Bagaimana Menjadi Seorang Building Manager yang Handal?

By Yuni Ayuningsih
|
Published On: 10 January 2023
Bagaimana Menjadi Seorang Building Manager yang Handal?
Seperti yang sudah kita bahas pada artikel sebelumnya tentang Building Management, tentu akan ada
seseorang yang mengawasi aktivitas pada building management itu sendiri yang disebut sebagai Building
Manager.

Di dalam sebuah gedung hampir seluruhnya berada dibawah tanggung jawab seorang building manager,
baik itu ruang maupun kantor yang berada dalam gedung tersebut. Tanpa adanya building manager akan
sulit untuk memastikan kelancaran operasional harian beberapa properti komersial seperti gedung
perkantoran, hotel dan resort, gudang, shopping malls, restoran, dan fasilitas kesehatan. Artikel ini akan
membahas lebih lanjut mengenai Building Manager, tugas dan tanggung jawabnya serta bagaimana
menjadi seorang building manager yang handal.

Apa itu Building Manager?

Dilansir dari Indeed Building Manager atau Manajer Bangunan adalah seseorang yang mengawasi operasi
dan pemeliharaan properti dan perkarangan. Seorang building manager akan memiliki beban kerja yang
kompleks dan beragam yang mencakup perencanaan strategis dan pengelolaan operasi properti sehari-
hari.

Selain itu, dikutip dari Wikipedia, Building Manager atau Manajer Bangunan adalah seseorang yang
mengawasi layanan fisik atau lunak (hard/soft service) pada sebuah struktur yang dibangun. Pada
dasarnya ada dua jenis posisi building manager yaitu perumahan dan komersial. Tugas utama dari seorang
building manager adalah mengelola semua proses di gedung atau lokasi konstruksi dan bertanggung
jawab penuh pada seluruh pekerjaan dalam sebuah proyek.
Tugas Building Manager
Building manager dapat berfungsi sebagai perwakilan klien dan mungkin memiliki tanggung jawab yang
tumpang tindih dengan manajer properti dan manajer fasilitas. Dalam beberapa kasus, building manager
bertindak sebagai pengelola lokasi, pengelola proyek, atau pengelola konstruksi, tetapi lebih sering,
mereka bertanggung jawab atas aktivitas pasca konstruksi seputar pengelolaan properti atau properti.

Uraian tugas, peran, tanggung jawab, dan tugas pengelola gedung bervariasi dengan jenis gedung yang
diawasi, tetapi dapat mencakup:

Mempertahankan lingkungan yang aman dengan pencahayaan yang tepat, rambu-rambu, dan
aksesibilitas.
Menyusun dan memperbarui rencana darurat dan prosedur evakuasi.
Mengawasi keamanan, pencegahan kebakaran dan sistem keselamatan lainnya.
Menjadwalkan pemeliharaan rutin gedung dan layanan operasional.
Mengontrak profesional untuk perbaikan sesuai kebutuhan.
Memastikan bahwa penghuni disediakan dengan utilitas yang tepat.
Pemantauan anggaran pemeliharaan gedung.
Mengatur perbaikan bangunan.
Mengawasi kontraktor dan memeriksa pekerjaan yang telah selesai.
Mengawasi staf lapangan.
Memberikan pelatihan bagi karyawan bangunan sesuai kebutuhan.
Mengevaluasi kinerja karyawan dan memberikan arahan, koreksi, atau pelatihan tambahan
Menjadwalkan pekerjaan.
Menyelesaikan keluhan, masalah, dan permintaan dari penghuni.
Membantu tanggap darurat dan evakuasi.
Memelihara catatan penghuni.

Fungsi Building Manager

Building Manager mengawasi operasi harian dan pemeliharaan properti komersial, industri, atau
residensial. Mereka berhubungan dengan penyewa dan pemilik, mengoordinasikan dan mengelola
kegiatan pemeliharaan, tata graha, dan keamanan, serta memastikan fasilitas memenuhi standar dan kode
peraturan.

Kehadiran manajer bangunan yang terampil memiliki fungsi yang baik pula pada sebuah gedung,
diantaranya:

Membantu mempertahankan nilai properti gedung-gedung tersebut di pasar

Meningkatkan reputasi dan kepercayaan pelanggan
Meningkatkan masa pakai gedung
Menciptakan ruang yang aman bagi publik.

Tanggung Jawab Building Manager

Seorang manajer bangunan biasanya memiliki berbagai tanggung jawab, yang dapat mencakup:

Prosedur Keselamatan & Rencana Darurat

Keadaan darurat selalu terjadi tanpa peringatan dan dapat berkisar dari bencana alam hingga banjir,
kebakaran, pelanggaran keamanan, dan kegagalan sistem kritis. Keadaan ini dapat membahayakan
masyarakat, penyewa dan karyawan di dalam gedung. Itulah mengapa building manager memberikan
kontribusi besar dengan memastikan inspeksi gedung yang sering, pencahayaan yang memadai, rambu-
rambu, akses penyandang cacat, sistem keselamatan kebakaran, dan pengawasan proses keselamatan.

Tidaklah cukup untuk memiliki bangunan yang aman. Agen real estat juga harus mengembangkan dan
memperbarui rencana penyelamatan dan prosedur evakuasi. Penting juga untuk melatih karyawan dalam
keselamatan sehingga mereka dapat membantu dalam keadaan darurat dan evakuasi untuk mencegah
situasi menjadi tidak terkendali.

Mengelola Kegiatan Pemeliharaan Dan Perbaikan Gedung

Mengelola kegiatan pemeliharaan dan perbaikan gedung dapat dibagi menjadi tiga proses; perencanaan,
pengadaan dan pemeriksaan. Ketiga proses ini berada di bawah tanggung jawab seorang manajer
bangunan, di samping tugas mereka untuk memantau anggaran pemeliharaan gedung dan mengatur
perbaikan gedung. Dengan strategi yang efisien untuk masing-masing proses ini, kemungkinan waktu
henti yang tidak direncanakan atau salah satu peralatan yang offline berkurang secara drastis yang
mengarah pada peningkatan output dan produktivitas seluruh ruang.
Mengelola Dan Mengarahkan Kegiatan Staf Lapangan
Manajer bangunan memiliki tim yang membantu menjalankan ruang dan memantau kondisi bangunan
secara keseluruhan. Building manager mengawasi staf lapangan, Salah satu cara terbaik untuk
memastikan staf pemeliharaan melakukan pekerjaannya adalah dengan membangun jalur komunikasi
yang jelas. Memiliki pembaruan rutin dan platform untuk memeriksa ulang kemajuan pekerjaan
membantu menghindari segala bentuk ketidaksesuaian dan miskomunikasi sekaligus membuat seluruh
tim memiliki pemahaman yang sama.

Menyelesaikan Masalah Penyewa atau Penghuni

Menjadi manajer bangunan bisa menjadi tantangan pada waktu-waktu tertentu. Banyak situasi atau
masalah yang berbeda dapat terjadi seperti pipa bocor di ruang penghuni, lonjakan listrik atau masalah
terkait pemeliharaan lainnya, intrusi fisik, dan sebagainya. Ketika berhadapan dengan penyewa dan
masalah terkait penghuni khususnya, building manager harus memiliki daftar catatan dan riwayat
penyewa (misalnya pembayaran sewa), keluhan yang diselesaikan sebelumnya, masalah yang disorot, dan
permintaan. Hal ini menjamin bahwa semua masalah yang mungkin timbul ditangani secara profesional,
diselesaikan dengan cepat dan meningkatkan kepuasan pelanggan serta kepercayaan terhadap gedung itu
sendiri.

Mengelola Klaim Asuransi

Ketika ada insiden seperti bencana alam, kecelakaan kebakaran, kerusakan air, kerusakan mesin, cedera
atau keadaan darurat, penghuni terkena dampak langsung dan akan menderita kerugian. Hal pertama yang
perlu dilakukan adalah mengambil foto kejadian tersebut sebagai bukti untuk membantu
mendokumentasikan kerugian untuk pengajuan klaim asuransi ke pihak asuransi. Manajer bangunan
harus menangani semua pertanggungan asuransi dan klaim kompensasi. Klaim lain seperti klaim asuransi
kesehatan atau asuransi mobil juga perlu ditangani, tergantung jenis bangunannya. Pengelola gedung
bekerja sama dengan perusahaan asuransi untuk memastikan bahwa semua pihak terkait diberitahu saat
klaim diajukan.

Bagaimana Menjadi Building Manager yang Handal?

Pengelola gedung adalah bagian integral dari pembangunan perumahan – mereka adalah figur otoritas
yang dapat dikonsultasikan pada saat dibutuhkan, dapat menjawab pertanyaan kunci tentang gedung, dan
dapat berhubungan dengan tim lain untuk mempercepat tugas yang diperlukan.

Transparansi Keuangan
Manajer bangunan harus dapat memberi tahu pemilik dan penyewa detail spesifik mengenai pengeluaran
untuk gedung, khususnya terkait dengan bagaimana biaya layanan mereka dibelanjakan. Seorang building
manager juga harus mampu memberikan informasi tentang penyusunan anggaran dan pemantauan biaya.

Kemampuan untuk Menghubungi

Manajer bangunan yang handal adalah mereka harus mudah dihubungi, terutama dalam keadaan darurat.
Penghuni dan penyewa sama-sama harus memiliki informasi kontak untuk manajer gedung mereka, tahu
jam berapa mereka akan datang, dan tahu siapa yang harus dihubungi untuk bantuan di luar jam kerja.

Skill kepemimpinan
Keterampilan kepemimpinan yang kuat menjadikan manajer bangunan yang tepercaya dan andal untuk
menangani keluhan dan pertanyaan. Selain itu, building manager harus memiliki kemampuan untuk tidak
hanya mengelola pengembangan tetapi juga staf yang bekerja di dalamnya. Manajer bangunan harus
menciptakan kenyamanan pekerjaaan, melatih dan mengawasi anggota staf yang mungkin menjadi bagian
dari tim keamanan, pramutamu, pemeliharaan dan kebersihan, dan harus dapat membagi waktu mereka
secara efektif untuk mengabaikan kelancaran setiap departemen.

Penyelesaian masalah
Building manager harus harus merencanakan ke depan untuk setiap hal yang tak terhindarkan dan segera
menanggapi masalah apa pun untuk mencari penyelesaian yang efektif dan tahan lama. Dibutuhkan
seorang manajer yang dapat menyelesaikan sebuah masalah dengan keputusan tepat dan tetap
mempertimbangkan penyewa, penghuni ataupun karyawannya.

Mengutamakan Keselamatan
Tanggung jawab terpenting seorang building manager adalah keselamatan penghuni, pengunjung, dan
staf. Untuk mengutamakan rasa kenyamanan dan keselamatan mereka, seorang building manager harus
memiliki pengetahuan tentang pengembangan dan protokol terkait. Ini termasuk pemahaman
komprehensif tentang pencegahan kebakaran dan rute pelarian, sistem keamanan, dan pelaksanaan
protokol darurat.

Inspeksi Reguler
Buildinig manager mengatur inspeksi rutin dan menghasilkan laporan kondisi terperinci untuk setiap
aspek pembangunan. Selanjutnya building manager akan merekomendasikan dan memberlakukan
protokol apapun sebagai tanggapan atas laporan kondisi, dan memperbarui pihak terkait berdasarkan
temuan inspeksi. Laporan-laporan ini harus disimpan dengan hati-hati untuk memudahkan pengambilan,
membuat katalog catatan yang dapat diambil di masa mendatang.
Perbedaan Building Manager dan Property Manager
Sering kali Building Manager diartikan sama dengan Property Manager. Namun, tahukah kamu
sebenarnya keduanya memiliki perbedaan loh? Manajemen properti adalah seseorang yang mengawasi
dan mengendalikan real estate (properti) perumahan, komersial atau industri yang dimiliki oleh orang lain
untuk mencapai serangkaian hasil sepanjang siklus hidup properti atau properti. Jenis properti juga bisa
berupa apartemen, kondominium, pusat perbelanjaan dan sebagainya. Sebagian besar tanggung jawab
untuk mencapai hasil yang diminta akan jatuh ke tangan property manager yang mungkin merupakan
individu atau organisasi dan akan bertindak atas nama pemilik properti.

Secara umum, building manager akan berada di bawah layanan manajemen properti. Building manager
bertanggung jawab atas ruang itu sendiri – cangkang bangunan fisik dan kantor sewaan – dan
bertanggung jawab atas pemeliharaan untuk memastikan nilainya tetap terjaga.

Dalam beberapa kasus, building manager dapat berbagi tanggung jawab pemeliharaan dengan property
manager. Ini termasuk tugas-tugas seperti memperbaiki kebocoran atap, kayu busuk, keretakan dan
pergerakan lainnya, jamur dan masalah lain yang, jika dibiarkan tanpa pengawasan, dapat mengakibatkan
perbaikan yang mahal.

Namun, property manager mungkin kurang terlibat dalam pemeliharaan dan pengelolaan bangunan fisik
dan lebih terlibat dalam aspek bisnis. Ini mungkin termasuk tanggung jawab yang terkait dengan
mengamankan penyewa, membuat survei kepuasan penghuni dan mempertahankan tingkat retensi
penyewa bersama dengan aspek keuangan dan kegiatan administrasi umum lainnya.