Struktur Organisai Fron Office Hotel Besar, Menengah, Dan Kecil

Johan Maranata Simatupang, 23757059

S1 Pengelolaan Perhotelan
Politeknik Negeri Lampung

A. Pengertian Front Office Dan Struktur Front Office

-Pengertian Front Office

Front Office adalah bagian atau departemen di sebuah hotel yang berada
di bagian paling depan dan
bertanggung jawab terhadap segala proses pemesanan kamar baik saat
proses check in maupun check out.
Pada buku Pengantar Operasional Kantor Depan Hotel, Front Office
merupakan salah satu departemen atau
bagian yang langsung memberikan pelayanan kepada tamu, dimulai dari
calon tamu mengadakan pemesanan
kamar/pre-arrival sampai tamu tinggal dan berangkat (check-out) dari
hotel.
Selain itu front office merupakan departemen yang bisa dikatakan
menjadi first impression tamu dari sebuah
hotel, sebab itu mereka bertugas harus bisa memperlakukan tamu dengan
baik dan harus mengetahui segala
informasi yang ada di hotel.

-Struktur Organisasi Department Front Office

Pada department front office ini terdapat struktur organisasi yang di

dalamnya terdapat tugas dan tanggung
jawab yang lebih kompleks.

Jika dilihat dari struktur, kedudukan paling tinggi Front Office Manager,
kemudian terpadat posisi Executive
Lounge Assistant, Guest Relation Supervisor , Front Desk Supervisor,
Reservation Agent, Business Service, Bell
Captain, Airport Representative, Guest Relation Officer(GRO),
Telephone Operator, Front Desk Agent (FDA),
Reservation Agent, Doorman/door girl, Bellman.
1. Front Office Manager

Dalam Front Office Manager bertanggung jawab memberikan kesan yang

positif dan menciptakan kepuasan
tamu di area kerja.

2. Assistant Front Office Manager

Dalam Assistant front office manager bertanggung jawab untuk

membantu kelancaran keseluruhan tugas di
bagian front office serta mengganti kan front office manager saat
berhalangan dan mengkoordinir tugas-tugas
sesuai pekerjaannya.

3. Duty Manager

Duty manager ini bertanggung jawab untuk mendukung pekerjaan

operasional secara menyeluruh di
department front office serta mengontrol operasional lintas department
pada shift tertentu.

4. Executive Lounge Manager

Executive lounge manager ini bertanggung jawab atas segala aspek

operasional di lantai eksekutif serta
menjamin kepuasan tamu dan staf menurut standar pelayanan yang sesuai
dengan ketentuan di lantai
eksekutif.

5. Front Desk Supervisor

Front Desk Supervisor ini bertanggung jawab untuk memberikan layanan

penerimaan dan keberangkatan tamu
hotel dengan cara memberikan arahan kepada staff front desk dan juga
mengontrol kode akses komputer di bagian front desk.

6. Chief Concierge

Chief Concierge ini bertanggung jawab dan memastikan bahwa semua

tamu hotel memiliki pengalaman yang
berkesan di area pintu depan hotel, lobby maupun bell desk.
7. Business Center Supervisor

Business Centre Supervisor ini bertanggung jawab untuk mengarahkan

semua aspek fungsi hotel dari pusat
bisnis agar mendapatkan kepuasan tertinggi dari tamu yang menginap.

8. Bell Captain

Bell Captain ini bertanggung jawab untuk mengurus barang bawaan tamu
saat datang Selama menginap
maupun ketika tamu pergi untuk check out meninggalkan hotel.

9. Bellboy

Bellboy ini bertanggung jawab untuk membantu para tamu untuk

menangani barang bawaan mereka.

10. Door Man

Pada door man memiliki tugas untuk menyambut kedatangan tamu

termasuk untuk membukakan pintu pada
kendaraan maupun pintu lobby hotel.

11. Receptionist / Front Desk Agent

Receptionist / FDA ini bertanggung jawab untuk menangani registrasi

tamu serta memberikan pelayanan
check-in dan check-out maupun mengurus pembayarannya.

12. Guest Relations Officer

Guest Relations Officer ini bertanggung jawab untuk mengantarkan tamu

dan memberikan segala bentuk
pelayanan serta bantuan selama tamu menginap di hotel.

13. Telepon Operator

Telepon Operator bertanggung jawab untuk mengelola layanan

komunikasi baik telepon, faksimili, maupun
email dengan berpedoman terhadap kebijakan teknis yang telah
ditetapkan.
14. Airport Representative

Airport Representative ini bertanggung jawab untuk menjemput tamu dari

bandara dan juga mengantarkan
kembali tamu ke bandara sesuai dengan standar hotel.

B. Struktur Organisasi Hotel Besar (Hotel Bintang 4 dan 5)

Pembagian jenis struktur organisasi hotel yang pertama yaitu struktur

organisasi untuk hotel besar.

Struktur ini merupakan struktur organisasi yang terlengkap yang ada

dalam sebuah hotel. Mengapa demikian?

Hal ini karena hotel dengan kapasitas yang besar atau hotel berbintang 5
mempunyai fasilitas yang lebih banyak dan lengkap.

Tidak hanya itu, pelayanan yang ditawarkan juga lebih lengkap, sehingga
membutuhkan tenaga kerja yang lebih- banyak pula.

Oleh karena itu, struktur organisasi ini adalah yang terlengkap. Nah,
berikut ini struktur organisasi untuk hotel bintang 4 dan 5 beserta
tugasnya yang perlu Anda ketahui.

1. General Manager

Dalam struktur organisasi yang ada di hotel, general manager merupakan

pimpinan tertinggi yang ada di sebuah hotel.

Tugasnya yaitu bertanggung jawab terhadap semua penyelenggaraan

kegiatan hotel serta melakukan pengawasan terhadap performa kerja
bawahannya.

2. Assistant General Manager

Assistant General Manager yaitu jabatan yang ada di bawah langsung dari
jabatan general manager. Tugasnya adalah untuk membantu seluruh tugas
dari general manager.

3. Front Office
Front Office yaitu salah satu divisi pekerjaan yang ada di hotel berbintang
5 yang bertugas dalam melayani tamu, seperti ketika tamu memesan
kamar sampai dengan ketika tamu meninggalkan hotel.

4. Housekeeping

Housekeeping merupakan jabatan yang ada dalam struktur organisasi

selanjutnya. Divisi ini bertugas dalam menjaga kebersihan dan kerapian
hotel.

5. Food Production

Food Production merupakan divisi hotel yang bertugas dalam membuat

makanan dan hidangan lainnya yang harus diberikan kepada tamu hotel di
restoran.

6. F&B Service

F&B Service merupakan bagian hotel yang bertanggung jawab dalam

menyajikan makanan.

Namun, divisi ini hanya perlu menyiapkan makanan yang sudah

disediakan oleh Food Production.

Jadi, bagian ini hanya perlu menghidangkan makanan kepada tamu.

7. Engineering
Engineering merupakan salah satu divisi di hotel besar yang bertugas
dalam pemeliharaan serta perbaikan semua fasilitas yang ada.

Sebagai contoh, divisi ini bertugas dalam memelihara dan memperbaiki

fasilitas yang ada di gedung, peralatan elektronik hotel, dan lain
sebagainya.

8.Human Resources/Personnel

Human Resources merupakan divisi dalam sebuah hotel besar yang

bertugas terhadap SDM yang hotel miliki dan mengatur sistem
ketenagakerjaan.

9. Accounting
Accounting merupakan jabatan dalam sebuah hotel yang bertanggung
jawab terhadap keuangan hotel.

Sebuah hotel besar biasanya sudah menggunakan software akuntansi

terbaik seperti Mekari Jurnal untuk mengelola keuangannya.

Aplikasi akuntansi Mekari Jurnal menawarkan begitu banyak fitur terbaik

yang bisa membantu segala kebutuhan akuntansi bisnis hingga
pembuatan laporan keuangan jadi lebih mudah.

9. Sales & Marketing

Dalam sebuah hotel, terdapat juga divisi Sales & Marketing yang
bertugas dan bertanggung jawab dalam hal penjualan dan pemasaran
produk hotel.

10. Purchasing

Purchasing merupakan salah satu divisi dalam sebuah hotel yang bertugas
dalam hal pembelian barang-barang yang diperlukan oleh setiap divisi
hotel.

11. Security

Jabatan yang terakhir yaitu security yang bertugas dalam menjaga

keamanan seluruh area hotel.

C.Struktur Organisasi Hotel Menengah (Hotel Bintang 3)

Selain struktur organisasi untuk hotel besar, Anda juga harus tahu apa
saja jabatan yang adalah dalam struktur organisasi untuk hotel menengah.

Struktur organisasi untuk hotel menengah ada di tengah-tengah antara

struktur organisasi untuk hotel besar dan untuk hotel kecil.

Sebagai perbandingan, hotel menengah sama halnya dengan struktur

organisasi untuk hotel bintang 3. Nah, berikut ini jabatan serta alur
kepemimpinan yang ada di hotel menengah atau hotel bintang 3.

1. General Manager

Jabatan yang pertama yaitu general manager. Hal ini sama dengan
struktur organisasi yang ada di hotel besar atau bintang 5.
Tugasnya pun sama yakni bertanggung jawab terhadap semua
penyelenggaraan kegiatan hotel serta melakukan pengawasan terhadap
performa kerja bawahannya

2. Assistant General Manager

Assistant General Manager merupakan jabatan yang berada langsung di

bawah GA.

Jadi, tugasnya adalah membantu semua tugas dari seorang GE serta

menggantikan kehadiran GA jika berhalangan hadir untuk pekerjaan
tertentu.

3. Room Division

Room division yaitu divisi hotel yang bertanggung jawab dalam

menyiapkan kamar tamu serta melayani tahu, seperti pemesanan kamar
dan lain sebagainya.

4. F&B Department

Jabatan selanjutnya yang ada di hotel menengah yaitu F&B Department.

Bagian ini bertugas dalam hal pengolahan dan penyajian makanan kepada
para tamu hotel.

5. Personnel Manager / Human Resources

Human Resources merupakan divisi dalam sebuah hotel besar yang

bertugas terhadap manajemen SDM yang hotel miliki dan mengatur
sistem ketenagakerjaan.

Peran teknologi juga biasanya sudah digunakan di hotel bintang 3 dalam

membantu divisi ini dalam mengelola SDM nya, seperti absensi
karyawan yang sudah dilakukan secara online dengan aplikasi absensi
online.

6. Accounting

Seperti namanya, divisi Accounting bertugas dalam mengatur hal

akuntansi atau hal yang berkaitan dengan keuangan hotel.
7. Sales & marketing

Ada juga divisi Sales & Marketing yang bertugas dan bertanggung jawab
dalam hal penjualan dan pemasaran produk hotel.

8. Engineering

Divisi ini bertanggung jawab dalam memelihara dan memperbaiki

fasilitas yang ada di hotel.

D.Struktur Organisasi Hotel Kecil (Hotel Bintang 1 dan 2)

Struktur organisasi untuk hotel kecil adalah struktur organisasi dalam

sebuah hotel yang paling sederhana.

Hal ini karena fasilitas serta tamu yang dimiliki oleh hotel kecil atau hotel
bintang 1 dan bintang 2 ini tidak terlalu banyak dan lengkap.

Nah, berikut ini struktur organisasi untuk hotel bintang 1 dan bintang 2
yang perlu Anda ketahui dalam sebuah hotel kecil.

1. General Manager

Sama seperti hotel besar dan menengah, jabatan teratas yang ada di hotel
kecil yaitu General Manager.

Tugasnya adalah bertanggung jawab terhadap semua kegiatan yang ada di

hotel dan pekerja yang ada di bawahnya.

2. Front Office

Front Office yaitu salah satu divisi pekerjaan yang ada di hotel kecil yang
bertugas dalam melayani tamu, seperti ketika tamu memesan kamar
sampai dengan ketika tamu meninggalkan hotel.

Teknologi seperti aplikasi invoice online dapat membantu divisi ini

dalam bekerja lebih cepat dalam menghasilkan invoice bagi tamu hotel,
sehingga pelayanan akan lebih maksimal.

3. Housekeeping

Housekeeping yaitu pekerja yang bertugas dalam menjaga kebersihan dan

kerapian hotel.
4. F&B Department

F&B Department memiliki tugas yang sama dengan hotel besar atu
menengah, yaitu bertanggung jawab terhadap pengolahan makanan dan
penyajian makanan kepada tamu hotel.

Nah, itulah ulasan lengkap tentang struktur organisasi hotel yang perlu
Anda ketahui. Jika ingin belajar lebih lanjut tentang manajemen struktur
organisasi, Anda dapat mengakses kursus HR di Mekari University.

Daftar Pustaka

1. Pengertian Dan Struktur Front Office

2. Struktur Hotel Besar, Menengah, Dan Kecil
Sumber:
1. https://idmetafora.com/news/read/1727/Front-Office-Pengertian-
Struktur-Fungsi-dan-Tugas-dan-Tujuanya.html
2. https://mekari.com/blog/struktur-organisasi-hotel-besar-
menengah-kecil-dan-tugasnya/