Pentingnya Struktur Organisasi Building Management
Pentingnya Struktur Organisasi Building Management
By Yuni Ayuningsih
|
Published On: 19 January 2023
Pentingnya Struktur Organisasi Building Management
Dalam mencapai tujuan sebuah perusahaan, tentu struktur organisasi yang baik perlu diperhatikan
kembali. Tim yang dibentuk dalam sebuah struktur organisasi adalah alat untuk mencapai sebuah tujuan
perusahaan. Seperti pada sebuah Struktur Organisasi Manajemen Proyek, struktur pada Building
Management juga memiliki beberapa divisi dan tim yang memiliki peran dan fungsinya tersendiri.
Apakah sebuah struktur organisasi dalam Building Management memiliki pengaruh yang besar dalam
sebuah gedung? Hal itu akan dijawab dalam artikel ini. Dibawah ini penjelasannya.
Dilansir dari toppr, struktur organisasi hanyalah sebuah pola atau jaringan dari peran dan tanggung jawab
yang dibagi. Jadi, struktur organisasi menjelaskan siapa yang bertanggung jawab atas tugas yang dibagi.
Struktur seperti ini juga menggambarkan hierarki anggota organisasi.
Struktur organisasi building management adalah susunan peran atau jabatan dalam sebuah organisasi
yang memiliki tugas untuk melakukan upaya pemeliharaan dan operasi sebuah gedung.
Penyelenggaraan pemeliharaan dan perawatan gedung bergantung pada tingkat kerumitan dan
kecanggihan suatu gedung, yang meliputi luas gedung, dimensi gedung, sistem gedung yang digunakan,
teknologi yang diterapkan, serta aspek teknis dan non teknis lainnya seperti :
Ukuran fisik bangunan.
Jumlah bangunan.
Jarak antar gedung.
Moda transportasi yang digunakan oleh pekerja dan pengawas.
Kinerja produksi atau operasional masing-masing lokasi.
Jenis peralatan dan perlengkapan.
Jenis dan fungsi bangunan.
Adapun tujuan yang dimaksud dalam struktur organisasi building management, adalah sebagai pedoman
dan panduan setiap individu menjadi lebih bertanggungjawab atas jabatan yang diemban olehnya. Dan
juga akan membantu perusahaan membuat alur dan koordinasi yang jelas.
Sehingga pemeliharaan dan operasi kegiatan dalam gedung akan lebih terorganisir dengan adanya
struktur ini. Contohnya adalah ketika ada keluhan pelanggan ataupun pengguna unit gedung. Keluhan
tersebut akan lebih mudah kita atasi jika memiliki divisi yang berkaitan, yaitu Customer Care.
Berikut tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam struktur organisasi pemeliharaan dan
perawatan gedung:
Building Manager
Building Manager merupakan jabatan yang paling tinggi dalam divisi ini. Seperti manajer pada
umumnya, tugasnya adalah mengkoordinasikan pekerjaan semua kepala departemen dibawahnya.
Melakukan koordinasi serta mengawasi pelaksanaan pemeliharaan dan juga perawatan perlengkapan
gedung serta peralatannya, instalasi dan utilitas bangunan,
Melakukan pengarsipan dengan baik terhadap dokumen – dokumen dengan sistem yang baik,
Membuat hubungan kerja internal dan external lebih sehat dan harmonis.
Chief Engineering
Memiliki tanggung jawab dalam mengkoordinasikan, mengarahkan, dan mengawasi kegiatan pengawas
dan pelaksana yang berada di bawah kewenangannya. Selain itu, Chief Engineering memiliki tugas dalam
melakukan evaluasi terhadap pekerjaan dan memberi masukan tentang hal penggunaan bahan dan juga
energi serta biaya op, serta menyusun dan menyajikan laporan operasional sesuai dengan stadard operasi
atau SOP (Standard Operation Procedure).
Memeriksa serta mempertimbangkan laporan dan usulan yang disampaikan oleh pelanggan dan/atau
pimpinan.
Membahas bersama Manajer Bangunan masalah internal dan eksternal untuk mengatasi keluhan dan
usulan pelanggan.
Merumuskan, mengevaluasi dan memberikan rekomendasi serta mengawsai proses pengadaan barang dan
jasa yang berkaitan dengan administrasi gedung.
Chief Finance & Administration
Chief Finance & Administration adalah petugas dari perusahaan yang memiliki tanggung jawab utama
untuk mengelola keuangan perusahaan atau instansi, termasuk perencanaan keuangan , manajemen risiko
keuangan , pencatatan, dan pelaporan keuangan. Di beberapa sektor, CFO juga bertanggung jawab atas
analisis data. Adapun tugasnya sebagai berikut :
Menyusun rencana kerja dan anggaran operasional manajemen untuk periode tertentu.
Meneliti laporan dan usulan permintaan alokasi dana.
Membahas bersama Manajer Bangunan tentang penggunaan dana taktis operasional.
Menyusun dan melaporkan penggunaan dana operasional.
Merumuskan, mengevaluasi dan memberikan rekomendasi serta mengawasi proses pengadaan barang dan
jasa yang berkaitan dengan realisasi anggaran.
Memeriksa pembelian, pengadaan barang/jasa serta pengeluaran uang sesuai wewenang yang ditetapkan.
Engineering Supervisor
Engineering Supervisor merupakan jabatan struktural perusahaan yang mempunyai kuasa atau wewenang
untuk mengeluarkan perintah kepada rekan kerja bawahannya dibawah arahan jabatan atasannya. Selain
itu Engineering Supervisor juga melakukan inspeksi ke seluruh bagian gedung untuk melihat kondisi
peralatan/peralatan gedung, instalasi, dan utilitas gedung. Adapun tugasnya sebagai berikut:
Berikut adalah tugas – tugasnya : Memperbaiki sistem perpipaan; montir, Memperbaiki mesin yang
rusak; tukang listrik, memperbaiki instalasi listrik yang rusak.
Memfasilitasi Koordinasi
Organisasi yang baik mengoordinasikan kegiatan individu, kelompok, dan departemen yang berbeda
untuk mencapai tujuan bisnis.
Memotivasi Karyawan
Organisasi yang baik memberi karyawan lingkungan kerja yang lebih baik, remunerasi yang baik,
kebebasan yang wajar, dll. Semua ini menghasilkan kepuasan kerja bagi karyawan.