MAKALAH PENGELOLAAN SISTEM REKAM MEDIS I

Dosen Pengampu : Tutik Wahyuningsih, S. KM., M.PH.

DISUSUN OLEH :

Galuh Pangestu (14205032)

Rusdianti Ruslan (14205048)

Wahyu Kartika Arum (14205054)

Yaaqutah Laili Pradanti (14205055)

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI KESEHATAN

PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN SURYA GLOBAL
YOGYAKARTA
2022

1
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas curahan nikmat, rahmat dan karunia-
Nya sehingga saya dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul “Kartu Induk Utama Pasien
(KIUP)” ini tepat pada waktunya. Shalawat serta salam tak lupa senantiasa kami limpahkan kepada
junjungan kita Rasulullah Muhammad SAW beserta sanak keluarganya (ahli bait).

Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas dari Ibu Tutik
Wahyuningsih,S.KM., M.P.H pada mata kuliah Pengelolaan Sistem Rekam Medis I. Selain itu,
makalah ini ditulis dan disusun sebagai salah satu media belajar bagi mahasiswa pondok pesantren
Surya Global dan sebagai sumber untuk menambah wawasan tentang “Kartu Induk Utama Pasien
(KIUP)” bagi para pembaca maupun penulis.

Kami mengucapkan terimakasih kepada Ibu Tutik Wahyuningsih,S.KM., M.P.H selaku

dosen pada mata kuliah Pengelolaan Sistem Rekam Medis I, yang telah memberikan tugas ini
sehingga dapat menambah wawasan serta pengetahuan kami di mata kuliah ini. Tak lupa juga kami
ucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah mendukung dan memberi sedikit pengetahuan
sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini.

Kami menyadari, makalah yang kami tulis ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena
itu, kritik dan saran dari semua dosen maupun mahasiswa merupakan suatu hal yang kami harapkan
demi kesempurnaan makalah ini, semoga segala ihktiar (usaha) kita di ridhoi Allah SWT, Aamiin.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Yogyakarta, 7 April 2022

Penulis

2
 DAFTAR ISI
BAB I .................................................................................................................................................................. 4
PENDAHULUAN ............................................................................................................................................... 4
A. LATAR BELAKANG MASALAH ........................................................................................................ 4
B. RUMUSAN MASALAH ........................................................................................................................ 5
C. TUJUAN.................................................................................................................................................. 5
BAB II ................................................................................................................................................................. 6
TINJAUAN PUSTAKA ...................................................................................................................................... 6
A. PENGERTIAN KIUP .................................................................................................................................. 6
B. FUNGSI KIUP ........................................................................................................................................ 6
C. ISI KIUP .................................................................................................................................................. 7
BAB III ................................................................................................................................................................ 8
PEMBAHASAN ................................................................................................................................................. 8
A. DATA BASE PASIEN SEBAGAI KARTU INDEKS UTAMA PASIEN KIUP .................................. 8
B. PROSEDUR REKAM MEDIS ............................................................................................................... 8
C. PROSES PENGELOLAAN REKAM MEDIS ....................................................................................... 9
D. PELAPORAN RUMAH SAKIT ............................................................................................................... 10
E. KORESPONDENSI REKAM MEDIS ................................................................................................. 10
F. ANALISA REKAM MEDIS ................................................................................................................. 10
G. SISTEM PENYIMPAN BERKAS MEDIS .......................................................................................... 10
H. SISTEM PENGENDALIAN REKAM MEDIS .................................................................................... 11
I. PENYUSUTAN RETENSI DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS ................................................ 11
J. KODE ETIK REKAM MEDIS DAN DOKTER .................................................................................. 11
BAB III .............................................................................................................................................................. 13
PENUTUP ......................................................................................................................................................... 13
A. KESIMPULAN ..................................................................................................................................... 13
B. SARAN ................................................................................................................................................. 13
DAFTAR PUSTAKA........................................................................................................................................ 14

3
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG MASALAH

Kartu Induk Utama Pasien (KIUP), yaitu suatu kartu katalog pasien yang berisikan
nama pasien yang pernah berobat ke rumah sakit. Informasi yang terkandung dalam KIUP
adalah data sosial dan data medis pasien. KIUP merupakan kunci petunjuk lokasi rekam
medis pasien di dalam jajaran file, oleh karenanya kartu ini menjadi dokumen terpenting di
unit kerja rekam medis. Kegiatan pengabdian ini dilaksanakan di RSIA Mutiara Bunda
Padang, di unit rekam medis. Kegiatan dilaksanakan saat masa pandemi sehingga saat turun
lapangan petugas dan tim pengabdi menggunakan protokol kesehatan (masker).
Tahapan pelaksanaan kegiatan sebagai berikut: (1) pengabdi dan tim melakukan
sosialisasi terkait dengan KIUP, (2) petugas memperlihatkan bentuk dokumen KIUP manual,
(3) KIUP secara elektronik. Kartu ini nantikan akan berkesinambungan dengan pengisian
dokumen rekam medis, sehingga pekerjaan rumah sakit akan lebih efektif dan efisien. Mutu
pelayanan rumah sakit dapat ditingkatkan, melalui KIUP elektronik. Kegiatan sosialisasi serta
penerapan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) elektronik di RSIA Mutiara Bunda Padang
terlaksana dengan baik.
Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP), baik dalam bentuk kertas maupun dalam format
elektronik, selayaknya disusun secara akurat karena merupakan sumber data yang sangat
penting dalam sarana pelayanan kesehatan. KIUP berfungsi sebagai alat pelacak data pasien
dan sarana komunikasi antar bagian dalam pelayanan kesehatan pasien. KIUP digunakan
untuk mengidentifikasi semua pasien yang pernah mendapat pelayanan dan merupakan
catatan nomor rekam medis mereka berkaitan dengan nama pasien sebagai kuncinya. Indeks
nama ini dapat dikelola secara manual atau sebagai bagian dari sistem komputer. Masa
retensi KIUP bergantung kepada penggunaannya. Umumnya, untuk fasilitas pelayanan
kesehatan (misalnya rumah sakit) KIUP disimpan secara permanen (diabadikan). Untuk
pihak asuransi atau badan lainnya, bisa jadi memiliki kebijakan masa retensi KIUP yang
berbeda.

4
B. RUMUSAN MASALAH

1. Apa kepanjangan KIUP?

2. Apa pengertian KIUP?
3. Bagaimana proses penggunaan KIUP?

C. TUJUAN

Tujuan pembuatan makalah ini yaitu untuk mengetahui apa itu Kartu Induk Utama
Pasien (KIUP) yang umunya banyak ditemui di rumah sakit atau fasilitas kesehatan.

5
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. PENGERTIAN KIUP

Kartu indeks utama pasien adalah salah satu cara untuk menunjang kelancaran
pelayanan terhadap pasien. Karena apabila seorang pasien lupa membawa kartu berobat maka
KIUP akan membantu untuk mencarikan data pasien yang diperlukan. Karena KIUP
merupakan sumber data yang selamanya harus disimpan, maka harus dibuat selengkapnya
dan jelas.

B. FUNGSI KIUP

Formulir rekam medis diolah untuk menyiapkan laporan yang menyangkut morbiditas
dan mortalitas. Kegiatan pengolahan yang dilakukan yaitu :

1. Perakitan Assembling Rekam Medis

a. Perakitan Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Perakitan rekam medis pasien rawat jalan
meliputi : Pembatas Poliklinik Lembar dokumen pengantar Lembaran Poliklinik
Universitas Sumatera Utara Hasil pemeriksaan penunjang Salinan Resep.
b. Perakitan Rekam Medis Pasien Rawat Inap Perakitan rekam medis pasien rawat inap
untuk kasus Anak Perakitan rekam medis pasien rawat inap untuk kasus Bedah
Perakitan rekam medis pasien rawat inap untuk kasus Kebidanan Perakitan rekam
medis pasien rawat inap untuk kasus Bayi Lahir.
2. Koding (Coding)
Koding adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf atau angka
atau kombinasi huruf dalam angka yang mewakili komponen data. Membuat kode atas
diagnosis penyakit berdasarkan klasifikasi penyakit yang berlaku, pembedahan
berdasarkan koding dimaksudkan agar mempermudah pengelompokan penyakit, operasi
yang dapat dituangkan dalam bentuk kode. Tenaga medis dokter harus mengisi diagnosis
pasien dengan lengkap dan jelas sehingga petugas rekam medis dapat memberi kode

6
 sesuai dengan petujukarahan yang ada pada buku ICD-10.
3. Indeksing
Indeksing adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang sudah dibuat kedalam
indeks-indeks. Jenis indeks yang dibuat adalah indeks pasien, indeks penyakit diagnosis
dan indeks operasi, indeks obat-obatan, indeks dokter dan indeks kematian. Semua hasil
pengelolaan dari rekam medis dipersiapkan untuk membuat laporan serta statistik rumah
sakit.

C. ISI KIUP

Dalam KIUP memuat data identitas pasien harus dibuat terperinci dan lengkap antara
lain :

a. Nama lengkap
b. Jenis Kelamin
c. Status Perkawinan
d. Nomor rekam medis
e. Tempat tanggal lahir
f. Umur
g. Agama
h. Alamat
i. Tanggal kunjungan poliklinik yang pertama
j. Orang yang dihubungi bila terjadi sesuatu
k. Nama ibu
l. Nama Ayah
m. Pekerjaan
Ukuran kartu indeks pasien yang dianjurkan adalah 12,5 x 7,5 cm, sedangkan untuk
rumah sakit yang sangat banyak pasien rawat jalannya dianjurkan menggunakan ukuran
4,25 x 7,5 cm. Kegunaan Kartu Indeks Utama Pasien KIUP adalah kunci untuk menemukan
berkas rekam medis seorang pasien.

7
 BAB III

PEMBAHASAN

A. DATA BASE PASIEN SEBAGAI KARTU INDEKS UTAMA PASIEN KIUP

Kartu Indeks Utama Pasien KIUP adalah salah satu cara untuk menunjang kelancaran
pelayanan terhadap pasien, karena apabila seorang pasien lupa membawa kartu berobat maka
KIUP akan membantu untuk mencari data pasien yang diperlukan. KIUP merupakan kunci
utama bagi setiap pasien, sehingga mutlak harus dibuat, baik itu pasien berobat jalan maupun
pasien untuk dirawat. Karena KIUP merupakan sumber data yang selamanya harus disimpan,
maka harus dibuat selengkap dan sejelas mungkin. Dalam KIUP membuat data identitas yang
harus dibuat secara terperinci dan lengkap, antara lain : nama lengkap pasien, nomor rekam
medis, tempattanggal lahir, jenis kelamin, alamat lengkap, nama ayah, nama ibu, nama
suamiistri, agama, pekerjaan, status perkawinan, pennggung jawab, tanggal kunjungan
poliklinik yang pertama.

B. PROSEDUR REKAM MEDIS

Tata cara penerimaan pasien yang akan berobat ke poliklinik ataupun yang akan
dirawat adalah sebagian dari sistem prosedur rumah sakit. Dapat dikatakanbahwa disinilah
pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien mendapat kesan baik ataupun tidak
baik dari pelayanan suatu rumah sakit. Tata cara melayani pasien dapat dinilai baik bila mana
dilaksanakan oleh petugas dengan sikap ramah, sopan, tertib, dan penuh tanggung jawab.

1. Jenis Pasien Yang Datang Ke Rumah Sakit

Pasien di rumah sakit dapat dikatagorikan sebagai pasien rawat jalan pasien poliklinik
dan pasien gawat darurat dan pasien rawat inap. Dilihat dari segi pelayanan rumah sakit
pasien datang ke rumah sakit dapat dibedakan menjadi :
a. Pasien yang dapat menunggu pasien berobat jalan yang datang dengan perjanjian
dan pasien yang datang tidak dalam keadaan gawat, 2 pasien yang segera ditolong
pasien gawat darurat.
b. Sedang menurut jenis kedatangannya pasien dapat dibedakan menjadi :
1) Pasien baru pasien yang baru pertama kali daang ke rumah sakit untuk
keperluan mendapatkan pelayanan kesehatan.
2) Pasien lama pasien yang pernah datang sebelumnya untuk keperluan
mendapatkan pelayanan kesehatan.
c. Kedatangan pasien ke rumah sakit karena :
1) Dikirim oleh dokter praktek di luar rumah sakit,
2) Dikirim oleh rumah sakit lain, puskesmas, atau jenis pelayanan kesehatan
lainnya,
3) Datang atas kemauan sendiri.
2. Prosedur Penerimaan Pasien :
Prosedur penerimaan pasien dapat disesuaikan dengan sistem yang dianut oleh
masing-masing rumah sakit :

8
 a. Penerimaan Pasien Rawat Jalan :
1) Pasien baru
Setiap pasien baru diterima di empat peneriamaan pasien TPP dan akan
diwawancarai oleh petugas guna mendapatkan data identitas yang akan
diisikan pada formulir Ringkasan Riwayat Klinik. Setiap pasien baru akan
memperoleh nomor pasien yang akan digunakan sebagai kartu pengenal, yang
harus dibawa pada setiap kunjungan berikutnya ke rumah sakit yang sama,
baik pasien berobat jalan maupun pasien rawat inap.
2) Prosedur Pasien Gawat Darurat
Pasien datang ke tempat penerimaan pasien gawat darurat. TPP ini
dibuka selama 24 jam. Berbeda dengan prosedur pelayanan pasien baru dan
pasien lama biasa, disini pasien juga ditolong terlebih dahulu baru
penyelesaian administrasinya
3) Prosedur Penerimaan Pasien Rawat Inap
Penerimaan pasien rawat inap dinamakan TPP RI Admitting Office.
Fungsi utamanya adalah menerima pasien untuk dirawat di rumah sakit. Tata
cara penerimaan pasien harus wajar sesuai degan keperluannya. Dengan makin
meningkatnya jumlah pasien, pimpinan rumah sakit harus memberikan
perhatian yang konstan dalam membina sistem dan prosedur penerimaan
pasien yang sebaik-baiknya. Pasien yang memerlukan perawatan dapat dibagi
tiga kelompok yaitu :
a) Pasien yang tidak urgen, penundaan perawatan pasien tersebut tidak akan
menambah penyakitnya,
b) pasien yang urgen, tetapi tidak gawat darurat dapat dimasukkan ke dalam
daftar tunggu,
c) pasien gawat darurat emergency langsung dirawat.

C. PROSES PENGELOLAAN REKAM MEDIS

1. Assembling rekam medis

Merupakan penyusunanperakitan berkas rekam medis pasien sesuai standar urutan
yang telah ditetapkan di rumah sakit. Tujuan dari proses assembling adalah demi
tercapainya tertib administrasi guna menunjang pelayanan dan rekam medis yang efektif.
Dalam perakitan assembling rekam medis terdiri dari :
a. Perakitan rekam medis pasien rawat inap.
b. Perakitan rekam medis pasien rawat inap untuk kasus bedah.
c. Perakitan rekam medis pasien rawat inap kasus kebidanan.
d. Perakitan rekam medis pasien rawat inap kasus bayi lahir.
2. Pemberian Kode koding
Pemberian Kode adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf,
angka atau kombinasi huruf dalam angka yang mewakili komponen data. Kegiatan dan
diagnosis yang ada dalam rekam medis harus diberi kode dan selanjutnya diindeks agar
memudahkan pelayanan pada penyajian informasi untuk menunjang fungsi perencanaan,
manajemen, dan iset bidang kesehatan. Kode klasifikasi oleh WHO World Health
Organization bertujuan untuk menyeragamkan nama dan golongan penyakit, gejala dan
faktor yang mempengaruhi kesehatan. Sejak tahun 1993 WHO mengharuskan negara
anggotanya termasuk Indonesia menggunakan klasifikasi penyakit revisi-10 ICD-10,
International Statistical Clasification Deseasses and Health Problem 10 Revisi.

9
D. PELAPORAN RUMAH SAKIT

Pelaporan rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang bertujuan untuk dapat
menghasilkan laporan secara cepat, tepat dan akurat yang secara garis besar jenis pelaporan
rumah sakit dibedakan menjadi dua kelompok yatu : 1 Laporan intern rumah sakit. 2
Laporan ekstern rumah sakit.

E. KORESPONDENSI REKAM MEDIS

Merupakan surat menyurat yang berhubungan dengan rekam medis. Adapun surat
menyurat rekam medis terbagi atas dua jenis surat yaitu :

1. Resume medis.
2. Formulir asuransi yang terkait dengan pelayanan kesehatan.

F. ANALISA REKAM MEDIS

Analisa mutu rekam medis menggunakan dua cara, yaitu :

1. Analisa kualitas mutu Rekam medis harus dianalisa mutunya karena :

a. Agar rekam medis lengkap dan dapat digunakan bagi referensi pelayanan kesehatan,
melindungi minat hukum sesuai dengan peraturan yang ada.
b. Menunjang informasi untuk aktifitas penjamin mutu.
c. Membantu menegakkan diagnosa dan prosedur pengkodean penyakit. d Bagi riset
medis, studi administrasi dan penggantian biaya perawatan.
2. Analisa kuantitas Jumlah Kelengkapannya
Merupakan analisa ditujukan terhadap jumlah lembar-lembar rekam medis sesuai
dengan lamanya perawatan meliputi kelengkapan lembar medis, paramedis dan penunjang
sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Analisa kuantitas meliputi penelitian terhadap
lembar rekam medis baik oleh staf medis maupun unit penunjang lainnya.
Ketidaklengkapan dalam pengisian rekam medis akan mempengaruhi mutu reka medis,
dan mutu rekam medis mencerminkan baik tidaknya mutu pelayanan rumah sakit.

G. SISTEM PENYIMPAN BERKAS MEDIS

Sebelum menentukan suatu sistem yang akan dipakai perlu terlebih dahulu
mengetahui bentuk pengurusan penyimpanan dalam pengelolaan rekam medis. Ada 2 cara
pengurusan penyimpanan dalam penyelenggaraan rekam medis yaitu :

1. Sentralisasi Merupakan penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan
baik catatan-catatankunjungan poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien
dirawat.

10
 2. Desentralisasi Merupakan penyimpanan yang memisahkan antara rekam medis
poliklinik dengan rekam medis rawat inap.

H. SISTEM PENGENDALIAN REKAM MEDIS

Sistem pengendalian rekam medis terdapat beberapa proses didalamnya yaitu :

1. Peminjaman rekam medis.

2. Petunjuk keluar.
3. Sampul rekam medis.
4. Ketentuan dan prosedur penyimpanan lainnya.
5. Distribusi rekam medis.

I. PENYUSUTAN RETENSI DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS

Penyusutan dan penghapusan rekam medis terdapat beberapa proses didalamnya yaitu
:

1. Penyusutan rekam medis Merupakan suatu kegiatan penguranagan arsip dari rak
penyimpanan dengan cara : memindahkan arsip rekam medis in-aktif dari rak aktif ke rak
in-aktif, memikrofilmisasi berkas rekam medis in aktif sesuai ketentuan yang berlaku,
memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilmkan dengan cara tertentu sesuai
ketentuan.
2. Mikrofilmisasi berkas rekam medis Merupakan suatu proses merubah bentuk lembaran-
lembaran rekam medis menjadi bentuk mikrofi. Tujuan mikrofilmisasi adalah untuk
melestarikan dokumen dalam bentuk mikro sebelum dilakukan pemusnahan.
3. Pemusnahan arsip rekam medis Merupakan suatu proses kegiatan penghancuran secara
fisik arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya. Penghancuran
dilakukan secara total dengan membakar habis, mencacah atau daur ulang sehingga tidak
dapat lagi dikenali isi maupun bentuknya.

J. KODE ETIK REKAM MEDIS DAN DOKTER

Setiap kemajuan ilmu dan teknologi kedokteran, dalam penerapannya mempunyai

dampak di bidang etik yang perlu diperhatikan Hariadi, 2004, hal ini dikarenakan rekam
medis merupakan suatu berkas yang sifatnya penting dan rahasia. Contoh peraturan dan
kode etik yang harus diperhatikan sebelum Rekam Medis Elektronik diterapkan adalah :

Peraturan Menteri Kesehatan RI no. 749aaMENKESPERXII1989 tentang Rekam

Medis, Medical Record, termuat beberapa ketentuan antara lain :

1. Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan, dan dokumen tentang identitas,
pemeriksaan, pengobatan tindakan dan pelayanan lain kepada pasien dan sarana
kesehatan.

11
2. Setiap sarana pelayanan kesehatan yang melakukan pelayanan rawat jalan maupun
rawat inap wajib membuat rekam medis.
3. Rekam medis dibuat oleh dokter dan atau tenaga kesehatan lain yang memberi
pelayanan langsung kepada pasien.
4. Rekam medis harus dibuat segera dan dilengkapi seluruhnya setelah pasien
menerima pelayanan.
5. Setiap pencatatan ke dalam rekam medis harus dibubuhi nama dan tanda tangan
dokter yang memberikan pelayanan atau tindakan.
6. Pembetulan kesalahan catatan dilakukan pada tulisan yang salah dan diberi paraf
oleh petugas yang bersangkutan. Penghapusan dengan cara apapun tidak
diperbolehkan.
7. Berkas rekam medis adalah milik saranan kesehatan, sedangkan isi rekam medis
adalah milik pasien.

12
 BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil dari makalah ini dapat disimpulkan bahwa nformasi yang
terkandung dalam KIUP ialah data sosial dan data medis pasien. KIUP juga merupakan kunci
petunjuk lokasi rekam medis pasien di dalam jajaran file, oleh karenanya kartu ini menjadi
dokumen terpenting di unit kerja rekam medis. KIUP berfungsi sebagai alat pelacak data
pasien dan sarana komunikasi antar bagian dalam pelayanan kesehatan pasien. KIUP
digunakan untuk mengidentifikasi semua pasien yang pernah mendapat pelayanan dan
merupakan catatan nomor rekam medis mereka berkaitan dengan nama pasien sebagai
kuncinya.
Adapun Kegiatan pengolahan yang dilakukan yaitu :
1. Perakitan atau Assembling Rekam Medis
2. Mencoding
3. Indeksing

B. SARAN

Kami memyadari bahwa makalah ini masih memiliki berbagai jenis kesalahan dalam
penyusunannya maka dari itu kami mengharapkan keritikan yang membangun.

13
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.medrec07.com/2015/01/pengertian-kiup-kartu-indeks-utama-pasien.html Diakses pada

07 April 2022 pukul 10.00 WIB

https://abdidas.org/index.php/abdidas/article/view/227 Diakses pada 07 April 2022 pukul 10.05 WIB

https://text-id.123dok.com/document/6zkxw00ey-data-base-pasien-sebagai-kartu-identitas-utama-
pasien-kiup-proses-pengelolaan-rekam-medis.html Diakses pada 07 April 2022 pukul 10.10
WIB

https://text-id.123dok.com/document/myjx2x6zl-sistem-pembuatan-kartu-indeks-utama-pasien-kiup-
pencatatan-recording-pengolahan-data-medis.html Diakses pada 07 April 2022 pukul 10.15
WIB

14