Pengantar Manajemen - TOPIK 8

SERI PELAJARAN POLITEKNIK – PENGANTAR MANAGEMENT
TOPIK
PENATAAN
8 STAFF
 HASIL BELAJAR
Setelah membaca topik ini, anda mampu :
 Menjelaskan pengertian penataan staff ( staffing)

 Menyebutkan langkah-langkah dalam penataan staf
 Membandingkan setiap langkah dalam penataan staf
Laurens Ponggohong 8-1

PENDAHULUAN
Dahulu para ahli memasukan fungsi staffing ini sebagai bagian dari fungsi
pengorganisaian. Namun dengan semakin berkembangnya ilmu manajemen,
maka pada tahun 1972 Koontz dan O,Donnell memisahkan fungsi staffing ini
dari fungsi pengorganisasian, menjadi fungsi yang berdiri sendiri. Bahkan pada
dekade delapan puluhan William Ouchi menegaskan dalam hasil penelitiannya
bahwa sumber daya manusia merupakan faktor penentu utama segala pencapaian
tujuan. Penegasan ini dikenal dengan teori z. Dengan munculnya teori ini
persoalan staffing menjadi semakin penting.
Staffing adalah proses penyediaan tenaga kerja yang dibutuhkan oleh

organisasi , untuk menjapai tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi /
perusahaan . Dengan proses ini , organisasi menjadi semakin hidup karena
jabatan-jabatan yang telah ditetapkan dalam struktur organisasi yang dibuat telah
diisi oleh orang -orang yang sesuai melalui penarikan , seleksi ,penempatan ,
pelatihan dan pemeliharaan secara tepat dan efektif.
PERENCANAAN TENAGA KERJA

Tenaga kerja adalah merupakan asset utama suatu organisasi atau
perusahaan. Dalam usahanya untuk mencapai tujuan. perenjanaan tenaga kerja
menduduki prioritas utama dalam perenjanaan menyeluruh dari suatu organisasi
atau perusahaan, Karena bagaimanapun canggihnya mesin - mesin yang ada ,
apabila tidak dioperasikan oleh tenaga kerja yang berkwalitas, maka akan
membasinlah mesin -mesin tersebut.
Demikian pula dengan modal yang melimpah, apabilah tidak dikelolah oleh
tenaga manusia yang profesional, maka akan habis percuma , tanpa hasil yang
berarti. Oleh karena itu , untuk dapat memperoleh tenaga kerja yang berkualitas ,
maka diperlukan perencanaan sumber daya manusia.
Perencanaan sumber daya manusia merupakan serangkaian kegiatan yang

dilakukan untuk mengantisipasi permintaan - permintaan bisnis dan lingkungan
pada organisasi diwaktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan tenaga
kerja yang ditimbulkan oleh kondisi - kondisi tersebut secara lebih sempit,
perenjanaan sumber daya manusia berarti mengestimasi secara sistematik
permintaan / kebutuhan dan supply tenaga kerja organisasi diwaktu yang akan
datang.

Dari pengertian diatas , dapat disimpulkan bahwa perencanaan sumber daya

manusia mengandung arti bahwa ada 4 kegiatan yang saling berhubungan ,yang
membentuk sistim perencanaan sumber daya manusia yang terpadu :
 Penyediaan sumber daya manusia sekarang

 Peramalan suplai dan permintaan sumber daya manusia
 Rencana - rencana untuk memperbesar jumlah individu yang kwalified.
 Berbagai prosedur pengawasan dan evaluasi untuk memberikan umpan baik
kepada sistem.
Perencanaan sumber daya manusia memungkinkan organisasi untuk:
 Memperbaiki penggunaan sumber daya manusia

 Memadukan kegiatan - kegiatan personalia dan tujuan- tujuan organisasi
diwaktu yang akan datang secara efisien.
 Melakukan pengadaan karyawan- karyawan secara ekonomis.
 Mengembangkan informasi dasar manacemen personalia untuk membantu
kegiatan- kegiatan personalia dan unit-unit organisasi lainnya .
 Membantu program penarikan dari pasar tenaga kerja secara sukses.
 Mengkoordinasikan program manajemen personalia yang berbeda - beda ,
seperti rencana penaikan dan seleksi.
Kegiatan perencanaan SDM :
a. Penentuan Jabatan dalam Organisasi
Penentuan jabatan adalah kegiatan pertama yang harus dibuat dalam

perencanaan struktur organisasi sebelum kegiatan perencanaan tenaga kerja yang
dibutuhkan dapat dilaksanakan, sebagian dapat dipilih tenaga kerja yang tepat
untuk mengaku jabatan tersebut.
Dalam penentuan jabatan ini ,prinsip rentang kendali harus selalu

dipertimbangkan agar tidak terjadi kelebihan tenaga kerja .Dalam perencanaan
jabatan ini , manajer perlu melakukan analisis jabatan , Pengertian analisis
jabatan adalah : Proses mempelajari dan mengumpulkan informasi dang
berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan , (Flippo,1993).
Analisis pekerjaan ini akan memberikan informasi mengenai aktivitas

pekerjaan, standard pekerjaan konteks ,pekerjaan ,persyaratan personalia ,prilaku
manusia dan alat- alat yang akan dipergunakan .Kemudian semua jenis kegiatan
yang diperlukan dalam organisasi tersebut diinventasir,lalu dikelompokan menjadi
kelompok-kelompok kegiatan yang disebut departementasi hasil dari analisis dari
pekerjaan ini adalah deskripsi jabatan ,yaitu suatu peryataan yang tertulis yang
mengunakan fungsi, tugas- tugas tanggung jawab , wewenang ,kondisi kerja dan
aspek -aspek pekerjaan tertentu lainnya .

Uraian pekerjaan ini akan memberikan ketegaran dan standard tugas yang harus
dicapai oleh pejabat atau karyawan yang menduduki suatu jabatan .Juga jabatan
nantinya akan menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan.
Spesifikasi pekerjaan adalah : Uraian persyaratan kwalitas minimum orang yang

bisa diterima agar dapat menjalankan suatu jabata dengan baik dan kompeten.
Spesifikasi jabatan ini akan dipergunakan sebagai pedoman didalam seleksi,
khususnya yang berkaitan dengan mutu dan jenis tenaga kerja yang diperlukan .
b. Penentuan Jumlah , Mutu dan Jenis TK.
Sukses tidaknya pencapaian tujuan organisasi, sangat dipengaruhi oleh

perencanaan jumlah,mutu dan jenis tenaga kerjanya. kegiatan perencanaan tenaga
kerja ini menjadi masalah yang kompleks, karena sangat dipengaruhi oleh unsur-
unsur perubahan dimasa mendatang, seperti perubaan teknologi, perubahan pula
konsumsi masyarakat,perubahan jumlah produk, perubahan tingkat permintaan
dan penawaran TK, perubahan sumber keuangan, dll.
Dalam menentukan jumlah tenaga kerja, maka untuk tenaga staf,cukup

denga mengisi kekosongan jabatan.Namun untuk tenaga operasional, perluh
dihitung terlebih dahulu atas dasar beban kerja yang ada.Dengan
memperhitungkan absensi dan perputaran tenaga kerja,maka akan diperoleh angka
jumlah tenaga kerja operasional yang diperlukan.
Rumusnya sebagai berikut:
Beban kerja / bulan

KebutuhanTK perbulan = ------------------------ x 1 orang
Kemampuan / orang
Contoh :
Jumlah beban kerja perbulan = 2000 unit produk.
Kemampuan kerja perorang perbulan = 20 unit
Angka absensi rata-rata perbulan =4%
Angka perputaran tenaga kerja rata-rata perbulan =2%
2000
Kebutuhan TK / bulan = -------- x 1 orang
20
= 100 orang
Mengingat kenyataan ada tenaga kerja yang absen dan sering juga ada yang keluar,
maka diperlukan cadangan tenaga kerja guna menjamin target kegiatan tercapai,
sehingga kebutuhan yang sesungguhnya adalah :
100 orang +(4%+ 2%) = 106 orang.

Setelah diperoleh jumlah tenaga kerja yang tepat untuk suatu perusahaan,
selanjutnya ditentukan mutu dan jenisnya tenaga kerja.
Cara menentukan mutu dan jenis tenaga kerja adalah: Dengan

membandingkan kondisi pelamar atau calon pelamar dengan spesifikasi jabatan,
Apabilah hal ini dilakukan dengan konsekwen, maka akan diperoleh tenaga kerja
yang bermutu yang dibutuhkan oleh organisasi. Penentuan mutu ini memang
sangat sukar karena sifatnya yang abstrak. Namun demikian ada beberapa cara
untuk menentukan mutu karyawan yang dibutuhkan organisasi,disamping cara
yang seperti diatas.
Contohnya, seorang marketing manajeryang memiliki masa kerja 10 tahun, jelas

orang ini memiliki mutu kerja yang baik.Jika kita menggunakan teori-teori tentang
prestasi dari Heider, tentunya kita dapat menilai prestasi seseorang dengan
mengganalisis motivasi daqn kemampuan kerja,sebagai cerminan kwalitas
seseorang, sebab memang motivasi dan kemampuan merupakan fungsi prestasi.
Cara lain yang dapat dianalisis adalah penampilannya, keterandalannya,

stabilitasnya, kepemimpinannya, kreatifitasnya, kesiagaan, mentalnya, tingkat
energinya, ketrampilan, komunikasinya, keyakinannya pada diri sendiri dll.
Masalah jenis tenaga kerja yang diperlukan dapat dilihat dari :
 Jenis kelamin . Untuk jabatan - jabatan tertentu yang mengerjakan pekerjaan-

pekerjaan kasar, sebaiknya dipegang oleh tenaga pria. Sedang pekerjaan-
pekerjaan yang membutuhkan kehalusan , maka sebaiknya diberikan pada
wanita.
 Jenis pengetahuan yang dimiliki seperti : Sosiolog, ekonom, politikes, ahli
hukum, akuntan, dokter, dsb. tinggal disesuaikan dengan jenis pekerjaan
yang nantinya akan mereka tangani.
c. Pengembangan Kemampuan Individu dan Kelompok.
Pengembangan kemampuan individu dan kelompok sangat penting bagi

suatu organisasi/ perusahaan, apalagi mengigat sistim pendidikan di negara kita
dewasaini kurang mampu menyediakan tenaga siap pakai. Oleh karena itu
sebelum maupun sesudah tenaga kerja bekerja, perlu dibuat suatu program
pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan.
Banyak program pelatihan yang kurang efektif bahkan gagal,disebabkan
karena perencanaannya yang kurang matang. Kebanyakan para trainee yang
diikutkan dalam pelatihan kurang memiliki motivasi penunjang pelatihan
tersebut.Ini terjadi karena dalam perencanaan peserta pelatihan tidak diwajibkan
untuk menjalankan test motivasi terlebih dahulu.

d. Penempatan Tenaga Kerja.
Pedoman yang biasanya digunakan dalam penempatan tenaga kerja adalah :

Prinsip”The right man on the right place” Hal ini sangat membantu keberhasilan
suatu organisasi dalam usahanya untuk mencapai tujuan. Namun sangat
disayangkan prinsip ini masih sering diabaikan.Ini disebabkan karena tidak
tersedianya spesifikasi jabatan yang baik, tidak ada jenjang karier,sistem senioritas
yang kaku, pengaruh paternalisme dan nepotisme dsb
Oleh sebab itu penempatan tenaga kerja harus direncanakan seteliti mungkin
dengan orientasi pada produktivtas,efisiensi dan efektivitas.
e. Kebijakan Dan Program Integrasi.
Kebijakan dan program integrasi apabila dijalankan dengan baik maka akan
sangat membantu organisasi dalam upayanya mencapai tujuan. Integrasi adalah
kesesuaian antara tujuan organisasi dan tujuan individu. Ini perlu direncanakan
dalam bentuk kebijkan dan program yang baik, sehingga dapat memberikan
motivasi pada karyawan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam program
integrasi :
 Kebutuhan Pekerja.
Kebutuhan pekerja dapat dilihat dari teori hirarki kebutuhan maslow. Ini dapat
dijadikan sarana untuk memotivasi para pekerja.
 Bagaimana kebutuhan ini dapat diintergasikan dalam organisasi.
 Situasi yang menyebabkan timbulnya keluh kesah dan tindakan pelanggaran
disiplin, adanya keinginan pekerja, dan lain-lain.
 Proses komunikasi dalam organisasi.
 Akhirnya harus diperhatikan juga hal-hal yang sifatnya menghalangi proses
integrasi seperti adanya golongan minoritas, peranan serikat pekerja,
organisasi informal, dan lain-lain.
f. Mekanisme Kerja.
Perencanaan mekanisme kerja, sistem dan prosedur kerja sangat penting

untuk menjamin pelaksanaan kegiatan perencanaan yang telah dijelaskan di atas .
Mekanisme kerja ini sangat menentukan sistem kordinasi antar kegiatan.
Koordinasi merupakan titik kritis dalam usaha mencapai tujuan.
Karena itu mekanisme kerja merupakan hal yang sudah harus mentradisi
dalam organisasi, sehingga semua anggota organisasi sudah dapat menentukan
sendiri peran apa yang diharapkan dari dirinya.

Penarikan Karyawan.
Penarikan merupakan masalah penting dalam pengadaan karyawan. Jika

penarikan berhasil artinya banyak pelamar yang memasukkan lamarannya, maka
peluang untuk mendapatkan karyawan yang baik terbuka lebar, karena kita dapat
memilih yang terbaik dari yang baik.
Menurut Edwin B. Flippo, penarikan adalah proses pencarian dan

peningkatan para calon pegawai yang mampu bekerja dalam organisasi. Jadi
penarikan adalah usaha mencari dan menarik tenaga kerja agar mau melamar
lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu perusahaan.
Dalam usaha untuk mendapatkan calon pelamar yang tepat dalam arti kualitas dan
kuantitas sesuai dengan kebutuhan, maka perusahaan perlu mempertimbangkan
hal-hal sebagai berikut :
 Balas jasa yang diberikan. Jika balas jasa besar maka pelamar banyak.
Sebaliknya jika balas jasa sedikit maka pelamar sedikit.
 Status karyawan. Jika statusnya untuk karyawan tetap maka palamar relatif
banyak. Tetapi bila statusnya untuk karyawan honorer, maka pelamar relatif
sedikit.
 Kesempatan promosi. Jika kesempatan promosi terbuka lebar maka jumlah
pelamar banyak dan sebaliknya.
 Job Specification. Jika spesifikasi pekerjaan sedikit, maka pelamar akan
banyak dan sebaliknya.
 Metode penarikan. Bila penarikan terbuka luas melalui media masa maka
pelamar banyak dan sebaliknya.
 Soliditas perusahaan. Jika soliditas perusahaan cukup tinggi, maka pelamar
banyak dan sebaliknya.
 Peraturan perburuan. Jika peraturan perburuan longgar, maka pelamar banyak
dan sebaliknya.
 Penawaran tenaga kerja. Jika penawaran tenaga kerja banyak, maka pelamar
akan banyak dan sebaliknya.
Penentuan Sumber Tenaga Kerja.
Sumber tenaga kerja pada dasarnya dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
 Sumber Internal
 Sumber External.

Sumber Internal
Sumber internal adalah karyawan yang akan mengisi lowongan kerja yang
lowong, diambil dalam dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara :
 Promosi atau kenaikan pangkat seorang pegawai, sehingga lowongan dapat

diisi.
 Pemindahan atau transfer, yaitu pengalihan seorang pegawai dari satu jabatan
ke jabatan lain yang levelnya dalam strukutur organisasi sejajar. Dengan
transfer, lowongan suatu jabatan dapat diisi.
 Karyawan atau pegawai yang pernah bekerja pada organisasi itu, tetapi
berhubung suatu hal mereka keluar. Mereka ini dapat ditarik lagi jika mereka
bersedia.
 Teman-teman, sanak famili dari karyawan sendiri dengan rekomendasi dari
karyawan itu dapat diketahui apakah orang-orang yang diusulkan dapat
mengisi lowongan apa tidak.
Kebaikannya :
 Organisasi telah memiliki keterangan yang cukup lengkap.

 Mendorong karyawan untuk berusaha naik tingkat.
 Menaikkan moral kerja karyawan.
 Manambah nama baik organisasi dimata masyarakat.
Sumber Eksternal
Sumber eksternal artinya calon karyawan berasal dari luar organisasi. calon
karyawan ini dapat dijaring melalui :
 Penggunaan rekomendasi karyawan dalam perusahaan.

 Pengumuman
 Agen atau kantor penempatan TK
 Lembaga-lembaga pendidikan.
 Media Cetak
 Asisiasi profesional
 Nepotisme
 Lamaran masuk secara kebutuhan
 Leasing
 Organisasi Karyawan
 Open house.

Proses Seleksi.
Proses seleksi adalah serangkaian langkah kegiatan yang digunakan untuk

memutuskan apakah pelamar diterima atau tidak. Proses seleksi tergantung pada 3
masukkan penting yang sangat menentukan efektifitas seleksi :
 Informasi analisis jabatan, memberikan deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan

dan standard prestasi. yang disyaratkan setiap jabatn.
 Rencana Sumber Daya manusia memberitahukan kepada manajer personalia
bahwa ada lowongan pekerjaan.
 Penarikan perlu agar manajer personalia mendapatkan sekelompok orang yang
akan dipilih.
Adapun langkah-langkah yang dapat ditempuh dalam proses seleksi adalah

sebagai berikut:
a. Penerimaa pendahuluan
b. Wawancar pendahuluan
c. Test penerimaan
d. Pemeriksaan referensi
e. Wawancara
f. Evaluasi Medis
g. Penawaran pekerjaan
h. Keputusan penerimaan.
Program Orientasi
Program orientasi dilaksanakan bila seorng pelamar dinyatakan telah

diterima bekerja pada suatu perusahaan atau instansi. Program orientasi ini sangat
penting bagi karyawan yang baru diterima karena melalui program ini karyawan
akan diperkenalkan pada organisasi yaitu dijelaskan mengenai tujuan perusahaan,
sejarah perusahaan, kondisi perusahaan pekerjaan-pekerjaan yang akan
dikerjakannya sendiri.
Disamping itu ia akan diperkenalkan pula pada atasannya, bawahannya serta

rekan-rekan kerjanya lainnya. Dalam kaitan dengan pekerjaannya, karyawan baru
tersebut dilantik, diberikan petunjuk- petunjuk yang diperlukan dalam pekerjaan
tersebut.
Dengan orientasi ini dapat diatasi keragu- raguan, kecanggungan dan

menimbulkan rasa percaya diri karyawan baru dalam melakukan pekerjaan.
Sehingga diharapkan karyawan akan akan mampu melaksanakan tugas dan
tanggung jawabnya atas jabatan yang ia duduki.

Program Training
Saat ini dirasakan bahwa program training menjadi semakin penting bagi
perusahaan. Apalagi degan makin berkembangnya teknologi serta makin ketatnya
persaingan antara perusahaan- perusahaan yang sejenis, menuntut setiap personil
untuk dapat bekerja seefektif dan seefisien mungkin.
Harus di sadari bahwa walaupun karyawan baru telah menjalani program

orientasi yang komprehensif, mereka jarang melaksanakan pekerjaan dengan
memuaskan. Oleh sebab itu mereka perlu dilatih dan dikembangkan sesuai dengan
bidang- bidang tugas tertentu. Demikian pulah dengan karyawan lama yang telah
berpengalaman mungkin memerlukan latihan untuk mengurangi atau
menghilangkan kebiasaan kerja yang jelek atau untuk mempelajari ketrampilan-
ketrampilan baru yang akan meningkatkan prestasi kerja mereka.
Teknik pengembangan tenaga kerja yang paling banyak digunakan adalah

melalui pendidikan dan latihan. Pendidikan adalah segala usaha untuk membina
kepribadian dan mengembangkan kemampuan manusia Indonesia, jasmaniah dan
rohaniah yang berlangsung seumur hidup, baik di dalam maupun diluar sekolah,
dalam rangka pembangunan persatuan Indonesia dan masyarakat yang adil dan
makmur berdasarkan Pancasila. (Instruksi Presiden RI No. 13 Thn 1974).
Beberapa cara pendidikan dapat dilakukan dengan :
 Self studi, yaitu dengan cara belajar sendiri melalui literatur / buku-buku yang
berkualitas baik yang sesuai maupun yang tidak sesuai dengan kebutuhan.
 Tugas belajar, yaitu dengan cara mengikuti suatu pendidikan baik di dalam
maupun luar negeri untuk suatu level tertentu bagi tenaga staf maupun
manajerial.
Untuk karyawan operasional, pengembangan lebih cocok dilakukan dengan

pelatihan. Latihan adalah bagian pendidikan yang menyangkut proses belajar
untuk memperoleh dan meningkatkan keterampilan diluar sistem pendidikan yang
berlaku, dalam waktu yang relatif singkat dan dengan metode yang lebih
mengutamakan praktek dari pada teori .
Pelatihan memiliki tujuan menaikkan tingkat kemampuan teknis, meningkatkan

ketrampilan kerja yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas sehari-hari.

Pelaksanaan pelatiahan dapat dilakukan dalam dua cara yaitu :
a. On the Job Training. Cara ini paling cocok dilakukan oleh tenaga-tenaga
manajerial, dapat berupa :
 Latihan berdasarkan pengalaman yang lalu.

 Coaching. Artinya cara pelatihan yang diberikan oleh karyawan yang lebih
senior.
 Under study adalah model pelatihan dimana si junior diberi tugas-tugas
khusus dengan bimibingan senior.
 Position Rotation atau tour of duty, bentuk pelatihan dengan cara pindah-
pindah dari satu bagian ke bagian lain.
 Proyek khusus yaitu sebelum dilatih, karyawan diidentifikasi kelebihan
dan kelemehannya. Kemudian hal yang masih lemah tersebut yang diberi
latihan.
 Committee Assignments, yaitu pelatihan untuk para anggota komitte yang
masih belum mampu berperan dalam organisasi secara keseluruhan.
b. Off the Job Training. Pelatihan ini paling cocok untuk tenaga staf atau tenaga
manajerial caranya sebagai berikut :
 Roli playing (bermain peran), dimana para peserta diberi peran sendiri-
sendir seperti peran direktur, manajer, konsultan, pelanggan. Dengan peran
ini mereka harus memecahkan berbagai masalah yang menjadi materi
latihan.
 Multiple manajement. Disini sesenior memberi tugas-tugas yang bukan
tugas rutin untuk juniornya.
 Pertemuan khusus. Si Trained diberi tugas untuk menghadirii pertemuan-
pertemuan khusus sebagai wakil organisasi atau perusahaan, baik
pertemuan yang skopnya nasional maupun internasional.
Latihan-latihan yang cocok untuk tenaga operasional dapat dibedakan atas dua
cara sebagai berikut :
 Latihan yang dilakukan sambil menjalankan tugas (On The Job Training)
adalah Apprenticeship atau magang. Dengan cara ini para tenaga yang dilatih
ditempatkan sebagai pembantu terlebih dahulu untuk mencari pengalaman
guna meningkatkan kemampuan kerjanya. Bila dirasa cukup maupun berdiri
sendiri, baru diberi tugas dan tanggung jawab.
 Latihan yang dilakukan diluar tugas (Off The Job Training) adalah Verstibule
School yaitu suatu bentuk pelatihan yang dilakukan diluar tugas tetapi dalam
suasana dan peralatan yang persis sama dengan pelaksanaan tugas sehari-hari.
Pelatihannya bukan atasan langsung tetapi orang yang khusus dipersiapkan
untuk memberikan pelatihan.

Penilaian Karyawan.
Penilaian prestasi kerja adalah suatu sistem pengukuran yang terstrukutur

untuk mengevaluasi faktor-faktor yang berhubungan dengan pekerjaan dan
memperngaruhi karyawan untuk meningkatkan prestasi kerja sesuai dengan yang
diharapkan (Schuller 1992).
Penilaian prestasi kerja akan menghasilkan berbagai informasik tentang

keadaan masing-masing pekerja atau kelompok pekerja, sehingga pihak
manajemen dapat merencanakan berbagai tindakan kepersonaliaan seperti
penentuan balas jasa, pemberian intensif pemberian pendidikan dana latihan
tambahan, pemberian promosi dan lain-lain. Apabila penilaian dilakukan secara
objektif, hal ini akan dapat memotivasi karyawan.
Proses penilaian prestasi kerja karyawan, berjalan sebagai berikut :

 Menformulasikan dan memperbaharui deskripsi jabatan.
 Penetapan kebijakan tentang kapan diadakan penilaian dan berapa kali
penilaian dalam setahunnya.
 Menetapkan prosedur penilaian.
 Menetapkan kriteria pertimbangan-pertimbangannya.
 Menetapkan siapa-siapa yang akan dinilai dan siap penilainya.
 Mengumpulkan informasi yang diperlukan.
 Melakukan penilaian dan mendiskusikan hasil penilaian dengan yang
bersangkutan.
 Melaksanakan keputusan-kepurtusan berkenaan dengan implimentasi dari
penilaian tersebut, seperti menaikkan gaji, transfor, pelatihan, realokasi dana
das sebagainya.
Adapun penilaian prestasi kerja para karyawan dapat dirinci sebagai berikut :
 Perbaikan prestasi kerja.
 Penyesuaian-penyesuaian kompensasi.
 Keputusan-keputusan penempatan.
 Kebutuhan-kebutuhan latihan dan pengembangan.
 Perencanaan dan pengembangan Karier.
 Pengembangan-pengembangan proses staffing.
 Ketidajk akurat infomasional.
 Kesalah-kesalahan desain pekerjaan.
 Kesempatan yang adil.
 Tantangan eksternal.
Beberapa teknik yang dapat dipergunakan baik secara tunggal maupun untuk
dikombinasikan dengan teknik lain adalah :

a. Teknik penilaian yang berorientasi masa lalu :
 Rating Scale, yaitu metode penilaian dimana atasan terlebih dahulu

menentukan parameter-parameter pengukur prestasi dan kemudian
menentukan skala untuk setiap parameter.
 Checklist, yaitu suatu cara penilaian dimana penilai mempergunakan daftar

pertanyaan yang harus diisi oleh karyawan tinggal memberi tanda pada
jawaban “ya” atau “tidak” sesuai pendapatnya.
 Metode peristiwa kritis, merupakan methode penilaian yang mendasarkan pada

catatan-catatan penilai yang menggambarkan perilaku karyawan sangat baik
atau sangat jelek dalam kaitannya dengan pelaksanaan kerja. Catatan-catatan
ini disebut persitiwa kristis.
 Field Review Method, dalam methode ini wakil ahli departemen personalia
turun ke lapangan dan membantu para penyelia dalam penilaian mereka
spesialis personalia mendapatkan informasi khusus dari atasan langsung
tentang prestasi kerja karyawan. Kemudian ahli itu mempersiapkan evaluasi
atau dasar informasik tersebut. Evaluasi dikirim pada penyelia untuk review,
perubahan, persetujuan dan pembahasan dengan karyawan yang dinilai.
Spesialis personalia bisa mencatat penilaian pada tipe formulir penilaian
apapun yang digunakan penuh.
 Test dan observasi prestasi kerja. Jika jumlah pekerja terbatas, penilaian
prestasi kerja bisa didasarkan pada test pengetahuan dan ketrampilan. Test
mungkin tertulis atau peragaan ketrampilan. Agar berguna, test harus valid dan
reliable.
b. Teknik Penilaian yang berorientasi masa depan :
 Self Appraisal (penilaian diri)

Teknik evaluasi ini berguna bila tujuan evaluasi adalah untuk melanjutkan
pengembangan diri. Bila karyawan menilai dirinya, prilaku defensif
cenderung tidak terjadi, sehingga upaya perbaikan diri juga undening
dilaksanakan.
 Penilaian psikologis. Penilaian seperti ini pada umunya terdiri dari
wawancara mendalam, test psikologi, diskusi dengan atasan langsung dan
review evaluasi-evaluasi lainnya. Penilaian seperti ini biasanya dilakukan
oleh psikolog.
 Pendekatan manajemen by objektives (MBO)
Intinya adalah bahwa setiap karyawan dan penyelia secara bersama-sama
menetapkan tujuan atau sasaran-sasaran pelaksanaan kerja diwaktu yang

akan datang. Kemudian dengan menggunakan sasaran-sasaran tersebut,

penilaian prestasi kerja dilakukan secara bersama pula.
 Teknik pusat penilaian. Adalah suatu bentuk penilaian karyawan yang
distandardisasikan dimana tergantung pada berbagai tipe penilaian dan
penilai. Penilaian bisa meliputi wawancara mendalam, test-test psikologi,
diskusi kelompok, simulasi dan sebagainya untuk mengevaluasi potensi
karyawan diwaktu yang akan datang.
Kompensasi.
Kompensasi merupakan suatu cara yang paling banyak digunakan oleh
perusahaan khususnya departemen Sumber Daya Manusia untuk meningkatkan
prestasi kerja, motivasi dan kepuasan kerja para karyawannya sehingga dapat
meningkatkan produktivitas kerjaannya.
Kompensasi penting bagi karyawan sebagai individu karena besarnya
kompensasi akan mencerminkan ukuran nilai hanya mereka diantara para
karyawan itu sendiri, keluarga dan masyarakat tingkat kompensasi absolut
karyawan menentukan skala kehidupannya, sedangkan kompensasi relatif
menunjukkan status, martabat dan “harga” mereka. Karena itu, bila para karyawan
memandang kompensasi mereka tidak memadai, prestasi kerja, motivasi dan
kepuasan kerja mereka bisa turun secara dramatis.
Dalam memberikan kompensasi, harus diperhatikan prinsip keadilan dan
kelayakan. Bila seorang karyawan menerima kompensasi dari perusahaan,
persepsi keadilan dipengaruhi oleh 2 faktor :
 Ratio kompensasi dengan masukkan-masukkan seorang yang berupa tenaga,

pendidikan, pengalaman, latihan, daya tahan dan sebagainya.
 Perbandingan ratio tersebut dengan ratio-ratio yang diterima orang-orang lain
dengan siap kontak langsung selalu terjadi.
Keadilan biasanya ada bila seorang karyawan memandang ratio penghasilannya

terhadap masukkan-masukkan adalah seimbang baik secara internal maupun
dalam hubungannya dengan karyawan-karyawan lain.
 Tujuan pemberian kompensasi.

Tujuan pemberian kompensasi atau balas jasa antara lain adalah :
 Ikatan kerja sama.

 Kepuasan kerja
 Pengadaan Effektif
 Motivasi
 Stabilitas karyawan
 Disiplin
 Pengaruh Serikat Buruh
 Pengaruh pemerintah.
 Methode kompensasi
Methode kompensasi yang dikenal ada 2 jenis, yaitu :
a. Methode tunggal, yaitu suatu cara penetapan gaji pokok hanya didasarkan
atas ijasah terakhir dari karyawan. Dalam hal ini ijasah dijadikan standard.
Misalnya, apabila seorang pegawai diterima disuatu kantor dengan ijasah
terakhir Sarjana (S1), maka gaji pokoknya sesuai dengan golongannya
yaitu IIIa. (pegawai negeri).
b. Methode Jamak, yaitu methode dimana gaji pokoknya didasarkan atas
beberapa pertimbangan seperti ijasah, sifat pekerjaan, pendidikan informal.
Biasanya digunakan pada perusahaan-perusahaan swasta.
 Tantangan kompensasi
Sistem kompensasi yang umum diterapkan adalah :
 Sistem waktu, yaitu suatu cara pemberian kompensasi yang didasarkan

atas perhitungan waktu, seperti : jam, hari, minggu, bulan. Sistem ini dapat
diterapkan bila prestasi kerja sulit diukur perunitnya. Besarnya kompensasi
tergantung lamanya waktu kerja dan bukan atas dasar prestasi. Sistem ini
mudah dalam mengadministrasikannya.
 Sistem hasil. Dalam sistem ini, besarnya kompensasi/upah ditetapkan atas
kesatuan unit yang dihasilkan pekerja, seperti : perpotong, meter, liter dan
kilogram.
 Sistem Borongan, adalah sustu cara pengupahan yang penetapan besarnya
jasa didasarkan atas volume pekerjaan dan lama mengerjakannya.
 Tantangan kompensasi.
Penentuan besarnya kompensasi, dipengaruhi oleh beberapa tantangan, yaitu :
 Supplay dan permintaan tenaga kerja.

 Serikat karyawan
 Produktivitas
 Kesediaan untuk membayar
 Kemampuan untuk membayar
 Berbagai kebijaksanaan pengupahan dan penggajian
 Kendala-kendala pemerintah
 Biaya hidup karyawan
 Posisi jabatan karyawan
 Pendidikan dan pengalaman karyawan
 Kondisi perekonomian Nasional
 Jenis dan sifat pekerjaan.

Pemberhentian
Pemberhentian adalah pemutusan hubungan tenaga kerja seseorang karyawan

dengan suatu organisasi/instansi. Dengan pemberhentian berarti sejak saat itu
tidak ada lagi keterikatan antara karyawan tersebut dengan perusahaan.
Adapun sebab-sebab terjadinya pemberhentian adalah sebagai berikut :
a. Undang-undang
Undang-undang merupakan salah satu penyebab dari berhentinya seseorang
dari suatu pekerjaan. Hal ini apabila ketentuan yang ada dalam undang-undang
dilanggar. Misalnya : ternyata karyawan tak terlibat dalam organisasi terlarang,
kewarganegaraan asing, masih dibawah umur dan sebagainya.
b. Keinginan perusahaan.
Perusahaan memberhentikan seseorang dari pekerjaannya disebabkan karena :
 Karyawan tak mampu mengerjakan tugasnya.

 Perilaku dan kedisiplinannya kurang baik.
 Melanggar aturan dan tata tertib perusahaan.
 Tidak dapat bekerja sama dan konflik dengan karyawan-karyawan lainnya.
 Melakukan tindakan amoral dalam perusahaan.
c. Keinginan karyawan
Alasan pengunduran diri ini antara lain :
 Pindah ke tempat lain

 Kesehatan yang kurang baik
 Untuk melanjutkan pendidikan
 Untuk berwiraswasta
 Balas jasa diperusahaan terlalu rendah
 Mencari pekerjaan yang lebih baik
 Suasana dalam lingkungan kerja yang kurang cocok.
 Kesempatan promosi tidak ada.
d. Pensiun.
Pensiun dapat terjadi karena keinginan sendir atau keinginan perusahaan.

Pensiun atas keinginan perusahaan biasanya disebabkan karena produktivitas
kerjanya rendah, karena usia lanjut, cacat fisik karena kecelekaan dalam
melaksanakan pekerjaan dan sebagainya. Sedang pensiun atas keinginan sediri
yaitu karena karyawan ingin beristirahat karena masa kerja memang sudah
cukup.

e. Kontrak kerja berakhir.
f. Kesehatan karyawan.
Yaitu berhenti kerja kerja karena karyawan sakit-sakitan bisa diberhentikan

oleh perusahaan yang bersangkutan, bisa juga oleh orang yang bersangkutan.
g. Meninggal dunia.
h. Perusahaan dilikwidasi
Karyawan akan dilepas jika perusahaan dilikwidasi atau ditutup karena

pailit/bangkrut.
RANGKUMAN
Staffing adalah proses penyediaan tenaga kerja yang dibutuhkan oleh

organisasi , untuk menjapai tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi /
perusahaan
Perencanaan sumber daya manusia merupakan serangkaian kegiatan yang

dilakukan untuk mengantisipasi permintaan - permintaan bisnis dan lingkungan
pada organisasi diwaktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan tenaga
kerja yang ditimbulkan oleh kondisi - kondisi tersebut secara lebih sempit,
perenjanaan sumber daya manusia berarti mengestimasi secara sistematik
permintaan / kebutuhan dan supply tenaga kerja organisasi diwaktu yang akan
datang.
perencanaan sumber daya manusia mengandung arti bahwa ada 4

kegiatan yang saling berhubungan ,yang membentuk sistim perencanaan sumber
daya manusia yang terpadu :
 Penyediaan sumber daya manusia sekarang

 Peramalan suplai dan permintaan sumber daya manusia
 Rencana - rencana untuk memperbesar jumlah individu yang kwalified.
 Berbagai prosedur pengawasan dan evaluasi untuk memberikan umpan baik
kepada sistem.
Perencanaan sumber daya manusia memungkinkan organisasi untuk:
 Memperbaiki penggunaan sumber daya manusia

 Memadukan kegiatan - kegiatan personalia dan tujuan- tujuan organisasi
diwaktu yang akan datang secara efisien.
 Melakukan pengadaan karyawan- karyawan secara ekonomis.

 Mengembangkan informasi dasar manacemen personalia untuk membantu

kegiatan- kegiatan personalia dan unit-unit organisasi lainnya .
 Membantu program penarikan dari pasar tenaga kerja secara sukses.
 Mengkoordinasikan program manajemen personalia yang berbeda - beda ,
seperti rencana penaikan dan seleksi.
Kegiatan perencanaan SDM :
- Penentuan Jabatan dalam Organisasi

- Penentuan Jumlah , Mutu dan Jenis TK.
- Pengembangan Kemampuan Individu dan Kelompok.
- Penempatan Tenaga Kerja.
- Kebijakan Dan Program Integrasi.
- Mekanisme Kerja.
- Proses Seleksi.
- Program Training
- Penilaian Karyawan.
- Kompensasi.
- Pemberhentian
Pengertian analisis jabatan adalah : Proses mempelajari dan mengumpulkan

informasi dang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan
, (Flippo,1993).
Spesifikasi pekerjaan adalah : Uraian persyaratan kwalitas minimum orang yang

bisa diterima agar dapat menjalankan suatu jabata dengan baik dan kompeten.
Penilaian prestasi kerja adalah suatu sistem pengukuran yang terstrukutur

untuk mengevaluasi faktor-faktor yang berhubungan dengan pekerjaan dan
memperngaruhi karyawan untuk meningkatkan prestasi kerja sesuai dengan yang
diharapkan (Schuller 1992).
Soal Latihan
1. Apa yang dimaksud dengan “Staffing”

2. Apa yang saudara ketahui dengan perencanaan Sumber Daya Manusia
3. Apa manfaat yang diperoleh organisasi dengan adanya perencanaan
Sumber daya Manusia
4. Sebutkan kegiatan-kegiatan Sumberdaya Manusia
5. Bagaimana cara menentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan
6. Sebutkan langkah-langkah proses seleksi
7. Jelaskan apa yang dimaksud dengan “On the job trainning”
------------------------

 Sumber :
 Hani Handoko, Manajemen personalia dan sumber daya manusia, liberty,

Yogyakarta, 1985.
 Malayu SP. Hasibuan, Drs., Manajemen sumber daya manusia,. CV. Haji
Masagung, Jakarta, 1991.
 Heidjrachman, R Dasar-dasar manajemen,Unit Penerbit dan Percetakan AMP
- YKPN, Yogyakarta, 1990.
 Moekijat, Drs Manajemen Kepegawaian,. Alumni, Bandung,1979.
 Edwin B. Flippo., Manajemen Personalia, , Penerbit Erlangga, Jakarta, 1989.

Pengantar Manajemen - TOPIK 8

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pengantar Manajemen - TOPIK 8

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

SERI PELAJARAN POLITEKNIK – PENGANTAR MANAGEMENT

 Menjelaskan pengertian penataan staff ( staffing)

Laurens Ponggohong 8-1

Staffing adalah proses penyediaan tenaga kerja yang dibutuhkan oleh

PERENCANAAN TENAGA KERJA

Perencanaan sumber daya manusia merupakan serangkaian kegiatan yang

Laurens Ponggohong 8-2

Dari pengertian diatas , dapat disimpulkan bahwa perencanaan sumber daya

 Penyediaan sumber daya manusia sekarang

Perencanaan sumber daya manusia memungkinkan organisasi untuk:

 Memperbaiki penggunaan sumber daya manusia

Kegiatan perencanaan SDM :

a. Penentuan Jabatan dalam Organisasi

Penentuan jabatan adalah kegiatan pertama yang harus dibuat dalam

Dalam penentuan jabatan ini ,prinsip rentang kendali harus selalu

Analisis pekerjaan ini akan memberikan informasi mengenai aktivitas

Laurens Ponggohong 8-3

Spesifikasi pekerjaan adalah : Uraian persyaratan kwalitas minimum orang yang

b. Penentuan Jumlah , Mutu dan Jenis TK.

Sukses tidaknya pencapaian tujuan organisasi, sangat dipengaruhi oleh

Dalam menentukan jumlah tenaga kerja, maka untuk tenaga staf,cukup

Beban kerja / bulan

100 orang +(4%+ 2%) = 106 orang.

Cara menentukan mutu dan jenis tenaga kerja adalah: Dengan

Contohnya, seorang marketing manajeryang memiliki masa kerja 10 tahun, jelas

Cara lain yang dapat dianalisis adalah penampilannya, keterandalannya,

Masalah jenis tenaga kerja yang diperlukan dapat dilihat dari :

 Jenis kelamin . Untuk jabatan - jabatan tertentu yang mengerjakan pekerjaan-

c. Pengembangan Kemampuan Individu dan Kelompok.

Pengembangan kemampuan individu dan kelompok sangat penting bagi

Laurens Ponggohong 8-5

d. Penempatan Tenaga Kerja.

Pedoman yang biasanya digunakan dalam penempatan tenaga kerja adalah :

e. Kebijakan Dan Program Integrasi.

Perencanaan mekanisme kerja, sistem dan prosedur kerja sangat penting

Laurens Ponggohong 8-6

Penarikan merupakan masalah penting dalam pengadaan karyawan. Jika

Menurut Edwin B. Flippo, penarikan adalah proses pencarian dan

Penentuan Sumber Tenaga Kerja.

Laurens Ponggohong 8-7

 Promosi atau kenaikan pangkat seorang pegawai, sehingga lowongan dapat

 Organisasi telah memiliki keterangan yang cukup lengkap.

 Penggunaan rekomendasi karyawan dalam perusahaan.

Laurens Ponggohong 8-8

Proses seleksi adalah serangkaian langkah kegiatan yang digunakan untuk

 Informasi analisis jabatan, memberikan deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan

Adapun langkah-langkah yang dapat ditempuh dalam proses seleksi adalah

Program orientasi dilaksanakan bila seorng pelamar dinyatakan telah

Disamping itu ia akan diperkenalkan pula pada atasannya, bawahannya serta

Dengan orientasi ini dapat diatasi keragu- raguan, kecanggungan dan

Laurens Ponggohong 8-9

Harus di sadari bahwa walaupun karyawan baru telah menjalani program

Teknik pengembangan tenaga kerja yang paling banyak digunakan adalah

Beberapa cara pendidikan dapat dilakukan dengan :

Untuk karyawan operasional, pengembangan lebih cocok dilakukan dengan

Pelatihan memiliki tujuan menaikkan tingkat kemampuan teknis, meningkatkan

Laurens Ponggohong 8-10

Pelaksanaan pelatiahan dapat dilakukan dalam dua cara yaitu :

 Latihan berdasarkan pengalaman yang lalu.

Laurens Ponggohong 8-11

Penilaian prestasi kerja adalah suatu sistem pengukuran yang terstrukutur

Penilaian prestasi kerja akan menghasilkan berbagai informasik tentang

Proses penilaian prestasi kerja karyawan, berjalan sebagai berikut :