuk diamati melalui manajemen mutu

pelayanan apakah menjadi penyebab terjadinya missfile dokumen

rekam medis.

3.8 Definisi Operasional

Definisi Operasional

Variabel Definisi Operasional Skala Data

Rekam Berkas yang berisikan catatan dan dokumen Kualitatif
Medis identitas pasien, hasil pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan kesehatan
lainnya yang telah diberikan oleh pasien
Sistem Penyimpanan rekam medis bertujuan untuk Kualitatif
Penyimpanan
mempermudah dan mempercepat ditemukan
kembali rekam medis yang disimpan dalam
rak penyimpananserta melindungi rekam
medis dari bahaya pencurian dan kerusakan
fisik.
Misfile adalah kesalahan penempatan rekam medis, Kualitatif
salah dalam penyimpanan rekam medis,
ataupun tidak ditemukannya dokumen rekam
medis di rak penyimpanan.
Filing Tempat penyimpanan dokumen rekam medis Kualitatif
yang sudah lengkap dan berfungsi sebagai
penjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen
rekam medis

3.9 Instrumen Penelitian

Instrumen penelitian ialah alat bantu yang dipergunakan oleh peneliti

dalam mengukur fenomena alam serta sosial yang sesuai dengan variable

48
penelitian (Sugiyono, 2016). Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini

adalah wawancara berisi daftar pertanyaan tentang pelaksanaan penyimpanan

dan pengambilan kembali rekam medis, faktor penyebab terjadinya misfile

berdasarkan faktor man, money, material, method dan machine dokumen rekam

medis Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Universitas Udayana. Daftar

pertanyaan tersebut akan diajukan penulis kepada 1 koordinator filing dan 4

orang petugas filing dokumen rekam medis Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit

Universitas Udayana.

3.10 Analisis Data

3.10.1 Reduksi Data

Tahap pertama dalam menganalisis data kualitatif

menurut (Miles,M.B, Huberman, 2014) adalah reduksi data

atau data reduction. Tahap reduksi data adalah tahap

mereduksi atau menyederhanakan data agar bisa sesuai dengan

kebutuhan dan tentunya mudah untuk didapatkan informasi.

Data yang didapatkan dari hasil wawancara di lapangan

mengenai faktor-faktor penyebab terjadinya misfile Instalasi

Rekam Medis Rumah Sakit Universitas Udayana tentu memiliki

bentuk yang kompleks. Semua data yang sudah didapatkan

kemudian dikelompokan dari data yang sangat penting, kurang

penting, dan tidak penting. Data ini kemudian menjadi lebih

sederhana, sesuai dengan kebutuhan dan dianggap mampu

mewakili semua data yang sudah didapatkan. Sehingga lebih

49
 mudah untuk diproses ke tahap selanjutnya agar menjadi

informasi yang bulat, jelas, dan menjawab suatu permasalahan.

3.10.2 Penyajian Data

Analisis data kualitatif menurut (Miles,M.B, Huberman,

2014), setelah menyelesaikan tahap reduksi maka masuk ke

tahap penyajian data atau data display. Sesuai dengan faktor

penyebab terjadinya misfile dokumen rekam medis pada faktor

Man, Money, Material, Methods, Mechine. Pada tahap ini

peneliti bisa menyajikan data yang sudah direduksi atau

disederhanakan di tahap sebelumnya dalam bentul tabel hasil

wawancara.

3.10.3 Penarikan Kesimpulan

Tahap selanjutnya dalam analisis data kualitatif menurut

Miles dan Huberman adalah penarikan kesimpulan

atau conclusion drawing. Sehingga data yang sudah disusun

dan dikelompokan kemudian disajikan dengan suatu teknik

atau pola bisa ditarik kesimpulan. Kesimpulan ini menjadi

informasi yang bisa disajikan dalam laporan penelitian dan

ditempatkan di bagian penutup. Yakni pada bagian kesimpulan,

sehingga para pembaca laporan penelitian juga bisa

menemukan kesimpulan tersebut.

Data yang telah lengkap disajikan dalam bentuk tabel hasil

wawancara yang nantinya akan dijelaskan secara deskriptif, yaitu

50
suatu bentuk penjelasan dan ringkasan yang dituangkan dalam

kalimat tentang faktor-faktor penyebab terjadinya misfile

dokumen rekam Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Universitas

Udayana.

51