APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

I 414 FOKUS

13-2 Menerapkan Prinsip-prinsip Perbaikan Proses Manufaktur pada Hutang Usaha

Medtronic, Inc, sebuah perusahaan teknologi medis global, menunjukkan bahwa

prinsip-prinsip peningkatan proses yang awalnya dikembangkan untuk meningkatkan
aktivitas manufaktur juga dapat diadopsi dengan sukses untuk meningkatkan fungsi
utang usaha. Seperti banyak perusahaan manufaktur lainnya, Medtronic telah berhasil
menggunakan prinsip-prinsip Six Sigma dan Lean untuk merampingkan aktivitas alur
kerjanya dan meningkatkan kualitas produk. Six Sigma adalah filosofi yang berfokus
pada peningkatan kualitas dengan mengurangi kesalahan. Analisis Lean berupaya
meningkatkan efisiensi dengan menghilangkan kemacetan dan pengulangan.
Medtronic memutuskan untuk mencoba menerapkan teknik yang sama yang digunakan
di bidang manufaktur ini ke fungsi utang usaha. Motivasi awal untuk melakukan hal
tersebut adalah karena melihat bahwa transaksi keuangan, seperti halnya pembuatan
produk, melibatkan pemindahan barang (misalnya, faktur pemasok) melalui
serangkaian langkah. Medtronic memulai serangkaian proyek intensif selama lima hari,
yang disebut kaizen, untuk menerapkan prinsip-prinsip Six Sigma dan Lean guna
meningkatkan utang usaha. Pada hari pertama, sebuah tim yang terdiri dari karyawan
bagian utang usaha dan pakar peningkatan proses manufaktur mempelajari dengan
saksama bagaimana faktur suplier diproses, mulai dari saat surat pertama kali dibuka
hingga pencetakan dan pengiriman cek. Pada hari ke-2, tim mengukur waktu yang
dibutuhkan untuk melakukan setiap langkah dalam proses tersebut dan volume
transaksi yang melewati setiap langkah.Pada hari ke-3 dan ke-4, tim membuat diagram
alur fisik dari semua dokumentasi utang usaha. Mereka kemudian menata ulang bilik
dan meja kerja serta menambahkan gerobak beroda dan tempat kertas baru untuk
memangkas jarak fisik faktur pemasok dari 1.464 kaki menjadi 165 kaki. Mereka juga
memodifikasi proses pemindaian gambar agar dapat menggabungkan semua faktur
pemasok (faktur untuk pembelian inventaris, dengan pesanan pembelian yang terkait,
dan faktur tanpa pesanan pembelian) ke dalam satu antrian. Pada hari ke-5, tim
memandu seluruh departemen melalui proses alur kerja yang telah direkayasa ulang.
Penerapan teknik peningkatan proses oleh Medtronic menghasilkan peningkatan
dramatis dalam efisiensi dan efektivitas fungsi utang usaha:

- Waktu yang diperlukan untuk membuka surat dan menyortir, memproses, dan
mencatat faktur pemasok berkurang dari tiga hari menjadi satu hari
- Jumlah faktur yang mendapatkan diskon untuk pembayaran yang cepat meningkat
sebesar 15%.
- Waktu pemrosesan pembayaran terpangkas hingga 50%. Penting untuk dicatat
bahwa manfaat-manfaat ini diperoleh dari karyawan yang sama yang telah bekerja
di bagian utang usaha sebelum upaya rekayasa ulang dilakukan. Hal ini
 menunjukkan bahwa ketika perusahaan ingin meningkatkan hasil, mereka harus
fokus terlebih dahulu untuk memperbaiki prosesnya, daripada mengganti orang
yang melakukannya.

.(kontrol 16.2) dan memverifikasi keakuratan laporan bulanan. Mengadopsi pendekatan

ERS (kontrol 16.3) menghilangkan potensi kesalahan dalam faktur pemasok karena
perusahaan membayar dengan mencocokkan jumlah yang mereka terima dengan harga
yang dikutip ketika barang dipesan. Namun, penggunaan ERS menjadikannya penting
untuk mengontrol akses ke file master pemasok (kontrol 16.4) dan memantau semua
perubahan yang terjadi karena file master pemasok sekarang berisi informasi tentang
harga berbagai barang yang dibeli. Setelah memasukkan data tentang jumlah barang
yang diterima, sistem menggunakan harga tersebut untuk menetapkan jumlah yang
harus dibayarkan kepada pemasok. Dengan demikian, perubahan yang tidak sah pada
harga-harga tersebut dapat mengakibatkan pembayaran yang berlebihan kepada
pemasok.

Bahkan dengan ERS, biaya pengiriman memerlukan pertimbangan khusus karena

kompleksitasnya menciptakan banyak peluang terjadinya kesalahan. Cara terbaik
untuk mengurangi ancaman terkait pengiriman adalah dengan memberikan pelatihan
yang memadai kepada staf pembelian dan utang usaha tentang praktik dan terminologi
transportasi. Misalnya, jika kontrak pembelian menyatakan “pengiriman penuh
diperbolehkan.” Maka pemasok bertanggung jawab atas biaya pengiriman. Ketika
organisasi pembelian bertanggung jawab atas biaya pengangkutan, menggunakan
pengangkut yang ditunjuk untuk semua pengiriman yang masuk dapat mengurangi
biaya. Namun, diskon hanya akan direalisasikan jika pemasok mematuhi permintaan
untuk menggunakan pengangkut tersebut. Oleh karena itu, pengendalian detektif yang
penting adalah meminta audit internal secara berkala memverifikasi keakuratan tagihan
dan faktur pengiriman untuk memastikan bahwa perusahaan tidak ditagih atas biaya
transportasi yang seharusnya dibayar oleh pemasok (pengendalian 16.5). Kesalahan
dalam pencatatan dan pembukuan pembayaran kepada pemasok (ancaman 17)
mengakibatkan kesalahan tambahan dalam laporan keuangan dan kinerja yang, pada
gilirannya, dapat berkontribusi pada pengambilan keputusan yang buruk.

Pengendalian entri data dan pemrosesan untuk memastikan integritas pemrosesan

yang telah dibahas di Bab 10 (pengendalian 17.1)diperlukan untuk mencegah masalah
seperti ini. Salah satu pengendalian tersebut adalah membandingkan perbedaan saldo
akun pemasok dengan jumlah total faktur yang diproses sebelum dan sesudah
pemeriksaan pemrosesan. Total semua saldo rekening pemasok (atau voucher yang
belum dibayar) juga harus direkonsiliasi secara periodik dengan jumlah akun kontrol
yang dapat dibayar dalam buku besar (kontrol 17.2).
Pengeluaran Kas

Aktivitas terakhir dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok (lingkaran 4.0
pada Gambar 13-2).

PROSES

Kasir, yang melapor kepada bendahara, bertanggung jawab untuk membayar pemasok.
Hal ini memisahkan fungsi penyimpanan, yang dilakukan oleh kasir, dari fungsi otorisasi
dan pencatatan, yang dilakukan oleh departemen pembelian dan utang usaha.
Pembayaran dilakukan ketika bagian utang usaha mengirimkan paket voucher kepada
kasir. Meskipun banyak pembayaran yang masih dilakukan dengan cek, penggunaan
EFT dan FEDI semakin meningkat.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Gagal memanfaatkan diskon pembelian untuk pembayaran yang cepat (ancaman 18)
dapat merugikan. Sebagai contoh, diskon 1% untuk pembayaran dalam waktu 10 hari,
bukan 30 hari, mewakili penghematan sebesar 18% per tahun. Pengarsipan yang tepat
dapat secara signifikan mengurangi risiko ancaman ini. Faktur yang telah disetujui
harus diajukan sebelum tanggal jatuh tempo, dan sistem harus dirancang untuk
melacak tanggal jatuh tempo faktur dan mencetak daftar periodik semua faktur yang
belum dibayar (kontrol 18.1). Anggaran arus kas (kontrol 18.2) yang mengindikasikan
arus kas masuk yang diharapkan dan komitmen yang belum dilunasi juga dapat
membantu perusahaan merencanakan untuk memanfaatkan diskon pembelian yang
tersedia. Informasi dalam anggaran ini berasal dari beberapa sumber. Piutang usaha
memberikan proyeksi penerimaan kas di masa depan. Hutang usaha dan file pesanan
pembelian terbuka menunjukkan jumlah komitmen saat ini dan yang tertunda kepada
pemasok, dan fungsi sumber daya manusia memberikan informasi tentang kebutuhan
penggajian.

Ancaman lainnya adalah membayar barang yang belum diterima. Pengendalian

terbaik untuk mencegah ancaman ini adalah dengan membandingkan jumlah yang
tertera pada faktur pemasok dengan jumlah yang dimasukkan oleh bagian
pengendalian persediaan, yang menerima penyerahan barang tersebut dari bagian
penerimaan. Banyak perusahaan mengharuskan bagian pengendalian persediaan
untuk memverifikasi jumlah yang ada pada laporan penerimaan sebelum laporan
tersebut dapat digunakan untuk mendukung pembayaran faktur pemasok (kontrol
19.1).Verifikasi bahwa layanan (misalnya, pembersihan atau pengecatan) dilakukan
dengan cara yang ditagihkan lebih sulit. Oleh karena itu, sebagian besar perusahaan
mengandalkan pengendalian anggaran dan tinjauan yang cermat atas pengeluaran
departemen (pengendalian 19.2) untuk mengindikasikan potensi masalah yang perlu
diselidiki.
 Penggantian biaya perjalanan dan hiburan karyawan memerlukan perhatian khusus
karena ini adalah area di mana kecurangan sering terjadi dan tren teknologi telah
memudahkan karyawan untuk mengajukan klaim penipuan. Sebagai contoh, sebagian
besar maskapai penerbangan sekarang mendorong para pelancong untuk mencetak
boarding pass mereka di rumah. Hal ini menghemat waktu pelancong saat check-in,
tetapi juga mengurangi nilai boarding pass sebagai dokumentasi pendukung untuk
biaya yang diklaim karena dokumen tersebut dapat diubah oleh pelancong atau dicetak
tetapi tidak pernah digunakan. Akibatnya, banyak organisasi mengharuskan karyawan
untuk menyerahkan bukti tambahan, seperti agenda konferensi yang mengidentifikasi
peserta, untuk membuktikan bahwa mereka benar-benar melakukan perjalanan
(kontrol 19.3). Ancaman potensial lainnya adalah karyawan memesan beberapa
penerbangan atau hotel, membatalkan semua kecuali yang paling murah, namun
mengajukan klaim penggantian biaya untuk opsi yang paling mahal. Cara terbaik untuk
mencegah masalah ini adalah dengan mewajibkan semua karyawan untuk
menggunakan kartu kredit perusahaan untuk melakukan perjalanan (kontrol 19.4),
karena hal ini memastikan bahwa organisasi akan menerima jejak audit yang lengkap
atas semua tagihan dan kredit ke rekening

Pembayaran ganda (ancaman 20) dapat terjadi karena berbagai alasan. Faktur duplikat
bisa jadi dikirim setelah cek perusahaan sudah dikirim melalui pos, atau mungkin faktur
tersebut terpisah dari dokumen lain dalam paket voucher. Meskipun pemasok biasanya
mendeteksi pembayaran ganda dan mengkredit akun perusahaan, hal ini dapat
mempengaruhi kebutuhan arus kas perusahaan. Selain itu, catatan keuangan akan
menjadi tidak benar, setidaknya sampai pembayaran ganda terdeteksi.

Beberapa prosedur kontrol terkait dapat mengurangi ancaman ini. Pertama (kontrol
20.1), faktur harus disetujui untuk pembayaran hanya jika disertai dengan paket
voucher yang lengkap (pesanan pembelian dan laporan penerimaan). Kedua, hanya
salinan asli faktur yang harus dibayar (kontrol 20.2). Sebagian besar faktur duplikat yang
dikirimkan pemasok dengan jelas menunjukkan bahwa faktur tersebut bukan faktur
asli. Pembayaran tidak boleh diotorisasi untuk fotokopi faktur. Ketiga, ketika cek untuk
membayar faktur ditandatangani, faktur dan paket voucher harus dibatalkan (ditandai
“sudah dibayar”) dengan cara yang dapat mencegah pengiriman ulang (kontrol 20.3)
Meskipun ERS menghilangkan faktur vendor secara keseluruhan, tetap penting untuk
menandai semua laporan penerimaan sebagai lunas untuk menghindari pembayaran
ganda.

Mungkin ancaman yang paling serius yang terkait dengan fungsi pengeluaran kas
adalah pencurian atau penyelewengan dana (ancaman 21). Karena uang tunai
merupakan aset yang paling mudah dicuri, akses terhadap uang tunai, cek kosong, dan
mesin penandatangan cek harus dibatasi (pengendalian 21.1). Cek harus diberi nomor
urut dan dipertanggungjawabkan secara berkala (pengendalian 21.2) oleh kasir
 EFT, baik yang berdiri sendiri maupun sebagai bagian dari FEDI, memerlukan prosedur
kontrol tambahan. Kontrol akses yang ketat terhadap semua transaksi EFT keluar
(kontrol 21.3) adalah penting. Kata sandi dan ID pengguna harus digunakan untuk
secara khusus mengidentifikasi dan memantau setiap karyawan yang berwenang untuk
melakukan transaksi EFT. Lokasi terminal asal juga harus dicatat. Transaksi EFT di atas
ambang batas tertentu harus memerlukan persetujuan pengawasan secara real-time.
Juga harus ada batasan jumlah total dolar transaksi yang diperbolehkan per hari per
individu. Semua transmisi EFT harus dienkripsi untuk mencegah perubahan. Selain itu,
semua transaksi EFT harus diberi stempel waktu dan diberi nomor untuk memudahkan
rekonsiliasi selanjutnya.Program khusus, yang disebut modul audit tertanam, dapat
dirancang ke dalam sistem untuk memantau semua transaksi dan mengidentifikasi
transaksi yang memiliki karakteristik tertentu. Laporan dari transaksi yang ditandai
kemudian dapat diberikan kepada manajemen dan audit internal untuk ditinjau dan,
jika perlu, dilakukan investigasi yang lebih rinci.

Transaksi perbankan online memerlukan pemantauan yang konstan. Deteksi transaksi

yang mencurigakan secara tepat waktu dan pemberitahuan yang cepat kepada bank
diperlukan untuk memulihkan dana yang dicairkan secara curang. Ancaman yang serius
adalah perangkat lunak pencatat keystroke dapat menginfeksi komputer yang
digunakan untuk perbankan online dan memberikan informasi rahasia perbankan
organisasi kepada penjahat. Bahkan, dalam beberapa tahun terakhir ini, para penjahat
telah mengarahkan serangan spear phishing (lihat Bab 6) kepada para bendahara untuk
melakukan hal ini. Cara terbaik untuk mengurangi ancaman ini adalah dengan
menetapkan komputer khusus yang akan digunakan untuk perbankan online (kontrol
21.4), membatasi akses ke komputer tersebut hanya untuk bendahara atau siapa pun
yang bertanggung jawab untuk mengesahkan pembayaran, dan menggunakan
komputer tersebut hanya untuk perbankan online dan tidak untuk aktivitas lainnya. Jika
tidak, jika bendahara menggunakan komputer yang sama untuk email dan perbankan
online dan menjadi korban serangan spear phishing, maka penjahat dapat menginstal
perangkat lunak keylogging, menggunakannya untuk mendapatkan kredensial
perbankan organisasi, dan kemudian mencuri dana organisasi. Perusahaan juga harus
mempertimbangkan untuk menempatkan blok Automated Clearing House (ACH), yang
menginstruksikan bank untuk tidak mengizinkan debit ACH (arus keluar) dari rekening
tertentu. Sebagai contoh, jika perusahaan melakukan semua pembayaran kepada
pemasoknya hanya dari rekening giro operasional utamanya, perusahaan mungkin ingin
menginstruksikan bank untuk memblokir semua debit ACH dari rekening bank lainnya
(kontrol 21.5).

Pencairan yang curang, khususnya penerbitan cek kepada pemasok fiktif, adalah jenis
penipuan yang umum terjadi. Pemisahan tugas yang tepat (kontrol 21.6) dapat secara
signifikan mengurangi risiko ancaman ini. Fungsi utang usaha harus mengotorisasi
pembayaran, termasuk pembuatan paket voucher; namun, hanya bendahara atau kasir
yang boleh menandatangani cek. Untuk memastikan bahwa cek dikirim ke penerima
yang dituju, kasir harus mengirimkan cek yang telah ditandatangani dan bukan
mengembalikannya ke bagian utang usaha. Kasir juga harus membatalkan semua
dokumen dalam paket voucher untuk mencegah dokumen-dokumen tersebut dikirim
ulang untuk mendukung pembayaran lain. Cek yang melebihi jumlah tertentu, seperti
$5.000 hingga $10.000, harus meminta dua tanda tangan (kontrol 21.7), sehingga
memungkinkan dilakukannya tinjauan independen atas pengeluaran tersebut. Terakhir,
seseorang yang tidak ikut serta dalam pemrosesan penerimaan atau pengeluaran kas
harus melakukan rekonsiliasi atas semua rekening bank (pengendalian 21.8).
Pengendalian ini memberikan pemeriksaan independen atas keakuratan dan mencegah
seseorang melakukan penyalahgunaan kas dan kemudian menyembunyikan pencurian
tersebut dengan menyesuaikan laporan bank.

BAB 13 SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN HINGGA PENGELUARAN KAS.

Akses ke daftar pemasok yang telah disetujui harus dibatasi (kontrol 21.9), dan setiap
perubahan pada daftar tersebut harus ditinjau dan disetujui dengan hati-hati. Sangatlah
penting untuk membatasi kemampuan untuk membuat pemasok satu kali (kontrol
21.10) dan memproses faktur sehingga karyawan yang sama tidak dapat membuat
pemasok baru dan menerbitkan cek kepada pemasok tersebut.

Jika memungkinkan, pengeluaran harus dilakukan dengan cek atau EFT. Namun
demikian, sering kali lebih mudah untuk membayar pembelian kecil, seperti kopi atau
donat, dengan uang tunai. Dana kas kecil (kontrol 21.11), yang dikelola oleh karyawan
yang tidak memiliki tanggung jawab lain dalam menangani kas atau pembukuan, harus
dibentuk untuk menangani pengeluaran semacam itu. Dana kas kecil harus dibentuk
sebagai dana cadangan. Dana imprest memiliki dua karakteristik: dana ini ditetapkan
dalam jumlah yang tetap, misalnya $100, dan memerlukan voucher untuk setiap
pengeluaran. Setiap saat, jumlah uang tunai ditambah voucher harus sama dengan
saldo dana yang telah ditetapkan. Ketika saldo dana berkurang, voucher akan diberikan
kepada utang usaha untuk diisi ulang. Setelah bagian utang usaha mengotorisasi
transaksi ini, kasir kemudian menulis cek untuk mengembalikan dana kas kecil ke
tingkat yang telah ditetapkan. Seperti halnya dokumen pendukung yang digunakan
untuk pembelian reguler, voucher yang digunakan untuk mendukung pengisian kembali
dana kas kecil harus dibatalkan pada saat dana dikembalikan ke tingkat yang telah
ditetapkan.

Pengoperasian dana kas kecil imprest secara teknis melanggar prinsip pemisahan
tugas, karena orang yang sama yang memegang kendali atas kas juga mengesahkan
pengeluaran dari dana tersebut dan memelihara catatan saldo dana. Ancaman
penyelewengan lebih dari sekadar diimbangi oleh kenyamanan karena tidak perlu
memproses pembelian lain-lain yang kecil melalui siklus pengeluaran normal. Selain
itu, risiko penyelewengan dapat dikurangi dengan meminta auditor internal untuk
melakukan penghitungan saldo dana dan voucher secara berkala tanpa pemberitahuan
dan meminta pertanggungjawaban dari penanggung jawab dana kas kecil untuk setiap
kekurangan yang ditemukan dalam audit mendadak tersebut (pengendalian 21.12).

Pencurian juga dapat terjadi melalui perubahan cek (ancaman 22). Mesin pengaman
cek (kontrol 22.1) dapat mengurangi risiko ancaman ini dengan mencetak jumlah cek
dengan warna yang berbeda, biasanya kombinasi tinta merah dan biru. Menggunakan
tinta khusus yang berubah warna jika diubah dan mencetak cek pada kertas khusus
(kontrol 22.2) yang mengandung tanda air dapat mengurangi kemungkinan perubahan.
Banyak bank juga menyediakan layanan khusus untuk membantu melindungi
perusahaan dari pemalsuan cek. Salah satu layanan tersebut, yang disebut Positive Pay
(kontrol 22.3), melibatkan pengiriman daftar harian semua cek yang sah ke bank, yang
kemudian hanya akan menghapus cek yang muncul dalam daftar tersebut. Rekonsiliasi
rekening bank setiap bulan merupakan kontrol pendeteksian yang penting untuk
mengidentifikasi pemalsuan cek. Rekonsiliasi rekening bank harus dilakukan secara
tepat waktu karena banyak bank yang akan menanggung kerugian akibat cek palsu
hanya jika perusahaan segera memberi tahu mereka tentang cek palsu yang ditemukan.

Terakhir, penting untuk merencanakan dan memantau pengeluaran untuk

menghindari masalah arus kas (ancaman 23). Anggaran arus kas (kontrol 23.1) adalah
cara terbaik untuk mengurangi ancaman ini.

Ringkasan dan Kesimpulan Kasus

. Aktivitas bisnis dasar yang dilakukan dalam siklus pengeluaran meliputi pemesanan
bahan, persediaan, dan jasa; menerima bahan, persediaan, dan jasa; menyetujui faktur
pemasok untuk pembayaran; dan membayar barang dan jasa.

Efisiensi dan efektivitas kegiatan ini dapat secara signifikan mempengaruhi kinerja
perusahaan secara keseluruhan. Sebagai contoh, kekurangan dalam meminta dan
memesan inventaris dan persediaan yang diperlukan dapat menyebabkan kemacetan
produksi dan mengakibatkan hilangnya penjualan karena kehabisan stok barang yang
populer. Masalah dalam prosedur yang terkait dengan penerimaan dan penyimpanan
persediaan dapat mengakibatkan perusahaan membayar barang yang tidak pernah
diterima, menerima pengiriman dan mengeluarkan biaya penyimpanan untuk barang
yang tidak dipesan, dan mengalami pencurian persediaan. Masalah dalam menyetujui
faktur pemasok untuk pembayaran dapat mengakibatkan pembayaran yang berlebihan
kepada pemasok atau tidak mengambil diskon yang tersedia untuk pembayaran yang
cepat. Kelemahan dalam proses pengeluaran kas dapat mengakibatkan
penyalahgunaan kas.
 TI dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas aktivitas siklus
pengeluaran. Khususnya, EDI. Bar-coding, RFID, dan EFT dapat secara signifikan
mengurangi waktu dan biaya yang terkait dengan pemesanan, penerimaan, dan
pembayaran barang. Kontrol yang tepat

BAGIAN II APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Prosedur-prosedur, terutama pemisahan data, diperlukan untuk mengurangi berbagai

ancaman seperti kesalahan dalam melakukan aktivitas siklus pengeluaran dan
pencurian persediaan atau uang tunai.

Pada pertemuan eksekutif berikutnya, Ann Brandt dan Elizabeth Venko menyampaikan
kepada Linda Spurgeon rekomendasi mereka untuk meningkatkan aktivitas bisnis siklus
pengeluaran AOE. Ann menunjukkan bahwa rencana LeRoy Willams untuk melakukan
penghitungan fisik yang lebih teliti terhadap komponen bahan baku utama akan
meningkatkan akurasi database dan mengurangi kemungkinan kehabisan persediaan di
masa depan di pabrik Wichita. Dia juga merancang sebuah kueri untuk menghasilkan
laporan kinerja pemasok harian yang akan menyoroti setiap tren regresif sebelum
menjadi masalah yang mengganggu produksi di pabrik Dayton. Ann juga
seemengindikasikan bahwa memungkinkan untuk menghubungkan sistem
perencanaan inventaris dan produksi AOE dengan pemasok utama untuk mengelola
tingkat inventaris ACE dengan lebih baik,

Elizabeth Venke menyatakan bahwa ia sedang berupaya untuk meningkatkan jumlah

pemasok yang menggunakan kode batang atau tag RFID pada pengiriman mereka. Hal
ini akan meningkatkan efisiensi dan akurasi proses penerimaan serta akurasi catatan
inventaris AOE, sehingga memberikan kemungkinan pengurangan tambahan dalam
biaya penyimpanan inventaris. Selain itu, Elizabeth juga akan meminta lebih banyak
faktur melalui EDI untuk menyetujui ERS, yang akan meningkatkan efisiensi dan akurasi
pemrosesan faktur dan mengurangi biaya yang dikeluarkan untuk membuat dan
menyimpan faktur kertas. Pada saat yang sama, Elizabeth berencana untuk
meningkatkan EFT sebanyak mungkin untuk merampingkan proses pencairan dana dan
mengurangi biaya yang terkait dengan pemrosesan pembayaran dengan cek.

Menjelang akhir pertemuan, LeRoy Williams bertanya apakah Elizabeth dan Aan dapat
bertemu dengannya untuk mengeksplorasi cara-cara tambahan untuk meningkatkan
bagaimana sistem baru AOE mengurai aktivitas manufaktur.

ISTILAH KUNCI

• Siklus pengeluaran 395 kuantitas pesanan ekonomi (EOQ) 403 titik pemesanan
ulang 403 perencanaan kebutuhan bahan (MRP) 403 sistem persediaan just-in-
time (JIT) 403 permintaan pembelian 404
 • Pesanan pembelian 405 pesanan pembelian selimut atau pesanan selimut 405
inventaris yang dikelola vendor (VMI) 406 uang pelicin 408 laporan penerimaan
409 memo debit 409 paket voucher 411
• Sistem nonvoucher 411 sistem voucher 411 voucher pencairan 412
penyelesaian penerimaan yang dievaluasi (ERS) 412 kartu pengadaan 412 dana
imprest 417

Kuis

1. dari metode pengendalian persediaan berikut ini yang paling mungkin digunakan
untuk produk yang penjualannya dapat diperkirakan dengan andalah
A. JIT

B. EOQ

C. MRP

D. ABC

2. Manakah dari pencocokan berikut ini yang dilakukan dalam penyelesaian

penerimaan yang dievaluasi (ERS)?
A. Faktur vendor dengan laporan penerimaan
B. Pesanan pembelian dengan laporan penerimaan
C. Faktur vendor dengan pesanan pembelian
D. Faktur vendor, laporan penerimaan, dan pesanan pembelian
3. Manakah dari pernyataan berikut ini yang benar?
A. Lebih mudah untuk memverifikasi keakuratan faktur pembelian jasa
daripada faktur pembelian bahan baku.
B. Menyiapkan kas kecil sebagai dana cadangan melanggar pemisahan tugas.
C. Rumus EOQ digunakan untuk mengidentifikasi kapan harus memesan
kembali persediaan.
D. Paket voucher biasanya mencakup memo debit.
4. Dokumen manakah yang digunakan untuk membuat kontrak pembelian barang
atau jasa dari pemasok?
A. Faktur vendor
B. Permintaan pembelian
C. Pesanan pembelian
D. Voucher pencairan
5. Metode manakah yang akan memberikan peningkatan efisiensi terbesar untuk
pembelian barang non-inventaris seperti perlengkapan kantor lainnya?
A. Bar-coding
B. EDI
C. Kartu pembelian.
D. EFT
 6. Manakah dari aktivitas siklus pengeluaran berikut ini yang dapat dihilangkan
melalui penggunaan TI atau rekayasa ulang?
A. Memesan barang
B. Menyetujui faktur vendor
C. Menerima barang
D. Pengeluaran kas
7. Manakah prosedur pengendalian yang paling baik untuk mencegah pembayaran
faktur yang sama dua kali?
A. Memisahkan fungsi penyiapan cek dan penandatanganan cek
B. Menyiapkan cek hanya untuk faktur yang telah dicocokkan dengan laporan
penerimaan dan pesanan yang telah diverifikasi
C. Meminta dua tanda tangan pada semua cek di atas batas tertentu
D. Membatalkan semua dokumen pendukung ketika cek ditandatangani
8. Untuk pengendalian internal yang baik, siapakah yang seharusnya
menandatangani cek?
A. Kasir
B. Bagian utang dagang
C. Agen pembelian
D. Controller
9. Manakah prosedur berikut ini yang dirancang untuk mencegah agen pembelian
menerima suap? Manakah dari prosedur berikut ini yang dirancang untuk
mencegah agen pembelian menerima suap?
A. Menyimpan daftar pemasok yang telah disetujui dan mengharuskan semua
pembelian dilakukan dari pemasok yang ada dalam daftar tersebut
B. Mengharuskan agen pembelian untuk mengungkapkan investasi keuangan
pada pemasok potensial
C. Mengharuskan persetujuan atas semua pesanan pembelian
D. Memberi nomor awal dan secara periodik mencatat semua pesanan
pembelian
10. Dokumen mana yang digunakan untuk mencatat penyesuaian? Dokumen
manakah yang digunakan untuk mencatat penyesuaian utang usaha
berdasarkan pengembalian persediaan yang tidak dapat diterima kepada
pemasok?
A. Laporan penerimaan
B. Memo kredit
C. Memo debit
D. Pesanan pembelian

PERTANYAAN DISKUSI

13.1 Dalam bab ini dan Bab 12. Pengawas AOE memainkan peran utama dalam
mengevaluasi dan merekomendasikan cara-cara penggunaan TI untuk meningkatkan
efisiensi dan efektivitas. Haruskah kepala bagian informasi perusahaan yang membuat
keputusan ini? Haruskah pengawas dilibatkan dalam pengambilan keputusan seperti
ini? Mengapa, atau mengapa tidak?

13.2 Perusahaan seperti Walmart telah beralih dari JIT ke sistem inventori yang dikelola
vendor (vendor-managed inventory/VMI). Diskusikan potensi keuntungan dan kerugian
dari pengaturan ini. Pengendalian khusus apa, jika ada, yang harus dikembangkan
untuk memonitor sistem VMI?

BAGIAN III APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

13.3 Kartu pengadaan dirancang untuk meningkatkan efisiensi pengejaran non-

inventaris kecil. Pengendalian apa yang harus dilakukan dalam penggunaannya?
Mengapa?

13.4 Dengan cara apa saja Anda dapat menerapkan prosedur pengendalian yang
dibahas dalam bab ini untuk membayar utang pribadi (misalnya, tagihan kartu kredit)?

13.5 Haruskah setiap perusahaan beralih dari proses pencocokan tiga arah tradisional
(pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemasok) ke pencocokan dua
arah (pesanan pembelian dan laporan penerimaan) yang digunakan dalam
penyelesaian penerimaan yang dievaluasi (ERS)? Mengapa, atau mengapa tidak?

13.6 Haruskah perusahaan mengizinkan agen pembelian untuk memulai bisnis mereka
sendiri yang memproduksi barang yang sering dibeli oleh perusahaan? Mengapa?
Apakah Anda akan mengubah jawaban Anda jika perusahaan agen pembelian dinilai
oleh layanan independen, seperti Consumer Reports, sebagai perusahaan yang
memberikan nilai terbaik untuk harga? Mengapa?

MASALAH

13.1 Prosedur pengendalian internal manakah yang paling efektif dari segi biaya dalam
menangani ancaman siklus pengeluaran yang tidak sesuai?

A. Agen pembelian memesan bahan dari pemasok yang sebagian dimilikinya

B. Personel bagian penerimaan mencuri persediaan dan kemudian mengklaim bahwa

persediaan tersebut telah dikirim ke gudang.

C. Persediaan kertas printer laser yang tidak dipesan yang dikirim ke kantor diterima
dan dibayar karena “harganya sesuai”. Setelah semua printer laser macet, baru
diketahui bahwa kertas “murah” tersebut memiliki kualitas yang lebih rendah.

D. Perusahaan gagal memanfaatkan diskon 1% untuk segera membayar faktur vendor.

E. Perusahaan terlambat membayar faktur tertentu. Akibatnya, faktur kedua dikirim,
yang melewati pembayaran faktur pertama melalui pos. Faktur kedua diserahkan untuk
diproses dan juga dibayar.

F. Catatan persediaan menunjukkan bahwa persediaan kertas fotokopi yang memadai

seharusnya ada, tetapi tidak ada yang tersedia di rak persediaan.

G. Catatan persediaan tidak diperbarui dengan benar ketika karyawan bagian

penerimaan memasukkan nomor produk yang salah di terminal.

H. Seorang karyawan bagian administrasi mendapatkan cek kosong dan menulis utang
dalam jumlah besar kepada perusahaan fiktif. Karyawan tersebut kemudian
mencairkan cek tersebut.

I. Faktur fiktif diterima dan cek dikeluarkan untuk membayar barang yang tidak pernah
dipesan atau dikirim

13.2 Cocokkan istilah-istilah di kolom kiri dengan definisi yang sesuai di kolom kanan.
Istilah

1. Kuantitas pesanan ekonomis (EOQ)

2. Perencanaan kebutuhan material (MRP)

Definisi

a. Dokumen yang menciptakan kewajiban hukum. Untuk membeli dan membayar

barang atau jasa

b. Metode yang digunakan untuk menjaga saldo kas dalam akun kas kecil