OLEH :
ZUESRA MAIWIN FETYSCA
22026082
DOSEN PENGAMPU :
Dr. Yona Primadesi, M.Hum.
1
Hadiaty, F., & Puteri, F. Y. (2020). Sistem Penyimpanan Arsip Statis pada Bagian Tatakelola Administrasi di PT Pos
Indonesia. ATRABIS: Jurnal Administrasi Bisnis (e-Journal), 6(1). https://doi.org/10.38204/atrabis.v6i1.408
2
Asmodiwati, N. (2015). Prosedur Penataan Arsip dalam Memudahkan Pencarian Arsip di Disperindag Kota
Semarang. In Dalam Journal Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang.
Meskipun pada dasarnya arsip ditempatkan secara vertikal, alat
penyimpanan menyamping (lateral file) tetap disebut demikian karena posisi map-
mapnya disusun menyamping di dalam laci3.
didasarkan pada teori Badri Munir Sukoco dan Sedarmayanti. Proses
tersebut mencakup penataan, penyimpanan, peminjaman, penemuan kembali,
pemeliharaan, pengamanan, dan penyusutan dokumen.
Prosedur pengelolaan arsip ini mengacu pada teori Badri Munir Sukoco
yang melibatkan proses penataan arsip di tempat penyimpanan yang telah
disediakan, seperti pada arsip surat yang masih aktif. Arsip tersebut ditempatkan
di masing-masing seksi dalam box file yang dilengkapi dengan folder dan
panduannya.
Selain itu, prosedur penyimpanan arsip melibatkan observasi terhadap
arsip yang masuk, diproses, dan kemudian disimpan pada lokasi penyimpanan
yang telah disediakan. Berkas arsip yang dibundel disimpan di rak atau almari.
Sistem penyimpanan yang digunakan mencakup sistem tanggal dan sistem nomor.
Sistem tanggal mengacu pada pengaturan berkas berdasarkan urutan tanggal,
bulan, dan tahun, sementara sistem nomor mengacu pada pengaturan berkas
berdasarkan kode nomor4.
Roll O Pack merupakan sistem lemari arsip berkapasitas besar yang dapat
disimpan dengan cara didorong manual atau menggunakan penggerak mekanik.
Roll O Pack dapat dianggap sebagai versi bergerak dari rak perpustakaan,
memungkinkan rak tersebut untuk bergerak sesuai kebutuhan. Dengan kata lain,
Roll O Pack dapat diartikan sebagai lemari arsip yang memiliki mobilitas. Selain
dikenal dengan nama Roll O Pack, alat penyimpanan ini juga sering disebut
dengan nama lain seperti Mobile Shelving System, Mobile Shelves, Mobile File
System, Lemari Arsip Bergerak, dan Lemari Arsip Dorong.9
Sistem gang mobil merujuk pada lemari rak yang terdiri dari beberapa
tingkat atau laci yang dapat bergerak di atas rel dengan metode hastawi, mekanis,
atau elektris. Dengan cara ini, ketika lemari rak didorong, akan terbentuk gang di
antara rak-rak tersebut. Keuntungan utama dari sistem ini adalah penghematan
ruangan, karena rak-rak dapat didorong untuk merapat satu sama lain. Pada sistem
elektris, pengguna hanya perlu menekan tombol untuk menggerakkan rak dan
membentuk gang sesuai kebutuhan. Sementara itu, pada sistem dinamis,
pengguna dapat dengan mudah memutar rak dengan tangan atau menggunakan
metode yang dikenal sebagai roll o'pack.10
f) Peralatan Berputar
8
Ibid
9
Sembiring, R. A., & Sinaga, J. P. (2021). PENYULUHAN TENTANG PENERAPAN ROLL O’PACK DI RUANG
PENYIMPANAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM SEMBIRING. Jurnal Pengabdian Masyarakat Putri Hijau,
1(2), 24–28.
10
Ibid
Sistem Pengisian Rotary, suatu sistem pengarsipan bertingkat secara
vertikal, yang dilengkapi dengan sistem pengkodean, penomoran, abjad, serta
warna, dengan pola tingkatan bundar dan kemampuan berputar.11
Langkah-langkah dalam proses pengarsipan adalah sebagai berikut12:
a) Pengumpulan (Collecting): Kumpulkan semua dokumen yang telah siap untuk
diarsipkan.
b) Pemeriksaan (Inspecting): Periksa setiap dokumen yang telah terkumpul
dengan memperhatikan tanda-tanda tertentu, seperti stempel atau tulisan
"FILE" atau "ARSIP". Tanda-tanda tersebut menunjukkan bahwa dokumen
sudah siap diarsipkan. Jika tidak ada tanda tersebut, tanyakan kepada pihak
yang bersangkutan untuk kejelasannya.
c) Penentuan Kata Tangkap (Indexing): Tentukan kata kunci atau kata tangkap
yang akan menjadi dasar penyimpanan dan pencarian kembali dokumen arsip.
Penentuan kata tangkap harus mengikuti sistem kearsipan yang sedang
digunakan.
d) Pengkodean (Coding): Setiap dokumen diberi kode berdasarkan kata tangkap
yang telah ditentukan.
e) Penyortiran (Sorting): Susun dokumen berdasarkan kode yang telah
ditetapkan
f) Penempatan (Placing): Tempatkan dokumen ke dalam penyimpanan sesuai
dengan kode dan sistem kearsipan yang telah dibuat.
11
Hadiaty, F., & Puteri, F. Y. (2020). Sistem Penyimpanan Arsip Statis pada Bagian Tatakelola Administrasi di PT Pos
Indonesia. ATRABIS: Jurnal Administrasi Bisnis (e-Journal), 6(1). https://doi.org/10.38204/atrabis.v6i1.408
12
Nurkarim, R. (2023). IMAGEWARE SCAN MANAGER APPLICATION IN ARCHIVES MANAGEMENT AT PT ESA
TAWANG CIPTA SIDOARJO. Designing Records System in Industry, 2(1), 39–54.
https://journal.ebizmark.id/index.php/rmsj/article/view/46
Dokumen Media Campuran dan Berukuran Terlalu Besar dalam konteks
arsip merujuk pada rekaman atau berkas yang memiliki format atau jenis media
yang beragam, dan ukurannya melebihi standar biasa. Media campuran dapat
mencakup kombinasi teks, gambar, audio, atau video, sementara berukuran terlalu
besar dapat berkaitan dengan dokumen yang memiliki ukuran file yang signifikan.
Untuk mengelola dokumen seperti ini dalam arsip, seringkali diperlukan strategi
penyimpanan dan pengaturan yang lebih canggih.13
Prosedur penyimpanan untuk surat masuk dan keluar mencakup beberapa
langkah, yaitu pemeriksaan, pengindeksan, pengkodean, menyotir, dan
penempatan. Langkah-langkah ini perlu dipahami sebagai berikut: Pertama, saat
akan menyimpan surat pada map, perlu memeriksa adanya tanda pelepas, yang
biasanya berupa disposisi pada surat tersebut. Kemudian, dalam menetapkan judul
surat, baik surat masuk maupun surat keluar, penting untuk memberikan judul
dengan menggunakan kata tangkap (caption). Pemberian kode pada surat yang
akan disimpan tidak hanya memudahkan penyimpanan pada map atau laci arsip,
tetapi juga mempermudah saat mencari kembali arsip tersebut. Selanjutnya, jika
ada surat-surat penting yang memerlukan tindak lanjut penanganan, perlu
disiapkan tempat penyimpanan (map) yang diberi judul "Follow up ship" atau
berkas peringatan yang sering disebut tikler file. Terakhir, untuk surat yang harus
diketahui dan diolah oleh beberapa unit kerja dalam satu instansi, disarankan
untuk menyiapkan lembar beredar (outing slip).14
16
Ibid
17
Ibid
rak, termasuk roda, rel, dan mekanisme penggerak, guna mendeteksi adanya
kerusakan atau keausan yang memerlukan perbaikan segera.18
e) Rak Referensi Roll-Out
Merawat rak referensi roll-out memerlukan perhatian khusus terhadap
beberapa aspek utama. Pertama, menjaga kebersihan rak secara teratur menjadi
langkah penting guna mencegah penumpukan debu dan kotoran yang berpotensi
merusak dokumen atau barang yang disimpan di dalamnya. Selanjutnya, perlu
memastikan kelancaran mekanisme roll-out dengan melakukan pelumasan pada
bagian-bagian yang bergerak, seperti roda dan rel, agar pergerakan rak tetap
lancar dan gesekan dapat diminimalkan. Terakhir, diperlukan pengecekan berkala
terhadap kondisi mekanisme roll-out untuk mendeteksi adanya kerusakan atau
keausan yang memerlukan perbaikan segera.19
f) Peralatan Berputar
Merawat peralatan berputar, seperti rak referensi roll-out, melibatkan
perhatian khusus terhadap beberapa aspek tertentu. Pertama, menjaga kebersihan
peralatan secara rutin menjadi langkah penting untuk mencegah penumpukan
debu dan kotoran yang berpotensi merusak dokumen atau barang yang disimpan
di dalamnya. Selanjutnya, perlu memastikan kelancaran mekanisme putaran
dengan melakukan pelumasan pada bagian-bagian yang bergerak, sehingga
pergerakan peralatan tetap lancar dan gesekan dapat diminimalkan. Terakhir,
diperlukan pengecekan berkala terhadap kondisi mekanisme putaran untuk
mendeteksi adanya kerusakan atau keausan yang memerlukan perbaikan segera.20
g) Dokumen Media Campuran dan Berukuran Terlalu Besar
Perawatan terhadap dokumen media campuran dan berukuran terlalu besar
dapat dilakukan dengan memperhatikan beberapa aspek kunci. Pertama, pastikan
dokumen disimpan dalam wadah atau rak yang sesuai dengan ukurannya, di mana
dokumen berukuran besar perlu disimpan secara horizontal atau digulung secara
hati-hati untuk mencegah potensi kerusakan. Selanjutnya, perlu menjaga
kestabilan kelembaban dan suhu di ruangan penyimpanan dokumen untuk
mencegah kerusakan akibat kelembaban tinggi atau fluktuasi suhu yang ekstrem.
Upaya perlindungan juga melibatkan penghindaran paparan langsung sinar
matahari dan debu yang dapat merusak kualitas dokumen, dengan menggunakan
wadah atau kemasan yang sesuai. Terakhir, dianjurkan melakukan pemeriksaan
berkala terhadap kondisi dokumen untuk mendeteksi tanda-tanda kerusakan atau
kelembaban berlebihan sebagai langkah pemeliharaan preventif.21
18
Ibrahim, A. (2013). Perawatan dan Pelestarian Bahan Pustaka. Khizanah Al-Hikmah : Jurnal Ilmu Perpustakaan,
Informasi, Dan Kearsipan, 1(1), 77–90. https://journal.uin-alauddin.ac.id/index.php/khizanah-al-hikmah/article/
view/30
19
Ibid
20
Ibid
21
Ibrahim, A. (2013). Perawatan dan Pelestarian Bahan Pustaka. Khizanah Al-Hikmah : Jurnal Ilmu Perpustakaan,
Informasi, Dan Kearsipan, 1(1), 77–90. https://journal.uin-alauddin.ac.id/index.php/khizanah-al-hikmah/article/
view/30
3. Apa saja kendala pada kegiatan pemberkasan pada tiap-tiap alat?
a) Pada kabinet laci vertikal tradisional, mungkin menghadapi keterbatasan ruang
penyimpanan yang dapat membatasi jumlah dokumen yang dapat disimpan.
b) Saat menggunakan file lateral terbuka, mungkin menghadapi risiko terpaparnya debu
dan kotoran karena sifat terbukanya, yang memerlukan perawatan kebersihan yang
lebih intensif.
c) Dalam penggunaan kabinet lateral yang dibuka dari samping, mungkin menghadapi
keterbatasan ruang penyimpanan dan potensi kesulitan dalam mengakses dokumen di
bagian belakang rak.
d) Dengan sistem jalur rak yang dapat digerakkan, mungkin perlu melakukan perawatan
yang lebih intensif terhadap mekanisme penggerak dan rel agar tetap berfungsi
dengan baik.
e) Pada rak referensi roll-out, mungkin menghadapi risiko kerusakan dokumen selama
proses roll-out dan masalah ruang penyimpanan yang terbatas.
f) Dengan peralatan berputar, mungkin memerlukan perawatan ekstra terhadap
mekanisme putaran agar tetap lancar dan gesekan minimal.
g) Dalam penanganan dokumen media campuran dan berukuran terlalu besar, mungkin
menghadapi kesulitan dalam penyimpanan dokumen besar dan memerlukan perhatian
khusus terhadap kelembaban serta perlindungan dari cahaya dan debu.22
DAFTAR PUSTAKA
Rahman, Y. N., & Arfa, M. (2021). Perawatan Arsip Statis Tekstual Guna Memperpanjang
Umur Arsip di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Kabupaten Semarang. Anuva: Jurnal
22
Rahman, Y. N., & Arfa, M. (2021). Perawatan Arsip Statis Tekstual Guna Memperpanjang Umur Arsip di Dinas
Kearsipan Dan Perpustakaan Kabupaten Semarang. Anuva: Jurnal Kajian Budaya, Perpustakaan, Dan Informasi,
5(4), 657–670. https://doi.org/10.14710/anuva.5.4.657-670
Kajian Budaya, Perpustakaan, Dan Informasi, 5(4), 657–670.
https://doi.org/10.14710/anuva.5.4.657-670
Ibrahim, A. (2013). Perawatan dan Pelestarian Bahan Pustaka. Khizanah Al-Hikmah : Jurnal
Ilmu Perpustakaan, Informasi, Dan Kearsipan, 1(1), 77–90. https://journal.uin-
alauddin.ac.id/index.php/khizanah-al-hikmah/article/view/30
Atika, & Fauziah, N. (2016). Prosedur Kearsipan Di Bagian Pemeriksaan Pada Kantor Pelayanan
Pajak Pratama Bekasi Selatan. Jurnal AKP, 6(1), 28–51.
https://jurnal.unismabekasi.ac.id/index.php/akp/article/view/582
Hamdani Revi, & Marlini. (2016). Sistem Pengelolaan Arsip Debitur di PT Bank Negara
Indonesia (persero) tbk. Kantor Cabang Utama Padang. Jurnal Ilmu Informasi
Perpustakaan Dan Kearsipan, 5(1), 97–106.
https://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/article/view/7192
Nurkarim, R. (2023). IMAGEWARE SCAN MANAGER APPLICATION IN ARCHIVES
MANAGEMENT AT PT ESA TAWANG CIPTA SIDOARJO. Designing Records
System in Industry, 2(1), 39–54.
https://journal.ebizmark.id/index.php/rmsj/article/view/46
Munawaroh, M., Winarto, & Haryanti, N. (2023). Prosedur Pengelolaan Arsip Dalam
Peningkatan Efektivitas dan Efisiensi Kerja Studi Kasus Pada PT. Griya Asri Mandiri.
Jurnal Pengabdian Masyarakat Waradin, 3(2), 17–23.
https://doi.org/10.56910/wrd.v3i2.285
Asmodiwati, N. (2015). Prosedur Penataan Arsip dalam Memudahkan Pencarian Arsip di
Disperindag Kota Semarang. In Dalam Journal Fakultas Ekonomi Universitas Negeri
Semarang.
Hadiaty, F., & Puteri, F. Y. (2020). Sistem Penyimpanan Arsip Statis pada Bagian Tatakelola
Administrasi di PT Pos Indonesia. ATRABIS: Jurnal Administrasi Bisnis (e-Journal),
6(1). https://doi.org/10.38204/atrabis.v6i1.408
Sembiring, R. A., & Sinaga, J. P. (2021). PENYULUHAN TENTANG PENERAPAN ROLL
O’PACK DI RUANG PENYIMPANAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM
SEMBIRING. Jurnal Pengabdian Masyarakat Putri Hijau, 1(2), 24–28.
Aprison, R., & Syamsir, S. (2021). Manajemen Kearsipan dalam Penyelenggaraan Administrasi
Negara di Kantor Kejaksaan Negeri Padang. Jurnal Manajemen Dan Ilmu Administrasi
Publik (JMIAP), 3(1), 1–10. https://doi.org/10.24036/jmiap.v3i1.205