ERP TOYOTA

1. MANAGEMENT SUKU CADANG

Rem: Ini mencakup rem cakram, kampas rem, selang rem, dan berbagai komponen
terkait lainnya.
Filter: Suku cadang ini termasuk filter udara, filter oli, dan filter bahan bakar yang
digunakan untuk menjaga kualitas udara, oli, dan bahan bakar dalam mesin.
Kopling: Komponen kopling seperti pelat kopling, disc kopling, dan bantalan kopling
digunakan dalam sistem transmisi untuk menghubungkan atau memisahkan tenaga
mesin dari roda kendaraan.
Suspensi: Ini mencakup per keong, per, bushing, dan bagian suspensi lainnya yang
memengaruhi kenyamanan berkendara dan penanganan kendaraan.
Sistem Knalpot: Termasuk knalpot, konverter katalitik, dan komponen knalpot lainnya
yang digunakan untuk mengelola emisi gas buang dan mengurangi kebisingan.
Lampu: Suku cadang ini mencakup lampu depan, lampu belakang, lampu rem, lampu
sein, dan lampu interior yang digunakan untuk pencahayaan kendaraan.
Sistem Eksos: Ini melibatkan komponen seperti manifold, pipa knalpot, dan resonator
yang membentuk jalur sistem knalpot.
Kaki-Kaki: Suku cadang ini termasuk peredam kejut, per, bantalan roda, dan komponen
lainnya yang terlibat dalam sistem suspensi dan kemudi.
Sistem Pendinginan: Ini melibatkan radiator, pompa air, termoswitch, dan selang-
selang yang digunakan dalam sistem pendinginan mesin.
Sistem Pengapian: Komponen seperti busi, kabel pengapian, dan koil pengapian
digunakan dalam sistem pengapian untuk menghasilkan api yang diperlukan dalam
mesin.
Sistem Bahan Bakar: Termasuk injektor bahan bakar, pompa bahan bakar, filter bahan
bakar, dan komponen terkait lainnya yang mengatur pasokan bahan bakar ke mesin.
Sabuk Penggerak: Sabuk-sabuk yang menggerakkan berbagai komponen seperti
alternator, kompresor AC, dan pompa air.
Sensor: Berbagai sensor, seperti sensor oksigen, sensor suhu, dan sensor tekanan,
digunakan untuk mengukur kondisi mesin dan sistem lainnya.
Elektronik dan Komputer Kendaraan: Ini termasuk komponen-komponen seperti ECU
(Engine Control Unit), sensor-sensor elektronik, dan perangkat kendali yang digunakan
dalam sistem elektronik kendaraan.

Perlu diingat bahwa jenis suku cadang yang digunakan dalam kendaraan Toyota dapat
bervariasi tergantung pada model, tahun pembuatan, dan jenis kendaraan (misalnya,
mobil penumpang, truk, SUV, atau kendaraan hibrida). Toyota memiliki jaringan
distributor suku cadang resmi dan dealer yang menyediakan akses ke suku cadang asli
dan berkualitas untuk pemilik kendaraan Toyota.
2. MANAGEMENT SDM
Rekrutmen dan Seleksi:
Membuat deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan untuk posisi yang akan diisi.
Menyebarkan lowongan pekerjaan melalui berbagai saluran seperti situs web
perusahaan, portal karir, dan media sosial.
Melakukan proses seleksi, termasuk wawancara, tes keterampilan, dan pemeriksaan
referensi untuk memilih kandidat yang sesuai.
Pelatihan dan Pengembangan:
Menyusun program pelatihan untuk mengembangkan keterampilan dan kompetensi
karyawan.
Memberikan pelatihan rutin kepada karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka.
Mengidentifikasi calon-calon potensial untuk promosi dan pengembangan karir.

Evaluasi Kinerja:
Melakukan penilaian kinerja secara berkala untuk mengevaluasi pencapaian tujuan
karyawan.
Memberikan umpan balik kepada karyawan tentang kinerja mereka dan membahas
peluang perbaikan.
Merencanakan pengembangan individu berdasarkan hasil penilaian kinerja.
Kompensasi dan Manfaat:
Menyusun kebijakan kompensasi yang adil dan kompetitif untuk memotivasi
karyawan.
Mengelola gaji, insentif, bonus, dan manfaat seperti asuransi kesehatan dan pensiun.
Merespons perubahan dalam undang-undang ketenagakerjaan dan kebijakan
kompensasi.

Manajemen Konflik dan Resolusi:

Menangani konflik antara karyawan atau tim dengan pendekatan yang konstruktif.
Menerapkan prosedur resolusi konflik untuk menghindari eskalasi masalah.
Keseimbangan Kerja dan Kehidupan Pribadi:
Mempromosikan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi dengan
kebijakan yang mendukung cuti, jam kerja fleksibel, atau kerja jarak jauh.

Pengelolaan Data Karyawan:

Menjaga catatan dan data karyawan seperti data kontak, catatan kinerja, dan riwayat
pekerjaan.
Menjaga keamanan dan kerahasiaan data karyawan sesuai dengan peraturan privasi.

Pengembangan Budaya Organisasi:

Membangun budaya perusahaan yang mendukung kolaborasi, inovasi, dan nilai-nilai
perusahaan.
Mendorong partisipasi karyawan dalam inisiatif perusahaan dan proyek sosial.

Pemecatan dan Resignasi:

 Menjalankan prosedur pemecatan yang adil jika diperlukan.
Melakukan wawancara keluar untuk memahami alasan di balik resignasi karyawan.

Kepatuhan Hukum:
Memastikan organisasi mematuhi semua undang-undang ketenagakerjaan yang
berlaku.
Manajemen SDM adalah komponen kunci dalam kesuksesan organisasi, karena
sumber daya manusia adalah aset terpenting dalam mencapai tujuan perusahaan.
Manajemen yang efektif dalam hal ini dapat meningkatkan produktivitas, retensi
karyawan, dan kepuasan pelanggan.

3. PELACAKAN BIAYA ANGGARAN

Penetapan Anggaran Awal: Langkah pertama adalah menetapkan anggaran awal untuk
proyek atau kegiatan tertentu. Misalnya, sebuah perusahaan ingin merencanakan
anggaran untuk peluncuran produk baru.

Pembagian Anggaran: Setelah anggaran awal ditetapkan, bagilah anggaran tersebut ke

dalam berbagai kategori atau departemen yang relevan. Misalnya, anggaran dapat
dibagi menjadi pengeluaran pemasaran, pengembangan produk, dan biaya operasional.

Pemantauan Pengeluaran: Ketika proyek atau kegiatan dimulai, catat semua

pengeluaran yang terkait dengan setiap kategori anggaran. Gunakan alat atau perangkat
lunak pelacakan keuangan untuk mencatat setiap transaksi.

Pembandingan dengan Anggaran: Secara berkala, bandingkan pengeluaran aktual

dengan anggaran awal yang telah ditetapkan. Ini membantu Anda melihat apakah Anda
berada di jalur yang benar atau jika ada penyimpangan dari anggaran.

Analisis dan Pengendalian: Jika ada penyimpangan dari anggaran, analisis

penyebabnya. Mungkin ada biaya yang melebihi perkiraan, atau ada perubahan dalam
proyek yang memerlukan penyesuaian anggaran. Cobalah untuk mengidentifikasi
solusi dan langkah-langkah pengendalian yang diperlukan untuk meminimalkan
penyimpangan ini.

Laporan Keuangan Reguler: Buat laporan keuangan reguler yang mencantumkan

pengeluaran aktual, anggaran awal, dan perbedaannya. Laporan ini harus disampaikan
kepada pemangku kepentingan yang relevan, seperti manajemen senior atau pemegang
saham.

Pemantauan Terus-Menerus: Lakukan pemantauan biaya secara terus-menerus selama

proyek berlangsung. Ini memungkinkan Anda untuk mengambil tindakan segera jika
ada penyimpangan dari anggaran yang signifikan.

Penyesuaian Anggaran (jika diperlukan): Terkadang, perubahan kondisi atau prioritas

dapat memerlukan penyesuaian anggaran. Jika ini terjadi, pastikan perubahan tersebut
diotorisasi dan terdokumentasi dengan baik.
 Evaluasi Akhir: Setelah proyek atau kegiatan selesai, lakukan evaluasi akhir terhadap
pengeluaran dan anggaran. Analisis bagaimana anggaran akhir sesuai dengan hasil yang
dicapai dan apa yang dapat dipelajari dari pengalaman tersebut.

Catatan dan Dokumentasi: Selama seluruh proses, penting untuk menyimpan catatan
dan dokumentasi yang akurat tentang semua transaksi dan keputusan yang terkait
dengan pengeluaran anggaran.

Proses pelacakan biaya anggaran yang baik membantu organisasi untuk mengelola
sumber daya finansial dengan lebih efisien, menghindari kerugian yang tidak perlu, dan
memastikan bahwa proyek atau kegiatan tetap sesuai dengan tujuan dan anggaran yang
telah ditetapkan.

4. PELAPORAN DAN ANALISI

Contoh Pelaporan:
Laporan Keuangan Bisnis:
Pelaporan keuangan bulanan atau tahunan yang mencakup laporan laba rugi, neraca,
dan arus kas perusahaan.
Analisis rasio keuangan seperti rasio profitabilitas, likuiditas, dan aktivitas untuk
menilai kesehatan keuangan perusahaan.

Laporan Penelitian:
Laporan penelitian ilmiah yang mencakup pengenalan masalah, tujuan penelitian,
metodologi, temuan, dan kesimpulan.
Analisis data statistik dan interpretasi hasil penelitian.

Laporan Kinerja Karyawan:

Laporan kinerja karyawan yang mencakup pencapaian tujuan, kompetensi,
perkembangan karier, dan rekomendasi untuk pengembangan lebih lanjut.

Laporan Proyek:
Laporan proyek yang berisi gambaran umum proyek, pencapaian milestone, anggaran,
risiko, dan rencana tindak lanjut.

Contoh Analisis:
Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats):
Analisis yang digunakan dalam perencanaan bisnis untuk mengidentifikasi kekuatan,
kelemahan, peluang, dan ancaman yang mungkin memengaruhi perusahaan.

Analisis PESTEL (Political, Economic, Social, Technological, Environmental, Legal):

Analisis yang digunakan untuk mengidentifikasi faktor-faktor eksternal yang dapat
memengaruhi bisnis atau proyek.
 Analisis Regresi:
Analisis statistik yang digunakan untuk mengukur hubungan antara dua atau lebih
variabel dan memprediksi nilai yang mungkin.

Analisis Perbandingan:
Perbandingan kinerja bisnis, produk, atau layanan dengan pesaing untuk
mengidentifikasi keunggulan atau kelemahan relatif.

Analisis SWOT Pribadi:

Analisis yang digunakan dalam pengembangan pribadi untuk mengidentifikasi
kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam mencapai tujuan karier atau pribadi

5. MANAGEMENT DOKUMENTASI
Identifikasi Dokumen:
Tentukan jenis dokumen yang perlu dikelola, seperti laporan, kontrak, surat, atau
catatan internal.

Klasifikasi Dokumen:
Kelompokkan dokumen berdasarkan jenis, kategori, atau fungsi mereka. Misalnya,
dokumen keuangan, dokumen SDM, atau dokumen proyek.

Penamaan dan Penomoran Dokumen:

Tetapkan standar penamaan dan penomoran dokumen untuk memudahkan pencarian
dan identifikasi.

Penyimpanan Fisik atau Digital:

Tentukan apakah dokumen akan disimpan secara fisik (dalam bentuk kertas) atau digital
(dalam bentuk file elektronik). Untuk dokumen digital, pertimbangkan penggunaan
penyimpanan awan atau server.

Pencatatan Metadata:
Buat catatan metadata untuk setiap dokumen, termasuk informasi seperti tanggal,
pembuat, kategori, dan kata kunci.

Aksesibilitas:
Pastikan bahwa dokumen dapat diakses oleh orang yang berwenang dengan mudah.
Atur izin akses jika diperlukan.

Pencarian dan Indeksasi:

Membuat sistem pencarian yang efisien untuk menemukan dokumen dengan cepat. Ini
dapat melibatkan penggunaan indeks atau basis data.

Retensi dan Penghapusan:

Tetapkan kebijakan retensi dokumen yang menjelaskan berapa lama dokumen harus
disimpan sebelum dihapus atau diarsipkan.
 Keamanan:
Lindungi dokumen sensitif dengan pengaturan keamanan yang tepat, termasuk enkripsi
dan izin akses yang terbatas.

Pelatihan dan Kesadaran:

Berikan pelatihan kepada staf tentang praktik manajemen dokumentasi yang baik dan
pentingnya kepatuhan terhadap kebijakan dokumen.

Peninjauan Berkala:
Lakukan peninjauan berkala terhadap sistem manajemen dokumentasi untuk
memastikan efektivitasnya dan memperbarui kebijakan jika diperlukan.

Backup dan Pemulihan:

Lakukan cadangan dokumen penting secara teratur dan siapkan rencana pemulihan
bencana untuk melindungi dokumen dari kerusakan atau kehilangan.

6. MANAGEMENT PELANGGAN DAN LAYANAN

Analisis Data Pelanggan: Perusahaan dapat mengumpulkan data pelanggan, seperti
riwayat pembelian, preferensi, dan perilaku, untuk memahami pola pembelian
pelanggan. Dengan informasi ini, mereka dapat mengembangkan strategi pemasaran
yang lebih terfokus, menawarkan penawaran khusus, atau menyesuaikan produk atau
layanan mereka.

Penggunaan Program Loyalty: Banyak perusahaan mengelola program loyalitas

pelanggan. Misalnya, toko ritel memberikan kartu loyalitas kepada pelanggan yang
memberikan diskon khusus atau poin belanja yang dapat ditukarkan dengan produk
atau layanan gratis di masa depan.

Dukungan Pelanggan yang Personal: Ketika pelanggan menghubungi pusat layanan

pelanggan, perusahaan dapat menggunakan informasi pelanggan yang ada untuk
memberikan dukungan yang lebih personal. Misalnya, seorang agen layanan pelanggan
dapat menyapa pelanggan dengan nama mereka dan menawarkan solusi yang lebih
sesuai dengan masalah mereka.

Pemasaran Berdasarkan Siklus Hidup Pelanggan: Perusahaan dapat memahami di mana

pelanggan berada dalam siklus hidup mereka (misalnya, pelanggan baru, pelanggan
berulang, atau pelanggan yang berpindah) dan mengarahkan strategi pemasaran mereka
sesuai. Ini mungkin melibatkan pesan yang berbeda atau penawaran khusus.

Penggunaan Email Marketing: Dengan menggunakan platform email marketing,

perusahaan dapat mengirim email yang disesuaikan dengan pelanggan. Ini bisa berupa
email berisi penawaran spesial, pengingat pembelian, atau informasi yang relevan
berdasarkan sejarah pembelian pelanggan.

Analisis Umpan Balik Pelanggan: Perusahaan dapat mengumpulkan dan menganalisis

umpan balik pelanggan melalui survei, ulasan online, atau interaksi sosial. Ini
 membantu perusahaan memahami kebutuhan dan keinginan pelanggan mereka dan
melakukan perbaikan jika diperlukan.

Integrasi Sistem CRM: Perusahaan dapat menggunakan perangkat lunak CRM untuk
mengintegrasikan data pelanggan dari berbagai sumber, termasuk penjualan,
pemasaran, dan layanan pelanggan. Ini memastikan bahwa semua departemen memiliki
akses ke informasi pelanggan yang konsisten.

Dukungan Multichannel: Perusahaan dapat menawarkan dukungan pelanggan melalui

berbagai saluran, seperti telepon, email, obrolan online, dan media sosial. Ini
memungkinkan pelanggan untuk memilih saluran yang mereka sukai.

Mengatasi Keluhan Pelanggan: Ketika pelanggan mengalami masalah atau memiliki

keluhan, perusahaan harus merespons dengan cepat dan efektif. Ini dapat melibatkan
penyelesaian masalah pelanggan, pengembalian dana, atau kompensasi yang sesuai.

Peningkatan Proses Internal: Manajemen pelanggan dan layanan juga melibatkan

perbaikan proses internal. Jika ada hambatan atau masalah yang menghambat
pelayanan pelanggan yang efisien, perusahaan harus bekerja untuk memperbaikinya.

7. PEMANTAUAN STOK SUKU CADANGAN

1. Pemantauan Stok Barang Dagang:
Misalkan Anda memiliki toko ritel yang menjual pakaian. Pemantauan stok dan suku
cadangan dalam hal ini akan melibatkan langkah-langkah berikut:

Perekaman Stok Awal: Catat jumlah semua pakaian yang Anda miliki di awal periode
tertentu.
Penerimaan Barang: Setiap kali Anda menerima pengiriman pakaian baru, catat
jumlahnya.
Penjualan Barang: Catat setiap kali Anda menjual pakaian kepada pelanggan.
Perhitungan Sisa Stok: Hitung sisa stok pakaian dengan mengurangkan jumlah yang
dijual dari stok awal.
Pemberian Pesanan Replenishment: Jika stok pakaian mulai menipis, Anda dapat
memberikan pesanan untuk mengisi ulang stok tersebut.

2. Pemantauan Suku Cadangan Bahan Baku:

Jika Anda memiliki bisnis manufaktur, Anda perlu memantau suku cadangan bahan
baku yang diperlukan untuk produksi. Contohnya adalah sebagai berikut:

Perekaman Suku Cadangan Awal: Catat jumlah bahan baku yang Anda miliki di awal
periode tertentu.
Penggunaan Bahan Baku: Catat setiap kali bahan baku digunakan dalam produksi.
Penerimaan Bahan Baku: Catat setiap kali Anda menerima pengiriman bahan baku
baru.
 Perhitungan Sisa Suku Cadangan: Hitung sisa suku cadangan bahan baku dengan
mengurangkan jumlah yang digunakan dari suku cadangan awal.
Pemesanan Bahan Baku Baru: Jika suku cadangan bahan baku menipis, Anda perlu
memesan lebih banyak agar produksi dapat terus berjalan.

8. KUALITAS DAN AUDIT

Contoh Kualitas:
Produk: Sebuah perusahaan makanan harus memastikan bahwa produk-produknya
memiliki kualitas yang baik dari segi rasa, keamanan pangan, dan nilai gizi. Misalnya,
seorang produsen sereal harus memastikan bahwa sereal yang diproduksi tidak hanya
enak, tetapi juga aman dikonsumsi dan memiliki nilai gizi yang memadai.

Layanan Pelanggan: Sebuah toko ritel harus memberikan layanan pelanggan yang
berkualitas, seperti respon yang cepat terhadap pertanyaan pelanggan, penyelesaian
masalah yang efisien, dan keamanan transaksi.

Proses Produksi: Sebuah pabrik manufaktur harus memastikan bahwa proses produksi
berjalan secara efisien dan sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan. Ini termasuk
mengukur toleransi dalam produksi komponen mesin atau peralatan.

Kualitas Layanan Kesehatan: Dalam sektor layanan kesehatan, kualitas merujuk pada
pelayanan yang diberikan oleh rumah sakit, dokter, dan profesional kesehatan lainnya.
Ini mencakup aspek seperti akurasi diagnosis, perawatan pasien, dan kepatuhan
terhadap standar medis.

Contoh Audit:
Audit Keuangan: Audit keuangan adalah pemeriksaan independen atas laporan
keuangan suatu perusahaan oleh seorang auditor eksternal. Tujuannya adalah untuk
memverifikasi keakuratan informasi keuangan yang disajikan dalam laporan tersebut.

Audit Internal: Sebuah organisasi dapat melakukan audit internal untuk menilai
efektivitas operasional, kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur internal, serta
mendeteksi potensi risiko. Hasil audit internal digunakan untuk perbaikan internal.

Audit Lingkungan: Audit lingkungan melibatkan pemeriksaan dampak lingkungan dari

aktivitas suatu perusahaan atau organisasi. Ini dapat mencakup evaluasi terhadap
kepatuhan terhadap peraturan lingkungan, pengelolaan limbah, dan upaya untuk
mengurangi jejak karbon.

Audit Sumber Daya Manusia: Dalam konteks sumber daya manusia, audit dapat
digunakan untuk menilai efisiensi proses rekrutmen, pelatihan karyawan, kebijakan
kompensasi, dan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan.
Audit Keamanan Teknologi Informasi: Audit ini melibatkan pemeriksaan sistem dan
praktik keamanan dalam teknologi informasi untuk melindungi data sensitif dan
mengidentifikasi potensi risiko keamanan.