Tata Cara Penulisan Risalah

Innovation and Improvement Award

2024

Quality Assurance & Good Corporate Governance (USQ)

MENGAPA PERLU INOVASI ?
PIMPINAN
• Ketatnya persaingan
• Perubahan kebutuhan pelanggan
• Perubahan teknologi
MANAJEMEN
• Perubahan regulasi
• Mewujudkan Visi/ Misi/ Kebijakan
organisasi
PELAKSANA
 Kategori Innovation and Improvement Award
Karya Proyek
DIREKSI

M. DIVISI A M. DIVISI B M. DIVISI C

Ka. Ka. Ka. Ka. Ka. Ka. Ka. Ka. Ka.

BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN
1 2 3 1 2 3 1 2 3

Ka. Ka. Ka.

SEKSI A SEKSI B SEKSI C

Karya Kelompok (KK) PELAKSA N A PELAKSA N A

1 2 3 4 5 1 2 3

Karya Individu (KI)

3
 Penjelasan Kategori Karya Inovasi

BENTUK PENERAPAN KARYA KELOMPOK KARYA INDIVIDU KARYA PROYEK

- PELAKSANA -
ANGGOTA PESERTA PELAKSANA PELAKSANA
Penyelia (yang berbeda pekerjaan)

JUMLAH ANGGOTA 3 s/d 7 1 s/d 2 Tergantung dari jumlah bagian yang terkait

JANGKA WAKTU 2 s/d 6 bulan Bervariasi Secepatnya

Peningkatan, perbaikan , Peningkatan, perbaikan ,
Peningkatan, perbaikan , pencegahan dan
HASIL PERBAIKAN pencegahan dan pemecahan pencegahan dan pemecahan
pemecahan masalah.
masalah. masalah.
PENETAPAN TEMA Sendiri Sendiri Atasan
PEMBENTUKAN Sukarela Sukarela Intruksi Atasan
RAPAT Periodik (1 - 2 jam/ minggu) Segera Segera

Terus menerus (kelompok tidak

PENYELENGGARAAN Kasus demi kasus Kalau satu masalah selesai , bubar
bubar)

METODE DAN ALAT Beberapa New Seven Tools, dll Flow Chart, dll New Seven Tools, dll

Risalah / Usulan ide 1 lembar (+

PELAPORAN Risalah (+ lampiran ) Risalah (+ lampiran )
lampiran )
Teknik Penulisan
 METODE PEMECAHAN MASALAH
DELAPAN LANGKAH

LANGKAH 8 : LANGKAH 1 :
MENENTUKAN MENENTUKAN AKTIFITAS
AKTIFITAS BERIKUTNYA
8 1 LANGKAH 2 :
MENGIDENTIFIKASI PENYEBAB
2
LANGKAH 3 :
LANGKAH 7 : 3 MENENTUKAN SOLUSI
MENETAPKAN
STANDARDISASI 7
LANGKAH 4 :
4 MERENCANAKAN
PERBAIKAN

LANGKAH 6 : 6 5 LANGKAH 5 :
MENGEVALUASI SOLUSI MENERAPKAN
RENCANA PERBAIKAN
 LANGKAH 1 : MENENTUKAN AKTIVITAS
LANGKAH 2. IDENTIFIKASI FAKTOR YANG BERPENGARUH
TAHAP PLAN LANGKAH 3. MENENTUKAN SOLUSI
LANGKAH 4. MERENCANAKAN PROYEK INOVASI
LANGKAH 1 : MENENTUKAN AKTIVITAS
1.1. Identifikasi masalah atau peluang
100%

Frequency

Percentage
A B C D
E
 LANGKAH 1 : MENENTUKAN AKTIVITAS
1.2. Analisis dampak

Penyebab Dampak

Penyebab Masalah Dampak

Penyebab Dampak

No. Dampak Masalah Pihak yang terkena dampak

1.
2.
3.
4.
 LANGKAH 1 : MENENTUKAN AKTIVITAS
1.3. Tentukan tema proyek
A : Aktivitas, O : Objek, C = Cara, L = Lokasi, P = Periode

JUDUL:
Meningkatkan Efisiensi Pembuatan Ring Kaki Kursi Kereta dengan membuat MMPO RIKA
A O C
di Unit Logam UPT Balai Yasa Manggarai tahun 2022
L P
TEMA: (tanpa menyebutkan “C” dan “P”)
Meningkatkan Efisiensi Pembuatan Ring Kaki Kursi Kereta di Unit Logam UPT Balai Yasa Manggarai
A O L
Note: Pernyataan tema proyek
1. Mudah dipahami dan
2. Menggunakan kata kerja untuk mengatasi masalah seperti: Meningkatkan, Menurunkan, Menaikkan, menghilangkan,
Mengurangi dll.
 LANGKAH 1 : MENENTUKAN AKTIVITAS
1.4. Menetapkan harapan dan sasaran tema

Harapan Target

Masalah Harapan Target

Harapan Target
TARGET
ASPEK MUTU KONDISI SAAT INI HARAPAN
Ukuran Waktu Lingkup
QUALITY
COST
DELIVERY
SAFETY
MORALE
 LANGKAH 1 : MENENTUKAN AKTIVITAS
1.5. Membuat jadwal aktivitas inovasi

Jadwal pelaksanaan
Tahap
Langkah Kegiatan Januari Februari Maret April
PDCA
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Menentukan aktivitas
2 Identifikasi faktor yang
P berpengaruh
3 Menentukan solusi
4 Merencanakan proyek inovasi
D 5 Menerapkan proyek inovasi
C 6 Mengevaluasi solusi
7 Menetapkan standar
A
8 Menentukan tema berikutnya
 LANGKAH 1 : MENENTUKAN AKTIVITAS
1.6. Pengesahan aktivitas
Diusulkan Oleh Diketahui Oleh Disetujui Oleh
(Ketua) (Fasilitator) (Mentor/ Atasan langsung)

Tanggal : Tanggal : Tanggal :

Arahan :
LANGKAH 2. IDENTIFIKASI FAKTOR YANG BERPENGARUH
2.1. Lakukan tinjauan kondisi aktual

No. Situasi yang aktual terjadi Situasi yang seharusnya terjadi

1.
2.
3.
4.
5.
6.
LANGKAH 2. IDENTIFIKASI FAKTOR YANG BERPENGARUH
2.2. Petakan hubungan sebab akibat terhadap masalah/ peluang
LANGKAH 2. IDENTIFIKASI FAKTOR YANG BERPENGARUH
2.3. Analisis akar penyebab
LANGKAH 2. IDENTIFIKASI FAKTOR YANG BERPENGARUH
2.4. Tentukan akar penyebab dominan

No. Akar Penyebab Fakta & Data Prioritas untuk diatasi

(Fakta, Scatter diagram,
1. regresi) ü

2. û

3. ü

4. ü
 LANGKAH 3. MENENTUKAN SOLUSI
1. Lakukan studi literatur terkait tema
2. Membuat daftar alternatif solusi
3. Menganalisis alternatif solusi
4. Menetapkan solusi terbaik
5. Merencanakan tindakan pencegahan dan penanggulangan terhadap
risiko solusi
6. Memahami pengaruh solusi terhadap pihak terkait
 LANGKAH 3. MENENTUKAN SOLUSI
3.1. Lakukan studi literatur terkait tema

a. Proses atau produk sejenis dalam organisasi yang sama

b. Tema sejenis pada bank tema organisasi
c. Tema sejenis dari peserta lain di Kompetisi Inovasi
d. Googling
 LANGKAH 3. MENENTUKAN SOLUSI
3.2. Membuat daftar alternatif solusi

a. Dari sumber literatur

b. Diskusi antar anggota tim
c. Arahan atasan
d. Saran pihak lain
 LANGKAH 3. MENENTUKAN SOLUSI
3.3. Menganalisis alternatif solusi

Process Decision Program Chart (PDPC)

 LANGKAH 3. MENENTUKAN SOLUSI
3.4. Menetapkan solusi terbaik

Pertimbangan
Akar Alternatif
No. Peluang Pilihan
penyebab solusi Waktu Biaya Pertimbangan lain
hasil
1. ü
1.
2. û
1. û
2.
2. ü
 LANGKAH 3. MENENTUKAN SOLUSI
3.5. Merencanakan tindakan pencegahan dan penanggulangan terhadap risiko solusi
Potensi Dampak Tindakan Tindakan
No. Aktivitas
masalah masalah pencegahan penanggulangan
1.

2.
 LANGKAH 3. MENENTUKAN SOLUSI
3.6. Memahami pengaruh solusi terhadap pihak terkait

No. Pihak Terkait Manfaat Konsekuensi

1.
2.
LANGKAH 4. MERENCANAKAN PROYEK INOVASI

1. Menyusun rencana pelaksanaan proyek

2. Menyiapkan sistem pemantau proyek
3. Pemeriksaan dan pengesahan rencana proyek inovasi
 LANGKAH 4. MERENCANAKAN PROYEK INOVASI
4.1. Menyusun rencana pelaksanaan proyek
Akar penyebab Aktivitas solusi Sasaran Antara Penanggung jawab Tempat Waktu Estimasi biaya
No.
(WHY) (HOW) (WHAT) (WHO) (WHERE) (WHEN) (HOW MUCH)
1. (Cara, dokumen terkait)
1.

2. 2.
LANGKAH 4. MERENCANAKAN PROYEK INOVASI
4.2. Menyiapkan sistem pemantau proyek
LANGKAH 4. MERENCANAKAN PROYEK INOVASI
4.3. Pemeriksaan dan pengesahan rencana proyek inovasi
Disetujui Oleh
Diusulkan Oleh Diketahui Oleh
(Mentor/ Atasan
(Ketua) (Fasilitator)
langsung)

Tanggal : Tanggal : Tanggal :

Arahan :
TAHAP DO LANGKAH 5. MENERAPKAN RENCANA PROYEK INOVASI
 LANGKAH 5. MENERAPKAN RENCANA PROYEK INOVASI

1. Mempersiapkan kompetensi pelaksana

2. Mempersiapkan sumber daya yang dibutuhkan
3. Menerapkan rencana proyek inovasi
4. Memantau kemajuan pelaksanaan proyek inovasi
LANGKAH 5. MENERAPKAN RENCANA PROYEK INOVASI
5.1. Mempersiapkan kompetensi pelaksana
Bar Chart Kompetensi Personil PKM Sebelum Inovasi

M. Fatur 2 1 1 1 3 2

Nurhikmah 2 2 2 3 3 3

dr. Gheta 3 2 1 2 3 2

dr. Joshua 2 2 2 2 3 3

dr. Ira 3 1 1 1 3 2

dr. Aisyah 4 3 2 2 4 3

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18

LEADERSHIP KNOWLEDGE 7 TOOLS PDCA TEAM WORK SKILL

LANGKAH 5. MENERAPKAN RENCANA PROYEK INOVASI
5.2. Mempersiapkan sumber daya yang dibutuhkan
Hardware Software Material Work Environment
Tahap 1
Tahap 2
Tahap 3
Tahap 4
 LANGKAH 5. MENERAPKAN RENCANA PROYEK INOVASI
5.3. Menerapkan rencana proyek inovasi
A7 Sosialisasi aplikasi
Wilayah Kerja: Kacab. Kecamatan Senen, PIC: XYZ
Prasarana Dokumentasi Kegiatan Detail Perbaikan Hasil Perbaikan Waktu
Netbook
Proyektor dan layar
Alat Tulis Kantor
PPT aplikasi
Leaflet
Stiker
Biaya
Rp 4.500.000
LANGKAH 5. MENERAPKAN RENCANA PROYEK INOVASI
5.4. Memantau kemajuan pelaksanaan proyek inovasi
TAHAP CHECK LANGKAH 6. EVALUASI PERBAIKAN
 LANGKAH 6. EVALUASI PERBAIKAN
6.1. Menganalisis hasil inovasi
Aspek Data masalah di awal Sasaran Pencapaian
Quality
Cost
Delivery
Safety, Healthy, Environment, Security
Moral
 LANGKAH 6. EVALUASI PERBAIKAN
6.2. Meninjau pengaruh inovasi terhadap pihak terkait
Bar Chart Kompetensi Personil PKM Pesona Senen Sebelum
Inovasi

3 4 3 3 4 4

M. Fatur
SESUDAH

SEBELUM 2 1 1 1 3 2

3 4 3 4 4 4

Nurhikma
SESUDAH

h
SEBELUM 2 2 2 3 3 3

3 4 3 3 4 4

dr. Joshua dr. Gheta

SESUDAH

SEBELUM 3 2 1 2 3 2

SESUDAH 3 4 4 4 4 5

SEBELUM 2 2 2 2 3 3

SESUDAH 3 4 3 3 4 4

dr. Ira
SEBELUM 3 1 1 1 3 2

5 4 4 4 4 5

dr. Aisyah
SESUDAH

SEBELUM 4 3 2 2 4 3

0 5 10 15 20 25 30

LEADERSHIP KNOWLEDGE 7 TOOLS PDCA TEAM WORK SKILL

 LANGKAH 7 : STANDARISASI
TAHAP ACT LANGKAH 8 : TEMA BERIKUTNYA
LANGKAH 7. STANDARDISASI
7.1. Standarkan hasil inovasi
 LANGKAH 7. STANDARDISASI
7.2. Sosialisasikan inovasi kepada pihak terkait
 LANGKAH 8 : MENENTUKAN TEMA BERIKUTNYA
• Tindak lanjut ke proyek berikutnya sesuai prioritas.

100%
Frequency

Percentage

A B C D E
 Terimakasih

Informasi :

0811 2614 952 (Tyas)

0878 2444 0940 (Putri) Unit Quality Assurance & GCG