BUKU SAKU

ARSIPARIS AHLI PERTAMA/PERTAMA

DIREKTORAT SDM KEARSIPAN DAN SERTIFIKASI

DEPUTI BIDANG PEMBINAAN KEARSIPAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

2019
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah segala puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan
rahmat dan hidayah-Nya dalam setiap langkah serta kemudahan dalam
menyelesaikan Buku Saku Arsiparis Ahli Pertama/Pertama. Buku Saku Arsiparis ini
disusun berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4
Tahun 2017 tentang Pelaksanaan Tugas Jabatan Fungsional Arsiparis dan Peraturan
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2017 tentang Perubahan
Atas Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2016
tentang Standar Kualitas Hasil Kerja Pejabat Fungsional Arsiparis. Pedoman ini
dimaksudkan untuk menstandarkan kualitas hasil kerja Arsiparis.

Arsiparis sebagai jabatan fungsional yang mempunyai fungsi dan tugas, tanggung
jawab, dan kewenangan untuk melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip dinamis,
pengelolaan arsip statis, pembinaan kearsipan, dan pengolahan arsip dan penyajian
arsip menjadi informasi. Dalam melaksanakan kegiatan kearsipan, Arsiparis juga
memiliki tugas pokok dan tugas tambahan. Agar pelaksanaan kegiatan kearsipan
dapat terlaksana dengan optimal, diperlukan Buku Saku Arsiparis. Buku Saku ini
memuat peraturan-peraturan terkait Jabatan Fungsional Arsiparis, Uraian Tugas
Arsiparis, dan Standar Kualitas Hasil Kerja Pejabat Fungsional Arsiparis.

Dengan adanya buku saku ini diharapkan Arsiparis khususnya Arsiparis Ahli
Pertama/Pertama dapat melaksanakan kegiatan kearsipan di lingkungan pencipta
arsip sesuai tugas jenjang jabatannya berdasarkan Standar Kualitas Hasil Kerja
Pejabat Fungsional Arsiparis sehingga mencapai hasil yang optimal secara mandiri,
apabila mendapati kesulitan dalam pemahamannya dapat menghubungi Direktorat
SDM Kearsipan dan Sertifikasi dengan nomor HP. 0877-86392300 (Helpdesk) atau
email ke bina.arsiparis2@gmail.com.
Jakarta, September 2019

Direktur SDM Kearsipan dan Sertifikasi

2
 PERATURAN TERKAIT
JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara
3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
4. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai
Negeri Sipil
5. Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi Kerja
Pegawai Negeri Sipil
6. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis
7. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Nomor 13 Tahun 2016 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014
tentang Jabatan Fungsional Arsiparis
8. Peraturan Kepala Badan Kepegwaian Negara Nomor 24 Tahun 2016 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Pembinaan Jabatan Fungsional Arsiparis
9. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2016
tentang Pedoman Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis
10. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2017
tentang Pelaksanaan Tugas JFA
11. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2017
tentang Pedoman Penilaian Prestasi Kerja JFA
12. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2017 tentang
Perubahan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun
2016 tentang Standar Kualitas Hasil Kerja

3
 DAFTAR ISTILAH

1. Jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang,

dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dalam rangka suatu satuan organisasi.
2. Jabatan Fungsional adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab,
wewenang dan hak seorang PNS dalam suatu satuan organisasi yang dalam
pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian dan/atau keterampilan tertentu
serta bersifat mandiri. Jabatan Fungsional adalah sekelompok jabatan yang berisi
fungsi dan tugas berkaitan dengan pelayanan fungsional yang berdasarkan pada
keahlian dan keterampilan tertentu.
3. Pejabat fungsional pada hakekatnya adalah seorang yang mempunyai tanggung
jawab hasil pelaksanaan tugas dan kewenangan pelaksanaan tugas secara
mandiri dan kenaikan pangkatnya dengan menggunakan angka kredit.
4. Jabatan Fungsional Arsiparis adalah jabatan fungsional tertentu yang mempunyai
ruang lingkup fungsi, dan tugas, tanggungjawab, dan wewenang untuk
melaksanakan kegiatan kearsipan pada Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah,
Pemerintahan Desa, dan Perguruan Tinggi Negeri.
5. Arsiparis Kategori Keahlian adalah Arsiparis dengan kualifikasi profesional yang
pelaksanaan fungsi dan tugasnya serta kewenangannya mensyaratkan
penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang kearsipan.

4
 KEDUDUKAN HUKUM DAN KEWENANGAN
ARSIPARIS

Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki

kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya. Fungsi dan
tugas arsiparis sebagaimana dimaksud meliputi:
a. Menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan
organisasi kemasyarakatan;
b. Menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang
sah;
c. Menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. Menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-
arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan
dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
e. Menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
f. Menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,
budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa;
g. Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Fungsi dan tugas arsiparis sebagaimana dimaksud dilaksanakan sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan. Dalam melaksanakan fungsi dan tugas
arsiparis mempunyai kewenangan:
a. menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna
arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi
dan/atau fisik arsip;

5
b. menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna
arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan;
c. melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh
pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan
kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.

6
 ARSIPARIS AHLI PERTAMA/PERTAMA

Sesuai ketentuan yang berlaku bahwa untuk menduduki Jabatan Kategori Keahlian
dalam jenjang Arsiparis Ahli Pertama/Pertama dapat ditempuh melalui beberapa
cara sebagai berikut:
1. Melalui formasi CPNS dengan kualifikasi pendidikan Minimal Sarjana (S1)
dan/atau Diploma IV (DIV) dengan pangkat/golongan ruang Penata Muda III/a;
2. Melalui Alih Jabatan dari Kategori Keterampilan ke Kategori Keahlian dalam
jenjang jabatan Arsiparis Ahli Pertama/Pertama pangkat Penata Muda, golongan
Ruang III/a;
3. Pengangkatan PNS melalui Penyesuaian (inpassing)

Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen PNS

menyatakan bahwa Kualifikasi Jabatan PNS Ahli Pertama (Jabatan Arsiparis Ahli
Pertama/Pertama) adalah kualifikasi Profesional Tingkat Pertama. Bagi Jabatan
Arsiparis Ahli Pertama/Pertama dimaknai sebagai berikut:
1. Telah menguasai semua pekerjaan jabatan Arsiparis Kategori Keterampilan;
2. Menguasai pekerjaan dan kompetensi jabatan Arsiparis Ahli Pertama/Pertama;
3. Mengetahui kompetensi jabatan diatasnya.

Menurut Pasal 69 ayat (7) Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang
Manajemen PNS menyatakan bahwa Jabatan Fungsional Ahli Pertama adalah jabatan
Profesional Tingkat Dasar. Jabatan Arsiparis Ahli Pertama/Pertama merupakan
Jabatan Profesional Tingkat Dasar yang memerlukan kompetensi atau keahlian dalam
melaksanakan tugas dan fungsinya. Arsiparis Ahli Pertama/Pertama sebagai
Profesional Tingkat Dasar paling tidak memiliki kompetensi dan kemampuan:
1. Menguasai semua pekerjaan kearsipan yang menjadi tugas jabatan Arsiparis
Kategori Keterampilan; dan
2. Memahami secara keilmuan tentang penciptaan arsip, sistem kearsipan dinamis
dan sistem kearsipan statis.

7
 URAIAN TUGAS ARSIPARIS AHLI
PERTAMA/PERTAMA

A. Melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip dinamis

a. Menyeleksi arsip inaktif yang akan dimusnahkan
b. Membuat daftar arsip inaktif usul musnah
c. Melaksanakan pemusnahan arsip inaktif
d. Menyeleksi arsip inaktif yang akan diserahkan
e. Membuat daftar arsip inaktif usul serah
f. Melaksanakan penyerahan arsip
B. Melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip statis
a. Melakukan penelusuran sumber arsip statis pada kegiatan penyusunan guide
arsip
b. Melakukan rewashing arsip microfilm/microfische
c. Melakukan laminasi arsip peta dan kearsitekturan
d. Melakukan penelusuran arsip sesuai tema dalam rangka pameran arsip
tekstual dan virtual
e. Melakukan pemindaian dan pengolahan hasil pindaian dalam rangka
pameran arsip tekstual dan virtual
f. Menyusun catalog pameran
g. Memberikan layanan jasa penelusuran arsip statis
C. Melaksanakan kegiatan pembinaan kearsipan
a. Melakukan penilaian kinerja Arsiparis Terampil/Pelaksana, Arsiparis
Mahir/Pelaksana Lanjutan, Arsiparis Penyelia, dan Arsiparis Ahli
Pertama/Pertama
b. Melakukan penelusuran referensi dan pencarian data dalam rangka
menyusun SOP
D. Melaksanakan kegiatan pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi
a. Melakukan identifikasi dan pengolahan data arsip inaktif
b. Melakukan identifikasi dan pengolahan data arsip vital
c. Melakukan identifikasi dan pengolahan data arsip statis

8
E. Melaksanakan tugas tambahan
a. Peran serta dalam kegiatan ilmiah bidang kearsipan
b. Menemukan dan melakukan pengembangan teknologi tepat guna di bidang
kearsipan
c. Menjadi anggota dalam tim penilai kinerja Jabatan Fungsional Arsiparis
d. Menjadi anggota dalam organisasi profesi Arsiparis baik nasional maupun
internasional
e. Memperoleh gelar kesarjanaan lainnya yang sederajat
f. Mengajar/melatih di bidang kearsipan
g. Menulis karya ilmiah di bidang kearsipan
h. Melakukan penyusunan dan penyiapan bahan materi penyuluhan, Bimbingan
Teknis, modul Pendidikan dan Pelatihan, dan sosialisasi
i. Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan tugas pokok jabatannya

9
 STANDAR KUALITAS HASIL KERJA
ARSIPARIS AHLI PERTAMA/PERTAMA

Standar Kualitas Hasil Kerja (SKHK) adalah suatu patokan minimal kualitas hasil
(output) yang harus dicapai dalam satu pekerjaan yakni bentuk (format) satuan hasil
kerja yang harus dipenuhi dari setiap hasil kerja.

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien,
efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta
penyusutan arsip. Pengelolaan arsip dinamis wajib dilakukan oleh pencipta arsip
yang meliputi:
a. Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan
BUMD;
b. Perusahaan dan perguruan tinggi swasta yang kegiatannya dibiayai dengan
APBN, APBD, dan/atau bantuan luar negeri;
c. Pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dengan lembaga
negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN atau BUMD
sebagai pemberi kerja.
Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan:
a. Penciptaan arsip;
b. Penggunaan arsip;
c. Pemeliharaan arsip;
d. Penyusutan arsip.

10
1. Menyeleksi arsip inaktif yang akan dimusnahkan
KOMPONEN URAIAN

1) Laporan Penyeleksian Arsip Inaktif yang akan

HASIL KERJA Dimusnahkan;
2) Daftar Arsip Inaktif Usul Musnah
Kegiatan mengidentifikasi, menyeleksi, dan verifikasi berkas
arsip yang akan diusulkan musnah oleh pencipta arsip, baik
secara langsung (tanpa JRA/JRD) maupun langsung
BATASAN (menggunakan JRA/JRD) sehingga menghasilkan suatu daftar
arsip usul musnah untuk selanjutnya dimintakan
persetujuan/pertimbangan pemusnahan dari Pimpinan
Pencipta Arsip kepada Kepala ANRI (lembaga negara) atau
Kepala Lembaga Kearsipan sesuai kewenangannya.
1) Telah dibentuk Tim Penilai/Tim Pemusnahan di
lingkungan Pencipta Arsip;
2) Penilaian dan verifikasi arsip dilakukan secara langsung
(tanpa JRA/JRD) atau tidak langsung (menggunakan
KETENTUAN
JRA/JRD); dan
TEKNIS
3) Berkas arsip telah memenuhi retensi arsip untuk
dimusnahkan, tidak memiliki nilaiguna, tidak berkaitan
dengan penyelesaian porses suatu perkara, dan tidak ada
peraturan perundang-undangan yang melarang.
NORMA
5 hari kerja/laporan (minimal 8 halaman, termasuk daftar)
WAKTU
Laporan dan Daftar Arsip Usul Musnah digunakan sebagai
MANFAAT bahan pertimbangan dalam menilai arsip oleh Tim
Pemusnahan/Penilaian Arsip.
FORMAT Sekurang-kurangnya sesuai contoh.
1) Jumlah laporan dan daftar dalam setahun sesuai SKP ;
VOLUME 2) Laporan dapat diusulkan minimal setiap tahun oleh unit
kearsipan.
1) Laporan penyeleksian arsip inaktif yang akan
dimusnahkan;
2) Fotokopi Daftar Arsip Usul Musnah dan telah mendapat
BUKTI KERJA persetujuan yang ditandatangani oleh Ketua Tim Penilai;
dan
3) SK Tim Penilai, kegiatan dilaksanakan oleh kelompok
(maksimal 4 orang) dalam jenjang jabatan yang sama.
NILAI KUALITAS

100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta
sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun
belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun telaah/laporan

11
 (proceding) belum didukung oleh daftar arsip usul musnah
dan/atau sebaliknya daftar arsip usul musnah tanpa disertai
laporan proceding.
Hasil kerja meskipun idukung bukti kerja, masih ditemukan
60 kesalahan besar, yaitu laporan tidak menjelaskan proses kerja
penyeleksian arsip dan/atau daftar arsip usul musnah tidak
ada uraian informasi yang jelas.
50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak
memenuhi standar kualitas.

Contoh Format Laporan/Proceding Penyeleksian Arsip Inaktif yang Diusulkan

Musnah
LAPORAN PROCEDING
PENYELEKSIAN ARSIP INAKTIF YANG DIUSULKAN MUSNAH

A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Dasar Pelaksanaan
3. Maksud dan Tujuan
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
C. Hasil pelaksanaan
1. Tahapan penyeleksian
2. Hasil verifikasi
D. Rekomendasi
E. Penutup

Contoh Format: Daftar Arsip Inaktif Usul Musnah

Nama Pencipta Arsip : …………………………

NO JENIS/SERI TINGKAT KURUN JUMLAH KETERANGAN

ARSIP PERKEMBANGAN WAKTU NASIB AKHIR
1 2 3 4 5 6

12
2. Melaksanakan pemusnahan arsip
KOMPONEN URAIAN

HASIL KERJA Daftar Arsip yang Dimusnahkan

Kegiatan memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna

melalui pembuatan daftar arsip yang telah dinyatakan musnah
oleh Tim Pemusnahan di lingkungan pencipta arsip setelah
BATASAN mendapat persetujuan dari Kepala ANRI (lembaga negara) atau
Kepala lembaga Kearsipan sesuai dengan kewenangannya
dan/atau Pimpinan Pencipta Arsip atau pejabat yang diberi
kewenangan memusnahkan arsip.

1) Telah dibentuk Tim Pemusnahan dilingkungan pencipta

arsip;
2) Berkas arsip telah memenuhi retensi arsip untuk
KETENTUAN dimusnahkan, tidak memiliki nilaiguna, tidak berkaitan
TEKNIS dengan penyelesaian porses suatu perkara, dan tidak ada
peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
3) Pelaksanaan pemusnahan menjadi tanggung jawab unit
kearsipan di lingkungan pencipta arsip.
NORMA
15 menit/nomor, maksimal 30 nomor/hari
WAKTU
MANFAAT Daftar digunakan sebagai sarana kontrol/pengendali sekaligus
bukti telah dilakukan kegiatan penyusutan.
FORMAT Sekurang-kurangnya sesuai contoh.
1) Jumlah kegiatan pemusnahan dan daftar dalam setahun
VOLUME sesuai SKP.
2) Daftar dapat diusulkan setiap semester dilengkapi dengan
BA. Bukti.
1) Fotokopi Daftar Arsip yang Dimusnahkan dan telah
mendapat persetujuan dan ditandatangani Pimpinan
Pencipta Arsip;
BUKTI KERJA
2) Fotokopi Berita Acara Pemusnahan Arsip; dan
3) Surat Perintah, kegiatan dilaksanakan oleh kelompok
(maksimal 2 orang) dalam jenjang jabatan yang sama.
NILAI KUALITAS

100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta
sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun
belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun dalam daftar
tidak dilengkapi dengan berita acara pemusnahan arsip.
Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan
60 kesalahan besar, yaitu daftar tidak mencantumkan keterangan
nasib akhir musnah (kolom 6).

13
 50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak
memenuhi standar kualitas.

Contoh Format: Daftar Arsip yang Dimusnahkan

Nama Pencipta Arsip : …………………………

NO JENIS/SERI TINGKAT KURUN JUMLAH KETERANGAN

ARSIP PERKEMBANGAN WAKTU NASIB AKHIR
1 2 3 4 5 6

Contoh Format: Berita Acara Pemusnahan Arsip

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

Pada hari …….. tanggal…… bertempat di ……………………………………………, kami

yang bertandatangan dibawah ini,

Nama : …………………………
Jabatan : ………………………... Selaku Ketua Tim Pemusnahan Arsip di
lingkungan …………………..

Menerangkan bahwa telah dilakukan pemusnahan arsip di lingkungan

…………… sesuai amanat UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UUN
Nomor 43 Tahun 2009, sebagaimana daftar arsip yang dimusnahkan terlampir
dengan cara ………

Ketua Tim Pemusnahan Arsip

Ttd
(Nama) Saksi I : .…… ttd ……….
Saksi II: ……. ttd ………..

14
3. Melakukan penyeleksian arsip inaktif yang akan diserahkan
KOMPONEN URAIAN
1. Laporan Penyeleksian Arsip In Aktif yang akan Diusulkan
HASIL KERJA Serah Arsip Statis.
2. Daftar Arsip Statis yang Diusulkan Serah.
Kegiatan mengidentifikasi, menyeleksi, dan verifikasi berkas
arsip yang akan diusulkan serah arsip statis karena memiliki
nilai guna kesejarahan/kepentingan nasional oleh pencipta
arsip, baik secara langsung (tanpa JRA/JRD) maupun langsung
BATASAN (menggunakan JRA/JRD) sehingga menghasilkan suatu daftar
arsip inaktif usul serah untuk selanjutnya dimintakan
persetujuan/pertimbangan penyerahan arsip statis dari
Pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala ANRI atau Kepala
Lembaga Kearsipan sesuai kewenangannya.
1) Telah dibentuk Tim Penilai di lingkungan Pencipta Arsip;
2) Penilaian dan verifikasi arsip dilakukan secara langsung
(tanpa JRA/JRD) atau tidak langsung (menggunakan
KETENTUAN
JRA/JRD); dan
TEKNIS
3) Berkas arsip statis telah memenuhi retensi arsip untuk
diserahkan, memiliki nilai guna kesejarahan/kepentingan
nasional/sekunder.
NORMA
5 hari kerja/laporan (minimal 8 halaman beserta daftar)
WAKTU
Laporan dan Daftar Arsip Statis Usul Serah digunakan sebagai
bahan meminta persetujuan/pertimbangan ke Kepala ANRI
MANFAAT
atau Kepala Lembaga Kearsipan sesuai dengan
kewenangannya.
FORMAT Sekurang-kurangnya sesuai contoh.
1) Jumlah laporan dalam setahun sesuai SKP;
VOLUME 2) Laporan dan daftar dapat diusulkan minimal setiap tahun
oleh pencipta arsip.
1) Laporan/proceding penyeleksian arsip statis usul serah;
2) Fotokopi Daftar Arsip Statis Usul Serah yang telah
ditandatangani oleh Kepala Unit Kearsipan atau Ketua Tim
BUKTI KERJA Penilai; dan
3) SK Tim Penilai, kegiatan dilaksanakan oleh kelompok
(maksimal 3 orang) dalam jenjang jabatan yang sama.
NILAI KUALITAS

100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta
sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.

90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun

belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.

15
 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, laporan (proceding)
75 belum didukung oleh daftar arsip statis usul serah dan/atau
sebaliknya daftar arsip statis usul serah tanpa disertai laporan
proceding.
Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan
60 kesalahan besar, yaitu laporan tidak menjelaskan proses
penyeleksian arsip dan/atau daftar arsip statis usul serah tidak
mencantumkan nasib akhir arsip.

50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak

memenuhi standar kualitas.

Contoh Format: Laporan/Proceding Penyeleksian Arsip Inaktif yang akan Diusulkan

Serah Arsip Statis

LAPORAN PROCEDING PENYELEKSIAN ARSIP INAKTIF YANG AKAN

DIUSULKAN SERAH ARSIP STATIS

A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Dasar Pelaksanaan
3. Maksud dan Tujuan
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
C. Hasil pelaksanaan
1. Tahapan penyeleksian
2. Hasil verifikasi dan alasan pertimbangan
D. Rekomendasi
E. Penutup
Lampiran: Daftar Arsip Usul Serah

Contoh Format: Daftar Arsip Statis Usul Serah

Nama Pencipta Arsip : …………………………

NO JENIS/SERI TINGKAT KURUN JUMLAH KETERANGAN

ARSIP PERKEMBANGAN WAKTU NASIB AKHIR
1 2 3 4 5 6

16
4. Melaksanakan penyerahan arsip statis
KOMPONEN URAIAN

HASIL KERJA Daftar Arsip Statis Yang Diserahkan

Kegiatan menyerahkan arsip statis yang memiliki nilai
kesejarahan melalui penyusunan daftar arsip statis yang telah
BATASAN dinyatakan serah oleh Tim Pemusnahan/Penilaian di
lingkungan pencipta arsip setelah mendapat persetujuan dari
Kepala ANRI atau Kepala lembaga Kearsipan sesuai dengan
kewenangannya.
1) Telah dibentuk Tim Pemusnahan/Penilaian Arsip
dilingkungan pencipta arsip;
2) Berkas arsip telah memenuhi retensi arsip untuk
KETENTUAN
diserahkan, memiliki nilaiguna sekunder; dan
TEKNIS
3) Pelaksanaan penyerahan arsip statis menjadi tanggung
jawab unit kearsipan di lingkungan pencipta arsip
dan/atau lembaga kearsipan.
NORMA
15 menit/nomor, maksimal 20 nomor/hari
WAKTU
Daftar Arsip Statis yang diserahkan digunakan sebagai sarana
MANFAAT kontrol/pengendali sekaligus bukti telah dilakukan kegiatan
penyusutan.
FORMAT Sekurang-kurangnya sesuai contoh.

VOLUME 1) Jumlah kegiatan dan daftar dalam setahun sesuai SKP;

2) Pelaksanaan dapat diusulkan setiap semester.
1) Fotokopi Daftar Arsip yang diserahkan dan telah mendapat
persetujuan dan ditandatangani Pimpinan Pencipta Arsip;
BUKTI KERJA 2) Fotokopi Berita Acara Penyerahan Arsip Statis; dan
3) Surat Perintah, kegiatan dilaksanakan oleh kelompok
(maksimal 2 orang) dalam jenjang jabatan yang sama.
NILAI KUALITAS

100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta
sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.

90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun

belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.

75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun dalam daftar

tidak dilengkapi dengan berita acara penyerahan arsip statis.
Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan
60 kesalahan besar, yaitu daftar tidak mencantumkan keterangan
nasib akhir musnah (kolom 6).

50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak

memenuhi standar kualitas.

17
Contoh Format: Daftar Arsip Statis yang Diserahkan
Nama Pencipta Arsip : …………………………

NO JENIS/SERI TINGKAT KURUN JUMLAH KETERANGAN

ARSIP PERKEMBANGAN WAKTU NASIB AKHIR
1 2 3 4 5 6

Contoh Format: Berita Acara Penyerahan Arsip Statis

BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS

Padahari……..tanggal……bertempat di .…………………………………, kami yang

bertandatangan dibawah ini:
Nama : ………………………… Jabatan : ………………………...
Selaku Pihak Pertama

Nama : ………………………… Jabatan : ………………………..

Selaku Pihak Kedua

Menerangkan bahwa Pihak Perrtama telah menyerahkan arsip statis di

lingkungan …………………… kepada Pihak Kedua sesuai amanat UU Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun
2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009, berikut daftar arsip
statis yang diserahkan terlampir, untuk dapat digunakan bagi kepentingan
masyarakat dan pemerintahan.

Pihak Pertama, Pihak Kedua,

Yang Menyerahkan Yang Menerima,

ttd ttd
(Nama) (Nama)

18
 PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif,
dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan,
pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.

1. Melakukan penelusuran sumber data/arsip dan referensi dalam rangka

penyusunan sarana bantu penemuan kembali arsip statis (Guide Arsip)
KOMPONEN URAIAN
Laporan Penelusuran Sumber Data/Arsip/Referensi dalam
HASIL KERJA rangka Penyusunan Sarana Bantu Penemuan Kembali Arsip
Statis (Guide Arsip).
Kegiatan persiapan penyusunan sarana bantu penemuan
BATASAN kembali arsip statis (Guide Arsip) dengan cara penelusuran
sumber ke pencipta arsip dan lembaga kearsipan.

1) Tahapan persiapan merupakan rencana kerja awal dalam

rangka menyusun sarana bantu penemuan kembali;
2) Penelusuran sumber arsip bertujuan untuk mengetahui
KETENTUAN asal asal usul arsip;
TEKNIS 3) Pengaturan arsip mengutamakan prinsip respect des fonds;
4) Khusus penyusunan Guide, pengaturan arsip sesuai
tematik berdasarkan Inventaris Arsip yang telah ada
sebelumnya.
NORMA 5 hari kerja/laporan (minimal 8 halaman) untuk setiap
WAKTU pelaksana.

MANFAAT Dapat dimanfaatkan untuk penyusunan sarana bantu

penemuan kembali arsip statis (Guide Arsip).
FORMAT Sekurang-kurangnya sesuai contoh.
VOLUME Jumlah laporan dalam setahun sesuai SKP.
1) Laporan penelusuran sumber data/referensi; dan
2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dapat dilaksanakan
BUKTI KERJA secara perorangan atau kelompok (maksimal 2 orang)
dalam jenjang jabatan yang sama.
NILAI KUALITAS

100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta
sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.

90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun

belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.

19
 75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun masing-masing
laporan belum menyertakan data pendukung.
Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan
60 kesalahan besar, yaitu Laporan tidak mendapatkan informasi
apapun terkait dengan materi arsip yang dikerjakan.
50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak
memenuhi standar kualitas.

Contoh Format: Laporan Penelusuran Sumber Data/Referensi untuk Guide Arsip

LAPORAN PENELUSURAN SUMBER DATA/REFERENSI

A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Dasar Pelaksanaan
3. Maksud dan Tujuan
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
C. Hasil Pelaksanaan
1. Daftar inventaris arsip sebelum diolah
2. Daftar inventaris arsip setelah diolah
D. Penutup

Lampiran: data pendukung

2. Melakukan rewashing arsip microfilm/microfische dan/atau laminasi arsip

peta.

KOMPONEN URAIAN
Daftar Arsip Statis yang di Preservasi (khusus rewashing arsip
HASIL KERJA microfilm/microfische dan laminasi arsip
peta/kearsitekturan).
Kegiatan mengidentifikasi dan memeriksa fisik arsip
microfilm/microfische dan arsip peta/kearsitekturan dalam
segala bentuk jenis media yang terindikasi dan mengalami
BATASAN kerusakan baik dalam keadaan normal ataupun karena darurat
bencana untuk dilakukan perbaikan/perawatan (restorasi)
melalui penyusunan daftar verifikasi arsip statis yang akan dan
telah di preservasi.

20
 1) Preservasi dilakukan sebagai upaya tindakan preventif dan
kuratif terhadap semua bentuk media arsip statis;
2) Restorasi dilakukan sesuai dengan jenis media simpannya;
KETENTUAN
3) Pascapreservasi dilakukan penilaian (quality control) dan
TEKNIS
semua arsip dikembalikan ketempat penyimpanan semula;
dan
4) Daftar dikelompokkan sesuai media simpan
NORMA
15 menit/nomor, maksimal 20 nomor/hari.
WAKTU
MANFAAT Daftar dapat digunakan untuk tindakan quality control
terhadap khazanah arsip yang akan dan telah di preservasi.
FORMAT Sekurang-kurangnya sesuai contoh.

1) Jumlah nomor dan daftar dalam setahun sesuai SKP;

VOLUME 2) Penyusunan daftar dilakukan minimal dalam setahun
dalam keadaan normal atau setiap saat dalam keadaan
darurat.

1) Fotokopi daftar arsip yang akan dan telah dipreservasi dan

telah mendapat persetujuan/ditandatangani oleh pimpinan
unit kerja yang menugaskan di lembaga kearsipan; dan
BUKTI KERJA
2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh
perorangan atau kelompok, (maksimal 2 orang) dalam
jenjang jabatan yang sama.

NILAI KUALITAS

100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta
sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.

90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun

belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format belum
75 terpenuhi masih ada beberapa kolom yang informasinya
kurang lengkap dan masih ada jenis arsip tidak menjelaskan
tindakan preservasi (kolom 8) yang dilakukan.
Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan
60 kesalahan besar, yaitu kegiatan tidak didukung berita acara
preservasi arsip.
50 Hasil kerja semuanya tidak memenuhi persyaratan.

21
Contoh Format: Daftar Arsip Statis yang di Preservasi
NOMOR URAIAN KET.
NOMOR JENIS TINDAKAN
NO ITEM INFORMASI TANGGAL JUMLAH LOKASI
BERKAS ARSIP PRESERVASI
ARSIP ARSIP SIMPAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9

3. Melakukan penelusuran dan pemindaian arsip sesuai tema dalam rangka

pelaksanaan pameran arsip tekstual dan virtual.

KOMPONEN URAIAN

Laporan Penelusuran Arsip dan Pemindaian Arsip sesuai Tema

HASIL KERJA
Dalam Rangka Pameran Arsip Tekstual dan Virtual.
Kegiatan melakukan identifikasi penelusuran arsip sesuai tema
BATASAN di lembaga kearsipan dan pemindaian arsip dalam rangka
menyiapkan materi pameran.
1) Naskah sumber berasal dari khazanah arsip lembaga
kearsipan;
KETENTUAN 2) Penelusuran arsip sesuai dengan topik yang telah
TEKNIS ditentukan;
3) Pemindaian arsip dilakukan oleh pihak lembaga kearsipan
yang menyelenggarakan pameran.
NORMA
10 hari kerja/laporan (minimal 13 halaman).
WAKTU

MANFAAT Hasil penelusuran dan pemindaian arsip digunakan untuk

materi pameran arsip tekstual dan virtual.
FORMAT Sekurang-kurangnya sesuai contoh.
1) Jumlah laporan dan pemindaian dalam setahun sesuai SKP.
VOLUME 2) Penyusunan laporan dilakukan setelah ada kegiatan
penelusuran.
3) Jumlah arsip yang dipindai sesuai tema pameran.

1) Laporan dan daftar arsip hasil penelusuran arsip yang telah

mendapat persetujuan/ditandatangani oleh pimpinan unit
kerja yang menugaskan;
2) Arsip yang akan dipindai telah mendapat
BUKTI KERJA pesertujuan/ditandatangani oleh pimpinan unit kerja yang
menugaskan;
3) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh
perorangan atau kelompok (maksimal 2 orang) pada
jenjang jabatan yang sama.

22
 NILAI KUALITAS

100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta
sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.

90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun

belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan
75 tanpa disertai daftar hasil penelusuran arsip atau daftar arsip
yang dicetak
Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan
60 kesalahan besar, yaitu laporan tidak menjelaskan analisis
materi arsip yang dijadikan naskah sumber arsip. atau materi
arsip yang dicetak tidak sesuai dengan tema pameran.

50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak

memenuhi standar kualitas.

Contoh Format: Laporan Penelusuran Arsip Dalam Rangka Pameran Arsip:

LAPORAN PENELUSURAN ARSIP
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Dasar Pelaksanaan
3. Maksud dan Tujuan
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
C. Hasil Pelaksanaan
1. Analisis materi arsip
2. Hasil penelusuran
D. Hambatan dan Pemecahan Masalah
E. Penutup

Lampiran:
1. Daftar hasil penelusuran arsip
2. Daftar arsip yang dicetak untuk materi naskah sumber

23
Contoh Format: Daftar Hasil Penelusuran Arsip
URAIAN ASAL
NOMOR KONTEKS
NO INFORMASI TANGGAL JUMLAH SUMBER
ARSIP INFORMASI
ARSIP ARSIP
1 2 3 4 5 6 7

Contoh Format: Daftar Arsip yang di Cetak untuk materi Naskah Sumber Arsip
KODE URAIAN ASAL
NOMOR
NO KLASIFIKASI INFORMASI TANGGAL JUMLAH SUMBER
ARSIP
ARSIP ARSIP ARSIP
1 2 3 4 5 6 7

4. Melakukan penyusunan katalog/display unjuk citra pameran arsip tekstual

dan virtual

KOMPONEN URAIAN

HASIL KERJA Katalog Pameran/Display Unjuk Citra.

Kegiatan merancang dan menyusun katalog dalam
BATASAN penyelenggaraan pameran arsip tekstual dan virtual yang
bersumber dari khazanah arsip lembaga kearsipan.
1) Pameran mempunyai tematik dan berhubungan dengan
peristiwa sejarah;
KETENTUAN 2) Objek pameran bersumber dari arsip baik tekstual ataupun
TEKNIS virtual yang dimiliki lembaga kearsipan; dan
3) Laporan pameran menghasilkan penyusun katalog, dan
evaluasi penyelenggaraan pameran.
NORMA
15 menit/nomor catalog, maksimal 15 nomor/hari.
WAKTU
MANFAAT Katalog/Display unjuk citra dapat digunakan sebagai sarana
pemandu dalam pameran.
Katalog/Display, sekurang-kurangnya memuat uraian
informasi singkat mengenai tematik pameran, materi dan
FORMAT uraian informasi dari setiap arsip; nomor arsip dan lokasi arsip
yang dipamerkan, tahun, dan sumber. Katalog dapat berbentuk
brosur/leaflet/pamflet.
1) Jumlah katalog/display dalam setahun sesuai SKP; dan
VOLUME 2) Waktu penyusunan katalog/display minimal seminggu
sebelum pelaksanaan.

24
 1) Katalog/Display unjuk citra telah mendapat persetujuan dari
pimpinan unit kerja yang menugaskan;
BUKTI KERJA 2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh
perorangan atau kelompok (maksimal 2 orang) dalam
jenjang jabatan yang sama.
NILAI KUALITAS

100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta
sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun
belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun katalog/display
masih terdapat kesalahan dalam pengetikan materi.
Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan
60 kesalahan besar, yaitu katalog/display tidak didukung dengan
nomor dan lokasi simpan arsip.
50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak
memenuhi standar kualitas.

Contoh Format:Katalog/Display Pameran Arsip

1. Tematik Pameran:
……………………………………………………………………………………….…………….............
2. Nomor Arsip/Lokasi:
……………………………………………………………………………………….…………….........
3. Judul/Materi Arsip:
……………………………………………………………………………………….……………............
4. Uraian Informasi Arsip:
……………………………………………………………………………………….……………............
5. Tahun:
……………………………………………………………………………………….…………….............
6. Sumber:
……………………………………………………………………………………….……………............

5. Melakukan Pelayanan Arsip Statis (Layanan Jasa Penelusuran)

KOMPONEN URAIAN

HASIL KERJA Laporan Pelayanan Arsip Statis

Layanan jasa penelusuran arsip dengan memberikan bantuan
BATASAN jasa penelusuran dengan menyajikan arsip statis di lembaga
kearsipan.
KETENTUAN Optimalisasi pelayanan arsip statis dengan melakukan layanan
TEKNIS jasa penelusuran arsip statis.
NORMA 15 menit/layanan jasa arsip, maksimal 5 orang layanan jasa
WAKTU arsip/hari.

25
 Laporan digunakan untuk mengevaluasi pengelolaan arsip
MANFAAT statis, khususnya dalam pengolahan, penyajian, dan
pemanfaatan arsip Format.
Katalog/Display, sekurang-kurangnya memuat uraian
informasi singkat mengenai tematik pameran, materi dan
FORMAT uraian informasi dari setiap arsip; nomor arsip dan lokasi arsip
yang dipamerkan, tahun, dan sumber. Katalog dapat berbentuk
brosur/leaflet/pamflet.
Layanan jasa penelusuran, Layanan jasa bantuan penelusuran
VOLUME informasi/ pencarian arsip yang diperlukan pengguna arsip
termasuk geneologi, dimulai sejak pemesanan, pencarian, dan
penyajian arsip kepada pengguna.
1) Fotokopi buku kerja atau formulir layanan jasa
penelusuran/yang ditandatangani oleh pengguna dan
BUKTI KERJA disahkan oleh pimpinan unit layanan informasi;
2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh
perorangan.
NILAI KUALITAS

100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta
sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.

90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun

belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan
75 belum terpenuhi yaitu layanan jasa penelusuran, laporan tidak
dilengkapi dengan proses pencarian dan penyajian terhadap
arsip.
1) Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan
60 kesalahan besar yaitu Layanan jasa penelusuran.
2) Laporan tidak mampu memberikan layanan jasa arsip yang
diminta pengguna.

50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak

memenuhi standar kualitas.

Contoh Format: Laporan Layanan Jasa Penelusuran

JENIS
NAMA ALAMAT ARSIP NOMOR TINDAK
NO WAKTU KET.
PENGGUNA PENGGUNA YANG ARSIP LANJUT
DIMINTA
1 2 3 4 5 6 7 8

26
 PEMBINAAN KEARSIPAN

Pembinaan kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf b

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bertujuan untuk membina
penyelenggaraan Sistem Kearsipan Nasional pada setiap pencipta arsip dan lembaga
kearsipan sesuai dengan arah dan sasaran pembangunan nasional di bidang
kearsipan.

Pembinaan kearsipan di tingkat nasional meliputi:

a. koordinasi penyelenggaraan kearsipan nasional;
b. pemberian pedoman dan standar kearsipan;
c. pemberian bimbingan, supervisi, fasilitasi, dan konsultasi pelaksanaan kearsipan;
d. sosialisasi kearsipan;
e. pengawasan kearsipan;
f. pendidikan dan pelatihan kearsipan;
g. perencanaan, penelitian, pengembangan, pemantauan, dan evaluasi;
h. akreditasi dan sertifikasi.

1. Melakukan penelusuran referensi dan pencarian data dalam rangka

penyusunan SOP Kearsipan
KOMPONEN URAIAN

Laporan Penelusuran Referensi dan Pencarian Data Dalam

HASIL KERJA
Rangka Penyusunan SOP

BATASAN Kegiatan melakukan identifikasi penelusuran referensi dan

pencarian data dalam rangka penyusunan SOP kearsipan.
KETENTUAN Penelusuran referensi dan pencarian data sesuai dengan topik
TEKNIS yang telah ditentukan.
NORMA
7 hari kerja/laporan (minimal 10 halaman).
WAKTU
MANFAAT Hasil penelusuran referensi dan pencarian data digunakan
untuk materi penyusunan SOP Kearsipan.
FORMAT Sekurang-kurangnya sesuai contoh.
1) Jumlah laporan dalam setahun sesuai SKP;
VOLUME 2) Penyusunan laporan dilakukan setelah ada kegiatan
penelusuran.

27
 1) Laporan hasil penelusuran referensi dan pencarian data
telah mendapat persetujuan/ditandatangani oleh pimpinan
unit kerja yang menugaskan;
BUKTI KERJA
2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh
perorangan atau kelompok (maksimal 2 orang) pada
jenjang jabatan yang sama.
NILAI KUALITAS

100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta
sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.

90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun

belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan
75 tanpa disertai data pendukung hasil penelusuran referensi dan
pencarian data.
Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan
60 kesalahan besar, yaitu data pendukung laporan tidak dapat
digunakan.

50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak

memenuhi standar kualitas.

Contoh Format: Laporan Penelusuran Referensi dan Pencarian Data

LAPORAN PENELUSURAN ARSIP
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Dasar Pelaksanaan
3. Maksud dan Tujuan
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
C. Hasil Pelaksanaan
1. Hasil penelusuran
2. Analisis Data
D. Hambatan dan Pemecahan Masalah
E. Penutup

Lampiran: Data Pendukung

28
2. Melakukan penilaian prestasi kerja Arsiparis tingkat Instansi (menilai
Arsiparis jenjang Keterampilan dan Arsiparis Ahli Pertama)
KOMPONEN URAIAN

Verifikasi Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis Tingkat Instansi

HASIL KERJA
dan Tingkat Pembina
Kegiatan menilai prestasi kerja arsiparis terhadap arsiparis
BATASAN yang berada dibawah jenjang jabatannya, sesuai SKP, standar
kompetensi dan standar kualitas hasil kerja arsiparis.
1) Menguasai teknis dan lingkup kegiatan arsiparis;
KETENTUAN
2) Minimal mempunyai jenjang jabatan yang sederajat atau
TEKNIS
sama dengan arsiparis yang dinilai.
NORMA
45 menit/hasil verifikasi penilaian, maksimal 4 orang/hari.
WAKTU
MANFAAT Hasil verifikasi dapat dimanfaatkan untuk Penilaian Angka
Kredik (PAK) prestasi kinerja Arsiparis.
FORMAT Sekurang-kurangnya sesuai contoh.
1) Laporan dilaksanakan pada awal tahun atau setiap bulan,
VOLUME jumlah laporan dalam setahun sesuai SKP;
2) Waktu verifikasi paling lama 2 minggu.
1) Foto kopi formulir verifikasi kualitas hasil kerja arsiparis;
2) Foto kopi SK Tim, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan
BUKTI KERJA
atau kelompok (maksimal 4 orang) dalam jenjang jabatan
yang sama.
NILAI KUALITAS

100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta
sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.

90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun

belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format belum
75 terpenuhi masih ada kekurang lengkapan pada identitas
Arsiparis yang dinilai.
Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan
kesalahan besar, yaitu format formulir verifikasi tidak
60 mencantumkan alasan hasil nilai yang telah diverifikasi dan
belum ada total angka kredit komulatif (AKK) dan/atau
rekomendasi.

50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak

memenuhi standar kualitas.

29
Contoh Format: Verifikasi Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis
1. Nama Penilai
NIP
2. Nama Arsiparis yang di verifikasi
NIP
Unit Kerja/Instansi
3. Jumlah Rincian dalam SKP Hasil verifikasi dan Nilai
a. Tugas Pokok 1. …….. c. Tugas Pokok 1. ………
2. …….. 2. ………
b. Tugas Tambahan 1. …….. d. Tugas Tambahan 1. ……….
2. …….. 2. ……….
Nilai Alasan Catatan:
4. …………….. (sesuai kategori nilai)……. ………………………………………
5. ……… ……. (sesuai kategori nilai)……. ………………………………………
6. …………….. (sesuai kategori nilai)……. ………………………………………
7. Dst
8. Nilai Sasaran Kerja Pegawai (SKP) ……. X 60 % = ……..
9. Nilai Perilaku Kerja ……..X 40 % =……..+
10. Nilai Prestasi Kerja ………. ( predikat)

Rekomendasi
:……………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………..
Penilai/Verifikator
……………………..

30
 PENGOLAHAN DAN PENYAJIAN ARSIP MENJADI INFORMASI

1. Melakukan identifikasi dan pengolahan data

KOMPONEN URAIAN

1) Identifikasi Dalam Daftar Informasi Arsip Inaktif

HASIL KERJA 2) Identifikasi Dalam Daftar Informasi Arsip Vital
3) Identifikasi Dalam Daftar Informasi Arsip Statis
Kegiatan mengolah data informasi arsip menjadi informasi dan
BATASAN mempublikasikan untuk kepentingan masyarakat melalui
pemanfaatan JIKN.
1) Unit Pengolah sudah menjadi sub bagian dari Unit
Kearsipan dan telah terintegrasi dalam Sistem Informasi
KETENTUAN
Kearsipan Nasional /SIKN;
TEKNIS
2) Daftar telah diklasifikasikan dalam kategori informasi
terbuka dan informasi yang dikecualikan bagi publik.
NORMA
10 menit/nomor, maksimal 20 nomor/hari.
WAKTU
MANFAAT Daftar sudah dapat diakses oleh publik melalui JIKN
FORMAT Sekurang-kurangnya sesuai contoh.

VOLUME 1) Jumlah nomor dan daftar dalam setahun sesuai SKP;

2) Daftar diperbarui setiap semester.
1) Foto kopi daftar informasi arsip yang telah dipublikasikan
dalam Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) atau
fotokopi daftar informasi arsip yang telah ditampilkan
dalam PPID mendapat persetujuan/ditandatangani oleh
BUKTI KERJA
pimpinan unit pengolah;
2) Foto kopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh
perorangan atau kelompok (maksimal 2 orang) dalam
jenjang jabatan yang sama.
NILAI KUALITAS

100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta
sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun
belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun informasi
belum didukung data daftar arsip.
Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan
60 kesalahan besar, yaitu arsip yang dipublikasikan termasuk
kategori informasi yang dikecualikan.
50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak
memenuhi standar kualitas.

31
 Contoh Format: Daftar Informasi Arsip Inaktif
Nama Pencipta Arsip: ……………..
Ket.
Uraian
Nomor Nomor Kode Klasifikasi
Informasi Bentuk Tingkat
No Berkas Item Klasifikasi Tanggal Keamanan
Arsip Naskah Perkembangan
Arsip Arsip & Akses
Inaktif
Arsip
1 2 3 4 5 6 7 8 9

Contoh Format: Daftar Informasi Arsip Vital

Nama Pencipta Arsip: ……………..
Ket.
Uraian Nomor
Kode Bentuk Klasifikasi
Informasi Nomor Item Tingkat
No Klasifikasi Naskah Tanggal Keamanan
Arsip Berkas Arsip Perkembangan
Arsip & Akses
Vital
Arsip
1 2 3 4 5 6 7 8 9

Contoh Format: Daftar Informasi Arsip Statis

Nama Pencipta Arsip: ……………..
Ket.
Uraian Nomor
Kode Bentuk Klasifikasi
Informasi Nomor Item Tingkat
No Klasifikasi Naskah Tanggal Keamanan
Arsip Berkas Arsip Perkembangan
Arsip & Akses
Vital
Arsip
1 2 3 4 5 6 7 8 9

32
 TUGAS TAMBAHAN

1. Peran serta dalam kegiatan ilmiah bidang kearsipan

KOMPONEN URAIAN

HASIL KERJA Sertifikat/Piagam Penghargaan/Surat Keterangan

Kegiatan menghadiri/mengikuti secara langsung pertemuan
ilmiah di bidang kearsipan seperti
BATASAN Seminar/Workshop/Lokakarya/Simposium/Ekspose/Diskusi
Ilmiahdan sejenisnya, atas perintah pimpinan atau undangan
mandiri
NORMA
2 jam/kegiatan
WAKTU
Sertifikat/Piagam Penghargaan/Surat Keterangan sekurang-
FORMAT kurangnya memuat informasi, nama kegiatan, status
keikutsertaan, waktu dan tempat kegiatan, nama dan logo
penyelenggara, dan tanda tangan penanggung jawab kegiatan
1) Fotokopi sertifikat/piagam penghargaan/surat keterangan
yang dikeluarkan oleh lembaga resmi atau diakui
pemerintah; atau
BUKTI KERJA
2) Fotokopi surat perintah/surat undangan yang telah
diverifikasi oleh penyelenggara.

2. Menemukan dan mengembangkan teknologi tepat guna di bidang

kearsipan
KOMPONEN URAIAN

HASIL KERJA Naskah keputusan atas produk temuan teknologi tepat guna
Kegiatan menemukan teknologi tepat guna di bidang kearsipan
dan mendapatkan pengakuan dengan cara perekayasaan,
BATASAN pembaruan, penyesuaian, penerapan ilmu pengetahuan,
dan/atau teknologi di bidang kearsipan atas perintah pimpinan
atau mandiri
NORMA
12 bulan/naskah
WAKTU
1) Naskah akademik diketahui oleh pimpinan unit kerjanya
FORMAT 2) Produk telah didukung/ditetapkan oleh Keputusan
pimpinan sesuai dengan kewenangannya

33
 1) Fotokopi naskah keputusan pimpinan atas produk hasil
temuan teknologi tepat guna yang disahkan dan
ditandatangani oleh Kepala ANRI (tingkat nasional)/Kepala
Daerah (tingkat daerah)/Pimpinan Pencipta Arsip (tingkat
BUKTI KERJA
pencipta arsip)/Pimpinan Perguruan Tinggi (Perguruan
Tinggi)
2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh
perorangan atau kelompok (maksimal 3 orang)

3. Menjadi anggota profesi Arsiparis yang berdifat nasional atau internasional

KOMPONEN URAIAN

HASIL KERJA Tanda Keanggotaan Organisasi Profesi Kearsipan

Kegiatan menjadi anggota organisasi profesi kearsipan
BATASAN internasional/nasional/regional/dan institusional secara
mandiri
NORMA
Satu kali pengajuan, selama menjadi anggota
WAKTU
Dalam bentuk kartu anggota/surat keterangan sekurang-
FORMAT kurangnya mencantumkan nama dan alamat organisasi profesi,
nama anggota, nomor anggota, masa berlaku keanggotaan
Fotokopi kartu keanggotaan organisasio profesi ataupun surat
BUKTI KERJA keterangan lain yang dikeluarkan oleh Pengurus organisasi
profesi

4. Memperoleh penghargaan/tanda jasa kehormatan

KOMPONEN URAIAN

HASIL KERJA Piagam Penghargaan/Tanda Jasa Kehormatan

BATASAN Memperoleh tanda penghargaan dan perintah atas jasa

pengabdian sebagai PNS
NORMA
Satu kali pengajuan
WAKTU
Piagam Penghargaan meliputi:
1) Penghargaan karya satya lencana karya, diberikan untuk
FORMAT PNS yang telah mengabdi 10 tahun, 20 tahun, dan 30 tahun
2) Penghargaan lain, hanya diberikan sekali selama mengabdi
menjadi Arsiparis di tingkat
internasional/nasional/regional/institusional

BUKTI KERJA Fotokopi piagam penghargaan

34
5. Memperoleh gelar kesarjanaan lain yang sederajat
KOMPONEN URAIAN

HASIL KERJA Ijazah Diploma/S1/S2/S3

BATASAN Memperoleh ijazah lain yang mendukung tugas dan jabatan

Arsiparis, baik tugas belajar maupun mandiri
NORMA
Minimal ditempuh 2 tahun
WAKTU
Ijazah
1) Lulusan dari perguruan tinggi yang diakui oleh pemerintah,
FORMAT baik dalam negeri dan luar negeri
2) Sesuai klasifikasi pendidikan yang mendukung kegiatan
profesi Arsiparis
1) Fotokopi ijazah terakhir yang dilegalisir oleh pimpinan
perguruan tinggi
BUKTI KERJA
2) Fotokopi surat perintah atau surat keterangan lain dari
pimpinan unit kerja

6. Menjadi anggota dalam Tim Penilai Kinerja Arsiparis

KOMPONEN URAIAN

HASIL KERJA SK Tim Anggota Tim Penilai Kinerja Arsiparis

BATASAN Kegiatan menjadi anggota Tim Penilai Kinerja Arsiparis baik

tingkat Pembina ataupun instansi atas perintah pimpinan
NORMA
1 hari/orang yang dinilai
WAKTU
Formulir DUPAK sekurang-kurangnya mencantumkan:
1) Identitas nama, pangkat/jabatan, asal instansi dari
FORMAT Arsiparis yang dinilai, serta nama penilai
2) Hasil penilaian yang disetujui berikut rincian pekerjaannya
3) Keterangan alasan suatu pekerjaan tidak dinilai ataupun
tidak sesuai dengan pengajuan semula
1) Fotokopi SK Tim Penilai Kinerja Jabatan Arsiparis
BUKTI KERJA
2) Fotokopi DUPAK

7. Menulis karya ilmiah di bidang kearsipan

KOMPONEN URAIAN

HASIL KERJA Tulisan Karya Ilmiah di bidang Kearsipan

Kegiatan membuat/menyusun karya tulis ilmiah baik yang
BATASAN berasal dari pemikiran/gagasan sendiri ataupun hasil
kajian/penelitian di bidang kearsipan dan dipublikasikan, yang
dilakukan atas perintah pimpinan atau mandiri.

35
 1) Buku, minimal 1 tahun
2) Hasil penelitian yang dipublikasikan, minimal 1 minggu
NORMA 3) Hasil penelitian yang tidak dipublikasikan, minimal 5 hari
WAKTU 4) Artikel, minimal 2 hari
5) Terjemahan, minimal 2 hari
6) Makalah yang telah dipresentasikan, minimal 2 hari
MANFAAT Daftar sudah dapat diakses oleh publik melalui JIKN
1) Karya tulis dipublikasikan dalam bentuk buku:
a) Buku disertai kata pengantar dari pimpinan lembaga
kearsipan ataupun pejabat/tokoh yang berkompeten
dengan materi tulisan;
b) Materi buku merupakan pencerahan dan
pengembangan wawasan mengenai kearsipan;
c) Buku diterbitkan dalam ISBN dan beredar secara
nasional; dan
d) Buku minimal 50 halaman dan didukung minimal 15
daftar pustaka.
2) Karya tulis berupa hasil kajian dipublikasikan dalam
bentuk penelitian di Jurnal:
a) Karya tulis mencantumkan: judul, latar belakang
masalah, tujuan penelitian, teori/tinjauan pustaka,
metodologi, analisis dan pembahasan, dan kesimpulan;
b) Jurnal diterbitkan dalam ISBN dan beredar secara
nasional; dan
c) Karya tulis minimal 12 halaman dan didukung minimal
5 daftar pustaka.
FORMAT 3) Karya tulis berupa hasil kajian yang tidak dipublikasikan
dalam bentuk penelitian:
a) Karya tulis mencantumkan: judul, daftar isi, latar
belakang masalah, tujuan penelitian, teori/tinjauan
pustaka, metodologi, analisis dan pembahasan, dan
kesimpulan;
b) Bersumber dari minimal 10 daftar pustaka;
c) Mendapat persetujuan/ditandatangani oleh pejabat
struktural yang menguasai pekerjaan dari topik
penelitian, atau 2 orang pejabat fungsional arsiparis
yang pangkat dan jabatannya minimal setingkat
jabatannya, dan menguasai pekerjaan dan topik
penelitiannya;
d) Terdokumentasikan dalam perpustakaan
organisasinya; dan
e) Cetakan minimal 20 halaman dan didukung minimal 10
daftar pustaka.
4) Artikel/tulisan populer bidang kearsipan yang
dipublikasikan dalam Media Massa/Majalah:
a) Koran/Majalah/E-Paper yang diterbitkan dalam
ISBN/berbadan hukum, dan beredar secara nasional

36
 ataupun lokal/kampus;
b) Artikel minimal 3 halaman.
5) Menerjemahkan buku/makalah kearsipan bahasa asing ke
bahasa Indonesia:
a) Buku diterbitkan secara internasional atau makalah
yang telah disampaikan dalam sutu forum ilmiah
kearsipan internasional;
b) Terjemahan minimal 10 halaman.
6) Makalah bidang kearsipan yang telah dipresentasikan di
dalam suatu pertemuan ilmiah:
a) Makalah telah dipresentasikan dalam forum ilmiah
(penyuluhan, apresiasi, ekspose, seminar, simposium,
lokakarya dan sejenisnya) ;
b) Makalah minimal 8 halaman dan didukung minimal 5
daftar pustaka.
VOLUME 1) Jumlah nomor dan daftar dalam setahun sesuai SKP;
2) Daftar diperbarui setiap semester.

37
 1) Karya tulis dipublikasikan dalam bentuk buku:
a) Foto kopi cover buku, kata pengantar, dan daftar isi,
serta 3 halaman depan dan 3 halaman belakang,
termasuk daftar pustaka;
b) Surat perintah atau keterangan lain dari atasan
langsung;
c) Kegiatan dilakukan oleh perorangan ataupun
kelompok (maksimal 4 orang)
2) Karya tulis berupa hasil kajian dipublikasikan dalam
bentuk penelitian di Jurnal:
a) Foto kopi cover jurnal dan karya tulis;
b) Kegiatan dilakukan oleh perorangan atau kelompok
(maksimal 2 orang)
3) Karya tulis berupa hasil kajian yang tidak dipublikasikan
dalam bentuk penelitian:
a) Foto kopi karya tulis;
b) Kegiatan dilakukan oleh perorangan atau kelompok
(maksimal 2 orang);
c) Foto kopi persetujuan/ditandatangani oleh pejabat
struktural yang menguasai pekerjaan dari topik
BUKTI KERJA penelitian, atau 2 orang pejabat fungsional arsiparis
yang pangkat dan jabatannya minimal setingkat
jabatannya, dan menguasai pekerjaan dan topik
penelitiannya.
4) Artikel/tulisan populer bidang kearsipan yang
dipublikasikan dalam Media Massa/Majalah: Fotokopi
artikel yang mencantumkan nama media dan waktu
publikasi;
5) Menerjemahkan buku/makalah kearsipan bahasa asing ke
bahasa Indonesia:
a) Foto kopi hasil terjemahan;
b) Foto kopi cover buku dan daftar isi buku berbahasa
asing, atau fotokopi makalah berbahasa asing;
c) Surat perintah atau surat keterangan dari pimpinan
unit kerja.
6) Makalah bidang kearsipan yang telah dipresentasikan di
dalam suatu pertemuan ilmiah:
a) Makalah dan telah diverifikasi/ditandatangani oleh
pihak penyelenggara/pengawas kegiatan;
b) Surat undangan/permintaan dari lembaga/organisasi
profesi yang diakui pemerintah.

38
8. Melakukan penyusunan/penyiapan bahan materi penyuluhan, bimtek,
bimkos, apresiasi, sosialisasi kearsipan, bahan ajar/modul diklat kearsipan
KOMPONEN URAIAN

HASIL KERJA Bahan Ajar/Materi

Kegiatan menyusun dan menyiapkan bahan/materi

BATASAN penyuluhan, bimtek, apresiasi, modul diklat, dan sosialisasi atas
perintah pimpinan maupun permintaan/undangan dari luar
NORMA
2 hari/materi
WAKTU
Bahan materi dapat dalam bentuk penulisan handout dan
FORMAT modul diklat (yang ditentukan oleh Universitas Terbuka,
Pusdiklat ANRI, ataupun Badan Diklat di masing-msing
pencipta arsip)
Fotokopi bahan/materi handout yang telah diverifikasi oleh
BUKTI KERJA pimpinan unit kerja atau pengawas tempat kegiatan
diselenggarakan

9. Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan tugas pokok jabatan

KOMPONEN URAIAN

HASIL KERJA Laporan sesuai dengan tugas yang diberikan

Kegiatan kearsipan yang dilakukan atas perintah pimpinan,
yaitu:
BATASAN 1) Mengerjakan tugas pokok satu tingkat di atas/di bawah
jenjang jabatan
2) Mengerjakan tugas pokok unit kerja
NORMA
Sesuai perintah, maksimal 6 bulan (semester)
WAKTU
FORMAT Sesuai jenis pekerjaan dan telah mendapat persetujuan dari
pimpinan unit kerja yang menugaskan
1) Fotokopi hasil pekerjaan
BUKTI KERJA
2) Fotokopi surat penugasan

10. Melakukan kajian, telaah/analisis kearsipan atau naskah akademik dalam

bentuk policy brief
KOMPONEN URAIAN
Naskah kajian/telaah/analisis kearsipan/naskah
HASIL KERJA
akademik/policy brief
BATASAN Kegiatan mengkaji, menelaah, dan menganalisis kegiatan diluar
tugas pokok Arsiparis atas perintah pimpinan

39
 NORMA
3 hari/kegiatan
WAKTU
Memuat aspek filosofis, sosiologis, dan yuridis secara singkat,
FORMAT teori kearsipan yang mendukung, permasalahan/persoalan, pra
anggapan (data dan fakta kondisi sekarang dan akan dating),
hasil analisis, dan rekomendasi
Hasil telaah yang telah mendapat persetujuan/ditandatangani
oleh pimpinan unit kerja yang menugaskan, serta kegiatan
BUKTI KERJA
dilaksanakan oleh perorangan atau kelompok (maksimal 4
orang)

11. Mengajar/melatih di bidang kearsipan

KOMPONEN URAIAN

HASIL KERJA Surat perintah yang telah diverifikasi oleh penyelenggara

BATASAN Kegiatan mengajar/melatih di bidang kearsipan atas perintah

pimpinan atau diperintah Pusat/Badan Diklat
NORMA
2 jam/materi
WAKTU
Surat perintah sekurang-kurangnya mencantumkan nama
FORMAT diklat dan dilengkapi lampiran jadwal pengajaran yang
mencantumkan nama pelajaran maupun bobot jam mengajar
1) Fotokopi surat perintah
BUKTI KERJA 2) Lampiran jadwal diverifikasi/ditandatangani oleh
pengawas atau penanggung jawab kegiatan

40
 PENILAIAN KINERJA
ARSIPARIS AHLI PERTAMA/PERTAMA

Sistem Penilaian Kinerja Arsiparis

Menurut Handoko (“1994: 11), Penilaian Kerja ialah cara untuk mengukur segala
kontribusi setiap karyawan didalam organisasi. Nilai yang paling penting dalam
penilaian kinerja ialah terkait dengan penetapan tingkat kontribusi karyawan dengan
kinerja yang dilakukan pada penyelesaian tugas yang menjadi tanggung jawabnya.
Dessler mengatakan bahwa Penilaian Kerja ialah evaluasi kinerja karyawan secara
relatif pada waktu sekarang ataupun yang telah dilakukan yang disesuaikan dengan
standar prestasi.

Menurut Peraturan Kepala ANRI Nomor 5 Tahun 2017 tentang Pedoman Penilaian
Kinerja Arsiparis, Pasal 6 menyatakan bahwa:
1. Setiap Arsiparis wajib menyusun SKP Tahunan sebagai rencana atau target
kinerja yang harus dicapai dalam kurun waktu 1 (satu) tahun.
2. Penyusunan SKP Tahunan dilakukan dan ditetapkan pada awal tahun (bulan
Januari).
3. SKP Tahunan Arsiparis harus berdasarkan Rencana Kinerja Tahunan (RKT) unit
kerja.

SKP adalah merupakan rencana kerja dan target yang akan dicapai oleh seorang
Arsiparis Ahli Pertama di unit kerja. Target Kinerja adalah janji kinerja yang harus
dipenuhi Arsiparis dalam 1 (satu) tahun kinerja berjalan. Target Kinerja ini terdiri
dari unsur; a) Kuantitas, adalah volume/satuan hasil pekerjaan; b) Kualitas, adalah
hasil kerja sesuai Standar Kualitas Kerja (SKHK); dan c) Waktu, adalah ukuran waktu
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu pekerjaan dalam ukuran menit, jam,
harian, mingguan, bulanan, triwulan, kwartal, semester, tahunan, dan tahun jamak.
Realisasi adalah capaian yang diperoleh setiap penyelesaian pekerjaan dari target
kinerja yang dijanjikan oleh Arsiparis, meliputi unsur: Kuantitas, Kualitas, dan Waktu.
Target Kinerja sebagaimana dimaksud diatas merupakan target dari unsur:

41
1. Tugas Pokok
Tugas pokok adalah tugas pokok jabatan sesuai jenjang jabatan Arsiparis yang
bersangkutan sebagaimana diatur dalam Perka ANRI Nomor 4 Tahun 2017
tentang Pembagian Jabatan Fungsional Arsiparis.
2. Tugas Tambahan/Kreativitas
Tugas Tambahan/Kreativitas adalah pekerjaan yang diperoleh bukan
berdasarkan rencana kinerja tetapi masih terkait dengan tugas kinerja Arsiparis
dan harus tetap dinilai, tugas tambahan ini maksimal 7 kegiatan dengan angka
kredit kumulatif maksimal adalah 3.

Tabel: contoh SKP (Target)

Tabel: Contoh SKP (Target dan Realisasi)

42
Tabel: contoh SKP (aspek Prilaku)

Prosedur Penyusunan SKP

1) Pada awal tahun (bulan Januari), setiap pejabat fungsional Arsiparis wajib
menyusun Sasaran Kerja Pegawai (SKP) yang akan dilaksanakan dalam 1 (satu)
tahun berjalan.
2) SKP Jabatan Fungsional Arsiparis disusun berdasarkan penetapan kinerja unit
kerja masing-masing.
3) SKP untuk masing-masing jenjang jabatan diambil dari kegiatan sebagai turunan
dari penetapan kinerja unit dengan mendasarkan kepada tingkat kesulitan dan
syarat kompetensi untuk masing-masing jenjang jabatan.
4) SKP yang telah disusun sebagaimana dimaksud pada angka I harus disetujui dan
ditetapkan oleh atasan langsung.

Laporan Kinerja
Laporan kinerja Arsiparis adalah laporan kinerja hasil dari pelaksanaan tugas pokok,
tugas tambahan, dan kreativitas Arsiparis yang harus dilaporkan secara berkala.
Laporan Kinerja Arsiparis (LKA) terdiri dari:
1) Laporan/Rekap Kinerja Harian (LKH);
2) Laporan/Rekap Kinerja Mingguan (LKM);
3) Laporan Kinerja Bulanan (LKB); dan
4) Laporan Kinerja Tahunan (LKT).

43
Angka Kredit Kumulatif dan Angka Kredit Tahunan
Berdasarkan Permenpan dan RB nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional
Arsiparis, dalam lampirannya mengatur target Angka Kredit Kumulatif (AKK) yang
dipersyaratkan untuk dapat naik pangkat/golongan/jabatan Arsiparis Ahli Pertama
setingkat lebih tinggi adalah sebanyak 50 AKK. Dari target ini, maka Angka Kredit
Kumulatif Tahunan (AKKT) Arsiparis Ahli Pertama minimal yang harus dicapai
adalah sebesar 12,5 baik Pangkat Penata Muda, golongan ruang lllla maupun Pangkat
Penata Muda Tingkat I, golongan ruang lll b (lihat tabel).

Tabel: AKK dan AKKT Arsiparis Kategori Keterampilan:

Tabel: AKK dan AKKT Arsiparis Kategori Keahlian:

44
Konversi Nilai Kinerja
Angka kredit kumulatif untuk kenaikan pangkat dan jabatan Arsiparis ditetapkan
berdasarkan hasil penilaian kinerja Arsiparis. Hasil penilaian kinerja di konversi ke
dalam angka kredit sebagai berikut (lihat tabel):

Tabel: Nilai Kinerja Konversi

Keterangan:
1) Jika diperoleh nilai 91-100 maka: 150%x12,5: 18,75 AKKT
2) Jika diperoleh nilai 76-90 maka: 125%x12,5: 15,625 AKKT
3) Jika diperoleh nilai 61-75 maka: 100%x12,5: 12,5 AKKT
4) Jika diperoleh nilai 51-60 maka: 75%x12,5: 9,375 AKKT
5) Jika diperoleh nilai kurang dari 50 maka: 50%x12,5: 6,25 AKKT
6) Direkomendasikan AKKT minimal bernilai “cukup” 100% = 12,5 AKKT

Prosedur Penilaian kinerja

Prosedur penilaian kinerja Arsiparis Ahli Pertama adalah sebagai berikut:
1) Arsiparis Ahli Pertama menyerahkan DUPNK (dulu DUPAK) dengan
melampirkan bukti kerja ke Pejabat Penilai (Pimpinan Unit Kerja) yang
merupakan atasan langsung Arsiparis.
2) Pejabat Penilai melakukan penilaian kinerja yang hasilnya nerupan Nilai kinerja
(Nilai SKP + Nilai Perilaku).
3) Hasil penilaian kinerja Pejabat Penilai kemudian diserahkan kepada Tim Penilai
Kinerja Instansi dengan menyertakan bukti kerja Arsiparis.
4) Hasil penilaian Tim Penilai Kinerja Instansi adalah berupa Penetapan Angka
Kredit Kumulatif Tahunan oleh Ketua Tim Penilai Kinerja Instansi.

45
5) Penetapan Angka Kredit Kumulatif terdiri dari:
a) Angka Kredit Kumulatif Tahunan (AKKT) diterbitkan setiap tahun setelah
dilakukan penilaian oleh Tim Penilai Kinerja; dan
b) Angka Kredit Kumulatif (AKK) adalah penjumlahan atau akumulasi dari
Angka Kredit Kumulatif Tahunan (AKKT). Angka Kredit Kumulatif adalah
target angka kredit yang harus dicapai untuk dapat naik
Jabatan/pangkat/golongan setingkat lebih tinggi.

Tabel: Prosedur Penilaian Kinerja

Penetapan Nilai Kinerja/Angka Kredit Kumulatif Tahunan (AKKT)

Penilaian Nilai Kinerja (PNK) diterbitkan setiap tahunnya sebagai hasil dari penilaian
kinerja Tim Penilai (lihat tabel). Penilaian Nilai Kinerja (PNK) adalah dalam bentuk
Angka Kredit Kumulatif Tahunan (AKKT).

Tabel: Angka Kredit Tahunan (AKKT)

46
Sementara Angka Kredit Kumulatif adalah akumulasi dari Angka Kredit Kumulatif
Tahunan (AKKT) dan menjadi persyaratan untuk dapat naik
pangkat/golongan/jabatan setingkat lebih tinggi setelah dipenuhi, Dalam AKK ini
terdapat rekomendasi kenaikan pangkat/golongan/jabatan (lihat tabel).

Tabel: Angka Kredit Kumulatif (AKK)

Angka Kredit Dasar/Angka Kredit Yang Diperhitungkan

Dalam masa transisi, maka angka kredit Arsiparis berdasarkan Permenpan tahun
2009 tetap dinilai dan diperhitungkan sehingga di konversi ke sistem Angka Kredit
Kumulatif (versi PAK) yang beru sesuai Permenpan dan RB Nomor 43 Tahun 2014
tentang Jabatan Fungsional Arsiparis sebagaimana telah diubah dengan Permenpan
dan RB Nomor 13 Tahun 2016 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis.

Tabel: Angka Kredit Dasar/Diperhitungkan

ARSIPARIS YANG DINILAI

1 Nama : Widjojono, A.Md

2 NIP : 19730505 199803 1 001

Nomor Seri
3 : H.032495
Karpeg
Tempat tanggal
4 : Magelang, 05 Mei 1973
lahir
5 Jenis Kelamin : Laki-laki

47
 Pangkat/Golonga
6 : Penata Muda Tk.I, III/b, 1 April 2013
n ruang/TMT
7 Jabatan/TMT : Arsiparis Terampil / Pelaksana , 1 Oktober 2014
8 Unit Kerja : Kantor Regional II BKN Surabaya
9 Instansi : Badan Kepegawaian Negara
KONVERSI ANGKA KREDIT
Angka Kredit Angka Kredit
Hasil Penilaian Kinerja
Minimal yang yang didapat
harus dicapai (kolom 5 X
TAHUN ANGKA SEBUTAN PROSENTASE
setiap tahun kolom 4)
1 2 3 4 5 6
ANGKA
KREDIT
2016 - - - 19.401
DIPERHITUN
GKAN
2017 87.690 Baik 125% 5.000 6.250
- - - - -
- - - - -
- - - - -
Jumlah Angka Kredit Kumulatif yang diperoleh 25.651
Rekomendasi:
-

Ditetapkan dI Jakarta
Pada
2018
tanggal Desember
Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan
Selaku
Ketua Tim Penilai Kinerja Instansi Pembina Jabatan
Fungsional Arsiparis,

Dr. Andi Kasman, SE., MM.

NIP. 19650830 199303 1 001
Tembusan
disampaikan kepada:
1 Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
2 Sekretaris Utama Badan Kepegawaian Negara;
3 Deputi Bidang Mutasi Kepegawaian BKN;
Deputi Bidang Sumber Daya Manusia Aparatur
4 Kementerian PAN dan RB;
5 Sekretaris Tim Penilai Kinerja Instansi Pembina Jabatan Fungsional Arsiparis;
6 Pejabat Penilai;
7 Arsiparis yang bersangkutan.

48
Kenaikan Jabatan
Arsiparis Ahli Pertama/Pertama, yang akan naik jabatan menjadi Arsiparis Ahli
Muda/Muda, harus mencapai angka kredit kumulatif sebesar 100. Arsiparis Ahli
Pertama/Pertama, pangkat Penata Muda Tingkat I, golongan ruang IIIIb yang akan
naik jabatan dan pangkat menjadi Arsiparis Ahli Muda, pangkat Penata, golongan
ruang Illlc, harus mencapai angka kredit kumulatif sebesar 50.

Kenaikan Pangkat
Arsiparis Ahli Pertama/Pertama, pangkat Penata Muda, golongan ruang IIIIa yang
akan naik pangkat menjadi Penata Muda Tingkat I, golongan ruang III lb, harus
mencapai angka kredit kumulatif sebesar 50. Arsiparis Ahli Pertama/Pertama,
pangkat Penata Muda Tingkat I, golongan ruang IIIIb yang akan naik jabatan dan
pangkat menjadi Arsiparis Ahli Muda, pangkat Penata, golongan ruang Illlc, harus
mencapai angka kredit kumulatif sebesar 50.

49